Передача дел

Содержание

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:

  • «Положение об оплате труда работников — образец 2019 — 2020»;
  • «Положение о системе управления охраной труда — образец».

Как организовать передачу дел при увольнении главного бухгалтера, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс»:

Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в готовое решение.

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум, имущества и денежных средств, в кассе и на расчетном счете, и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

  • «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
  • «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете посмотреть на нашем сайте.

Скачать образец

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

  • «Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы»;
  • «Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту».

Итоги

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Доброго дня!
Прошу помощи у юристов-кадровиков, что делать и как поступать в такой ситуации лично мне и директору фирмы.
Главбух фирмы (работала по совместительству на 0.25 ставки) написала заявление об увольнении, дата на заявлении 10.01.14. Резолюция директора гласит «уволить и рассчитать после сдачи годового баланса». Баланс был сдан главбухом 14.03.14. В течении января-февраля она подписывала некоторые документы (расходные-приходные кассовые ордера, табель и ведомость по зарплате за январь и т.д.). На некототорых же документах подписи нет или же сами документы даже не сделаны. Я пришла работать не так давно, никакой передачи дел не было, после распоряжения директора рассчитать главбуха, в спешке стала смотреть, какие документы есть, каких нет и что ей надо перед увольнением подписать. Приготовила огромную стопку этих документов.
На мою телефонную просьбу приехать, получить расчет и подписать необходимые документы, главбух заявила дословно «все свои документы я подписала, больше ничего подписывать не буду, и вообще — я писала заявление с с 10 января, вот и увольняйте меня так. Если мне деньги какие-то причитаются — присылайте их на карточку». На мои робкие попытки возразить, что по закону положено увольнять фактической датой, а не задним числом, и необходимо подписать документы за срок фактического исполнения обязанностей, последовал совет читать ТК.
После этого я решила поднять личное дело главбуха и посмотреть, что говорится в ее трудовом договоре. Каково же было мое удивление, когда я не нашла в сейфе ее личного дела.
Директор сказал, что ключ от этого сейфа был доступен главбуху. Т.е. по факту у меня на руках нет вообще никаких документов, подтверждающих, что этот главбух у нас работал — т.е. я не знаю, как юридически с ней разбираться, если договора нет. На что опираться в том же суде, если до него дойдет?

Итак, вопрос:
1. Что делать в связи с пропажей личного дела из сейфа? Я пришла работать много позже, дела мне не передавались, описи/инвентаризации не было. Т.е. я не знаю, было оно в сейфе на момент моего появления на фирме или нет. Доказать, что виновата в пропаже сама главбух — невозможно. Но куда-то же оно делось и закрыть на это глаза нельзя.
2. Что делать в связи с отказом главбуха подписывать документы, которые должен подписывать именно главбух, который на дату составления этих документов официально работал у нас?
3. Как мне ее уволить по закону, если заявление написано 10м января, а сейчас уже 19 марта и она требует ее увольнять задним числом? Ее отказ ехать получать расчет явно свидительствует о том, что она в принципе не собирается подписывать даже ознакомление с приказом на увольнение. Что делать-то? (Все сотрудники фирмы работают по трудовому договору, т.е. уволиться могут только по соглашению сторон. Но доказать, что этот же договор был и у главбуха — невозможно, если нет личного дела).

Частые споры вызывает порядок передачи дел главному бухгалтеру, поскольку никаких четких регламентаций на этот счет действующее законодательство не содержит. Но при увольнении прежнего главбуха обязательно должна быть произведена передача дел главному бухгалтеру, который займет его место. Давайте выясним, из скольких этапов состоит процедура, и как действовать руководству фирмы, недавно нанявшей на работу нового главного бухгалтера.

Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией (передача дел главному бухгалтеру – шаг 1)

Разумеется, первым делом принятого на работу главбуха необходимо ознакомить с должностной инструкцией. Только после прочтения документов новый сотрудник сможет оценить свои обязанности на предприятии, задать интересующие его вопросы при приеме дел от своего предшественника и приступить к работе.

Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел (передача дел главному бухгалтеру – шаг 2)

Важно! Если уволившийся главный бухгалтер должен передать новому главному бухгалтеру большой объем документов, создается специальная комиссия, в составе которой должны находиться работники бухгалтерии, службы безопасности, службы внутреннего контроля и т.д. В таком случае ответственность за передачу дел отвечает председатель комиссии.

Прежде чем приступить непосредственно к процедуре передачи дел новому главбуху, необходимо получить соответствующий Приказ руководителя. Распоряжение должно быть составлено по правилам, в тексте должна присутствовать следующая информация:

  1. Фамилия, имя, отчество нового главбуха, готового принять дела от предшественника.
  2. Личные данные уходящего с работы главного бухгалтера.
  3. ФИО прочих лиц, принимающих участие в передаче дел (секретаря, аудитора, руководителя).
  4. Причина осуществления процедуры приема-передачи дел (имеется в виду уход с работы предшествующего главбуха).

  5. Фамилия, имя, отчество лица, которое несет ответственность за передачу дел (таковым становится уходящий с работы главный бухгалтер).
  6. Личные данные лица, ответственного за прием дел (нового главного бухгалтера).
  7. Сроки осуществления процедуры приема-передачи дел. Период времени, в течение которого процедура будет осуществлена. К примеру, если прежний главбух уходит с работы по собственному желанию на основании п. 3 ст. 77 ТК РФ, на расторжение трудовых отношений с работодателем дается 14 дней (согласно указаниям ст. 80 ТК РФ). Получается, что срок проведения приема-передачи дел составит 2 недели.
  8. Состав комиссии (также личные данные ее председателя) по передаче дел.
  9. Сроки оформления акта приема-передачи дел.

Инвентаризация имущества и обязательств организации (передача дел главному бухгалтеру – шаг 3)

Прежде чем уволившийся главбух окончательно оставит рабочее место, необходимо оформить акт о проведении инвентаризационных работ. Таковой составляется после проведения инвентаризации имущества и обязательств, а именно расчетов с дебиторами и кредиторами, кассы, основных средств, материалов, товаров. Данный акт прикладывается к акту приема-передачи дел.

Проверка состояния учета и отчетности (передача дел главному бухгалтеру – шаг 4)

Принятый на работу главбух, прежде чем приступить к выполнению обязанностей, должен проверить состояние отчетности и учета. Сперва придется провести проверку переданных ему документов (они должны быть подшиты):

  • регистрационные и учредительные документы;
  • перечень лиц, уполномоченных на проставление личных подписей на первичных документах;
  • учетная политика компании;
  • должностные обязанности работников бухгалтерии;
  • первичные учетные документы (накладные, акты, договоры с контрагентами);
  • кадровые документы, а также бумаги, подтверждающие наличие задолженности по выплате зарплаты и прав на налоговые вычеты по налогу на доходы физических лиц;
  • регистры налогового и бухгалтерского учета;
  • кассовые документы, платежные поручения, выписки банков;
  • бухгалтерские справки;
  • инвентаризационные описи;
  • налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность;
  • акты сверок с налоговыми органами, акты ФНС по проведенным проверкам;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • прочие документы, имеющие отношение к компании и ведению налогового и бухгалтерского учета.

Если каких-либо из перечисленных документов не было передано, новый главбух составляет опись и делает запись об этом в акте приема-передачи. Помимо этого, главный бухгалтер, принимающий дела:

  1. Знакомится с учетной политикой компании по налоговому и бухгалтерскому учета за прошедшие 2 года и текущий период (т.е. период, которым может заинтересоваться выездная проверка).
  2. Проверяет заключения аудиторов, решения и акты по итогам проведенных ранее проверок (так можно понять, какие ошибки совершал предшественник, и которые были замечены контролирующими органами).
  3. Оценивает соответствия налоговой и бухгалтерской отчетности действующему законодательству и положениям учетной политики компании.
  4. Проверяет бухгалтерскую отчетность на соответствие ее показателей данным бухучета.
  5. Проверяет наличие первичных документов (не всех – можно провести выборочную проверку, выбрав операции с крупными суммами денег), правильность заполнения реквизитов, отражение на счетах налогового и бухгалтерского учета.
  6. Оценивает правильность исчисления налоговой и взносов, представления расчетов и деклараций.

Приемка-передача документов (передача дел главному бухгалтеру – шаг 5)

Предшественник нового главного бухгалтера должен передать ему перед уходом следующие документы:

Группа документов Перечень документов
Учредительные и регистрационные документы Устав, учредительный договор.

Свидетельство о постановке на учет в ПФР и ФСС.

Выписка из ЕГРЮЛ.

Свидетельство о постановке на учет в ФНС.

Свидетельство о регистрации.

Документы по учету расчетов с контрагентами Договоры с поставщиками и покупателями.

Товарные накладные, акты оказанных услуг и выполненных работ.

Акты проверок с дебиторами и кредиторами.

Документы, имеющие отношение к организации бухгалтерского учета Учетная политика по бухгалтерскому учету.

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии.

Политика по налоговому учету.

План счетов бухгалтерского учета.

Документы по расчетам с подотчетными лицами Авансовые отчеты
Регистры бухгалтерского и налогового учета Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.

Оборотном-Сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета.

Документы по учету труда и зарплаты Трудовые договоры.

Расчетно-платежные ведомости.

Приказ о приеме на работу, премировании, увольнении.

Табели учета рабочего времени.

Штатное расписание.

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность Бухгалтерская отчетность.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Декларации и расчеты по всем налогам.

Книги покупок и продаж.

Документы по учету денежных средств Кассовая книга, ПКО и РКО.

Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.

Платежные поручения.

Выписки банков по расчетным счетам.

Документы по инвентаризации Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи.

Приказ о проведении инвентаризации.

Документы по учету товарно-материальных ценностей Карточки учета материалов.

Требования-накладные по ф. № М-11.

Приходные ордера по ф. № М-4.

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами Акты налоговых проверок.

Акты сверок с налоговыми органами.

Документы по учету основных средств Приказ о создании комиссии по приемке основных средств.

Акты на списание основных средств.

Акты приемки-передачи ОС по ф. № ОС-1;

Инвентарные карточки по ОС по ф. № ОС-6.

Прочие документы Первичные документы по учету нематериальных активов, финансовых вложений, займов.

Доверенности.

Бухгалтерские справки.

Бланки строгой отчетности.

Путевые листы.

Получение пояснений от бывшего главбуха (передача дел главному бухгалтеру – шаг 6)

От уволившегося главного бухгалтера следует потребовать предоставить объяснения, касающиеся:

  • ведения налогового и бухгалтерского учета;
  • порядка взаимодействия с подразделениями и отделами предприятия;
  • правил работы с контрагентами, налоговой, аудиторской компанией.

Читайте также статью ⇒ «Как подготовиться к налоговой проверке: инструкция для бухгалтера».

Оформление и подписание акта приема-передачи дел (передача дел главному бухгалтеру – шаг 7)

Акт приема-передачи оформляется в свободной форме, но в нем должно присутствовать как можно больше информации, касающейся передачи дел:

  • фамилия, имя, отчество лиц, участвовавших в приеме-передаче;
  • дата и номер приказа руководства, ставшего основанием для проведения приема-передачи дел;
  • день проведения передачи дел;
  • время, в течение которого дела передавались новому бухгалтеру;
  • название и число переданных новому главбуху документов;
  • характеристики налогового и бухгалтерского учета;
  • перечень отсутствующих на момент приема-передачи документов;
  • серии и номера неиспользованных БСО и чековых книжек;
  • последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности;
  • количество переданных штампов, печатей и т.д.;
  • ошибки в оформлении первичных документов, недостатки, нарушения, недочеты, выявленные в ходе передачи дел.

Читайте также статью ⇒ «Подписание бухгалтерских документов».

Одним из пунктов акта приема-передачи дел является характеристика бухгалтерского и налогового учета. Остановимся на ней подробнее – она может включать в себя следующие моменты:

Организация бухгалтерского учета Анализ Учетной политики:

  • уровень автоматизации налогового и бухгалтерского учета;
  • использование ПО и справочно-правовых систем;
  • квалификация учетных работников;
  • распределение обязанностей между работниками бухгалтерии;
  • укомплектованность бухгалтерии кадрами;
  • организационная структура бухгалтерской службы.
Перечень первичных учетных документов, регистров налогового/бухгалтерского учета, переданных по описи Оборотно-сальдовая ведомость, подтверждающая входящие остатки на дату приема дел и остатки по счетам.
Учет денежных средств -Перечень расчетных и иных счетов (суммы остатков по ним, сверенные с банковскими выписками и данными текущего учета);

  • наличие кассира;
  • наличие договора о полной материальной ответственности;
  • наличие кассы и документов о ее обслуживании;
  • наличие журнала кассира;
  • наличие контрольных лент;
  • результаты инвентаризации наличных денег, БСО, чековых книжек;
  • Соблюдение условий учета и хранения наличности.
Хранение документов Порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения компанией правил сохранности дел, из уничтожения и хранения.
Учет основных средств и нематериальных активов Состояние документирования операций постановки на учет и выбытия НМА, проверки системы учета НМА, начисление по НМА амортизации.
Бухгалтерская отчетность Расхождения между данными отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета +т объяснения на этот счет прежнего бухгалтера.
Учет МПЗ (товаров, готовой продукции, материалов) Результаты проверки учета МПЗ и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей (наличие договоров полной материальной ответственности, результаты инвентаризации, действия по устранению расхождений).
Состояние учета на других участках Порядок учета финансовых вложений, займов, кредитов, доходных вложений, расчетов по дивидендам, добавочного капитала, резервного капитала и т.д.
Состояние учета расчетов с контрагентами, государственными внебюджетными фондами, налоговыми органами, работниками компании
  • Сведения о наличии трудовых договоров, задолженности по зарплате, состояние персонифицированного учета;
  • качество претенциозной работы, расчеты с ФНС и фондами;
  • сведения о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей.

Законодательные акты по теме

п. 3 ст. 77 ТК РФ Об увольнении главного бухгалтера по собственному желанию

Типичные ошибки

Ошибка: Акт приема-передачи дел от уволенного главного бухгалтера новому главбуху составлен в единичном экземпляре.

Комментарий: Должно быть оформлено 2 экземпляра акта приема-передачи дел главному бухгалтеру – первый хранится в организации, второй передается прежнему главбуху.

Ошибка: Акт приема-передачи дел новому главному бухгалтеру не заверен руководителем компании.

Комментарий: Акт приема-передачи должен быть подписан руководителем компании, прежним главным бухгалтером и нынешним главбухом, председателем комиссии (если она собиралась).

Ответы на распространенные вопросы о том, как осуществляется передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

Вопрос №1: Что именно должен проверить новый главный бухгалтер, оценивая соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству?

Ответ: Следует проверить правильность формирование финансового результата, последовательность применения учетной политики, создание резервов.

Вопрос №2: Существует ли унифицированная форма акта приема-передачи дел от главного бухгалтера фирмы новому главбуху?

Ответ: Нет, акт приема-передачи составляется в произвольной форме, поскольку прием-передача дел не регулируется нормативными актами.

Состояние амортизируемого имущества Сведения об учете материалов Информация о расчете работников Перечень папок по описи Остатки по проверенным счетам Список отсутствующих бумаг Ещё один весьма важный нюанс

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера?

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании приказа по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю», полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

  • номер по порядку,
  • наименование папки,
  • количество папок,
  • примечание.

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

  • учетную политику;
  • бух. отчетность;
  • налоговую отчетность;
  • фондовые отчисления;
  • акты выполненных работ и услуг;
  • акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
  • инвентаризационные описи;
  • первичные учетные бумаги;
  • договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют, с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Сведения об учете материалов

Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам. Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Информация о расчете работников

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Перечень папок по описи

Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи, составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Остатки по проверенным счетам

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Список отсутствующих бумаг

Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников, с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *