Сдача в архив

Оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соот­ветствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин­декса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк­турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подраз­делениях для использования в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва­ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко­торый затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа­цию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание коли­чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла­туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч­нем документов с указанием сроков хранения или после уточне­ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по­стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершаю­щий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об­разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных под­разделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж­дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель­ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю­чать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд­ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж­дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза­цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под­разделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред­назначенный для последующей передачи в государственный ар­хив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст­венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Подготовка документов к архивному хранению)

Подготовка дел к сдаче в архив

Подготовка документов в последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает следующие действия:

1. экспертиза научной и практической ценности документов

Это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Документы организации, делопроизводство по которым завершено, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяют к уничтожению. Отбор документов на уничтожение, на хранение и проведение экспертизы ценности документов осуществляют:

— ЦЭК (Центральные экспертные комиссии) – для министерств и ведомств.

— ЭК (экспертные комиссии) – для остальных организаций.

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя. В комиссию входят наиболее квалифицированные работники в количестве 3-ех человек.

Экспертная комиссия в своей работе должна руководствоваться:

— Положением об архивном фонде РФ;

— требованиями ГСДОУ;

— приказами Федеральной архивной службы России;

— типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения;

— типовым Положением об ЭК;

— номенклатурой дел организации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение. Для этого они просматривают описи, акты и другие документы.

ЭК работает вместе с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Они согласовывают свои действия с ЭПК архивного органа при выделении документов к уничтожению.

По результатам экспертизы ценности документов их распределяют на 4 группы по различным срокам хранения:

I. Постоянного хранения в государственных архивах.

II. Временного хранения (свыше 10 лет).

III. Временного хранения (до 10 лет).

IV. Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ОПИСЬ ДЕЛ.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, которая обеспечивает оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах.

1-ый – передается вместе с делами в ведомственный архив.

2-ой – прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК.

3-ий – остается как контрольный экземпляр на предприятии.

Опись дел:

— имеет отдельный порядковый номер для каждого дела;

— утверждает руководитель организации;

— согласовывается с ЭК;

— по личному составу и постоянного срока хранения утверждает ЭПК.

Дела:

— постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения принимают только по описям дел;

— временного (до 10 лет) принимают по номенклатуре дел.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу готовятся отдельные описи. Форма описи унифицирована на подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет) сроком хранения по истечении срока хранения включаются в АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ.

Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Чтобы исключить преждевременное уничтожение документов, нужно соблюдать следующие правила:

— дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января того года, в котором составлен акт. Например, срок хранения дела – 3 года. Дело закончено делопроизводством в 1999 году. Акт к уничтожению может быть составлен не раньше 1 января 2003 года.

— уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования (ДСП)», «Конфиденциально» производится в соответствии со специальными инструкциями.

2. оформление дел и подготовка к передаче их на архивное хранение.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Предархивная подготовка дел включает 2 этапа:

I. оформление дел

проводится лицом, ответственным за работу с документами. В зависимости от сроков хранения документов проводится ПОЛНОЕ или ЧАСТИЧНОЕ оформление дел.

ПОЛНОМУ оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Полное оформление дела предусматривает:

· перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь, т.к. при формировании дела в течение года получалась обратная хронологическая последовательность: декабрь – январь).

· Нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами.

· Составление внутри описи документов дела для наиболее ценных дел.

Она составляется для учета документов постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также в том случае, если заголовки документов не раскрывают конкретного их содержания. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

· Составление заверительной надписи дела.

Составляется на отдельном ЛИСТЕ-ЗАВЕРИТЕЛЕ, который находится в конце дела. Эта надпись отражает особенности физического состояния дела (при наличии повреждений, разрывов, склеек, отсутствие отдельных документов или их частей).

· Подшивку дела в твердую темную обложку из картона или переплет документов дела (наиболее ценные документы (например, рукописи) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки).

· Внесение необходимого уточнения в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации или структурного подразделения, если оно менялось, индекса, заголовка дела, даты и т.п.).

ЧАСТИЧНОМУ оформлению подлежат дела временного срока хранения (до 10 лет). Эти дела можно хранить в скоросшивателях, листы можно не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не располагать их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

II. Описание дела

Описание дела – это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

3. Описание дел

При этом на обложке указывают:

· Наименование организации

· Наименование структурного подразделения

· Индекс дела

· Номер тома

· Заголовок дела

· Аннотация к документам дела (постоянное хранение, наиболее ценные документы)

· Дата заведения дела

· Количество листов

· Срок хранения дела

4. обеспечение сохранности документов

этому способствует составление заверительной надписи дела и подшивка дела в твердую темную обложку из картона или переплет документов дела (при этом наиболее ценные документы (например, рукописи) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки).

5. передача дел в архив организации

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы. В небольших организациях нет архива, поэтому обязанности архивариуса совмещает секретарь. Он отвечает за сохранность документов и своевременную сдачу их в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов и архивов коммерческих негосударственных организаций осуществляется на договорной основе.

В договоре закрепляются:

· обязательства сторон;

· состав передаваемых документов;

· порядок и сроки передачи документов на хранение.

Организация может сократить срок хранения документов в своем архиве, если:

· прекращает деятельность;

· осуществляет нестабильную деятельность;

· отсутствуют условия для хранения документов.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, то архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. При этом составляется документ, фиксирующий факт выдачи дела конкретному сотруднику, который будет отвечать за сохранность дела и за своевременный возврат дела обратно в архив.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Глава 13. Подготовка дел к архивному хранению

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в ведомственный архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в ведомственный архив принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного срока хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.)- Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), — это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

1) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

2) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Образец оформления общего бланка документа с угловым вариантом расположения реквизитов на формате А4

Образец оформления общего бланка документа с продольным вариантом расположения реквизитов на формате А4

Образец оформления бланка конкретного вида документа (приказа) с угловым вариантом расположения реквизитов на формате А5

Образец оформления бланка письма с угловым вариантом расположения реквизитов на формате А4

Образец оформления бланка должностного лица на формате А4 (бланк конкретного вида документа)

Образец документа (справки по личному составу)

Образец оформления титульного листа устава

Типовая (унифицированная) форма положения о структурном

подразделении

Типовая (унифицированная) форма структуры и штатной

Численности

Типовая (унифицированная) форма штатного расписания

Типовая (унифицированная) форма должностной инструкции

Образец оформления постановления

Образец оформления решения

Образец оформления совместного распорядительного документа

(приказа)

Образец оформления приказа по основной деятельности

Образец оформления приказа по личному составу

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) — Типовая межотраслевая форма № Т-8

Образец оформления распоряжения

Образец оформления служебного письма

Образец оформления протокола

Образец оформления акта

Образец оформления докладной записки

Образец оформления выписки из приказа

Большой архив схем

Мы стараемся что бы в нашем каталоге схем вы сможете найти все что вам нужно схемы на любой вкус и любой категории, сайт постоянно развивается, но и ваша помощь нам не помешает , вы можете оставить свои пожелания, замечания или ошибки которые вы заметили в любой из форм общения — форум , гостевая книга, или обратная связь. Если вы более активны и хотите сделать свой вклад в развитие радиотехники, милости просим вы с легкостью можете добавить свою схемы или статью на сайт, просто создав блог и выбрав определенную категорию, либо можете добавить материал на форум.
Вот только некоторые из наших категорий : трансиверы, приемники, передатчики, радиомикрофоны, ламповая аппаратура, зг, унч, увч,ум,ксв и св-метры,антенны,аппаратура для занятий спортом,прослушки,жучки,смесители,фильтры,рации, микро-трансиверы, измерительные приборы всех категорий, от ом метров и вольтметров до частота-метров и осцилографов, звуко техника, аккустика, светотехника, источники питания, для компьютеров, металлоискатели,ардуно и многое другое.

Схемы для радиолюбителей

Схемы ТРАНСИВЕРОВ
на все радиолюбительские диапазоны

Схемы ПЕРЕДАТЧИКОВ
на все радиолюбительские диапазоны

Схемы ПРИЕМНИКОВ
на все радиолюбительские диапазоны

Схемы РАЦИЙ

и МИКРО-ТРАНСИВЕРОВ

Схемы КОМПЛЕКТУЮЩИХ

радио аппаратуры:

ЗГ,УВЧ,УНЧ, смесителей,фильтров и др.

Схемы аппаратуры и её

комплектующих на ЛАМПАХ

Схемы аппаратуры

для занятий

радиоспортом

Схемы микро-передатчиков

жучки, радио микрофоны,

FM-передатчики, прослушки.

Конструкции

радиолюбительских антенн

на все диапазоны

Схемы усилителей мощности

( УМ )

для любительских передатчиков

Схемы приставок и доп.приборов

для радио аппаратуры:

КСВ и СВ-метры,конвекторы и др.

резерв

можете предложить идею

Остальные схемы:

Схемы связанные с освещением
и светотехникой

Схемы LED, СДУ, ЦМУ
устройств, новогодних гирлянд и др.

Раздел начинающего
радиолюбителя

Схемы металлоискателей
детекторов метала и т.п.


Схемы компьютерных гаджетов,
доработок ПК,ремонта ПК,
и все что с ним связанно

Схемы устройств,для
безопасности и
самообороны


Все про ARDUINO
+ проекты

Схемы для дом, автоматики,
умный дом и др.

Современные сети
GPS, Wi-Fi, антенны…… .

Схемы для
АВТОЛЮБИТЕЛЕЙ

Радиотехника в
МЕДИЦИНЕ

РОБОТОТЕХНИКА
и комплектующие узлы

ТЕЛЕВИДЕНИЕ

теги: схема,архив,каталог,печатная,плата,радиолюбитель,радиотехника,радио,трансивер,передатчик,радиостанция,приемник,радиопередатчик,детектор, амплитудная,модуляция,частотная,фазная,одна,боковая,полоса,ssb,cw,tx,rx,dx,tda,pic,atmel,диапазон,св,свч,увч,пч,фнч,фвч,фпч,зг,ум,узч,умзч,унч, упч,кв,укв,си-би,3g,wifi,конструкция,антенна,мачта,штырь,луч,контур,буфер,усилитель,частота,низкая,высокая,промежуточная,входной,фильтр,задающий,генератор, гетеродин,сверхгетеродин,измерительный,прибор,нагрузка,управление,порт,ом,омметр,метр,ксв,вольтметр,амперметр,мультиметр,ампер,вольт,источник,питания, блок,высокочастотный,импульсный,инвекторный,инвектор,высоковольтный,конвектор,конвертер,принципиальная,структурная,паять,своими,руками,самодельный, конструкция,компьютер,бестрансформаторный,трансформатор,гирлянда,свет,техника,arduino,ардуино,проекты,новые,что,такое,автоматика,сигнализация ,автомат,контроллер,микроконтроллер,на,транзисторах,микросхемах,на лампах,металлоискатели,начинающим,обучение,схематека,аудио,audio,савбуфер,смеситель, микшер,микрофон,ас,акустика,система,частотомер,асцилограф, сделай,сам,зонд,пробник,прибор,программатор,зарядное,устройство,зу,сварочный,аппарат,тв,коаксиальный,кабель,измеритель,емкость, конденсатор,резистор,диод,ресивер,линейный,индикатор,сигнал,накал,выходной,импульс,резонанс,цифровой,аналоговый,элемент,питание,микроконтроллер,герц,мега,кило,кгц,мгц,гц,схемы

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *