Регистрация трудового договора

Трудовые договоры: обязательно регистрировать

«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти. Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров Ирина Мурнина.

В Трудовом кодексе Российской Федерации очень подробно описано содержание, сроки, порядок заключения многие другие аспекты трудового договора, важнейшего для взаимоотношений работника и работодателя документа.

Датирование трудового договора

Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации. Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя. Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя. Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.

Дата трудового договора проставляется в его начале, ниже наименования документа — трудовой договор. Обратите особое внимание на эту дату. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст. 67). Но выдавать рано, потому что после оформления трудовой договор необходимо внести в регистрационную форму. «Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить мне некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти, потому что Трудовой кодекс – это федеральный закон, который не должен и не может детально прописывать очевидные факты.

А нумерация?

Регистрация документа фиксирует факт его создания или поступления в организацию. Допустим, договор оформили, подписали, дату поставили, а номер – нет. То есть документ создали, но этот факт зафиксировали частично. То ли забыли, то ли не захотели: «Зачем нам лишняя бюрократия?». Ну а дальше в суде может возникнуть проблема доказательства подлинности такого договора, его оформления в установленном законом порядке и в установленные законом сроки. А закон говорит абсолютно четко: «В письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе» (статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации). И виноватым окажется тот, кто этот закон нарушил.

Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.

Так что, перед выдачей одного экземпляра (подлинника) трудового договора на руки работнику документ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа:

Трудовой договор

№ 00.

Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации. Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально. Ведь один экземпляр хранится у работника. А с учетом уже уволившихся… Но на практике у нас возможно все, так что лучше подстраховаться.

Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ.

Журнал регистрации трудовых договоров, для примера, может содержать следующие главы:

  • Дата и номер трудового договора Ф.И.О. работника, с которым заключен трудовой договор.
  • Должность, место работы, контактный телефон.
  • Вид работы, (основная, по совместительству).
  • Срок трудового договора.*
  • Наличие испытательного срока (дата начала и окончания).
  • Дата и номер приказа о приеме на работу.
  • Даты и номера изменений к трудовому договору.
  • Номер дела, в которое подшит трудовой договор.

* Указать срочный или на неопределенный срок, указать даты начала работы, для срочных трудовых договоров – также дата окончания.

При необходимости можно дополнить эту таблицу другими графами или исключить лишние, с точки зрения специалиста, позиции.

Номер договора может быть обычным порядковым номером по очередности регистрации, а может быть дополнен цифровым или буквенным обозначением структурного подразделения, в которое принят работник, другими дополнительными кодами, позволяющими оперативно и качественно вести поисковую и информационно-справочную работу с трудовыми договорами.

Один экземпляр – на руки работнику

Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Для отдельных категорий работников может быть предусмотрено оформление трудового договора и в большем количестве экземпляров (ст. 67 Трудового кодекса РФ).

Подпись представителя работодателя скрепляется печатью организации (для работодателей – юридических лиц), а для работника полностью указываются паспортные данные.

Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который будет храниться у работодателя (См. указанную выше статью Трудового кодекса). Причем, работник собственноручно и от руки делает запись на подлиннике договора: «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен», затем ставит свою подпись, указывает расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату получения своего экземпляра договора. Работник может также расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе Журнала регистрации трудовых договоров. Это совершенно не обязательно, законом не регламентировано и отсутствие подписи в журнале (в отличие от подлинника трудового договора) нарушением не является.

Сомнительная экономия

На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора. Напоминаем, что ксерокопия документом не является, а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса.

Не надо рассчитывать, что это как-то «сойдет с рук». Дело до суда, может, и не дойдет, но ближайшая проверка выявит это нарушение, обязательно накажет и еще заставит в течение месяца исполнить нарушенную норму закона. Так что «экономия времени и бумаги» на текущем этапе может дать обратные результаты в дальнейшем.

Важно! Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной, как по основной работе, так и по совместительству.

Где и как хранить трудовой договор

Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет. Но даже при таком подходе срок хранения трудовых договоров остается весьма значительным, т.к эти документы служат доказательной базой при возникновении проблем не только в период работы у конкретного работодателя или непосредственно после увольнения, но в период начисления пенсии по старости, при неправильном заполнении, утрате трудовой книжки.

При помощи трудовых договоров подтверждают периоды работы, наличие вредных и(или) опасных условий труда и многие другие факторы, влияющие на размер пенсии, которая для всех для нас, как зима для коммунальных служб, наступит совершенно неожиданно, но неотвратимо.

И.В. Мурнина консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Как зарегистрировать дополнительные соглашения к трудовым договорам?

Дополнительными соглашениями оформляются изменения, вносимые в трудовые договоры, заключаемые между работодателем и работниками.

Все дополнительные соглашения к трудовым договорам составляются в 2-х экземплярах и регистрируются в Журнале регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам.

В трудовом законодательстве не содержится документа, предусматривающего обязательную для применения форму Журнала регистрации трудовых договоров или доп. соглашений к ним (далее Журнал). Журнал, прежде всего, нужен самому работодателю для получения полной и достоверной информации о регистрации, учете и движения в организации договоров с работниками. Поэтому работодатель самостоятельно должен определять, какую информацию вносить в Журнал. Обычно указывают следующую информацию:

В обязательном порядке все записи нумеруются порядковым номером. Также необходимо указывать номер изменяемого трудового договора, дату его заключения и данные работника, с которым такое соглашение было заключено.

Фиксируются дата и номер дополнительного соглашения, а также номер изменяемого пункта. Отдельная графа существует для содержания внесенных дополнений или изменений.

Графы для заполнения Журнала регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам:

1. № записи

2. Трудовой договор, в который вносится изменение/номер

3. Трудовой договор, в который вносится изменение/дата

4. Трудовой договор, в который вносится изменение/Ф.И.О.

5. Соглашение/дата

6. Соглашение/номер

7. № измененного пункта

8. Содержание изменений (дополнений)

9. Изданные на основании соглашения документы

10. Примечание

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Н.З. Ковязина

Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

  • регистрации переводов сотрудников;
  • регистрации увольнений с работы;
  • учета личных дел;
  • регистрации трудовых договоров;
  • учета совместителей;
  • регистрации справок и т. п.

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Статьей 16 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора. При заключении трудового договора между физическим лицом – работодателем и работником необходимо учитывать, что данный договор должен быть зарегистрирован. В данной статье рассмотрим порядок регистрации трудового договора, заключаемого физическим лицом – работодателем.

Сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель, при которых работник является физическим лицом, вступившим в трудовые отношения с работодателем, а работодатель, в том числе физическое лицо, вступает в трудовые отношения с работником.

Согласно ст. 20 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) работодатели – физические лица делятся на две категории:

– физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и иные лица, чья профессиональная деятельность в соответствии с федеральными законами подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления указанной деятельности. К индивидуальным предпринимателям относятся и главы крестьянских (фермерских) хозяйств (п. 5 ст. 23 Гражданского кодекса Российской Федерации), а также частные детективы (ст. 1.1 Закона Российской Федерации от 11 марта 1992 г. N 2487-1 “О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации”).

Физические лица, осуществляющие в нарушение требований федеральных законов указанную деятельность без государственной регистрации и (или) лицензирования, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления этой деятельности, не освобождаются от исполнения обязанностей, возложенных ТК РФ на работодателей – индивидуальных предпринимателей;

– физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства.

Особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей – физических лиц, установлены гл. 48 ТК РФ.

Согласно ст. 303 ТК РФ работодатель – физическое лицо обязан:

– оформить трудовой договор с работником в письменной форме;

– уплачивать страховые взносы и другие обязательные платежи в порядке и размерах, которые определяются федеральными законами;

– оформлять страховые свидетельства государственного пенсионного страхования для лиц, поступающих на работу впервые.

Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, также обязан зарегистрировать трудовой договор с работником в органе местного самоуправления по месту своего жительства (в соответствии с регистрацией). Регистрация трудового договора носит уведомительный характер, но обязательна для работодателя.

Отметим, что в соответствии с п. п. 1, 3 ст. 34 Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации” структуру органов местного самоуправления составляют представительный орган муниципального образования, глава муниципального образования, местная администрация (исполнительно-распорядительный орган муниципального образования), контрольно-счетный орган муниципального образования, иные органы и выборные должностные лица местного самоуправления, предусмотренные уставом муниципального образования и обладающие собственными полномочиями по решению вопросов местного значения.

Порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность органов местного самоуправления, а также иные вопросы организации и деятельности вышеуказанных органов определяются уставом муниципального образования.

Основная цель регистрации трудовых договоров, заключаемых физическим лицом – работодателем, – это проверка соответствия договоров трудовому законодательству. Так как работодатели – физические лица не ведут на своих работников трудовые книжки, документом, подтверждающим период работы у работодателя – физического лица, является трудовой договор (ст. 309 ТК РФ).

Отметим, что ни действующим ТК РФ, ни какими-либо иными федеральными нормативными правовыми актами порядок регистрации трудовых договоров, заключаемых физическим лицом – работодателем, не определен, поэтому органы местного самоуправления, пользуясь предоставленными им ч. 10 ст. 5 ТК РФ полномочиями, принимают по данному вопросу собственные нормативные правовые акты.

Регистрация трудовых договоров осуществляется путем внесения соответствующей записи в книгу регистрации трудовых договоров и проставления штампа о регистрации на первой странице всех представленных экземпляров трудового договора.

Кроме того, для таких работодателей предусмотрена обязанность регистрировать и прекращение трудового договора.

Согласно ст. 307 ТК РФ работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, при прекращении трудового договора с работником обязан в уведомительном порядке зарегистрировать факт прекращения указанного договора в органе местного самоуправления, в котором был зарегистрирован этот трудовой договор. Следовательно, обращаться необходимо именно в тот орган местного самоуправления, где договор был зарегистрирован первоначально.

В случае наступления смерти работодателя – физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, или отсутствия сведений о месте его пребывания в течение 2 месяцев, в иных случаях, не позволяющих продолжать трудовые отношения и исключающих возможность регистрации факта прекращения трудового договора, работник имеет право в течение одного месяца обратиться в орган местного самоуправления, в котором был зарегистрирован трудовой договор, для регистрации факта прекращения этого трудового договора.

В настоящее время действующим законодательством не определено, какие именно документы необходимо представить работнику в орган местного самоуправления для регистрации факта прекращения трудового договора, поэтому работнику необходимо обратиться в указанный орган для уточнения данного вопроса.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в трех экземплярах (третий экземпляр – для органа, осуществляющего регистрацию таких договоров), каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ).

В трудовом договоре с работодателем – физическим лицом должны быть указаны стороны договора (фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адреса работодателя и работника).

Хотелось бы отметить, что довольно часто работодатель – физическое лицо оформляет трудовые отношения с работником в виде гражданско-правового договора, пытаясь тем самым (по мнению такого работодателя) не предоставлять гарантии работнику, предусмотренные ТК РФ, а также минимизировать налогообложение. При этом указанный договор не подлежит регистрации в органах местного самоуправления.

Однако если такой договор содержит признаки трудового договора (выполняемые работы, оказываемые услуги и выплаты по такому договору имеют системный, периодический характер и другие), то в спорных ситуациях судебные органы могут признать такой договор трудовым со всеми вытекающими последствиями.

Если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом (ст. 67 ТК РФ).

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что основным документом, подтверждающим работу у работодателей – физических лиц, является трудовой договор. Именно поэтому важно регистрировать договоры в органах местного самоуправления. В случае потери работником трудового договора при необходимости он может обратиться к работодателю или в орган местного самоуправления, где договор был зарегистрирован.

В заключение хотелось бы отметить, что нарушения законодательства о труде могут привести работодателя к мерам административной ответственности, установленным ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ). Кроме того, с 1 января 2015 г. в ст. 5.27 КоАП РФ отдельно будет выделен такой вид нарушения трудового законодательства, как уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем. За данное нарушение предусмотрено наказание для индивидуальных предпринимателей в виде штрафа от 5000 до 10 000 руб. При повторном нарушении:

– для граждан – в размере пяти тысяч рублей;

– для индивидуальных предпринимателей – от 30 000 до 40 000 руб.

Приведем примерную форму трудового договора, заключаемого физическим лицом – работодателем с работником.

Пример. Гражданка Российской Федерации Смирнова С.С. наняла на работу сиделку для выполнения работы по уходу за больной матерью Овечкину О.О., с которой был заключен трудовой договор на неопределенный срок.

Трудовой договор 5/09

г. Москва 28 июля 2014 г.

Гражданка Российской Федерации Смирнова Светлана Сергеевна, паспорт серии 52 06 N 000000, выдан УВД ОАО г. Москвы 08.10.2001, именуемая в дальнейшем “Работодатель”, с одной стороны, и гражданка Овечкина Ольга Олеговна, паспорт серии 45 25 N 000000, выдан УВД г. Омска 20.08.2002, именуемая в дальнейшем “Работник”, с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:

  1. Предмет договора

1.1. Работодатель принимает Работника на должность сиделки для выполнения работы по уходу за больной матерью Работодателя.

1.2. Работник обязан приступить к работе 28 июля 2014 г.

1.3. Настоящий трудовой договор вступает в силу со дня его подписания Работодателем и Работником.

1.4. Работа у Работодателя является для Работника основным местом работы/работой по совместительству.

1.5. Трудовой договор заключается на неопределенный срок/на определенный срок.

  1. Обязанности сторон

2.1. Работник обязан выполнять следующую работу по уходу за больной матерью:

2.1.1) кормить женщину;

2.1.2) менять постельные принадлежности, переодевать в случае загрязнения одежды;

2.1.3) при необходимости оказывать срочную медицинскую помощь, в необходимых случаях вызывать скорую помощь и сообщать обо всех происшествиях Работодателю по телефонам: 8-950-313-11-12, 8-908-106-11-22.

2.2. Работник обязан:

2.2.1) добросовестно выполнять свои обязанности в полном объеме в течение срока действия договора;

2.2.2) не перепоручать свои обязанности третьим лицам;

2.2.3) иметь аккуратный и опрятный внешний вид;

2.2.4) кормить женщину только едой, оставленной Работодателем;

2.2.5) сообщать обо всех изменениях в своем здоровье во избежание заражения больной матери.

2.3. Работник имеет право:

2.3.1) самостоятельно выбирать одежду для больной женщины из имеющейся у Работодателя;

2.3.2) досрочно расторгнуть настоящий трудовой договор, предупредив об этом Работодателя за 14 календарных дней. До истечения срока предупреждения об увольнении Работник имеет право в любое время отозвать свое заявление.

2.4. Работодатель обязан:

2.4.1) оформить трудовой договор с Работником в письменном виде и зарегистрировать этот договор в соответствующем органе местного самоуправления;

2.4.2) выплачивать работнику заработную плату в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. один раз в месяц, 30-го числа каждого месяца. Данная сумма включает налог на доходы физических лиц и районный коэффициент;

2.4.3) уплачивать страховые взносы и другие обязательные платежи в порядке и размерах, которые определяются федеральными законами;

2.4.4) предоставлять Работнику выходные дни в соответствии с действующим законодательством;

2.4.5) обеспечить Работника всем необходимым для оказания им услуг (питанием и одеждой для больной женщины);

2.4.6) в любое время расторгнуть договор с Работником, предупредив его за 14 календарных дней;

2.4.7) в любое время проверять исполнение Работником своих обязанностей по настоящему трудовому договору.

  1. Режим труда и отдыха

3.1. Работнику устанавливается 40-часовая рабочая неделя.

3.2. Работнику устанавливается следующий график работы:

– понедельник – пятница: с 9:00 до 18:00;

– суббота – воскресенье: выходные дни.

3.3. Работник работает по домашнему адресу Работодателя: г. Москва, ул. Новая, д. 10, кв. 5.

3.4. Работнику предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней.

3.5. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам Работнику по его заявлению может быть предоставлен отпуск в размере до 7 дней без сохранения заработной платы.

  1. Ответственность сторон

4.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Работником своих обязанностей, указанных в настоящем договоре, нарушения трудового законодательства он несет дисциплинарную, материальную и иную ответственность согласно действующему законодательству.

4.2. Работодатель несет материальную и иную ответственность согласно действующему законодательству в случаях:

– причинения ущерба имуществу Работника;

– задержки заработной платы;

– в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

  1. Особые условия

5.1. Все изменения и дополнения к настоящему трудовому договору оформляются двусторонним письменным соглашением.

5.2. Согласно ст. 308 Трудового кодекса Российской Федерации индивидуальные трудовые споры, не урегулированные Работником и Работодателем – физическим лицом самостоятельно, рассматриваются в судах общей юрисдикции по месту нахождения ответчика.

5.3. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Журнал регистрации договоров в организации

Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает самостоятельно, исходя из своей ситуации и потребности. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке. В ситуации же, когда заключением, сопровождением и исполнением соглашений занимается большое количество сотрудников и порой из разных подразделений, то необходима удобная система их упорядочения.

Вступление договора в силу не зависит от факта его регистрации в организации, являющейся стороной. Согласно ст. 433 Г РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. На практике такой акцепт оформляется подписанием документа уполномоченным на это лицом и проставлением печати организации (если она используется юридическом лицом).

Справка

Однако регистрация договоров, заключаемых организацией, выполняет другие важные функции:

  1. учет заключаемых соглашений
  2. обеспечение сохранности подлинных документов (как самих договоров, так и приложений к ним, дополнительных соглашений и, возможно, переписки, имеющей отношение к исполнению обязательств по нему)
  3. обеспечение легкого доступа к документам и иные функции.

Регистрация договоров в организации может происходить в нескольких вариантах. Так называемый централизованный учет предполагает, что существует единый на всю организацию ресурс учета договоров, которым занимается либо один специалист, либо группа сотрудников. Однако компании может быть удобнее использовать и децентрализованный подход – когда учетом и хранением договорных документов занимается тот отдел, который соглашение заключил и сопровождает.

Выбор той или иной системы учета зависит исключительно от порядка документооборота каждой конкретной организации. Компания выбирает тот способ, который ей наиболее удобен.

Кто именно занимается регистрацией – вопрос также решается в каждой компании по-своему. Это может быть отдельный сотрудник – делопроизводитель, секретарь, сотрудник канцелярии. Учет и систематизацию может вести юридический отдел или юрист, договорные документы могут храниться и учитываться в бухгалтерии. Также учет может быть организован в специальном договорном отделе. Все эти нюансы определяются в зависимости от специфики юридического лица – от сферы его деятельности, от количества клиентов, от потока заключаемых соглашений, от штатного количества персонала фирмы и даже от разнообразия видов заключаемых сделок. Причем регистрация договоров в организации может быть закреплена во внутренних документах предприятия, а может складываться из ее обычаев.

В зависимости от вида договора учитываться он может по-разному. Кадровые – трудовые и гражданско-правовые соглашения с работниками на определенный вид выполняемой работы – регистрируются в кадровой службе. Иные гражданско-правовые договоры, из которых возникают права и обязанности организации в целом, — регистрируются отдельно. Такие виды соглашений еще называют хозяйственными.

Самостоятельному учету могут подвергаться контракты, заключенные по результатам конкурса, или иные виды соглашений.

Регистрация договоров в организации образец

Регистрация договоров, заключаемых организацией, производится в специальном журнале. Утвержденной формы такого журнала нет, здесь компания решает самостоятельно, какие идентифицирующие признаки документа следует заносить в журнал регистрации договоров в организации для собственного удобства. Но, как правило, все журналы содержат ряд одинаковых граф:

номер договора

его дата

вид

наименование контрагента, с которым заключено соглашение

срок его действия.

Если организации важны сведения о сотруднике, сопровождающем сделку, о лице, подписавшем документ, о месте хранения подлинного экземпляра, о перечне имеющихся приложений к нему, то соответствующие графы включаются в журнал регистрации договоров в организации.

По порядку заполнения журнала следует учитывать ряд моментов. Т.к. регистрации подлежит документ в каждой из организаций-контрагентов, то и каждая из сторон присваивает документу свой номер. В результате договор может содержать сложный номер с цифрами через дробь, при этом числиться в организации каждой из сторон под собственным номером, являющимся частью составного.

Дата, стоящая после слова «договор» или «соглашение», не всегда является датой его заключения. Как уже упоминалось, в соответствии с ГК РФ договор считается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта. Поэтому, как правило, указанная дата – это дата составления документа. Она не всегда (а зачастую редко) совпадает с датой заключения договора, особенно если контрагенты находятся в разных городах и обмен документами происходит обычной почтовой или курьерской связью. Но для удобства идентификации в журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо указывать именно дату составления документа.

Вид договора, как правило, указывается в соответствии с классификацией по ГК РФ. Однако следует иметь в виду, что законодательство допускает заключение не предусмотренных ГК РФ сделок, а также смешанных соглашений. Поэтому в журнал целесообразнее вносить вид договора в соответствии с его сутью.

Самый простой и распространенный журнал регистрации договоров в организации может выглядеть так:

№ п/п

Регистрационный номер

Вид договора

Дата договора

Наименование контрагента

Предмет договора

Срок действия договора

Ответственное подразделение

Наличие приложений

Таким образом, компания сама определяет, как будет организована регистрация договоров в организации, образец же журнала можно разработать силами своих сотрудников, а можно взять за основу составленный в других организациях.

С распространением электронного документооборота журнал регистрации договоров в организации вполне допустимо вести и в электронном виде. Кроме того, в журнал можно включить также информацию о том, заключался ли договор путем подписания единого документа или путем обмена электронными сообщениями, что законодательство допускает при соблюдении определенных условий.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *