Поступление денежных средств в кассу оформляется

Содержание

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

  1. Установления лимита остатка кассы:
  • право не устанавливать лимит получили ИП и организации — субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале «Малые предприятия вправе хранить в кассе любую сумму наличных»);
  • предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте .

  1. Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты сейчас могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
  2. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять (на выбор):
  • на бумажном носителе с заполнением от руки;
  • на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
  • в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

Эксперты «КонсультатПлюс» разъяснили порядок оформления кассовых операций:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Последние нововведения в кассовых операциях

Следующие и на данный момент последние крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

  • Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
  • Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
  • Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
  • Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
  • Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом .

Кассовые операции: что к ним относится

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

  • прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
  • выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

Подробнее см. «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

  • приходный кассовый ордер (ПКО);
  • расходный кассовый ордер (РКО);
  • кассовая книга;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • платежная ведомость;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

  • «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы»;
  • «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?»;

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по .

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

Подробнее о нем см. «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)».

Скачать приходный кассовый ордер

При получении ПКО кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
  • Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
  • Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
  • Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

  • расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

Подробнее о нем см. «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)».

Скачать расходный кассовый ордер

  • расчетно-платежная ведомость — форма по ОКУД 0301009 (см. «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49»);
  • платежная ведомость — форма по ОКУД 0301011 (см. ).

При получении указанных документов кассир:

  • Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
  • Проверяет наличие подтверждающих документов.
  • Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
  • Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по .

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

  • соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Скачать кассовую книгу

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

Итоги

Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Некоторые действия по приобретению и списанию собственности/обязательств госучреждений не сопровождаются денежными расчетами. Подобные операции в малом количестве есть практически в каждой организации. Однако, несмотря на их минимальный объем, отражение действий в учете вызывает много проблем. Главная причина их возникновения – потребность в детализации всех поступлений и трат по положениям Классификации (КОСГУ).

Что собой представляют некассовые операции

Некассовые операции (НО) – это операции, при исполнении которых отсутствует движение денег. Это может быть взаимное покрытие дебиторского и кредиторского долга. К примеру, у государственного учреждения есть долг в размере 50 000 рублей перед другим муниципальным образованием. У этого муниципального образования, в свою очередь, есть долг перед государственным учреждением в этом же размере (50 000 рублей). В этом случае происходит взаимный зачет требований. Задолженность в этом случае погашается. Однако процедура не сопровождается движением денег. Это и есть некассовая операция.

К СВЕДЕНИЮ! НО обеспечивают уменьшение сроков расчета между учреждениями, партнерами. Они актуальны тогда, когда у субъекта мало свободных денег на счетах.

Форма №0503737

Выполнение плана хозяйственной работы субъектом подтверждается отчетом формы №0503737. НО в нем будут фиксироваться обособлено на основании абзаца 9 пункта 42 и 43 Инструкции, утвержденной приказом Минфина №33 от 25.03.11 г. Необходимость в обособлении вызвана этими факторами:

  • Все доходы и траты госучреждений нужно детализировать в разрезе КОСГУ.
  • При синхронном покрытии долга дебиторов и кредиторов реальные траты и доходы не фиксируются на лицевых счетах. Следовательно, сведения не подлежат изменению.

ВАЖНО! Любое бюджетное образование должно оформлять План деятельности, а затем создавать отчет о его исполнении. Отчет составляется по форме 0503737. Соответствующее указание есть в Приказе Минфина №33н от 25.03.11 г.

Форма 0503737 позволяет отчитаться по этим направлениям:

  • Собственная прибыль субъекта (код – 2).
  • Субсидия на исполнение госзадания (код – 4).
  • Выплаты на прочие цели (код – 5).
  • Субсидии на капитальные вклады (код – 6).
  • Деньги, полученные по медицинской страховке (код – 7).

В форму требуется вносить сведения на начало апреля, июля, октября и января периода, последующего за отчетным.

Первый раздел: доходы

В части №1 фиксируются эти сведения:

  • Сведения по поступлениям в кассу (нужно фиксировать и возврат денег).
  • Некассовые операции (информация о выполнении плановых значений по доходам организации, поступление которых не сопровождается движением денег).
  • Заключительная сумма выполненных назначений за актуальный период.

При заполнении раздела №1 можно пользоваться информацией с забалансовых счетов 17. Эти забалансовые счета прилагаются к этим счетам:

  • 020 111 000. Деньги на лицевых счетах.
  • 020 113 000. Деньги, находящиеся в пути.
  • 020 123 000. Деньги субъекта в кредитном учреждении в пути.
  • 020 126 000. Деньги, размещенные на специальных счетах.
  • 020 127 000. Деньги в валюте, размещенные на счетах кредитного субъекта.

Для заполнения раздела используются также аналитические данные по тратам, зафиксированным на забалансовых счетах 18. Они сопровождают счет 020 134 000.

ВАЖНО! В разделе «Доходы» не фиксируются сведения о возврате излишне приобретенных доходов, зафиксированных на счете 304.06.

Второй раздел: траты

В части №2 фиксируются эти направления:

  • Выплаты по тратам с учетом восстановления трат актуального года.
  • Некассовые операции, касающиеся расходов субъекта.
  • Заключительная сумма выполненных плановых показателей за отчетное время.

Для заполнения раздела используются аналитические данные, зафиксированные на забалансовом счете 18. Он открывается к этим счетам:

  • 020 111 000. Средства на лицевых счетах.
  • 020 126 000. Деньги, размещенные на специальных счетах.
  • 020 127 000. Деньги в валюте, находящиеся на кредитных счетах.
  • 021 003 000. Расчеты с финансовым учреждением, в которых фигурируют наличные.
  • 020 123 000. Деньги, находящиеся в пути в кредитном субъекте.

Кроме того, нужно учесть счет 020 134 000 (Касса).

Третий раздел: источники восполнения дефицита средств

В части №3 фиксируются эти сведения:

  • Поступления и выбытия источников восполнения дефицита.
  • НО, касающиеся финансирования дефицита.
  • Заключительная сумма выполненных плановых положений.

При заполнении этой части используются аналитические сведения по выплатам, зафиксированным на забалансовых счетах 17 и 18.

ВАЖНО! Значение в строке 500 должно соответствовать значению из раздела №2 строке 450 с обратным знаком. Если эта рекомендация будет нарушена, появится внутренняя ошибка.

Четвертый раздел: информация о возврате неизрасходованных субсидий и трат предыдущих лет

В части №4 учитываются эти значения:

  • Выбытие возврата остатков субсидий предыдущих лет.
  • Поступление денег в счет погашения дебиторского долга предыдущих лет.

К СВЕДЕНИЮ! В рассматриваемой форме отчета нужно зафиксировать, что субъект выполнил План хозяйственной деятельности. Эта форма не используется для фиксации завершающих операций по закрытию счетов, проведенных 31 декабря.

Особенности бухучета

Рассмотрим виды НО и нормативные акты, которые регламентируют отражение этих операций:

  • Удержание из ЗП долга за ущерб. Бухучет выполняется на основании пункта 273 Инструкции №157н, подпунктов 139-140 Инструкции №174н, подпунктов 167-168 Инструкции №183н.
  • Удержание из ЗП долга подотчетного лица по возврату денег, которые не были использованы. Бухучет регламентируется подпунктами 106 и 147 Инструкции №174н, подпунктами 109 и 175 Инструкции №183н.
  • Выполнение требований по выплате санкций и обязательств по соглашению. Бухучет исполняется на основании пункта 281 Инструкции №157н, подпункта 113 Инст. №183н.
  • Прочие случаи завершения требований посредством зачета. Учет регулируется абзацем 11 пунктом 129 Инструкции №174н.

Учет НО до сих пор не является совершенным. 1С старается улучшить конфигурации, касающиеся некассовых операций. Имеющиеся проблемы связаны с тем, что НО сложно определить. Следовательно, трудно автоматизировать создание отчетов по этим действиям.

Бюджетный учет некассовых операций

Рассмотрим проводки, нужные для фиксации НО:

  • ДТ4 130209 30 560 КТ4 112208 12 660. Начисление компенсации трат работника, который своевременно не отчитался по выданному авансу.
  • ДТ4 10621 310 КТ4 30231 730. Учет стоимости оборудования в качестве вкладов в ОС.
  • ДТ4 101 24 310 КТ4 10621 310. Принятие техники в составе ОС.
  • ДТ2 20940 140 КТ2 40110 140. Предъявление неустойки.
  • ДТ4 30231 830 КТ4 20111 610. Заключительная выплата по соглашению.
  • ДТ4 30231 830 КТ4 30406 730. Покрытие долга перед поставщиками через зачет взаимных требований.
  • ДТ2 30406 830 КТ2 20940 660. Погашение долга по доходам от штрафов.

При заполнении отчета по форме №0503737 используются данные учета. Это счета и ДТ, и КТ.

Каталог Каталог

График работы:

Отдел продаж 9:00-18:00 (пн — сб)

Тех.поддержка 8:00-20:00 (без выходных)

Адрес: г. Ставрополь, ул. Октябрьская 269А

+7 8652 333 003 (многоканальный)

График работы:

Отдел продаж 9:00-18:00 (пн — сб)

Тех.поддержка 8:00-20:00 (без выходных)

Адрес: г. Ставрополь, ул. Октябрьская 269А

+7 918 872 11 93 (WhatsApp) +7 8652 333 003 (многоканальный) Главная Каталог Новости База знаний Сопровождение Акции Контакты Задать вопрос

Что такое кассовая дисциплина?

Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.

Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.

В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:

  1. Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
  2. Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
  3. При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
  4. Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину?

Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все субъекты административно-хозяйственного сектора, работающие с наличными деньгами. Данная обязанность распространяется вне зависимости от того, принимаются наличные через кассовый аппарат или по БСО. Режим налогообложения также не имеет значения.

Стоит отметить, что для ИП правила ведения кассовой дисциплины несколько упрощены. Например, это касается упразднения оформления приходных и расходных ордеров и кассовой книги. Оформлять их нужно только при выдаче наличных денег на заработную плату работникам.

Упрощение касается и на лимит остатка кассы. Для ИП его устанавливать не нужно, при условии, что количество работников менее 100, а годовая выручка составляет менее 800 миллионов рублей.

Ознакомиться с полным перечнем правил кассовой дисциплины можно найти в указаниях ЦБ РФ (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Одним из требований кассовой дисциплины является наличие на предприятии кассира, при этом его обязанности может исполнять директор предприятия или (в случае ИП) сам индивидуальный предприниматель. В ситуации, когда кассиров более одного, должен быть назначен старший кассир.

Кроме кассира на предприятие должно быть лицо, которое ответственно за формирование кассовых документов. Чаще всего эта обязанность закреплена за главным бухгалтером. Однако, как и в ситуации с кассиром, роль данного лица может исполнять кассир или непосредственно сам индивидуальный предпринимать. Обязанности по формированию кассовых документов могут быть делегированы организации, которая занимается ведением бухгалтерского учета.

Документы, которые необходимо оформлять по кассовым операциям:

  1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
  2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
  3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
  4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
  5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста.

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе.

Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок.

Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным. Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.

Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Ограничение в выдаче денег по правилам

Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами. Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.

Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.

Кому и когда можно брать деньги из кассы на личные нужны

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

На что обращают внимание при проверке налоговые органы

Ранее уполномоченными на проверку соблюдения правил кассовой дисциплины были банки. Однако с 2012 года эта компетенция передана представителям ФНС, которые при выездной проверке могут проконтролировать:

  • правильность ведения учета наличности в кассе;
  • информацию, зафиксированную на фискальной памяти ККМ, путем распечатки отчетов;
  • любые документы, относящиеся к оформлению кассовых операций (приходные и расходные ордера, отчеты кассового аппарата, кассовую книгу);
  • своевременность выдачи кассовых чеков покупателям.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина обязывает субъекты хозяйствования соблюдать правила и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. Свод возможных нарушений кассовой дисциплины содержится в ст. 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Не применение ККТ

Согласно статьи 14.5 КоАП это является нарушением и предусматривает ответственность в виде штрафа:

  • на должностных лиц — от 3 000 до 4 000 рублей;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 40 000 рублей.

Как показывает практика, штраф за такие нарушения налагается на всю организацию, хотя виноватым действительно может быть только один работник.

Конечно, компании заинтересованы, чтобы оштрафовали только работника, так как сумма штрафа (согласно ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях) значительно ниже. Однако следует учитывать, что, добиваясь возложения штрафа на должностное лицо, можно получить в итоге два. Так как законодательство допускает наложение штрафа и на лицо, допустившее нарушение, и на организацию, в которой оно совершено.

Превышение кассового лимита

На основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение лимитов кассы можно получить штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Кассовая дисциплина с 2016 года обязывает эти лимиты строго соблюдать.
Если в компании выручка составила менее 800 миллионов рублей, а численность сотрудников меньше 100 человек, компания с середины 2015 года может отменить лимит остатка кассы сразу, причислив себя к малым предприятиям.

Неоприходование наличной выручки

Неоприходованные надлежащим образом денежные средства в кассе согласно ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являются основанием для приличных по размеру штрафов (до 50 000 руб.).

Превышение лимита расчетов наличными

С учетом лимита в 100 000 рублей возникают вопросы по исчислению этих сумм, к примеру, если договор не оформлен на бумажном носителе или если оформляются однотипные договоры на разные суммы, которые менее установленного лимита

За несоблюдение процедуры обращения с наличными средствами предусмотрены штрафы, согласно ст. 15.1 КоАП РФ:

  • от 40 до 50 тыс. руб. для юр. лиц (организаций);
  • от 4 до 5 тыс. руб. для должностных лиц и ИП.

Дела, которые связаны с несоблюдением Указания ЦБ РФ, входят в компетенцию налоговых органов (ст. 23.5 КоАП РФ).

Подписаться на новости Новости Как уже сообщалось ранее Минфин РФ готовил проект по изменению минимальных розничных цен на алкогольную продукцию. Тогда информация была предварительной. Буквально вчера (20 декабря) был опубликован Приказ Министерства финансов Российской… Напоминаем, что с 1 июля 2020 года начинается сдача алкогольных деклараций за II квартал, в связи с этим обращаем Ваше внимание на то, что Вам необходимо произвести запросы остатков в… 26 июня 2020 года вступил в действие Закон о виноградарстве и виноделии в РФ. Он среди прочего предусматривает правила маркировки и розничной продажи винодельческой продукции. Приближается 1 сентября, а это значит, что стоит обеспокоиться проверкой своего ПО на наличие настроек по запрету продажи алкоголя в данный день, а также дополнительно проинструктировать персонал о том, что… Какая молочная продукция подлежит обязательной маркировке в системе «Честный Знак»? Кому, как и когда нужно готовиться к работе в системе «Честный Знак» Сразу ряд крупных городов России отрапортовали об усилении контроля за масочным режимом. Москва, Санкт-Петербург, Ростов и т.д. В их числе и Ставрополь. Перейти в корзину

Календарь маркировки Честный Знак

Полезные ресурсы Новости База знаний Сопровождение Акции Личный кабинет Контакты г. Ставрополь, ул. Октябрьская 269А sales@avt26.ru Время работы Отдел продаж 9:00-18:00 (пн — сб)

Выбытие денежных средств из кассы предприятия

Основными направлениями выбытия денежных средств являются:

— сдача остатка денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет;

— оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;

— выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;

— выплата заработной платы и депонированных сумм;

— выплата пособий социального характера;

— выплата материального поощрения и материальной помощи;

— выдача ссуд и займов.

При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать, что:

— наличные деньги, полученные в банках, расходуются только на цели, указанные в чеке, на основании которого банк выдает наличные;

— предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, даже если эти деньги планировалось направить на оплату труда или другие предстоящие расходы;

— любая выдача наличности в основном производится в сроки, согласованные предприятием с обслуживающими учреждениями банков. Но для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (ф.№КО-2), который имеет согласно Общему классификатору номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир, получив РКО (расчетно-платежную ведомость, платежную ведомость), проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей — прописью, копеек — цифрами) и подписывает РКО.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО.

Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его.

Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Для выдачи заработной платы, социальных выплат, надбавок и премий применяются платежные ведомости. По этим ведомостям также оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.

На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись с подписями руководителя и главного бухгалтера.

При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается. А если выдача денег производится по доверенности, то так же, как при оформлении расходного кассового ордера, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности».

По истечении срока хранения денег в кассе кассир должен сделать следующее:

— в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

— составить реестр депонированных сумм;

— в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;

— записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп.

Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные кассиром в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет.

Операции по выбытию денежных средств из кассы предприятия представлены в таблице 5.

Таблица 5. Операции по выбытию денежных средств из кассы ООО «Нателла»

Корреспонденция счетов

Основание для взноса денежных средств

Д

К

Выданы денежные средства в подотчет

Заявление, РКО

Сданы сверхлимитные денежные средства в банк

Объявление на взнос наличными, РКО

Оплачено подрядчику за выполненные работы

Договор подряда, доверенность, РКО

Выдана из кассы заработная плата персоналу

Платежная ведомость, РКО

Выдан сотруднику беспроцентный займ

Договор займа, РКО

Отражена сумма недостачи денежных средств, выявленная при инвентаризации

Акт инвентаризации

Отражено отнесение суммы недостачи на виновное лицо — кассира

Акт инвентаризации

Выдана премия персоналу орг-ции за счет нераспр. прибыли

Платежная ведомость, РКО

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

— приказа руководителя по форме №?Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма №?Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;

— заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс .

Сотруднику, направленному в командировку, работодатель должен выдать денежные средства на:

— проезд;

— наем жилого помещения;

— суточные.

— Если сотруднику, направленному в командировку, поручено произвести иные расходы, деньги на эти цели также следует выдать.

Нормативы расходов на служебные командировки необходимо установить коллективным договором или локальным нормативным актом . Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наем жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно. Она может быть увеличена, если работнику поручено осуществить дополнительные расходы.

Аванс бухгалтер может выдать из денежных средств: полученных с расчетного счета организации; поступивших в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Выдавать деньги под отчет на командировочные расходы можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчетным авансам.

Наличные денежные средства под отчет выдаются работнику по расходному кассовому.?Этот документ оформляется в одном экземпляре. Кассир должен выдавать наличные деньги получателю, указанному в РКО. В «расходнике» сотрудник должен указать сумму полученных командировочных (рублей — прописью, копеек — цифрами), а затем подписать его. Причем при получении наличных денег работник должен пересчитать их поштучно под наблюдением кассира. В противном случае никакие претензии по сумме наличных денег работник предъявить не сможет. После выдачи наличных денег по РКО кассир должен подписать его. Также на нем должны стоять подписи руководителя организации и главного бухгалтера .

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *