Постановление правительства о трудовых книжках последняя редакция

Содержание

Ведение бухгалтерского учета ООО и закон о бухучете

Согласно ст. 2 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждая коммерческая организация обязана вести бухгалтерский учет. Не являются исключением и ООО. При этом закон о бухучете предусматривает следующие правила для ООО как разновидности коммерческих структур:

  • Обязанность организации ведения бухгалтерского учета на предприятии и хранения соответствующей учетной документации возлагается на руководителя ООО (п. 1 ст. 7).
  • Руководитель ООО возлагает ведение бухучета на себя, на главного бухгалтера (или иное должностное лицо данного ООО) либо передает ведение бухучета специализированной организации (п. 3 ст. 7).
  • ООО составляет учетную политику — локальный нормативный документ, устанавливающий правила ведения бухучета и налогового учета (ст. 8).
  • Каждая имевшая место в деятельности ООО хозоперация удостоверяется первичным учетным документом (п. 1 ст. 9). При этом первичная документация должна содержать определенные реквизиты, без которых она может быть признана недействительной. Перечень таких реквизитов приведен в п. 2 ст. 9.

О нюансах оформления бухгалтерской первички читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

  • Данные, зафиксированные в первичной учетной документации, служат основой для составления учетных бухгалтерских регистров ООО (п. 1 ст. 10). Перечень обязательных реквизитов таких регистров приведен в п. 4 ст. 10.
  • Активы и обязательства ООО подлежат периодической инвентаризации (ст. 11), которая заключается в сопоставлении фактического наличия учетных объектов с данными регистров бухучета. Инвентаризация проводится с периодичностью, определяемой руководством общества (кроме случаев, когда в соответствии с действующим законодательством она обязательна).
  • На основе учетных регистров составляется бухгалтерская отчетность ООО — в общем случае раз в год по завершении года (пп. 3, 4 ст. 13). Случаи и порядок иной периодичности представления бухотчетности перечислены в пп. 4, 5 ст. 13.
  • Отчетность считается полностью сформированной после подписания ее руководителем ООО.

О порядке составления бухотчетности ООО см. материал «Бухгалтерская отчетность для ООО — особенности и нюансы».

  • В ООО должен быть организован эффективный внутренний контроль совершаемых обществом хозопераций.

Трудно ли вести бухучет обществам с ограниченной ответственностью?

Ответ на этот вопрос зависит от множества факторов, определяющих объем и сложность учетной бухгалтерской работы. Перечислим основные из них:

  1. Выбранный режим налогообложения. Будете ли вы работать на ОСНО, УСН или ЕНВД? Каждый режим имеет свои нюансы, и решить, на каком из них будет проще и оптимальнее работать конкретной организации, можно только после тщательного анализа особенностей деятельности ООО. Но с большой долей определенности можно сказать, что бухучет на режиме ОСН будет наиболее трудоемким.

Выбрать подходящий режим налогообложения вам помогут наши публикации:

  • «Виды систем налогообложения: УСН, ЕНВД или ОСНО»;
  • «Что лучше — упрощенка или вмененка (УСН или ЕНВД)?»;
  • «Чем отличается УСН от ОСНО? Что выгоднее?».
  1. Является ли ООО субъектом малого предпринимательства (СМП). Критерии принадлежности субъектов к СМП перечислены в ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ» от 24.07.2007 № 209-ФЗ. В том случае, если к обществу применимы данные критерии, оно может вести бухучет и составлять бухотчетность в упрощенном порядке (ст. 4 закона 402-ФЗ), что делать гораздо легче, чем осуществлять бухгалтерскую работу в полном объеме.
  2. Отсутствие или наличие наемного персонала. Если ООО принимает на работу сотрудников, необходимо понимать, что объем учетной работы и отчетности существенно увеличивается. Вы никак не сможете обойтись без учета движения работников (приема на работу в ООО, переводов, увольнений), расчета зарплаты, отпускных, больничных, страховых взносов. При отсутствии работников бухгалтерский и кадровый документооборот значительно сокращается.

Как организовать кадровый учет на предприятии, читайте в материале «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2015–2016».

  1. Объем хозопераций. К ним, в частности, относятся: отгрузки товаров покупателям, поступление оплаты от них, взаиморасчеты с поставщиками, начисление и выплата зарплаты и многие-многие другие. Иными словами, под хозоперациями общества подразумеваются любые действия, которые привели к увеличению или уменьшению его доходов и расходов. Естественно, чем больше будет таких операций, тем более сложным и трудоемким будет их учет.
  2. Количество и особенности используемых ООО направлений деятельности. Чем больше видов деятельности, тем разнообразнее осуществляемые ООО операции. Безусловно, однотипные хозоперации учитывать значительно проще. Кроме того, у всех сфер бизнеса существует своя определенная специфика (в промышленном производстве, торговле, строительстве, услугах и т. д.). Ее тоже следует принимать во внимание.
  3. Особенности деятельности бизнес-партнеров ООО. Так, контрагенты могут работать на иных налоговых режимах, нежели ООО, осуществлять в партнерстве с ООО внешнеэкономические сделки или, например, быть бюджетными предприятиями. Во всех перечисленных случаях в бухучете будут свои нюансы.

Пример организации бухучета в ООО

Какие же шаги нужно предпринять ООО для организации корректного и достоверного бухучета на предприятии? Рассмотрим примерный план, который поможет вам осуществить эту непростую задачу:

Шаг 1. Выбираем оптимальный режим налогообложения (с режимом необходимо определиться до подачи документов на регистрацию в ИФНС). При этом необходимо помнить, что на различных режимах налоговая нагрузка одного и того же общества может отличаться в несколько раз.

Шаг 2. Определяем ответственного за ведение бухучета в ООО — как мы уже выяснили, эту функцию может на себя взять его руководитель (в установленных п. 3 ст. 7 закона № 402-ФЗ случаях), а можно возложить ее на главбуха или передать аутсорсинговой компании.

Шаг 3. Изучаем особенности налогового и бухгалтерского учета деятельности ООО. На основе полученных данных разрабатываем рабочий план счетов (за основу принимается приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н), составляем и утверждаем учетную политику в соответствии с порядком, предусмотренным в ПБУ 1/2008.

Осуществить эту задачу вам помогут наши материалы:

  • «Рабочий план счетов бухгалтерского учета — образец 2015»;
  • «Как составить учетную политику организации (2015)?».

Шаг 4. Организуем первичный учет документации и отражение зафиксированных в ней учетных сведений в регистрах бухучета.

Подробности — в статье «Порядок организации первичного бухгалтерского учета».

Шаг 5. Изучаем и соблюдаем порядок, сроки представления отчетности и уплаты налогов.

Вам будут полезны публикации наших рубрик:

  • «Уплата налогов (взносов)»;
  • «Бухгалтерская отчетность».

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

(с изменениями на 25 марта 2013 года)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.
Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (пункт дополнен с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

II. Ведение трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132; в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257.

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах (подпункт в редакции, введенной в действие с 1 июня 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 19 мая 2008 года N 373;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (абзац дополнительно включен с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132).

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил) (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.
Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132; в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257.

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132.

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО «Кодекс»

Основные положения

Основные положения – это базовая информация, разъясняющая основную суть того или иного Закона. Первым блоком 225 Постановления идёт соответствующее описание. Там указаны функции документа и его значимость.

Не стоит забывать о нюансах, касающихся регламента деятельности работодателей, имеющих статус физических и юридических лиц. Индивидуальные предприниматели заводят такие документы на работников в общем порядке, по ТК РФ.

Должностные лица компаний оформляют на работников, ведших трудовую деятельность на предприятии хотя бы 5 дней при условии, что соответствующая работа является основной.

Граждане с физическим статусом без юридической надстройки не имеют права вести трудовые книжки вообще работникам, принимаемым в первый раз.

П 31

Отдельные положения Постановления 225 заключены в пункты. П.31 гласит, что утерянные или иным образом утраченные трудовые книжки необходимо заменять новыми бланками. Осуществить соответствующую процедуру граждане обязаны в течение не более 15 суток.

П 41

Здесь речь заходит о необходимости внесения информации в журналы о трудовых книжках. Когда в этих документах меняются данные, отдел кадров заносит соответствующий факт в специальный реестр.

Сюда следует отнести моменты приёма, увольнения по собственному желанию или инициативе работодателя.

П 42

Этот пункт определяет, что бланки трудовых книжек являются документами, которые должны подвергаться строжайшей отчётности. Здесь говорится о порядке сохранности бумаг.

Пункт 45

Положение сообщает, что вся ответственность за оформление и сохранность трудовой книжки сотрудника лежит на руководителе. Оно имеет юридическую силу, пока работник ведёт официальную трудовую деятельность на конкретном предприятии.

Инструкция по ведению

Процедура заведения трудовой книжки на нового сотрудника:

  1. Попросить соискателя показать вам оригинал паспорта гражданина РФ и документацию, свидетельствующую о его образовании.
  2. Выясните, есть ли у него трудовая книжка? Если её нет, то берём новую заготовку документа — бланк.
  3. Приступаем к заполнению титульного листа. Вписываем полностью имя, фамилию и отчество будущего работника. Затем пишем дату его рождения, данные о регистрации и иные сведения.
  4. Укажите статус лица, его профессию в соответствии с полученным им образованием.
  5. Ставим дату заполнения (только реальная).
  6. Далее работодателю следует заверить титульный лист личной подписью и поставить печать в окне для штампов.
  7. Попросите сотрудника расписаться в документе.
  8. Теперь работодатель заполняет разворот. Графы 1 и 2 содержат порядковые номера и даты тех или иных записей.
  9. Сведения о работе – сюда вписываем данные приёма или смены должности. Здесь же указывается факт увольнения.
  10. Третья графа отведена для написания названия предприятия, наименования должности сотрудника, принятого на работу.
  11. «Основания». Здесь ставится дата и номер приказа.
  12. Печать не ставить! Штамп предприятие на развороте оставляет только при увольнении лица.
  13. Отдаём книжку в отдел кадров на хранение.

Правила ведения:

  1. Записи о премиальном вознаграждении не фиксировать.
  2. Трудовые заслуги закрепляются, даётся ссылка на соответствующее решение и указ.
  3. Необходимо фиксировать данные о восстановлении непрерывного стажа работника, указание документа обязательно.
  4. Если сотрудник изъявил желание записать в трудовую книжку информацию, касающуюся работы по совместительству, то его требования безукоризненно выполняем.
  5. Сведения вносить нужно строго в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации! Записи сокращать запрещено, каждой из них следует присваивать порядковый номер.
  6. При внесении данных о переводе или увольнении работника, предложите ему ознакомиться с соответствующей информацией и расписаться в личной карте.
  7. Даты ставим исключительно арабскими цифрами, так: 20.02.2018.
  8. Требования к средствам заполнения: шариковые, гелевые или перьевые ручки, заполненные чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
  9. Основной язык – русский. Он действует на территории всей России. Допускается использование иных языков, признанных официальными в некоторых субъектах РФ.
  10. Зачёркивать и исправлять неправильные данные запрещено. При возникновении соответствующих ошибок работодатель должен ниже указать, что предыдущая информация является недействительной.
  11. Писать следует исключительно разборчивым, понятным почерком! Буквы выписываем чётко.
  12. Голограммы приветствуются. Специальные стикеры идут в комплекте с книжками. Они защищают документацию от подделок и выдачи содержащейся в ней информации за недействительность. Оторвать без следа их невозможно. Клеить следует на даты, подписи или печати. Большую пользу голограммы приносят при увольнении работника в связи с провинностью. На обязательное их использование оснований нет – по желанию.

Правила хранения

Кроме требований к заполнению и ведению трудовых книжек существуют правила к учёту и хранению соответствующей документации. Когда работодатель заканчивает с оформлением документа, бумага направляется в отдел кадров.

Требования следующие:

  • появление данных и их обновление фиксируется в журнале учёта. К нему имеет доступ либо сам работодатель, либо – начальник (уполномоченный сотрудник) отдела кадров. Здесь же фиксируется информация о вкладышах;
  • место хранения должно быть максимально надёжным. Примеры: ящик, лоток, находящийся в железном шкафу или сейф. Недопустимы риски сгорания или промокания бумаг. Доступ третьих лиц должен быть исключён. Приветствуется пломбирование;
  • во время официальной трудовой деятельности лица запрещается выдавать книжки. Работник получает их только после увольнения;
  • в случае смерти работника документ кадровики хранят два года отдельно от остальных трудовых книжек, пока родственники не потребуют его выдачи им на руки;
  • если родные люди умершего работника не явились, то документация подлежит консервации. Трудовая книжка лежит в отделе в течение 50 лет. По истечению соответствующего срока производится её утилизация.

Кто заполняет

Будущий или уже действующий работник лишён права заполнять графы трудовых книжек! В его ответственность входит исключительно заверение личными подписями внесённых работодателем данных.

Руководитель (владелец, генеральный директор) имеет право передавать свои полномочия персоналу предприятия. Завести трудовую книжку на соискателя имеет право главный бухгалтер.

Нередко работодатели пользуются деятельностью исполнительных органов, допущенных к приёму на работу обратившихся лиц. Такая обстановка присуща крупным компаниям, имеющим филиалы (сети). По разрешению руководителя заполнить книжку может также директор.

Правила ведения и хранения трудовых книжек на 2019 год не изменены. На оформителей возлагается серьёзная ответственность, потому что заполнение соответствующих документов производится строго по требованиям.

Их нарушение влечёт за собой недействительность документации. Помимо правил заполнения существуют наставления, касающиеся хранения трудовых книжек. Законодательством описываются также случаи, связанные со смертью работников.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

— кадровой службой организации

— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Что такое трудовая книжка

Это главный документ о трудовой деятельности работника.

Она имеет большое значение для подсчета стажа трудящегося (общего, специального, страхового и пр.), а также для подтверждения имеющегося опыта при приеме на работу. Для работодателя может быть важна информация об увольнении работника с предыдущего места (причина и дата), отраженная в этом документе.

Трудовые книжки обязаны вести на каждого из своих работников (исключая совместителей), проработавших более пяти дней, все работодатели, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Туда заносится следующая информация о работнике и его труде:

  • о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
  • о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
  • об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
  • о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) – об этом говорится в п. 41 Правил.

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.

Как хранить трудовую книжку

Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.

Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.

Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.

Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (см. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Там предусмотрено, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2). О том, должен ли такой сейф быть несгораемым и должны ли быть установлены на окнах помещения решетки, умалчивается.

Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.

Сроки хранения трудовых книжек

У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.

Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.

Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.

Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.

Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *