Регламент согласования

Порядок согласования договоров

Процедура согласования договора является одной из самых важных составляющих в процессе заключения и исполнения договора. Ведь от того, насколько верно со всех точек зрения будет составлен договор (юридической, финансовой, налоговой), зависит, насколько организация, инициировавшая его оформление, будет защищена при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Цель проведения процедуры согласования договора

Согласование проекта договора преследует цель не просто составить договор, удовлетворяющий обе стороны – заказчика и исполнителя — в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ, а также в части оплаты, но и провести анализ финансовых и юридических аспектов для дальнейшей минимизации возможных рисков, связанных с исполнением соглашения. Поэтому так важно соблюдать порядок согласования договоров, а также понимать всю ответственность, накладываемую на начальников подразделений, участвующих в данном процессе.

Порядок согласования договоров в организации

Любое структурное подразделение организации при возникновении служебной необходимости может выступать в качестве инициатора оформления и заключения договора. При этом начальник подразделения несет персональную ответственность за разработку проекта соглашения.

Проект договора должен в обязательном порядке пройти согласование в таких подразделениях, как:

  • юридический отдел,
  • бухгалтерия,
  • финансовое подразделение,
  • служба делопроизводства,
  • и при необходимости других.

Без визы начальников данных подразделений никакой проект не может быть представлен руководителю на утверждение. При этом каждое из перечисленных подразделений может вносить мотивированные изменения в проект, как в части, касающейся деятельности самого подразделения, так и в части общих вопросов.

Все замечания оформляются в письменном виде и вместе с проектом возвращаются в подразделение-инициатор для дальнейшей доработки. И только после того, как все недочеты будут исправлены, проект будет отправлен на повторное согласование, и все визы начальников обязательных для согласования подразделений будут получены, договор направляется на утверждение руководителю.

Области ответственности подразделений при согласовании договоров

Порядок согласования договоров требует от подразделения-инициатора подготовить целый пакет документов для дальнейшего рассмотрения другими службами. В пакет входят такие документы, как:

  • служебная записка, в которой дается обоснование необходимости приобретения материальных ценностей, услуг или выполнения определенных работ;
  • техническая документация, содержащая технические требования, предъявляемые к предмету договора;
  • исследование конъюнктуры рынка на предмет формирования цены договора;
  • проект договора.

Далее пакет документов направляется в юридический отдел, где происходит проверка проекта соглашения на соответствие действующему законодательству, учредительным документам самой организации, а также изучение правоустанавливающих документов предполагаемого исполнителя с целью получения ответа о правомерности подписи его уполномоченного представителя и возможности взыскания задолженности при дальнейшем возникновении неблагоприятных ситуаций.

Финансово-экономической службой проводится анализ экономической целесообразности заключения договора, цены, указанной в конъюнктурной справке, проверка наличия денежных средств для оплаты приобретаемых товаров, услуг или работ, сроков и условий оплаты, соответствия текста соглашения требованиям действующих инструкций.

Служба делопроизводства контролирует соответствие структуры проекта действующим в организации нормативным документам, стилистические и грамматические аспекты, а также оформление идентификационных реквизитов документа.

1. Общие положения

1.1. Юридический отдел, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом .

1.2. Отдел непосредственно подчиняется .

1.3. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом .

1.4. Начальник юридического отдела имеет заместителя(ей).

Обязанности заместителя(ей) определяются начальником юридического отдела.

1.5. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов и пр.) в составе юридического отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом по представлению начальника юридического отдела.

1.6. В своей деятельности отдел руководствуется:

— законодательством Российской Федерации;

— уставом предприятия;

— настоящим положением;

1.7. .

2. Структура

2.1. Структуру и штатную численность отдела утверждает , исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника юридического отдела и по согласованию с .

2.2. Юридический отдел может иметь в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.).

Например: Бюро (сектор, группа) планирования и оперативного управления, бюро (сектор, группа) договорной работы, бюро (сектор, группа) обеспечения правовой информацией, бюро (сектор, группа) обеспечения законности правовых документов, бюро (сектор, группа) претензионной и исковой работы, бюро (сектор, группа) учета и хранения нормативных актов.

2.3. Положения о подразделениях юридического отдела (бюро, секторах, группах, пр.) утверждаются начальником отдела, а распределение обязанностей между работниками подразделений осуществляется .

2.4. .

3. Задачи

На юридический отдел возлагаются следующие задачи:

3.1. Обеспечение соблюдения законности на предприятии.

3.2. Юридическая защита интересов предприятия.

3.3. Договорная, претензионная и исковая работа.

3.4. Консультирование руководителей структурных подразделений и работников предприятия по вопросам законодательства Российской Федерации.

3.5. .

4. Функции

4.1. Для выполнения задачи по обеспечению соблюдения законности на предприятии на юридический отдел возложены следующие функции:

— поиск, сбор, приобретение нормативных правовых документов, необходимых для осуществления деятельности предприятия;

— организация систематизированного учета и хранения поступающих на предприятие нормативных правовых актов:

— учет локальных нормативных правовых актов принимаемые предприятием:

— приобретение и эксплуатация электронных баз данных правовой информации;

— проведение подписки на газеты и журналы, являющиеся официальными источниками опубликования нормативных правовых актов, и публикующих нормативно-правовые акты по хозяйственной, финансовой, налоговой, трудовой и иной тематике, а также на электронные версии газет и журналов;

— проверка соответствия закону представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера по следующим направлениям:

Определение правомочности руководителя предприятия издавать приказ (другой акт правового характера) по данному вопросу;

Определение специалиста предприятия или руководителя подразделения, который компетентен подписывать правовой акт по конкретному правовому вопросу;

Определение степени необходимости согласования с подразделениями предприятия;

Определение правильности ссылок на законы и другие нормативные правовые акты;

— проверка этапов согласований подготовленных документов с заинтересованными подразделениями предприятия;

— визирование проектов, составленных правильно по существу и форме;

— возврат проектов без визы в подразделения (специалистам), разработавшим его, с приложением письменного заключения, в котором указываются положения, не соответствующие законодательству, и приводятся обоснованные ссылки на нормативные правовые акты, инструкции по делопроизводству, пр.;

— контроль за приведением проектов в соответствие с законодательством согласно письменному заключению, переданному с возвращаемыми в подразделения (специалистам) проектами;

— выдача руководителям (специалистам) подразделений предписаний об изменении или отмене актов, изданных с нарушением законодательства;

— ;

4.2. Для выполнения задачи по ведению договорной работы на юридический отдел возложены следующие функции:

— определение форм договорных отношений с учетом производственных и финансовых планов, взаимоотношений (хозяйственных связей) с контрагентами и других факторов;

— внесение руководству предприятия предложений о возможном способе установления договорных отношений:

Путем заключений договоров, подписываемых сторонами;

Путем подтверждения принятия заказа;

— разработка примерных форм договоров и передача их в структурные подразделения предприятия;

— проверка наличия на проектах хозяйственных договоров, представленных для визирования в юридический отдел, виз руководителей структурных подразделений, с которыми эти проекты должны быть согласованы;

— визирование проектов хозяйственных договоров, заключаемых предприятием с контрагентами, и передача их на подпись руководителю предприятия;

— составление протоколов разногласий в случае, если у юридического отдела возникли возражения по отдельным условиям договоров;

— рассмотрение протоколов разногласий, полученных от контрагентов:

Проверка своевременности составления протоколов контрагентами;

Законности и мотивированности возражений структурных подразделений против тех или иных предложений контрагентов;

— принятие мер к доарбитражному (несудебному) урегулированию разногласий в случае полного или частичного несогласия предприятия с предложениями контрагентов;

— обеспечение согласно установленному порядку нотариального удостоверения и (или) государственной регистрации отдельных видов договоров;

— анализ практики заключения и исполнения хозяйственных договоров за предыдущие годы по следующим направлениям:

Соответствие условий договоров как интересам предприятия, так и его контрагентов;

Определение условий, которые следует уточнить или изменить;

Определение перечня условий, подлежащих изменению в связи с изменениями законодательства, экономической и правовой ситуации в отрасли и на товарных рынках (введение в условия договора дополнительных санкций, технических оговорок, пр.);

— проверка состояния договорной работы в структурных подразделениях предприятия и в случае выявления недостатков (несвоевременного заключения договоров, «амнистирования» нарушителей договорной дисциплины, нарушений порядка расчетов с контрагентами, нарушений инструкций о порядке приемки продукции по количеству и качеству, др.) выработка предложений и разработка мероприятий по исправлению сложившейся ситуации;

— анализ данных о суммах штрафов, выплаченных предприятием за нарушение договорных обязательств, и принятие мер по пересмотру системы подготовки, заключения и исполнения договоров;

— .

4.3. Для выполнения задачи по ведению претензионной работы на юридический отдел возложены следующие функции:

— учет претензий и связанных с ними документов по единой утвержденной на предприятии форме (журнальной);

— разработка формы учета исполнения контрагентами своих обязательств;

— подготовка претензий и материалов к ним в количестве экземпляров, необходимых для передачи претензий контрагенту-нарушителю, оставления в деле и передачи в арбитражный суд;

— передача проектов претензий для визирования заинтересованными структурными подразделениями;

— предъявление претензий контрагентам;

— проверка соблюдения требований, указанных в претензиях на основе данных, представленных структурными подразделениями (при положительных ответах на претензии);

— подготовка и представление руководству предприятия соответствующих предложений по досудебному урегулированию или о предъявлении исков в арбитражный суд;

— контроль за исполнением претензий, предъявленных контрагентам, и ведение учета их исполнения;

— рассмотрение претензий, поступивших на предприятие:

Проверка их юридической обоснованности: не истекли ли установленные сроки исковой давности для данной категории дел, правильные ли ссылки заявителей претензий на нормативные акты, договоры и другие документы правового характера и т. п.;

Проверка фактических обстоятельств, изложенных в претензиях;

— составление проектов ответов на претензии и согласование с заинтересованными подразделениями;

— представление руководителю предприятия для утверждения решений о полном или частичном удовлетворении претензии;

— ;

4.4. Для выполнения задачи по ведению исковой работы на юридический отдел возложены следующие функции:

— принятие мер по соблюдению доарбитражного порядка урегулирования хозяйственных споров (если он установлен соответствующим документом);

— подготовка исковых заявлений и материалов для предъявления в арбитражные суды; предъявление исковых заявлений в арбитражные суды;

— изучение исковых заявлений, направленных предприятию;

— формирование по каждому исковому производству дел, в которые подшиваются копии исковых заявлений и приложений к ним, отзывы на исковые заявления, повестки о вызове на заседание арбитража (суда) и другие документы;

— подготовка встречных исковых заявлений, решений о добровольном удовлетворении исковых требований, предложений по заключению мировых соглашений;

— согласование с руководством предприятия состава специалистов, представительство которых необходимо в суде (представителей отдела материально-технического снабжения — по спорам, связанным с качеством сырья и материалов, поставленных предприятию; представителей отдела контроля качества — по спорам, связанным с качеством продукции, изготовленной предприятием, пр.);

— представительство в заседаниях суда;

— своевременное получение копий решений, определений и других документов, принимаемых судом или арбитражным судом по делу, имеющему отношение к предприятию;

— изучение решений, определений, постановлений и подготовка жалоб в случае, если есть основания считать их необоснованными;

— .

4.5. Для выполнения иных задач на юридический отдел возложены следующие функции:

— оформление заявок и других документов и передача их в государственные и муниципальные органы для получения лицензий, разрешений, торговых патентов, иных разрешительных документов, необходимых для осуществления деятельности предприятия;

— работа по страхованию имущества предприятия, страхованию ответственности в страховых организациях;

— участие в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности предприятия (договоров о материальной ответственности; инструкций, устанавливающих порядок поступления и приемки на предприятии материальных ценностей, учета их движения; инструкций учета выпуска и отпуска готовой продукции; пр.);

— проверка и визирование договоров о полной материальной ответственности;

— проверка соответствия закону проектов приказов об увольнении или переводе лиц, несущих полную материальную ответственность;

— участие в подготовке материалов о хищениях, растратах, недостачах и порче имущественных ценностей для принятия мер по возмещению ущерба;

— анализ совместно с заинтересованными подразделениями (бухгалтерией, отделом материально-технического снабжения, отделом сбыта и др.) причин, повлекших за собой порчу материальных ценностей, а также причин и условий, способствующих хищениям, возникновению потерь, пр.);

— участие в проверках, проводимых на предприятии государственными контрольно-надзорными органами с целью правового контроля за соблюдением проверяющими процессуальнымх действий, обоснованностью и правильностью выводов проверяющих, оформлением результатов проверок и составлением процессуальных документов, пр.;

— подписание актов проверок или протоколов об административных правонарушениях, выявленных в результате проверок на предприятии, изложение причин несогласия с ходом проверок и их результатами;

— представительство в государственных контрольно-надзорных органах, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях, выявленных на предприятии;

— обеспечение подразделений предприятия, отдельных работников нормативными правовыми актами, необходимыми для осуществления ими своих функций и обязанностей;

— разработка графиков приема работников предприятия для консультирования по юридическим вопросам;

— письменное и устное консультирование, оказание правовой помощи в составлении правовых документов;

— .

5. Права

Юридический отдел имеет право:

5.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений предприятия сведения, справочные и другие материалы, необходимые для осуществления деятельности отдела.

5.2. Представлять в установленном порядке предприятие в органах государственной власти, иных учреждениях и организациях по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.3. Вести самостоятельную переписку с государственными и муниципальными органами по правовым вопросам.

5.4. Давать структурным подразделениям и отдельным специалистам обязательные для исполнения указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.5. Принимать меры при обнаружении нарушений законности на предприятии и докладывать об этих нарушениях руководителю предприятия для привлечения виновных к ответственности.

5.6. По согласованию с руководителем предприятия привлекать экспертов и специалистов в отрасли права для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

5.7. .

6. Взаимоотношения (служебные связи)**

6.1. Юридический отдел взаимодействует со всеми структурными подразделениями по вопросам:

Получения:

— приказов, распоряжений, инструкций, проектов договоров для визирования и правовой экспертизы;

— материалов для предъявления претензий и исков к поставщикам и покупателям по поводу нарушения ими договорных обязательств;

— претензий, предъявленных предприятию контрагентами;

— имеющихся сведений о поставщиках, покупателях, иных контрагентах;

— заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов, разъяснение действующего законодательства;

— .

Предоставления:

— результатов правовой экспертизы на соответствие действующему законодательству представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций;

— согласованных претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств;

— ответов на претензии и иски контрагентов по поводу нарушения структурными подразделениями предприятия договорных обязательств;

— разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

— анализа изменений и дополнений законодательства;

— .

6.2. Юридический отдел взаимодействует с отдельными структурными подразделениями по специальным вопросам, а именно:

С главной бухгалтерией по вопросам:

Получения:

— проектов договоров о материальной ответственности;

— результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей;

— сведений о недостачах, хищениях, растратах товарно-материальных ценностей;

— материалов по взысканию дебиторской задолженности;

— .

Предоставления:

— расчетов на представительство отдела в судах (размеров госпошлин, штрафов, пр.);

— отчетов о расходовании средств, выделенных отделу;

— .

С финансовым отделом по вопросам:

Получения:

— проектов финансовых договоров для правовой экспертизы;

— заключений по претензиям и искам, предъявленных предприятию;

— документов о перечислении денежных средств по оплате госпошлины, в счет удовлетворения претензий и исков, предъявленных предприятию;

— сведений о дебиторской и кредиторской задолженности;

— .

Предоставления:

— решений по предъявленным предприятию претензиям, искам;

— обобщенных результатов рассмотрения претензий, судебных дел;

— разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;

— правовой помощи в претензионной работе;

— согласованных материалов о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности, предложений по принудительному взысканию долгов;

— .

С отделом сбыта по вопросам:

Получения:

— согласованных условий договоров по реализации продукции;

— сведений о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок и оплаты поставленной продукции;

— .

Предоставления:

— предложений по корректировке примерных хозяйственных договоров в зависимости от специфики отдельных контрагентов;

— заключений и ответов на предъявленные контрагентами претензии и иски по поводу неисполнения предприятием договорных обязательств;

— согласованных претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств;

— анализа изменений и дополнений гражданского законодательства;

— .

С отделом материально-технического снабжения по вопросам:

Получения:

— сведений о нарушениях контрагентами договорных обязательств, несоблюдении сроков поставок;

— материалов и необходимых расчетов для предъявления претензий и исков к поставщикам материально-технических ресурсов по поводу нарушения ими договорных обязательств;

— .

Предоставления:

— проектов договоров на приобретение материально-технических ресурсов;

— протоколов согласования разногласий по условиям заключаемых договоров;

— согласованных претензий и исков к поставщикам материально-технических ресурсов по поводу нарушения ими договорных обязательств;

— .

С по вопросам:

Получения:

— ;

— .

Предоставления:

— ;

— .

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник юридического отдела.

7.2. На начальника юридического отдела возлагается персональная ответственность за:

— соответствие законодательству визируемых и подписываемых документов;

— составление, утверждение и представление достоверной отчетности;

— обеспечение руководства предприятия информацией по правовым вопросам;

— своевременное, а также качественное исполнение документов и поручений руководства предприятия;

— недопущение использования информации работниками отдела в неслужебных целях;

— соблюдение трудового распорядка работниками отдела;

— .

7.3. Ответственность работников юридического отдела устанавливается должностными инструкциями.

7.4. .

Руководитель структурного подразделения

Согласовано:

Начальник юридического отдела

* Наименование организации, предприятия, учреждения должно строго соответствовать тому, которое закреплено в учредительном документе, если в нем закреплено и сокращенное наименование, оно помещается в скобках ниже полного наименования.

Для краткости в тексте положения используется одно название предприятие.

** Данный раздел дается как ориентировочный, поскольку со временем служебные связи между структурными и иными подразделениями изменяются («шлифуются») и в положения о подразделениях вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Итак, история семейная.

Мой отчим, видный дохтур, уложил к себе в больничку свою мачеху осьмидесяти лет. Такое вот сложное родство.

Дело в том, что бабушка, вполне физически крепкая и состоящая с нами в контакте лет двадцать, стала вязать узлы, куда-то собираться. Деньги, жалуется, у нее украли, надо сходить в милицию получить. Семнадцать тысяч якобы пенсия. И родичей моих она знать не знает (Они поженились? — (да, в 1979 году) — Я не знала…), но пасынка своего, моего отчима, признает. Правда, не знаю, за кого. Удивляется: разве его уже выпустили из тюрьмы? По комнате ее ходят некие люди, но это неважно, они ей не мешают. Они идут с работы к себе домой, а у нее курят.

Психиатр написал: «Полный распад личности.»

А родичи мои собрались за рубеж и на пару недель пристроили бабулю в больницу.

И отчим мой весь на нервах: а ну, как помрет, пока их нет? Перестраховался. Дал сестрам телефоны: мой и многие другие. Хотя помирать ей совершенно не с чего: все органы и системы работают изумительно, кроме одной, надзирающей за остальными.

Отчим построил во фрунт главную сестру и сказал ей:

— Так. В случае чего. В сейфе лежат деньги. Десять тысяч. Крематорий и все дела. Поняла?

— Поняла, поняла!

Трясется от груза ответственности.

— Хорошо поняла!

— Хорошо, хорошо поняла! А когда похороны?

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *