Передача дел при увольнении

Для чего инициируется процесс

Передача дел при увольнении сотрудника осуществляется только тогда, когда он занимал такую должность, которая имела несколько особенностей, например, руководил чем-то или был связан с оборотной ведомостью. Технологически тяжёлые условия, например, управление автоматизированной линией производства, тоже иногда накладывают соответствующие обязательства на уходящего специалиста.

Причины, по которым дела нужно передавать на официальном уровне, таковы:

  • Вовлечение нового сотрудника без потери скорости производственного или рабочего процесса.
  • Определение границ ответственности и компетенции пришедшего человека.
  • Проверка деятельности и управления ресурсами уходящего.

Лица, занимавшие должности, подразумевающие ответственность за материальные блага, должны дополнительно проверяться специальной независимой комиссией.

Например, при уходе главного бухгалтера она будет состоять из его непосредственного начальника — директора учреждения и нескольких независимых коллег. Если во время работы этого собрания будут выявлены факты несоответствия отчётных документов, уходящий специалист может быть привлечён к уголовной ответственности.

Сотрудники, занимавшие должности, связанные с управлением складом, должны перед увольнением отчитаться перед бухгалтерией и лично главным бухгалтером. Он проверяет соответствие приходно-расходных ведомостей и принимает окончательное решение по конкретному случаю. В случае обнаружения каких-то несоответствий или нанесённого ущерба, увольняющийся сотрудник должен будет всё устранить и возместить перед непосредственным уходом.

Последовательность передачи

Чтобы инициировать начало процедуры, начальник или директор должен составить приказ. Этот документ должен быть основанием для проведения проверки. В нём должны быть указаны:

  • Причины запуска процесса.
  • Состав будущей комиссии по оценке.
  • Сроки выполнения.
  • Сотрудник, ответственный за проведение.

В комиссию могут быть включены инженерный и экономический персонал. Если подходящих кандидатур на самом предприятии не нашлось, руководство вправе нанять стороннего аудитора, который будет уполномочен на соответствующие действия.

Стадии таковы:

  • Составление увольняющимся заявления об увольнении. Оно должно быть оформлено по всем правилам и подписано непосредственным руководством и начальником отдела кадров.
  • Прохождение инвентаризации — сверка фактических и указанных в акте данных о материально-технических ценностях.
  • Проверка сопутствующей документации.
  • Передача обязанностей новому сотруднику и введение его в курс дел.
  • Закрытие оформленного акта приёма-передачи документов при увольнении сотрудника подписями участников.

Если претензий к увольняющемуся нет и он полностью рассчитался с организацией, следующий этап — выдача ему всех документов.

Кроме того, если по законодательству полагается денежная компенсация по той статье, которая записана в трудовой книжке как причина увольнения, она должна быть выплачена в кратчайший срок.

Правила составления документа

Единого образца акта приёма-передачи при увольнении директора или обычного работника нет. Каждое предприятие самостоятельно определяет его форму, но несмотря на это, присутствует довольно строгий перечень тех пунктов, которые должны быть в нём обязательно по плану. Например:

  • Полное наименование компании или учреждения.
  • Данные о регистрации.
  • Дата составления.
  • Список приложений, дополняющих существующий документ.

Подписи и их расшифровки должны поставить все участники комиссии и уходящий из организации сотрудник. Человеку, который приходит ему на замену, необязательно расписываться, если этого не требуют внутренние правила конкретной компании.

Приложениями к акту выступают те документы, которые подтверждают успешное прохождение проверки. Их перечень можно оформлять как в виде списка, так и таблицей, где в одной графе будет наименование, а в другой — количество папок, которое этот пункт занимает.

Сюда можно включать информацию о предоставленных за время работы старого сотрудника услугах, финансовую отчётность, накладные, ожидающие оформления или проводки, и так далее. Ниже, если это требуется, нужно указать на ошибки и недочёты во время проведения проверки. Там же должны быть указаны рекомендации по исправлению.

Особенности увольнения директора

Законы, регулирующие работу частных фирм и других негосударственных организаций, не требуют от бывших руководителей оформлять документально передачу дел новому лицу. Несмотря на это, директор является одним из главных материально ответственных людей. В его компетенцию входит решение вопросов по бухгалтерскому учёту и материально-хозяйственной деятельности фирмы. Это значит, что отчитаться за проведённую работу перед владельцем вверенной ему структуры он обязан в виде конкретных документов.

В 2001 году приказ Министерства финансов чётко регламентировал, что смена лиц, ответственных за материальное обеспечение, должна сопровождаться инвентаризацией. Поэтому порядок передачи дел при увольнении руководителя будет таким:

  1. Составляется нотариально заверенный документ, в котором заявляется смена лица, занимающего должность с правом подписи.
  2. Оформляется один документ из перечисленных, в зависимости от внутреннего устава предприятия: приказ об увольнении, протокол собрания общества держателей акций или решение владельца.
  3. Создаётся комиссия, обязующаяся выполнить инвентаризацию и сам процесс приёма-передачи всех документов, которые предоставляет уходящий с должности руководитель.
  4. Назначается лицо, замещающее вакантную должность. Если такового ещё нет, вместо него будет исполняющий обязанности руководителя.

Как и в случае с рядовым сотрудником, общей формы, по которой необходимо оформлять документ, нет. При его составлении руководствуются принципами, описанными в предыдущем пункте. Сам документ должен состоять из трёх частей:

  1. Вводная. Здесь нужно указать время, место составления и полное название фирмы. Сюда же включаются паспортные данные и должности всех членов комиссии.
  2. Описательная. Состоит из перечня всех документов, которые были проверены и одобрены для передачи. Отдельно указывается количество листов, которые содержатся в каждом из них.
  3. Заключительная. Все выявленные претензии к уходящему руководителю записываются здесь. Если была выявлена фактическая недостача материальных средств или необходимых документов, их перечень полностью вносится сюда.

Завершается акт подписями и расшифровками всех участников. Принимающий дела человек тоже должен расписаться. Обязательно проставляется печать организации.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

Акт.

В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

  • системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
  • учета движения денежных потоков;
  • учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
  • учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
  • отчетов, переданных в налоговую службу;
  • расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
  • состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 7

КАК ЭФФЕКТИВНО ОРГАНИЗОВАТЬ И ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ

Передача дел — процедура, которая сопровождает увольнение многих сотрудников, в том числе и кадровиков. Правда, редко она проходит без возникновения претензий, нареканий, возмущений и даже конфликтов как со стороны самого увольняющегося работника, так и со стороны того, кто принимает эти дела. В большинстве случаев работники недовольны не самой передачей дел, а тем, как она организована. Как же упорядочить подобные мероприятия и наиболее эффективно их организовать? Как грамотно оформить распорядительные документы? Ответы на эти вопросы — в статье.

Каким целям служит передача дел?

Прежде всего надо сказать о том, что вообще подразумевается под передачей дел. Речь идет о том, что увольняющийся работник ставит в известность иных лиц о том, в каком состоянии находится работа, которую он выполнял до момента увольнения. То есть работник тем самым не только отчитывается о выполненной работе, но и дает различные рекомендации о порядке выполнения работы, поручений, заданий тем лицам, которые будут являться его преемниками. Дело в том, что должностная инструкция, по сути, содержит только перечень должностных (служебных) обязанностей специалиста. Но в этом документе мы не найдем ценных рекомендаций о способе, методах, условиях, последовательности выполнения этих обязанностей. Между тем именно эта информация в большинстве случаев является наиболее важным фактором успешности работы специалиста на данном участке. Ведь одну и ту же работу можно выполнять по-разному, у каждого специалиста свой «стиль» работы.

Однако вполне возможно, что при определенной специфике деятельности организации должны применяться определенные методы, учитываться особенности, о которых, как правило, не пишут в должностных инструкциях. Поэтому в передаче дел должен быть заинтересован не только работодатель, но и тот специалист, который в ближайшем будущем будет выполнять эти функции.

Таким образом, важным является вопрос о том, кого будет информировать увольняющийся работник. Если к моменту увольнения отобрана кандидатура нового специалиста, то дела будет принимать он. Если же вплоть до последнего дня работы кадровая служба не сумела подобрать преемника, то имеет смысл увольняющемуся работнику рассказать о своей работе и передать дела коллеге, который будет временно выполнять этот дополнительный объем работ, либо руководителю структурного подразделения. Важно заметить, что обязанности увольняющегося специалиста могут быть распределены временно или даже постоянно между несколькими его коллегами. Дополнительный объем работ можно оформить либо как совмещение профессий (должностей), либо как внутреннее совместительство, либо как расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемой работы). Данные кадровые операции названы в ст. ст. 60.2 и 282 Трудового кодекса РФ (далее — ТК).

Однако передача дел заключается не только в информировании о способах и методах выполнения работы, но и в том, чтобы к моменту выхода на работу нового специалиста никакие материалы, документы, рабочие проекты и т. д. не были утрачены.

Так, например, при увольнении секретаря целесообразно проверить состояние дел по учету и хранению документации, при увольнении кадровика — наличие и количество трудовых книжек, при увольнении бухгалтера — провести аудит бухгалтерского учета и отчетности и т. д.

Надо заметить, что обязанность увольняющегося работника передавать дела и составлять отчеты о проделанной работе трудовым законодательством РФ не установлена. Вот почему крайне важно все вопросы, связанные с данной процедурой увольнения, регламентировать локальными нормативными актами и конкретизировать распорядительными документами. В таком случае у работодателя будет иметься реальная возможность указать работнику на то, что такой порядок установлен при увольнении каждого сотрудника и он обязан его придерживаться. К локальным нормативным актам в данном случае можно отнести положение о материально ответственных лицах, положение о порядке приема-передачи дел, инструкцию о порядке проведения инвентаризации и др. Что же касается издания распорядительных документов, то ими целесообразно решать оперативные вопросы, конкретизировать те или иные положения локальных нормативных актов общего характера.

Есть работники, чья обязанность отчитаться перед работодателем установлена на законодательном уровне. Например, к ним относится главный бухгалтер. В п. 6 Положения о главных бухгалтерах (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, ред. от 04.06.1988, с изм. от 17.04.2002) указано, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа. Однако нельзя задерживать увольнение главного бухгалтера из-за отсутствия кандидата на освободившуюся должность, из-за задержки сдачи дел, наступления сроков составления квартальной (годовой) отчетности и пр.

Как мы уже говорили, именно работодатель, а не работник, покидающий организацию, должен быть заинтересован в быстрой и четкой передаче дел. Работник не обязан являться на предприятие для передачи дел после своего увольнения. Равным образом работник не должен специально приходить к бывшему работодателю, чтобы «рассказать» о состоянии дел преемнику, который занял его место по истечении определенного времени после его увольнения. То есть последний день, когда должен быть решен вопрос о передаче дел, — это день увольнения работника.

Законодательство РФ не допускает возможности «задерживать» увольнение любого работника, вплоть до руководителя. Поэтому уполномоченный орган или представитель собственника имущества организации не имеет права задерживать увольнение руководителя по причинам неразрешенных коммерческих (финансовых, организационных и пр.) вопросов: этими проблемами займется уже его правопреемник.

Отказ руководителя по истечении установленного срока увольнения от передачи дел будет правомерен. Часть 5 ст. 80 ТК в полной мере распространяется на руководителя — по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу.

Как можно оптимизировать передачу дел?

Думается, что организовать прием-передачу дел должен сам увольняющийся руководитель в порядке и сроки, согласованные с вновь избранным руководителем. Заметим, что такие мероприятия в соответствии с законодательством РФ не входят в компетенцию ни общего собрания участников (акционеров), ни совета директоров (наблюдательного совета), ни собственника имущества либо уполномоченного им лица. Причем руководителю, как правило, мало передать документацию, материалы, планы работы и т. п. Ревизионная комиссия или аудитор общества вправе ходатайствовать о назначении проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая может растянуться не на один день. Обратите внимание: вручение ключей от кабинета, печатей, учредительных документов и прочих «атрибутов власти» не символизирует факт вступления нового руководителя в должность.

Более того, в одной и той же организации параллельно не могут «сосуществовать» два руководителя: прежний и новый. Это бывает тогда, когда нового руководителя принимают на работу еще до даты увольнения прежнего. Такая ситуация часто встречается, когда новому руководителю требуется время, чтобы «войти в роль», оценить состояние дел на предприятии, уточнить проблемы и т. д. Действительно, чтобы эффективно выполнять управленческие функции, первому лицу предприятия необходимо намного больше времени для понимания сущности и особенностей работы, чем любому другому работнику. Конечно, это удобно, когда один гражданин «подсказывает» другому, на что обратить внимание, какие проблемы существуют и т. д. Поэтому некоторые предприятия практикуют установление некоторого периода, когда прежний руководитель знакомит своего правопреемника с особенностями работы предприятия. При этом прежнего руководителя не увольняют, а на нового уже имеются документы о приеме на еще занятую должность. Получается, что два гражданина одновременно занимают одну и ту же должность, т. е. налицо «двоевластие». Весьма сомнительно, что найдется предприятие, где будет две штатные единицы, например генерального директора. Тем более что по закону руководитель — единоличный исполнительный орган, у него не может быть «равного». Значит, один генеральный директор — лишний. Действительно, до тех пор пока прежний руководитель не уволится на законном основании, принять нового нельзя. Вновь избранный руководитель до окончания срока полномочий предыдущего имеет право посещать предприятие, знакомиться с делами и т. д. Но это не значит, что возникает необходимость его оформления на работу. Поскольку такой гражданин не будет занимать штатной должности, то он не вправе претендовать на денежную компенсацию времени, затраченного на участие в процедурах передачи дел. То есть вновь избранный руководитель должен дожидаться, когда истечет срок полномочий его предшественника.

Вместе с тем надо заметить, что будущий работник участвует в процедурах приема-передачи дел в добровольном, а не принудительном порядке. Чтобы такое лицо не уклонялось от подобного мероприятия, целесообразно заключить с ним трудовой договор заблаговременно, до выхода на работу, а обязанность принять участие в передаче дел зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте. Ведь, согласно ч. 3 ст. 68 ТК, работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами (в том числе с правилами внутреннего трудового распорядка) до подписания трудового договора.

Таким образом, ознакомившись с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок передачи дел, и подписав трудовой договор, новый специалист уже не будет иметь возможности не участвовать в подобных процедурах или уклоняться от участия в них.

Однако надо иметь в виду, что участие в процедурах передачи дел для преемника носит безвозмездный характер. Вот почему это лицо не заинтересовано в том, чтобы мероприятия затягивались либо переносились на другой срок. Ведь никто не оплатит время, в течение которого бывший работник передавал дела, подсчитывал папки с документами, рассказывал новому о проблемах, существующих на предприятии.

Для оптимизации процесса приема-передачи дел целесообразно заблаговременно издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором определить сроки и порядок передачи дел и документации; лицо (лиц), которое будет принимать дела; назначить рабочую комиссию; решить вопрос о необходимости составления сопроводительной (отчетной, итоговой) документации.

Знакомство с состоянием дел, результаты работы комиссии влекут серьезные последствия. Ведь если после приема-передачи дел будет выявлено отсутствие (нехватка) каких-либо документов, материалов и т. д., то сложно будет доказать, что в этом виновен уволившийся работник. С другой стороны, увольняющийся работник должен быть заинтересован в тщательном фиксировании всего хода мероприятия с тем, чтобы впоследствии его не обвинили в пропаже папок с документами, брошюр, каталогов и т. п.

Если увольняется материально ответственный…

Наиболее актуальным для работодателя является возврат товарно-материальных ценностей, когда увольняется материально ответственное лицо. Ведь материально ответственные лица принимают на себя обязательство обеспечить сохранность вверенных им товарно-материальных ценностей и возместить без каких-либо ограничений ущерб, причиненный по их вине работодателю.

Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью «Лето»

(ООО «Лето»)

ПРИКАЗ

по основной деятельности N 20

14 июля 2012 г. Москва

Об организации приема-передачи дел

и документации

В связи с увольнением по собственному желанию 20 июля 2012 г. менеджера по персоналу Черновой Анны Владимировны

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 20 июля 2012 г. прием-передачу дел и документации, находящихся на рабочем месте менеджера по персоналу Черновой А. В., новому менеджеру по персоналу Бариновой Марии Николаевне, приступающей к исполнению своих обязанностей с 21 июля 2012 г.

2. В ходе передачи дел проверить наличие документации и произвести сверку имеющихся в отделе кадров дел с номенклатурой дел организации.

3. Произвести опись передаваемых дел и заверить ее у заведующей канцелярией Малаховой В. Н.

4. Составить перечень передаваемой оргтехники, сверить ее инвентарные номера и заверить опись у начальника хозяйственного отдела Гаврилова А. М.

5. В присутствии начальника службы безопасности Добрынина В. И. проверить содержание сейфа, расположенного на рабочем месте Черновой А. В., составить перечень хранимой в нем документации, бланков строгой отчетности, трудовых книжек, страховых полисов и заверить его у Добрынина В. И. и начальника отдела кадров Комельковой Н. Т.

6. Менеджеру по персоналу Черновой А. В. составить список дел, заданий, мероприятий, которые были ей поручены, но не выполнены на момент передачи дел.

7. Обязать менеджера по персоналу Чернову А. В. вручить Бариновой М. Н. в присутствии начальника отдела кадров Комельковой Н. Т. под роспись ключ от сейфа, расположенного на ее рабочем месте.

8. Все материалы приема-передачи дел и документации оформить надлежащим образом: каждый документ составить не менее чем в трех экземплярах, подписать Черновой А. В., Бариновой М. Н., заверить у лиц, указанных в настоящем приказе, и передать 20 июля 2012 г. не позднее 16:00 на рассмотрение генеральному директору.

9. Контроль за проведением приема-передачи дел и документации возложить на начальника отдела кадров Комелькову Н. Т.

Генеральный директор А. А. Хмелевский

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, ред. от 24.12.2010) обязывает проводить обязательную инвентаризацию в случае смены материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел). Действительно, инвентаризация имеет целью выявить фактическое наличие имущества и сопоставить фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета.

Увольняющийся работник в ходе инвентаризации должен сдать вверенные ему на период работы товарно-материальные ценности лицу, назначенному приказом (распоряжением) руководителя организации, или новому работнику, принимающему эти ценности под отчет.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Разумеется, инвентаризацию необходимо организовывать заблаговременно — за несколько дней до ухода работника. Ведь работник вправе на законном основании отказаться участвовать в инвентаризации, если решение о ее проведении вынесено после даты, которой установлено прекращение трудовых отношений.

Для оптимизации проведения инвентаризации на предприятии должен действовать отлаженный механизм. При проведении инвентаризации и оформлении ее результатов необходимо в первую очередь пользоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

На основании указанного нормативного документа работодатель имеет возможность разработать локальный нормативный акт, в котором всегда сможет отразить свою специфику проведения инвентаризации, детализировать отдельные процедуры и зафиксировать нюансы.

Задача организовать инвентаризацию лежит на работодателе. Конкретно этой работой занимается руководитель структурного подразделения, кадровая служба и комиссия по проведению инвентаризации. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации путем издания распорядительного документа. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Заинтересованность в проведении инвентаризации должен проявить главный бухгалтер. Ведь главный бухгалтер совместно с руководителем соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать строгое соблюдение финансовой и кассовой дисциплины; соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств; законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь (п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59).

Поэтому увольнение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других) производится по согласованию с главным бухгалтером.

Для приема-передачи товарно-материальных ценностей руководитель организации издает приказ (распоряжение). В нем должны быть урегулированы следующие существенные вопросы: сроки и порядок передачи товарно-материальных ценностей, порядок подведения итогов инвентаризации, а также состав комиссии (если инвентаризацию будет проводить не постоянно действующая, а рабочая комиссия). Участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации обязательно.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «_____________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Примерные формы описей и актов приведены в Приложениях 6 — 18 к Методическим указаниям Минфина России.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Оптимизируем проведение инвентаризации

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью «Лето»

(ООО «Лето»)

ПРИКАЗ

по основной деятельности N 5

12 июля 2012 г. Москва

Об организации приема-передачи учетной складской документации

и инвентаризации товарно-материальных ценностей

В связи с увольнением по собственному желанию 16 июля 2012 г. кладовщика склада Смирнова И. П.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 15 июля 2012 г. прием-передачу учетной складской документации и инвентаризацию товарно-материальных ценностей на складе ООО «Мир».

2. Осуществить передачу складской документации и товарно-материальных ценностей от кладовщика Смирнова И. П. начальнику склада Корнилову В. И.

3. Для осуществления приема-передачи документации и проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей создать комиссию в составе:

председатель — коммерческий директор Орлов В. А.;

члены комиссии: начальник склада Корнилов В. И.;

кладовщик Смирнов И. П.;

кладовщик Воронин А. Н.;

бухгалтер Валяева Н. С.

4. Результаты приема-передачи учетной складской документации и инвентаризации товарно-материальных ценностей оформить актом с приложением инвентаризационных описей и представить на подпись генеральному директору 16 июля 2012 г.

Генеральный директор А. А. Хмелевский

С приказом ознакомлены:

__________________ И. П. Смирнов ____ июля 2012 г.

__________________ В. И. Корнилов ____ июля 2012 г.

__________________ В. А. Орлов ____ июля 2012 г.

__________________ А. Н. Воронин ____ июля 2012 г.

__________________ Н. С. Валуева ____ июля 2012 г.

Библиографический список

1. Панина П. Г. Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера // Российский налоговый курьер. 2012. N 3.

2. Аношина И. Инвентаризация — когда проводить, что инвентаризировать, как оформлять? // Финансовая газета. 2012. N N 3, 4.

3. Бородина В. В. Оформление результатов инвентаризации // Аудиторские ведомости. 2011. N 11.

4. Давыдова А. Ю. Проводим инвентаризацию // Руководитель автономного учреждения. 2010. N 10.

С. Борисова

Менеджер по персоналу

ООО «Элана-Логистик»

Подписано в печать

>Как передать дела при увольнении

приказ о передачи дел

«Х.1. В случае освобождения работником своей должности по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством (увольнение, перевод и др.), работник обязан подготовить и передать дела другому лицу, поступающему на данную должность, либо лицу, непосредственно назначенному для принятия дел приказом руководителя организации, в сроки и в порядке, установленном настоящим … (локальным нормативным актом). Х.2. Дела передаются в присутствии и при участии комиссии. Х.3. Состав комиссии передачи дел определяется начальником отдела кадров из числа руководителей структурных подразделений и работников, которые по роду своей работы непосредственно связаны с работой по освобождаемой должности либо имеют такое же образование или профессиональный стаж, которые требуются для занятия освобождаемой должности. В состав комиссии обязательно должен входить непосредственный руководитель работника, который освобождает должности. Комиссия должна состоять не менее, чем из трех человек. Х.4. Начальник отдела кадров готовит проект приказа, в котором указывает состав комиссии, участвующей в передаче-приеме дел, сроки, время и место передачи-приема дел, и представляет его руководителю организации не позднее, чем за 7 дней до момента освобождения работником его должности, а в случае срочного освобождения должности – в течение одного рабочего дня с того момента, как ему стало известно об освобождении работником занимаемой им должности. Х.5. Руководитель организации подписывает приказ о составе комиссии, участвующей в передаче-приеме дел не позднее, чем за 6 дней до момента освобождения работником его должности, а в случае срочного освобождения должности – в течение одного рабочего дня с того момента, как начальник отдела кадров представил ему проект приказа о составе комиссии. Х.6. Во время, указанное в приказе руководителя организации, работник, освобождаемый от должности, в присутствии комиссии передает дела, непосредственно связанные с его трудовыми обязанностями, лицу, указанному в п.Х.1 настоящего … (локального нормативного акта). Х.7. Работник, передающий дела, предъявляет комиссии и работнику, принимающему дела, все передаваемые документы и вещи (печати, ключи и др.). Перечень переданных дел указывается в Акте о передаче-приеме дел. Передаваемые дела проверяются комиссией и работником, принимающим дела. При этом проверяются имеющиеся недостатки и несоответствия дел. Например, несоответствие описи дела имеющимся в нем документам, отсутствие каких-либо обязательных по закону документов, полнота заполнения документов и др. Х.8. По результатам передачи-приема дел комиссия составляет Акт о передаче-приеме дел. В акте указываются: — наименование работодателя, — реквизит утверждения акта, если таковое предусмотрено в организации (слово «Утверждаю», наименование должности руководителя, его подпись, расшифровка подписи, дата утверждения), — наименование документа (Акт передачи-приема дел), — номер документа, — дата его составления, — место составления, — основание (документ о причинах передачи-приема дел, например, приказ об увольнении или переводе работника), — состав комиссии, присутствующей при передаче дел (председатель, члены комиссии с указанием должностей, фамилий, имен, отчеств), — фамилии, имена, отчества работника, который передает дела, и работника, который принимает дела, — должность, по которой дела передаются, — недочеты и несоответствия, выявленные при передаче дел, — перечень принятых дел, — количество экземпляров акта, — все имеющиеся приложения к нему. — подписи работника, сдавшего дела, работника, принявшего дела, Акт заверяется подписями работника, сдающего дела, и работника, принимающего дела, подписями председателя и членов комиссии. Х. 9. В случае неисполнения работником своих трудовых обязанностей по передаче-приему дел, работник несет ответственность согласно трудовому законодательству, в том числе к нему могут быть применены дисциплинарные взыскания в виде замечания, выговора, увольнения по соответствующему основанию (расторжение трудового договора в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса РФ)».

>Составление приказа и акта о передаче дел и материальных ценностей при увольнении работника, оформление документов

Получение сотрудником имущества работодателя

Акт передачи материальных ценностей другому лицу – документ, необходимый для фактического подтверждения процесса передачи товарно-материальных ценностей под ответственное хранение.

Проверка происходит до ухода работника с должности. При отказе в участии в процедуре работника можно привлечь к материальной и дисциплинарной ответственности. Акт составляется сторонами передачи. Его форма произвольная.

Сведения, которые указываются в акте:

  1. Дата и место составления.
  2. Номер приказа, на основании которого происходит процедура.
  3. Сведения об организации.
  4. ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
  5. Перечень передаваемых ценностей.
  6. Обнаруженная недостача (если она имеется). Вновь принятое лицо принимает имущество только по факту его наличия.
  7. Сведения о свидетелях процесса.
  • Прочтите о других не менее важных документах при увольнении:
    • Заявление.
    • Записка-расчет.
    • Уведомление о расторжении ТД.
    • Запись в трудовой книжке.
    • Личная карточка: основания для прекращения трудового договора.
    • Справки, выдающиеся при уходе с работы.
    • Документы, которые работодатель обязан выдать сотруднику.

    Акт подписывается сторонами процедуры и свидетелями. Далее он утверждается руководителем. Приказ и акт о передаче дел и материальных ценностей – документы, позволяющие разграничить ответственность старого и нового сотрудников.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *