Почта для юридических лиц

Раньше, для того чтобы стать клиентом Почты, нужно было обладать специальными знаниями о её устройстве: разбираться в тарифах и правилах, пробираться сквозь ограничения, о которых знали только сотрудники. Заключение договора занимало две недели и больше. Не было API для интеграции, все бланки заполнялись вручную. Одним словом — дремучий лес, продираться сквозь который бизнесу некогда.
Идеальный сценарий использования Почты мы видим так: пользователь нажимает на кнопку и получает результат — посылки едут, отправления отслеживаются. Внутренние процессы — распределения по группам отправлений, формирование документов и другие — происходят «под капотом».
У Почты появилось решение, которое помогает бизнесу стать доступнее для клиентов — otpravka.pochta.ru. Это единая точка взаимодействия с отправителем, где можно рассчитать стоимость услуги, в один клик подготовить документы и бланки, распечатать ярлыки, отследить посылки, увидеть статистику по количеству и типу отправлений, затратам, регионам и пользователям.
Над сервисом Отправки трудится распределённая команда из разных городов России: Москвы, Санкт-Петербурга, Омска и Ростова-на-Дону. Наша задача — упростить взаимодействие бизнеса с Почтой с момента подключения до ежедневной отправки посылок. Сейчас работаем над тем, чтобы перевести клиентов Отправки на онлайн-взаимодействие, автоматизировать внутренние процессы, исключить ошибки, работаем над настройкой электронного документооборота и приёмом платежей.
В 2019 году мы выпустили 23 релиза, в которых вышло более 100 фичей. Новый функционал появлялся и будет появляться каждые две недели.

Подключение в один клик по оферте

Мы проанализировали новые договоры за 3 месяца и поняли, что почти все они стандартные. Это позволило перейти на ускоренное подключение по договору-оферте. Оферта обладает такой же юридической силой, что и бумажный договор и в нее уже включены популярные услуги — доставка до дома, отделения, наземная или ускоренная, наложенный платёж.
Если нужен расширенный функционал и/или бумажный договор, то срок подключения увеличится. Можно стартовать с офертой, а позже расширить набор услуг через менеджера. Совсем скоро (релиз намечен на конец марта) любой бизнес сможет подключиться к Отправке по оферте.
Мы уже сократили время подключения к базовым услугам до нескольких часов, что уже лучше нескольких недель. Сокращать это время непросто, так как на пути к использованию сервиса встречается человеческий фактор и долгие процессы обмена данными между юридическими системами, но работа в этом направлении уже движется.

Так выглядит окно подключения к Отправке

Интеграция с различными CMS/CRM системами «из коробки»

Кроме программного интерфейса мы предоставляем официальные модули к популярным CMS-платформам, на которых работает большинство малых и средних интернет-магазинов в РФ. Модули позволяют магазину получить интеграцию с нами «из коробки» и практически без дополнительных затрат, что сильно снижает порог входа в Почту как в сервис.
На сегодняшний день мы поддерживаем 1С Bitrix, InSales, amoCRM, ShopScript и постоянно расширяем этот список, чтобы в ближайшие месяцы охватить все решения, которые используются сейчас на рынке.

Отправка электронных заказных писем через личный кабинет

Сервис электронных заказных писем работает с 2016 года. Через него частные лица получают письма и штрафы от государственных органов — ГИБДД, Федеральной службы судебных приставов, судов.
Электронные заказные письма доставляются быстрее и надежнее. Если пользователь согласился принимать юридически значимую корреспонденцию в электронном виде, то письмо придет мгновенно и его открытие юридически приравнивается к получению бумажного аналога в отделении связи под роспись. В случаях когда получатель не дал согласие, письмо распечатывают в специализированном центре и отправляют в бумажном виде.
Раньше доступность электронных заказных писем для бизнеса была ограничена тем, что простого способа их использования не существовало и отправителю приходилось потрудиться, чтобы интегрировать сервис в свои процессы через API.
В конце 2019 года мы сделали удобный интерфейс для электронных заказных писем в личном кабинете Отправки. Теперь бизнес любого масштаба сможет обмениваться электронными письмами с государственными инстанциями.

Интерфейс электронных заказных писем в личном кабинете Отправки

Электронная выдача трек-номеров

Долгожданным нововведением для тех, кто уже отправлял много посылок через Почту, стал переход на электронную выдачу почтовых идентификаторов (трек-номеров).
Раньше для получения пула номеров для отслеживания посылок надо было обратиться в отделение, где выданный вам диапазон номеров записывали в тетрадку. Такой ручной режим работал со сбоями — коды неизбежно терялись, путались, задваивались, появлялись ошибки в сервисе.
Теперь процесс выдачи трек-номеров автоматизирован. В личном кабинете вы создаете посылку или загружаете XLS-файл, если посылок много. Каждому отправлению сразу присваивается код. Здесь же формируются нужные для отправки документы, которые можно напечатать на принтере, чтобы подготовить посылки и письма к передаче в отделение. Кстати, их сразу можно отслеживать на сайте или мобильном приложении Почты России.

Сдача отправлений без бумаг

Когда вы приносите на Почту посылки, то заполняете форму 103 — реестр всех переданных отправлений. Реестр служит основанием для закрывающей документации и подтверждением приема отправлений. В одной накладной может быть как 10 отправлений, так и 1000, и тогда приходится иметь дело с большим количеством бумаги.
Сейчас мы занимаемся оцифровкой и узакониванием этих форм, стремимся к тому, чтобы они оформлялись в электронном виде и подписывались Электронной цифровой подписью (ЭЦП) как Почтой, так и отправителем. Сейчас этот функционал работает в пилотном режиме, и мы планируем сделать его общедоступным к концу первого квартала 2020 года. Как только мы запустим это обновление в массы, огромные пачки бумаги станут не нужны.

Поддержка сервиса фулфилмента в личном кабинете

Почта развернула свой первый фулфилмент-центр на базе логистического центра во Внуково. Бизнесу не обязательно организовывать собственный склад, когда можно воспользоваться складскими услугами внешнего провайдера. Почта становится таким провайдером.

Работает это так: cистема магазина интегрируется со складом и заказы, минуя ручную обработку, отправляются фулфилмент-провайдеру и уходят в работу на складе. На провайдере замыкаются все шаги: упаковка, отправка, обработка возвратов.
Скоро мы предоставим доступ к сервису фулфилмента через интерфейс личного кабинета, чтобы все работало прозрачно, автоматизировано и в онлайне.

Облегчение таможенных процедур, связанных с экспортом

Раньше при создании международного отправления в сервисе формировался пакет необходимых документов, включающий в себя таможенные декларации CN22 или CN23 — в зависимости от количества товаров в заказе. Бумажные декларации прикладывались к посылке вместе с лейблом, а пользователь заходил в личный кабинет ФТС, заносил туда руками ту же самую информацию, подписывал декларацию электронной подписью и ожидал решения о выпуске в личном кабинете Федеральной таможенной службы. После получения выпуска отправления можно было нести в почтовое отделение.
Теперь у Почты России есть интеграция с ФТС, которая упрощает процесс подачи и оформления документов. Если вы экспортируете товары через Почту, то заполняете формы CN23, CN22 в личном кабинете юридического лица в Отправке, а Почта передает данные в таможню онлайн, что избавляет бизнес от оформления бумажных деклараций. Такой процесс ускоряет работу со всех сторон — благодаря тому, что налажен обмен данными между Почтой и таможней, товары не лежат в ожидании оформления, не проходят ручную обработку и их выпускают намного быстрее.

Статистика использования и планы по развитию

Уже сейчас более 30% всех посылок внутри страны проходит через Отправку. Каждый месяц Отправкой пользуется 33 000 пользователей.
На этом мы не останавливаемся и продолжаем работать над тем, чтобы упростить доступ к услугам и сделать единую точку входа для всех сервисов Почты Росcии, убрать ограничения и сделать взаимодействие с нами проще и понятнее.
Наша главная задача сейчас — это перевод клиентов на онлайн-взаимодействие: нужно автоматизировать внутренние процессы, исключить ошибки, научиться получать чистые данные с корректными индексами, написаниями адресов, электронным документооборотом и биллингом. И чтобы все это не требовало от бизнеса понимания внутренней кухни Почты, а было спрятано «под капотом».
Теперь вы знаете сами и можете рассказать коллегам и знакомым, которым требуется доставка товаров, что работать с Почтой совсем не страшно, а очень даже легко и приятно.

Утверждены списки почтовых отделений для выдачи и отправки корреспонденции и посылок юридических лиц.

Что сегодня предлагает почта России для юридических лиц, как изменился порядок оказания услуг и почему отправка квартальной отчетности стала с недавних пор для фирм проблемой — разбирался портал Бизнес в Москве.

Какие новшества предлагает почта России для юридических лиц?

Да, действительно Почта России для юридических лиц существенно поменяла правила оказания услуг, связанных с отправкой корреспонденции. Это произошло еще 2 года назад. Но многие об этом не знают. Как правило в список «незнаек» попадают либо новички (вновь пришедшие на работу специалисты, которые вообще никогда не отправляли почту юрлиц), либо имевшие в соответствующей работе длительный перерыв.

А произошла очень простая вещь. Чтобы избавить людей от длинных очередей, в Москве было решено разграничить места обслуживания физлиц и юрлиц. И так получилось, что некоторые почтовые отделения, услугами которых привыкли пользоваться фирмы, оказались лишены права принимать корреспонденцию от юрлиц. У таких почтовых отделений нет функционала для приема и отправки корреспонденции, если в адресе отправителя присутствует юридическое лицо.

Списки почтовых отделений Москвы для юридических лиц

В 2017 году были утверждены 3 списка почтовых отделений Москвы для обслуживания корпоративных клиентов, имеющих в обратных адресах наименование организации.

Список 1 — для крупных клиентов, имеющих договор с Почтой России.

Список 2 — для приема корреспонденции от всех прочих корпоративных клиентов. Список 2 можно изучить и скачать непосредственно на портала Бизнес в Москве.

Список 3 для выдачи и приема посылок.

Со всеми тремя списками можно ознакомиться на официальном сайте Почты России.

Почта России повернулась лицом к бизнесу

Кроме того, что почта России для юридических лиц в Москве установила отдельные списки почтовых отделений, она существенно изменила свое отношение к бизнесу. Сегодня бизнесу предлагается

С полным набором услуг для корпоративных клиентов можно ознакомиться на официальном сайте Почты Росии.

масса различных услуг. Серьезные шаги делаются в части оцифровизации услуг. Например, Почта оцифровала заказные письма, чтобы фирмы смогли сократить время на собственное обслуживание. Вообще, все идет к тому, чтобы максимально, а может быть и вообще избавить корпоративных клиентов от бумажной корреспонденции. Хотя, конечно это далекая перспектива, поскольку далеко не все еще фирмы могут себе позволить электронный документооборот. Не будем выяснять почему.

Можно ли обойти новые правила?

Можно ли отправить корреспонденцию через почтовое отделение, которое не числиться в списке №2? Ответ — ДА, МОЖНО.

Чтобы отправить письмо, в том числе заказное, с обычной почты, надо в адресе отправителя указать физическое лицо. Например: Иванов П.П. бухгалтер ООО Пионер. Адрес же указать тот, по которому находится фирма. В этом случае почта примет письмо, но в квитанции будет указано, что отправителем является Иванов П.П. И в чеке тоже будет указан Иванов П.П.

Почему не возвращаются уведомления о вручении заказных писем

Одна из серьезных проблем, с которыми приходится сталкиваться юридическим лицам при работе с заказными письмами с простым уведомлением — это как правило потеря уведомлений на обратном пути. Письмо с простым уведомлением можно отследить по трек- номеру. Но при этом не факт, что до вас дойдет само уведомление. Примерно 10% уведомлений простых писем (еще их называют заказные с простым уведомлением) возвращаются отправителю, остальные где-то теряются. Причем это проблема Москвы.

Поэтому если вы хотите наверняка иметь документальное подтверждение того, что адресат получил ваше письмо, отправляйте заказное письмо.

Почта РФ обслуживание юридических лиц

Зачастую юридический адрес, на который высылаются все необходимые и важные документы, не соответствует фактическому местонахождению фирмы, что может привести к безвозвратной потере корреспонденции и возникновению целого ряда проблем (трудностям при открытии счетов, частым проверкам налоговыми органами, наложению штрафов за несоответствие юридического адреса, ухудшению репутации среди партнеров и т.д.).

Наша компания предлагает своим клиентам высококачественное почтовое обслуживание юридического адреса, благодаря чему Вы сможете поддерживать надежную связь с ИФНС и партнерами, своевременно получать документы, бандероли и ценные отправления через своего представителя, существенно экономить рабочее время. Помимо этого мы осуществляем конфиденциальное хранение всей поступившей корреспонденции.

Услуги входящие в почтовое обслуживание:

  • Посещение почтового отделения 2 раза в течение 7 рабочих дней;
  • Оповещение клиента о входящей корреспонденции по email/телефону;
  • Сканирование писем, поступивших из Государственных органов;
  • Хранение корреспонденции.

Почтовое обслуживание юридического адреса компании является необходимым параметром, ведь только в этом случае он будет полноценно выполнять возложенную на него функцию и обеспечит арендатору спокойную трудовую деятельность.

Договор почтового обслуживания

Для заключения договора на почтово-секретарское обслуживание нужно сообщить специалистам нашей компании название Вашей организации, ее точный юридический адрес и почтовый код, а также оформить заявление в Ваше отделение почты. Помимо этого необходимо предоставить доверенность для нашего курьера, в обязательном порядке скрепленную подписью и печатью владельца фирмы. После этого нами будут получаться все поступающие на Ваш адрес почтовые отправления, о чем будет немедленно сообщаться по телефону (для этого следует сообщить контактный телефон Вашего представителя).

Забирать корреспонденцию (оригиналы писем) можно в офисе нашей компании в рабочее время с 9:00 до 18:00 . По желанию заказчика за дополнительную стоимость возможна доставка почтовых отправлений курьером непосредственно на адрес местонахождения Вашей фирмы. Также мы можем пересылать Вашу корреспонденцию (оригиналы писем) на ваш фактический адрес.

Срок действия договора на обслуживание от трех месяцев.

Получить информацию о стоимости услуги можно на официальном сайте нашей компании либо по телефону через консультантов.

Обратите внимание, что почтовое обслуживание юридического адреса не входит в стоимость юридического адреса, поэтому оплату за предоставление данной услуги необходимо осуществлять отдельно после заключения соответствующего договора.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *