Планирование времени руководителя

12

Лекция 2. Совокупный потенциальный фонд рабочего времени

  1. Понятие и структура совокупного потенциального фонда рабочего времени.
  2. Расчёт совокупного потенциального фонда рабочего времени.
  3. Показатели резервообразующих элементов совокупного потенциального фонда рабочего времени.
  1. Понятие и структура совокупного потенциального фонда рабочего

Времени

Совокупный потенциальный фонд рабочего времени – суммарная величина времени работы для выполнения производственного задания.

В его основу положен календарный фонд времени, в состав которого входит время работы и время неработы, которое, в свою очередь делится на резервообразующее и нерезервообразующее (табл. 1).

Время работы – это регламентированные затраты, которые по своей правовой и экономической сущности являются необходимыми (неизбежными) и не могут в каждый данный момент рассматриваться как резерв увеличения времени работы.

Время неработы –это неявки и потери, величина которых непосредственно зависит от состояния организации труда на производственном участке.

Таблица 1

Классификация времени неработы

Индекс Нерезервообразующие неявки и потери Индекс Резервообразующие неявки и потери
Целосменные
НП1 Праздничные дни РП1 Дополнительные отпуска в связи с неблагоприятными условиями труда
НП2 Выходные дни РП2 Дополнительные отпуска в связи с выполнением различных обязанностей во внерабочее время
НП3 Очередные отпуска РП3 Неявки по болезни
НП4 Учебные отпуска РП4 Неявки с разрешения администрации
НП5 Отпуска в связи с беременностью и родами РП5 Прогулы
НП6 Дополнительные отпуска подросткам РП6 Неявки в связи с нарушением общественного порядка
НП7 Дополнительные неоплачиваемые отпуска для кормящих матерей РП7 Выполнение государственных и общественных обязанностей
Внутрисменные
НПС1 Сокращение рабочего дня подросткам РПС1 Простои
НПС2 Перерывы матерям на кормление грудных детей РПС2 Потери в связи с нарушением трудовой дисциплины
РПС3 Потери из-за микротравм

Продолжение табл. 1

РПС4 Преждевременное окончание работы с разрешения администрации
РПС5 Сокращение рабочего дня с неблагоприятными условиями труда
РПС6 Все виды скрытых потерь и лишних затрат рабочего времени

В целодневный фонд рабочего времени входит время неработы по различным причинам (прогулы, простои), которые относят к потерям рабочего времени. Сюда включаются и внутрисменные потери, которые могут быть явными и скрытыми. Явные потери рабочего времени– все перерывы в работе на протяжении смены, скрытые потери– непроизводительные затраты времени, обусловленные существующей организацией труда (потери из-за невыполнения норм, внутрипроизводственного отвлечения рабочих, текучести кадров, микропаузы в работе, возникающие в конвейерном производстве при асинхронности выполнения операций). Эти виды потерь по своей экономической природе представляют собой безвозмездно утерянные возможности производительного использования рабочего времени.

Внутрисменный фонд рабочего времени включает перерывы в работе, связанные с использованием рабочей силы и особенностями технологического процесса. Часть внутрисменных перерывов относится к регламентированным, другая – к нерегламентированным перерывам или потерям рабочего времени. Все они практически устранимы.

Немалые потери рабочего времени связаны с микротравматизмом. Причины его – нарушение правил техники безопасности как со стороны непосредственных исполнителей, так и со стороны администрации.

Время неработы, отнесённое в группу нерезервообразующих неявок и потерь, – это заранее определённая, но не постоянная величина. Например, постоянно пересматривается законодательство страны в направлении увеличения продолжительности отпусков в связи с беременностью и родами, продолжительности очередных отпусков для рабочих и управленческого персонала, установления дополнительно оплачиваемых отпусков за счёт средств бюджета или предприятия.

Совокупный потенциальный фонд рабочего времени неоднороден по функциональной направленности и структуре.

По первому признаку выделяют следующие функциональные группы затрат рабочего времени:

· преобразование предметов труда. Это время, затрачиваемое для изменения формы, размеров, химического состава и физических свойств предмета труда, соединение частичных предметов труда для получения потребительской стоимости или отделения части от целого, обеспечения заданной точности, надёжности характеристик готовой продукции или полуфабрикатов, а также время запланированных режимов работы, придания продукции товарного вида, обеспечения транспортабельности готовой продукции;

· обслуживание производства. Это время выполнения погрузочно-разгрузочных работ и транспортно-складских функций, технического контроля качества продукции, ремонта и поддержания в рабочем состоянии оборудования, инструмента, приспособлений, производство вспомогательных материалов и тары, выработку, распределение и перераспределение энергии, технологического пара и сжатого воздуха, обслуживание электросетей;

· управление производством. Это затраты времени руководителей, специалистов, технических исполнителей, которые учитываются по функциональной группе управления в целом и по отдельным её составляющим (н-р, общее и линейное руководство, кадровая служба, производственный отдел и др.). Степень детализации этих затрат зависит от масштаба предприятия и организационной структуры управления;

· хозяйственное обслуживание предприятия и обслуживание его работников. Время, затрачиваемое на ремонт зданий и сооружений, поддержание чистоты и порядка в производственных помещениях и на территориях, охрана территории предприятия, обеспечение пожарной безопасности, санитарно-гигиеническое обслуживание работающих.

По каждой из рассмотренных функциональных групп, а на крупных предприятиях – по каждой функции, определяется структура фонда рабочего времени в соответствии с общей структурой совокупного фонда. Если возникает необходимость по какой-либо функциональной группе отразить затраты труда, нетипичные для неё, то такие затраты необходимо выделять как подраздел конкретной структурной группы.

Определение структуры совокупного фонда позволяет выявить возможности наиболее рационального использования рабочего времени по функциям.

При сокращении общих потерь рабочего времени по возможно их увеличение отдельным функциям. В данном случае количество и качество выступают в неразрывной связи. Это позволяет комплексно изучать и анализировать все затраты времени, что весьма важно при разработке системы показателей оценки уровня организации труда.

Совокупный потенциальный фонд рабочего времени (плановый и фактический) включает рациональные затраты времени и резервообразующие элементы, которые потенциально являются резервом увеличения производительно используемого времени.

Таблица 2

Состав совокупного потенциального фонда рабочего времени

по признаку рациональности его использования

Рациональные затраты времени (Трац) Резервообразующие элементы
Элементы Затраты
1. Время, непосредственно затраченное на выполнение данной работы (Тнз) В пределах рационально не-обходимых затрат при данном уровне техники и технологии по всех функциям 1. Резервообразующие неявки сверх регламентированных затрат рабочего времени (Трзн):
– все виды неявок и допол-нительных отпусков
– отвлечение на различные меро-риятия (н-р, с/х работы)
2. Регламентированные затраты времени (Трз) 2. Потери рабочего времени (Тп):
2.1 Время неработы, включаемое в норму труда (Тнер) Устанавливается нормативами 1. Целодневные
– время на отдых –//– 2.Внутрисменные, в т.ч. по причине:
– время на личные надоб-ти –//– – невыполнения норм труда
– активное наблюдение за ходом производственного процесса –//– – внутрипроизводственного отвлечения работников в течение смены
– перерывы, обусловленные технологией и организацией производственного процесса В соответствии с графиком и технологическим процессом – текучести кадров
2.2. Неявки (Трн) – микротравматизма
– выполнение государственных и общественных обязаностей В пределах, установленных действующим законодательством – микропауз (на конвейерах) и пассивного наблюдения за работой оборудования
– с разрешения администрации (включая преждевременное окончание работы) –//– – недостатков разделения и кооперации труда
– дополнительные отпуска в связи с выполнением определённых обязанностей в нерабочее время –//–
– дополнительные отпуска в связи с неблагоприятными условиями труда Планируется с учётом внедрения мероприятий по улучшению условий труда и быта
– неявки по болезни –//–
3.Затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных производственным заданием (Тнпз) 3. Лишние затраты времени (Тл), в т.ч. обусловленные
– случайные работы, вызываемые нарушениями производственного процесса (но не организацией труда) В пределах необходимых затрат, оформленных специальными документами (акты, наряды) – применением заниженных режимов работы оборудования
– в связи с отклонениями от технологии –//– – отклонением от технологии
– исправление технологического брака В пределах только неустранимого брака при данном уровне развития техники и технологии – недостатками в подготовке производства

Продолжение табл. 2

– неправильной организацией рабочих мест
– низкой квалификацией работников и отсутствием навыков в работе
– изготовлением брака по вине исполнителя
– плохими санитарно-гигиеничес-кими условиями труда

Каждый элемент совокупного фонда рабочего времени непосредственно связан с его функциональным распределением, поэтому всякое изменение в затратах труда при выполнении той или иной функции отразиться (количественно) на величине рационально используемого времени. Сокращение времени резервообразующих неявок ( ), потерь ( ) и лишних затрат ( )будет способствовать увеличению времени, непосредственно затрачиваемому на выполнение производственных заданий ( ). Эту зависимость можно представить так:

, (1.1)

Немаловажное знвчение для предприятий имеет то, на какие функции затрачивается время при выполнении производственного задания. Увеличение затрат времени по всем функциям за исключением времени на преобразование предметов труда при прочих равных условиях оправдано лишь в том случае, если оно способствует повышению эффективности производства и созданию наиболее благоприятных условий труда. Если анализ показывает, что затраты труда на единицу продукции увеличились по какой-либо функции или остались на прежнем уровне после внедрения организационно-технических мероприятий, и при этом не наблюдалось уменьшения брака или сокращения потерь рабочего времени, то такое увеличение затрат времени нельзя признать рациональным.

Таким образом, функциональное деление потенциальногосовокупного фонда рабочего времени позволяет контролировать изменение затрат труда по всем функциям, устанавливать причины и своевременно принимать соответствующие корректирующие меры.

  1. Расчёт совокупного потенциального фонда рабочего

Времени

В основу совокупного потенциального фонда рабочего времени положен расчёт календарного фонда времени ( ), величина которого определится по формуле (2.1):

(2.1)

где – списочная численность ППП, чел;

– кол-во календарных дней в плановом периоде;

– установленная продолжительность рабочего времени.

Однако календарный фонд времени не характеризует в полной мере возможности предприятия в использовании рабочего времени. С учётом группировки затрат рабочего времени, приведенной в табл. 1 и табл. 2, Совокупный потенциальный фонд рабочего времени определится:

(2.2)

где – потенциальный совокупный фонд рабочего времени;

– величина целосменных нерезервообразующих неявок и потерь

рабочего времени;

– величина внутрисменных нерезервообразующих неявок и потерь

рабочего времени.

Следовательно, совокупный потенциальный фонд – это суммарная величина времени работы для выполнения производственного задания. При его исчислении особое внимание должно быть уделено нерезервообразующим неявкам и потерям.

В состав рационально (производительно) используемого времени включаются: затраты рабочего времени на выполнение производственного задания, регламентированные затраты времени и затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных производственным заданием.

В состав времени на выполнение производственного задания ( ) входит:

· подготовительно-заключительное время ( );

· оперативное ( );

· время обслуживания рабочих по всем функциям ( ).

В расчёт берутся только фактические затраты времени, но не выше нормативных значений. Н-р, если ( ) в базисном периоде составляет 2580 чел-ч, а по действующим нормативам – 2200 чел-час, то в расчёт принимается последняя величина. А разница относится к лишним затратам времени.

Время оперативной работы у основных рабочих определяется по действующим нормам времени:

(2.3)

где – фактические суммарные затраты оперативного времени, час;

– сумма затрат времени, превышающая нормативную, час.

У рабочих, занятых обслуживанием производства, оперативное время исчисляется по нормативам или берётся из табельного учёта за минусом потерь и лишних затрат, определённых путём специальных исследований (хронометража, фотографий рабочего времени).

У управленческого персонала оперативное время определяется по данным табельного учёта, скорректированным на коэффициент полезно используемого времени, который берётся из баланса рабочего времени одного среднесписочного работника.

Для определения времени, непосредственно затрачиваемого на выполнение производственного задания ( ) можно использовать «Карту организации труда на рабочем месте» и «Карту организации трудового процесса».

Показатель ( ), характеризующий уровень непосредственных затрат рабочего времени на выполнение производственного задания определяется по формуле (2.4):

(2.4)

К рациональным затратам времени относятся и регламентированные затраты, в том числе время неработы, включаемое в норму труда, и неявки. Первая группа включает время на отдых и личные надобности, время активного наблюдения за работой оборудования, перерывы, обусловленные технологией и организацией производственного процесса.

Время на отдых и личные надобности определяется в соответствии с действующими на предприятиях нормативами или распорядком рабочего дня. На производствах, где по характеру технологии существуют кратковременные перерывы, время на отдых не нормируется. В норму времени включаются паузы для производственной гимнастики, обусловленные физиологическими потребностями человека.

Показатель ( ), характеризующий уровень времени неработы, включаемого в норму труда, определится:

(2.5)

где – суммарное время неработы, включаемое в норму труда, час.

Величина и состав времени неявок установлена нормативами или планируется. Показатель ( ), характеризующий уровень времени неявок, определится:

(2.6)

где – суммарное время регламентированных неявок, час.

Величина регламентированных затрат времени непостоянна. Она зависит от изменения техники и технологии, внедрения специальных промышленно-санитарных устройств, ликвидирующих профессиональные вредности, осуществления других мероприятий по улучшению условий труда. В то же время под воздействием технического прогресса происходят и такие изменения в технологических процессах, которые изначально сказываются на условиях труда (при замене одних видов сырья более дешёвыми). Это приводит к увеличению льгот (сокращению рабочего дня, увеличению дней отпуска) и времени на отдых. Но данное увеличение времени неработы, включаемого в норму труда, является временным.

Регламентированные затраты времени из группы резервообразующих неявок на предприятии учитываются в плане по труду, балансах рабочего времени. В качестве исходного материала для расчёта регламентированных затрат времени используются данные оперативного планирования и учёта, статистической отчётности, справочники, нормативы и другие материалы по труду.

К рациональным затратам рабочего времени относятся затраты на выполнение работ, не предусмотренных производственным заданием ( ). Причиной их возникновения являются недостатки не в организации труда, а во внешней кооперации или отсутствие решений, позволяющих полностью исключить отклонения в производственном процессе (н-р, технологический брак). Данная статья затрат планируется, что позволяет контролировать нерациональные затраты, морально и материально стимулировать их сокращение.

Показатель, характеризующий уровень затрат времени на выполнение работ, не обусловленных производственным заданием, рассчитывается по формуле:

(2.7)

где – суммарное время на выполнение работ, не обусловленных производственным заданием, час.

Величина совокупного потенциального фонда рабочего времени, предназначенного для выполнения производственного задания (исчисленная в часах) при определении уровня организации труда принимается за единицу. Фактическое использование его может равняться единице в том случае, если все резервообразующие неявки и потери будут устранены. Поскольку при современном уровне оснащения производства ещё нельзя полностью устранить болезни, ликвидировать все вредные и опасные факторы производственной среды, то фактический уровень затрат всегда меньше 1.

При расчёте достигнутого уровня организации труда величина регламентированных затрат рабочего времени берётся фактическая, но не выше плана. Прочих равных условиях, чем меньше величина регламентированных затрат (), тем больше время, непосредственно затраченное на выполнение данной работы. Несмотря на то, что данное время входит в группу рациональных затрат, его сокращение целесообразно стимулировать.

Расчленение совокупного потенциального фонда рабочего времени по структуре и функциям даёт возможность, используя приведенные формулы, определить уровень и динамику каждой группы функций в общих затратах труда промышленно-производственного персонала.

Затраты труда можно расчленить по цехам, участкам и отделам и определить их величину в общем фонде рабочего времени. Это помогает оценивать функциональную направленность отдельных подразделений, вскрывать перекрещивание функций. Функциональное расчленение позволяет также определить удельный вес затрат рабочего времени по функциям управления, постоянно контролировать их изменения и принимать меры по удешевлению аппарата.

Подобный порядок расчёта структурных элементов совокупного потенциального фонда рабочего времени приемлем для любой функции или группы функций.

Хотите добиться большего, но нет сил? Где найти еще пару часов в сутки, чтобы достичь нужных целей? В этом поможет эффективная система планирования задач.

Далее расскажем о том, как и зачем писать планы на день. Каких результатов сможете добиться, и каких ошибок стоит избегать. Интересно? Тогда читайте до конца.

Почему важно эффективное планирование

Особенно важно делать план на день фрилансерам и бизнесменам. Потому, что свободный график работы очень часто расслабляет. Но, в тоже время, план нужен каждому из нас. Чем поможет эффективное планирование задач:

  1. Эффективнее продвигаться по шагам к намеченной цели.
  2. Грамотно распоряжаться временем. Чтобы хватило и на работу, и на семью, и на развитие.
  3. Раскрыть больше своего потенциала.
  4. Увидеть сколько времени уходит на ту или другую задачу.
  5. Быть в тонусе.
  6. Не перегружаться, а находиться, примерно, в одном ритме каждый день.
  7. Понимать сколько задач за день вы, реально, можете осуществить.
  8. Достигать большего за короткий срок.
  9. Грамотно распоряжаться своим временем.

Приемы эффективного планирования

Как же составлять план эффективно?

  1. Вариант для новичков. Самое простое — взять обычный лист бумаги и по порядку записать то, что хотите сделать. Затем при выполнении задачи просто вычеркивать ее из списка.
  2. Вариант для знатоков. Берете ежедневник или приложение в телефоне. И уже расписываете: в какое время, чем и сколько будете заниматься какими либо вопросами.
  3. Для экспертов. Составляете квадрат дел. Делите лист на 4 квадрата. В левом верхнем пишите «А: Важные и срочные». В правом верхнем — «Б: Важные и несрочные». В левом нижнем «В: Неважные и срочные». В правом нижнем — «Г: Неважные и несрочные».

Квадрат А старайтесь держать пустым. Желательно если дела скапливаются в квадрате Б, но смотрите, чтобы они не перешли в А. Квадрат Б – старайтесь выполнять в течение одного рабочего дня.

Квадрат В – старайтесь делегировать. А квадрат Г дает понять, какие идеи вам сейчас не стоит делать. Они не принесут ни пользы, ни эффективности. Это могут быть идеи просто ради идеи. Например, выучить испанский просто так.

Любой из этих вариантов поможет продвинуться к цели. Даже если просто записывать план на лист бумаги.

Принципы эффективного планирования деятельности

  1. Распределяйте дела по убыванию важности. Это самый главный способ эффективного планирования.
  2. Неприятное дело делайте в самую первую очередь. После этого сможете вздохнуть свободно, и оставшийся день пройдет легко.
  3. Долгое и трудное дело разбивайте на мелкие кусочки. Выполняйте по одному кусочку каждый день. Не заметите, как большая задача решится быстро и легко.
  4. Соблюдайте режим сна и отдыха. Если вы не выспались, ни одно планирование не сделает вас эффективным. Ваша реакция будет заторможена. Поэтому раньше ложитесь и раньше вставайте.
  5. Сохраняйте позитив и веру в свои силы. Это дает энергию действия .
  6. После подъема не валяйтесь в кровати. А сразу вставайте. Лучше не спеша позавтракать и принять душ.
  7. Не суетитесь. Иначе вы сделаете много мелких и неважных дел, вместо того, чтобы концентрироваться на задаче.
  8. Следите за сроками, которые выставляете себе. Это поможет не отвлекаться на посторонние вещи.
  9. Соблюдайте порядок на рабочем столе, в компьютере и телефоне. Так будете меньше тратить время на поиски нужных документов.
  10. Делегируйте неважные дела. Потому что если вы будете отвлекаться на их выполнение, то не успеете сделать важные.
  11. Не оттягивайте до последнего момента. Квадрат А всегда должен оставаться пустым.
  12. Сверяйтесь с планом. Так будете видеть эффективное ли планирование времени у вас.

Советы общие, но подстраивая каждый под себя, сможете достичь своих целей быстрее и с меньшими трудозатратами.

Частые ошибки, которые всё портят

Какие ошибки допускают многие, как только решают освоить принципы эффективного планирования:

  1. Расставляют неверно приоритеты. Если взглянуть на квадрат дел, то станет видно, что если вы выполняете дела из «Г» в первую очередь, то тогда времени и сил на «А» может уже не хватить. Поэтому придерживайтесь правильного приоритета: «А», «Б», «В», «Г».
  2. Много тратите время на несущественные детали. Тут хорошо посмотреть на принцип «Паретто». 20% усилий дают 80% результата. И 80% усилий — 20% результат. Ваша задача делать эти главные 20, а остальные 80 делегировать.
  3. Отсутствие личного времени. Какой смысл планировать, если на себя времени не остается. Поэтому ежедневно выделяйте на себя несколько часов. Займитесь тем, что действительно интересно.
  4. Не закладывается процент на непредвиденные обстоятельства. Невозможно быть уверенным на все 100, что будет всё так, как вы хотите. Это жизнь, и ее нельзя предугадать. Поэтому до 50% времени держите условно свободным.

В статье рассказали для чего необходимо составлять планы на день. Дали инструменты эффективного планирования, а также предупредили о распространенных ошибках новичков.

Тема 5.1Планирование индивидуальной работы руководителя

1.Планирование целей и задач управленческой деятельности.

Планирование индивидуальной работы — один из важнейших элементов работы руководителя.

Индивидуальный план работы руководителя должен быть тесно связан с комплексным планом данного конкретного участка (объекта) управления, отражающим цели, которые должны быть достигнуты, а также средства их достижения.

Эти планы должны содержать задачи, соответствующие уровню руководства, рассчитанные на перспективу до 10 лет, а также задачи, рассчитанные на год, квартал, месяц, которые учитывают новые задачи и проблемы, не включенные в перспективный план. При разработке комплексных планов особое внимание следует обращать на возможность реализации поставленных и плане задач. Исследование статистических данных, сетевых графиков, моделей принятия решений, «дерева целей» поможет сделать эти планы реализуемыми.

При разработке «дерева целей», т.е. структурной модели, которая отражает весь комплекс задач с распределением подцелей по уровням (в соответствии с их местом и соподчиненностью), следует придерживаться следующих правил:

1.Выделить (сформулировать) основную цель, например «Повысить качество продукции».

2.Выделить (сформулировать) самостоятельные цели, которые помогут основной (конечной) цели. Эти цели существуют независимо друг от друга. Это означает, что каждая цель, находящаяся на данном (одном) уровне иерархии, не должна представлять собой подцель другой цели такого же уровня. Например, для того чтобы создать конкретную продукцию высокого качества, нужно: совершенствовать конструкцию; повысить качество производства; создать организационно-экономические условия управления качеством. Эти три самостоятельные цели 1-го уровня для достижения основной (конечной) цели. Каждая такая цель разбивается на подцели.

3.Для построения «дерева» требуется как можно точнее сформулировать подцели, так как от их реализации зависит достижение основной цели. (Например, подцелями цели «повышение качества производства» будут: «обеспечение производства квалифицированными кадрами», «совершенствование технологии производства», «повышение технического уровня производства».)

4.Схема допускает любую степень детализации подцелей, вплоть до решения конкретной производственной или научно-технической задачи. Например, подцель «совершенствование технологии производства» имеет подцели следующего уровня: внедрение прогрессивных техпроцессов; оснастки; резервных вариантов техпроцессов; средств и методов измерений, и т.д.

5.Необходимо минимизировать количество целей и подцелей.

6.Ранжировать цели (т.е. определить ранги целей по ступени важности и их уровень в «дереве целей»).

Типичными ошибками при формировании «дерева целей» могут быть следующие: 1)стремление сразу же перейти от первого уровня к последнему, минуя промежуточные уровни; 2)недоучет (фактическое отсутствие) отдельных важных целей какого-либо уровня; 3)представление на одном уровне целей, разных по масштабам и значению (некачественное ранжирование целей и задач).

2.Эффектевность использования времени руководства.

Эффективность работы руководителя зависит как от него самого, так и от его подчиненных. Ниже приводятся факторы, снижающие эффективность работы руководителя и зависящие от него самого:

не планирует работу (ни свою, ни своего подразделения);

выполняет сначала приятную и знакомую роботу;

не доверяет своим подчиненным и выполняет их работу сам;

не умеет использовать в интересах работы своих подчиненных;

направляет работу персонала непосредственно, вместо того чтобы руководить путем постановки целей и задач, опираясь на самоуправление;

принимает слишком много решений за свих подчиненных, считая, что таким путем держит все нити управления в своих руках, а на самом деле тормозит развитие свих подчиненных в вопросах принятия решений и перегружает себя работой;

не знает своих подчиненных и не интересуется их работой, их личными планами на будущее;

не хочет или не умеет разговаривать откровенно со своими подчиненными;

не верит в способности своих подчиненных;

не определяет порядок срочности и важности свих работ и не составляет плана рационального использования рабочего времени.

Факторы, снижающие эффективность работы руководителя, зависящее от подчиненного, который:

не готовит как следует вопрос, с которым намерен обратиться к своему начальнику, и отнимает рабочее время у обоих;

боится сам принимать решения и постоянно обращается к руководителю;

не планирует использование своего рабочего времени и выполнение порученных ему заданий и этим самым мешает плановой работе руководителя;

не знает точно своего задания, своих полномочий и назначения своей работы;

не умеет апеллировать к своему руководителю и берется за выполнение заданий, не относящихся к нему, или работ, с которыми он заведомо не справится;

не умеет разговаривать со своим руководителем;

не привык сам разбираться в полученных заданиях, а любит получать всегда готовые инструкции от других;

сам не знает, к чему стремится в жизни.

3.Планирование личной работы руководителя.

После определения целей руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для выполнения поставленных перед ним задач. Цель без программы осуществиться не может. Цель отвечает на вопрос «что?», а программа мероприятий – на вопрос «как?». Цель – это мысленная деятельность для достижения результата, а программа – практическое действие.

После определения мероприятий программы, необходимых для достижения целей, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. Это очень важный момент в планировании. Срок выполнения необходимо определить с максимальной точностью.

Индивидуальный план работы руководителя содержит задачи, которые должны быть решены лично им, с указанием точных сроков их выполнения (решения).

Планы индивидуальной работы руководителей составляются аналогично комплексным планам руководящей работы на квартал, месяц, неделю. Кроме того, существует еще оперативный план на один день.

Практика показывает, что, чем больше времени затрачено на планирование работ, тем меньше его уходит на решение непосредственных управленческих проблем.

В индивидуальном плане работы следует предусматривать время, необходимое для проведения совещаний, обсуждения планов, участия в комиссиях и т.д.; для личных бесед или совещаний в более узком кругу (консультации с выше- и нижестоящими руководителями, с сотрудниками, беседы с коллегами и подчиненными и др.); для приема посетителей; для участия в собраниях коллектива работников и конференциях; для учебы, командировок и т.д.; для обхода руководимого подразделения; личное время (перерывы).

Тщательный контроль за ходом выполнения планов дает новые стимулы для дальнейшего совершенствования своей работы и использования рабочего времени. Причем следует контролировать цели, а не мероприятия, необходимые для её достижения. В результате контроля своего индивидуального плана руководитель выясняет, насколько удачным было планирование использования рабочего времени и какие результаты были достигнуты. Практическая польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей заключается в том, что руководитель лучше узнаёт самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.

Приветствую вас дорогие читатели. Эта статья про тайм-менеджмент, а именно какие виды тайм-менеджмента существуют и для чего уметь эффективно управлять своим временем.

Тайм-менеджмент — это техника управления временем, которые включают в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм-менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности. Увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределения, расстановка приоритетов и постановка целей, помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости. Первоначально, методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности, но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека. Чтобы успевать справиться с бытовыми вопросами, правильно организовать свой досуг и отдых.

Основные задачи тайм-менеджмента

  • Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
  • Постановка, формулирование и определение цели.
  • Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
  • Реализация цели: подсказка какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
  • Составление списка дел, которые необходимо сделать.
  • Фиксация времени с помощью хронометража.

Преимущества эффективного планирования времени

Обучавшийся планировать свое время человек, достигает поставленных целей. Достигает своих целей немного быстрее чем остальные. Способен достичь успеха в любой сфере деятельности. Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями. Может выполнять намного больше дел, за определённый промежуток времени. Может увеличивать свои доходы и отойти от дел правильно распределив обязанности между сотрудниками. Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам. Всегда имеет чёткий план действий. Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Какие виды тайм-менеджмента бывают

Существует много разнообразных подходов в проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа.

  • Персональный личный тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека. Умением правильно и плодотворно организовать свой день.
  • Профессиональный тайм-менеджмент. Помогает человеку эффективно выполнять свою работу. Правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
  • Социальный тайм-менеджмент. Регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей, например, корпоративный.

Тайм-менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или не грамотная организация деятельности руководством, приводит к тому что сотрудники компании чувствуют постоянный дефицит времени. Эффективность тайм менеджмента в управлении зависит от того насколько сотрудники будут обучены: планированию, составлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Управление личным временем в тайм-менеджменте

Теперь рассмотрим основные правила тайм-менеджмента, применяемые в личной жизни:

  • Никогда не брать работу на дом.
  • Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
  • Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение: поход в кино, театр, концерт, музей. А также физическое занятие спортом, танцами и тому подобное.
  • Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели, к примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
  • Во время отпуска ограничить звонки, почту интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

Три правила тайм-менеджмента

  • Правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени. Если вы тратите свое время на, что-то значит в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе этот вопрос. Результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели. Что такое цель? Цель это стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат. При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями. Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребностей и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях и её конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации. Существуют разные методы постановки целей, но все они имеют общий алгоритм постановки целей:
— цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом
— необходимость достижения цели должна быть обоснованной, зачем это нужно и что я из этого получу
— цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения
— необходимо четко определить границы времени за которые цель должна быть достигнута иначе как с прокрастинацией цель не будет во время достигнуто.

  • Приоритезация

Это значит уметь расставлять приоритеты. Это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость достижения цели, а есть те, которые играют главную роль.

  • Планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование неотъемлемая часть тайм-менеджмента, она состоит из таких основных этапов:
— составление плана тайм-менеджмента
— этап составления проекта при котором можно маневрировать, продумывать разные варианты достижения цели
— выявления необходимых ресурсов
— этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели
— фиксации результатов планирования в виде бизнес-проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием активируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию. До тех пор, пока человек не составить план реализации того чего он хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает человеку возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивают в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям. Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придаёт уверенности в себе и своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирование

  • Abc планирования. Базируется на том что необходимо сначала выполнять наиболее значимые дела под буквой, а, а затем b и c. Дела категория, а — самые важные они составляют 15% всех дел и приносят 65% результатов, б — важные дела которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория c — это дела наименьший важности они составляют 65% и дают результат 15%
  • Правило Парето или принцип 80 на 20. Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел которые вы делаете за день, дают вам 20% нужного результата, а 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например, 20% людей, владеют восьмьюдесятью процентами капитала. 80% людей владеет двадцатью процентами капитала. 20% клиентов дают прибыль 80% а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
  • Хронометраж. Этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.
  • Составление списка задач. Это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как правильно составить список дел исследовать ему

  • Для начала понаблюдайте за собой сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
  • Напишите список дел с вечера.
  • Записывайте конкретные пункты. Например, зайти в магазин, к этому пункту приложите список покупок.
  • Планируйте весь свой день, не только работу.
  • Начинайте свой день с выполнения не трудных задач, чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
  • Список дел должен быть всегда на виду.
  • Не пишите в списке больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать что вы что-то не успели.

Литература по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует масса полезной литературы по управлению временем. На мой взгляд максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды и Глеба Архангельского, и Брайана Трейси.

На этом у меня всё. Напоминаю, что вы всегда можете найти больше информации на этом блоге. Я надеюсь статья была вам интересна и полезна. Если вам понравилась эта статья. Поделитесь ею друзьями в социальных сетях. Подписывайтесь также на обновления блога. Чтобы получать полезную информацию. Советую также прочесть статью: Открытие вклада в банке под высокий процент.

1 сентября! Скоро в школу! Некоторые советы.

Режим дня школьника — это организация его жизни и деятельности, которая обеспечивает наибольшую работоспособность, способствует укреплению его здоровья и физического развития. Режим – это разумное распределение времени в течение суток на сон, труд, питание, отдых.

Составляя режим для ребенка, следует учитывать некоторые советы.

Соблюдение режима сна исключительно важно для работоспособности и здоровья ученика. Необходимое количество времени для сна 8-11 часов, в зависимости от возраста. Случаи недосыпания у ребенка чреваты ослаблением внимания и памяти, повышением нервной возбудимости.

Утренняя гимнастика – это обязательный компонент утра, она снимает сонливость и наполняет организм бодростью на весь день. Гимнастические упражнения усиливают работу сердца и легких, улучшают обмен веществ, положительно воздействуют на нервную систему.

Особое внимание необходимо уделить питанию. В большей степени, дети питаются не правильно, не завтракают, нарушают строго отведенное обеденное время и время ужина, все это портит аппетит, нарушает работу пищеварительных органов, вследствие чего, у ребенка ухудшается общее состояние здоровья, внимание, память и работоспособность.

При соблюдении режима питания в организме вырабатывается правильный ритм пищеварения, что обеспечивает наилучшее усвоение пищи, нормальный рост и развитие организма.

После учебных занятий в школе учащиеся первой смены должны распределить свое время на обед и отдых (обязательны подвижные игры на открытом воздухе), а затем выполнение уроков.

Время, оставшееся до сна, лучше всего заполнить свободным занятиям, помощь семье, общение с друзьями.

Ученикам, занимающимся в школе во вторую смену, после занятий и общественной работы следует не менее одного часа быть на свежем воздухе (прогулка, игры), а затем оставшееся до сна время использовать для свободных занятий. К приготовлению уроков лучше приступить с самого утра. Те, кто учится в первую смену, после школы, конечно, должны отдохнуть, а затем приняться за выполнение домашних заданий.

Перерыв между школьными и домашними занятиями должен составлять не менее 2 часов.

Для укрепления здоровья, ребенку необходимо большую часть свободного времени проводить на свежем воздухе.

В выходные дни и каникулы режим дня школьника должен отличаться от обычного тем, что большее количество времени должно быть предоставлено для пребывания на воздухе, для посещения кино, театров, музеев, парковых зон и т.д.

Запомните, отдых ребенка должен быть активным – это поход в лес, разнообразные подвижные игры, купание. Правильно организованный режим для учащихся в дни каникул является основой полноценного отдыха и способствует полному восстановлению работоспособности детского организма.

Рационально использованное время школьника – залог не только его успешной успеваемости в школе. Правильно подобранный для школьника режим дня позволяет ему найти время и на учебу, и на отдых, игры. Здоровье школьника зависит не только от режима дня, а также правильного питания и сна, которые обязательно должны быть оговорены с ребенком и введены в его привычки.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *