Распределение зон ответственности

Ни в коей мере не претендую на истину в последней инстанции – у кого-то получается по-другому, это замечательно, можете поделиться своим опытом, тем кому тема кажется избитой и понятной, можно не читать.

Итак. Я хотел бы рассказать, как я стараюсь разделить зоны ответственности в семье. На мой взгляд, очень часто ссоры между супругами возникают из-за того, что границы между супругами не только нарушаются, но и не установлены четко. Понятно, что не нужно подписывать какой-то договор (хотя можно и составить его в шуточной форме на бумаге, а можно и не в шуточной).

Зоны ответственности можно разделять по-разному, в зависимости от характеров супругов, их привычек, умений и т.п.

Я предпочитаю выделить 3 зоны и поясню чуть позже почему:

  1. Мужская. Все что касается ремонтов, автомобилей, сложной техники и т.п.
  2. Женская. Все что касается кухни, приборки и т.п. Уважаемые женщины, не надо волноваться – вкладочка для тех, которые «не нанимались» будет в самом конце.
  3. Очень женская. Это то, во что мужчине вообще нельзя лезть ни при каких обстоятельствах. Все что касается красоты, женского здоровья и т.п. Мужчины, уж поверьте – лучше вам не знать многих вещей, как минимум не за чем, как максимум – сломаете психику.

В «Очень женскую» зону ответственности вообще не лезем, поэтому о ней просто забываем, милые женщины сами с ней разберутся. Вообще никогда. Еще раз – вообще никогда не лезем.

Может ли существовать «Очень мужская» зона ответственности? В принципе может, но как правило, она не очень обширная и не такая интимная как женская, поэтому смысла особо выделять ее я не вижу.

Еще одна особенность состоит в том, что, как правило, дела из женской зоны ответственности могут делать и мужчины (например, приготовить еду или вымыть посуду). Могут, но, во-первых, как правило, делают это среднестатистически хуже женщин (не надо мне рассказывать, что мужчины лучшие повара, я в курсе – мы не о высокой кухне говорим, а среднестатистической семье и регулярном банальном приготовлении пищи). Во-вторых, мужчина может быть освобожден для важных дел типа прикручивания розеток. В-третьих, после такой готовки кухня, зачастую, выглядит как после атомной войны.

Разделили, что же с ними делать, с этими зонами ответственности?

Прежде всего, запомним, что в чужую зону ответственности лезть нельзя. Вы можете там помогать и то только в том случае, если вас об этом попросили.

Конкретные примеры из реальной практики.

Пример 1. Мужчина идет в магазин и покупает продуктов, не спрашивая перед этим жену – нужны ли такие продукты, есть ли уже какие-то из них дома и т.п. Вроде бы хотел благое дело сделать, а жена обиделась. Почему? Хотите сделать что-то полезное, приготовить ужин, например, для семьи? Спросите какие продукты есть, спросите какая сковорода для этого нужна и т.п. Поверьте, сюрприз от этого не ухудшится, а вот от неприятной неожиданности от устряпанной мукой или рыбьей чешуей кухни убережет или по крайней мере ваша супруга будет к этому готова.

Пример 2. Женщина устала просить мужа починить смеситель, идет и покупает его сама в строительном супермаркете. Женщины! Не нужно запоминать какие бывают резьбы, чем отличается кран от вентиля, чем сверло по бетону отличается от сверла по металлу и т.п. Это все мужская зона ответственности. Итогом просто будет факт, что вы купили не тот товар – недостаточно качественный или слишком дорогой. В любом случае, ваш мужчина будет недоволен.

Пример 3. Всякие примеры вида «прибралась у мужа в ящике с инструментом», «разобрала провода на полу возле компа», «прибрался в отделении с косметикой» и т.п. Не нужно этого делать, просто поверьте.

Когда вы четко разделите зоны ответственности, у вас просто не будет поводов для конфликтов или их будет гораздо меньше. Самое главное будет меньше обид вида «я же хотел как лучше, а ей все не нравится, вот она специально это делает, чтобы бесить меня».

Всегда будет понятно, кто что должен делать — кто готовит еду, кто чинит плинтусы, кто забирает детей из школы и т.п.

Причем чаще всего конфликты возникают не когда человек не делает что-то из своей зоны ответственности, а когда человек лезет в чужую зону в случаях, когда его не просили это делать.

Когда можно (и даже иногда нужно) влезать в чужую зону ответственности?

  1. Когда вас попросили о помощи. Например, жена заболела и просит вас приготовить ужин. Обязательно. Еще раз – обязательно это сделайте. Это исключительный случай, когда все границы и зоны стираются.
  2. Когда вы четко уверены, что делаете. Хотите прибраться дома перед 8-м марта — сделайте это так, чтобы не побить вазы, не засосав котенка в пылесос и т.п. Хотите подарить мужу перфоратор – не берите первую попавшуюся модель. Спросите, нужен ли ему вообще перфоратор, какой бы он хотел и т.п.
  3. Когда это совсем не трудно, но ваш любимый человек устал. Наиболее характерный пример – разогреть еду когда жена задержалась на работе и устала. Это разовый случай, не волнуйтесь – это не сделает вас «подкаблучником» в ту же минуту (откуда берутся «подкаблучники» поговорим в следующий раз). Аналогично – если муж не успевает забрать машину с техобслуживания, можете сделать это (если уверены, что вас не разведут в салоне на ненужные услуги).

Что делать, если ваш любимый человек не выполняет дела из своей зоны ответственности? Напоминать, что зоны ответственности поделены и надо их придерживаться, по-другому никак. Если и это не работает, можно предложить сделать что-то вместе. Иногда, если, например, мужчина не хочет вешать гардину это сработает.

Для женщин, которые в «кухарки не нанимались»

Бывает. Но когда вам в голову придет такая мысль, подумайте, что в общем-то и ваш муж не нанимался в автослесари, допустим, и даже в водители не нанимался. Сломается ваша машина – сами погоните ее в сервис. Починить выключатель – аналогично. И не говорите: «ну это же сугубо мужская работа». Сугубо мужская, правильно, поэтому будьте так любезны — не ленитесь делать свою часть. Вы, конечно, же можете ничего не делать, но есть вероятность, что довольно быстро найдется та, которая «нанималась», да еще и в шелковых трусиках.

Для мужчин, которые «в электрики не нанимались».

Тоже случается. Примите как аксиому – мужские дела должны делаться мужчиной. Если у вас нет времени, чтобы вешать гардины – будьте добры сами вызвать соответствующего мастера и решить этот вопрос. Не дожидайтесь, когда в вашей квартире заведется другой «электрик».

Вот в общем-то и все — это работает в моей семье уже более 15 лет, с тремя детьми и котом, возможно поможет кому-то еще.

Зона ответственности сотрудника — это область деятельности, за нормальное функционирование и достижение результатов в которой несет ответственность конкретный исполнитель. Это означает, что при возникновении любой ситуации всегда будет «в наличии» сотрудник, обязанный и имеющий возможность (полномочия и ресурсы) её разрешить

Часто простое соблюдение правил и прямое выполнение своих должностных обязанностей допускает перекладывание задач или ответственности на других работников. А, в случае чётко определённой зоны ответственности, это становится весьма затруднительно. Ведь здесь уже не важно, что и как ты делаешь (инструкции), а важно, что ты отвечаешь за результаты вне зависимости «от обстоятельств».

Зоны ответственности подразделений также должны быть разграничены, даже если они занимаются одной и той же работой. Иначе при возникновении проблем не найти виновных.

Разработайте положение о подразделениях! Есть организации, в которых положения о подразделениях — формальность. В таких документах, как правило, изобилуют лозунги, привязка к функциям и общие положения, а не четкое определение зон ответственности и полномочий каждого сотрудника, или не формализованы механизмы согласования и корректировки деятельности подразделения и т. д. Формально это, конечно, не ошибка, но и практического смысла в подобных бумагах нет.

Следите, чтобы в компании не было принято делегирование полномочий с целью уклонения от ответственности. В противном случае разделение зон ответственности невозможно.

Что такое «зона ответственности»?

Вернуться к данному вопросу меня побудила вполне реальная ситуация у моего клиента. На его предприятии возникла спорная ситуация, которая требовала немедленного нестандартного решения — покупатель вернул скоропортящийся продукт, выдвинув формальные претензии, которые не были предусмотрены договором. Директора (а у него авторитарный стиль управления подчиненными) в это время не было на месте. Взять на себя ответственность за ее разрешение «не рискнул» никто. Результат понятен.
Разумным решением, в данном случае, является не поиск виновных, а принятие мер, чтобы подобные ситуации не повторялись в будущем. Поэтому мы перешли к внедрению зон ответственности для заместителей директора.
Словосочетание «Зона ответственности» часто встречается в литературе. Но, если Вы задумаетесь над конкретной формулировкой данного понятия, то выяснится, что, несмотря на массовое применение, точного определения обычно никто не дает. И это неудивительно.
Понятие «зоны ответственности» обычно употребляется как в меру неопределенное, но указывающее на то, что именно конкретный сотрудник должен нести ответственность за события, имеющие отношение к определенной сфере деятельности организации.

Пример необходимости внедрения в организации зон ответственности

В чем смысл использования в менеджменте термина «зона ответственности?».
Отвечу на примере. Пусть, за связь в организации отвечает IT-директор. Вместе с тем, под это понятие попадают мобильные телефоны. Поэтому его назначают координатором корпоративной связи и успокаиваются. Через некоторое время возникает вопрос о сокращении расходов на мобильную связь. Выясняется, что IT-директор даже не думал о решении своих задач в данном направлении. На задаваемые ему вопросы он совершенно справедливо возражает, что в его задачу входит техническое обеспечение связью, которое в данный момент находится «на высшем уровне». Поэтому вопросов ему задавать не стоит.
Это происходит потому, что мы ориентировались на линейно-функциональную систему управления. То есть передали управление сложным техническим оборудованием техническому специалисту. Он и управлял этим оборудованием с технической точки зрения.
В настоящее время такой подход к распределению полномочий и обязанностей давно устарел. Сейчас организации интересует не просто выполнение функциональных обязанностей, а максимально эффективное исполнение функциональных обязанностей. То есть с оптимальными затратами времени, материальных и финансовых ресурсов. Поэтому теперь нам и потребуется определение «зоны ответственности».

Как правильно подойти к вопросу внедрения «зон ответственности»

Зона ответственности — это область деятельности организации, за нормальное функционирование которой несет ответственность один или несколько сотрудников.
Как известно, когда несколько сотрудников несет ответственность за одно и то же, это означает, что, фактически, никто. Поэтому в терминах данной формулировки это означает, что ответственность разделена между работниками в пространстве или во времени. Например, ответственность за работоспособность коммуникаций в первую, вторую и третью смену работы предприятия.
Теперь вернемся к изначально описанной проблеме с мобильными телефонами. Если мы теперь сформулируем зону ответственности IT-директору как «максимально эффективное использование средств мобильной связи», то и свои цели и задачи он будет понимать принципиально по-другому.
С другой стороны, требования к квалификации и деловым навыкам сотрудника, занимающего должность IT-директора, принципиально изменятся. То есть, кроме технических знаний об организации связи в организации, ему потребуются знания и навыки в области экономики. И ничего ужасного в этом нет.
По аналогии, кому интересен Главный инженер, который не умеет организовать эффективное производство? Точно также он должен владеть вопросами эффективности.

Управление вопросами, лежащими в сфере совместных интересов разных подразделений

Теперь рассмотрим еще один важный аспект применения понятия «зона ответственности». Очень часто возникают вопросы, которые лежат «на стыке» линейно-функциональных задач управления.
Например, за функционирование веб-сайта отвечает IT-отдел, а за наполнение вроде бы должен отвечать отдел маркетинга. Поэтому первые особенно не обращают внимание на его содержание, а вторые — не считают это своей обязанностью.
При назначении зоны ответственности, например, за маркетологами все станет на свои места — поддержание работоспособного сайта — вопрос директора по маркетингу, а помощь ему в этом обязано оказать IT-управление. И крайнего искать уже не будем. Он определен.
Таким образом, распределение зон ответственности, когда зоной ответственности является организация наиболее эффективного функционирования организации в какой-то сфере деятельности.

Урегулирование кризисных ситуаций

Наиболее полезный эффект, от управления по «зонам ответственности», заключается в урегулировании «кризисных ситуаций». При возникновении нестандартной ситуации при «обычном» менеджменте, мы с удивлением выясним, что ни одна должностная инструкция ни одного работника не предусматривает его реакции на данную ситуацию. То есть, если в результате организации нанесен какой-либо ущерб, то формально наказывать некого.
Когда «зона ответственности» определена и закреплена за сотрудником, то это означает, что при возникновении нестандартной ситуации, обязательно будет сотрудник, который ее должен разрешить или урегулировать каким-либо образом.

Выводы

Обязательно пытайтесь кроме формальных должностных инструкций или распределения ответственности за исполнение бизнес-процессов установить «зоны ответственности» для работников. Это поможет избежать проблем в будущем.
Если у Вас есть необходимость в консультациях или комплексном внедрении управления по принципу «зон ответственности», пишите через форму обратной связи.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *