Оперативный учет, что это?

Оперативный учет — форма учета, которая дополняет другие направления хозяйственных учетов организации: налоговых, бухгалтерских, управленческих, статистических. Подобный учет формирует оперативно-техническую информацию для контроля над процессами в финансовой и производственной сфере организации. Исходя из этого, ведение оперативного учета позволяет повысить эффективность хозяйственной деятельности, регулировать финансовые и производственные процессы, контролировать их течение в организации.

Цель и основные методы оперативного учета

Оперативный учет проводится с конкретной целью. Целями в данном случае выступают:

  • ежедневный сбор формации по хозяйственным процессам;
  • сбор данных бухучета;
  • анализ себестоимости выпускаемой продукции;
  • объем расходов на заработную плату;
  • оценка рентабельности и эффективности организации;
  • учет остальных показателей делового цикла (текучесть кадров, капиталооборот и т.д.).

Таким образом, оперативный учет служит основой для учетно-экономической информации, касающейся целого ряда показателей. К таким показателям причисляют: факты финансово-хозяйственной ситуации конкретной организации, явления и процессы.

Корректно составленный оперативный учет может проинформировать:

  • о наличии запасов на производстве (расходных материалов, сырья, технического оснащения и т.д.);
  • о показателях бесперебойности процесса производства;
  • о поступлении финансирования за купленную продукцию;
  • об объемах выпускаемых товаров;
  • об объемах ежедневной отгрузки конкретного вида товаров покупателям.

Информацию, полученную в ходе изучения финансового и производственного состояния, использует руководство хозпроцессами. Для объективной оценки состояния организации руководство должно применять методы оперативно-технического учета. Подобные методы служат основой адекватного отображения ситуации, происходящей в организации (компании, предприятии и т.д.) в конкретный период.

Ключевыми методами оперативного учета являются:

  • наблюдение за проводимыми хозяйственными операциями;
  • контроль над явкой сотрудников организации;
  • регуляция производственной мощности/простоев;
  • анализ режима технологического процесса.

Методы ведения оперативного учета построены на оценке целого ряда переменных. К их числу принято относить трудовые, натуральные или денежные измерители, которые зафиксированы в организации в конкретный момент.

Ведение оперативного учета в контексте производственных измерителей

Статистика оперативного учета, как правило, строится на трех производственных измерителях: денежном, трудовом и натуральном. Однако денежный измеритель – менее постоянная переменная, поэтому учет базируется преимущественно на трудовых и натуральных измерителях.

Натуральные измерители – количественный показатель (определяющий тонны, метры, килограммы и другие единицы измерения), который дает информацию об однородных объектах организации. Такие объекты могут относиться к выпускаемой продукции, к ресурсам, которыми обладает конкретная компания/предприятие в определенный момент. Каждый количественный показатель отмечается в учете отдельно, например, в различные графы размещают тонну угля и тонну стали.

Трудовые измерители – показатели (минуты/часы/дни), на основании которых составляется оперативный учет. Фактически такой измеритель отображает время, затраченное на выполнение работы. Учет этого показателя позволяет управлять нормами выработки, эффективностью труда, кроме того, на основании времени, затраченного на работу, устанавливается объем заработной платы конкретному сотруднику.

Денежные измерители – играют роль в ведении оперативного учета в меньшей мере, чем трудовые и натуральные показатели организации. Тем не менее, анализ денежных измерителей позволяет определить единую стоимость объектов учета, объем затрат или прибыли организации за конкретный период и т.д. Основным показателем денежных измерителей считается нацвалюта.

Анализ эффективности оперативного учета

Оперативный учет – неотъемлемая составляющая анализа хозяйственно-производственных процессов организации. Его ведение позволяет оптимизировать работу деятельность всех сфер компании/предприятия, повысить рентабельность и т.д.

Таким образом, к основным преимуществам ведения оперативного учета относят:

  • быстроту получения данных о хозяйственной, трудовой и финансовой сферах организации;
  • быстроту воздействия на хозяйственную деятельность;
  • возможность регуляции (и контроля) всех процессов с целью их оптимизации;
  • повышение рентабельности организации.

Чтобы оперативный учет организации был эффективен, руководство использует различные документы и данные. К числу подобных документов можно отнести деловые записки, справки, данные факса или телетайпа. Кроме того, оперативный учет ведется безотрывно от управленческого, бухгалтерского, налогового и статистического учета, поэтому он служит элементом, создающим целостное представление о деятельности организации.

Оперативный учет

Оперативный учет представляет собой процесс наблюдения и регистрации отдельных явлений финансово-хозяйственной деятельности с целью текущего руководства. С помощью оперативного учета в организациях обеспечивается контроль исполнения определенных операций или производственных заданий. Такая информация необходима для выработки и принятия оперативных управленческих решений.

Для оперативного учета характерна быстрота предоставления данных. В качестве источника информации здесь используются документы – предвестники хозяйственных операций: договоры, счета и пр., а также сведения, полученные устно, по факсу, по электронной почте.

В оперативном учете могут использоваться как денежные, так и натуральные и трудовые измерители.

Информация оперативного учета имеет краткосрочную ценность – до завершения текущих хозяйственных процессов.

Связь между оперативным и бухгалтерским учетом

Для оперативного учета используются разнообразные регистры: журналы, карточки и пр.

Оперативным учетом товаров на складах занимаются материально ответственные лица – кладовщики. Учет товаров ведется на складской карточке.

Оперативным учетом наличных денег организации занимаются кассиры.

Для оперативного учета наличных денег используется кассовая книга.

В отличие от бухгалтерского учета, где отражаются только произошедшие события, в оперативном учете отражаются и ожидаемые события. Часть оперативного учета, предназначенная для отражения ожидаемых событий, называется оперативным планированием.

Оперативный учет пересекается с бухгалтерским учетом в части отражения произошедших событий. В бухгалтерском учете область пересечения называется аналитическим учетом (рис. 1.12):

Рис. 1.12. Связь между бухгалтерским и оперативным учетом

Бухгалтеры не занимаются аналитическим учетом непосредственно – в этой области они выполняют лишь функции контроля.

Напомним, что данные аналитического учета должны совпадать с данными синтетического учета.

Оперативное планирование

Оперативного планирования бухгалтеры не касаются. А между тем это важная область учетной деятельности организации.

Оперативное планирование основывается на текущих прогнозах, а также на документах, предвещающих хозяйственные события.

Для торгового отдела организации такими документами могут быть договоры на поставку или счета, выписанные клиентам. Руководитель торгового отдела должен скоординировать деятельность других подразделений организации таким образом, чтобы к плановому моменту отгрузки заказа необходимые товары были в наличии.

Для финансового отдела такими документами могут быть договоры с поставщиками, выставленные счета, приказы на выплату премий, авансов и т. д. Руководитель финансового отдела (финансовый директор) должен скоординировать работу подразделений, а также деловых партнеров так, чтобы исключить нехватку денежных средств на банковских счетах и в кассе организации.

На языке финансистов временная нехватка денежных средств называется кассовым разрывом.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Считать – дороже, чем не считать. Если не считать – может стать меньше. Если считать – больше не станет.

Комментарий эксперта ITeam: Автор статьи очень точно определил признаки различных видов учета. Сегодня топ-менеджеры российских предприятий достаточно отчетливо формулируют цели управленческого учета, хотя возникает некоторая путаница с бухгалтерским учетом в силу его специфики. В этом нет ничего удивительного: потребителем управленческого учета являются топ-менеджеры, а бухгалтерского – акционеры, и, как только владельцы компаний спускаются на уровень верхнего менеджмента, им уже не хватает аналитических возможностей бухгалтерского учета. Что касается оперативного учета, то уровень его развития на российских компаниях достаточно слабый и пока бизнес-процессы компании не стандартизованы, трудно говорить о постановке первичного учета.

Старший консультант консалтинговой компании ITeam
Сергей Бежин

Постановка и автоматизация управленческого учета – это непростая задача. При выборе ПО необходимо помнить, что бизнес постоянно растет и развивается, и требования к учету тоже будут постоянно расти.

Если пила предназначена для того, чтобы распиливать дерево, то ее очень тяжело использовать для того, чтобы еще и забивать в дерево гвозди. У каждого инструмента свое предназначение. В данной статье предлагается дать ответы на вопросы, что такое управленческий и оперативный учет, в чем заключается разница между ними.

Что такое учет вообще? Обратимся к экономическому словарю: учет – установление наличия чего-нибудь, его измерение и регистрация с количественной и качественной стороны. Почему возникло так много определений видов учета: первичный, бухгалтерский, оперативный, финансовый, налоговый, управленческий?… Ведь, так или иначе, все это сбор и фиксирование информации.

Вид учета зависит от того, какая информация собирается и, что еще важнее, для чего она собирается. Именно цель сбора, измерения и регистрации информации и определяет вид учета.Из этой посылки можно также сделать вывод, что учет вторичен – первична цель учета. Целью учета является обеспечение информацией конкретных «потребителей». А теперь, учитывая сказанное ранее, давайте дадим определение оперативному и управленческому учету.

Оперативный учет– учет, предназначенный для предоставления информации с целью ведения текущей деятельности компании исполнительными службами.

Управленческий учет– учет, предназначенный для обеспечения менеджеров управленческой информацией, с целью полноценного, основанного на достоверной информации управления компанией.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА

Оперативный учет является продолжением эволюции бухгалтерского учета в компании. Когда бухгалтерский учет перестал удовлетворять потребности исполнительных служб в актуальной и достоверной информации, возникла необходимость ведения другого учета.

Именно удовлетворение потребности исполнительных служб стало целью оперативного учета. Первоначально оперативный учет удовлетворял потребности производственных служб, и являлся синонимом понятия «производственный учет». Далее специфические запросы к учетным системам стали выдвигать и другие службы: отделы снабжения, отделы продаж, отдел логистики… Например, отделу продаж необходимо видеть ежедневные отчеты по отгрузкам, изменению дебиторской задолженности. При этом порой недостаточно видеть только покупателя и сумму отгруженной продукции – появляется желание видеть, какая именно продукция продается, к какой категории, и к какому брэнду она относится, в каком регионе находится покупатель, к какой категории покупателей он относится и т. д. Все эти задачи выполняются оперативным учетом.

Так, например, в одной из компаний отдел программистов занимается тем, что создает и совершенствует программы для всех служб компании. Менеджеры отдела продаж пожелали видеть отчеты, отображающие задолженность покупателей в разрезе видов покупателей (коммерческие и государственные). Программисты создали возможность для получения такой отчетности.

Менеджеры по продажам некоторое время поработали с таким отчетом и проследили закономерность неравномерного погашения дебиторской задолженности коммерческих фирм. В отдел программистов поступила следующая заявка: отображать задолженность коммерческих предприятий в разрезе сроков (задолженность до 10 дней, от 10 до 30 дней, и свыше 30 дней). Отчеты в таком разрезе позволили менеджерам найти ключи к более гибкому управлению задолженностью. Как следствие, задолженность стала погашаться более равномерно, график поступления денежных средств существенно выровнялся.

Видно, как решались конкретные задачи текущей деятельности конкретного подразделения. Но эти вопросы абсолютно не интересовали отдел закупок и производственные службы. У них, в свою очередь, возникали аналогичные вопросы, которые также решались системой оперативного учета.

Со временем оперативный учет развился до полноценного, по сути первичного учета, полностью заменяющий первоначальную цель учета бухгалтерского. Последний превратился в учет, предназначенный для фискальных органов (налоговый). Для других целей его просто перестали использовать.

Ключевыми критериями оперативного учета стали оперативность и детализация информации для уровня исполнительных служб.

Еще одним важным отличием оперативного учета является его фокусировка на настоящее. Ключевая цель – дать информацию о текущей ситуации в компании.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

У топ-менеджеров существует потребность в информации другого уровня.

Во-первых, управленец не изучает информацию во всей ее детализации. Как правило, менеджеру высшего звена достаточно видеть агрегированную информацию, сведенную в специфические отчеты по определенным критериям и стандартам. Во-вторых, у управленцев для принятия эффективных решений возникает потребность в информации другого рода – о будущем состоянии компании, фокус которой по сути своей направлен в будущее.

У каждого топ-менеджера, так или иначе, есть свое видение будущего компании. И совершенно не очевидно, что видение собственника и каждого из топ-менеджеров даже на краткосрочный период совпадает. А если оно разное, то развитие организации можно сравнить с движением телеги из известной басни «Лебедь, рак и щука». Выработать долгосрочное единое видение будущего у ключевых менеджеров помогают разработка стратегии и долгосрочных целей компании. Выработать краткосрочное единое видение, выраженное в цифрах, помогают механизмы оперативного управления компанией (например, бюджетирование).

Таким образом, одной из отличительных характеристик управленческого учета является предоставление информации о будущем компании.

Ключевой целью управленческого учета является: предоставление информации управляющему звену предприятия для принятия взвешенных управленческих решений, принимая, таким образом, активное участие в процессе управления.

Что обуславливает потребность руководства в получении адекватной, аккуратной и своевременной управленческой информации? Для принятия каких решений данная управленческая информация используется в большей степени:

  • решений стратегического характера (инвестиции, новые направления бизнеса);
  • маркетинговых решений (новые продукты, ценообразование);
  • оптимизационных решений (аутсорсинг, политика закупок, управление прибыльностью продуктов/подразделений);
  • управления рисками;
  • организационных решений (вознаграждение сотрудников, руководителей)?

Это неполный список задач, стоящих перед управленческим звеном современных предприятий, в решении которых призван помочь управленческий учет.

Например, в одной из отечественных компаний финансового директора абсолютно не устраивал денежный поток от покупателей. Он был очень неравномерный, тяжело прогнозируем и, как следствие, в компании время от времени возникали проблемы с платежеспособностью. Обращения к менеджерам по продажам с просьбой как-то упорядочить поступление денег от покупателей оставались неуслышанными. Тогда на уровне руководства компании было принято решение о дополнительной мотивации менеджеров на график поступления денег.

Был разработан показатель, измеряющий степень достижения цели: соответствие фактического графика поступления денег плановому с понедельной периодичностью. Эта цель была поставлена перед отделом продаж, а уже менеджеры решали, как им наиболее эффективно решать данную задачу (отсюда и вытекали запросы в отдел разработки программ на специфические отчеты).

Из этого примера видно, как на уровне управления компанией ставятся цели (получить прогнозируемый график платежей), принимаются управленческие решения (мотивировать менеджеров отдела продаж), а уже на уровне текущей деятельности решаются конкретные задачи.

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ОПЕРАТИВНОГО И УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Грань между оперативным и управленческим учетом… Наверное, в каждой компании она своя. И зависит она от многих факторов: от масштабов самой компании, от уровня автоматизации оперативного учета, от культуры управления в компании в целом и от многих других факторов. Далее рассмотрим подробнее ключевые факторы.

Масштабы компании.Чем крупнее фирма, тем больше в ней управленцев, соответственно тем большие требования выдвигаются к системе управленческого учета. С другой стороны, в крупных холдингах на уровне топ-менеджмента для принятия решений необходима более агрегированная информация, нежели топ-менеджерам средних компаний.

Например, если заказчиком управленческого учета в холдинге выступает управляющая компания холдинга, то на ее уровне достаточно видеть, в каком виде бизнеса, какие объемы продаж осуществляются по факту и планируются в будущем, а также какова рентабельность вложенных в этот бизнес активов (фактическая и плановая). Ведь фактически руководствуясь этими данными, управляющая компания принимает решения о дополнительных инвестициях в бизнес или же его сворачивании, о диверсификации своего инвестиционного портфеля или же наоборот. Более детальная информация – продаваемые брэнды, степень диверсификации продаж по регионам в каждом виде бизнеса – на этом уровне принятия решений уже не столь необходима.

Рассмотрим этот пример дальше. В холдинг входит бизнес по продаже косметики на территории Украины. Заказчиками и потребителями системы управленческого учета является топ-менеджемент этого бизнеса. В этом случае информация о продажах в разрезе брэндов, регионов, менеджеров, номенклатурных групп, структура затрат компании является просто жизненно необходимой. Ведь руководство компании принимает решение именно на основании этих данных: в каком регионе необходимо активизировать продажи, каких менеджеров премировать и за что, а каких, возможно, менять. Система управленческого учета будет удовлетворять пользователей только в случае предоставления именно такой информации.

На практике так и получилось – при постановке системы бюджетного управления и автоматизации управленческого учета требования к системе выдвигали как топ-менеджеры управляющей компании, так и руководители бизнеса (в т. ч. и по продаже косметики). Получилось, что на уровне бизнеса система управленческого учета предоставляла более детальную информацию, отображая особенности конкретного бизнеса. А уже на уровне холдинга вся информация стекалась в агрегированную и универсальную форму. Универсальность проявлялась в том, что для отображения специфических для каждого бизнеса данных были выработаны единые правила трактовки цифр.

Таким образом, задачи управленческого учета определяются заказчиком исходя из целей и объектов управления.

Культура управления в компании.Уровень менеджмента в украинских компаниях растет достаточно динамично, особенно в высокорентабельных отраслях, где значительные суммы вкладываются в развитие (обучение) менеджеров, где есть возможность на ключевые должности найти и перекупить высокопрофессиональных руководителей. Но, тем не менее, во многих отраслях на сегодняшний день качество управления недотягивает до мирового уровня, а конкурировать приходится с мировыми компаниями-лидерами!

В Украине часто встречаются компании, в которых управленцы занимаются не управлением, а решением задач текущей деятельности. Такова сегодня реальная ситуация, и революционным путем это не решить.

Как следствие требования у таких руководителей к системе управленческого учета, по сути, превращаются в требования к информации не для управления, а для ведения текущей деятельности. И, таким образом, может произойти трансформация самого понятия «управленческий учет». Если это учет для управленцев – то в сегодняшних реалиях украинской менеджмент-культуры задачи управленческого учета немного расширяются по сравнению с западными аналогами. Если же управленческий учет – это учет для управленцев в целях управления – тогда мы его должны понимать так же, как и западные специалисты.

Уровень автоматизации оперативного учета.В Украине, к сожалению, еще далеко не во всех даже крупных холдингах все подразделения владеют полноценной информационной системой оперативного учета. Как следствие, исполнительные службы не снабжены оперативной и достоверной информацией, что существенно снижает их эффективность.

Для того чтобы сегодня эффективно работала вся компания, информацией должны быть снабжены не только руководители (управленческий учет), но и исполнительные службы (оперативный учет). Ведь как бы не старались руководители производственной компании, если система оперативного учета не может представить, например, себестоимость производимой продукции или остатки продукции на складе, то такое управление не будет эффективным. Как бы не старался руководитель компании по оказанию услуг, если неизвестны достоверные объемы продаж по компании, то что-то запланировать и потом это проконтролировать он не сможет, следовательно эффективно управлять не получится.

На практике часто встречаются ситуации, когда топ-менеджмент компании, испытывая недостаток в управленческом учете, заказывает систему управленческого учета. При этом такая задача считается более приоритетной, чем задача настройки оперативного учета.

Хочется предостеречь принимающих решение: слово «или» в связке оперативный -управленческий учет не срабатывает.

Компании, занимающиеся автоматизацией управленческого учета, часто встречаются с тем, что заказчики параллельно ставят задачи автоматизации и оперативного учета. С такого рода задачами можно благополучно справляться только при одном условии: необходимо трезво осознавать, что выполняются именно две задачи – автоматизация управленческого и автоматизация оперативного учета.

То, что оперативный и управленческий учет – это два разных учета абсолютно не означает, что они должны быть автоматизированы различными программами. Напротив, компания должна стремиться к созданию единого информационного пространства. И чем меньше различных ПО будут закрывать те или иные информационные потребности, тем больше шансов создать такое пространство.

Взаимодействие систем оперативного и управленческого учета очень тесно. Такие требования как оперативность и достоверность информации намного сложнее выполняются при взаимодействии ПО на различных платформах, нежели на одной. Если обе задачи решаются на базе одной платформы, то любая цифра вносится в систему только один раз, и моментально отображается во всех отчетах.

Теперь давайте посмотрим на программы, с помощью которых сегодня автоматизирован бухгалтерский (налоговый) учет в Украине.

ПО, написанное компанией 1С, является практически монополистом. Большинство компаний ведут бухгалтерский учет на 1С. Из них достаточно большой процент компаний ведет на платформе 1С и оперативный учет. Соответственно в этих компаниях самым взвешенным решением при автоматизации управленческого учета будет выбор ПО тоже на платформе 1С. Если оперативный учет автоматизирован не на базе 1С, то основными критериями при выборе программного обеспечения для управленческого учета должны стать интеграция (открытость) такого ПО с другими системами и легкость настроек самой системы.

Подводя итог, хочется дать несколько рекомендаций. Постановка и автоматизация управленческого учета – это не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Необходимо четко определиться, кто будет потребителем этой системы, то есть, какая информация должна генерироваться в первую очередь. И уже после этого приступать к постановке учета.

Не менее важный шаг – выбор ПО для автоматизации управленческого учета. При выборе помните, что ваш бизнес постоянно растет и развивается, и требования к учету тоже будут постоянно расти. И если вы не хотите внедренческую компанию приобретать как один из своих бизнесов, тогда выбранное вами программное решение должно быть легко настраиваемым и гибким к изменениям.

Максим Волошин, консультант по управленческим технологиям «ИНТАЛЕВ Украина”
Источник: Опубликовано в журнале «Финансовый Директор” №11 – 2006

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *