Перечень журналов по охране труда на предприятии

Содержание

Перечень необходимых журналов по ОТ на предприятии

Журналы по ОТ используются для того, чтобы систематизировать необходимую информацию, осуществлять оперативный контроль в сфере ОТ на предприятии и фиксировать сведения о соблюдении сроков для проведения обязательных инструктажей персонала.

Список журналов по ОТ, которые обязательно должны быть на предприятии, зависит от специфики его хоздеятельности, а также того, какие специалисты участвуют в производственном процессе. Однако есть и такие регистры, наличие которых обязательно в любой организации.

Это журналы:

  1. Регистрации:
    • Вводного инструктажа по ОТ — согласно ст. 212, 225 ТК РФ и Порядку обучения, утв. совместным постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29, содержит информацию о вновь принятых сотрудниках, с которыми был проведен инструктаж, инструкторе (с указанием должностей), дате проведения, при этом каждая запись заверяется подписями инструктора и инструктируемого. Форма журнала приведена в приложении А4 к ГОСТ 12.0.004-2015.
    • Первичного (повторного, внепланового и т. д.) инструктажа по ОТ на рабочем месте — согласно ст. 225 ТК и названному Порядку, содержит информацию о сотрудниках, которые прошли инструктаж, организованный непосредственным руководителем подразделения. Инструктаж завершается устной проверкой знаний. По завершении инструктажа в журнале ставится отметка о предоставлении допуска к самостоятельной работе.
    • Несчастных случаев на производстве — форма данного регистра под № 9 утверждена постановлением Минтруда «Об утверждении форм документов…» от 24.10.2002 № 73. Сюда специалист службы ОТ вносит сведения о случившихся на предприятии несчастных случаях после проведения служебной проверки по каждому из них.
    • Противопожарного вводного инструктажа — в этот журнал вносятся сведения по результатам инструктажа, проведенного со всеми принимаемыми на работу сотрудниками. Ведение поручается специалисту, отвечающему за пожарную безопасность на предприятии.
  2. Учета:
    • Инструкций по ОТ. Специалистам, которым поручено ведение этого регистра, рекомендуется присваивать каждой инструкции по ОТ свой уникальный номер, в наименовании следует указывать службу, для которой инструкция была создана. При разработке журнала можно брать за основу форму из приложения № 9 к методическим рекомендациям, утв. постановлением Минтруда от 17.12.2002 № 80.
    • Выдачи сотрудникам инструкций по ОТ — данный регистр необходим для фиксации всех фактов выдачи инструкций по ОТ сотрудникам для ознакомления. В качестве образца рекомендуется использовать форму из приложения № 10 к упомянутым выше методическим рекомендациям.
    • Обучения по ОТ — здесь отражаются факты периодического прохождения инструктажа (производится учет посещения таких мероприятий, объема и содержания доведенной до сотрудников информации).
    • Присвоения I-й группы по электробезопасности персоналу, не связанному с обслуживанием электротехники, в котором фиксируются результаты прохождения соответствующего инструктажа. Заполнение такого журнала обычно поручают сотруднику, который имеет 3-ю группу по электрической безопасности. Группы допуска к работе с электрооборудованием указаны в приложении № 1 к правилам по охране труда, утв. приказом Минтруда от 24.07.2013 № 328н.
    • Проверки знаний по электробезопасности — он нужен для фиксации результатов проверок электротехнического персонала. В качестве образца используется форма из приложения № 6 к правилам, утв. приказом Минтруда от 24.07.2013 № 328н (далее по тексту — Правила).
    • Первичных средств тушения пожаров — в нем отображаются сведения о проведении проверки средств тушения пожаров.
    • Проверок со стороны надзирающих и контролирующих органов по соблюдению норм по ОТ. В качестве типовой рекомендуется использовать форму из приложения № 4 к приказу Минэкономразвития «О реализации положений…» от 30.04.2009 № 141.
    • В отдельных регионах список расширяется. К примеру, в Амурской области дополнительно требуется ведение журналов 1-й и 2-й ступеней контролирования условий труда на предприятии. Речь идет о трехступенчатом контроле, осуществляемом при помощи фиксации данных в соответствующем регистре, в котором отображаются сведения о ежедневном (еженедельном) осмотре рабочих мест с целью выявления недостатков системы ОТ на предприятии. 3-я ступень оформляется специальным актом, который составляет действующая на предприятии комиссия по охране труда (постановление правительства Амурской области от 06.06.2009 № 244).

В соответствии со спецификой производственных процессов на предприятиях также могут использоваться журналы:

  1. Учета:
    • Работ по распоряжениям и нарядам-допускам при работе с электроустановками. Используется для отображения сведений по проведению работ специалистами, обладающими соответствующим разрядом и прошедшим специнструктаж и проверку знаний. При составлении журнала за основу рекомендуется брать форму из приложения № 8 к Правилам.
    • Медосмотров водителей перед рейсами. В регистре отмечается информация по результатам медосмотров водителей, за основу берется форма, представленная в п. 5 приложения № 9 к приказу Минздрава СССР «О совершенствовании системы медосмотров…» от 29.09.1989 № 555.
    • Выдачи и содержания СИЗ (средств индивидуальной защиты). Рекомендуемая форма журнала представлена в приложении № 1 к инструкции, утв. приказом Минэнерго от 30.06.2003 № 261.
    • Работ по техобслуживанию и ремонту объектов недвижимости.
  2. Регистрации:
    • допусков к выполнению работ повышенной опасности;
    • испытаний СИЗ;
    • профзаболеваний;
    • огневых работ.

Правила заполнения журнала по ОТ, как прошнуровать журнал

До 01.03.2017 ведение и, соответственно, заполнение журналов по охране труда на предприятиях осуществлялось по стандарту ГОСТ 12.0.004-90. Теперь же используется порядок ведения журналов по ОТ, скорректированный с учетом требований ГОСТ 12.0.004-2015 (приказ Росстандарта «О введении в действие…» от 09.06.2016 № 600-ст).

Все страницы в журнале по ОТ должны быть пронумерованы, при том нумерация используется сквозная, начиная с титульного листа. На титульном листе, как правило, указываются наименование предприятия, структурного подразделения (службы, участка), даты начала и окончания ведения журнала.

Остатки нити после прошнуровывания всех страниц журнала необходимо вывести на последнюю страницу, зафиксировать и сверху заклеить листом бумаги, на котором надлежит указать, сколько страниц пронумеровано и прошнуровано. Надпись, сделанная на полоске бумаги, заклеивающей концы нити, должна быть заверена подписью руководителя предприятия и печатью (при наличии). При заверке печатью следует учесть, что ее оттиск должен отпечататься и на наклеенной полоске, и на последней странице прошнурованного журнала.

Как вести журнал распоряжений по ОТ, как правильно его прошить

Журнал распоряжений по ОТ необходим на предприятиях с действующими производственными цехами (участками) для фиксации всех издаваемых руководством распоряжений, имеющих отношение:

  • к стажировке сотрудников;
  • допуску к самостоятельному выполнению работы;
  • передаче полномочий по выполнению распоряжений ответственным лицам;
  • выплате поощрений, объявлению дисциплинарных взысканий и пр.

В журнале обязательно должны содержаться записи об ознакомлении с этими распоряжениями упомянутых в них сотрудников. После завершения календарного года под записями, сделанными за истекший год, проводится жирная черта и проставляется следующий год. Нумерация при этом начинается заново.

Как и все регистры, заводимые на предприятиях, журнал распоряжений по ОТ должен быть перед началом использования пронумерован (начиная с титульного листа) и прошнурован. Нить, которой прошнуровывается журнал, должна быть выведена на его последнюю страницу и заклеена полоской бумаги с надписью, которая указывает число прошнурованных страниц. Надпись заверяется подписью лица, ответственного за ведение регистра, руководителя предприятия, а также печатью — при этом одна часть оттиска должна располагаться на приклеенном листке бумаги, а другая — на последней странице журнала (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Каковы сроки хранения журналов, где можно бесплатно скачать образец журнала учета занятий по ОТ

Согласно положениям раздела 7.3 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, журналы по ОТ имеют разный срок хранения, в зависимости от заносимой в них информации. Так, журналы регистрации несчастных случаев должны храниться постоянно (п. 630 Перечня). Журналы инструктажей по технике безопасности хранятся 10 лет (п. 626). Журналы регистрации наложения админвзысканий за нарушение санитарных норм, а также учета постановлений о штрафах — 3 года (пп. 642 и 643).

Как правило, порядок оформления журналов по ОТ аналогичен тому, который используется для ведения других видов регистров. Различия могут быть лишь в количестве и содержании граф — это связано со спецификой отрасли и содержанием сведений, необходимых для отражения в регистре по тому или иному вопросу. Скачать образцы журналов по охране труда вы можете на нашем сайте.

Предлагаем ознакомиться с образцом регистра, в котором ведется учет обучающих мероприятий по ОТ.

Обложка журнала выглядит следующим образом:

Журнал

учета занятий по охране труда

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

(цех, отдел, лаборатория, структурное подразделение, участок)

Преподаватель _________________________________________________________

(Ф. И. О., должность)

Начало обучения: «___» ____________ 20__ г.

Окончание обучения: «___» ____________ 20__ г.».

Страницы журнала оформляются в виде таблицы:

№ п/п

Ф. И. О. обучаемого

Должность

Дата проведения занятий и отметки о посещаемости и успеваемости

Дата занятий

Краткое содержание материала, раскрытого на занятиях

Количество часов по изучаемой теме

Подпись преподавателя

Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации?

Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет. Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица.

Например, в постановлении Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (п. 41) говорится:

«Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы».

Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается. Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.

Следует также отметить, что на федеральном уровне нормативными документами не установлено обязательного требования применения в общем делопроизводстве именно пронумерованных и прошнурованных регистрационно-учетных журналов. Если такие требования не установлены ведомственными или корпоративными нормативными актами, то для регистрации документов следует применять обычные журналы.

Какие журналы обязательно нужно вести в организации?

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа.

Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:

  • на обязательные для ведения;
  • на рекомендуемые.

Подробнее о регистрационных книгах и журналах читайте здесь:

  • Журналы, которые проверит инспектор. Как оформить подписи и решить другие вопросы
  • Обязан ли работодатель вести журнал регистрации трудовых договоров
  • Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу ниже по тексту.

Образцы оформления журналов можете посмотреть пройдя по ссылкам:

Читайте о Журнале учета командировок еще больше по ссылке.

Обязательные для заполнения

  • Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимыхорганами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля
  • Журнал учета работников, выбывающих в командировки
  • Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  • Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей
  • Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  • Журнал регистрации вводного инструктажа
  • Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Рекомендуемые для заполнения

  • Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации
  • Журнал регистрации приказов на отпуск
  • Журнал регистрации приказов по личному составу
  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • Журнал регистрации трудовых договоров
  • Журнал учета совместителей
  • Журнал регистрации должностных инструкций
  • Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке
  • Журнал регистрации иностранных работников
  • Журнал учета переводов
  • Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком
  • Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности иродам, отпуске по уходу за ребенком
  • Журнал учета личных дел
  • Журнал регистрации договоров о материальной ответственности
  • Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам
  • Журнал учета исполнительных листов
  • Журнал учета выданных доверенностей
  • Журнал регистрации заявлений работников
  • Журнал учета исходящей корреспонденции
  • Журнал учета входящей корреспонденции
  • Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации
  • Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам
  • Журнал учета поощрений работников
  • Журнал учета дисциплинарных взысканий работников

Подробности в материалах Системы Кадры:

Мы рассказывали ранее об обязательных журналах учета в кадровом делопроизводстве в материале по ссылке.

1.Справочник:

Журналы учета и регистрации

Наименование журнала
(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ)
Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении 75 лет
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации 75 лет
Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации Не предусмотрена Произвольная Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ 5 лет
Журнал регистрации трудовых договоров Не предусмотрена Произвольная Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах 75 лет
Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц 5 лет
Журнал регистрации приказов по основной деятельности Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания Постоянно
Журнал регистрации приказов по личному составу Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации 75 лет
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653 Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. № 73 Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве Постоянно
Журнал регистрации приказов на отпуск Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков 5 лет
Журнал учета поощрений работников Не предусмотрена Произвольная Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации 75 лет
Журнал учета дисциплинарных взысканий работников Не предусмотрена Произвольная Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению 75 лет
Журнал регистрации приказов об увольнении Не предусмотрена Произвольная Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников 75 лет
Журнал регистрации листков нетрудоспособности Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих 5 лет
Журнал учета работников, выбывающих в командировки Не предусмотрена

Произвольная.

Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения 5 лет
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы Не предусмотрена

Произвольная.

Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания 5 лет
Журнал учета переводов Не предусмотрена Произвольная Для отражения видов и сроков переводов работников 75 лет
Журнал учета совместителей Не предусмотрена Произвольная Для учета совместителей и характера совместительства 75 лет
Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации Не предусмотрена Произвольная Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации 75 лет
Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам Не предусмотрена Произвольная Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов 75 лет
Журнал регистрации должностных инструкций Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения 75 лет
Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников 5 лет
Журнал регистрации вводного инструктажа Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников Постоянно
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки Постоянно
Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности Предусмотрена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 Утверждена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников Постоянно
Журнал учета входящей корреспонденции Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации входящей корреспонденции 5 лет
Журнал учета исходящей корреспонденции Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации исходящей корреспонденции 5 лет
Журнал регистрации заявлений работников Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи 75 лет
Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке Не предусмотрена Произвольная Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания 75 лет
Журнал регистрации иностранных работников Не предусмотрена Произвольная Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов 5 лет
Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия 75 лет
Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком Не предусмотрена Произвольная Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы 75 лет
Журнал учета личных дел Не предусмотрена Произвольная Для отражения и учета личных дел работников 75 лет
Журнал регистрации договоров о материальной ответственности Не предусмотрена Произвольная Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены 75 лет
Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей Предусмотрена приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н Установлена пунктом 14 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей Постоянно
Журнал учета выданных доверенностей Не предусмотрена Произвольная Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи Постоянно
Журнал учета исполнительных листов Не предусмотрена Произвольная Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях 5 лет

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на vip.1kadry.ru
Дата копирования: 05.08.2016

1.Ответ: Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе

В.И. Андреева

Виды журналов

Эксперт делится важной информацией о журнале учета передачи персональных данных в материале по ссылке.

Какие журналы обязательно вести в отделе кадров

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:

  • факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);
  • события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
  • документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по Журналу учета проверок можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.

Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:

  • на обязательные для ведения;
  • на рекомендуемые.

В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения. Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то Журнал договоров о материальной ответственности ей не пригодится. Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится Журнал учета ознакомления с локальными актами.

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу.

Вопрос из практики: как поступить, если журнал учета утерян

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. На практике сложилось несколько подходов в зависимости от того, относится утерянный журнал к обязательным для ведения журналам или носит только рекомендательный характер.

Если утерян обязательный для ведения журнал (например, Журнал регистрации вводного инструктажа или Книга учета движения трудовых книжек), то рекомендуется составить акт в произвольной форме за подписью не менее трех сотрудников, в котором нужно отразить факт утери, ее обстоятельства и причины. Такой акт послужит объяснением факта отсутствия у работодателя обязательных для фиксации сведений за определенный период. Если установлено лицо, виновное в утере, следует дополнительно взять с него объяснительную.

О Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы читайте подробнее здесь.

На основе акта, объяснительной издайте приказ в произвольной форме о начале ведения нового журнала или об оформлении дубликата.

Если утерянный журнал завели относительно недавно и у работодателя есть возможность восстановить записи на основании имеющейся документации, в том числе хранимой в электронном виде, то в таком случае рекомендуется оформить дубликат утерянного журнала учета.

Если восстановить сведения и, как следствие, журнал невозможно, то работодателю следует завести новый журнал учета. В этот журнал вносите сведения с даты его оформления.

Статья о Журнале регистрации отпусков поможет вам не допускать ошибок в работе.

Если утерян журнал, который носит рекомендательный характер, то решение о необходимости его восстановления и дальнейшего ведения каждая организация принимает самостоятельно. В том числе можно руководствоваться порядком, сложившимся в отношении журналов, которые обязательны для ведения.

Памятка по заполнению журнала в начальной школе

Памятка по заполнению журнала

1.Классный руководитель и учителя-предметники несут ответственность за состояние, ведение и сохранность журнала.

2.Журнал рассчитан на учебный год. Журналы параллельных классов нумеруются литерами, например, 1 А класс, 2 Б класс, 3 В класс и т.д.

3.Категорически запрещается допускать обучающихся детей к работе с классными журналами.

4.Записи в журнале должны быть сделаны шариковой ручкой синего цвета четко, аккуратно, без исправлений.

5.В конце четверти и учебного года журнал сдается классным руководителем на проверку заместителю директора по учебно-воспитательной работе.

6Классный журнал хранится в архиве учреждения 5 лет.

В конце каждого учебного года журналы, проверенные и подписанные директором или заместителем директора по УВР, сдаются в архив.

После 5-летнего хранения из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и записями о переводе учащихся в следующий класс.

Сформированные за год и сброшюрованные дела хранятся в образовательном учреждении не менее 25 лет.

Журнал проверяется на предмет правильности и своевременности записи тем уроков по учебным предметам, плотности и объективности опроса, дозировки домашних заданий, недопустимости письменных заданий на выходные (суббота и воскресенье) и праздничные дни.

Для обеспечения полноценного отдыха детей в течение рабочей недели НЕДОПУСТИМО давать домашние задания на понедельник»

Также нельзя давать домашние задания на праздничные дни. Данное требование относится ко всем учебным предметам, независимо от количества часов по учебному плану в неделю;

В конце каждой учебной четверти журнал проверяется особенно тщательно. Уделяется внимание:

  • фактическому усвоению программы (соответствие учебному плану и тематическому планированию);

  • объективности выставленных текущих и итоговых отметок;

  • наличию контрольных и текущих проверочных работ;

  • наличию лабораторных, практических работ;

  • правильности записи замены уроков;

  • проведению уроков-экскурсий; уроков-обобщений и других занятий, проводимых в нетрадиционной форме, особенно это касается организации четвёртых часов нетрадиционных занятий, то есть не в классно-урочной форме, в адаптационный период в первом классе.

Уроки в нетрадиционной форме также записываются в классный журнал.

Например, провести последними уроками в течение сентября-октября 4-6 экскурсий по окружающему миру; 3-4 — по изобразительной деятельности; 4-6 – по труду; 4-5 уроков — театрализации по музыке; 6-7 уроков-игр и экскурсий по математике.

Например: запись темы по математике:

Дата

Домашнее задание

08. 09.

Урок экскурсия. Счёт предметов.

В конце года классный руководитель сдаёт журнал на проверку администратору.

Кроме указанных обязательных проверок могут быть еще целевые проверки, а также проверки, проводимые финансовыми органами. Администратор, проверяющий журнал, обязательно делает подробную запись на странице «Замечания по ведению классного журнала» (указываются цель проверки и замечания). Кроме замечаний делается также пометка об устранении отмеченных недостатков и сроках их устранения.

6.Заместитель директора по учебно-воспитательной работе проводит инструктаж учителям, работающим в 1-4 классах, и знакомит их с требованиям, предъявляемым к ведению журнала, с учетом изучаемых дисциплин.

Дает указания учителям о четком распределении страниц журнала, отведенных на текущий учет успеваемости и отметку посещаемости обучающихся на год в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет:

1 час в неделю — 2 страницы;

2 часа в неделю — 4 страницы;

3 часа в неделю – 5 страниц;

4 часа в неделю – 7 страниц и так далее.

В соответствии с данными указаниями классный руководитель оформляет страницу «Оглавление» (названия всех учебных предметов, соответствующие учебному плану школы, записываются с заглавной буквы). (для факультативов, элективных курсов, курсов внеурочной деятельности отдельные журналы).

7.В листок здоровья сведения заносятся медицинским работником 2 раза в год. Классный руководитель под подпись знакомит всех учителей, работающих с его классом. Все вписанные рекомендации, данные в «Листке здоровья», должны в обязательном порядке учитываться всеми участниками образовательного процесса на всех уроках, а также на уроках физической культуры и внеклассных мероприятиях. Также необходимо их учитывать и при посадке детей в классе.

8.Категорически запрещается заводить отдельную страницу в журнале для фиксации тем классных часов, инструктажей для этого есть отдельный журнал.

9.Необходимо помнить, что в классном журнале подлежит фиксации только то количество уроков, которое соответствует учебному плану и соответственно подлежит оплате.

конецформыначалоформыОбязанности классного руководителя.

1.Классный руководитель заполняет в журнале:

— титульный лист

Заполнять титульный лист журнала следует согласно названию ОУ по Уставу и гербовой печати ОУ:

Классный журнал

1а класса

Муниципального бюджетного образовательного учреждения

«Шалинская средняя общеобразовательная школа №45»

п.г.т.Шаля

Шалинского района

Свердловской области

на 2018–2019 учебный год

  • оглавление (записываются названия всех учебных предметов, соответствующие учебному плану с заглавной буквы)

  • списки обучающихся на всех страницах (фамилия, имя – полностью на первой предметной странице) в алфавитном порядке (по первой, второй и т.д. буквам русского алфавита);

  • фамилию, имя, отчество учителя-предметника (полностью без сокращений) на всех страницах журнала;

  • наименования предметов и месяца со строчной буквы;

  • не допускаются сокращения в наименовании предметов;

  • общие сведения об обучающихся детях;

  • сводную ведомость посещаемости;

  • сводную ведомость учета успеваемости обучающихся детей;

  • сведения о количестве пропущенных уроков (только количественный показатель без дополнительных пояснений),

  • листок здоровья (фамилия, имя обучающихся – полностью); классный руководитель контролирует заполнение медицинским работником сведений о состоянии здоровья обучающихся.

2.Классный руководитель ежедневно отмечает количество уроков, пропущенных обучающимся, подводит итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым обучающимся за четверть и учебный год.

3.Классный руководитель переносит с предметных страниц в сводную ведомость учета успеваемости обучающихся отметки за четверть, итоговые отметки за год.

4.Классный руководитель записывает правильно названия учебных предметов (в соответствии с учебным планом школы).

  • литературное чтение

  • русский язык

  • математика,

  • окружающий мир,

  • изобразительное искусство,

  • технология,

  • музыка,

  • физическая культура,

  • иностранный язык со 2-го класса .

Если в соответствии с учебным планом в классе изучается два иностранных языка, то в оглавлении журнала делается запись: Иностранный язык(английский), Иностранный язык( немецкий)

5.Страницы (если они есть) «Показатели физической подготовленности учащихся» заполняются учителем физической культуры.

6.В случаях обучения обучающихся в лечебно-профилактических учреждениях и оздоровительных общеобразовательных учреждениях санаторного типа для детей, нуждающихся в длительном лечении, классный руководитель помещает в журнал справку об обучении(или табель успеваемости) в санатории или больнице.

7.Все изменения в списочном составе обучающихся детей в журнале (выбытие, прибытие) может фиксировать только классный руководитель после приказа по школе. Фамилия, имя учащегося, поступившего в школу в течение учебного года, записывается в конце списка на соответствующих страницах по предметам, а затем на следующих страницах фамилия и имя прибывшего вписывается строго по алфавиту.

В случае выбытия обучающего дата и номер приказа вносятся в журнал на каждую страницу всех предметов и на страницу «Сводной ведомости успеваемости учащихся» журнала вместо решения педсовета и именно на ту строку порядкового номера, где зафиксирована фамилия обучающегося:

«отчислен приказ № … от…….»

8.В ходе учебного года записки родителей по поводу отсутствия на занятиях обучающихся хранятся в журнале (в конверте, вклеенном в конце журнала), все справки от врача передаются медицинской сестре, так как являются важными документами, фиксирующими и объясняющими отсутствие детей в школе.

конецформыначалоформыОбязанности учителя-предметника.

1.Журнал заполняется учителем в день проведения урока. Количество проведенных уроков и соответствующие им даты должны совпадать. Дату проведения урока в правой части развернутого листа журнала надлежит фиксировать только арабскими цифрами, например: 05.09.; 23.11.(числа до 10 писать 01,02,03 и т.д.)

Даты, проставленные на развороте слева, должны строго соответствовать датам, проставленным справа. Месяц и число записываются в соответствии с расписанием уроков, утвержденным директором школы.

2.На правой стороне развернутой страницы журнала учитель обязан записывать тему, изученную на уроке, (не допуская сокращений слов.) Тема записанная в журнал должна строго сответствовать теме в поурочном планировании. При записи тем повторения, решения задач, практических работ, изложений обязательно указывается конкретная тема. В начальной школе сдвоенные уроки не проводятся.

Количество часов по каждой теме должно соответствовать календарно-тематическому планированию к рабочей программе по предмету.

3.По проведенным практическим, контрольным, письменным работам следует точно указывать их темы:

Например:

Контрольная работа №4. «Вычитание и сложение

двузначных чисел»;

Проверочная работа. » Предлоги».

Лабораторная работа №2. «Определение сторон горизонта».

Отметки за письменные контрольные работы проставляются в графе того дня, когда проводилась данная работа, и в сроки, оговоренные соответствующим положением (на проверку работ отводится не более двух дней).

4.В графе «Домашнее задание» записываются содержание задания с отражением специфики организации домашней работы и характер его выполнения (повторить, выучить наизусть, прочитать, рассказывать), номер страницы, номера задач и упражнений, практические задания. Если учащимся дается задание по повторению, то конкретно указывается его объём.

В случае если на уроке не дается домашнее задание, допускается отсутствие записи в соответствующей графе.

Дата

Домашнее задание

15.02.

А.С. Пушкин. Зима.

Выучить стихотворение наизусть.

Домашние задания даются обучающимся в соответствии с санитарными нормами.:

2-3 класс-1,5 ч.

4 класс-2 ч.

5.Учитель обязан систематически проверять и оценивать знания обучающихся, а также отмечать их посещаемость (отмечает отсутствующих на уроке строчной буквой “н”).

Отметка за четверть по предметам определяется как среднее арифметическое текущих отметок и выставляется в журнал целыми числами в соответствии с правилами математического округления и с учетом отметок за контрольные работы.

6.Особые требования к заполнению страницы иностранного языка. Все записи должны быть на русском языке, кроме разделов грамматики, которые трудно переводятся на русский язык.

Выставление отметок

1.В 1-м классе исключается система бального (отметочного) оценивания». Отметки ставятся со 2-го класса.

2.Рекомендация: отметочную фиксацию достижений учащихся в 2-4 классах следует начинать не сразу, а спустя 1-2 недели (после повторения за предыдущий класс).

Следует помнить, что выставление неудовлетворительных отметок на первых уроках после длительного отсутствия учащихся (трёх и более уроков, после каникул) сдерживает развитие успехов в учебно-познавательной деятельности ученика и формирует негативное отношение к учению и учебной деятельности.

Выставление отметок по письменным работам.

1.Отметки по письменным работам проставляются в графе того дня, когда проводилась работа. Работу над ошибками следует проводить после каждого контрольного измерения (работа над ошибками – часть урока). Отметку по итогам работы над ошибками выставлять в графе того дня, когда она была проведена.

О форме письменной работы должна быть запись с обязательной пометкой темы, по которой проводилась работа:

Диктант. «Окончания имен существительных 1-го и 3-го склонения в предложном падеже».

Выставление в одной клетке двух отметок допускается только по русскому языку. Если по письменной работе выставляются две отметки, то ставятся в одной клетке без использования знака дробной черты 4 3

2.Между тематическими контрольными работами следует предусмотреть промежуточную аттестацию учащихся по изучаемой теме на основе выявления уровня образовательной подготовки школьников путем устного или письменного опроса.

3.Отметки за каждую учебную четверть выставляются учителем после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти без пропуска клетки. Не допускается пропуск клетки и графы в журнале для записи чисел и тем следующей четверти. Количество заполненных клеточек слева должно соответствовать такому же количеству строчек для записей тем уроков справа. Числа и названия месяцев также должны строго совпадать.

Не допускается выделять итоговые отметки (чертой, другим цветом и т.п.).

4.Итоговые отметки обучающихся детей за четверть должны быть обоснованы (то есть соответствовать успеваемости обучающегося ребёнка в аттестационный период). Чтобы объективно аттестовать обучающихся, необходимо не менее трех текущих отметок с обязательным учетом качества знаний обучающихся по письменным и практическим работам.

5.Выставление в журнале точек, отметок со знаком “минус”, “плюс”, записи карандашом не допускаются, так как таких оценочных знаков официально не существует. В клетках для отметок учитель имеет право записывать только один из следующих символов: 2, 3, 4, 5, н/а, н – пропуск урока.

6.Отметка «н/а» (не аттестован) может быть выставлена в случае отсутствия (пропуска) учащимся более 75% учебного времени по согласованию с учеником и его родителями.

В Законе РФ «Об образовании» зафиксировано, что учащиеся, не освоившие в полном объеме образовательную программу и имеющие академическую задолженность по одному или более предметам, переводятся в следующий класс условно.

После ликвидации задолженности в самом журнале оценка прежняя зачеркивается косой чертой, рядом ставится оценка по итогам ликвидации. Внизу страницы пишется «оценка Иванова И.И. исправлена в связи с ликвидацией задолженности. Приказ №__от____.» или «Оставлен на повторное обучение как не ликвидировавший академическую задолженность» Приказ №__ от___.

6.Детей, находящихся на индивидуальном обучении, в классный журнал не записываются. На них заводится отдельный журнал. Ученики, получающие данную форму образования, оцениваются по тем предметам, которые определены в их индивидуальном учебном плане, утвержденном директором школы. Все текущие отметки также проставляются в специальный журнал и дневник данного ученика.

7.На странице «сводная ведомость учета успеваемости» учащихся в столбце «решение педагогического совета (дата и номер)» в 1-4 классах записывается: протокол педсовета № … от … мая 201_ г. Переведен в … класс (или условно переведен) или делается запись об отчислении ученика.

8.При проведении практических работ по технологии, информатике, окружающему миру, физической культуре, изобразительной деятельности необходимо проводить инструктаж по технике безопасности и обязательно фиксировать в журнале по ТБ.

9.Если при работе в журнале допущена ошибка, необходимо, зачеркнув неправильную запись (отметку), четко исправить её, заверить достоверность исправления подписью директора и печатью.

Например: (исправление отметки за четверть)

Петров К. – отметка за 2 четверть – 4 (хорошо).

Подпись директора, печать.

10.Недопустимо при исправлении в журнале использование “корректирующей жидкости” или других закрашивающих средств.

11.Запрещается уносить журнал домой, выдавать на руки обучающимся детям.

Общие правила заполнения классного журнала

Заполняя классный журнал, всегда держите в голове тот факт, что он представляет собой отчетность, на основании которой оплачивается ваш труд. Это добавит чувства ответственности и обострит внимание, которое необходимо в процессе ведения журнала. Сколько занятий, соответствующих учебному плану, в журнале записано, столько вам и оплатят. Если не хочется работать бесплатно, делайте все своевременно.

Общефедеральных нормативных документов, которые регламентировали бы заполнение журнала, нет. Этот процесс регламентируется внутренними инструкциями учебного учреждения, но почти во всех школах требования одинаковы:

1. Заполняйте журнал вовремя. Это значит, что все отметки о явке/неявке, оценки и другие данные должны быть внесены в классный журнал непосредственно в день проведения урока. Пренебрегая этим правилом, вы рискуете не только попасть под санкции, но и забыть что-то важное. Делать записи заранее также нельзя.

2. Ведите все записи на русском. То же самое относится и к урокам иностранного языка.

3. Используйте шариковую ручку одного цвета. Цвет чернил, которые могут использоваться для заполнения журнала, указан в инструкции к заполнению. Это может быть синий или фиолетовый.

Совет: перед началом года закупите достаточное количество одинаковых ручек.

4. Пишите темы урока полностью, без сокращений.

5. Не ставьте прочерки, означающие повтор. Даже если урок был сдвоенным, темы каждого должны быть написаны отдельно.

6. Даты проводимых уроков пишите арабскими цифрами.

Помните: в классном журнале нужно указывать только те уроки, которые относятся к обязательной учебной программе. Для всего остального есть журнал дополнительного образования.

Есть целый ряд того, что принято считать грубыми нарушениями при ведении классного журнала. Предупрежден – вооружен. Давайте разберемся, за что директор школы может привлечь вас к административной ответственности.

Что заполняет классный руководитель?

Большую часть классного журнала должен заполнять классный руководитель. В его задачи входит: заполнить титульный лист, составить оглавление и перенести список учеников класса на все страницы.

  • Фамилии и имена школьников пишутся один под другим в алфавитном порядке. Исключением станут те, кого перевели в середине года. В таком случае данные нового ученика указываются в самом конце списка.

Классный руководитель также следит за пропусками и вносит соответствующие данные о суммарном количестве пропущенных занятий. Заполнение сводных ведомостей по посещаемости и успеваемости школьников – тоже обязанность классного руководителя.

  • Считать пропуски надо ежедневно. В конце каждой четверти выставляется итоговый показатель по посещаемости.

Сводная ведомость учета успеваемости. Сюда со страниц, которые ведут преподаватели-предметники, нужно переносить отметки за четверть/полугодие/год. Сделать это необходимо на второй день после окончания выбранного периода. Писать наименования предметов нужно с маленькой буквы, причем они должны точно совпадать с тем, что указано в школьном учебном плане. Фамилии и имена учащихся здесь необходимо писать полностью, как это отражено в официальном документе, удостоверяющем личность ученика.

  • Важно сохранять порядок, в котором должны идти оценки. Слева направо: годовая, экзаменационная, итоговая. Итоговые оценки должны быть выставлены не позднее чем через два дня после экзаменов и не могут превышать экзаменационный результат.

Когда четверть заканчивается, классный руководитель справа на листе журнала пишет, сколько было по факту проведено по каждому предмету учебных часов. Рядом фиксируется то количество, которое стоит в учебном плане. Если вдруг данные расходятся, нужно объяснить, по какой причине произошла нестыковка. Ее причиной могли послужить замены, больничные учителей, мероприятия и др.

Пример заполнения итогов проведенных за четверть уроков

Как фиксировать замены уроков

Если кто-то из учителей заболел, а вы его заменяете, нужно ставить в журнал соответствующие пометки:

1. В тот день, когда состоялась замена, вы пишете тему занятия. Она должна соответствовать тому, что давалось на уроке. То есть не нужно фиксировать то, что должен был проводить отсутствующий преподаватель – вы пишете свое, даже если это занятие по музыке вместо положенного ИЗО. Вся информация фиксируется на странице предмета учителя, которого заменяют.

2. Справа, куда обычно записывают домашнее задание, внесите пометку о замене, как это указано на примере ниже.

3. Поставьте свою подпись.

Пример того, как фиксировать замену в классном журнале

Завуч регулярно контролирует, насколько правильно вы ведете классный журнал. Итоги проверки фиксируются в самом документе на специально отведенной для этого странице. Если по вашей работе с журналом есть какие-то замечания, незамедлительно устраните их. Все требуют от преподавателей правильного и своевременного заполнения классного журнала. Мы рассказываем, как это делать.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ДЛЯ РЕГИСТРАЦИИ ПРОВЕДЕНИЯ ТЕСТИРОВАНИЯ

«Ремедиум», 2006, N 7

Ключ к написанию полезного лабораторного журнала очень прост: ясная схема, ясное описание и хороший почерк.

Howard M.Kanare

Правильное построение системы документации контрольных лабораторий является важным фактором обеспечения качества на фармацевтическом предприятии. Одним из объектов особого внимания должны быть документы, фиксирующие проведение испытаний.

Наиболее традиционной и привычной формой для документов, регистрирующих проведение тестирования, являются рабочие лабораторные журналы, но в последнее время все чаще сотрудники лабораторий высказывают пожелания об использовании для этих целей операционных листов, аналитических рабочих листов, или, другими словами, заполняемых форм.

Еще не так давно правомочность применения в лабораториях заполняемых форм подвергалась сомнению, но эта ситуация разрешилась в связи с введением в действие ГОСТ Р 52249-2004 «Правила производства и контроля качества лекарственных средств» , где в разделе 6.7. есть указание о том, что к документации по контролю качества относятся «операционные листы и/или лабораторные журналы».

Решение о выборе форм для регистрации проведения анализа должна принять сама фирма-производитель. При этом в отделе контроля качества могут использоваться или только лабораторные журналы, или только заполняемые формы, или сочетание этих видов документов. Записи в лабораторном журнале или заполняемой форме являются первичным документом, регистрирующим ход проведения анализа, поэтому весьма актуальным является вопрос их правильного оформления. К сожалению, в России еще не узаконены требования к ведению лабораторных записей, в отличие от, например, США, где в Национальной Фармакопее (USP) есть раздел Laboratory Records (лабораторные записи), содержащий основные требования, предъявляемые к такого рода документации. Более подробно эти требования изложены в GMP FDA § 211.194 . В такой ситуации для отечественных производителей очень полезным может быть обзор опыта зарубежных фармацевтических фирм . В лаборатории может существовать различная система использования журналов по проведению анализов. Например, каждый сотрудник ведет свой индивидуальный рабочий журнал, в котором записывает все виды проводимых им работ, например, «Рабочий журнал лаборанта (указать фамилию). Или журнал ведется на каждый препарат, например «Журнал анализа таблеток Анальгина», куда все сотрудники, задействованные в тестировании, вносят свои записи. Или журнал используется для регистрации тестирования по какому-то одному параметру, например «Журнал по определению влаги по К.Фишеру».

Подробно рассмотрим правила ведения индивидуального рабочего лабораторного журнала, т.к. эти требования в основном применимы и к ведению журналов, регистрирующих проведение тестирования по препаратам или по виду выполняемого анализа. Основное отличие состоит в том, что в индивидуальном журнале не обязательна подпись владельца этого журнала после каждого проведенного анализа, а в журнале, который могут использовать несколько сотрудников, данная подпись обязательна. Рабочий журнал — это не «личный» документ сотрудника, а одно из важнейших звеньев в документации отдела контроля качества, являющийся интеллектуальной собственностью предприятия. Сложившаяся на наших фармпредприятиях практика, когда практически любая тетрадь, зачастую принесенная из дома, записи в которой ведутся в произвольной форме, называется лабораторным журналом, недопустима. Порядок выдачи, регистрации, заполнения и хранения рабочих журналов должен быть четко регламентирован. Требования к форме лабораторного журнала, правилам его ведения и характеру ведения записей должны быть изложены в Стандартной операционной процедуре (СОП).

Можно порекомендовать следующий порядок регистрации, оформления и хранения журналов, практикуемый на многих зарубежных фирмах.

Чистый журнал выдается сотруднику лицом, имеющим на это право, чаще всего начальником лаборатории. Каждый журнал в лаборатории (впрочем, как и на всем предприятии) должен иметь свой индивидуальный регистрационный номер. Номер присваивается и регистрируется в списке журналов ответственным лицом при выдаче журнала. Сам факт выдачи-получения журнала следует зафиксировать подписями как лица, выдавшего журнал, так и лица, получившего его.

Сотрудник, получивший журнал, должен пронумеровать страницы журнала и прикрепить на обложку этикетку, форма и содержание которой должны быть регламентированы в СОП. Можно порекомендовать включить в нее следующую информацию:

— идентификационный номер журнала;

— код СОП, в которой описан порядок работы с журналом;

— название предприятия;

— название отдела;

— название журнала;

— дату начала ведения журнала;

— дату окончания ведения журнала (заполняется позже);

— общее количество страниц.

После этого ответственное лицо ставит свою подпись и дату выдачи журнала или на этикетке или на определенном месте обложки.

Следует исключить ситуации, когда в отсутствии сотрудника невозможно найти его рабочий журнал. Рабочий журнал должен храниться или непосредственно на рабочем месте, или в другом отведенном для этого месте. Вынос журнала за пределы предприятия запрещен. При необходимости предоставления каких-либо данных из рабочего журнала, начальник ОКК должен дать разрешение на изготовление ксерокопий необходимых страниц и разрешить их вынос.

Правильность ведения журналов должна периодически проверяться лицом, имеющим на это полномочия. Рекомендуемая частота проверки — не реже 1 раза в месяц. Лицо, осуществившее проверку, должно записать в журнал свои замечания, дату и поставить подпись.

После окончания журнал должен быть сдан ответственному лицу. Факт сдачи должен быть зафиксирован подписями как лица, сдавшего журнал, так и лица, получившего его. Место хранения журнала должно быть определено в СОП. Журнал может храниться или в архиве ОКК, или в общем архиве предприятия. После сдачи на хранение доступ к журналу возможен только после разрешения начальника ОКК.

Срок хранения журналов определяет сама фирма. При этом следует исходить из того, что необходимо иметь информацию о выпуске серии лекарственного средства в течение как минимум 1 года после истечения срока годности. То есть, если максимальный срок годности продукции составляет 5 лет, то журналы следует хранить не менее 6 лет.

Если попытаться сформулировать основное требование к форме лабораторного журнала, то оно прозвучит так: журнал должен быть изготовлен таким образом, чтобы из него невозможно было удалить страницу, не оставив при этом следов. Поэтому предпочтительно использовать прошитые тетради и следует исключить тетради клееные и тем более на пружинах. Желательно использовать журналы с типографской нумерацией страниц, но учитывая, что это не всегда возможно, то вполне приемлемо, если номера страниц проставлены в чистой тетради от руки. Место расположения номера страницы (обычно верхний наружный угол) должно быть определено в СОП.

Так как при использовании в лаборатории журнал подвергается воздействию различных неблагоприятных факторов, например попаданию капель воды и органических растворителей, то дополнительным пожеланием к его форме является устойчивость к воздействию лабораторной среды.

Для обеспечения этого удобно использовать тетради с твердой обложкой, покрытой материалом, устойчивым к действию химических веществ и растворов.

Записи следует делать разборчивым почерком шариковой ручкой. Использование чернильных ручек не рекомендуется из-за возможности размывания записей при попадании воды. Часто рекомендуют использовать черную пасту или чернила, т.к. они более устойчивы к выцветанию. Конечно же, абсолютно исключены записи карандашом.

Первые 2-3 страницы удобно отвести под «Содержание», куда следует записывать дату, страницу журнала и название проводимой работы непосредственно перед ее началом. Рекомендуется каждый рабочий день в журнале начинать с новой страницы. Запись следует начинать с обозначения даты (день, месяц, год). Такое оформление облегчает поиск записи по дате.

В журнале не должно быть пустот, незаполненных мест, пропущенных чистых страниц. В конце рабочего дня сотрудник должен перечеркнуть косой чертой все пустые места, включая место от последней записи до конца страницы. Во многих руководствах рекомендуется, чтобы после этого он проставил свою подпись и дату.

Все так называемые «первичные» данные (навески, поправки, оптические плотности и т.п.) должны вноситься непосредственно в журнал. К сожалению, во многих лабораториях еще встречается практика записи первичных данных сначала на листок, а затем переписывание их в журнал. Такая организация работы может повлечь за собой и ошибки при перенесении данных, и их утрату, и сокрытие несоответствующих результатов при их получении. Следующий важный момент — ведение записей в режиме реального времени. Записи должны делаться сразу при выполнении работы, а не по памяти.

Обычно желание записать на листок связано с тем, что сотрудники не хотят «грязи» и исправлений в рабочем журнале. Следует им объяснить, что наличие исправлений при ручном способе ведения записей допустимо и не является ошибкой. При этом способ исправления ошибок в записях должен быть обязательно описан в СОП. Исправления могут быть сделаны только тем лицом, кто внес данную запись. Неправильная запись не должна замарываться или замазываться корректирующей жидкостью. Ее следует перечеркнуть одной чертой таким образом, чтобы через нее была видна исправляемая запись. Рядом следует проставить дату внесения исправления, подпись и причину внесения исправления.

Для того чтобы уменьшить количество записей, некоторые фирмы вводят кодировку наиболее часто встречающихся ошибок. При такой системе сотрудник вместо письменного объяснения причины исправления пишет код ошибки, например:

— С (calculation error) — ошибка при вычислении;

— S (spelling error) — орфографическая ошибка и т.д.

При решении вопроса о том, что следует писать в рабочем журнале при проведении анализа, следует опираться на основное требование — обеспечение прослеживаемости. Лабораторный журнал должен содержать настолько подробную информацию, которая позволила бы и через несколько лет полностью восстановить условия и ход проведения анализа. Логично, чтобы запись по проведению анализа состояла из следующих частей:

— идентификация образца;

— указание на методику проведения анализа и допустимые значения для определяемого параметра;

— записи по ходу проведения анализа;

— экспериментальные данные;

— расчет;

— оценка полученного результата.

Исследуемый образец должен быть однозначно идентифицирован. Для этого в лабораторном журнале необходимо указать название образца, внутренний код (если применяется), номер серии или партии. Для готовых лекарственных форм необходимо указание дозировки. При входном контроле следует внести название фирмы-производителя/поставщика, при анализе полупродукта — номер цеха или участка.

Отдельно следует отметить анализ архивных образцов, образцов возвращенной продукции, образцов при изучении и подтверждении сроков годности (с указанием времени хранения и климатических параметров) и т.д. Для готовой продукции необходимо зафиксировать вид упаковки.

Согласно требованиям ГОСТ, в записи по проведению анализа должен быть указан документ, описывающий метод анализа. Для предприятий, разработавших грамотную систему документации, этим документом является Спецификация, в которой определены и методы контроля, и допустимые значения для каждого определяемого параметра.

При внесении числового значения, например навески, следует указать размерность величины, если она ее имеет. При использовании инструментального оборудования следует записать его название и идентификационный номер, например, при взятии навески следует указать используемые весы. При проведении анализа методом высокоэффективной жидкостной или газовой хроматографии необходимо написать также тип и номер используемой хроматографической колонки.

Надлежит зафиксировать идентификационные номера стандартных образцов, растворов и реагентов, применяющихся при проведении анализа. Для титрованных растворов обязательно указание поправочного коэффициента.

Много трудностей вызывает вопрос о необходимости подробного описания пробоподготовки и хода проведения анализа. Для рассмотрения можно выделить три основных случая проведения анализов:

I. В точном соответствии с утвержденной методикой.

II. По измененной методике.

III. Без утвержденной методики, например в исследовательских целях.

I. Анализ проводится точно в соответствии с утвержденной методикой. Для восстановления хода проведения анализа нет необходимости словами описывать действия по пробоподготовке и проведению измерений.

Пример 1 (часть СОП, описывающая приготовление раствора стандартного образца):

— Около 100 мг (95,0-105,0 мг) стандартного образца поместить в мерную колбу вместимостью 100 мл.

В журнале следует зафиксировать массу навески стандартного образца с указанием единиц измерения, указать идентификационный номер стандартного образца, указать идентификационный номер весов.

— Добавить 50 мл метанола, встряхивать до растворения (примерно 10 мин.), довести метанолом до метки, перемешать.

В журнале записать идентификационный номер емкости, содержащей метиловый спирт.

— Измерить оптическую плотность полученного раствора на спектрофотометре при длине волны 270 нм в кювете с толщиной поглощающего слоя 10 мм, используя метанол в качестве раствора сравнения.

В журнале записать идентификационный номер спектрофотометра и значение измеренной оптической плотности. Т.е. в журнале эта часть записи по проведению анализа должна выглядеть так:

Стандартный образец N 123

Весы N 45

М = 99,7 мг

Метанол N 15

Спектрофотометр N 2

D 270 = 0,647

II. Анализ проводится с отклонениями от утвержденной методики. Все изменения, внесенные в проведение анализа, должны быть записаны подробным образом.

Сотрудники должны твердо усвоить, что любые отклонения от СОП по проведению анализа возможны только с разрешения лица, имеющего на это полномочия, например начальника лаборатории. Этот сотрудник должен оценить возможное влияние предполагаемого изменения на результат анализа. Разрешение на проведение анализа следует давать только в случае полной уверенности в том, что это проведение анализа по измененной методике не повлияет на результат анализа.

Рассмотрим различные ситуации, которые проиллюстрируют тот факт, что изменение методики может иметь различные последствия (см. пример 1).

Ситуация 1.

В лаборатории есть в наличии только 70 мг стандартного образца.

Можно ли взять навеску 50 мг в мерную колбу вместимостью 50 мл, добавить 25 мл метанола и далее действовать по методике? Исходя из точности взвешивания аналитических весов (I класс) и класса мерной посуды, такое изменение методики не повлияет на правильность анализа и может быть разрешено в качестве исключения. При этом в журнале аналитика должна быть записана навеска, объем мерной колбы, объяснение причин изменения в методике, дата и подпись лица, разрешившего данное изменение, идентифицированы весы и стандартный образец.

Ситуация 2.

Можно ли взять навеску 10 мг в мерную колбу вместимостью 10 мл, добавить 5 мл метанола и далее действовать по методике? Есть большая вероятность того, что точность взвешивания для такой маленькой навески может повлиять на результат анализа, и, следовательно, такое изменение недопустимо.

Ситуация 3.

В лаборатории приобрели ультразвуковую баню. У аналитика может возникнуть желание заменить процедуру утомительного ручного встряхивания растворением с использованием ультразвуковой бани. Имеет ли он право самостоятельно принять такое решение? Нет, т.к. ультразвуковое воздействие может разрушить стандартное вещество и это повлияет на результат анализа.

III. Анализ проводится с исследовательскими целями, например при разработке проекта методики. В этом случае применим принцип «лучше записать слишком много, чем слишком мало» — записи должны досконально детально описывать пробоподготовку и проведение испытаний.

Экспериментальные данные, полученные в ходе проведения анализа, должны по возможности иметь документальное подтверждение в виде спектров, хроматограмм, распечаток с приборов, которые должны или вклеиваться в рабочий журнал, или храниться в специальной папке для сбора экспериментальных данных. На спектрах, хроматограммах и т.п. необходимо написать дату, название препарата, номер серии и номер рабочего журнала.

При проведении анализа методом тонкослойной хроматографии при невозможности сфотографировать внешний вид полученной хроматографической пластинки, она должна быть зарисована в журнал с максимальной точностью, передающей расположение и интенсивность пятен. Правильность рисунка должна быть подтверждена подписью другого аналитика.

При невозможности получить документальное подтверждение показаний прибора, сотрудник может внести полученные значения измеряемой величины в журнал от руки, но правильность внесенных данных должна быть подтверждена подписью второго сотрудника.

При описании теста «внешний вид» недопустимо писать просто «соответствует», необходимо дать полное описание препарата. Необходимость этого можно проиллюстрировать следующим примером: нормой для внешнего вида мази является «белая или слегка желтоватая». Если написать «соответствует», то не ясно, какой же была мазь на момент проведения анализа — белой или слегка желтоватой. При проведении расчетов должна быть записана расчетная формула. Обычно об этом забывают, когда для вычисления используют всем известные, «простые» формулы, например при расчете потери массы при высушивании. То есть в журнале есть записи о массе пустого бюкса (М б.), массы бюкса с навеской (М б. с нав.), массы бюкса с навеской после высушивания (М после сушки) и записанный результат — % содержания влаги, но отсутствует расчетная формула с подставленными значениями, а это может привести к ошибкам при вычислении.

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ:

М б. = 27,3456 г

М б. с нав. = 28,4235 г

М после сушки = 28,4030 г

ЗАПИСЬ РЕЗУЛЬТАТА ВЫЧИСЛЕНИЙ:

Неправильно:

% =1,9

Правильно:

28,4235 — 28,4030

% = ——————- x 100 = 1,9

28,4235 — 27,3456

При выполнении ряда однотипных вычислений (например, при определении однородности дозирования, растворения) можно записать полную формулу только для первого вычисления, затем выделить ее неизменяемую часть, а последующие расчеты вести с использованием этой величины по сокращенной формуле.

Рекомендуется, чтобы правильность расчетов была проверена вторым сотрудником.

После проведения испытаний по каждому тесту полученный результат следует оценить на соответствие нормам. Запись об этом должна быть сделана в журнале, например: соответствует/не соответствует или удовлетворяет/не удовлетворяет.

Основная цель данной оценки — четкое выявление результата, не соответствующего Спецификации. Каждый такой случай должен являться объектом серьезного исследования. Первым шагом на этом пути должна быть запись в рабочем журнале о том, что руководитель лаборатории информирован о получении несоответствующего результата.

Очевидно, что правильное ведение лабораторного журнала требует внесения в него вручную большого количества данных и не лишено некоторых недостатков, например, исполнитель может просто не указать серию используемого стандартного образца, забыть задокументировать какой-либо важный момент или проведенный процесс, не указать температуру проведения контрольной операции. Поэтому в последнее время в лабораторной практике все чаще встает вопрос об использовании для регистрации проведения анализов заполняемых форм.

ГОСТ Р 52249-2004 и GMP ЕС имеет следующие указания: «…6.7 …К документам по контролю качества относятся:… — методики и протоколы проведения испытаний…», GMP ВОЗ: «…14.42… Все проводимые тесты должны протоколироваться…».

Так что такое «…протоколы проведения испытаний…»? Протоколы проведения испытаний можно рассматривать как документы, заменяющие рабочие журналы полностью или частично.

При переходе на данный тип представления результатов контрольных операций (как в ОКК, так и в производственных подразделениях) необходимо разработать такие заполняемые формы (бланки, листы контрольных операций, аналитические листы), которые позволят от руки вносить минимальное количество данных, а основные стандартные данные проводимого процесса заранее внесены в этот документ и являются направляющими и помогающими в работе.

Указанные формы создаются в соответствии с методиками проведения контрольных операций, указывают все необходимые данные, чтобы было понятно, как проводился анализ, какие вещества, растворы, оборудование, инвентарь использовались при выполнении анализа, какие расчеты и как проводились и какие результаты получены. Несмотря на то, что разработка каждой формы кропотливое дело, в дальнейшем это окупится тем, что обеспечит уверенность в правильности и достаточности как проведения контрольных операций, так и их документирования.

Очень детально этот вопрос разработан в Приложении 3 Технического Отчета ВОЗ N 902 «Правильная практика для национальных контрольных лабораторий». ВОЗ рекомендует использовать положения данного документа и в отношении контрольных лабораторий фармацевтических предприятий. Согласно этому Приложению аналитический рабочий лист («analytical worksheet») — это внутренний документ в напечатанной форме для фиксирования информации об образце, процедуре тестирования и полученных результатах, дополненный экспериментальными данными, полученными при анализе.

В аналитический рабочий лист (заполняемая форма) должна быть занесена такая же информация, что и в рабочий журнал: дата проведения анализа, идентификация образца, код Спецификации, допустимые пределы для определяемых показателей, код методики, использованное оборудование, реагенты, стандартные образцы, данные, полученные при тестировании, расчеты, оценка полученных результатов на соответствие Спецификации. Заполненный рабочий лист должен быть подписан лицом, проводившим анализ, и его руководителем. Основное преимущество заполняемой формы состоит в том, что при ее использовании сведено к минимуму количество информации, вносимой от руки, и заранее определено, какие данные следует записать, и для этого оставлены пустые ячейки.

Если вернуться к приведенной в начале статьи части записи в рабочем журнале, то в случае использования заполняемой формы эта часть записи будет выглядеть так:

Стандартный образец N 123 <*>

Весы N 45 <*>

Масса, мг 99,7 <*>

Метанол N 15 <*>

Спектрофотометр N 2 <*>

D270 0,647 <*>

<*> Данные, внесенные от руки.

Особенно удобно внедрение заполняемых форм для предприятий, имеющих ограниченный ассортимент продукции, т.к. разработка каждой такой формы — довольно кропотливое дело.

Основное, на что следует обратить внимание, — это необходимость разработки такой системы обращения с заполняемыми формами, которая бы полностью исключала возможность их переписывания и подмены. То есть данный документ должен рассматриваться как лист из журнала: как нельзя вставить в журнал новый лист, так и нельзя свободно взять заполняемую форму, как нельзя вырвать лист из журнала, так и нельзя уничтожить взятую в работу заполняемую форму.

Для обеспечения этого обычно идут следующими путями:

— Первый путь — бланк заполняемой формы может выдаваться только лицом, имеющим на это право. На бланке должны быть свидетельства того, что он был получен официально, например, проставлена печать или подпись выдавшего его лица. Заполняемой форме должен быть присвоен индивидуальный номер, по которому можно было бы проследить факт ее выдачи и возврата после заполнения.

— Второй путь организационно более прост. Перед началом использования заполняемые формы могут быть сброшюрованы в журнал с пронумерованными страницами. Порядок обращения с таким журналом подчиняется всем требованиям, приведенным выше для журналов.

В заключение хотелось бы надеяться, что данный материал будет полезен сотрудникам отделов контроля качества и поможет им в правильном оформлении записей по проведению анализов.

Список использованной литературы Вы можете запросить в редакции.

Компания «СКИФ»

И.А.ОСМОЛОВСКАЯ

Н.В.ЛЮЛИНА

Подписано в печать

Какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке?

В зависимости от типа организации, а также сферы ее основной деятельности, обязательные к ведению журналы могут разниться.

Однако, существует один тип данного документа, ведение которого просто обязательно — это запись учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Несоблюдение данного правила может привести к штрафу со стороны Государственной трудовой инспекции в размере до 5 тысяч рублей. Впрочем, штрафные санкции не являются главной причиной обязательного ведения данного журнала.

Наибольшую опасность предоставляют судебные разбирательства со своими же сотрудниками, которые могут обратиться в соответствующие органы, если их трудовые книжки не учитываются необходимым образом.

Кроме того, в организации распространены следующие виды журналов:

Журнал трудовых договоров, фиксирующий трудовые договоры, заключенные с фирмой. Необходим он также для того, чтобы внутренняя документация предприятия была упорядочена должным образом. Данный вид документа не является строго обязательным для организации, но такой журнал могут потребовать проверяющие службы в ходе своей профессиональной деятельности.

Журнал приказов, в котором фиксируются различные приказы, принятые на предприятии. В подобного рода документе отображена вся подробная информация, на основании которой формируется заработная плата сотрудников, расчет отпускных и премий, а также иных выплат в соответствии с трудовым договором. В некоторых случаях, данный документ может использоваться в ходе судебного разбирательства, т.е. фактически он обладает юридической силой.

Журнал учета рабочего времени, учитывающий фактически отработанное время сотрудниками.

Ведение данного табеля может понадобиться в дальнейшем, когда возникнут конфликтные ситуации с сотрудниками по поводу начисления заработной платы.

Книга ведения командировочных удостоверений. Такие книги ведутся теми организациями, специфика деятельности которых связана с разъездным характером работы своих сотрудников, т.е. командировки являются частью профессиональных обязанностей сотрудников.

Подобный документ позволяет регулировать периодичность данных поездок, а также выполнение сотрудниками возложенных на них обязательств.

Журнал учета больничных листов, в котором регистрируются листки временной нетрудоспособности. Ведение подобного документа позволяет сотруднику на законных основаниях рассчитывать на освобождение от работы на срок, указанный в больничном листе. Для компании же такой журнал полезен тем, что с помощью него фиксируется реально отработанное время сотрудника.

Журнал регистрации входящей и исходящей документации, в котором отображена информация о входящей и исходящей документации.

Есть и специальные журналы по экономике предприятия. Это может быть кассовая книга и журнал кассира-операциониста. В большинстве организаций расчет производится через кассовый аппарат — по наличному и безналичному расчету, поэтому ведение такой книги позволяет фиксировать все эти процессы. Регистрация журналов на предприятии ведется в отдельном журнале.

В случае, когда необходимости в кассовом аппарате нет, например, при оказании услуг населению, используются бланки строгой отчетности. Соответственно, в таких заведениях ведется журнал учета данных бланков, содержащих реквизиты и прочую информацию.

Ведение подобной документации позволяет регулировать деятельность всей организации на протяжении длительного времени. Большинство из них нужны для того, чтобы предоставлять их в случае возникновения каких-либо спорных ситуаций, которые неизбежно возникают в каждой структуре.

Мы уже говорили, что ведение определенного вида журналов может отличаться, в зависимости от сферы деятельности предприятия. Имеется ввиду, что один журнал может быть обязателен на определенном предприятии, а в другом его ведение не имеет никакого смысла. Чтобы было более наглядно, разберем несколько видов журналов, которые могут вестись в разного рода предприятиях.

Для предприятий общественного питания

Какие журналы должны быть на предприятии общественного питания? Стоит отметить, что все перечисленные ранее журналы могут вестись в абсолютно любом заведении, вне зависимости от того, каким видом деятельности оно занимается.

Ведение журнала учета трудовых книжек является обязательным для всех, а остальные журналы ведутся выборочно, в соответствии с желанием руководства.

Но, в отдельных организациях существует ряд специфических журналов, вести которые рекомендуется для того, чтобы предоставлять их различным проверяющим органам и инспекциям.

В частности, в заведениях общественного питания распространен бракеражный журнал, в котором отображается информация о качестве выпускаемой продукции. Вообще, понятие «бракераж» означает некий дегустационный процесс, в котором сравниваются вкусовые качества продукции, а также их внешний вид.

В общепите также существует специальная бракеражная комиссия, состоящая из директора, заведующего, старшего повара, а также медицинского работника. Данные люди дегустируют каждое блюдо, а результаты данной проверки заносят в соответствующий журнал.

Там отображаются оценки относительного вкуса, консистенции каждого блюда, запаха и внешнего вида. Санитарный журнал — еще один важный документ, который требует особенного внимания к заполнению.

Документация по экологии

Журналы по экологии на предприятии часто называют еще первичными журналами.

Всего отличают несколько видов данных документов:

  1. Учета выбросов в атмосферу (журналы ПОД, идущие под порядковыми номерами 1, 2 и 3).
  2. Учета водоотведения и водопотребления.
  3. Книга, в которой ведется отчетность, касающаяся движения отходов на производстве.

Ведение данной документации строго контролируется со стороны Росприроднадзора, поэтому их отсутствие является поводом для наложения штрафных санкций, как на саму фирму, так и на ответственное лицо, в обязанности которого входит ведение данных записей.

Обязательным также является журнал регистрации входящих и исходящих документов, который позволяет строго следить за всей документацией, которая поступает на фирму, и из нее исходит.

Журналы по безопасности

Какие журналы по технике безопасности должны быть в организации? Стоит отметить, что в любой структуре, штат которой составляет несколько человек, должно быть назначено специальное ответственное лицо, отвечающее за пожарную безопасность, а значит и журналы по пожарной безопасности в организации.

Сразу после назначения на эту должность, человек в обязательном порядке должен завести журнал по пожарной безопасности.

Стоит заметить, что этот документ составляется не в единственном экземпляре, а имеет несколько разновидностей, касающихся отдельных моментов.

Рассмотрим несколько основных видов данных документов:

Журнал, в котором фиксируется проведения инструктажа по технике пожарной безопасности и вводного инструктажа. По правилам, каждый человек, работающий на предприятии, обязан выслушать данную лекцию, прежде чем приступать к своим профессиональным обязанностям. Соответственно, в журнале отображается список людей, прошедших инструктаж, а также иная информация.

Журнал учета огнетушителей, в нем отображается информация, касающаяся состояния огнетушителей и иных средств, используемых для тушения пожара. Проверка производится раз в полгода, после чего результаты заносят в журнал.

Приведем также перечень журналов по электробезопасности на предприятии: это книга по проверке и испытаниям электроинструмента, а также журналы по электробезопасности на предприятии. Этот важный момент, так как пренебрежение данным фактором может привести к трагедии.

Журнал в котором отображается информация, относительно неполадок в системе автоматической защиты от пожаров. Сюда вносится причина возникновения неполадки, а также те меры, которые были применены для устранения данной причины. Теперь вы знаете какие журналы по пожарной безопасности должны быть в организации.

Регистрации распоряжений и приказов. Он необходим для поддержки в полном порядке документооборота предприятия.

Не нужно забывать и об обязательном журнале по охране труда. Перечень журналов по ОТ на предприятии можно найти

Требования по оформлению

А теперь рассмотрим порядок оформления журналов в организации. В зависимости от вида, отличается и его основное оформление как документа. Но, прежде всего должна быть проведена регистрация журналов в организации.

Имеется ввиду, что журналы которые должны быть в организации, нужно зарегистрировать в контролирующих органах либо на самом предприятии.

Журналы для организаций и предприятий требующих заполнения в строгом соответствии с установленными требованиями:

  1. Журнал учета трудовых книжек, а также вкладышей в них.
  2. Ведения командировочных удостоверений.
  3. Воинского учета.

Требования к оформлению журналов в организации не слишком сложные. Журнал учета проверок, в нем отражается информация о проверках, проводимых различными надзорными органами и инспекциями.

Что касается остальных видов записей, то для них не существует определенной формы их заполнения. Следовательно, руководитель каждой конкретной фирмы может самолично устанавливать правила их заполнения, а также вид, в котором они будут вестись — письменный или электронный.

Однако, существуют определенные главы, которые должны быть отображены в книге учета в обязательном порядке:

  • порядковый номер регистрации;
  • дата проведения регистрации документа;
  • примечание;

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *