Оформление табеля учета рабочего времени

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.

    • Учет использованного рабочего времени организуется в целях:
  • обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и неявившихся;
  • контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;
  • фиксирования своевременного ухода работников с работы, по окончании рабочего дня;
  • учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
  • регистрации прогулов.
    • Для ведения табельного учета рабочего времени на участках и в подразделениях предприятия назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих участков и подразделений.
    • В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания работников участка или сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет в бухгалтерию.
    • Работник, ответственный за табельный учет обязан вести учет времени, фактически отработанного, каждым работником участка или подразделения. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ, договор). Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет.
    • Руководители подразделений обязаны уведомлять работника, ведущего табельный учет, об отсутствии работников в связи с заболеванием, на момент заполнения и сдачи табеля в бухгалтерию.
    • Для исполнения обязанностей учета рабочего времени и ведения табеля работник:
      • ведет учет штатного состава сотрудников участка или подразделения;
      • на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
      • осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников (с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах работников и причинах, их вызвавших);
      • контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем отпускных, увольнительных и других документов;
      • готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и праздничные нерабочие дни.
    • В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность руководителя по управлению персоналом и режиму (инспектора по кадрам — делопроизводителя).
    • Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.
  • ЖУРНАЛЫ УЧЕТА ОТСУТСТВИЯ РАБОТНИКОВ.
    • Журнал учета больничных листов, Журнал учета отпусков (очередные, за свой счет, учебные) — документы, отражающие фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, период времени, причину отсутствия на рабочем месте, основание.
    • Дата и время отсутствия работника фиксируются в журналах инспектором по кадрам (делопроизводителем), на основании заверенных заявлений, справок-вызовов из учебных заведений и больничных листов.
    • Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте.
    • В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места.
    • Если работник отсутствовал на рабочем месте более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке, не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством.
    • Формы ведения журналов учета отсутствующих работников разрабатываются инспектором по кадрам (делопроизводителем).
  • ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЕЛЯ
    • Табель учета рабочего времени ведется в электронном или бумажном вариантах.
    • Электронный вариант табеля вводится бухгалтером, рассчитывающего заработную плату, ответственным за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:
      • В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.
      • Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.
      • Рабочее время в выходные и праздничные нерабочие дни указываются в дополнительном табеле для каждого подразделения отдельно.
      • Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».
      • В графе «дата составления» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.
    • Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно бухгалтером, вносившим данные.
    • Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, могут заполнять табель как на бумажном носителе, так и в формате Excel согласно Приложению 2, а распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.
    • Табель содержит подпись бухгалтера, ответственного за расчет заработной платы, (в нижнем правом углу), визу непосредственного руководителя подразделения (в нижнем левом углу) ниже подписи работника, ответственного за ведение табеля. Подпись ответственного работника и визы руководителя содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания.
    • К содержанию табеля предъявляются следующие требования :
      • Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.
      • В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.
      • Например:
  • местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика.
  • фактическим местом работы уборщицы участка комплектации является склад комплектации. Табель подается участком комплектации по согласованию с заведующим складом комплектации.
      • В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».
      • В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской — в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
      • Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.
      • Список работников составляется в соответствии со структурой подчиненности и в иерархическом порядке, начиная с генерального директора.
      • В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.
      • Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия об изменении персональный сведений на основании удостоверяющего документа.
      • В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием.
      • В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.
      • Явки (неявки) указываются в графах 4. В графах 4 выделяются 4 строки — по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
      • В графах 5-6 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 5) и часов (графа 6), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.
      • В графе 6 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 6, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 5.
      • В графах 7-9 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы .
      • В графах 10-12 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
      • В графе указывается так же количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 2200 до 600.
      • В графе указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и праздничные нерабочие дни, согласно приказам руководителя.
      • В графе указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.
      • В графах 13-16 указывается количество дней неявок на работу по их видам.
      • В графе указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 16 должно равняться сумме значений граф 13-15.
      • Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
      • В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов .
      • При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел планирования и оплаты труда по указанию руководителя предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
      • При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии со служебной запиской руководителя подразделения и с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит инспектор по кадрам (делопроизводитель) по указанию руководителя предприятия.
      • Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит .
      • При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
      • Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
      • Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
      • Выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 1.
      • В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.
      • Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней) .
      • Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.
      • Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению №2 и №3.
      • В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
  • ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ТАБЕЛЕЙ.
    • Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени. Есть ли отсутствующие, причины отсутствия работников.
    • Все невыходы на работу фиксируются в журналах инспектором по кадрам.
    • В порядке исключения отдельным работникам, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей смены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения заявление работника направляется инспектору по кадрам, для дальнейшего оформления приказа.
    • Данные о случаях самовольных уходов с работы направляются руководителями служб инспектору по кадрам не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным.
    • Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственным за табельный учет в электронную базу 1С до 1700 третьего числа месяца, следующего за отчетным.
    • Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 1700 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.
    • Формы табелей учета и расчета прилагаются.

Приложение 1 Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени.
Приложение 2 Табель учета рабочего времени.
Приложение 3 Табель-расчет

Инспектор по кадрам ________________И.А.Денисова

Ответственный за ведение табеля:

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Участок ____________________________ ________________ ____________________
наименование участка подпись расшифровка подписи

Табель учета рабочего времени понятие сроки сдачи

Следовательно, в нижней строке необходимо указать «/4», где перед косой чертой не будет никаких обозначений, а после будет указано количество отработанных часов.Как обозначить день, когда работник отсутствовал по причине сдачи крови в больнице? Согласно ст. 186 ТК РФ работникам, являющимся донорами, предоставляется непосредственно после каждого дня сдачи крови день отдыха с сохранением среднего заработка. По желанию работника этот день присоединяется к ежегодному отпуску или может быть использован им в другое время в течение года после сдачи крови и ее компонентов. Кроме того, средний заработок сохраняется за дни обследования работников и сдачи крови. Итак, день, когда сотрудник отсутствовал на работе по причине сдачи, можно отнести, например, к времени исполнения государственных обязанностей согласно законодательству. Значит, этот день в табеле можно обозначить буквенным кодом «Г».

Внимание Учет рабочего времени В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
Важно В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».

  • В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской — в случае увольнения по инициативе работодателя).

В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х».

Сроки сдачи табелей рабочего времени

Табель закрывается по итогам месяца. А сколько раз, как кому доводить информацию для начисления з/п. это внутренне дело организации. Издайте соответствующий распорядительный документ и не мучайтесь.

Учет рабочего времени

  • Формы табелей учета и расчета прилагаются.

Приложение 1 Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени.Приложение 2 Табель учета рабочего времени.Приложение 3 Табель-расчет Инспектор по кадрам И.А.Денисова Ответственный за ведение табеля: Участок наименование участка подпись расшифровка подписи Участок наименование участка подпись расшифровка подписи Участок наименование участка подпись расшифровка подписи Участок наименование участка подпись расшифровка подписи С О Г Л А СО В А Н О: Главный инженер Ю.В.Новиков 200 г. Экономист И.А.Анохина 200 г.

Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

  • В графах 5-6 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 5) и часов (графа 6), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно.

    В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.

  • В графе 6 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца.

При этом периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию табеля определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики в части графика документооборота. Обратите внимание! Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы.

Согласно ст. 136 ТК РФ зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Следовательно, и табель рабочего времени необходимо представлять в бухгалтерию 2 раза в месяц. Кроме этого, в Письме Роструда от 08.09.2006 N 1557-6 сказано, что табелей должно быть два, даже в случае, когда учреждение выплачивает аванс сотрудникам в виде фиксированной суммы.

  • В графе указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и праздничные нерабочие дни, согласно приказам руководителя.
  • В графе указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.
  • В графах 13-16 указывается количество дней неявок на работу по их видам.
  • В графе указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 16 должно равняться сумме значений граф 13-15.
  • Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.).

Ответственный за ведение табеля: — составляет корректирующий табель на сотрудника (ков) и служебную записку, согласно Приложения №4, до 5-го числа месяца, текущего за отчетным.

В соответствии с трудовым законодательством табель учета рабочего времени подается 2 раза в месяц (аванс и зарплата). Бухгалтерия требует еще дополнительно заблаговременно подавать табель на тех работников, которые уходят в отпуск. После подачи кадровой службой табеля на тех работников, которые в скором времени уходят в отпуск, ситуация может измениться (кто-то заболел, кто-то взял отпуск без сохранения зарплаты и так далее). Бухгалтерия требует корректирующего табеля, хотя все приказы и листки нетрудоспособности передаются в бухгалтерию в день поступления. Объясняются данные требования тем, что без табеля бухгалтерия не имеет права выплатить заработную плату работникам за фактически отработанное время до начала отпуска.

Сроки сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию в рб

  • Для ведения табельного учета рабочего времени на участках и в подразделениях предприятия назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих участков и подразделений.
  • В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания работников участка или сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет в бухгалтерию.
  • Работник, ответственный за табельный учет обязан вести учет времени, фактически отработанного, каждым работником участка или подразделения.

Внимание График документооборота можно утвердить: — как приложение к учетной политике организации; — как отдельный локальный нормативный акт. В графике документооборота надо указать срок представления ответственным кадровым работником в бухгалтерию первичного табеля учета рабочего времени, а также корректирующего табеля учета рабочего времени.

О том, как правильно оформляется табель учета рабочего времени, читайте далее Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105) 5.

Порядок организации документооборота 5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Кроме того, на правила и нормы влияет то, как именно организовано архивное дело компании ее внутренними документами. Так как табель нужен для уплаты налога на прибыль (он обосновывает расходы на оплату труда и выплату компенсаций), его по минимуму должны хранить в течение четырех лет (согласно восьмому подпункту первого пункта двадцать третьей статьи НК РФ).

Инфо Поскольку табель — это еще и первичка для расчета оплаты труда, то срок его хранения должен быть установлен правилами организации архивного дела и составляет не менее пяти лет (согласно семнадцатой статьи закона 129-ФЗ от двадцать первого ноября 1996-го года). Перечня типовых управленческих архивных документов, утв.
приказом Минкультуры 558 от двадцать пятого августа 2010-го года, табель необходимо хранить в течение пяти лет.

Голосование:

А сколько раз, как кому доводить информацию для начисления з/п.это внутренне дело организации. Издайте соответствующий распорядительный документ и не мучайтесь.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Табель учета рабочего времени 2017: образец, порядок заполнения Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.

  • Табель содержит подпись бухгалтера, ответственного за расчет заработной платы, (в нижнем правом углу), визу непосредственного руководителя подразделения (в нижнем левом углу) ниже подписи работника, ответственного за ведение табеля.

Важно Письмо Минфина России от 10.06.2015 N 02-07-07/33768). Следовательно, переделывать все первичные документы по новым формам с 01.01.2015 не нужно.
<1

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». Согласно Методическим рекомендациям табель применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени.

Подчеркнем, что выбор способа заполнения табеля учреждение определяет самостоятельно в рамках формирования учетной политики.

Срок сдачи табеля учета рабочего времени в бухгалтерию. Сколько времени необходимо хранить табель? Согласно п.

Голосование: Важно При этом следует помнить, что в верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.В Методических рекомендациях внимание акцентировано на строке «Вид табеля».

В этой строке указывается значение «первичный», а в случае представления табеля с внесенными в него изменениями — значение «корректирующий». Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.

На кого возлагается обязанность по ведению табеля? В Методических рекомендациях сказано, что табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов). Как правило, данная обязанность вменяется сотрудникам бухгалтерии, отдела кадров или руководителям подразделений.

Отметим, что это обязательно должно быть закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции либо оформлено приказом. Как правильно заполнять табель? Как уже было сказано, в табеле необходимо отражать либо случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, либо фактические затраты рабочего времени.

Разрабатываем Положение о табельном учете

Как и любой другой локальный нормативный акт, это Положение должно содержать основные разделы:

  1. Общие положения. В нем описываются: цели табельного учета, определяется круг лиц, которых оно касается.

  2. Основная часть включает описание процесса. Здесь обязательно нужно прописать:

  • Обязанности руководителей по ведению табеля
  • Порядок заполнения, форма Т-13
  • Порядок предоставления в отдел кадров или бухгалтерию – в электронном и бумажном виде
  • Даты передачи табеля (2 раза в месяц – к авансу и зарплате)
  • Порядок действий при отсутствии информации о причинах пропусков работы
  • Порядок учета (если требуется) рабочих часов

В основной части нужно учесть особенности предприятия, например, ведение журнала местных командировок, рабочее время разъездных должностей, отражение опозданий и т.д. Процедура заполнения в этих случаях должна быть максимально ясна.

  1. Ответственность за не предоставление табеля, порядок замещения руководителей в отпуске или в случае болезни.

  2. Приложение – образец бланка по форме Т-13 с буквенными обозначениями рабочих дней, отпусков, прогулов, больничных, т.д.

Конечно, в наше время передавать бумажные табели вряд ли кто-нибудь станет, и поэтому нужно разослать всем электронный вариант документа. Для облегчения начала работы можно сразу заполнить его списком сотрудников. Внизу электронного документа нужно сделать «шпаргалку» с буквенными обозначениями. Начальникам, далеким от ведения кадрового учета, это очень поможет. Попросите выделять цветом все дни отклонений от нормального графика работы, так обрабатывать таблицы будет намного легче.

Пошаговая инструкция организации табельного учета

Теория – это прекрасно, но практика обычно сильно от нее отличается. Какие шаги предпринять, чтобы добиться результата – своевременного предоставления табелей от всех подразделений?

  1. Совещание. Неважно, будет ли это общее совещание всех начальников или просто деловая беседа с директором – без этого шага не обойтись. Нужно убедительно доказать, почему предоставление данных о рабочем времени – это важно. Приведите примеры ошибок в начислениях зарплаты из-за отсутствия информации, несвоевременного информирования о прогулах или больничных. Главное – заручиться поддержкой руководства и бухгалтерии.

  2. Положение о табельном учете. Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим. Определите важные моменты:

    1. кто должен присылать вам табель, в каком виде и в какие даты. Как правило, это 2-3 дня до дат выплат аванса и зарплаты;

    2. обязанности ответственных лиц – контроль явок на работу, опозданий, иных отклонений от стандартного графика;

    3. порядок информирования отдела кадров о случаях работы в праздники, сверхурочных часах и т.д.

  3. Приказ об утверждении Положения и обязанности его исполнять. С ним, как и с Положением, нужно ознакомить всех задействованных лиц. Иногда в крупных филиалах, обособленных подразделениях ведение табеля возлагают на секретаря, помощника и т.д. Если так и есть, знакомим их тоже.

  4. Образцы табеля по отделам со списком фамилий. Список вносить, конечно, не обязательно, но так вы окажете помощь руководителям, и поможете никого не «потерять». Разошлите образцы по электронной почте, напишите о вашей готовности ответить на вопросы.

  5. Контроль исполнения. В первые месяцы придется заниматься постоянными напоминаниями о табеле, но постепенно все войдет в привычное русло. Сделайте пометки в календаре в контрольные даты и отправьте всем напоминание.

  6. Меры воздействия. Часто начальники ссылаются на занятость или попросту забывают вести табельный учет. Если напоминания не помогают, отправьте всем не сдавшим сообщение наподобие «уведомляю вас о том, что фамилии руководителей, не исполняющих Положение о табельном учете, будут переданы генеральному директору в случае не предоставления информации 1 числа месяца». Это, конечно, крайняя мера, так как личным расположением и хорошим отношением можно добиться намного больших результатов, чем давлением и запугиванием.

>Образец Положения о табельном учете рабочего времени

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

Cтатьей 110 Трудового кодекса Республики Беларусь установлено, что рабочим считается время, в течение которого работник в соответ­ствии с трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, графиком работ (сменности) обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности. Работники обязаны вовремя приходить на работу и полностью использовать установленную для них продолжительность рабочего времени для выполнения своих обязанностей, а наниматель должен создавать работникам условия для полного и производительного использования рабочего времени (ст. 132 ТК).

В соответствии со ст. 123 ТК в организациях любых организационно­-правовых форм должен быть установлен режим рабочего времени. Под режимом рабочего времени следует понимать время начала и окончания рабочего дня (смены), рабочие и выходные дни, перерыв для отдыха и питания (его начало и окончание), чередование работников по сменам (при сменной работе). Установленный режим рабочего времени должен обеспечивать соблюдение порядка распределения установленных законодательством норм еженедельной и ежедневной продолжительно­­
сти рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца, иного периода, продолжительность которого определяется нанимателем.

Режим рабочего времени для работников организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка, графиками работ (сменности), которые являются локальными нормативными актами соответствующей организации. При разработке правил внутреннего трудового распорядка, составлении графиков работ (сменности) необходимо руководствоваться правилами и нормами по вопросам рабочего времени и времени отдыха, установленными Трудовым кодексом, а также Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 5 апреля 2000 г. № 46, иными нормативными правовыми актами.

К основным видам режима рабочего времени относятся:

  • пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (ст. 124 ТК);
  • шестидневная рабочая неделя с одним выходным днем (ст. 124 ТК);
  • сменный режим работы (ст. 125 ТК);
  • режим с разделением рабочего дня на части (ст. 127 ТК);
  • режим гибкого рабочего времени (ст. 128–131 ТК);
  • режим с неполным рабочим временем (ст. 118 и гл. 22 ТК).

Законодательством Республики Беларусь не предусмотрены какие­либо ограничения по выбору и установлению того или иного режима рабочего времени.

При выборе режима рабочего времени и особенно при определении продолжительности рабочего дня (смены) учитываются особенности технологических процессов, организации производства, режим работы соответствующих рабочих мест, неравномерность объемов работ в течение суток, дней недели, месяцев года.

Основная цель при определении режима рабочего времени — наиболее эффективное использование рабочего времени работниками в течение всего рабочего дня (смены), а также повышение коэффициента использования оборудования, аппаратуры, машин, механизмов, направленное на улучшение финансовой деятельности организации.

Для работников одной и той же организации могут устанавливаться различные режимы рабочего времени в зависимости от характера производства, особенностей работы отдельных структурных подразделений организации, иных факторов.

При выборе режима рабочего времени учитываются также физиологические особенности человеческого организма во взаимосвязи их с характером труда, его интенсивностью, монотонностью либо необходимостью повышенного внимания, особая точность и четкость при выполнении работы и другие факторы. Если работа имеет характер дежурства, то продолжительность рабочего дня (смены) может устанавливаться, например, 12 часов, а при выполнении работы в условиях интенсивной занятости в течение всего рабочего дня, требующей особого внимания и напряжения со стороны работника, продолжительность рабочего дня (смены) желательно устанавливать не более 8–9 часов (это связано с наступающей в определенное время утомляемостью работника и возможным снижением вследствие этого качества работы).

При установлении режима рабочего времени целесообразно изучить использование работниками рабочего времени, выявить его возможные потери, проанализировать их причины и с учетом перечисленных и иных факторов принять решение о наиболее оптимальном режиме рабочего времени.

При любом режиме рабочего времени наниматель обязан обеспечивать соблюдение норм продолжительности рабочего времени в неделю, предусмотренных ст. 112–114 ТК, а также учитывать установленные ст. 115, 315–317 ТК, иными нормативными правовыми актами ограничения продолжительности рабочего дня (смены) для отдельных категорий работников. Например, Положением о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобильного транспорта, утвержденным постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от
25 мая 2000 г. № 13, продолжительность рабочего дня (смены) водителей автомобилей может быть установлена не более 10 часов и лишь в исключительных случаях — до 12 часов. Названное Положение является нормативным правовым актом, обязательным для применения во всех организациях, в штате которых имеются водители автомобилей. В связи с этим установленные данным Положением нормы и правила по планированию и учету рабочего времени водителей автомобилей должны соблюдаться всеми организациями.

Планирование рабочего времени и времени отдыха для работников организации осуществляется в графиках работ (сменности), которые утверждаются нанимателем по согласованию с профсоюзом и не позднее одного месяца до их введения доводятся до ведома работников.

Если работникам устанавливается режим рабочего времени с пятидневной рабочей неделей либо шестидневной рабочей неделей с постоянной продолжительностью рабочего дня (смены) и временем начала и окончания рабочего дня, а также с выходными днями в определенные календарные дни недели (например, только в воскресенье и понедельник при пятидневной рабочей неделе и только в понедельник — при шестидневной рабочей неделе), то нет необходимости составлять графики работ. В таком случае режим рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. В небольших по численности организациях при отсутствии правил внутреннего трудового распорядка режим рабочего времени может устанавливаться приказом нанимателя.

Если в организации установлены иные режимы рабочего времени, при которых рабочие дни (смены) имеют продолжительность более 8 часов либо неодинаковую продолжительность и (или) выходные дни предоставляются в различные дни календарной недели, то составление графиков работ (сменности) обязательно. Подчеркнем также, что во всех случаях при планировании рабочего времени необходимо обеспечивать соблюдение установленных законодательством норм продолжительности рабочего времени, ежедневного и еженедельного непрерывного отдыха.

Статьей 126 ТК предусмотрено, что если при установленном режиме рабочего времени не обеспечивается соблюдение определенной ст. 112–114 ТК нормы продолжительности рабочего времени в неделю, то наниматель по согласованию с профсоюзом вводит суммированный учет рабочего времени и устанавливает учетный период определенной продолжительности (месяц, квартал, иной период). При суммированном учете рабочего времени названные недельные нормы должны быть соблюдены в среднем за учетный период.

В соответствии со ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее, а также учет фактического рабочего времени каждого работника. В свою очередь работники обязаны отметить свой приход на работу и уход с нее в соответствии с установленным нанимателем порядком учета. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время. Учет фактического рабочего времени должен быть организован таким образом, чтобы обеспечивался контроль за:

  1. своевременной явкой всех работников на работу и ухода с нее;
  2. нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах и эффективным использованием рабочего времени в течение рабочего дня (смены);
  3. выявлением работников, не явившихся на работу, опоздавших либо раньше положенного времени ушедших с работы;
  4. выявлением потерь рабочего времени (простои по различным причинам).

Единый порядок организации учета использования рабочего времени законодательством не установлен. Форму и средства учета явки работников на работу и ухода с нее выбирает наниматель, но чаще всего применяются:

  • контрольно-­пропускные устройства (автоматизированные проходные);
  • табельные жетоны;
  • пропускная система — приходя на работу, работники сдают пропуск, а при уходе им эти пропуска возвращаются;
  • специальные рапорта, которые получают ответственные за учет рабочего времени от руководителей структурных подразделений;
  • специальные журналы учета прихода на работу и ухода с нее.

Учет фактического рабочего времени работников ведется в табеле использования рабочего времени. Табель применяется для контроля за соблюдением работниками установленного правилами внутреннего трудового распорядка или графиками работ (сменности) режима рабочего времени, получения сведений об отработанном времени каждым работником, для составления статистической отчетности по труду. На основании данных табеля использования рабочего времени начисляется заработная плата каждому работнику организации.

Табель составляется, как правило, в одном экземпляре специально уполномоченным лицом (табельщиком, мастером, иным работником) и после соответствующего оформления в установленные нанимателем сроки передается в бухгалтерию.

Включение в табель работников производится на основании первичных документов по учету кадров, к числу которых относятся приказы о приеме на работу и увольнении работников, переводе на другую работу (должность).

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *