Путевой лист, образец

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк путевого листа .xlsСкачать образец путевого листа .xls

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Путевой лист легкового автомобиля – документ, который ежедневно оформляется водителем для учета движения транспортного средства организации. Он необходим для отслеживания маршрута движения машины, учета расходов на обслуживание транспорта и закупку ГСМ, расчета зарплаты водителя. Для заполнения путевого листа используется форма 3 образца 2019-2020 гг.

Бланк путевого листа легкового автомобиля 2020 года

Предлагаем бесплатно скачать новую форму 3 для акта путевого листа легкового автомобиля, действительную в 2019-2020 гг.

Путевой лист заполняет диспетчер или другое уполномоченное лицо предприятия. Водитель заполнять путевой лист не имеет права — он только расписывается при выезде и после возвращения авто.

ИП заполняет путевой лист самостоятельно.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля?

В путевой лист по форме 3 вносятся следующие сведения:

• Дата и номер составления документа
• Информация об организации: наименование, адрес, телефон, факс, коды по ОКУД и ОКПО.
• Информация об автомобиле: марка, модель, государственный регистрационный номер, гаражный номер.
• Информация о водителе: ФИО, табельный номер, номер воительского удостоверения, категория, тип лицензионной карточки.
• Задание водителю с указанием мест и времени отбытия и прибытия.
• Информация об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж с подписью механика.
• Информация о выдаче и расходе горючего с подписью механика.

Новые бланки

В новых бланках добавлена информация о предрейсовом контроле (точном времени и дате его проведения). Данную строку обязательно заполнять всем ТС, для которых такой контроль предусмотрен законодательством.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения формы 3 для путевого листа легкового автомобиля

Правильно оформить путевой лист легкового автомобиля по форме 3 2019-2020 гг. вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Изменения в сроках выдачи-заверения-внесения данных одометра с 2019 г.

Последние изменения связаны с Приказом Минтранса РФ от 21.12.2018 № 467, вступившим в силу 1 марта 2019 г. Теперь показания одометра необходимо вносить не только при выезде из гаража и возвращении в него, но и покидая любую парковку, выбранную для стоянки ТС после рейса, а также по завершению смены или рабочего дня водителя.

При этом показания заверяются только подписями ответственных лиц, без штампов.

Можно ли обойтись без бланка

Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но использовать типовые бланки необязательно. Владелец предприятия может сам выбрать бланк для путевого листа или взять готовую форму и дополнить ее нужными ему реквизитами. При этом обязательные реквизиты убирать нельзя.

Сколько хранить

Хранить путевые листы следует не менее 5 лет. Исключение составляют листы, служащие единственным доказательством работы сотрудника во вредных или опасных условиях, — они хранятся 75 лет.

По желанию руководства компании срок можно продлить. Кроме того, из приказа Росархива РФ от 20.12.2019 № 236 выходит, что при отсутствии проверки или ревизии контролирующим органом в течение 5 лет, срок хранения стоит продлить до проверки.

Как упростить работу

Процесс заполнения путевых листов можно автоматизировать с помощью специальных компьютерных программ. Это экономит время и помогает избегать ошибок.

Путевые листы легкового, грузового, международного транспорта

Для разных видов транспорта используют разные формы путевых листов.

• Для легковых авто: формы 3 и ПЛ-1 (для ИП).
• Для грузовых авто: формы 4-П, 4-С, ПГ-1 (для ИП) и 4-М (международные поездки).

Если вы часто оформляете путевые листы и выписываете другие документы, зарегистрируйтесь в сервисе КУБ. Он позволяет заполнять документацию в автоматическом режиме и отправлять ее контрагентам по e–mail.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета Выгоды Подготовка счета за 20 секунд Отсутствие ошибок в счетах Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес Увеличение скорости оплаты счетов Автоматизация
отправки счета Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании Отправка счета на e-mail покупателя Выгоды Отправка счета в 2 клика Красивые и профессиональные счета Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю Контроль задолженности по каждому покупателю Управленческая отчетность Упорядоченное хранение всех ваших документов Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП Нужна помощь по заполнению документов или консультация? Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов +7 (800) 500-54-36

НАПИШИТЕ ЭКСПЕРТУ

В списке подобраны бланки путевых листов как для юридических лиц так и для индивидуальных предпринимателей. Все бланки приняты нормативными документами Госкомстата и Минтранса.

Помимо общего описания и порядка заполнения представлены образцы в форматах Word и Excel, доступные для свободного скачивания. Бланки сгруппированы по видам автотранспорта и по характеру учета.

Путевые листы

Путевые листы легковых автомобилей

Используются для отражение данных о пробеге легковых автомобилей, показаниях остатков и расхода топлива на маршруте следования. Организации используют форму № 3, для индивидуальных предпринимателей была разработана форма ПЛ-1, но в последствии была упразднена. Форма 16 используется подразделениями министерства обороны.

• Путевой лист легкового автомобиля. Форма 3
• Путевой лист легкового автомобиля ИП. Форма ПЛ-1
• Путевой лист легкового автомобиля. Форма 16

Путевые листы грузовых автомобилей

Дополнительно отражаются данные о перевезенном грузе, времени работы и заказчиках. Форма 4-П имеет повременной характер учета, а форма 4-С — сдельный.

• Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-П
• Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-С
• Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (ИП). Форма ПГ-1
• Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-М

Путевые листы пассажирского автотранспорта

• Путевой лист автобуса необщего пользования. Форма 6 спец.
• Путевой лист автобуса. Форма 6
• Путевой лист автобуса ИП. Форма ПА-1
• Путевой лист легкового такси. Форма 4

Путевые листы специальных автомобилей

• Путевой лист специального автомобиля. Форма 3 спец.
• Путевой лист трактора. Форма 412-АПК

Путевые листы строительной техники

Применяются для учета работы строительных машин и механизмов.

• ЭСМ-1. Рапорт о работе башенного крана
• ЭСМ-2. Путевой лист строительной машины
• ЭСМ-3. Рапорт о работе строительной машины (механизма)
• ЭСМ-4. Рапорт-наряд о работе строительной машины (механизма)
• ЭСМ-5. Карта учета работы строительной машины (механизма)
• ЭСМ-6. Журнал учета работы строительных машин (механизмов)
• ЭСМ-7. Справка для расчетов за выполненные работы (услуги)
• Путевой лист автокрана

Прочее

• Журнал регистрации путевых листов индивидуального предпринимателя (ИП)
• Журнал учета движения путевых листов. Форма 8
• Товарно-транспортная накладная (ТТН). Форма 1-Т

Документы по учету топлива

Документы необходимые для отражения горюче-смазочных материалов в учете.

• Акт контрольного замера нормы расхода топлива
• Акт снятия остатков топлива в баках автомобилей
• Акт списания ГСМ
• Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов
• Журнал учета ГСМ
• Карточка учета расхода ГСМ автомобилем
• Отчет о движении горюче-смазочных материалов
• Приказ на списание топлива
• Приказ о нормах расхода топлива и ГСМ
• Талон на бензин

Учет автотранспорта

Договоры

• Договор аренды автомобиля
• Договор аренды автомобиля между юридическими лицами
• Договор аренды автомобиля с физическим лицом
• Договор аренды грузового транспортного средства
• Договор безвозмездного пользования автомобилем
• Договор купли-продажи автомобиля
• Договор на ремонт автомобиля
• Договор фрахтования транспортного средства для перевозки пассажиров

Учет

• Журнал выпуска транспортных средств на линию
• Приказ о назначении диспетчера по выпуску автотранспорта
• Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию автотранспорта

Регистрация

• Заявление в гибдд для регистрации автомобиля
• Заявление о снятии с учета автомобиля
• Заявление на утилизацию автомобиля в ГИБДД
• Заявление о снятии ареста с автомобиля

• Акт приема-передачи автомобиля
• Бортовой журнал автомобиля
• Доверенность на управление автомобилем

Учет работы водителей

Должностные инструкции

• Должностная инструкция водителя
• Должностная инструкция водителя автобуса
• Должностная инструкция водителя грузового автомобиля
• Должностная инструкция водителя легкового автомобиля
• Должностная инструкция водителя погрузчика
• Должностная инструкция водителя-экспедитора

Приказы

• Приказ о закреплении автомобиля за водителем
• Акт закрепления транспортного средства за водителем
• Акт приема-передачи транспортного средства водителю

• Договор на предрейсовый медицинский осмотр водителей
• Договор о материальной ответственности водителя
• Договор подряда с водителем
• Трудовой договор с водителем

Журналы и инструкции

• Инструкция по охране труда для водителя автомобиля
• Журнал инструктажа водителей по безопасности дорожного движения
• Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей
• Журнал учета нарушений правил дорожного движения водителями

• Благодарственное письмо водителю
• Бланк подтверждения деятельности водителя
• Карта водителя для тахографа
• Характеристика на водителя автомобиля

Механизм использования документов приведен в описаниях к бланком и в отдельных обзорах.

Путевой лист — это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. При этом компании и ИП, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В материале мы рассмотрим порядок и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля — с учетом последних изменений, внесенных в форму путевого листа.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля, который в обиходе называют просто «путевка», должен знать каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов.

Для грузовых автомобилей, в зависимости от того, какие показатели используют для осуществления учета работы автомобиля, существуют две разновидности путевых листов: 4-С и 4П. Когда учет работы автотранспорта происходит на основании фиксации времени его эксплуатации, используют путевой лист 4-П.

Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.

Что же касается водителей автобусов, которые осуществляют перевозку пассажиров, то они обязаны иметь при себе путевой лист автобуса по форме № 6. Путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Когда речь идет о путевом листе при перевозке опасных грузов, то, как и при обычной транспортировке, пишут маршрут, а в верхнем поле делают отметку «Опасный груз» красным цветом. В разделе «Особые отметки» указывают номер опасного вещества по списку ООН.

Остальным организациям и ИП можно использовать произвольную форму. Рассмотрим, как должен выглядеть бланк путевого листа легкового автомобиля, и какие существуют особенности его заполнения.

Форма путевого листа легкового автомобиля (2020 год)

Форма, по которой ИП и организации должны заполнять путевой лист легкового автомобиля (форма 3), утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Именно этот унифицированный бланк действует до сих пор, хотя за эти годы в него было внесено множество различных поправок. Последнюю из них Минтранс России внес Приказом от 21.12.2018 № 467. Чиновники обновили требования к заполнению. Надо отметить, что этим Постановлением утверждены разные формы путевок, которые зависят от вида транспортных средств. В частности, отдельные бланки предусмотрены для:

• легкового транспорта;
• грузового транспорта;
• специального транспорта;
• такси;
• общественных автобусов;
• автобусов необщего пользования.

Поэтому организации и ИП должны выбирать бланк, соответствующий обстоятельствам.

В 2017 году Министерство транспорта РФ внесло изменения в требования по оформлению путевых листов, утвержденные Приказом от 18.09.2008 № 152. Изменения зафиксированы в Приказе № 476 от 07.11.2017 и Приказе № 141 от 06.04.2017 Минтранса РФ.

Приказ № 476 устанавливает, что с 15.12.2017 в реквизитах путевого листа должны быть указаны:

• ОГРН учреждения;
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Реквизит необходимо заполнять, если обязательность предрейсового контроля предусмотрена законодательно. Для транспорта, выезжающего с места постоянной стоянки, такой предрейсовый контроль предусмотрен. Его порядок изменен по Приказу № 141, который вступил в силу 24.12.2017. Новые правила установили, в частности:

• требования к работникам, которые проводят проверку технического состояния;
• перечень систем, устройств, механизмов, агрегатов, приборов, узлов и деталей, которые подлежат проверке;
• реквизиты, которые должны быть отражены в журнале регистрации результатов предрейсового контроля.

Бизнесмены также должны знать о последних поправках, предусмотренных Приказом Минтранса от 21.12.2018 № 467, который действует с 01.03.2019. Изменения касаются отметки о прохождении медицинского осмотра. В частности, врачам разрешено не ставить соответствующий штамп, а ограничиться датой проведения осмотра, Ф.И.О., личной подписью. Кроме того, вводятся некоторые новые правила заполнения путевок:

• из порядка исключается срок действия таких документов (не превышающий 1 месяца), их предстоит оформлять до начала рейса или смены, если в течение этого времени водитель совершает несколько рейсов;
• если на одно ТС оформляется несколько путевых листов, то в документе водителя, который выезжает первым, нужно указывать дату, время и показания одометра при выезде, а данные при въезде должны фиксироваться в путевом листе водителя, который последним заедет на постоянную стоянку (парковку).

Обязательные реквизиты в путевке

Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.

В любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:

1. Дата составления документа. Если путевой лист выдан не на день, а на определенный срок, следует указать период (например, 01.06.2017 – 07.06.2017).
2. Номер и серия путевки. Номера не должны повторяться и присваиваются самой организацией. Серии заполняются в том случае, если бланкам путевых листов они присвоены типографским способом.
3. Информация об организации и ее штамп (наименование, адрес, контакты, коды по ОКУД и ОКПО).
4. Информация о ТС (марка, модель, госномер автомобиля, гаражный номер). Если автомобиль находится в аренде, желательно указать еще и номер договора.
5. Данные водителя (Ф.И.О., табельный номер, номер ВУ, категория, тип лицензионной карточки (если имеется)).
6. Индивидуальное задание с указанием мест и времени отбытия и прибытия водителя.
7. Подписи диспетчера-нарядчика или уполномоченного лица, выдающего задание водителю.
8. Подписи механика, выпускающего автомобиль на линию, с информацией:
   • об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж;
   • о показаниях на спидометре;
   • о выдаче и остатке горючего;
   • о марке топлива;
   • о величине расхода горючего (расход по норме, фактический расход, экономия или перерасход).
9. Сведения о прохождении медосмотра водителем и техосмотре ТС.

Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:

1. Номер по порядку. Каждая поездка должна записываться под отдельным номером.
2. Код заказчика.
3. Место отправления и назначения.
4. Время выезда и возвращения
5. В графу «Пройдено» вводятся данные о пройденном расстоянии.
6. Подпись водителя.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит:

• рассмотрение жалоб водителя;
• визуальный осмотр;
• измерение давления, пульса, температуры тела;
• выявление признаков опьянения;
• определение наличия психоактивных веществ;
• для определения процента алкоголя в крови применяют алкотестер.

По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.

Документ всегда оформляется в одном экземпляре.

Срок действия

До 01.03.2019 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.

После окончания срока действия путевки ее следует вернуть под подпись уполномоченному лицу. Такой документ считается закрытым и должен быть передан на обработку в бухгалтерию.

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью). Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к оформлению формы.

Указывать показания приборов необходимо как перед выездом с парковочного места, так и при возвращении на него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.

Требования к заполнению путевки:

• освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный специалист, например механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
• освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должны быть указаны дата и время и проставлена личная подпись. Также должна быть запись, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
• хранить закрытые путевки, по требованию Приказа Минтранса России № 152, необходимо в течение пяти лет.

Остановимся подробнее на заполнении путевого листа.

Левая верхняя часть листа:

• дата выхода в рейс;
• наименование организации;
• данные водителя;
• данные автомобиля;
• время выезда со стоянки;
• время возвращения;
• информация о медосмотре;
• данные медсотрудника, ответственного за проведенные процедуры.

Правая часть бланка:

• коды из учредительных документов организации;
• номер бланка;
• километраж;
• данные сотрудников, проводящих техосмотр транспортного средства;
• марка топлива;
• выданное количество ГСМ.

Нижняя часть бланка:

• подпись лица, выдающего исправное транспортное средство;
• подпись водителя.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3), титульный лист

Обратная сторона заполняется лицом, принявшим автомобиль после рейса:

• маршрут;
• время;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Штрафы за отсутствие путевого листа прописаны в КоАП РФ:

• за автомобиль несет ответственность водитель — штраф в размере 500 рублей или предупреждение;
• за автомобиль отвечает должностное лицо организации — штраф 20 000 рублей;
• юридическое лицо — штраф до 100 000 рублей;
• штраф за некорректно оформленный путевой лист — 3000–30 000 рублей.

Для грузового автомобиля наличие путевого листа в поездке обязательно.