Проведение плановых проверок

Комплект документов по охране труда, которые должны быть на каждом предприятии (обязательный минимум).
Проверку проводит государственный инспектор по труду (Федеральная инспекция труда – Роструд)

Приказ о возложении обязанностей: назначение ответственного по охране труда за проведение инструктажей (ст.217 ТК (за электрохозяйство – п.1.2.3, 1.2.7 ПТЭЭП, по пожарной безопасности – ППБ 01-03 п.8, за Грузопод. мех., за леса)
Материалы аттестации рабочих мест + протоколы замеров ВПФ (шум, климат…) (ст.212 ТК РФ)
Обучение по охране трудадля руководителей и специалистов (удостоверения) (ст.225 ТК РФ)
Программа вводного инструктажа /текст-инструкция/ проведения (п.2.1.2. ГОСТ 12.0.004-90; ст.212; 225 ТК РФ)
Перечень инструкций по ОТ (все действующие инструкции, даты, номера) (п.5.9 Пост. Минтруда №80; ст.211, 212 ТК)
Инструкции по охране труда по профессиям и видам работ (подлинники) (ст.21 ТК РФ).
Инструкция проведения инструктажа персонала на 1 гр по электробезопасности (Текст п.1.4.4. ПТЭЭП)
Перечень законодательных и правовых актов по ОТ /литература/: Законы, ТК, Правила, стандарты.
Перечень производств и профессий, при работе в которых обязательно прохождение первичных /периодичных мед.осмотров /вредные условия труда (если есть) (Приказ Мин. здравоохранения №90 от 10.13.2003, ст.13 ТК РФ)
Перечень видов работ и профессий повышенной опасности (если есть)
Перечень бесплатно выдаваемой спец. одежды, обуви и СИЗ, которые должны быть (ст.131 ТК РФ)
Личная карточка учёта специальной одежды, обуви и СИЗ + их наличие
Журналрегистрации вводного инструктажа (ст.212 и 225 ТК РФ. Пункт 2.1.2 ГОСТ 12.0.004-90)
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте: первичного, повторного, внепланового, целевого (п.7.9 и 7.2.2. ГОСТ 12.0.004-90, ст.225 ТК РФ
Журнал регистрации несчастных случаев + материалы по НС: акт по НС (если были) и др.
Журнал учета мероприятий по улучшению условий и охране труда с суммами затрат (ст.226 ТК РФ)
Журнал учёта выдачи СИЗ (средств индивидуальной защиты), специальной одежды, обуви (бесплатно, согласно действующих норм /если они положены/) (Пост. Минтруда России от 18.12.1998г. №51; ст.131)
Журнал учёта выдачи инструкций по охране труда для работников /+приказы по ОТ/.
Журнал учёта и содержания защитных средств (если есть)
Журнал учёта присвоения групп по электробезопасности (п.1.4.4. ПТЭЭП)
Журнал регистрации наряд-допусков на работы с повышенной опасностью (если есть)
Журнал учёта проверяющих (проверок) с недостатками (если были)
Приказ о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности
Протоколы измерения величины сопротивлений. Журнал ведёт служба энергетика (если есть)

Список документов, которые инспектор по труду может проверить, может быть увеличен:

Содержание

Кадровые документы:

Штатное расписание организации (по классификатору ОК-016-94) (Пост. Госкомстата №1 от 05.01.2004)
Правила внутреннего распорядка (ст. 91, 100, 108, 189, 190 ТК РФ)
Приказ о предоставлении отпусков и график отпусков (ст. 213 ТК РФ, Пост. Госкомстата №1 от 05.01.04)
Трудовые книжки (ст. 84-1 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 16.04.03 «О трудовых книжках»)
Трудовые контракты (договора) (ст.57 ТК РФ)
Должностные инструкции рабочих и служащих по штатному расписанию
Личные карточки работников. (Пост. Госкомстата №1 от 05.01.2004)
Выдача заработной платы 2 раза в месяц. Расчётные листки по зар.плате (ст.136 ТК РФ)

Документы по электробезопасности:

Журнал учёта проверки знаний норм и правил работы в электроустановках (п.1.4.3, 1.4.4. ПТЭЭП)
Перечень профессий, рабочих мест и должностей ИТР, которые должны иметь группу по электробезопасности (1-ую группу или выше для работ под напряжением) (п.1.4.4. ПТЭЭП)

Документы по пожарной безопасности:

Журнал регистрации противопожарного инструктажа (вводного) (ППБ 110-03)
Программа противопожарного инструктажа (вводного) текст (ППБ 110-03)
Инструкция по пожарной безопасности. Места обесточивания предприятия. Порядок закрытия помещения после окончания работы. Места для курения. Пожарно-техническая комиссия. Автоматическая система пожарной сигнализации. Два выхода (выходы не загромождать!). Решётки на первом д.б. раскрываемыми. (ППБ 110-03)
Обучение пожарно-техническому минимуму руководителей, специалистов (удостоверения)
План-схема эвакуации
Приказ о назначении лица, отвечающего за средства пожаротушения (огнетушители с номерами, дата проверки)

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ МОТИВИРОВАННОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ О НЕОБХОДИМОСТИ НАЗНАЧЕНИЯ ВНЕПЛАНОВОЙ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКИ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЗЕМЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ)

ГЛАВА ВОЛОКОЛАМСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 3 августа 2017 года N 1518

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ МОТИВИРОВАННОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ О НЕОБХОДИМОСТИ НАЗНАЧЕНИЯ ВНЕПЛАНОВОЙ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКИ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ЗЕМЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ)

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании постановления главы Волоколамского городского округа МО от 17.03.2020 N 155.
____________________________________________________________________

В соответствии с Земельным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» постановляю:
1. Утвердить прилагаемую форму мотивированного представления о необходимости назначения внеплановой выездной проверки (муниципальный земельный контроль).
2. Настоящее постановление опубликовать в газете «Вестник Волоколамского района» и разместить на официальном информационном интернет-сайте администрации Волоколамского муниципального района.

Первый заместитель главы администрации
Волоколамского муниципального района
Т.В. Ермолаева

МОТИВИРОВАННОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ N ______ о необходимости назначения внеплановой выездной проверки

Утверждено
постановлением главы
Волоколамского муниципального района
Московской области
от 3 августа 2017 года N 1518

МОТИВИРОВАННОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ N ______ о необходимости назначения внеплановой выездной проверки

Приветствую, друзья! Как говорится: «кто осведомлён, тот вооружён!». В данной заметке будет рассмотрен самый верный способ проверки Плана проверок на 2020 год. В дополнение ко всему вы можете посмотреть видео про новую систему проверок бизнеса с 2018 по 2024 годы и ссылки на самые актуальные заметки касательно проверок в 2020 году, в частности скачать образец заявления на исключение своей организации из плана проверок на 2020 год! Итак, давайте искать себя в Плане проверок на 2020 год, и вместе радоваться, если нас там нет 🙂

План проверок на 2020 год онлайн

Чтобы проверить наличие или отсутствие своей организации и/или ИП в плане проверок на 2020 год онлайн, надо посетить официальный сайт Генеральной прокуратуры Российской Федерации или ФГИС «Единый Реестр Проверок».

Переходим в Сводный план проверок субъектов предпринимательства на 2020 год, вводим идентифицированные данные, например ИНН компании, далее вводим цифры с картинки () и жмём на кнопку «Искать» и под барабанную дрожь сердца ждём загрузки данных.

Ещё один способ найти свою организацию в плане проверок на 2020 год

Переходим в Единый Реестр Проверок, вводим идентифицированные данные, например ИНН компании, далее жмём на кнопку «Искать» и под барабанную дрожь сердца ждём загрузки данных.

Оба способа проверки Плана проверок юридических лиц и ИП на 2020 год хороши как минимум по двум причинам:

  1. План проверок сводный, т.е. вы сразу увидите все контрольно-надзорные ведомства, которые запланировали проверить вас в 2020 году: Государственная инспекция труда, Государственный пожарный надзор, Ростехнадзор, Росприроднадзор, Роспотребнадзор и т.д.;
  2. План проверок окончательный, т.е. утверждён Генеральной прокуратурой.

Можно, конечно, пойти на официальные сайты ведомств и поискать План проверок юр. лиц и ИП на 2020 год. До Единого Реестра Проверок так и было: приходилось собирать Планы проверок в Excel формате по всем сайтам. Некоторые регионы были настолько нерасторопны, что на конец января нового года на сайтах не было никаких Планов. Словом, произвол.

Что делать, если ваша организация в плане проверок на 2020 год?

Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, то у вас есть возможность выйти из плана проверок, для этого надо отправить заявление об исключении проверки в отношении юридического лица, индивидуального предпринимателя из ежегодного плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2020 год. Порядок подачи заявления установлен постановлением Правительства РФ от 26.11.2015 г. № 1268. Более подробная информация в этой заметке.

Теперь приглашаю к просмотру видео, из которой вы узнаете планы Правительства до 2024 года в части системы проверок бизнеса.

Видео о проверках бизнеса с 2018 по 2024 годы

Полезные материалы к проверкам в 2020 году

Само собой на столе надо иметь актуальную редакцию Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Скачать Федеральный закон № 294-ФЗ.

Далее идут ссылки на ранее опубликованные заметки про важные особенности проверок в 2020 году.

Общая информация

— Плановые проверки малого бизнеса до 2020 года

— Проверка малого бизнеса — OFF

— Практика применения проверочных листов при проверках

— Сущность надзора в РФ. Основано на реальных штрафах

— Практика применения проверочных листов при проверках

— Сроки давности привлечения к административной ответственности за нарушение требований охраны труда и не только

— Нет проверочных листов, нет плановых проверок

Охрана труда (ГИТ)

1. Плановые проверки малого бизнеса до 2020 года

2. Как Роструд и Энергонадзор поделили Правила по охране труда при эксплуатации электроустановок и что из этого вышло

3. Как привлекают к уголовной ответственности специалистов по охране труда

4. Как изменятся штрафы ГИТ по поручению В.Путина

5. Когда ждать первые планы проверок ГИТ на 2020 год и что изменилось в регламенте проверок

6. Риск-ориентированный подход в контрольно-надзорной деятельности ГИТ

7. Порядок проведения плановых проверок ГИТ с учётом риск-ориентированного подхода

9. Роструд определил Перечень организаций, деятельность которых отнесена к категориям высокого и значительного риска

10. Организуем комплексные проверки по охране труда в организации

12. Как использовать Письмо Минтруда России в суде — инструкция

13. Развели полномочия ГИТ и Ростехнадзора! Кто будет проверять?

14. Вопрос о проведении проверок по охране труда с использованием проверочных листов

15. Как продлить сроки исполнения предписания ГИТ

16. Внеплановую проверку по трудовым вопросам и охране труда не хотите ли?

17. Как снижается или повышается категория риска деятельности организаций и ИП в части охраны труда и трудового законодательства

18. Официальные адреса и контакты территориальных Государственных инспекций труда

19. Ответственность за нарушение требований охраны труда в разрезе штрафов и сроков в одной таблице

Пожарная безопасность и ГОЧС (МЧС)

1. Два способа узнать категорию риска по пожарной безопасности и ГОЧС

2. Новые критерии и категории проверок по пожарной безопасности

3. Новые проверочные листы по пожарной безопасности на всех рабочих столах страны

4. Почему малому и среднему бизнесу надо готовиться к проверкам по пожарной безопасности

5. МЧС России комментирует некоторые особенности проведения проверок по пожарной безопасности

6. Проверка МЧС России в вопросах и ответах. Обзор правоприменительной практики

7. Повышаем компетентность на проверках по пожарной безопасности

8. Методические рекомендации по организации проведения проверок в области пожарной безопасности

9. Утверждены проверочные листы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

10. Пояснительная записка про риск-ориентированный подход в области ГОЧС

11. Обзор правоприменительной практики, типовых и массовых нарушений обязательных требований в области пожарной безопасности и ГОЧС

Промышленная безопасность (Ростехнадзор)

1. Ещё раз обновлён перечень НПА, по которым проверяет Ростехнадзор

2. Обновлён перечень НПА, по которым проверяет Ростехнадзор

3. Проверочные листы в области промышленной безопасности

4. Ростехнадзор докладывает о проверках бизнеса и не только

5. Новый Перечень должностных лиц Ростехнадзора, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях

6. Общественный контроль по промышленной безопасности

8. Как Роструд и Энергонадзор поделили Правила по охране труда при эксплуатации электроустановок и что из этого вышло

Экологическая безопасность (Росприроднадзор)

1. Новые штрафы по экологии. Какие они?

2. Обновлены проверочные листы по экологической безопасности

3. Видео о проверочных листах Росприроднадзора

4. Проверочные листы Росприроднадзора. Нюансы Проверок

5. Росприроднадзор идёт в риск-ориентированный поход

6. Проверочные листы в рамках ООС и не только

7. Готовимся к проверке Росприроднадзора. Вводная часть

Санитарные нормы и правила (Роспотребнадзор)

1. Проверочные листы Роспотребнадзора и перечни НПА, в рамках которых проводятся проверки (обновлено)

2. Что проверяет Роспотребнадзор? Перечень нормативных документов

4. Готовый комплект документов по санитарному контролю

КонЭц.

Все дополнительные материалы (приказы, инструкции, программы и прочие локальные документы) для работы вы можете найти с помощью Всеищущего поиска.

В случае необходимости вы всегда можете воспользоваться нашими услугами по разработке документов и/или обучению. Все подробности .

Развернуть все комментарии Свернуть все комментарии

Регламент проведения проверок.

Общие положения.

1.1. Целью настоящего регламента проведения проверок (далее – Регламент) является определение порядка взаимодействия подразделений Компании при проведении проверок подразделением внутреннего аудита (далее – ПВА).

1.2. Исполнение данного Регламента обязательно для всех сотрудников Компании.

Обратите внимание на то, что проверки могут проводиться в отношении разных юридических лиц. Именно поэтому очень важно указать, что регламент действует для всех сотрудников всех юридических лиц. Это достигается через определение Компании как некой совокупности юридических лиц (см. политику внутреннего контроля), а также обязанность соблюдения регламента всеми. Данные фразы существенно ограничат альтернативно одаренных директоров дочерних предприятий в их потугах послать на три буквы подразделение внутреннего аудита.

1.3. Актуальная версия Регламента размещена на интранет-сайте в папке «…».

Используемые определения.

2.1. Основные термины и определения приведены в Политике внутреннего контроля.

Чтобы не переписывать как при разработке, так и при изменениях.

2.2. В Регламенте дополнительно используются следующие определения:

2.2.1. Плановая проверка — проверка, осуществляемая на основании утвержденного плана проверок.

2.2.2. Внеплановая проверка — проверка, не входящая в утвержденный план проверок.

2.2.3. Объект проверки — одно или несколько юридических лиц Компании, структурное подразделение Компании, бизнес-процесс либо направление деятельности.

2.2.4. Руководитель объекта проверки — руководитель / руководители юридических лиц Компании, руководитель структурного подразделения Компании, владелец бизнес-процесса либо сотрудник, ответственный за направление деятельности.

2.2.5. Руководитель проверки — сотрудник ПВА, ответственный за организацию и проведение проверки, в т.ч. за взаимодействие с руководителем объекта проверки.

2.2.6. Отчет по итогам проверки — изложение результатов проверки. Может быть в форме отчета, презентации, акта, служебной записки, заключения и пр. Форма отчета определяется руководителем ПВА.

Целенаправленно не ограничиваем форму отчета, в т.ч. для того, чтобы его можно было изменять по запросу пользователей.

2.2.7. План мероприятий — план мероприятий по изменению деятельности по итогам проверки.

Традиционная формулировка – «по устранению недостатков, выявленных в ходе проверки». Но будем позитивными, внутренний аудитор периодически изменяет уже хорошее на лучшее.

Планирование работы.

Основа для этого раздела – Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита, Стандарты 2010 и 2020.

3.1. Члены Совета директоров и Правления Компании, Генеральный директор Компании и его заместители, в течение года представляют руководителю ПВА предложения по формированию плана проверок.

Конечно, в стандартах не совсем так. Конкретно, в интерпретации стандарта 2010 есть фраза «Для разработки риск-ориентированного плана руководитель внутреннего аудита консультируется с высшим исполнительным руководством и Советом, получает информацию о стратегии организации, основных задачах по видам деятельности, присущих рисках и процессах управления рисками», то есть не уважаемые люди шлют предложения руководителю ПВА, а он интересуется у них. Но, на наш взгляд, письмо по электронной почте с предложениями лучше, чем формулировки типа «консультация».

3.2. Руководитель ПВА представляет на утверждение план работы ПВА в соответствии с графиком работы Совета директоров Компании.

Безусловно, можно указать «риск-ориентированный», но, во-первых, это напрямую следует из Стандартов, во-вторых, слово «риск-ориентированный» требует расшифровки, и не всегда возможно донести мысли до оппонентов. Также можно уточнить, что «риск-ориентированный» означает, в т.ч., наличие резерва на внеплановые проверки, а также необходимость регулярного (хотя бы раз в три года) посещения всех объектов.

3.3. План работы ПВА утверждается Советом директоров в соответствии с графиком работы.

Можно уточнить про планирование на год либо на полугодие.

3.4. Внеплановые проверки проводятся по инициативе Совета директоров либо руководителя ПВА.

Желательно уточнить, по инициативе кого из членов СД могут проводиться внеплановые проверки – например, по инициативе председателя комитета по аудиту либо же председателя самого СД. Нужно и для того, чтобы была субординация (руководитель подразделения внутреннего аудита подчиняется конкретному лицу), и для исключения всяческих «хотелок» от всех подряд (особенно если есть представитель от государства).

Планирование проверки.

Перед началом любой проверки можно провести т.н. «start up meeting». На этой встрече можно не только рассказать о целях проверки, но и провести презентацию подразделения внутреннего аудита и вообще всячески обнадежить менеджмент о полезности хороших взаимоотношений.

4.1. Руководитель ПВА назначает руководителя проверки и формирует рабочую группу.

Подразумевается, что рабочая группа формируется как из числа сотрудников подразделения внутреннего аудита, так и из внешних сотрудников (в соответствии с Положением о подразделении внутреннего аудита), можно дописать.

4.2. Руководитель проверки не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала плановой проверки, формирует уведомление о проведении проверки и направляет его руководителю объекта проверки. В уведомлении указываются:

4.2.1. координаты для связи с руководителем проверки;

4.2.2. перечень необходимой информации для планирования проверки (информационный запрос);

4.2.3. срок предоставления информации, который не может составлять менее 5 рабочих дней;

4.2.4. необходимость подключения к базам данных, сетевым ресурсам и т.п.;

4.2.5. необходимость предоставления первичных документов в оригинале.

Набор из личного опыта. Заметьте, что в целом лучше направлять запрос по плановой проверке хотя бы за пару недель, а лучше – за месяц. Это не противоречит предлагаемым формулировкам регламента. В самом запросе очень важно добавить фразу типа «Данный запрос не исключает дополнительных запросов в ходе проверки», так как многие проверяемые займут позицию «мы предоставили Вам все, что просили».

4.3. Руководитель объекта проверки:

4.3.1. назначает ответственного сотрудника за взаимодействие с руководителем проверки;

Здесь можно привести требования к этому ответственному сотруднику – например, в статусе не ниже заместителя генерального директора. Может оказаться важным: формально никто не мешает назначить ответственным сотрудником тетю Машу из бухгалтерии, которая не в курсе ничего на предприятии, окромя собственного участка учета.

4.3.2. организует ответ на информационный запрос в электронном виде не позднее срока, указанного в уведомлении о проведении проверки. Запрашиваемая информация предоставляется в тех формах отчетности, которые используются на объекте проверки.

4.4. На основании ответов на информационный запрос руководитель проверки формирует программу проверки, которая согласуется с руководителем ПВА и является внутренним документом ПВА. Доступ к программе проверки может предоставляться сотрудникам объекта проверки только по согласованию с руководителем ПВА.

Тоже личный опыт. Эта фраза ограничит желание людей спрашивать у проверяющих, а чего это они сюда приехали и должны ли о чем-то конкретном спрашивать. Конечно, можно сослаться на Положение о ПВА, но регламент будет потенциальными оппонентами читаться чаще.

4.5. Необходимость уведомления и срок предоставления информации при внеплановой проверке определяется руководителем ПВА.

Внутренний аудит должен заботиться о сохранности активов, поэтому, чтобы труженики не спалили что-либо в физическом смысле, возможность внезапного «падения как снег на голову» должна быть. В противном случае если не подожгут, то успеют вывезти излишки, списать в производство/»подвесить» недостачи, переписать первичку ну и т.п., в т.ч. подмести и покрасить то, что должно быть подметено и покрашено.

Проведение проверки.

Проверки бывают продолжительными. В связи с тем, что мы в регламентах не берем на себя повышенные обязательства, сроки проведения проверки отсутствуют. Если согласующие будут возмущаться – можно указать 30 рабочих дней, за это время, по практике, заканчивается любая проверка. При этом, на всякий случай, в регламенте проведения проверки напоминаем о том, что внутренний аудит нужно обеспечить всем-всем-всем.

5.1. При проведении выездной проверки руководитель объекта проверки обеспечивает:

5.1.1. служебный транспорт для перемещения рабочей группы (включая организацию перемещения от пункта прибытия (аэропорт, вокзал и т.д.) до места временного проживания/объекта проверки и обратно, доставку до и от места временного проживания от и до места проведения проверки, а также перемещение по территории объекта проверки по требованию руководителя проверки);

5.1.2. предоставление помещения, изолированного от других сотрудников и посторонних лиц, в здании/помещении объекта проверки, отвечающего требованиям государственных норм и правил;

5.1.3. проход по всей территории объекта проверки;

5.1.4. предоставление доступа к оригиналам документов (при необходимости);

5.1.5. предоставление доступа во внутреннюю корпоративную сеть, телефонную связь и интернет;

5.1.6. предоставление доступа с аудиторскими правами (без права изменения) ко всем базам данных, используемых на объекте проверки;

5.1.7. оргтехнику, канцелярию, а также компьютеры (по дополнительному запросу).

5.2. Перед началом проверки проводится организационное совещание с руководством объекта проверки и рабочей группой, на котором обсуждается порядок работы. При проведении выездной проверки организационное совещание проводится в первый день нахождения рабочей группы по месту нахождения объекта проверки.

На этой встрече можно озвучить основные пункты программы проверки и обозначить перечень интервьюируемых лиц.

5.3. В случае необходимости получения дополнительной информации руководитель проверки согласует порядок и сроки предоставления дополнительной информации с руководителем объекта проверки. При этом срок предоставления дополнительной информации не может превышать двух рабочих дней.

Эта фраза взята из регламентов проведения проверок в государственных структурах. Достаточно жестко, но есть заключительные положения о том, что можно договориться.

5.4. Выявленные недостатки обсуждаются с руководителем и сотрудниками объекта проверки с целью исключения неверного толкования полученной в ходе проверки информации.

5.5. При проведении выездной проверки в последний день работы группы проверки руководитель проверки и руководитель объекта проверки проводят итоговое совещание, по итогам которого подписывается протокол. В протоколе указываются:

5.5.1. предварительные результаты проверки;

5.5.2. согласие либо несогласие с предварительными результатами;

5.5.3. перечень информации, которые обязан предоставить объект проверки в случае несогласия с предварительными результатами проверки для опровержения выводов рабочей группы. Срок предоставления документов не может превышать двух рабочих дней.

Весь пункт, а в особенности – подпункт 5.5.3, возник из обширного личного опыта. Традиционная ситуация при проверке: тебе говорят «да-да» на все наблюдения. То есть все, с кем ты общаешься, подтверждают недостатки, усиленно кивая головой. Дальше аудиторы уезжают, через неделю присылают отчет, и люди оказываются хозяевами своих слов (то есть хочу – дал, хочу – взял обратно). Оказывается, что все написанное – ЛПП, а позиция менеджмента внезапно оказывается обоснованной тонной документов, которые не были представлены ни в ответ на информационный запрос, ни в процессе проведения проверки. Чтобы этого избежать, мы не только фиксируем согласие либо несогласие с недостатками, но и определяем перечень документов, которые будут представлены. Безусловно, на все случаи соломку подстелить невозможно, но основные выводы должны быть согласованы за подписью руководителя объекта до момента отбытия аудиторов. Это, как показывает практика, снижает предпринимательскую жилку проверяемых по переобуванию в прыжке.

Кстати, в идеале отчет написать и согласовать прямо на месте, в этом случае протокол будет о согласовании отчета.

Формирование отчета и плана мероприятий по итогам проверки.

При написании данного раздела сначала нужно определиться с методологическим вопросом о том, где заканчивается проведение проверок и начинается мониторинг: на отчете или же на плане мероприятий? В случае выбора отчета жизнь для внутреннего аудитора упрощается: запихиваем разногласия в качестве последнего приложения к заключению по итогам проверки, выпускаем, план выполнен. Да, получается толсто, но задача внутреннего аудитора выполнена – переубеждение проверяемых, вообще говоря, не входит в задачи внутреннего аудитора.

С другой стороны – какая разница, что написано в отчете, главное, чтобы были изменения. И планы этих изменений – это именно план мероприятий по итогам аудита. Банальный пример: внутренний аудит связывает недостачу ТМЦ на открытой площадке с дырой в заборе, менеджмент категорически отрицает данную взаимосвязь. Можно потратить пару человеко-месяцев на обсуждение того, являлся ли дефект ограждения причиной недостачи, но одно из мероприятий очевидно: заделать дыру в заборе. Причем очевидно не только внутреннему аудитору, но и менеджменту. Поэтому акцент именно на плане мероприятий отсекает ненужные телодвижения по согласованию отчета. Именно с этой точки зрения и написан настоящий раздел. Если Вы выберете первый вариант – данный раздел можно разделить на две части.

6.1. По окончании проверки руководитель проверки в течение десяти рабочих дней готовит проект отчета по итогам проверки, согласовывает его с руководителем ПВА и направляет руководителю объекта проверки.

Если в процессе согласования возникнут требования к отчету по итогам проверки, можно вписать фразу из Стандарта 2050 – Итоговое заключение: «Итоговое заключение должно быть документально подтверждено в достаточном объеме надежной, относящейся к делу, полезной информации». Обратите внимание, что конкретизировать информацию нежелательно: в один из встреченных в жизни регламентов попала фраза «должно быть подтверждено бухгалтерскими данными», клиенты аудита на руках эту фразу носили.

6.2. При несогласии с отчетом по итогам проверки:

6.2.1. руководитель объекта проверки в течение трех рабочих дней с момента получения отчета направляет возражения руководителю проверки в сводном виде. В случае непринятия выводов по итогам проверки должны быть представлены аргументированные пояснения, обосновывающие противоположную позицию с приложением соответствующих документов;

6.2.2. руководитель проверки в течение двух дней организует обсуждение отчета с руководителем объекта проверки. При недостижении согласия мнение сотрудников объекта проверки включается в отчет вместе с комментариями руководителя проверки.

С помощью данного пункта реализуется посыл, описанный в начале раздела: минимум обсуждений отчета, при этом сам отчет согласовывается в течение недели после выхода. Так как отчет по определению выжимка мыслей, в него не включается вся доказательная база, которая есть у СВКА. И в этом совещании достигается компромисс: либо каждый комментирует, выкладывая все, что думает (в т.ч. детали типа «А Иван Иваныч, как показала видеокамера, сами знаете кто»), либо договариваемся о компромиссных формулировках.

В принципе, от обсуждения отчета можно отказаться вовсе (такое принято в госструктурах). Тем не менее, считаем обязательное обсуждение отчета максимально полезным, многие комментарии можно снять путем «легкой переформулировки», часть комментариев менеджмент снимет, потому что будет выглядеть не очень конструктивно ну и т.п.

В любом случае необходимо в регламенте зафиксировать, что подразделение внутреннего аудита должно сказать последнее слово. В отчет включаются не просто комментарии (возражения) менеджмента, но и комментарии на комментарии, их удобнее сделать в виде таблицы.

6.3. Руководитель объекта проверки в течение пяти рабочих дней после обсуждения отчета формирует проект плана мероприятий и направляет руководителю проверки.

6.4. При несогласии с проектом плана мероприятий:

6.4.1. руководитель проверки в течение трех рабочих дней организует обсуждение проекта плана мероприятий;

6.4.2. при недостижении согласия руководитель проверки в течение трех рабочих дней организует обсуждение проекта плана мероприятий с руководителем ПВА и функциональным руководителем руководителя объекта проверки;

Идея простая: поднимаем рассмотрение все выше и выше. Можно прописать вплоть до Правления, можно ограничиться одним обсуждением, приведенным здесь (то есть руководитель ПВА и руководитель руководителя объекта проверки).

6.4.3. окончательное решение о составе плана мероприятий принимает функциональный руководитель объекта проверки.

Не нужно думать, что мы позволим не учитывать мнение подразделения внутреннего аудита. Для этого мы вспоминаем Стандарт 2600 — Информирование о принятых рисках: «Если руководитель внутреннего аудита приходит к выводу о том, что уровень риска, принятого менеджментом, не может быть приемлемым для организации, руководитель внутреннего аудита должен обсудить этот вопрос с высшим исполнительным руководством. Если руководитель внутреннего аудита приходит к выводу, что проблема по-прежнему осталась нерешенной, руководитель внутреннего аудита должен проинформировать Совет по данному вопросу». Грубо говоря, пусть менеджмент делает что хочет, обсуждать – пообсуждаем, но если упорствует – путь упорствует. Но в этом случае подразделение внутреннего аудита просто «эскалирует» ситуацию на уровень СД. Кстати, практика показывает, что из четырехуровнего потенциального рассмотрения уже на втором уровне решается большая часть, а на третьем – вообще всё.

6.5. Руководитель объекта проверки в течение двух рабочих дней после принятия окончательного решения формирует итоговый план мероприятий, утверждает его и направляет план мероприятий руководителю проверки.

6.6. Руководитель ПВА в течение двух рабочих дней после получения плана мероприятий направляет отчет по итогам проверки вместе с планом мероприятий заинтересованным лицам, перечень которых определяет руководитель ПВА. В обязательном порядке отчет направляется руководителю объекта проверки и его функциональному руководителю.

В соответствии со Стандартами, перечень лиц, которым может быть доступен отчет, определяет непосредственно руководитель ПВА. Это и отражено в данном пункте.

6.7. По указанию руководителя ПВА могут быть подготовлены краткая и полная версия отчета по итогам проверки, при этом:

6.7.1. краткая версия не согласуется с руководителем объекта проверки;

6.7.2. краткая версия направляется всем заинтересованным лицам вместе с полной версией.

Речь идет о выжимке для Совета директоров / Правления. Наличие в качестве приложения полной версии не позволит говорить о клевете со стороны подразделения внутреннего аудита в адрес эффективного менеджмента.

Мониторинг.

По мониторингу есть два принципиальных варианта: менеджмент должен сам вспомнить либо менеджменту нужно напоминать. Идеальная ситуация, безусловно, первая. В этом случае на менеджмент возлагается обязанность сразу после исполнения мероприятий информировать руководителя подразделения внутреннего аудита. Данная ситуация не исключает напоминания хотя бы раз в квартал.

Здесь представлена другая ситуация: менеджмент ежемесячно опрашивается на предмет того, что сделал. На этапе начала работы внутреннего аудита может оказаться полезным.

7.1. Свод мероприятий и статус их исполнения по итогам всех проверок ведется в таблице мониторинга ПВА. Форма таблицы мониторинга определяется руководителем ПВА.

Рекомендации по формированию этой таблицы для руководителя подразделения внутреннего аудита:

обязательные столбцы – год, наименование проверки, тип проверки (плановая/внеплановая), наблюдение/недостаток, масштаб недостатка (высокий/средний/низкий), мероприятие, ответственный, срок первоначальный, срок новый (да-да, лучше сразу завести отдельный столбец), статус;

опциональные столбцы – всяческая классификация (регион, субхолдинг, предприятие), прямой и косвенный ущерб (если есть возможность и желание посчитать), процесс (корпоративное управление/управление IT/…), комментарии к текущему статусу/источники информации, системность (системный/несистемный), проблемы в дизайне/исполнении контрольной процедуры и пр.

Традиционные статусы: в работе/в работе с задержкой от первоначального срока/выполнено/проведен последующий контроль (мониторинг закрыт)/работа не ведется.

Также напоминаем, что таблица должна быть нормируемой, чтобы можно было сделать сводные таблицы, а значения должны, по возможности, выбираться из ограниченного списка.

7.2. Руководитель ПВА ежемесячно, не позднее первого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, рассылает текущий статус мониторинга всем ответственным.

7.3. Ответственные не позднее, чем через пять рабочих дней после получения таблицы мониторинга, высылают руководителю ПВА обновленный статус мероприятий. При присвоении статуса «Выполнено» прикладываются подтверждающие документы.

7.4. Руководитель ПВА:

7.4.1. по мероприятиям, по которым присвоено статус «Выполнено», делает заключение об устранении недостатка. В случае отрицательного заключения в течение трех рабочих дней проводится совещание по уточнению плана мероприятий;

7.4.2. на основании полученной информации актуализирует статус мониторинга.

7.5. Руководитель ПВА по своему решению может организовать дополнительную плановую либо внеплановую проверку исполнения плана мероприятий (последующий контроль). В случае проведения последующего контроля взаимодействие определяется Порядком.

Заключительные положения.

8.1. Регламент вступает в силу с момента издания приказа о его введении.

8.2. Регламент и изменения в него утверждаются приказом генерального директора Компании по итогам решения Совета директоров.

Подразделение внутреннего аудита подчиняется Совету директоров. Соответственно, порядок его работы должен определяться так же СД, а не на основании мнения генерального директора.

8.3. Отклонения по срокам, предусмотренных данным Регламентом, должны согласовываться с руководителем ПВА.

8.4. Для взаимодействия используются личные электронные адреса сотрудников с копией писем на официальный электронный адрес подразделения.

8.5. Встречи и совещания могут проводиться в режимах телефонных звонков либо видеосвязи.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *