Сэд евфрат документооборот

«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.
Работа в локальном офисе
Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:
— автоматизировать регистрацию документов и заданий;
— обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
— осуществлять мгновенный поиск информации;
— контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
— проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
— организовать долговременное хранение документов организации;
— обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Работа в территориально-распределённой организации
Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.
Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:
— АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;
— АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;
— «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
— «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
— «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
— средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
— «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.Дополнительные модули системы:
«HTTP-сервер»
В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
APM «Архивариус»
Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.
APM «Руководитель»
Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.
Архитектура системы
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент — серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.
Преимущества системы
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.
— Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.
— Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).
— Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.
— Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.
— В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.
— Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.
— Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
— Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
— Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
— Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.
— Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
— Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
— Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».
— Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».
Скриншоты
Регистрация документа

Дизайнер маршрутов

Настройка структуры организации

АРМ «Руководитель»

Стоимость
— ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 10 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 58280 руб.
— ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 25 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 115050 руб.
— ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 50 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 201700 руб.

«Дело» Преимущества СЭД «Дело»

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

· формирование отчетности.

Среди недостатков системы «ДЕЛО» присутствуют:

  1. отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;
  2. неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов;
  3. отсутствие графического представления о состоянии и прохождении документов.

«Интертраст»

Характеризуется рядом выгодных преимуществ:

  1. — готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства; модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом; многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;
  2. — возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;
  3. — масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;
  4. — корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;
  5. — реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;
  6. — возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;
  7. — наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;
  8. — наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;
  9. — совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;
  10. — интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;
  11. — возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;
  12. — возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
  13. — надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

Среди недостатков этого программного продукта особенно заметны следующие:

  1. Рабочие места системы поддерживают не все ОС: версия 3.6 поддерживает Windows и Linux, версия 4.0 – поддерживает еще Mac OS (с некоторыми ограничениями)
  2. Web-интерфейс реализован для популярных браузеров: IE(8 и 9), FireFox, Safari и Google Chrome
  3. Система разработана так, чтобы можно было подстраиваться под специфику разных компаний. Вследствие этого – при отсутствии у заказчика нужной квалификации – при внедрении может потребоваться помощь производителя или его партнеров
  4. Система не ориентирована на малый бизнес. Внедрение на число рабочих мест менее 20 может быть неэффективным
  5. Внешний вид и функционал СЭД настраивается под конкретного пользователя и зависит от его бизнес-роли. Интерфейс последней версии продукта (4.0) разработан дизайнерской студией А.Лебедева и характеризуется интуитивной понятностью и простотой. Приложения для iOS имеют нативный интерфейс.

«Optima-Workflow»

К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.

Недостатки: копировать ссылки на объекты нельзя. Нет возможности создавать пользовательские папки.

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами – работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

«Documentum»

К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.

Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Представляем вашему вниманию исследование СЭД, которое фокусируется исключительно на технологических параметрах. За скобками мы оставили рыночные показатели поставщиков и функциональные возможности продуктов, потому что они уже достаточно хорошо освещены в других работах. Надеемся, исследование будет вам полезно!

За основу исследования были взяты данные из обзор подготовленого порталом TAdviser «Российский рынок СЭД/ECM-систем». В качестве ключевых критериев оценки СЭД выбраны следующие:

    1. Архитектура
    2. Инфраструктура
    3. Использование
    4. Развитие
    5. Внешняя среда

Методика исследования

На основе анализа общих тенденций в архитектуре и разработке прикладных систем для корпоративного использования, а также опыта глобальных лидеров ECM, был сформирован портрет «идеальной СЭД» — какой могла бы быть система электронного документооборота, если бы она отвечала всем современным требованиям. Некоторые параметры идеальной СЭД взяты с запасом — ни одна из действующих систем еще не в состоянии им соответствовать. Таким образом, наша идеальная СЭД не только служит инструментом сравнения, но и задает вектор дальнейшего развития.

Идеальная СЭД — подвижная цель

Разумеется, идеальной СЭД в природе не существует. Да и не может существовать — потому что развитие технологий сегодня опережает цикл разработки прикладных решений, и любая реальная система а-приори отстает от идеала. Если посмотреть в ретроспективе на определение Enterprise Content Management от Gartner, то можно увидеть, что состав и доля конкретных технологий, включаемых аналитиками в джентльменский набор ECM-решений, постоянно менялся. Это будет продолжаться и дальше, и, скорее всего, с большей скоростью. То есть само определение идеальной СЭД, используемое как базис для сравнения, нужно регулярно пересматривать и актуализировать, не менее чем раз в год. В рамках этого обзора мы сформировали свое видение идеальной СЭД.

Пока вендоры СЭД будут придерживаться традиционной релизной политики и каскадной методологии разработки, этот разрыв будет только увеличиваться и может привести к исчезновению СЭД как класса — их функции могут быть «растащены» смежными системами. Например, облачные хранилища возьмут на себя роль репозитория документов, а функции коллективной работы и управления задачами будут реализованы на базе мессенджеров.

Сравнение с идеалом вместо рейтингования

В ходе исследования каждая из представленных систем сравнивалась на предмет близости к идеалу. По каждому пункту была разработана шкала оценки, учитывающая современные тренды и историческую перспективу.

Например, общепризнано, что архитектура «клиент-сервер» на текущий момент считается устаревшей и не может обеспечить достаточной гибкости, масштабируемости и надежности. С другой стороны, на пике популярности сейчас находится микросервисная архитектура, позволяющая реализовать концепцию «непрерывного внедрения» и ускорить таким образом доставку новых функций бизнесу. Соответственно, между этими двумя полюсами выстраивается шкала оценок.

В порядке исключения по некоторым критериям, где затруднительно выявить идеальные параметры, проводилось прямое рейтингование. Например, по требованиям к ресурсам для обеспечения работы системы на 1000 пользователей. В этом случае шкала оценок привязывалась к занятым в рейтинге местам. Аналогичным образом выставлялись оценки по критериям «интеграция» и «эксплуатация».

Также в ходе исследования выявилась группа критериев, для которых по разным причинам не удалось построить шкалу оценки. В частности, масштабируемость, которая по факту определяется архитектурой, и это уже было учтено в оценке. Также был исключен из оценки критерий качества и полноты API и по критерию поддерживаемых протоколов. Эти пункты оставлены в анкетах в качестве справочной информации.

Критерии включение и исключения

На российском рынке представлено больше сотни систем, декларирующих свою принадлежность к классу СЭД (по данным портала Docflow.ru). Даже за вычетом устаревших систем, модулей известных СЭД, внесенных в каталог в качестве самостоятельных позиций и уникальных заказных разработок, все равно остается несколько десятков продуктов. По этой причине полное исследование рынка было бы весьма затратно и едва ли бы практически полезно.

Поэтому, чтобы сузить область исследования, прежде всего было принято решение исключить из рассмотрения западные ECM-системы. В итоге было решено провести исследование по следующей выборке:

    1. DIRECTUM
    2. DocsVision
    3. EOS for SharePoint
    4. TerraLink xDE
    5. TESSA
    6. Логика ECM
    7. МСВСфера-Инфооборот
    8. Первая Форма
    9. ТЕЗИС

В дальнейшем из этого списка были исключены несколько систем:

  • TerraLink xDE — как решение на основе импортного продукта Open Text.
  • Логика ECM — потому что по факту это зонтичный бренд, под которым выступает шесть разных продуктов:
  • МСВСфера-Инфооборот — по причине ориентации продукта преимущественно на сегмент защищенных систем, где действует другая логика принятия решений, основанная на документах ФСТЭК.
  • Первая Форма – поскольку это не совсем СЭД, а «система управления класса workflow», как сообщается на сайте.

Дополнительно в исследование была включена система ДЕЛО как наиболее известный и массовый продукт класса СЭД. Таким образом, в финальный перечень вошло шесть систем. В ходе исследования использовалась информация, доступная из открытых источников.

➢ DIRECTUM
➢ DocsVision
➢ EOS for SharePoint
➢ ДЕЛО
➢ TESSA
➢ ТЕЗИС

Результаты исследования

Результаты исследования представлены в виде сводной таблицы с абсолютным суммарным значением баллов и в нормализованном виде — в процентах отклонения от идеальной СЭД. На основе этих данных могут быть проведены любые попарные сравнения представленных систем.

Для относительного сравнения систем в группе были посчитаны средние значения по пяти осям — архитектура, инфраструктура, использование, развитие и внешняя среда. В итоговой таблице выделены цветом значения, превосходящие среднее.

Сильные стороны и недостатки исследуемых СЭД

В исследовании рассматривались следующие системы (приводятся в алфавитном порядке):

  • Directum, версия 5.4
  • DocsVision, версия 5
  • EOS for SharePoint, версия 4.3.1
  • TESSA, версия 2.5
  • ДЕЛО, версия 17.1
  • ТЕЗИС, версия 4.2.2

По итогам исследования сформировалось три кластера систем. Первый кластер представлен одной СЭД ТЕЗИС, технологически отличающаяся от всех остальных, это единственная открытая система на стеке Java. Во второй кластер вошли близкие по технологическим подходам DocsVision, TESSA и EOS for SharePoint — их объединяет приверженность платформе Microsoft, в том числе самым современным. Третий кластер образуют ДЕЛО и Directum, имеющие под капотом довольно много унаследованных технических решений, что создает риск для дальнейшего развития этих продуктов.

ТЕЗИС

СЭД «ТЕЗИС» — Java-приложение, реализованное на платформе CUBA. Благодаря свойствам платформы, обеспечивается хорошая масштабируемость и надежность. Собственно, платформа CUBA предназначена для быстрой разработки корпоративных приложений и СЭД может рассматриваться как частный случай. CUBA является открытой платформой, широко поддерживаемой международным коммьюнити разработчиков. В 2015 году компания Haulmont была выбрана Gartner в качестве участника секции Emerging Technologies Exhibitor на конференции Gartner Symposium, что можно расценивать как факт признания достижений российских разработчиков на международном уровне. Язык Java остается одним из самых популярных языков программирования, и это гарантирует постоянное наличие кадровых ресурсов разного уровня квалификации, что позволяет гибко подходить к формированию команды.

Архитектура ТЕЗИС допускает разработку дополнительных компонент для расширения функциональности и интеграции. Особо стоит отметить, что механизм наследования Java позволяет переопределять даже базовые классы системы без необходимости вносить изменения не посредственно в их код.

В ТЕЗИС нет десктоп-клиента, только веб, включая все функции администрирования. Учитывая общий тренд в корпоративном ПО на использование веб-приложений, это не является недостатком. Скорее наоборот: отсутствие толстого клиента значительно упрощает развертывание и сопровождение ТЕЗИС, а также экономит ресурсы разработчика.

DocsVision

DocsVision представляет зрелое решение с богатой историей, в версии 5 реализованное на новой технологической платформе. Это обеспечивает преемственность наработок и актуальность технических решений. В СЭД DocsVision отлично проработана структура и управление хранилищем документов, есть клиентские интерфейсы в разных средах —Windows, web и mobile.

К недостаткам системы можно отнести все еще существующую привязку к единственной платформе Microsoft (которую компания намерена в скором времени преодолеть и уже анонсировала планы по поддержке ОС Linux и СУБД PostrgeSQL). Высокий по сравнению с другими СЭД аппетит к аппаратным ресурсам также стоит рассматривать как негативный фактор.

TESSA

TESSA — современная система на основе технологий Microsoft. Отсутствие унаследованных решений позволяет ей развиваться быстрее и динамичнее. Web-клиент также реализован с использованием новейших технологий. TESSA имеет весьма хороший потенциал развития.

Из недостатков — также сфокусированность на Microsoft. В условиях импортозамещения это может стать ограничением для входа в некоторые сегменты рынка. Если не принимать в расчет политические факторы и работать в коммерческом сегменте, это не столь критично. Однако разработчик анонсировал предстоящую миграцию на Linux/PostreSQL. При несомненных плюсах такого решения есть риск, что это может привести к размыванию технологического фокуса.

EOS for SharePoint

SharePoint является одним из лидеров рынка ECM (а теперь и CSP), и это дает заметную фору прикладным решениям на этой платформе. EOS for SharePoint использует преимущества платформы и опыт компании ЭОС в электронном документообороте с российской спецификой.

Из недостатков необходимо указать на изрядно высокие требования к аппаратным ресурсам. Кроме того, можно было бы получить больше преимуществ от использования платформы SharePoint, если двигаться в сторону большей открытости архитектуры — в магазине приложений Microsoft доступно более тысячи плагинов для SharePoint, с их помощью можно было бы расширить возможности продукта.

ДЕЛО

Интерфейс системы ДЕЛО тщательно проработан и удовлетворяет разным категориям пользователей. Функциональная полнота решения ЭОС подтверждается достаточно неплохим соответствием требованиям MoReq.

Чтобы полностью соответствовать критериям импортозамещения, разработчик выполняет перенос системы на стек Linux/PostgreSQL, но это еще не отражено в прайс листе.

Исторически разработка ДЕЛО ведется на стеке Microsoft и вряд ли это кардинально изменится. Архитектура системы ДЕЛО своими корнями уходит в эпоху «клиент-сервер» — первая версия была выпущена в 1996 году. Хотя впоследствии архитектура была расширена и сейчас является частично трехзвенной, это может оказаться препятствием в дальнейшем развитии. Учитывая большой объем унаследованного кода, переход на новую архитектуру не представляется экономически оправданным.

Система ДЕЛО многие годы была лидером рынка СЭД, однако в изменившихся условиях удерживать лидерство будет все труднее — поскольку отсутствует возможность трансформации в сервисную архитектуру и полноценная поддержка бизнес-процессов.

Directum

К числу несомненных преимуществ Directum, ярко выделяющих его на фоне других систем, следует отнести отлично проработанный интерфейс, использование идей геймификации для вовлечения и обучения пользователей и самый широкий набор дополнительных модулей, отраслевых решений и интеграций. Все это делает работу с системой приятной и удобной.

Но в контексте технологических критериев данного исследования показатели Directum не столь блестящи. Основной и неустранимый риск создает использование собственного инструментария разработки IS Builder и языка ISBL. Это ограничивает «кормовую базу» экосистемы Directum только партнерами и клиентами. Концепция языка ISBL восходит к языкам 4GL, таким как Delphi (), пик популярности которых миновал в начале нулевых в связи с массовым переходом к разработке веб- приложений, где Java и C# оказались гораздо эффективнее.

Еще одним существенным ограничением Directum является его жесткая привязка к платформе Microsoft. Дело здесь не только в импортозамещении — хотя сам Directum внесен в реестр Минкомсвязи. В корпоративном сегменте растет доля Linux и СПО, и это глобальная тенденция, вызванная не просто попыткой экономить на лицензиях, а требованиями ускорить разработку и внедрение решений, чего в принципе невозможно добиться на закрытых платформах. В нашей стране наиболее четко артикулировал эту позицию Сбербанк.

Сводные оценки

В первой колонке (Идеальная СЭД) мы видим максимальное число баллов, которое могло быть присвоено системе по каждому из критериев. В последней колонке — арифметическое среднее оценок всех исследуемых СЭД, зеленым цветом выделены значения выше среднего.

*Зеленым цветом выделены значения выше среднего.

Графики

На графиках визуально представлено, насколько каждая из реальных СЭД отличается от идеальной.

Таблицу с детальными оценками можно посмотреть

Полный вариант текста доступен

Во вложенных файлах — детальная оценка каждой СЭД, участвующей в исследовании.

Приложенные документы

Ссылки на документы:

Станислав Макаров, независимый эксперт

CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы.
Не все задачи работы с документами могут быть решены в рамках системы автоматизации общего делопроизводства. Наличие отдельных систем, автоматизирующих разные бизнес-процессы (управление персоналом, работа с клиентами и др.), а также работу с разными видами документов (договорами, обращениями граждан, заявками и пр.) позволяет организовать бизнес-процессы в полном соответствии со стандартом и решать соответствующие задачи на высоком профессиональном уровне.
При этом можно внедрить в компании как одну, так и несколько систем CompanyMedia в любой комбинации в зависимости от того, какие процессы необходимо автоматизировать.
CompanyMedia включает системы:
— автоматизирующие ведение делопроизводства и управление документооборотом («CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Документы», «CompanyMedia-Информационно-справочная система», «CompanyMedia-Факс», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMedia-Workflow»);
— обеспечивающие информационную поддержку рабочих процессов, присущих любой организации («CompanyMedia-Клиенты и контакты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Заседания»);
— автоматизирующие работу кадровой службы («CompanyMedia-Управление персоналом»);
— автоматизирующие взаимодействие пользователей с отделом технической поддержки (система «CompanyMedia-HelpDesk»);
— обеспечивающие возможность обучения работе в системе CompanyMedia («CompanyMedia-Корпоративный тренинг»).
CompanyMedia обеспечивает пользователям такие основные возможности, как:
— подготовка и согласование документов;
— регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительных документов и пр.;
— создание и ведение папок документов;
— создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;
— контроль исполнения документов и резолюций;
— сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов;
— подготовка, регистрация договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;
— информационная поддержка работы с клиентами;
— планирование работ, контроль исполнения планов;
— ведение проектов;
— учет рабочего времени сотрудников;
— подготовка совещаний и заседаний, контроль исполнения решений;
— автоматизация кадрового делопроизводства;
— автоматизация взаимодействия пользователей и службы технической поддержки.
Возможность осуществлять в системе электронного документооборота CompanyMedia весь цикл работы с документами (от их создания/получения до архивирования) приводит к сокращению времени на их прохождение по структурным подразделениям, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, что повышает их качество и надежность за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Также с внедрением CompanyMedia сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.) и затраты на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования), содержание бумажного архива.
CompanyMedia характеризуется рядом выгодных преимуществ:
— готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства;
модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом;
многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;
— возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;
— масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;
— корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;
— реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;
— возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;
— наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;
— наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;
— совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;
— интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;
— возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;
— возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
— надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.
CompanyMedia — одна из старейших систем автоматизации документооборота на российском рынке. Она объединяет в себе опыт многих компаний, которые внедрили и используют ее у себя. Выбирая CompanyMedia, вы выбираете не только продукт, но и команду высококлассных специалистов, которые обладают богатейшим опытом и любят свое дело.
Эксплуатация CompanyMedia позволяет исключить риски:
— несвоевременной доставки информации;
— невыполнения или несвоевременного выполнения сотрудниками выданных руководством поручений;
— потери информации при ее передаче и хранении;
— длительного согласования проектов документов, и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;
— несвоевременного выполнения деловых обязательств.
Система CompanyMedia может функционировать в крупных компаниях и корпорациях, которые имеют разветвленную систему филиалов в городах, расположенных в разных часовых поясах. Это позволяет создать единое информационное пространство между головным офисом и филиалами компании.
В CompanyMedia могут быть использованы технологии, обеспечивающие защищенный, юридически значимый электронный документооборот. В частности, система Locker. Она выполняет операции шифрования и вычисления электронно-цифровой подписи в среде Lotus Notes на основе сертифицированных средств криптозащиты (СКЗИ).
С системой также прекрасно работает eToken – электронный ключ-брелок, который позволяет отказаться от использования жесткого диска и дискет для хранения пароля доступа в систему, обеспечивает высокую защищенность информации и дает возможность легко работать с системой с разных рабочих мест.
CompanyMedia создавалась в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и отвечает требованиям действующей государственной нормативной базы, что подтверждено сертификатами качества Госстандарта РФ, сертификатом соответствия ИСО 9001-2001. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *