Представительские расходы, образец

Содержание

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

  • на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
  • оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
  • оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

  • расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
  • соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Как оформить представительские расходы в 2020 году

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.

Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

  • приказ о проведении представительского мероприятия;
  • смета фирмы по ПР;
  • отчет по ПР;
  • первичка, дополняющая отчет.

В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

  • отчета;
  • первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.

В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

  • первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
  • любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).

Если деньги на оплату представительских получал сотрудник, то от него потребуется также авансовый отчет. Оформить его правильно вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс:

Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Перечень подтверждающих документов

Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

  • приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
  • смета ПР;
  • отчет о расходах;
  • акт о списании ПР.

Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

  • «Cмета на представительские расходы — образец»;
  • «Составляем договор на представительские расходы — образец».

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:

  • отчет о бизнес-мероприятии;
  • первичку.

Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

Оформляем представительские расходы: отчет

Отчет о ПР может включать информацию:

  • о цели проведения бизнес-мероприятия;
  • фактическом количестве посетителей;
  • фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
  • первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2020 году

В документе могут отражаться:

  • сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
  • дата, место его проведения;
  • сведения о количестве организаторов и гостей;
  • перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
  • сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
  • сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.

Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

  • контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
  • внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

  • наименование;
  • дату составления документа;
  • название фирмы;
  • сведения об учитываемом хозяйственном факте;
  • сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
  • сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Итоги

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье «Составляем обоснование представительских расходов — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Компании срочно нужен приказ о проведении корпоратива. Руководство планирует проведение праздничного мероприятия. Кадровикам и бухгалтерии дано задание все правильно оформить, чтобы избежать неприятностей с налоговой инспекцией. На праздник будут приглашены не только работники, но и официальные представители контрагентов. Предлагаем скачать образец приказа о проведении корпоратива.

Инспекторы против

Сразу скажем, что налоговые инспекторы против. Конечно, они не против проведения корпоративного мероприятия, тут протестовать они не могут. Ревизоры категорически против включения таких затрат в состав расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

Поэтому составляя приказ о проведении корпоратива в организации, нужно сразу озаботиться включением в него положений, которые помогут обосновать расходы на проведение праздника. Отметим, что чиновники не соглашаются признавать подобные расходы, ни как представительские, ни как рекламные. Однако с такой позицией не согласны суды. Главное – правильно оформить документы, и в первую очередь, приказ о проведении корпоратива (образец на Новый год см. в конце статьи).

Если на праздник (день рождения компании, Новый год и т.п.) приглашены представители деловых партнеров, то у компании появляется серьезный шанс отстоять свои права в суде. Уменьшить налог на прибыль на понесенные на проведение корпоратива расходы можно в пределах 4 процентов от расходов на оплату труда.

Для этого приказ о проведении корпоратива на Новый год должен содержать следующие сведения:

  • итоги работы за прошедший год;
  • достижения организации, которые можно продемонстрировать представителям контрагентов, приглашенных на праздник;
  • регламент проведения мероприятия, предусматривающий деловые переговоры.

Также порядок проведения корпоративного вечера, включающий себя элементы делового общения, нужно зафиксировать в отчете о представительских расходов (постановление ФАС Уральского округа от 19 января 2012 № А50-3964/2011).

Под представительскими расходами компании понимаются затраты на организацию:

  • переговоров с представителями других организаций в целях налаживания деловых отношений;
  • заседания руководящего органа компании.

В состав таких расходов можно отнести затраты на (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • официальный прием и обслуживание представителей контрагентов и должностных лиц самой компании;
  • транспортное обеспечение доставки до места и обратно;
  • оплата переводчиков.

Обязательные сведения

Перечислим информацию, которую нужно указать в образце приказа о проведении корпоратива (на природе, в офисе, в банкетном зале и т.д.):

  • цель проведения корпоративного праздника (если есть желание побороться за уменьшение налоговой базы на произведенные расходы, то нужно предусмотреть деловые элементы);
  • работников, ответственных за праздник;
  • мероприятия, которые планируется провести в рамках корпоратива.

Предлагаем вниманию читателей пример приказа о проведении корпоратива, подготовленный нашими специалистами. Используя этот образец, можно сэкономить время на разработку собственного документа.

Представительские расходы 2017-2018 нормируются в размере 4% от затрат на оплату труда предприятия. Каким образом можно избежать претензий налоговиков и добиться максимально эффективного использования данных расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, узнайте из нашего материала.

Нормирование представительских расходов в 2017-2018 годах (лимиты по федеральному законодательству)

Представительские расходы как отдельная категория затрат определены положениями ст. 264 НК РФ. Фактически данные положения, что устанавливают порядок использования, а также, в частности, нормирование представительских расходов, — единственные, что приняты в нормативных актах на федеральном уровне.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы могут использоваться плательщиками налога на прибыль в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в величине, не превышающей 4% от расходов на оплату труда в соответствующий налоговый период. Собственно, это единственный лимит с точки зрения применения расходов, о которых идет речь, в целях оптимизации налоговой базы.

Перспективы снижения платежной нагрузки фирмы, что уплачивает налог на прибыль, таким образом, зависят:

  • от величины представительских расходов;
  • величины расходов на оплату труда.

Рассмотрим то, каким образом определяется первый и второй показатель, а также то, за счет каких методов фирма может увеличить соответствующие показатели.

Как увеличить норматив представительских расходов: учет максимального объема затрат

Представительские расходы в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ могут быть представлены:

  • расходами на организацию официальных мероприятий;
  • в виде оплаты транспортных, буфетных услуг в рамках проведения данных мероприятий;
  • в виде оплаты услуг переводчика, заказанных в рамках проведения официальных мероприятий.

По мнению судей, этот перечень не является закрытым. Это означает возможность признания в составе представительских прямо не упомянутых в п. 2 ст. 264 НК РФ расходов (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)). Хотя не исключены споры с контролирующими органами по обоснованности включения в состав представительских расходов тех или иных затрат компании.

Так, чиновники и судьи не против того, чтобы в составе представительских расходов была учтена стоимость спиртных напитков, приобретенных для организации деловых мероприятий по заключению договоров с клиентами (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Однако не следует расширять этот перечень бесконтрольно, так как данный вид расходов находится под пристальным вниманием контролирующих органов. К примеру, нельзя отнести к представительским расходы на организацию фуршета, аренду теплохода и оплату труда артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара, а также расходы на проживание гостей, так как указанные расходы не предусмотрены положениями п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Аналогичного мнения чиновники придерживаются и относительно расходов на кофе, чай и сладости, которыми угощают в компании своих клиентов (письмо Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327).

Услуги, оплата которых формирует представительские расходы предприятия, в общем случае могут быть оказаны в отношении:

  • гостей официального мероприятия, представляющих сторонние организации;
  • иных участников официального мероприятия, что прибывают на заседание руководящего органа предприятия;
  • штатных сотрудников предприятия, которые в статусе официальных лиц участвуют в переговорах.

Таким образом, активное изучение правоприменительной практики (с учетом разъяснений чиновников) — ключевой фактор максимизации представительских расходов, что могут быть использованы в целях оптимизации налогообложения предприятия. Но даже если работа в данном направлении будет проведена ответственными сотрудниками фирмы успешно — как мы отметили выше, представительские расходы нормируются в размере 4% от затрат на оплату труда. Поэтому следующая задача предприятия — максимально эффективно определить учетную величину данных затрат.

Увеличить норму представительских расходов: учет затрат на оплату труда

В соответствии с положениями ст. 255 НК РФ, к расходам на оплату труда относятся предусмотренные законом, трудовыми и коллективными договорами начисления, выплаты сотрудникам, расходы на их содержание. Это могут быть, в частности, выплаты:

  • по окладам, тарифам, сдельным расценкам, процентам от выручки;
  • в виде премий, стимулирующих надбавок;
  • в счет оплаты коммунальных услуг, питания, жилья, которые бесплатно предоставляются работникам*;
  • в счет приобретения спецодежды, обуви для сотрудников**;
  • в виде среднего заработка, перечисляемого сотрудникам по тем или иным основаниям;
  • в виде компенсаций за неиспользованный отпуск;
  • выходные пособия и иные начисления увольняемым сотрудникам;
  • вознаграждения сотрудникам за выслугу лет;
  • в виде районных, северных надбавок;
  • в виде компенсации стоимости проезда на различных видах транспорта;
  • оплата труда в период вынужденного прогула либо выполнения более низкооплачиваемой работы;
  • платежи в государственные внебюджетные фонды, в частные фонды по договорам добровольного пенсионного страхования;
  • расходы работодателя на оформление ДМС для сотрудников;
  • в виде зарплаты сотрудникам, работающим на вахте;
  • суммы, перечисленные физлицам за работу, выполненную по контрактам с государственными организациями;
  • начисления сотрудникам предприятия, проходящим обучение в сторонних организациях с отрывом от работы;
  • начисления сотрудникам-донорам за дни прохождения обследования в медучреждениях, сдачи крови, а также в периоды отдыха после сдачи крови;
  • суммы, перечисленные физлицам за работу, выполненную по гражданско-правовым договорам;
  • начисления военнослужащим, которые проходят службу на унитарных предприятиях и в иных госучреждениях (если налогоплательщик имеет отношение к деятельности данных структур);
  • доплаты сотрудникам с инвалидностью;
  • резервные отчисления на оплату отпусков, вознаграждений за выслугу лет, а также перечисления по итогам трудовой деятельности за год;
  • представленные суммами в счет компенсации процентов по жилищным кредитам, взятым сотрудниками;
  • прочие перечисления в пользу работника, что предусмотрены договором между ним и фирмой.

* В расходы на оплату также включается компенсация работодателя за непредоставление сотрудникам в установленных законом случаях бесплатного жилья, коммунальных и прочих подобных им услуг (п. 4 ст. 255 НК РФ).

** Отметим, что приобретение фирмой спецодежды и обуви для работников, которое формирует представительские расходы, предполагает, что:

  • сотрудники не компенсируют стоимость спецодежды и обуви за свой счет;
  • спецодежда и обувь передается в собственность сотрудников.

Таким образом, по каждому из приведенных оснований может формироваться база для исчисления лимита по представительским расходам, который составляет 4% от нее.

Увеличить норму представительских расходов: досписание затрат по итогам налогового периода

В общем случае представительские расходы списываются по итогам отчетного периода — 1-го квартала, полугодия, 9 месяцев или года в пределах лимита, рассмотренного нами выше, — 4% от расходов на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Часто бывает, что объем представительских расходов в рамках одного отчетного периода превышает лимит, вследствие чего в налоговом учете предприятия в течение года формируется некий остаток представительских расходов, не учтенных в расчете прибыли. В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ данные расходы могут быть списаны («включены в состав прочих расходов») в течение налогового периода.

Отмеченную норму правомерно понимать как устанавливающую возможность для досписания образовавшихся в течение года сверхлимитных представительских расходов. Но только при условии, что к концу года расходы на оплату труда составят сумму, которой достаточно для осуществления такого досписания.

Если сверхлимитные представительские расходы досписываются, то в бухучете фирмы одновременно осуществляется:

  • досписание входного НДС по представительским расходам;
  • уменьшение величины отложенных налоговых активов по соответствующим расходам.

О нюансах расчета отложенных налоговых активов и обязательств узнайте из материала «Бухгалтерский учет расчетов по налогу на прибыль».

Представительские расходы нормируются — могут быть применены в целях уменьшения налоговой базы предприятия в пределах лимита, установленного ст. 264 НК РФ (4% от затрат на оплату труда). Максимально эффективно использовать соответствующие расходы для оптимизации налогообложения можноувеличив их учитываемый объем, а также сформировав учитываемый объем расходов на оплату труда по основаниям, приведенным в ст. 255 НК РФ.

Узнать больше о представительских расходах вы можете в статьях:

  • «Смета на представительские расходы — образец»;
  • «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

Состав представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • переговоров с представителями других компаний и клиентами — физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

  • заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

К таким расходам относятся, в частности, затраты:

  • на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

  • по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

  • на буфетное обслуживание во время мероприятия;

  • на услуги переводчиков во время мероприятия.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Документальное оформление представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

  • время и место проведения мероприятия;

  • программа мероприятия;

  • состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

  • величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

  1. приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

  2. смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Представительские расходы и налог на прибыль

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Нормирование представительских расходов

Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.

Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.

Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» — Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия( например, продукты питания для буфетного обслуживания).

Пример. Расчет суммы представительских расходов для целей налогообложения прибыли

На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было.

Расходы организации на оплату труда составили:

  • за I квартал — 500 000 руб.;

  • за II квартал — 600 000 руб.

Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:

  • в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);

  • в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. + 600 000 руб.) x 4%).

Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб. > 20 000 руб.). Поэтому в I квартале:

  • в составе представительских расходов можно учесть 20 000 руб.;

Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 15 000 руб. (35 000 руб.– 20 000 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *