Приказ о смене фамилии

Основания для изменения фамилии работника

Причины, по которым сотрудниками могут меняться свои фамилии, достаточно разнообразны и все они зафиксированы в нормативной базе страны. Так, стремление к обретению новой фамилии может быть вызвано неблагозвучностью прежней. Закон также допускает такие изменения по религиозным убеждениям человека либо же по иным причинам, носящим субъективный характер.

Для работодателя самым распространённым примером, которому следует уделить внимание, является заключение и расторжение брака его подчиненным.

При наличии одобрения изменения фамилии компетентным органом в любом перечисленном случае гражданин обязан самостоятельно уведомить все учреждения, где необходимо внести изменения. Одним из них, конечно же, является место работы.

Внутри предприятия такая процедура регулируется, как правило, локальным правовым актом. Помимо прочего, им также устанавливается ответственность за несвоевременное сообщение об изменении фамилии.

Привлечь работника к дисциплинарной ответственности можно только в случае, если ЛНА (локальными нормативными актами) прямо устанавливает необходимость и сроки сообщения работниками об изменениях администрации.

Также обязанность может быть указана как в трудовом или коллективном договорах, так и в должностной инструкции. Важно, чтобы с таким ЛНА в обязательном порядке были ознакомлены все работники предприятия.

Оформление смены фамилии

Рассматриваемая кадровая операция подразумевает должное документальное оформление. Кроме этого, процедура должна происходить на законных основаниях. Сотрудник перед этим должен получить подтверждающие документы компетентных органов и предоставить их по месту работы.

Недопустимо начинать процедуру изменения до получения работником паспорта с новой фамилией, а также других подтверждающих документов.

Сама процедура состоит из следующих этапов:

  • Приём заявления от работника с предоставлением документов.
  • Составление приказа о смене фамилии.
  • Внесение изменений в необходимые документы.

Рассматривая подробнее последний этап, следует сделать акцент на необходимости корректной смены фамилии в ряде документов предприятия. Первоочередным будет являться трудовая книжка работника и его личное дело.

Впоследствии следует изменить также и трудовой договор с работником. При этом допускается как заключение дополнительного соглашения, так и составление нового документа, но уже с обновлёнными данными.

Далее следует изменить свидетельство об обязательном пенсионном страховании, расчётные документы и переоформить банковскую карточку работника.

Образец приказа о смене фамилии сотрудника

Действующее законодательство не устанавливает единую форму составления такого рода документа. Единственным требованием является наличие общепринятых элементов приказа, соответствующих нормам делопроизводства, а также законных оснований.

Ниже будет рассмотрена ситуация, в которой сотрудница предприятия написала заявление о смене фамилии ввиду вступления в брак. Прежде всего, документ должен содержать наименование предприятия, его идентификационный номер и адрес.

Далее следует указать регистрационный номер и дату приказа.

Датировка может вызвать определенные трудности у кадрового инспектора, поскольку свидетельство о браке и новый паспорт гражданина РФ будут иметь различную дату. Для корректного проставления даты приказа следует, всё же, руководствоваться датой получения нового паспорта, так как именно на его основании вносятся изменения в учётные документы.

После вводной части документа следует приступить к непосредственному описанию причин для смены фамилии, со ссылкой на подтверждающие документы.

На практике, приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак должен иметь следующий вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Луч»

ИНН 987654321 г. Орёл, ул. Восточная 22

ПРИКАЗ № 11-ок

«О внесении изменений в учётные данные»

На основании свидетельства о заключении брака I-MC№123456 от 25.05.2018 г., выданного Территориальным отделом ЗАГС г. Орла Управления ЗАГС Орловской области, паспорта гражданина РФ, а также заявления специалиста отдела продаж ООО «Луч» Петровой О.А.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. В срок до 10.06.2018 г. изменить во всех учётных документах ООО «Луч» фамилию специалиста отдела продаж Петровой О.А. на фамилию Васильева.
  2. Настоящий приказ довести до сведения бухгалтерии для внесения изменений в расчётную документацию
  3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление Петровой О.А., копия свидетельства о заключении брака I-MC№123456 от 25.05.2018 г., копия паспорта гражданина РФ № 123456, выданный отделом УФМС г. Орёл

Директор ООО «Луч» Максимов М.М.

Начальник отдела кадров ООО «Луч» Иванова А.Б.

С приказом ознакомлена: Петрова О.А

Составленный документ подписывается руководителем предприятия, а также лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. Также с бумагой следует ознакомить и того работника, в отношении которого он составляется.

Приказ о смене фамилии относится к категории документов по личному составу, и подлежит обязательной регистрации в соответствующем журнале.

По завершению описанных выше действий документ примет юридическую силу, и вносимые изменения будут считаться совершенными на законных основаниях.

Процедура изменения фамилии работника имеет достаточно простую последовательность, однако кадровому инспектору следует обратить внимание на указанные выше нюансы.

В связи со вступлением в силу нового закона об образовании обновлен порядок заключения и расторжения договора о целевом приеме и договора о целевом обучении

Постановление Правительства РФ от 27.11.2013 N 1076 «О порядке заключения и расторжения договора о целевом приеме и договора о целевом обучении»

Договор о целевом приеме заключается образовательной организацией высшего образования с федеральным, региональным или местным органом власти, а также с государственными организациями, заключившими договор о целевом обучении с гражданином.

Орган или организация направляет в образовательную организацию предложение в письменной форме о заключении договора о целевом приеме, содержащее сведения о количестве граждан, подготовку которых необходимо осуществить в рамках целевого обучения, а также сведения о направлениях деятельности органа или организации.

Образовательная организация в течение 10 календарных дней сообщает органу или организации о своем согласии на заключение договора о целевом приеме и о количестве граждан, которые могут быть приняты, или об отказе в заключении договора в связи с отсутствием по соответствующей специальности или направлению подготовки контрольных цифр приема.

Договор о целевом обучении заключается с гражданином до начала целевого приема, на любом этапе освоения им образовательной программы в образовательной организации.

Порядок не распространяется на отношения, связанные с заключением договоров о целевом обучении, предусматривающих обязательства последующего прохождения государственной или муниципальной службы.

Признано утратившим силу Постановление Правительства РФ от 19.09.1995 N 942 «О целевой контрактной подготовке специалистов с высшим и средним профессиональным образованием», которым регламентировался ранее действовавший порядок заключения таких договоров.

Смена фамилии после замужества: какие документы менять?

По статистике, при вступлении в брак 8 из 10 женщин меняют фамилию. Первый организационный вопрос, который придется решать при смене фамилии после замужества — это оформление новых документов. За последние 20 лет список документов, подлежащих замене, значительно вырос.

Если в конце 90-х девушке достаточно было получить новый паспорт и водительские права, то сегодня после получения свидетельства о браке придется поменять СНИЛС, медицинский полис ОМС (обязательного медицинского страхования) и ДМС (добровольного медицинского страхования, при его наличии), ИНН, банковские карты и документы, дающие право управления автомобилем (права и свидетельство регистрации транспортного средства — техпаспорт).

Кроме того, во избежание недоразумений во многие документы придется внести изменения (полисы КАСКО и ОСАГО, трудовая книжка). В случае, если брак зарегистрирован во время учебы в среднем или высшем учебном заведении, замене подлежат студенческий билет и зачетная книжка.

Важно: если молодожены берут двойную фамилию, то по государственным учреждениям и страховым компаниям придется побегать и мужу, и жене. Главное, уложиться в отведенный законом срок во избежание начисления штрафов.

Активное использование портала Госуслуг и Многофункциональных центров «Мои документы» позволит значительно упростить процедуру замены документов.

Что менять при смене фамилии после замужества?

На практике вопросы замены документов после замужества в подавляющем большинстве случаев приходится решать именно девушкам. В первую очередь необходимо получить паспорт, в котором вместо старой фамилии будет красоваться фамилия мужа, и уже на основании нового документа приступать к дальнейшим «документальным» процедурам.

Необходимо поменять:

  1. паспорт гражданина РФ;
  2. заграничный паспорт;
  3. СНИЛС;
  4. водительское удостоверение и ПТС;
  5. полисы ОМС и ДМС;
  6. ИНН;
  7. банковские пластиковые карты;
  8. документы об образовании (в период обучения).

Необходимо внести изменения:

  1. в трудовую книжку;
  2. в полисы КАСКО и ОСАГО.

Кроме того, о смене фамилии после замужества необходимо уведомить банки, в которых имеются действующие счета, сберегательные книжки и кредитные договоры.

Паспорт гражданина РФ

Если женщина решает взять фамилию мужа, законом отводится 30 дней на оформление нового паспорта (отсчет начинается со дня регистрации брака). До недавнего времени заменой паспортов занималось Федеральная Миграционная служба, а с 2017 года эти функции выполняет Управление по вопросам миграции МВД РФ. Также подать заявление на получение паспорта в связи с изменением фамилии после замужества можно в МФЦ.

При подаче заявления необходимо предъявить:

  • паспорт;
  • фотографии размером 35*45 мм;
  • оригинал квитанции, подтверждающей оплату госпошлины за оформление паспорта при смене фамилии (300 рублей);
  • оригинал свидетельства о заключении брака;
  • при наличии детей – свидетельства о рождении.

Продолжительность процедуры оформления нового паспорта – 10 дней в случае обращения в Управление по вопросам миграции по месту постоянной регистрации и 30 дней – при подаче заявления в «чужом» регионе.

Важно: нарушение сроков оформления паспорта на новую фамилию является административным нарушением и карается штрафом в размере от 2000 до 3000 рублей (в соответствии с ч. 1 ст. 19.15 КоАПП РФ). В невыгодном положении оказались жители Москвы и Санкт-Петербурга: размер штрафа в этих городах составит от 3000 до 5000 рублей.

Заграничный паспорт

Законодательством не установлен срок, в течение которого необходимо поменять загранпаспорт при смене фамилии после замужества. Однако лучше это сделать заблаговременно, чтобы при выезде за границу не пришлось оформлять документ в авральном режиме.

Подать заявление на оформление загранпаспорта можно в УВМ, МФЦ или через портал Госуслуг. Второй вариант является наиболее предпочтительным, т. к. отпадает необходимость тратить личное время на посещение УВМ или МФЦ.

Перечень обязательных документов:

  • паспорт гражданина РФ (с новой фамилией);
  • действующий загранпаспорт;
  • оригинал квитанции, подтверждающей оплату пошлины (2000 руб. за загранпаспорт старого образца и 3500 рублей – за новый);
  • фотографии установленного образца;
  • оригинал свидетельства о браке;
  • при наличии детей, которых необходимо вписать в паспорт – свидетельства о рождении.

Понятно, что загранпаспорт подлежит замене только в том случае, если женщина берет фамилию мужа. При сохранении прежней фамилии документ менять не нужно.

ИНН

Замена свидетельства ИНН (точнее, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе) при смене фамилии после замужества не является обязательной.

Однако, чтобы избежать недоразумений или необходимости постоянно предъявлять свидетельство о браке в дальнейшем, желательно оформить документ на новую фамилию.

Подать заявление можно в территориальном подразделении Федеральной Налоговой Службы или через личный кабинет налогоплательшика на официальном сайте ФНС.

Для замены ИНН необходимо предъявить следующие документы:

  • паспорт на новую фамилию;
  • свидетельство ИНН;
  • свидетельство об браке.

За выдачу нового ИНН пошлина не предусмотрена. Срок оформления нового документа не превышает 10 дней.

С начала 2017 года свидетельства о постановке на учет в налоговом органе выдаются не на специальных бланках, как раньше, а на обычных листах бумаги.

СНИЛС

СНИЛС входит в перечень документов, подлежащих замене при изменении личных данных. Следует знать, что номер индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования присваивается один раз на всю жизнь: в новом «зеленом» страховом свидетельстве поменяется только фамилия.

Неработающим гражданам для замены необходимо обратиться в территориальное подразделение Пенсионного Фонда РФ, а работающие могут делегировать полномочия по оформлению нового СНИЛС своему работодателю.

Перечень обязательных документов:

  • паспорт (с новой фамилией);
  • действующее страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о браке.

Новое «зеленое» пенсионное свидетельство оформляется в срок до 30 дней; платежи и пошлины за оформление не предусмотрены.

Кстати, процесс оформления новых документов можно немного упростить: так, новый СНИЛС по заявлению работника может оформить работодатель. Для этого необходимо написать соответствующее заявление в отдел кадров или в бухгалтерию предприятия. По заявлению работника сотрудник отдела кадров вносит данные о смене фамилии (в связи с вступлением в брак) в трудовую книжку.

Полис ОМС

В случае смены фамилии подать заявление на оформление нового полиса ОМС необходимо в течение 30 дней с момента изменения персональных данных (т.е. со дня регистрации брака). К сожалению, страховую компанию придется посещать лично: возможность подачи заявления на выдачу нового документа в онлайн-режиме не предусмотрена. Контактные данные страховой компании указаны на действующем полисе. С собой необходимо взять:

  • паспорт гражданина РФ;
  • свидетельство о браке;
  • действующий полис ОМС.

Срок, отведенный на оформление нового медицинского полиса, составляет 30 дней. На этот период выдается временный документ, дающий право на получение медицинской помощи в полном объеме.

Порядок замены полиса добровольного медицинского страхования аналогичен оформлению нового полиса ОМС. Плата за данную услугу не предусмотрена.

Документы на право управления автомобилем

Замена прав занимает минимум времени, если не учитывать часы, проведенные в очереди в подразделении ГИБДД. Новое водительское удостоверение выдается в день обращения. Срок замены документа после изменения фамилии не регламентирован.

При визите в ГИБДД с собой необходимо иметь:

  • паспорт;
  • оригинал квитанции об оплате пошлины;
  • фотографию установленного размера;
  • свидетельство о браке;
  • действующее водительское удостоверение.

Размер пошлины за выдачу новых прав женщине по причине смены фамилии составляет 2000 рублей.

Можно также заменить права и через МФЦ.

Замене подлежит и «розовое» свидетельство о регистрации транспортного средства. Какая-либо ответственность за пользование старым документом не предусмотрена (при проверке свидетельства о регистрации сотрудником ГИБДД достаточно предъявить свидетельство о браке). Однако, при продаже авто со старым ПТС могут возникнуть сложности, и «розовое» свидетельство все равно придется менять. Новый документ оформляется в территориальном подразделении ГИБДД. При себе необходимо иметь:

  • паспорт;
  • оригинал квитанции об оплате государственной пошлины;
  • полис ОСАГО;
  • свидетельство о браке;
  • ПТС;
  • действующее водительское удостоверение.

За выдачу нового свидетельства придется заплатить пошлину 500 рублей, а за внесение изменений в ПТС – 350 рублей.

Куда обращаться?

Как видно из вышесказанного, перечень документов, подлежащих замене по причине смены фамилии после замужества достаточно широк. Чтобы избежать потерь времени, желательно составить четкий план, чтобы каждое из учреждений не пришлось посещать дважды (а то и трижды). Подача заявлений на оформление документов через портал Госуслуг либо через официальные сайты указанных организаций поможет сэкономить и время, и нервы, и частично финансы, поскольку не придется тратить деньги на транспорт при визитах в государственные учреждения.

Однако, в любом случае придется посетить следующие организации (либо ближайший МФЦ, который выполнит функции посредника во взаимодействии с перечисленными организациями):

  • территориальное подразделение Управления по вопросам миграции МВД РФ (УВМ МВД РФ) – для получения нового паспорта;
  • местное отделение ФНС – для получения ИНН;
  • отделение ПФ РФ – для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
  • отделение ГИБДД – для оформления документов на право управления транспортным средством.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

  • заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
  • опись документов (форма АДВ-6);
  • старое свидетельство работника;
  • копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *