Плюсы электронного документооборота

Документовед – это универсальная профессия. Получив диплом и соответствующие знания по данной специальности, выпускники могут работать в любой компании. Ведь в каждой организации присутствует документооборот, а значит и необходимость в документоведе будет всегда. В статье рассмотрим основные обязанности документоведа.

Содержание

Кто такой документовед

Докуменовед – это специалист, занимающийся регистрацией и учетом документации. Наиболее близкими к данной профессии являются секретари, делопроизводители и архивисты. Все распорядительные документы компании требуют правильного оформления и доведения до сведения сотрудников. Если документы устарели, то они должны быть выведены из документооборота. При этом происходит их рассортировка и помещение в архив. Всем этом в компании занимается документовед (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция делопроизводителя: образец заполнения в 2020 году).

Должностные обязанности документоведа

К общим обязанностям документоведа относят следующие:

  • ведение учета, контроль за исполнением, обеспечение хранения документации;
  • контроль за состоянием делопроизводства;
  • разработка унифицированных систем, а также классификаторов для документации;
  • ведение работы по упорядочению документов и информации;
  • оптимизация документопотока;
  • организация хранения документов;
  • проведение экспертизы ценности;
  • разработка нормативно-методических документов в своей сфере.

Должностные обязанности в учреждениях могут различаться в зависимости от сферы занятости. Если документ работает в судебных органах, то и обязанности его будут связаны с ведением специфичной документации. Если документовед работает в банке, то его обязанностью при работе с документами будет сохранение банковской тайны. В случае работы с документами в медорганизациях – обеспечение врачебной тайны.

Должностные обязанности документоведа образовательных учреждений

Специалист, работающий в образовательных учреждениях должен ознакомиться с законом «Об образовании». Штат сотрудников школ или детских садов является довольно ограниченным, поэтому документовед должен совмещать обязанности иных должностей, таких как секретарь, делопроизводитель и кадровый работник.

Специалист детского сада помимо общих обязанностей также отвечает за составление трудовых договоров, оформление личных дел, а также ведение книги учета воспитанников детского сада. Документовед, работающий в школе, занимается подготовкой проектов распоряжений руководителя, оформлением личных дел, ведением книги учета учеников, учетом часов работы учителей, обработкой личных дел учеников и сдачей их в архив.

Должностные обязанности документоведа в высших учебных заведениях складываются исходя из того, что помимо образовательной деятельности ВУЗы также ведут и научную деятельность. Поэтому помимо общих обязанностей, документоведу также нужно будет заниматься подготовкой документов для заседаний, совещаний, вести протоколы, а также по поручению декана вести телефонные переговоры (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция программиста).

Как оформить должностную инструкцию документоведа

В должностной инструкции документоведа должны содержаться следующие разделы:

  1. Общие положения. В данном разделе указывают требования к профподготовке сотрудника, а также его подчиненность в работе.
  2. Порядок, по которому происходит его назначение на должность.
  3. Локальные нормативные акты, законодательные акты, которые обязан знать специалист.
  4. Служебные обязанности.
  5. Права сотрудника.
  6. Ответственность сотрудника.

Важно! После составления проекта инструкции происходит согласование документа с юристом компании. Затем проект утверждается руководителем компании в вводится в действие соответствующим приказом. Сотрудник с инструкцией должен ознакомиться под роспись. После этого данный документ приобретает юридическую силу и становится для сотрудника обязательным к исполнению.

Личные качества документоведа

Основным качеством, которым должен обладать документовед – это внимательность в работе с документами. Помимо этого, к личным качествам также относят аккуратность, скрупулезность, а также ответственность. Наличие ошибок, утеря документов, а также нарушение законодательства при составлении проектов документов может привести с серьезным проблемам.

Докуменоведы работают с большим количеством информации, поэтому они должны обладать хорошей памятью. Также для работы потребуются усидчивость и грамотность, а при работе с персоналом – организаторские способности, коммуникативные навыки и даже креативность.

Важно! Если компания небольшая, то документовед может работать один. Поэтому ему необходимо организовать свою работу эффективно, а для этого ему потребуется самоконтроль, самоорганизованность, а также дисциплинированность.

Какие требования предъявляются к документоведу

В квалификационном справочнике должностей (Постановление Минтруда России №37 от 21.08.1998) содержится такая должность, как документовед, а также требования, которые предъявляются к лицу, занимаемому эту должность. В данной должности различают несколько разновидностей: документовед, документовед первой и второй категории.

Квалификация Требования к сотруднику
Документовед Высшее профессиональное образование, без требований к стажу работы
Документовед 2 категории Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа как минимум 3 года
Документовед 1 категории Высшее профессиональное образование с стаж работы в должности документоведа 2 категории не менее 3 лет

Требования к уровню знаний документоведа

Если обратиться к квалификационному справочнику, то он дает только общее направление, а также общие требования к уровню знаний. Таким образом, каждая компания или учреждения могут самостоятельно определить круг обязанностей, а также требований к данному сотруднику. В качестве необходимых требований можно выделить следующие:

  • знание законодательных нормативных актов;
  • работа с организационной и вычислительной техникой;
  • знание методов анализа, исследования, проектирования и т.д.;
  • порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы документов;
  • документообразование;
  • иные требования.

Такая должность, как документовед имеет достаточно солидную нормативно-правовую базу, а значит требует от специалиста высокой профессиональной подготовки.Поэтому, одним из требований, предъявляемых к соискателю на данную должность является диплом о высшем или среднем специальном образовании по специальности «Документоведение» или «Документационное обеспечение предприятия». Кроме того, выделяют также такие смежные специальности, как «Документационное обеспечение в юриспруденции» и «Информационное обеспечение предприятия».

Плюсы и минусы профессии документовед

В качестве преимущества профессии можно отметить возможность работать на других должностях, таких как:

  • администратор;
  • архивист;
  • делопроизводитель;
  • секретарь-референт;
  • офис-менеджер;
  • помощник руководителя.

К плюсам данной должности можно также отнести нахождение в самом центре потока информации компании. То есть несмотря на то, что работа документоведа достаточно рутинна, он владеет большей частью секретов компании. Причем, иногда данной информацией владеет только высшее руководство и документовед.

Кроме того, плюсами профессии также является работа в офисе, установленный график работы. А наличие такого образования дает возможность открыть собственный бизнес по предоставлению услуг данной сферы. Несмотря на большое количество плюсов данной профессии, недостатки также можно выделить. В основном это однотипность и рутинность работы, а также высокая степень ответственности специалиста.

Где работают документоведы

Уровень знаний документоведов позволяет им работать с такими видами документов, как кадровые, бухгалтерские, научно-технические и т.д. А значит востребованы они будут в разных отраслях:

  • государственных и муниципальных органах власти;
  • архивных службах;
  • административных службах, в коммерческих структурах;
  • иных сферах по консалтингу, информационным системам и аудиту.

Вважно! В зависимости от того, где работает документовед, будут зависеть и возможности его карьерного роста. В крупных компаниях он может вырасти до управляющего, а в более мелких – до помощника руководителя фирмы.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: В нашей компании трудятся несколько документоведов разных категорий. Нужно ли для них составлять отдельные должностные инструкции.

Ответ: Если в компании одновременно трудятся документоведы разных категорий, то и должностную инструкцию следует утвердить для документоведа без категории, документоведа первой и второй категории.

Электронный документооборот или ЭДО все смелее и чаще внедряется в нашей стране. На новую систему подготовки, согласования и отправки документов без применения бумажных носителей, переходят и крупные компании, и небольшие фирмы, и государственные структуры.

В наше время, когда разные новинки и усовершенствования появляются чуть ли не каждую секунду, хочется понять, стоит ли уделять внимание этому изобретению или о нем забудут через несколько лет как о пейджерах или заряженной экстрасенсом воде.

Как и в любом явлении во внедрении системы электронного оборота документов есть свои достоинства и недостатки.

Как это работает

Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа.

Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства. Поступая в организацию документ, получает электронный входящий номер, затем директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение. Далее документ следует до непосредственного исполнителя. Исполнитель может прочесть документ, увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом.

Новый документ можно создавать в системе или импортировать файлы из других программ. Готовый документ согласовывается, по автоматически заданному маршруту, просто попадая в папку для входящих документов к очередному человеку в цепочке исполнителей. Нажатием специальных кнопок, документ согласовывается и подписывается. Статус документа обозначается на экране визуально. Например, просроченный документ «краснеет».

Плюсы

В целом система позволяет в значительной степени упорядочить делопроизводство в любой организации. Например, она не разрешит присвоить один и тот же номер нескольким входящим или исходящим документам, так как это происходит автоматически.

Электронный документооборот дает возможность отследить статус каждого документа в реальном времени. Узнать, кто над ним работает в данный момент. В отличие от бумажного документа нерадивый сотрудник не может его потерять ни случайно, ни умышленно. Даже удаленные документы сохраняются и подлежат восстановлению. Это улучшает дисциплину сотрудников. Так как в системе видно кто и когда открывал документ, редактировал его, кто задерживает документ.

Увеличивает скорость работы. Например, если бумажный документ нужно было нести в другое здание для согласования, и секретарь мог потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию, то при работе с ЭДО каждый документ индивидуально попадает к сотруднику за доли секунды.

ЭДО облегчает редактирование документа. Обычно все редакции документа система сохраняет. При необходимости к какой-то версии можно вернуться.

Система положительно влияет на организацию труда руководства. Его функции по поручению конкретного документа определенному сотруднику можно распределить между заместителями или отдать канцелярии. При этом дублирование поручений будет исключено. Система не допустит этого.

В отличие от бумажных документов, сотни и даже тысячи электронных документов можно всегда иметь при себе, организовав удаленный доступ к программе через интернет. Таким образом, сотрудники смогут выполнять работу в системе, находясь в командировке, на больничном или даже в отпуске.

Так как ЭДО позволяет видеть дату поступления документа и срок его исполнения, это дает возможность организовать планирование работы. Можно установить фильтр и расположить все документы по очереди, согласно которой их нужно сдавать. Ничего не потеряется.

Поисковая система ЭДО позволяет искать документ по различным параметрам. Для этого необязательно знать даже его реквизиты, достаточно просто представлять, о чем говорится в документе, и найти его по нескольким ключевым словам.

Благодаря системе у каждого сотрудника под рукой будет полная структура организации с именами, должностями и телефонами, а так же огромная адресная книга. Так как все адреса, по которым организация когда-либо направляла, система сохраняет и позволяет при необходимости найти.

Система позволяет экономить огромное количество бумаги, что в нашу эпоху экологических катаклизмов является значительным вкладом в сохранении экологии нашей планеты.

Минусы

  • Необходимо потратить средства и время на покупку, и налаживание программного обеспечения.
  • Нужно будет обучить сотрудников пользоваться системой и пережить довольно болезненный переходный период.
  • Отдельной заботой станет безопасность. Документы будут доступны многим лицам. Отрегулировать уровни допуска, оформить электронные подписи – все это потребует времени и опять-таки финансовых вложений.
  • В штат нужно будет взять квалифицированного администратора системы, который должен будет ежедневно консультировать сотрудников организации по возникающим проблемам и вопросам, поддерживать систему в рабочем состоянии.
  • В целях сохранения электронной базы документов периодически нужно будет проводить их резервное копирование, предусмотреть процедуру хранения копий, режим доступа к ним.
  • Отсутствие ЭДО у партнеров и коллег приведет к параллельному существованию двух систем – электронной и бумажной.

Вывод

Если в компании работает большое количество сотрудников, ее структура достаточно разветвленная, то электронный документооборот ей необходим. Внедрение ЭДО позволит снять многие насущные проблемы, увеличить производительность труда. Если же речь идет о маленькой фирме, ведущей вялую переписку, то усилия и затраты на внедрения оправданы только в том случае, если она взаимодействует с компаниями, где система ЭДО является привычным рабочим инструментом. В противном случае, это будет просто недешевая модная игрушка.

19 апреля, 2019

Внешний документооборот компании стал настолько велик, что сотрудники не успевают обрабатывать? Задумались о том, как ускориться? Как вовремя. Уже многие вещи перешли в электронный формат. Разберем особенности электронного документооборота. Для кого это выгодно, прежде всего?

Сначала узнаем, что такое электронный документооборот. Это система обработки документов в электронном виде. Электронные документы подписываются специальной электронно-цифровой подписью. Они имеют юридическую силу, а значит иметь бумажный формат необязательно. Системой электронного документооборота пользуются как малые, так и крупные организации. Ежегодно объем рынка систем ЭДО увеличивается на 11-13% (по оценке TAdviser). Какие же достоинства и недостатки имеет электронный документооборот?

Плюсы электронного документооборота

  1. Юридическая значимость. Все документы в ЭДО, подписанные электронной подписью, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с синей печатью и подписью.

  2. Сокращаются затраты. Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов. Например, средняя цена отправки документа Почтой России составляет около 40 рублей. А стоимость исходящего документа в ЭДО «Транскрипт» от 3 рублей.

  3. Ускорение оплаты за поставленные товары или оказанные услуги; увеличение личной эффективности сотрудника. Благодаря мгновенной доставке бухгалтерских документов (УПД, счетов, актов и т.д.), компания быстрее получает оплату за поставленные товары или оказанные услуги. Для сравнения средний срок доставки документов Почтой России от 3 до 10дней. При этом часто документы на Почте могут теряться, приходить с задержкой, поэтому сроки оплаты и предоставления закрывающих документов затягиваются на неопределенный период.

    Поиск, подготовка и отправка документа в ЭДО занимает меньше сил, освобождается время для выполнения других обязанностей, а значит, увеличивается производительность труда сотрудника.

  4. Быстрый поиск и хранение документов.

    Согласно исследованию Портала «Клерк.Ру”, в среднем, бухгалтер на поиск бумажных документов тратит до 1 часа в сутки. Кроме того, хранение документов в архивах занимает значительные площади. В ЭДО поиск необходимого документа занимает секунды.

  5. Отслеживается статус каждого документа в реальном времени. Ответственному сотруднику важно знать, кто работает над документом в данный момент. В системе видно, кто и когда открывал и редактировал документ, а также кто его задерживает. Это повышает эффективность контроля руководством бизнес-процессов и улучшает дисциплину работников.

  6. Электронный документ в защите и сохранности. Файлы передаются по шифрованному каналу связи, лицензированному ФСБ. Документы невозможно перехватить.

  7. Удаленная работа с документами: в отпуске, командировке, на больничном. Веб-сервис ЭДО доступен 24 часа в сутки, а мобильное приложение делает работу еще более удобной и быстрой.

Особенности внедрения и перехода на электронный документооборот.

Большинство из них связано с нежеланием менять привычный способ обмена документами с контрагентами в компании. То есть во многом это инерционность мышления бухгалтера или руководителя. Зачем менять то, что работает годами? Вспомним, недавние времена, когда у людей не было мобильного телефона и все чувствовали себя прекрасно. Сегодня мобильные есть у каждого.

  1. Переходный период. Если в компании нет электронной подписи, её предстоит оформить.

    Не будем акцентировать внимание на обучении сотрудников работе в ЭДО, потому что большинство современных систем ЭДО имеют идентичный обычному почтовому сервису интерфейс. Важно будет прописать регламент взаимодействия между подразделениями. То есть электронный документооборот должен зафиксировать и заменить движение бумажных документов в «реале».

  2. Помощь в подключении к ЭДО. Если у контрагентов компании отсутствует ЭДО, будет необходимо помочь контрагентам в переходе на ЭДО. И здесь важно выбрать оператора ЭДО, который подставит плечо и окажет поддержку в переходе на ЭДО. Существует эффективный набор инструментов, который поможет относительно быстро и безболезненно перевести контрагентов на электронный документооборот.

    Отметим, что эти действия будут носить временный характер; а цена перехода на ЭДО окупит себя уже через несколько месяцев.

Кому будет полезен электронный документооборот?

Рассмотрев особенности электронного документооборота, сделаем вывод, что он, прежде всего, необходим компаниям с значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.

Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей, упростив процесс внешнего документооборота.

Мы рекомендуем систему электронного документооборота «Транскрипт».

Ознакомьтесь с нашими тарифами.

Тариф 100 На 1 год 100 Исходящих документов 7 руб. Стоимость одного отправления 700 руб. Стоимость тарифа Тариф 500 На 1 год 500 Исходящих документов 5 руб. Стоимость одного отправления 2 500 руб. Стоимость тарифа Тариф 1000 На 1 год 1 000 Исходящих документов 4,75 руб. Стоимость одного отправления 4 750 руб. Стоимость тарифа Тариф 3000 На 1 год 3 000 Исходящих документов 4 руб. Стоимость одного отправления 12 000 руб. Стоимость тарифа Тариф 5000 На 1 год 5 000 Исходящих документов 3 руб. Стоимость одного отправления 15 000 руб. Стоимость тарифа

Зачем нужна электронная подпись? Как ей пользоваться и где оформить? В чём плюсы и минусы такой подписи? Как подписывать документы электронной подписью? Рассказываем, что нужно знать перед тем, как начать ей пользоваться.

Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог обычной рукописной подписи. Иногда её называют электронной цифровой подписью или просто цифровой. Различают простую электронную подпись и усиленную.

Виды электронных подписей

Простой электронной подписью большинство из нас пользуется уже давно. Логины и пароли, коды из sms, которые помогают идентифицировать личность, — это и есть простые подписи. Однако с их помощью подписывать документы не получится. Для этого понадобится усиленная электронная подпись. Она бывает неквалифицированная и квалифицированная. У первой возможности использования достаточно ограничены. В основном её используют при электронном документообороте внутри компании. Вторая — полный аналог личной подписи.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Где оформить: в аккредитованном удостоверяющем центре.

Какие документы нужны: паспорт (для физического лица), учредительные документы (для организации), доверенность (если заявление подает доверенное лицо). В удостоверяющем центре после проверки документов заявитель получит сертификат ЭП и два ключа: закрытый и открытый. Закрытый ключ нужно хранить на специальном носителе с ПИН-кодом или на компьютере в зашифрованном файле. Этот ключ очень важен, так как с его помощью генерируются электронные подписи.

Что нужно учитывать: перед тем, как использовать неквалифицированную ЭП, нужно заключить между сторонами соглашение о правилах использования усиленной неквалифицированной ЭП и взаимном признании ее юридической силы. Только в этом случае такая подпись будет считаться равнозначной рукописной.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Где оформить: в аккредитованном удостоверяющем центре.

Какие документы нужны: паспорт и СНИЛС (для физических лиц), учредительные документы (для юридических лиц), выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (выданная не позднее 6 месяцев).

Что нужно учитывать: усиленная квалифицированная ЭП должна иметь сертификат ключа проверки ЭП в бумажном или электронном виде, который подтверждает подлинность подписи. Срок действия сертификата, как правило, составляет один год. Ключи усиленной квалифицированной ЭП нужно хранить на токенах с USB-разъемом или смарт-картах. Также стоит учитывать, что запрещено использовать усиленную квалифицированную ЭП, если действие сертификата приостановлено или он аннулирован.

Плюсы и минусы электронной подписи

Плюсы:

  • Можно удалённо вести документооборот.
  • В документ, подписанный усиленной ЭП, нельзя внести изменения, — это отразится на расшифровке.

Минусы:

  • Сертификат усиленной квалифицированной ЭП нужно ежегодно оформлять и оплачивать.
  • Необходимо покупать лицензию программы, с помощью которой можно подписывать документы.
  • Настроить подпись сложно технически.

Дмитрий Платонов, директор направления по работе с интеллектуальной собственностью: «Помимо подписи, нужно программное обеспечение, с помощью которого можно подписать документы электронно. Отдельная сложность в том, что настроить подпись с нуля технически сложно. Сначала нужно установить КриптоПро CSP (для того, чтобы подпись «установилась” на компьютер), потом программу, которая может использовать эту подпись (например Контур.Крипто, КриптоАРМ). Если необходимо работать с подписью в браузере (например для госзакупок или для подачи документов через госуслуги или в налоговую), то необходимо установить специальный браузерный плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. После каждой установки необходимо перезагрузиться. На все это у меня уходит целый день, хотя я это делал уже не раз, так как сразу почему-то все элементы друг с другом не работает. То сертификат не видно, то в одном приложении он есть, а в другом нет, то не установился сертификат удостоверяющего центра и т.д. Кроме того, подпись не работает на Mac, — нужно будет устанавливать Windows. Что касается тех, кто боится, что его электронную подпись украдут, с такой же вероятностью можно бояться, что вашу рукописную подпись подделают».

Как подписать файлы электронной подписью?

В ряде случаев, например при направлении документов в государственные органы, требуется подписать файл (doc или pdf) электронной подписью. Причём подпись должна быть выполнена в формате .sig. Для этого мы пробовали использовать 2 программы: КриптоАРМ и Контур.Крипто.

Скриншоты взяты из настроек сертификата в Windows, которые использует КриптоАРМ в своей работе.

КриптоАРМ бесплатная с ограничениями. Но связываться с ней не рекомендуем, так как программа достаточно требовательная в плане настроек и установок. Ей постоянно что-то не нравится, то ошибка в сертификате, то она не может подтвердить, что сертификат является квалифицированным и т.д. Проблема, на наш взгляд, в том, что она вынуждена использовать настройки Windows для своей работы, а они, по всей видимости, не всегда правильно устанавливаются.

Естественно, с такими настройками в системе, ничего нельзя подписать с помощью КриптоАРМ. При этом якобы «неквалифицированная” подпись успешно используется на веб-сайтах государственных органов, налоговой службе и т.д.

Контур.Крипто мы нашли после неуспешных попыток подписать файл с помощью КриптоАРМ. Эта программа работает в браузере и содержит очень простой интерфейс. Достаточно выбрать файл и выбрать подпись. Если браузер вашу подпись видит, то вы легко подпишите любой файл. После нажатия на кнопку «Подписать” в папке с файлом появляется файл с подписью в формате sig. Программа полностью бесплатная и стабильно работает. Рекомендуем к использованию.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *