Оплата багажа командировочные расходы

Содержание

Какую оплату гарантирует закон

Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера. Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.

Это не окончательный перечень гарантий. По статье 168 ТК РФ наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.

Состав командировочных расходов:

  1. Средняя зарплата за дни пребывания в служебной поездке. Рассчитывается по среднему за 12 месяцев, предшествующих месяцу командирования.
  2. Суточные. В организации должен быть установлен лимит для оплаты. Законодательных ограничений нет, размер зависит от финансовых возможностей предприятия. Сумма зависит от количества суток командировки.
  3. Транспортные расходы. Включают в себя оплату билетов, комиссии, страховки, а также иные виды затрат. Например, компенсация ГСМ работнику, использующему личный автомобиль в командировке.
  4. Траты на проживание. Допустимо включить оплату гостиничного номера, оплату койко-места или комнаты в общежитии либо плату за съем квартиры посуточно.
  5. Иные расходы, согласованные с работодателем. Например, работник использует личный транспорт для служебной поездки. Траты на содержание автомобиля в пути может оплатить работодатель.

ВАЖНО! Не все выезды и поездки специалистов можно отнести к служебному командированию. Разобраться в ситуации поможет статья «Какие поездки считаются командировкой».

Как оплачивается командировка в 2019 году

Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Но законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов. Что это значит? Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Но некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

В соответствии со ст. 168 (Трудовой кодекс — командировки) оплата (ее размеры) не ограничивается. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

Командировочные расходы выплачивают авансом. По возвращении специалист составляет авансовый отчет и подтверждает издержки документально. Прикладывает к отчету счета, чеки, билеты, договоры и квитанции. Бухгалтер или ответственное лицо проверяет отчетность, затем подает на утверждение руководству.

О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2019 году».

Расчет среднего заработка для оплаты командировочных

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007. Основные правила представим в виде инструкции:

  1. Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2019 г., следовательно, расчетный период: февраль 2018 г. – март 2019 г.
  2. Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные случаи.
  3. Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
  4. Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Сверхурочная работа в командировке

Вопрос, как оплачиваются сверхурочные часы в командировке, на законодательном уровне не урегулирован. Сверхурочной работой считается труд за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако при командировании сотрудников учет отработанного ими времени в поездке не ведется. Следовательно, нет никаких нормативов для определения нормального времени работы в служебной командировке.

Вопрос стоит и в формах оплаты. Ведь за дни командировки сотрудник получает средний заработок. Это гарантированный вид компенсации, но никак не вид оплаты труда. Следовательно, положения статьи 99 ТК РФ в такой ситуации неприменимы. Но как быть работодателю, ведь ни один из подчиненных не согласится работать бесплатно, тем более сверх установленных норм.

Порядок действий:

  1. Закрепите нормативы. Порядок и размеры оплаты сверхурочных пропишите в положении о командировках. Например, установите, что за первые два часа переработки положена оплата в 1,5-кратном размере среднего заработка. За остальное время сверхурочной работы — в 2-кратном размере. Но доплаты могут быть и больше, в зависимости от финансовых возможностей компании.
  2. Получите согласие работника. Для этого направьте в адрес сотрудника письменное уведомление с предложением о сверхурочном труде. В обращении обязательно укажите информацию о повышенной оплате. Унифицированной формы предложения нет, подготовьте документ в произвольной форме.
  3. Оформите приказ. Получив письменное согласие подчиненного, необходимо оформить распоряжение о привлечении в сверхурочной работе в период командирования.
  4. Обеспечьте учет времени. Это необходимо для оплаты в полном объеме. Используйте табель учета рабочего времени унифицированной формы либо разработайте и утвердите собственные, которые работник будет заполнять для учета переработок и сверхурочных часов.

ВАЖНО! Если выполнение обязанностей в командировке приходится на ночные часы, то необходимо провести аналогичные действия. Размер оплаты закрепите в положении о командировках.

Обратите внимание, что если на ночные часы, с 00:00 до 06:00, выпадает время в пути, то доплат и надбавок не полагается. Например, если работник возвращается ночным рейсом, оплачивать ночные часы не нужно.

Командировочные в выходные и праздничные дни

То, как оплачиваются дни в командировке, выпадающие на праздники и выходные, зависит от того, работал подчиненный или нет.

Если в выходной или праздник сотрудник не работал, то оплачивать дни по среднему заработку не нужно. Например, специалист направлен в командировку на 10 дней, в том числе 1 праздник и 2 выходных. Начислите средний заработок только за рабочие 7 дней пребывания в служебной поездке.

ВАЖНО! Суточные платите за все дни, независимо от того, работал специалист или нет. Включите в расчет рабочие сутки, праздничные, выходные, дни в пути и простое, сутки отправления и возврата.

Если сотрудник работал в выходной или праздник, находясь в командировке, то оплатите это время в следующем размере:

  • не менее чем в однократном размере от тарифной ставки (должностного оклада), если сотрудник потребовал предоставить дополнительное время отдыха;
  • не менее чем в двукратном размере от тарифной ставки (должностного оклада), если сотрудник решил отказаться от отгулов.

ВАЖНО! При исчислении оплаты за работу в выходной и праздник учитывайте не только должностной оклад, но и компенсационные и стимулирующие выплаты, надбавки и доплаты, предусмотренные действующей системой оплаты труда. Например, районные коэффициенты, доплата за стаж, надбавка за квалификацию.

Аналогичный порядок выплат полагается, если работник отправляется в командировку в выходной или праздничный день. Либо возвращается из нее. Например, специалист отправляется в поездку 1 мая. Это праздничный день. Следовательно, работодатель должен предложить двойную ставку или отгул и оплату в однократном размере.

Морковкин Степан Игоревич был направлен в командировку на 15 дн. — с 17 апреля по 1 мая включительно. Он отработал 11 дн. (10 — в рабочие и 1 — в выходной). Средний заработок за расчетный период — 2000 рублей. Тарифная дневная ставка — 2500 рублей. За труд в выходной положена двойная оплата, отгул Морковкин не брал.

Нормы возмещения командировочных по организации:

  • суточные — 1000 рублей в сутки;
  • проезд: билеты — 5000 рублей в одну сторону;
  • проживание: гостиница — 2000 рублей в сутки.

Бухгалтер начислил следующие командировочные выплаты:

  • суточные: 1000 × 15 дн. = 15 000 рублей.

ВАЖНО! По суточным установлен лимит в отношении налогообложения НДФЛ. По России — 700 рублей в сутки и 2500 руб. — за рубеж. С разницы удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.

  • НДФЛ: 15 000 — (700 × 15 дн.) × 13 % = 585 руб.;
  • страховые взносы: 15 000 — (700 × 15 дн.) × 30,2 % = 1359 руб.;
  • транспортные расходы: 5000 × 2 = 10 000 рублей;
  • траты на проживание: 2000 × 14 дн. = 28 000 рублей;
  • средний заработок: 10 раб. дн. × 2000 руб. = 20 000 руб.;
  • оплата за работу в праздники и выходные: 2500 × 2 размер × 2 дн. = 10 000 руб.

Почему оплачиваем двое суток в повышенном размере? Ведь сотрудник работал только в один выходной? Дело в том, что Морковкин возвращался домой в праздник 1 мая. Отгулы он не брал. Поэтому специалисту полагается оплата не менее чем в двойном размере от тарифной ставки или должностного оклада с учетом стимулирующих и компенсационных надбавок.

ТК РФ при направлении сотрудников в командировки гарантирует льготы и компенсации. Законодательный акт регламентирует оформление, выплату суточных расходов и продолжительность. Трудовой кодекс командировки описывает как выполнение рабочих функций за пределами предприятия.

Что такое командировка и правое регулирование

Статья 166 Трудового кодекса даёт определение командировки. Это поручение администрации предприятия сотруднику выполнить задачи, которые требуют персонального присутствия представителя. Например, структурное подразделение находится в другом городе и необходимо срочно провести ревизию.

Статья 168 Трудового кодекса определяет затраты, которые администрация обязана возмещать. Это относится к государственным организации и частным предприятиям.

Регламентирует оформление поручений по работе Инструкция Минфина № 62. Положение о командировках, утверждённое постановлением № 749 Правительства РФ, не отменило инструкцию, но внесло ряд изменений. Пункт 11 документа, кроме проездных расходов, найму жилья и выплате суточных, разрешает компенсировать другие расходы по согласованию с руководителем предприятия.

Служебная командировка включает понятие поездки работника:

  • для приобретения производственных запасов;
  • по проведению работ капремонта;
  • по подготовке и повышению квалификационного уровня;
  • для участия в собраниях акционерных обществ.

Служебное задание осуществляется на основании приказа руководителя. Если сотрудник выполняет работу, связанную с постоянными разъездами, это не относится к командировкам.

Если предприятие отправляет трудящегося в загранкомандировку, оформление осуществляется в соответствии с законами Российской Федерации. Особенности изложены в вышеупомянутом постановлении № 749. Если гражданина направляют в филиал предприятия за границей или в другом городе, это также выполнение служебного поручения.

В командировку можно отправить человека, который трудится удалённо, главное, чтобы он числился в штате. Только такие работники находятся в административном подчинении у руководителя.

Для оформления поездки администрация предприятия издаёт приказ, в котором отражается:

  1. Цель и длительность задания.
  2. Условия, которые касаются выполнения работы.

Работнику выплачиваются командировочные расходы, выдаётся удостоверение. Отказ сотрудника от служебного поручения приравнивается к нарушению трудовой дисциплины, кроме оснований, которые дают такое право. По окончании поездки трудящийся отчитывается в письменной форме.

Командирование делится на два вида: в пределах России и зарубежное.

Помимо этих видов, принято делить рабочие поездки на следующие типы:

  • на плановые и не по плану;
  • краткосрочные: на один день и продолжительные;
  • для одного сотрудника и группы.

Законодательные положения на период командировки определяют льготы и компенсации. Зарплата начисляется согласно среднему доходу работника.

Командировочное время

Разъяснения по поводу срока поездки даёт Положение № 749, где говорится, что день отбытия и приезда входит в период командировки. Если отъезд до окончания суток, этот день является началом выполнения поручения. Если время отправления после 24:00 — это начинаются другие сутки.

Закон разрешает корректировать период командировки в зависимости от обстоятельств. Если работник выполнил задачу раньше срока, он может вернуться на постоянное место работы. Болезнь является основанием продления срока, для изменений оформляется специальный приказ.

В Трудовом кодексе нет нормы, которая определяет продолжительность служебной поездки. Ранее максимальный срок составлял не более 40 дней. В настоящее время его устанавливает руководитель.

При этом должны соблюдаться требования:

  1. Оформление приказа с указанием цели, города или страны, приблизительное время выполнение задач.
  2. Наличие трудового соглашения, если работник официально не оформлен, он вправе отказаться.
  3. Функциональные обязанности сотрудника не должны иметь характер постоянных разъездов, служебная поездка не длится бесконечно.
  4. Время окончания поручения.

В других случаях работу можно расценивать как перевод в другую организацию, что предусмотрено ст. 72 ТК РФ.

Направление в командировку

Если производственная деятельность связана с частыми командировками сотрудников, то составляется график. На основании документа издаётся приказ и оформляется служебное поручение.

В назначенный день трудящийся получает командировочную сумму, покидает предприятие и отправляется в путь. В графике выходов делается пометка о командировке, а рабочая деятельность происходит в новом месте.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Когда задание исполнено, трудящийся возвращается назад и представляет отчёт, в котором отражаются сведения о выполнении или отсутствии результата и причинах. Сотрудник обязан предъявить проездные билеты и документы о проживании.

Оплату служебных командировок регулирует ст. 167 ТК РФ. Начисление зарплаты происходит за каждый день. Для расчёта берутся 12 месяцев, которые предшествуют командировочному времени.

Когда сотрудник работал меньше, то к расчёту берётся доход за фактически отработанное время.

Если трудовая деятельность длилась несколько дней, при определении средней зарплаты за день не учитывается:

  • декретный отпуск;
  • пособие по временной нетрудоспособности;
  • оплата дней простоя;
  • иные компенсации, когда сотрудник получал деньги, но не работал, например, при простое.

Для определения среднего дохода за день суммируется зарплата за всё время и делится на число дней, когда трудящийся выполнял функциональные обязанности. Затем полученная сумма множится на количество дней служебной поездки. Этот размер является авансом, за который работник по приезду должен отчитаться.

Если полученная сумма меньше среднемесячного дохода, администрация доплачивает. Начисление дополнительных средств предусмотрено внутренними нормативными документами. Если она превышает среднедневной доход, рассчитывают аванс согласно этому показателю.

Выходные дни

Когда работника отправляют на продолжительный срок, то время приходится на выходные. Он может трудиться или отдыхать на своё усмотрение. В случае работы предоставляется свободный день или оплата в двойном тарифе. Трудовая деятельность фиксируется в документах, которые командировочное лицо предоставляет в бухгалтерию по основному месту работы.

Порядок расчёта установлен ст. 139 ТК РФ. Если выходной выпадает на день отбытия или приезда из служебной поездки, трудящийся также получает двойную оплату при наличии подтверждающих документов. Такие условия и причины отражаются в приказе. Повышенная оплата производится за фактически отработанное время.

Льготы для трудящихся в командировке:

  • увеличение оплаты за дополнительное время;
  • предоставление дня отдыха;
  • увеличение отпускного времени;
  • доплата за сверхнормативные часы.

Организации вправе вводить виды компенсации за сверхурочное время в период командировки. Рабочие дни служебной поездки отмечаются грифом «К», сверхурочное время «СК». Учёт ведётся в днях. Рабочее время не относится к выполнению функциональных обязанностей, и количество часов в табель не проставляется.

Запрет на командировки

На основании Трудового кодекса администрация обязана спросить разрешения на служебный выезд у следующих граждан:

  • женщин, у которых дети младше трёх летнего возраста;
  • попечителей детей, не достигших восемнадцати лет;
  • работников, которые занимаются самостоятельно воспитанием ребёнка до пяти летнего возраста;
  • лиц, имеющих детей инвалидов или родственников, требующих уход.

Несоблюдение этого положения являться нарушением Трудового законодательства.

Некоторых граждан на основании ст. 259 и 203 ТК РФ запрещается командировать:

  1. Женщин в беременном положении.
  2. Сотрудников в период действия ученического соглашения, если служебное задание не связано с обучением.
  3. Несовершеннолетних лиц, кроме спортсменов и артистов, согласно утверждённому перечню постановлением Правительства.

Чтобы откомандировать женщину, имеющую ребёнка до трёхлетнего возраста, необходимо её письменное одобрение. Беременная женщина вправе отказываться от служебных поездок. Если администрация откомандирует такую сотрудницу, она нарушит положение ст. 259 ТК РФ. Не разрешается командировать женщин в положении, привлекать к сверхнормативной работе и ночное время, в выходные дни и праздники.

Порядок оплаты суточных

Командировочные средства компенсируются за каждый день служебной поездки. Выходные и праздничные дни, время в дороге, остановки также оплачиваются. Например, трудящийся убыл в субботу, а вернулся через две недели в воскресение, эти дни оплачиваются.

В ст. 166 ТК РФ даётся определение командирования – это поездка гражданина на основании приказа руководителя администрации для осуществления поручения в другом месте, которое связано с затратами сотрудника.

Поэтому на основании ст. 168 ТК РФ должны возмещаться:

  • приобретение билетов на проезд и оплата жилплощади;
  • суточные;
  • суммы страхования автотранспорта;
  • расходы по предварительной продаже билетов на проезд;
  • за постельное бельё в поезде;
  • иные затраты по согласованию с руководителем

Специальный гостиничный сервис: завтрак, химчистка, минибар и другие не входят в расходы за проживание, а оплачиваются из суточных. Бронирование гостиничного номера компенсируется.

Суточная норма составляет не больше 700 рублей, которая не облагается налогом. Сумма в большем размере может устанавливаться в коллективном соглашении и внутренних нормативных актах. Но с разницы суточных между законной нормой и большей суммой удерживается налог. Например, по коллективному соглашению сумма командировочных предусмотрена 1000 рублей, следовательно, с 300 рублей бухгалтерия должна удержать налог.

Рекомендуем к изучению! Перейди по ссылке:

Другая статья расходов – это документы на проезд любым видом транспорта к месту назначения, для которого нет норм и ограничений. Если необходимо добраться до аэропорта или железнодорожного вокзала, который находится далеко от работы, то затраты на дорогу входят в командировочные расходы.

Коллективное соглашение может включать дополнение о компенсации других транспортных затрат. Например, если трудящийся пользовался такси или арендой автотранспорта, то разрешается компенсировать затраченные финансы на основании разъяснений Минфина.

Если поездка была с применением личного транспорта водителя, необходимо предоставить служебную записку с указанием начала и окончания командировки, километров пробега, города, номера приказа.

Сумма компенсации за проживание зависит от вида жилья. За дополнительные услуги спецодежду, тренажёры и сауну в гостинице предприятие не платит.

Но организация может определить суточные расходы индивидуально в зависимости от должности сотрудника. Поэтому лимиты денег отличаются. Для руководящего состава могут установить завышенный размер командировочных сумм, для рядовых работников суточные могут быть меньше.

Отчёт по командировочным затратам

Предприятие должно обеспечить сотрудника финансовыми средствами, которые он может сэкономить. Суточные насчитываются на количество командировочных дней, сюда же входит стоимость аренды жилья и выходные дни.

Если работник не представит документы на затраченные деньги или чеки, тогда рассчитывать на возврат придётся согласно норме ст. 168 ТК РФ. При этом учитываются различные виды платежей. Например, сотрудник рассчитался деньгами или банковской карточкой.

При наличной оплате гостиничного номера предоставляет чек, при аренде жилья – договор, билеты на транспорт, счета за проживание и другие документы. Если оплата произошла по карте, то фискальный, гостиничный чек. Компенсируются услуги связи и расходы на провоз багажа, сервисный сбор аэропорта. Даты на всех документах должны совпадать с командировочным временем.

По соглашениям гражданского характера работников не командируют. На основании ст. 450 ГК РФ в случае направления человека, работающего по гражданскому договору, необходимо внести дополнение в соглашение5 на выполнении работ, а также порядок компенсации затрат. Приказ о командировке не издаётся, так как исполнитель не входит в штат.

Согласно ГК РФ к договорам гражданского характера относятся: соглашение на работы подряда, поручения, комиссии, перевозки и оказания услуг. Поэтому порядок направления и компенсации включают в текст соглашения.

К расходам исполнителя относятся затраты:

  • на проезд и проживание;
  • на дорожное страхование;
  • налоговые сборы;
  • горюче-смазочные материалы;
  • стоянка автомобиля и другие.

Исключением являются выплаты суточных, которые предусмотрены только для официально оформленных сотрудников.

Если работник допустил перерасход аванса и использовал личные деньги, он может оформить письменное обращение на компенсацию затрат с подтверждающими документами.

В отношении государственных организаций порядок выплаты суточных устанавливается специальными положениями правительства РФ, органами власти субъектов федерации, местных муниципалитетов.

Суточные для загранкомандировки рассчитывают по отличительной схеме. Не облагаемый лимит составляет 2500 рублей. Деньги выдают в валюте той страны, куда едет командировочный. За время следования по российской территории сумма выдаётся в рублёвом эквиваленте, для въезда в другое государство в валюте, которая там используется.

Какие расходы подлежат возмещению в командировке

Перечень расходов, подлежащий возмещению в командировке, регламентирован положениями НК РФ. Согласно пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ командировочные расходы включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией и подлежат возмещению в следующем составе:

№ п/п

Вид возмещаемых командировочных расходов Описание расходов
1 Расходы на проезд

При направлении сотрудника в командировку, работодатель берет на себя оплату расходов на проезд от места работы (проживания) до места командировки. Возмещению подлежат расходы на проезд железнодорожным, авиа-, наземным, водным транспортом.

2

Расходы на проживание

Пребывая в командировке, сотрудник несет расходы, связанные с наймом помещения для проживания. Данные расходы подлежат возмещению в общем порядке. Работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы как на аренду номера в гостинице, так и на оплату услуг временного проживания в пользу частного лица.

3

Суточные

Согласно абц. 12 п.3 ст. 217 НК РФ, работодатель выплачивает сотруднику суточные за каждый день пребывания в командировке (в том числе, за дни в пути) в размере:

  • до 700 руб./сут. – для командировок в пределах РФ;
  • до 2.500 руб./сут. – для командировок за границу.

4

Оформление визы, загранспаспорта, приглашения

В случаях когда сотрудник направляется в командировку за рубеж, в страну, посещение которой предполагает оформление визы, то работодатель компенсирует сотруднику расходы, связанные с ее оформлением. Также подлежат возмещению расходы на оформление загранспаспорта.

5

Консульские, аэродромные, прочие сборы

На основании пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ в перечень возмещаемых командировочных расходов включены расходы на оплату консульских сборов, а также прочих сборов, связанных с правом проезда, пользование морскими каналами, т.п.

Возмещение командировочных расходов: порядок действий работодателя

Ниже описан порядок возмещения расходов, понесенных сотрудников в период командировки.

Шаг #1. Издание приказа на командировку

На первом этапе работодатель составляет приказ, согласно которому сотрудник направляется в командировку.

Командировкой признается направление работника в другой населенный пункт с целью выполнения ним производственных задач.

Документ может быть составлен как в свободной форме, так и с использованием унифицированного бланка Т-9 ⇒ Приказ о командировке Т-9_бланк.

В тексте документа следует указать:

  • наименования организации;
  • ФИО, должность сотрудника, который направляется в командировку;
  • место командировки (населенный пункт);
  • период командировки (с___ г. по ___ г.);
  • цель командировки (контроль деятельности подразделений, замена временно отсутствующего сотрудника, переговоры с потенциальными клиентами, заключение договора поставки, т.п.);
  • основание для командировки (служебное задание).

После подписания приказа руководителем, документ передается сотруднику, который направляется в командировку, для ознакомления.

Шаг #2. Выдача аванса на командировку

На основании приказа о командировке сотрудник составляет заявление о выдаче аванса на командировку. Расчет аванса осуществляется на основании норм командировочных расходов, установленных локальными нормативными актами предприятия.

Сотрудник подписывает заявление, передает его руководителю для согласования, после чего документ поступает в бухгалтерии в качестве основания для выдачи аванса.

Согласно НК РФ, аванс должен быть выдан сотруднику не позже дня, предшествующему дню начала командировки.

Аванс на командировку может быть выдан наличными через кассу либо перечислен в безналичной форме на банковскую карту сотрудника – в зависимости от порядка, предусмотренного в организации.

Читайте также статью ⇒ “Отзыв из командировки“.

Шаг #3. Возмещение командировочных расходов

По окончанию командировки сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет ⇒ АО-1 с указанием понесенных расходов. К авансовому отчету работник прилагает оригиналы квитанций, чеков, прочих документов, подтверждающих такие расходы. Срок предоставления авансового отчета – не позже 3-го дня, следующего за днем окончания командировки (с учетом дней в пути).

Командировочные расходы подлежат возмещению в случае, если сумма аванса, выданного работнику, оказалась меньше расходов, которые сотрудник фактически понес в период командировки.

Срок возмещения командировочных расходов определяется в соответствие с положениями локальных нормативных актов компании. Как правило, бухгалтер организации перечисляет сотруднику сумму возмещения в день предоставления авансового отчета. При этом порядок оплаты труда и выплаты компенсации, принятый в компании, может предусматривать возмещение командировочных расходов в срок выплаты зарплаты (аванса), т.п.

Рассмотрим пример. 08.10.2019 года сотруднику ООО «Флагман» Субботину выдан аванс на командировку в размере 4.800 руб. По окончании командировки, 12.10.2019 года Субботин предоставил авансовый отчет, согласно которому общая сумма расходов в командировке составила 5.420 руб.

На основании авансового отчета и подтверждающих документов, бухгалтер возместил Субботину командировочные расходы в сумме 620 руб. (5.420 руб. – 4.800 руб.). Сумма возмещения 620 руб. перечислена на банковскую карту Субботина 12.10.2019 года.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация командировочных расходов: конфликты“.

Налогообложение возмещаемых командировочных расходов

Так как расходы, возмещаемые сотруднику в период командировки, относятся к компенсациям, сумма таких расходов выплачивается в «чистом» виде и НДФЛ не облагается.

В то же время компании, выплачивающие командированным сотрудникам суточные сверх лимита, установленного абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, обязаны начислить НДФЛ и выплатить налог в бюджет в общем порядке. В 2019 году сумма суточных, не облагаемая НДФЛ, составляет 700 руб./сут. для командировок в пределах РФ, 2.500 руб./сут. – для загранкомандировок.

Напомним, что работодатель выплачивает сотруднику суточные за каждый день пребывания в командировке, в том числе за дни нахождения в пути (день отъезда/приезда).

Что касается налога на прибыль, то компания вправе включить в налогооблагаемую базу только сумму суточных в пределах лимита НК. Суммы, выплаченные сотрудникам сверх нормы, при расчете налога на прибыль не учитываются.

Немного иначе обстоит дело с налогообложением расходов на проживание и проезд. Данные виды расходов работодатель вправе возмещать в полном объеме, без необходимости начисления и удержания НДФЛ. Также вся сумма расходов на проезд и проживание включается в расчет налога на прибыль.

При этом, компании, как правило, ограничивают возможности сотрудников в расходах на аренду жилья, устанавливая определенных лимит для командировок внутри страны и за пределами РФ. Такие ограничения вполне правомерны при условии, что лимиты проживания зафиксированы в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках).

Рассмотрим пример. Положением о командировках ООО «Грант» установлены:

  • суточные в размере 820 руб./сут.;
  • лимит расходов на проживание в размере 1.800 руб./сут.

В период с 19 по 21 октября 2019 года сотрудник ООО «Грант» Шелков находился в командировке. Перед началом командировки Шелкову был выдан аванс в сумме 5.000 руб.

По окончании командировки Шелков предоставил в бухгалтерию авансовый отчет, в котором указал следующие расходы:

  • суточные – 2.460 руб. (820 руб. * 3 сут.);
  • расходы на проезд – 2.330 руб. (на основании ж/д билетов);
  • расходы на проживание – 1.400 руб. (на основании квитанции об оплате и акта выполненных работ).

Общая сумма расходов Шелкова в командировке составила 6.190 руб.

При расчете суммы возмещения бухгалтер ООО «Грант» рассчитал НДФЛ, подлежащий удержанию при выплате сверх нормативных суточных:

(820 руб. – 700 руб.) * 3 сут. * 13% = 46,80 руб.

Сумма к возмещению рассчитана так:

Законодательное регулирование

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

  1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
    • самолётом – салона эконом класса;
    • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
  1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
    • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
    • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
    • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
  1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
    • в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
    • на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Документальное оформление

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.

Приказ о командировке

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

  • ФИО и должность работника;
  • цель командировки;
  • срок поездки;
  • населённый пункт;
  • проблемы, требующие решения.

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

  • транспортные билеты;
  • счета, чеки и квитанции;
  • комиссионные сборы;
  • пошлина за получение документации;
  • расходы по обмену валют;
  • провоз багажа и оплата камер хранения;
  • документы о проживании;
  • копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
  • путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:

  1. Количество дней 10, поскольку 05.10 и 14.10 попадают в расчёт.
  2. Суточные с превышением лимита: (900-700)*10=2000 рублей;
  3. НДФЛ: 2000*0,13=260 рублей.

Помимо НДФЛ необходимо на суточные сверх лимита начислить сборы в социальные фонды кроме травматизма, и не включать в состав расходов, формирующих налогооблагаемую прибыль.

Чтобы полностью рассчитать командировочные выплаты, нужно добавить документально подтверждённые расходы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

Переходящая командировка

На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.

Пример Например, производственный работник выбыл 28.09.2018 в соседний населённый пункт, а прибыл 03.10.2018 согласно приказу. Он предъявил транспортный билет от 28.09 на выезд в сумме 1500 рублей без НДС и от 03.10 на въезд в сумме 1400 рублей, счёт из гостиницы на сумму 5000 рублей. 27.09.2018 ему выдан аванс в размере 6000 рублей наличными. Суточные составляют 500 рублей согласно трудовому договору. Отчёт предоставил 04.10.2018.

Бухгалтерские проводки приведены в таблице:

Дата Дт Кт Сумма Операция
27.09.2018 71 50 6000 руб. Выдан аванс на командировку
04.10.2018 20 71 500*6+1500+1400+5000=10900 руб. Утверждён авансовый отчёт
04.10.2018 71 50 10900-6000=4900 руб. Произведён окончательный расчёт

Оплата труда и командировка

Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.

Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:

  • среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
  • фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
  • если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.

В случае привлечения к трудовым обязанностям работника в праздничные и в выходные дни по Трудовому Кодексу предусмотрена оплата в двойном размере. Если в нерабочий день зафиксировано мероприятие производственного характера, то за этот день зарплата начисляется по удвоенному тарифу или предоставляется дополнительный день отдыха.

Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *