Ответственность за хранение документов

Добавить в «Нужное»

Обновление: 2 августа 2017 г.

В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.

Какие документы могут остаться после ликвидации?

Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  • документы по личному составу;
  • договоры с контрагентами;
  • корреспонденция;
  • отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  • учредительные документы и др.

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).

Чем руководствоваться?

Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

  • Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
  • Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  • Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  • для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Где хранятся документы после ликвидации организации?

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.

Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.

Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  • постоянного хранения;
  • длительного (более 50 лет);
  • временного (менее 10 лет).

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.

Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

  • относящиеся к Архивному фонду РФ;
  • период хранения которых ещё не истёк;
  • по личному составу.

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.

Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

  • структурированы (по сроку хранения и хронологии);
  • подшиты;
  • пронумерованы;
  • с внутренней описью;
  • с обложкой по установленной форме.

Бухгалтерский учет представляет собой систему, цель которой – собрать, оформить и зарегистрировать всю информацию, которая отражает финансовую и хозяйственную деятельность предприятия. Бухучет документирует все операции в хозяйстве, выражающиеся в финансовом эквиваленте. Ведение документации – это требование законодательства, согласно которому любой предприниматель обязан фиксировать все события в своей хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для записи всех действий предприятия. Особенно важны первичные документы бухгалтерского учета….

Вконтакте Facebook Twitter Google+ Мой мир

  • Первичная документация
  • Виды первичных документов
  • Закрывающие документы
  • Правила заполнения и оформления
  • Образцы заполнения
  • Исправления в первичных документах
  • Место и сроки хранения
  • Полезное видео: первичная документация в бухгалтерском учете

Первичная документация

Что это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу. Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции.

Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

По назначению:

  • распорядительные (поручения),
  • выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

  • комбинированные (отчет об авансе),
  • строгие (талоны или билеты).

По объему:

  • первичные (кассовые ордеры),
  • сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

  • разовые (отчеты),
  • накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

  • внутренние (накладные или отчеты об авансе),
  • внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

  • выписки из банка и кассы,
  • платежные поручения,
  • отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.),
  • товарные чеки,
  • накладные,
  • счета,
  • учеты рабочего времени,
  • ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Табель учета рабочего времени

Это интересно! Что такое рейдерский захват?

Закрывающие документы

Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.

Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.

Они разделяются на разные виды в зависимости от типа сделки:

  • акт,
  • счет-фактура,
  • накладная (товарно-транспортная или товарная).

Важно знать! Юридическую силу имеют только оригиналы, копию нельзя использовать для правомерных действий.

Если в подобных формулярах будет допущена ошибка, то это не только негативно скажется на репутации предприятия, но и принесет финансовые потери – налоговая инспекция налагает за такие нарушения серьезные штрафы и дополнительные налоги.

Счет-фактура

Правила заполнения и оформления

Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

  • название,
  • дату оформления,
  • наименование фирмы (всех участников сделки),
  • расчетный банковский счет и реквизиты,
  • название сделки (количественный состав и денежную стоимость),
  • ФИО ответственных лиц с их подписями,
  • печать предприятия.

Существуют требования и по заполнению форм:

  • заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки,
  • заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения),
  • обязательно указываются все реквизиты,
  • внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне,
  • подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.

На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

Это интересно! Какие существуют виды договоров в гражданском праве, таблица

Образцы заполнения

Каждый первичный формуляр заполняется аккуратно и по всем правилам. Выделяют счета и платежные документы, первые – это формуляры, подтверждающие готовность покупателя совершить сделку с продавцом, а вторые – отражающие выполнение обязательств сторонами. Формы первичных документов заполняются по образцу следующим образом:

Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

  • название,
  • данные об организации,
  • вид сделки,
  • натуральный и финансовый эквивалент операции,
  • дата составления,
  • персональные данные ответственных лиц и их подписи.

Товарный чек

Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

  • данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты),
  • вид деятельности по ОКДП для продавца,
  • данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем),
  • номер и дата договора,
  • данные перевозчика (если используются его услуги).

Товарная накладная

Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

  • сумма,
  • наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП),
  • ФИО плательщика и его банк,
  • банк получателя и его счет,
  • назначение платежа,
  • дата оформления,
  • подписи.

Платежное поручение

Это интересно! Что это по ГК РФ: недействительные, оспоримые и ничтожные сделки

Счета-фактура – форма, которая выписывается продавцом своему покупателю после совершения продажи товара или услуги и является основой для возмещения налога на прибыль. В ней прописывают:

  • данные покупателя и налогоплательщика (наименование, адрес и ИНН),
  • информация об отправителе и получателе,
  • названия товаров, их количество, стоимость и цена,
  • итоговая цена за акциз,
  • налоговая ставка,
  • место производства,
  • номер декларации.

Платежное требование – расчетная форма с требованием взыскателя денежных средств с должника и о перечислении указанной суммы на приведенный счет в качестве выплаты долга. В нем указывается:

  • дата составления,
  • сумма долга,
  • условия оплаты,
  • наименование предприятия и его расчетный счет с указанием финансового учреждения,
  • банк плательщика,
  • ФИО плательщика,
  • назначение платежа.

Образцы заполнения всех форм можно найти в налоговой инспекции или в Сети. Весьма удобно использовать единый шаблон для каждого типа документов для экономии времени и минимизации ошибок.

Платежное требование

Исправления в первичных документах

Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

  1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
  2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
  3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
  4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
  5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.

В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

Исправления в первичных документах

Это интересно! Изучаем образец доверенности на представление интересов организации

Место и сроки хранения

После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет. Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив. Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

Бумаги хранят:

  • 1 год – корреспонденция об отчетности,
  • 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально,
  • 10 лет – балансы и описи за год,
  • 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.

Важно! Уничтожать все виды первичных документов даже по истечении сроков можно только по решению специальной комиссии.

Полезное видео: первичная документация в бухгалтерском учете

Ведение документации – это сложный и ответственный процесс. Правильность оформления и составления первичных документов – это не только требование государства, но и помощь предпринимателю в ведении его дел, поскольку только строгий учет всех финансовых операций позволяет правильно контролировать и распоряжаться активами.

Согласно пункту 3 статьи 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» №129 от 21.11.1996 года, ответственность за хранение регистров, бухгалтерских и отчетных документов несет непосредственно руководитель компании. На основании пункта 6.6 «Положений о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 года на главного бухгалтера предприятия возложена обязанность по сохранности, классификации и архивному комплектованию первичных документов.

Причины утери документации

В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).

Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

  • справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
  • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
  • справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
  • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
  • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы фирмы.

Утрата по вине сотрудников. В случае, если пропажа или незаконная утилизация документов наступило вследствие действий работника организация, руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном наказании в соответствии со статьей 193 ТК РФ. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом по предприятию. Увольнение виновного лица производится в соответствии Приказом №Т-8, утвержденного Письмом Роструда от 01.06.2011 года №1493-6-1.

По завершению установления факта пропажи и оформлению необходимых актов, комиссия приступает к восстановлению утерянной документации. Если четко не выявлено, какая часть первичных дел потеряна, создается дополнительная инвентаризационная комиссия.

Ответственность

Согласно статье 27 Федерального закона № 125, на должностных лиц организации при утрате первичных документов могут быть обращены следующие виды взыскания:

Налоговая ответственность:

  • 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п.1 ст.126 НК РФ);
  • 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период;
  • 30 000 рублей – при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (пункт 2 статьи 120 НК РФ);
  • штрафные санкции в размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (пункт 3 статьи 120 НК РФ).

Административная ответственность

Согласно статье 15.11 КоАп РФ, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.

Уголовная ответственность:

  • при уклонении от уплаты налогов на должностное лицо может быть наложен штраф в размере 100 000 – 300 000 рублей, либо удержания заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо произведен арест на срок до 2 лет с лишением занимать аналогичную должность в течение 3-х лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ);
  • при уклонении от уплаты налогов в особо крупных размерах – штраф от 200 000 до 500 000 тысяч, либо удержание заработной платы от 1 до 3 лет, либо арест до 5 лет с лишением прав занимать прежнюю должность в течение 3-х лет или без такового ограничения (часть 2 статьи 199 УК РФ).

Следует учесть, что если при утрате или незаконном уничтожении документов руководство организации не примет необходимые действия по их восстановлению, это будет наказано в соответствии пунктом 1 и 4 статьи 110 Налогового Кодекса РФ.

  • Нормативно-правовые акты, предусматривающие ответственность за сохранность архивных документов

  • Необходимость унификации нормативных документов

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее ― Закон № 125-ФЗ) регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Субъектом права в данном случае являются публичные образования: органы власти всех уровней и подведомственные им организации, органы местного самоуправления, коммерческие структуры. Объектом права является архивный документ, на который направлены юридически значимые действия субъекта: реализация полномочий по распоряжению в пределах, установленных законом.

Возникновение правоотношений, регулируемых Законом № 125-ФЗ, исходит от нормы статьи 13 «Создание архивов», которая обязывает государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа создавать архивы для хранения, комплектования, учёта и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. А организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Архивный документ ― это объект права, а именно объект права собственности. Особый статус архивного документа закреплён в Законе № 125-ФЗ. В отношении архивного документа устанавливается владелец ― государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Собственно, исходя из анализа норм статей и понимания юридического статуса архивного документа, юридические и физические лица несут ответственность за сохранность тех документов, которые отнесены к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, и за те документы, которые поименованы в подзаконных нормативных актах. Не любой хозяйствующий субъект может быть отнесён к источникам комплектования государственных архивов, а те документы, которые образовались в деятельности этого субъекта, могут быть переданы на архивное хранение по договору.

Сферу архивного дела регулирует множество нормативно-правовых актов, с первого раза сложно разобраться что к чему, и возникает масса вопросов. Чтобы далеко не уходить в анализ существующих норм, начнём с принципиально важной нормы:

1. Законом прямо предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.

2. Организации вправе создавать архивы в целях хранения и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

К организации архивного дела в органах государственной власти, местного самоуправления и хозяйствующим субъектам применимы Основные правила работы архивов организаций (одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Данные Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесённых к государственной или муниципальной собственности.

Из закона вытекает, что создание архива в организации относится к её праву, а вот обеспечение сохранности документов ― к обязанности. Кроме вышеперечисленных норм, имеется ещё ряд подзаконных актов, которые косвенно указывают на то, что создание архива в организации ― это требование, ведь, по сути, кроме архивного способа хранения документов, иных не имеется. Работа с документами в архиве напрямую связана с обеспечительной мерой по их сохранности. Так пунктом 2.14 Правил (2015 г.) установлено, что сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

Статья 27 Закона № 125-ФЗ предусматривает несколько видов юридической ответственности за сохранность документов: ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Раздел 1.5. Основных правил работы архивов организаций (2002 г.) устанавливает, что архив совместно с руководителем организации несёт ответственность за:

  1. несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

  2. утрату и несанкционированное уничтожение документов;

  3. необоснованный отказ в приёме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций при ликвидации организации или изменении формы собственности;

  4. нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Как понимается, за нарушение положений раздела 1.5. Основных правил работы архивов организаций предусмотрена ответственность статьёй 13.20 КоАП РФ: нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трёхсот рублей; на должностных лиц ― от трёхсот до пятисот рублей.

К Правилам данная норма-санкция относит порядка 39 подзаконных нормативных актов, среди них:

  1. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 № 9059).

  2. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 2011 г. № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения».

  3. Федеральный закон Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст. 29 «Хранение документов бухгалтерского учёта»).

  4. Постановление Правительства РФ от 16.10.2003 № 630 (ред. от 09.03.2010) «О Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей, Правилах хранения в единых государственных реестрах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей документов (сведений) и передачи их на постоянное хранение в государственные архивы, а также о внесении изменений и дополнений в Постановления Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 и 439» (вместе с «Правилами ведения Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей и предоставления содержащихся в нем сведений»).

  5. Основные правила работы архивов организаций (одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

  6. Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Однако для некоторых форм хозяйствующих субъектов (акционерное общество, инвестиционный фонд, негосударственный пенсионный фонд, страховщики) предусмотрены отдельные нормы о сохранности документов, и связано это, прежде всего, с их финансовой деятельностью. Отдельные ФЗ устанавливают обязанность по сохранности документов:

За нарушение норм, предусмотренных данными законами, предусмотрена санкция статьи 13.25 КоАП РФ:

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов ―

влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц ― от двухсот тысяч до трёхсот тысяч рублей.

2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов ―

влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц ― от двухсот тысяч до трёхсот тысяч рублей.

3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности, которых предусмотрены страховым законодательством, ―

влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц ― от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

А также, в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте», организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

При этом ответственность за организацию хранения учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности несёт руководитель организации. За грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта и представления бухгалтерской отчётности, а равно порядка и сроков хранения учётных документов установлена административная ответственность в отношении должностных лиц в соответствии со статьёй 15.11 КоАП РФ.

Кроме того, согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ организация налогоплательщик обязана в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов. Отсутствие данных документов может повлечь достаточно серьёзные последствия.

По статье 13.25 всё очевидно: есть перечень документов, за сохранность которых несёт ответственность должностное или юридическое лицо. Более того, полагаю, что данные перечни можно расширить, включив в них документы по личному составу: приказы по личному составу (со сроками хранения от 5 до 50 (75) лет), личные дела сотрудников, лицевые счета.

Если рассмотреть более подробно санкцию статьи 13.20 КоАП, то выходит, что за каждый этап архивного делопроизводства предусмотрено единое наказание, будь то хранение (например, нарушение требований температурно-влажностного режима), учёт, комплектование или использование, хотя по характеру и объёму работы это совершенно разные категории. Под сохранностью документов можно понимать весь комплекс этих этапов, так как они не могут существовать один без другого. Нельзя применить санкцию только лишь за несоблюдение температуры и влажности в помещении архива. Должна быть причинно-следственная связь между действиями/бездействием ответственных лиц и наступившими последствиями, например, такими как физическая утрата части документа из-за распространения плесневых грибков или набухание бумаги из-за высокой влажности, что приводит к размыванию текста и невозможности его прочтения и т. д. Если говорить о комплектовании, то оно включает в себя три части: определение источников комплектования архива; определение состава документов, подлежащих приёму в архив; организация передачи документов в архив, то непонятно, где тут искать состав правонарушения.

Полагаем, что формулировка данной статьи абстрактна. Должно быть чётко определено, за какие именно действия/бездействие применимо наказание и в каком размере, либо переформулировать её, например «нарушение сохранности архивных документов», и дать дефиницию тому, что будет пониматься под «сохранностью архивных документов». Это понятие будет содержать в себе не только понимание физической сохранности архивных документов на полках в коробках, но и качественную часть по их созданию, начиная от разработки номенклатуры дел и заканчивая научно-технической обработкой.

На мой взгляд, необходимо принятие единого нормативного акта, который регулировал бы отношения в сфере обеспечения сохранности архивных документов, будь то документы бухгалтерские, кадровые или управленческие. Данный акт должен объединить в себе нормы по охране документов в коммерческих структурах всех организационно-правовых форм.

Например:

Статья 8. Обеспечение сохранности документов по личному составу

8.1. К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу (о назначении, увольнении, перемещении, присвоении званий, наград, перемене имени, отпуску по уходу за ребёнком, отпуску без сохранения заработной платы, аттестации, повышении квалификации и др.), трудовые книжки, личные дела, лицевые счета.

8.2. Работодатель, независимо от организационно-правовой формы, обязан хранить данные документы согласно срокам, установленным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Если срок хранения не установлен Перечнем, то согласно сроку, установленному Экспертно-проверочной комиссией организации и уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

8.3. Работодатель обязан обеспечить физическую сохранность документов, предъявляемых пп.____ Правил (2015 г.)

8.4. Работодатель обязан вести документы архивного учёта в отношении документов по личному составу в соответствии с требованиями п. 2.14-2.37 Правил (2015 г.).

Соответственно, должны быть пересмотрены и нормы-санкции за нарушение норм в сфере сохранности архивных документов в коммерческих структурах. Особенно в части суммы штрафа для юридических лиц. Кроме того, как правило, вопрос о предоставлении документов возникает в рамках судебных споров между коммерческими структурами либо по инициативе налогового органа к хозяйствующему субъекту. В ходе процесса выясняется, что документы утрачены или вообще не созданы, но данное нарушение не будет относиться к этому делу, либо об этом нарушении, если оно известно истцу, должно быть заявлено в иске изначально.

Если говорить о процедуре выявления нарушений организациями архивного законодательства, то в соответствии с пунктом 59 части 2 статьи 28.3 протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных статьёй 13.20, частью 2 статьи 13.25 Кодекса, составляются должностными лицами органов, уполномоченных в области управления архивным фондом. Приказ Росархива от 18 февраля 2002 г. № 18 «Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона «О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях”» (с изменениями от 25 марта 2002 г.) установил перечень следующих должностных лиц, в соответствии с частью 4 статьи 28.3 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных статьёй 13.20, частью 1 статьи 19.4, частью 1 статьи 19.5, статьями 19.6, 19.7 Кодекса:

  1. руководитель Федеральной архивной службы России, его заместители;

  2. руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители;

  3. руководители архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители;

  4. руководители структурных подразделений архивных органов субъектов Российской Федерации, их заместители;

А с 1 сентября 2013 года Банк России рассматривает дела об административных правонарушениях, предусмотренных частями 1 и 3 статьи 13.25 и др.

В завершение статьи сделаем следующие выводы: нормы в сфере архивного дела разрозненны и содержатся в огромном количестве подзаконных нормативных актов, что создаёт препятствие в их понимании и применении; отсутствие чётко определённой ответственности за сохранность архивных документов; действующая санкция статьи 13.20 КоАП РФ ничтожно мала, санкция статьи 13.25 КоАП РФ зачастую не соответствует содеянному правонарушению.

Очевидна значимость архивных документов для установления юридических фактов, для представления выписок или копий в суд в качестве доказательства по делу. Архивные документы содержат исторически значимую информацию, которая необходима для научно-исследовательских целей. В этом и заключается использование и применение архивных документов. Также архивный документ имеет огромное значение для защиты законных интересов и прав граждан (например, документы по личному составу, личные дела, лицевые счета, то есть те документы, которые отражают трудовую деятельность гражданина, или, например, документы, устанавливающие права собственности, и иные документы, которые подтверждают специальный или иной статус гражданина). Архивный документ в данном случае ― это официальный и единственный источник информации. Как показывает практика, компании-работодатели нарушают нормы закона о сохранности документов по личному составу, что приводит к их утрате и невозможности восстановления. Необходимо унифицировать архивное законодательство, придать особый юридический статус архивному документу и пересмотреть порядок принятия документов коммерческих структур в Архивный фонд Российской Федерации. Также необходимо предусмотреть ответственность не только за сохранность архивных документов, отнесённых к Архивному фонду Российской Федерации, но и за те документы, которые имеют или могут иметь юридическое значение1.

1 См. также: Сичкарева М.М. Судебная ответственность при утрате документов // Делопроизводство. 2017. № 1. С.100-106.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *