Программа для документооборота

Хотите разобраться в теме электронного документооборота? Специально для вас мы собрали всю основную информацию в одном месте. Время на изучение — 1-1,5 часа.

  • Если у вас есть больше времени, то можете скачать архив материалов — «Основы электронного документооборота» (время на изучение — 20 часов). Но сначала зарегистрируйтесь на сайте.
  • Если вы преподаёте в вузе, предлагаем вам набор лекционных материалов, практических и лабораторных заданий. Подробности — на странице «Преподавателю».

  • О новых технологиях и тенденциях в автоматизации компаний — раздел «Цифровая трансформация».

Содержание

ECM — это просто или сложно?

Сегодня 100% документов в офисе создают в электронном виде, но до сих пор более 80% из них распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?

Кажется, что внедрение электронного документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в автоматизации формируется далеко не мгновенно. И только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу о том, что предприятию нужна специальная информационная система для управления контентом (ECM-система). Именно тогда появляется необходимость управлять информацией на всех стадиях её существования, пока она не устаревает.

    Увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения непросто. Для этого необходимо не только «вырасти» самой компании, но ещё и понять, каким образом вообще устроена ECM-система:

  • Какие этапы работы с информацией охватываются её инфраструктурой?
  • Что возможно делать с информацией на каждом из этапов?
  • Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией?
  • Как обширная теория воплощается на практике?

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Существует множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.

Электронный документ — набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохранённый на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Он сопровождается карточкой с атрибутами — подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.

Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение документа, его регистрация, рассмотрение и исполнение документа, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) — система управления электронными документами.

ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Это определение несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила хранения и т.д.

Более точные и «научные» определения этих и других терминов можно найти в Глоссарии. Рекомендуем также ознакомиться с материалами рубрики Основы электронного документооборота.

Нужна ли вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

  • можете ли быстро найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
  • получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
  • вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
  • вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
  • вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, который отправили на согласование?

Если на 3 или более вопросов вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов. Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.

Выше исполнительская дисциплина. По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.

Обеспечивается конфиденциальность информации. Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.

Выполняются требования стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками.

Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

  • обеспечивается строгое выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
  • сотрудники выполняют регламенты в рамках описанных бизнес-процессов;
  • предоставляются средства для контроля со стороны руководства за реализацией СМК.

Легко внедрять инновации и обучать новичков. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Внедрение ECM-системы налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Больше конкурентных преимуществ. ECM-система напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

Технологии ECM

К управлению корпоративным контентом можно подойти как со стороны практики, так и теории.

Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):

  • захват (Capture),
  • управление (Manage),
  • хранение (Store),
  • защита (Preserve),
  • доставка информации (Deliver).

Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.

Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными, на протяжении всей их жизни.

С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».

Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».

Функционал и классификация СЭД и ECM-систем

По мнению исследовательской компании Gartner, к ECM могут быть отнесены системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:

  • управление документами: выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов иccт.д.;
  • совместная работа над общими документами и поддержка проектных команд;
  • сканирование документов и управление образами бумажных документов;
  • управление записями для долгосрочного архивного хранения, автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
  • workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
  • управление веб-контентом для автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

По количеству реализуемых функций СЭД делятся на:

  • системы делопроизводства;
  • электронные архивы;
  • workflow-системы;
  • комплексные или ECM-системы.

Подробнее с данной темой вы можете ознакомиться в рубриках раздела «Функционал СЭД и ECM»:

Пример бизнес-процесса в ECM-системе

Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте. Документ заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в электронном виде:

Лучшие практики организации бизнес-процессов в ECM-системе

В СЭД/ECM вы можете вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач, в рамках типовых бизнес-процессов или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

ECM-система часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.

Как подружить ERP и ECM-системы

ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью информационной системы.

И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией. Однако её характер совершенно разный. Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация. Документ такой системы представляет собой чётко заданную форму (описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности), где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.

Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM нет разницы текстовый это документ, таблица, видео-файл или чертеж. Система одинаково хорошо будет включать такие документы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск нужного документа.

Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.

Рекомендуем

Узнайте больше про электронный архив документов

Чего не стоит ждать от ECM-системы

В настоящее время комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках каждой системы.

СЭД и ECM-система в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в ней некоторых задач будут малоэффективны.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системе должна быть разумной.

Кадровое делопроизводство. Несмотря на то, что оно напрямую связано с документами, задача этого направления — не сам документооборот, а учёт и управление кадрами.

Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приема/увольнения и т.д., для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных, а не в виде отдельных неструктурированных документов.

Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM-системой для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM-системе процессы согласования этих документов.

Учёт финансовых документов.Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.

Для ведения налогового и бухгалтерского учета, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские системы, а также специализированные модули ERP-системы. ECM-система не может их заменить, хотя сканирование и организация электронного архива скан-образов финансовых документов — это задачи СЭД. Необходимость внедрения подобных решений обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые будут работать с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д.

Совместное использование ECM и ERP-систем полезно на следующих уровнях:

  • хранение образов документов в ECM, учёт которых ведётся в ERP;
  • хранение отчётов ERP в ECM, в том числе подписанных электронной подписью;
  • согласование документов и записей справочников ERP с помощью ECM-системы.

Кроме того, теперь можно осуществлять обмен финансовыми документами (счетами-фактурами, договорами, накладными и актами) с контрагентами в электронном виде. И хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество. .

Специально для бухгалтеров мы подготовили сборник статей:

  • Глава 1. «Бухгалтер и электронный документ»
  • Глава 2. «Бухгалтеру об электронной подписи»
  • Глава 3. «Электронные документы — факты, законы и важные нюансы»
  • Глава 4. «Электронная налоговая отчетность: особенности взаимодействия с ФНС»
  • Глава 5. «Хранение электронных документов: где и как»

Анализ и моделирование бизнес-процессов.

Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (Business Process Management). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых бизнес-процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами, выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (например, поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).

Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (например, в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.

Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным, например, видам документов или оргструктуре.

Имеющиеся на рынке СЭД часто выходят за рамки своих возможностей и сближаются с классом BPM-систем. Тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее — от оценки любого проекта компании.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании.

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

  • организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
  • исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
  • настройка и адаптация ECM-системы;
  • обучение персонала;
  • опытная эксплуатация.

Организовать внедрение предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ скорее всего затянутся. Во втором случае придётся платить сторонней организации, но сроки и результат проекта будут гарантированными.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

  • активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
  • выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
  • организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям:

  • нарушаются сроки и бюджет проекта;
  • достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
  • полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

  • консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
  • низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
  • неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
  • недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
  • нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

  • детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
  • четкие директивы и личный пример руководства;
  • обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
  • поэтапность внедрения.

Достоверность и законность электронного документа

Сфера управления электронным контентом и безбумажное взаимодействие в компаниях сейчас активно развивается. Меняется и законодательство, какие-то правила фиксируются в нём после того, как устоялись в жизни, а какие-то, наоборот, вводятся после принятия новых норм на уровне государства.

Определение достоверности и юридической значимости бумажного документа — всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. Но как определить достоверность электронного документа?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Вы можете идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом:

  • выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя;
  • создаётся ключ ЭП — это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только своему владельцу и им можно подписать документ ЭП, и открытого ключа — доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ.

При использовании ECM-системы все «сложности», с которыми может столкнуться пользователь, скрываются. Пользователь, как правило, должен просто выбрать нужную функцию: «Подписать документ» (документ, подписанный ЭП, будет одновременно закрыт для изменений) или «Получить информацию о подписях». Легитимность электронных документов признается судами и третьими сторонами.

Если вы хотите узнать всё об использовании электронной подписи, обратитесь к разделу Просто об ЭП/ЭЦП.

Напутствие

Надеемся, этот раздел помог вам понять, что представляет собой электронный документооборот и нужно ли внедрять ECM-систему в вашей организации. Также вы можете узнать о новых технологиях и тенденциях в автоматизации компаний.

Желаем успехов в освоении новых знаний, а наши материалы на ECM-Journal всегда помогут вам в этом.

» Назад
09.07.2020 12:25

Режим самоизоляции перевел многих сотрудников на удаленную работу и поставил на паузу ведение кадрового документооборота. Пусть новые условия уменьшили число командировок, но отпуска, больничные, увольнение и трудоустройство новых сотрудников на паузу не поставишь, документы с сотрудниками, в том числе и удаленными, нужно как-то оформлять.

По результатам опроса Gartner, после окончания режима самоизоляции 74% компаний планируют оставить часть сотрудников на удаленной работе. Значит, временный режим перейдет в обычный. В новых условиях отдел по работе с персоналом будет вынужден адаптировать свои процессы и организовать работу с дистанционными сотрудниками. Как перейти к кадровому электронному документообороту с сотрудниками, расскажем в этой статье.

Нормативная база в России для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) еще формируется. После введения электронных трудовых книжек в 2020 г. ожидаются поправки в Трудовом кодексе, соответствующий законопроект был оперативно подготовлен и
16 июня 2020 г. вынесен на рассмотрение в Госдуму. Одна из целей этого законопроекта звучит так: «Максимальный переход на электронный документооборот в рамках регулирования труда дистанционных работников, снижения объёмов дублирования документов на бумажных носителях». И ранее также А.О. Котяков, Министр труда и социальной защиты, на одном из совещаний предложил дать возможность работодателям с 2021 года вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

Все это подтверждает то, что в ближайшее время кадровый документооборот полностью станет электронным и подготовиться к такому переходу лучше заранее — решить как организационные, так и технические вопросы. Организационные вопросы заключаются в подготовке нормативных документов и регламентов по работе с КЭДО. К техническим вопросам относится то, в какой системе будет реализован КЭДО и как ее правильно выбрать. Пройдя 6 основных шагов по подготовке к переходу на КЭДО вы получите максимальную отдачу от нововведений и избежите ошибок.

Шаг 1. Описание текущих кадровых процессов и сопутствующих документов

Чтобы автоматизировать процесс, его нужно сначала описать. Поэтому процесс перехода на КЭДО начинается с внутренней оценки процессов и документов, используемых в компании. На первом шаге к КЭДО необходимо определить типовые формы взаимодействия и порядок согласования и работы с документами.

Например, опишем процесс подготовки графика отпусков в компании. Сотрудник кадровой службы отправляет по компании уведомление о начале формирования графика отпусков. Работник готовит заявление о разделении отпуска на части, где информирует о своих планах. Его линейный руководитель собирает сводные сведения по отделу и отправляет данные в кадровую службу. После многократных напоминаний и переписки сотрудник отдела кадров получает все данные для подготовки общего графика отпусков по компании. В завершение с этим документом обычно требуется ознакомить всех сотрудников.

Шаг 2. Оценка рисков перевода документов в КЭДО

После описания процессов каждый кадровый документ необходимо оценить на предмет возможности перевода в КЭДО. Такой анализ или внутренний аудит позволит отказаться от избыточных и дублирующих документов. Дополнительно на этом шаге на основании анализа трудового законодательства, нормативно-правовой базы и судебной практики рекомендуется проанализировать каждый документ на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид.

Параметры для оценки рисков перевода кадровых документов в электронный вид:

  1. Законодательно перевод в электронную форму
    1. Разрешен
    2. Точно не указано
    3. Запрещен
  2. Законодательное требование к ознакомлению с документом под подпись
    1. Нет, не указано
    2. Прямо не указано
    3. Да, требуется
  3. Требования к срокам хранения
    1. Менее 10 лет
    2. Более 10 лет
    3. Постоянно
  4. Требования к подписи:
    1. Простая электронная подпись
    2. Неквалифицированная электронная подпись
    3. Квалифицированная электронная подпись или собственноручная
  5. Судебная практика
    1. Положительная для работодателя
    2. Есть как положительная, так и негативная
    3. Судебная практика отсутствует
  6. Требование предоставлять документ в сторонние организации
    1. Отсутствует
    2. Предоставляется в электронном виде
    3. Предоставляется в бумажном виде

Соотнесите каждый кадровый документ с описанными параметрами, чтобы оценить возможность и риск его переноса в электронный вид.

Шаг 3. Аудит кадровых документов

Мы описали документы, которые задействованы в системе кадрового делопроизводства. Затем определили параметры, чтобы оценить риск перевода их в электронный вид. Теперь разделим операционные документы по степени риска перевода их в КЭДО на три группы:

  1. Низкий риск перевода к КЭДО — документы не являются обязательными и/или разрешено вести их в электронном виде. Например, трудовые книжки, служебные записки, некоторые заявления, документация по внутренним процессам.
  2. Умеренный риск при переводе к КЭДО — группа объединяет документы, для которых нет прямого запрета на ведение в электронном виде и есть положительная судебная практика. Например, табели учёта рабочего времени, график отпусков, приказы о направлении в командировку.
  3. Высокий риск в случае перевода к КЭДО присваиваем документам, ведение которых в электронном виде не предусмотрено законом или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов. Например, трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.

После составления списка документов, которые будут переведены в электронный вид, определите, какой вид электронной подписи для них необходим и кто в организации имеет право на соответствующие электронные подписи. Проведите аудит технического оснащения: есть ли у сотрудников доступ к внутренним системам и порталам, имеют ли они соответствующие токены.

Электронная подпись — это информация в электронном виде, которая используется для определения лица, подписывающего информацию в электронном документе. Она является полноценной заменой рукописной подписи и обладает полной юридической силой в России. Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» определяет три вида электронных подписей:

  • Простая электронная подпись (ПЭП) позволяет подтвердить авторство, но не гарантирует, что документ останется неизменным после его подписания. В корпоративных системах авторство пользователя определяют просто по учетной записи Windows, а также пользователь может быть идентифицирован, например, по логину и паролю на сервере госуслуг. ПЭП можно использовать только при наличии соответствующего соглашения с участниками электронного обмена.
  • Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет подтвердить авторство и доказывает неизменность информации, содержащейся в документе. В отличие от простой подписи она содержит криптографические алгоритмы, которые обеспечивают защиту документа. Для получения НЭП достаточно внутри компании настроить соответствующий сервер, где будут бесплатно формироваться подписи для сотрудников. Для признания юридической значимости НЭП также необходимо соглашение между организацией и сотрудником.
  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП), обладая всеми признаками НЭП, но может быть получена только в специальных удостоверяющих центрах, аккредитованных государством. Для использования КЭП также требуется специальное программное обеспечение на компьютере сотрудника. Эта подпись приравнивается к собственноручной подписи сотрудника и не требует заключения никаких дополнительных соглашений.

Шаг 4. Оптимизация процессов

После аудита операционных документов посмотрите на описанные процессы сторонним взглядом — по возможности упростите процессы согласования и утверждения документов. Откажитесь от хранения нескольких версий документов, если такое упрощение допускают требования и регламенты. Разработайте и максимально используйте типовые формы. В результате отказа от включения лишней информации в документ вы сможете автоматизировать его обработку.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет отказаться от очного согласования документов, передачи их на бумаге. Еще одним шагом может быть предоставление работникам доступа к информационным системам.

Вернемся к процессу подготовки графика отпусков, как может измениться работа с документами. Специалист кадровой службы делает рассылку из системы электронного документооборота о начале формирования графика отпусков. Последующая заявка работника с желаемыми датами выполняет требование ТК РФ о соглашении между работником и работодателем при разделении отпуска на части — дополнительное заявление об этом писать не нужно. Линейный руководитель согласовывает заявку и не готовит отдельно сводный график по отделу. Таким образом, электронный документооборот помогает избавиться от двух документов в процессе подготовки графика отпуска. После получения всех сведений в электронном виде сотрудник отдела кадра избавляется от кропотливой работы с цифрами для финальной подготовки общего графика отпусков по компании. Автоматизация процесса значительно экономит время и упрощает контроль на каждом этапе.

Шаг 5. Выбор платформы для КЭДО

После определения документов для перевода в КЭДО и описания процесса работы с ними, необходимо выбрать систему, в которой будет реализован новый подход кадрового делопроизводства. Универсального решения этой задачи не существует, как, например, в бухгалтерии, где 1С воспринимается как универсальное стандартное решение.

В каждой компании есть системы кадрового учета, но они не обладают функциональностью для длительного хранения документов и создания архивов. Такими функциями обладают системы электронного документооборота (СЭД), в которых также могут быть автоматизированы процессы кадрового документооборота.

СЭД позволяет создавать документы по шаблону, запускать их на согласование и ознакомление в электронном виде, подписывать документы электронной подписью. Также на базе СЭД создается электронный архив кадровых документов, формируется досье по всем сотрудникам компании. И важно чтобы система КЭДО быть гибкой в настройке и могла быстро изменяться, если в законодательных или нормативных актах произойдут изменения, то компания должна легко адаптироваться и отразить изменения в своей ИТ-системе.

Шаг 6. Подготовка нормативной документации о переходе к КЭДО

Когда компания определит, какие документы будут переведены в ЭДО, потребуется подготовить соответствующую нормативную документацию:

  • Положение об электронном документообороте.
  • Изменения в коллективный договор, трудовой договор, ЛНА (при необходимости).
  • Соглашение между работником и работодателем об использовании электронной подписи.
  • Регламент по использованию электронной подписи.

Если вы пропустите этот шаг, а в компании возникнет судебный спор, то электронные документы не будут приняты в качестве доказательства в суде. Перед переходом к КЭДО требуется заключить соглашения с участниками процессов, обновить доверенности, издать внутренние документы для закрепления сформированного подхода.

В будущем рабочее место сотрудников кадровой службы будет цифровым. Насколько грамотно и удобно оно будет организовано, зависит от готовности компании трансформироваться, внедрять технологии и становится гибче в консервативных вопросах учёта.

Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн».

Продвижение проектов
Реклама мероприятий
Корпоративные блоги
на NEO HR

Интерес компаний к ЭДО понятен. Он позволяет значительно сократить денежные и временные затраты на работу с документами. Электронные документы обладают юридической силой и их можно представлять в суд, а сама процедура безопасна и не допускает утечки данных. Более подробно об особенностях и возможностях ЭДО мы рассказывали в статье «Зачем бизнесу нужен электронный документооборот».

Чтобы перейти на ЭДО, для начала нужно правильно выбрать оператора ЭДО в зависимости от потребностей компании.

Вопрос о выборе оператора ЭДО встает в следующих ситуациях:

  • У вас много контрагентов, которым нужно готовить большое количество документов. С такой проблемой, в частности, сталкиваются логистические компании.
  • Вам часто приходится дублировать счета-фактуры, потому что документы теряются.
  • Процессы получения и отправки документов в компании непрозрачны для руководства.
  • У вас большие затраты на документооборот (включают стоимость формирования документов, печать, отправку, получение, хранение и уничтожение бумаг).

Список организаций — операторов ЭДО опубликован на сайте ФНС. При этом существует ряд важных критериев, которые следует учитывать при осуществлении выбора:

  • безопасность;
  • интеграционные возможности;
  • развитость системы;
  • количество контрагентов, роуминг;
  • опыт, реализованные проекты в отрасли;
  • сервис;
  • стоимость.

Рассмотрим некоторые критерии подробнее.

Насколько безопасен переход на ЭДО?

Через оператора ЭДО проходит консолидированная коммерческая информация, поэтому при переходе на ЭДО у компаний возникает ряд вопросов:

  • Насколько безопасно работать с электронными документами?
  • У кого будет доступ к этим документам?
  • Как можно получить к ним доступ в будущем?

Сопутствующая проблема — обладают ли электронные документы юридической силой?

Безопасность и юридическая сила — главные критерии, на которых базируется работа сервиса ЭДО. Сам по себе он предполагает высокую степень безопасности благодаря использованию защищенных каналов связи. Данные передаются по зашифрованным каналам связи HTTPS и защищены двухфакторной аутентификацией.

В отличие от обычной электронной почты сервис электронного документооборота не дает третьим лицам доступа к документам. Сервисом ЭДО можно пользоваться с помощью логина и пароля, которые администратор сервиса передает менеджеру, или с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это сильно ограничивает круг людей, у которых есть доступ к документам, и повышает контроль согласования и подписания документов.

Оператор ЭДО должен обеспечить безопасность передачи и хранения данных. Это можно проверить с помощью независимой экспертизы. К примеру, сервис Диадок дважды прошел независимый аудит безопасности системы в компании «Информзащита».

Компании может быть важно, где и как будут храниться документы и в течение какого времени к ним можно будет получить доступ. Обратите внимание на то, обещает ли оператор хранить все документы в системе и после расторжения договора. Некоторые документы нужно хранить по четыре-пять и даже до 30 лет, чтобы в случае необходимости представить их в контролирующие органы.

Диадок хранит данные клиентов в двух дата-центрах на трех независимых серверах в Москве и обеспечивает трехкратное резервирование всех документов и данных. В договоре клиентов указано, что документы хранятся на серверах бессрочно и без ограничения по объему. Если клиент перестает работать с системой, доступ к документам по логину и паролю у него остается, и он сможет найти документы для налоговой проверки быстрее, чем в папке с бумагами.

Как интегрировать ЭДО в свою учетную систему?

После того, как компания убедилась в безопасности и способности оператора обеспечить юридическую силу электронных документов, стоит узнать, какие интеграционные возможности он предлагает. Интеграция ЭДО для разных учетных систем делает работу с документами удобной и позволяет клиенту работать в привычном интерфейсе.

Чем больше у оператора было клиентов, тем больше у него опыта настройки сложной интеграции под различные учетные системы, тем проще ему будет адаптировать ЭДО под вашу учетную систему.

Оператор может предложить пользователю готовое решение для популярных учетных и билинговых систем (1С, SAP), возможность доработки готового модуля, исходя из запросов клиента, — например, модуль можно кастомизировать под нестандартную учетную систему 1С или создать индивидуальное решение.

Индивидуальное решение полезно при той интеграции, для которой готовых инструментов не существует. Если компания использует самописный биллинг, в Диадок его можно интегрировать двумя способами — с помощью Диадок.Коннектора или полнофукционального API.

Коннектор может сам перемещать документы из определенной папки и отправлять их в черновики в Диадок или даже сразу подписывать и отправлять их контрагенту с заданной периодичностью. Точно так же Коннектор может брать входящие документы из Диадока и перемещать их по заданному маршруту в определенную папку.

Если Коннектор не закрывает все потребности и бизнес-процессы компании, можно сделать бесшовную интеграцию с учетной либо биллинговой системой и создать собственные решения на базе API c учетом бизнес-процессов компании.

У Диадока есть опыт разработки решений для более чем 1,4 млн компаний разного уровня, мобильные приложения для Apple и Android и протокол передачи документов, который пригодится в суде.

Как удобно работать в системе?

Итак, мы убедились в том, что сама по себе система безопасна, техническое решение может быть найдено — пора приступать к работе с электронными документами. Но для этого важно понять, как эффективно систематизировать документы, чтобы можно было удобно и быстро находить нужные и представлять их в контролирующие органы.

В Диадоке каждый документ сопровождается протоколами, технологическими файлами, которые подтверждают, что одна сторона передала контрагенту документ в определенное время. Протокол помогает еще раз структурировать статусы по документам. Документ, его технологические файлы, файлы подписи, печатные формы и протоколы хранятся в архиве, который можно скачать в любой момент.

Визуально документ не отличается от печатной версии. Это важно, например, в случае представления документов в суд при разногласиях с контрагентами. Передача электронных документов в суд возможна, и уже есть соответствующая судебная практика — подробнее изучить этот вопрос можно, прослушав вебинар, на котором в частности рассматривается ситуация с представлением документов в суд в качестве доказательств.

Простота поиска документов в системе ЭДО зависит от того, какие фильтры поиска документа предусмотрены системой. Удобный поиск позволяет делать это с учетом различных критериев: ИНН и названия контрагента, суммы сделки, даты передачи документа.

Иерархию работы с документами можно настроить внутри системы, — например, создать подразделения для Москвы, Санкт-Петербурга и Екатеринбурга, добавить к ним сотрудников и дать им право подписывать или просматривать документы.

В числе преимуществ Диадока: комфортный интерфейс, история согласования документа, возможность скачать документооборот целиком, информативная синяя печать, протокол передачи к каждому документу, фиксация даты подписания и подписантов, проверка действительности КЭП, нумерация страниц документа, единый идентификатор документа и технологических файлов.

Как подключать контрагентов и использовать роуминг?

Если компания работает с разными контрагентами через разных операторов, ей пригодится роуминговое соединение — оно позволяет отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого оператора. Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.

Альтернативный вариант — зарегистрировать контрагента в вашей системе. Так как в Диадоке нет абонентской платы, контрагент может использовать КЭП, которая у него уже есть, и отправлять документы в системе без настройки роуминговых соединений.

Чтобы извлечь из ЭДО максимальную эффективность, нужно понимать, со сколькими клиентами вы хотите обмениваться документами в электронном виде и сколько контрагентов нужно подключить.

Лучше всего найти оператора, который обеспечивает наибольший охват контрагентов за счет большого количества клиентов. Диадок работает более чем с 1,5 млн клиентов и наибольшим количеством роуминговых соединений.

Если вы обмениваетесь с контрагентами счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД), вам нужно соглашение об ЭДО, которое составляется в свободной форме. В Диадоке вместо него используется пользовательское соглашение, которое каждая компания подписывает при запуске работы. Оно легитимно с точки зрения суда и предусматривает согласие компании на обмен документами с контрагентами.

Прежде всего нужно определить, зачем вашей компании документооборот, какой бизнес-процесс вы хотите перевести в электронный вид в первую очередь (входящий или исходящий документооборот, документооборот между дочерними предприятиями), обозначить планируемый результат и определить ответственного за проект.

Логистика, энергетика, авиаотрасль и фармацевтика отличаются по формату документов и процессам их передачи, поэтому оператор, у которого уже есть опыт в конкретной отрасли, запустит ЭДО быстрее и эффективнее.

В любом случае ЭДО — это конкурентное преимущество, которое влияет на экономическую эффективность компании и совершенствует ее бизнес-процессы.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *