Система ключевых показателей

Поделиться в соцсетях

Доказано: сотрудники любой компании работают в разы эффективней, если перед ними стоят конкретные задачи и предусмотрены «плюшки» за их безукоризненное выполнение.

В этой статье мы расскажем, что такое KPI сотрудников (ключевые показатели эффективности), как их рассчитать, а затем безболезненно внедрить в работу организации.

Что такое KPI?

KPI (расшифровка аббревиатуры: Key Performance Indicator) — количественно измеримый показатель эффективности конкретной деятельности и фактически полученных результатов.

Виды KPI компании:

• результата — какой результат получили в процессе выполнения задач;
• затрат — использованное количество ресурсов;
• производительности (эффективности) — соотношение результата и затраченных на его достижение материальных ресурсов и времени.

Итак, если говорить о KPI в интернет-маркетинге, то их можно разделить на 4 группы:

1. Целевые — ключевые показатели результативности, значение которых указывает на то, достигли вы поставленных маркетинговых целей или нет.
2. Процессные — оценка эффективности самого процесса работы. Благодаря анализу показателей KPI, можно ускорить выполнения задач за счет выявления и устранения замедляющих факторов на каждом из этапов выполнения задач.
3. Проектные — система расчета эффективности конкретного проекта, например, анализ показателей для сайта.
4. Внешней среды — это количественно измеримые показатели на рынке, на которые не может повлиять конкретный сотрудник (колебание ценовых показателей). Их нужно учитывать при разработке целевых KPI.

Например, если вы хотите, чтобы в этом месяце ваша компания продала на 20 % больше, значит количество успешных сделок — это KPI для отдела продаж. Если вы поставили цель заполучить 200 новых клиентов, то количество привлеченных покупателей — KPI интернет-маркетолога.

Но важно понимать, что достижение ключевых целей компании напрямую зависит от качественного выполнения плановых задач всеми сотрудниками отделов предприятия.

Нельзя перевести отдел продаж на такую систему, а маркетологов и производство оставить на фиксированной ставке. Работа менеджера по продажам напрямую зависит от результатов деятельности маркетингового отдела (продвижение продукта, развитие бренда, реклама, привлечение потенциальной ЦА и т.д.) и от бесперебойной работы производства (качество продукта, скорость изготовления, объемы).

Если менеджеры материально мотивированы, то другие отделы, работающие на «фиксе», вряд ли будут предпринимать какие-либо лишние телодвижения ради того, чтобы менеджеры выполнили свой план.

Все подразделения должны работать сообща ради общего блага — достижения цели компании.

Нужно ли внедрять KPI в бизнес?

Система оценки KPI в последнее время стала неотъемлемой частью построения эффективного бизнеса. Особенно это касается предприятий, задействованных в торговле, где крайне необходима четкая система анализа работы каждого подразделение, учет расходов и продаж.

Стоит подчеркнуть, что ключевые показатели эффективности деятельности организации успешно применяются в крупных предприятиях, имеющих четкую структуру подразделений и управленцев.

Используя расчет показателей продуктивности, руководитель может объективно оценить работу каждого отдельного сотрудника в конкретных цифрах, а также определить наименее эффективных людей в своей компании. Далее — мотивировать их на выполнение задач, а если результат по-прежнему будет неудовлетворительным — заменить на более продуктивных специалистов.

KPI используется не только для оценки эффективности работы, но и для построения мотивационной системы персонала в процессе геймификации бизнеса. Суть KPI, как и любой другой системы мотивации сотрудников, состоит в том, чтобы объединить цели конкретного работника с общими целями компании. То есть желание вашего специалиста зарабатывать больше должно логично пересекаться со стремлением выполнить и перевыполнить конкретный план.

Далее мы поговорим о том, для чего нужны KPI интернет-маркетологу, как их правильно составить.

Как разработать KPI интернет-маркетолога?

Давайте подробнее рассмотрим KPI (ключевые показатели эффективности) и примеры их применения.

Прежде всего необходимо решить, какие задачи в вашей компании выполняет интернет-маркетолог. Важно учитывать, что формула расчета KPI сработает только в том случае, если показатели по задачам маркетолога математически измеримы и зависят от самого специалиста.

5 показателей эффективности маркетолога:

1. увеличение охвата целевой аудитории;
2. привлечение новых клиентов — рост численности;
3. повышение лояльности клиентов — количество положительных отзывов, рекомендаций и т.д.;
4. увеличение количества повторных покупок — разработка стратегий;
5. повышение узнаваемости и уровня доверия к бренду.

Для выполнения этих задач маркетологу выделяются определенные человеческие (дизайнеры, аналитики, копирайтеры, программисты и т.д.) и материальные ресурсы. Без контролируемого бюджета вы не сможете соотнести потраченные ресурсы с полученным результатом маркетолога.

Чтобы запустить систему, вам необходимо:

• определить глобальную цель компании — какой результат вы хотите получить за определенный промежуток времени;
• сформулировать и поставить конкретные цели маркетологу;
• разбить оклад маркетолога на фиксированную часть и премиальную, которая будет зависеть от показателей эффективности (например: 70 % — фиксированная ставка, а 30 % — оплата за выполнение плана);
• определить ключевые показатели оценки работы маркетолога;
• разработать план с оптимальным значением показателей эффективности.

Кроме того, чтобы организовать процесс постановки задач, оперативно вносить данные и обеспечить контроль выполнения KPI, необходимо внедрить CMS-систему, в крайнем случае воспользоваться функционалом Excel.

Расчет KPI на конкретном примере

Как рассчитать KPI? Давайте разберем на примере маркетолога интернет-магазина.

Шаг 1. Выбираем 3 ключевых показателя эффективности маркетолога (рекомендуется брать 3-5 показателей):

1 — количество привлеченных клиентов на сайт;

2 — количество повторных покупок существующих клиентов;

3 — число положительных отзывов, рекомендаций, оставленных после покупки на сайте и в социальных сетях магазина.

Шаг 2. Определяем вес каждого показателя. Общая сумма весов равна 1. Максимальный вес относим к наиболее важному (приоритетному) показателю и получаем:

1. новые клиенты — 0,5;
2. повторные покупки — 0,25;
3. отзывы — 0,25.

Шаг 3. Анализируем статистические данные за последние полгода по каждому показателю и составляем план:

Шаг 4. Ведем расчет KPI, пример которого ниже:

Цель — это плановый результат, которого должен достичь маркетолог, факт — фактически достигнутый показатель.

Мы видим, что маркетолог выполнил план не полностью, но общий показатель равен 113,7 %, что является более чем удовлетворительным результатом.

Если индекс ключевых показателей эффективности менее 99 %, переменная часть вознаграждения (премия) пропорционально уменьшается.

Благодаря такой таблице мы видим проблемную зону, с которой маркетолог не справился. Возможно, это результат неправильной стратегии повышения лояльности клиента. С другой стороны, задача могла быть провалена по причине неадекватного плана. Так или иначе, этот участок необходимо взять на контроль. В случае, если ситуация не улучшится, стоит пересмотреть требования KPI.

Придерживаясь этой логики, вы поймете, что такое KPI в продажах, на производстве и других подразделениях, как их нужно рассчитывать и внедрять.

Формат расчета может меняться в зависимости от поставленных целей. В него могут включаться новые значения. Например, вводится показатель числа выполненных, невыполненных целей, подключается система штрафов за низкие результаты по приоритетным позициям плана.

Например, если план выполнен менее, чем на 70 %, то переменная часть вознаграждения может вовсе не выплачиваться сотруднику.

Существует и такой вариант системы вознаграждения за выполнение плана продаж:

Как мотивировать команду на выполнение KPI

Мотивировать команду на продуктивную работу можно не только деньгами. Приятные бонусы, подарки, дополнительные выходные, тренинги за счет компании и другие «плюшки» могут вдохновить сотрудника не хуже, чем зарплата. Такая система также основана на контроле показателей эффективности, но в этом случае оклад сотрудника не зависит от результатов его работы. А вот за выполнение плановых задач он получает баллы, которые обменивает на желаемый бонус.

Таким образом, можно оставить сотрудников на фиксированном окладе, но в то же время мотивировать их на выполнение плана.

В команде Marketing Gamers, к примеру, внедрена игровая система мотивации, где за успехи в работе сотрудники получают «эмпы» (внутренняя валюта MG). Эти баллы помогают нашим специалистам быстрее достигать целей и воплощать мечты в реальность: прыжок с парашютом, путешествие или новый гаджет.

Это игровая схема мотивации для сотрудников MG:

В качестве заключения

Введение KPI — часто болезненный процесс. Не все сотрудники могут быстро переключиться на новую систему. Несложно понять беспокойство человека, который раньше отрабатывал свои часы, а в конце месяца забирал фиксированную сумму. Но преодолеть сопротивление можно, внедряя систему постепенно:

• Внятно объяснить персоналу не только то, как расшифровывается KPI, но и рассказать, зачем нужна такая система, какую выгоду получит от этого каждый конкретный сотрудник.
• Запустить систему в тестовом режиме, чтобы вовремя выявить и исправить ошибки, максимально точно определить показатели эффективности для каждого работника, отдела, компании в целом.
• Если вы решили вводить переменную часть зарплаты, то делайте это поэтапно: 90 % — фиксированная ставка, 10 % — премия, затем — 80 % на 20 %, окончательное соотношение — 70 % на 30 %.

Введение системы KPI в работу организации — это справедливая зарплата, увеличение результативности бизнеса, сплоченная и мотивированная команда. Каждый сотрудник заинтересован в достижении целей компании, так как эти цели напрямую связаны с его собственными.

Русский вариант аббревиатуры – КПЭ, его расшифровка – ключевые показатели эффективности. Их анализ помогает оценить текущее состояние организации или отдела, соответствие вложенных финансов и результатам, а также дать возможность прогресса в достижении целей.

Зачем нужны KPI?

На предприятиях, где не используются KPI, эффективность деятельности как организации в целом, так и каждого сотрудника в частности зачастую оценивается на эмоциональном уровне. А КПЭ позволяет измерить полезные качества каждого «винтика» в количественном формате.

Помимо этого, благодаря метрикам эффективности реально увидеть, на какие действия нет смысла затрачивать время и деньги, а на каких нужно сделать акцент для достижения обозначенных целей. KPI быстро и точно измеримы и способны охватить все действия в требуемый отрезок времени.

При правильной разработке и введении система индикаторов позволяет проанализировать значение результатов независимо от того, позитивны они или нет. Для проверки работы показатели прогоняют через СМАРТ-фильтр. Каждый из них обязан:

• иметь конкретную цель;
• быть реалистичным и актуальным для бизнеса;
• измерять эффективность;
• соответствовать конкретному временному интервалу.

KPI можно сравнить с термометрами или барометрами. По «движению ртутного столбика» можно определить, ждет ли предприятие или конкретного сотрудника урожайное лето или бесплодная зима. Но ориентироваться необходимо на несколько выбранных индикаторов, которые позволяют увидеть полную картину.

Примером такого «барометра» может послужить курс KPI Dashboard CFI:

Как и в случае с температурой и давлением, показатели эффективности не статичны. Они обязаны меняться в зависимости от ситуации на рынке. Если постоянно использовать только одни индикаторы, есть риск преследовать цель, которая уже устарела и не является актуальной.

Что такое KPI – на видео:

Что значит зарплата – оклад KPI?

Система КПЭ – мотивационная. Она предполагает увеличение интереса сотрудников к достижению целей и лояльности к компании. При фиксированном окладе специалисты теряют мотивацию трудиться эффективно, ведь смысла стараться нет: зарплата на выходе будет одна.

При прогрессивной шкале КПЭ сотруднику полагается оклад и премия по результатам, если показатели выше установленных. Если ниже – в следующем месяце премиальных не будет, и оклад окажется меньше за счет снижения переменной части.

Факт! Президент Владимир Путин предлагает внедрить систему ключевых показателей, чтобы отслеживать эффективность работы российских чиновников.

Такой метод позволяет ориентировать сотрудников на достижение целей, стимулировать их интерес к работе и оценивать личную эффективность каждого специалиста, включая руководителей предприятия. Дополнительно применение ключевых показателей дает возможность экономно распределять бюджет в отношении финансовых средств и избежать временных затрат на расчет оплаты труда.

Виды КПЭ

Все KPI-метрики можно подразделить на две разновидности – запаздывающие и опережающие. Первые определяются по прошедшим результатам за определенный период времени. Вторые направлены на подсчет будущих результатов. Например, рост числа заявок на приобретение продукта говорит о том, что увеличится объем продаж.

Основные направления КПИ

Индикаторы KPI устанавливают для всех должностей, начиная от руководителя предприятия и заканчивая рядовыми сотрудниками. Они могут показывать:

• результативность – качество и количество достижений;
• затраты – размер инвестиций и задействованных ресурсов;
• функционирование – соответствие рабочих процессов и бизнес-задач;
• эффективность – пропорциональность инвестиций и результатов;
• производительность – соотношение между результативными показателями и потраченным на их достижение временем.

Индикаторы могут быть выражены в качественном эквиваленте, к примеру, в форме баллов, либо в количественном – рабочих единицах, часах или рублях.

Внутренние и внешние индикаторы

Показатели дополнительно разделяются на внутренние и внешние. Первые ориентированы на достижение целей внутри каждого отдела организации, вторые суммируют работу отделений в соответствии с общими направлениями компании.

Если говорить о внутренних индикаторах, то у каждого отдела они будут разными:

• Сотрудникам отдела продаж важно отслеживать общий и потенциальный доход, охват новых и потерю старых клиентов, долю рынка, средний размер сделки, продвижение определенных товаров.
• Маркетологи измеряют объем вкладов маркетинговых продаж, который приведет к общему доходу в долгосрочной перспективе.
• Отдел поддержки клиентов оценивает среднее время удержания потенциальных покупателей и процент звонков, которые привели к положительному результату.
• Производственники рассматривают эффективность технологических процессов и критерии качества.
• Кадровикам важен такой показатель, как текучесть кадров.

Число индикаторов может различаться, но традиционно используется правило 10/80/10. Согласно ему, организация разрабатывает по десять показателей, ориентированных на эффективность и результативность, а оставшаяся часть уходит на производительный КПЭ. Превышать эти нормативы не рекомендовано, чтобы не перегрузить специалистов.

KPI в продажах

У каждой конкретной организации индикаторы будут различаться. Для молодой фирмы, к примеру, важны объемы продаж, охват новых клиентов и рыночная доля. Для давно работающих компаний важным может оказаться потеря старых клиентов и продвижение инновационных продуктов.

Если говорить о деятельности менеджера по продажам, ему следует брать ориентир на такие ключевые метрики, как:

• объем продаж за установленный временной отрезок;
• средний чек и их количество;
• трафик возможных покупателей;
• возврат потерянных клиентов.

Одним из важных пунктов является конверсия. Если число реальных покупателей относительно трафика мало, значит, отдел продаж не слишком справляется с обязанностями. Необходимо выяснить причину и откорректировать деятельность персонала.

KPI в интернет-маркетинге

У digital-маркетинга есть своя специфика, влияющая на краткосрочные и долгосрочные цели, а значит, и на эффективные показатели. Помимо универсальных, здесь используют и особые индикаторы:

• видимость в поисковых системах;
• переходы по брендовым запросам;
• эффективность по каналам и целевым страницам;
• кликабельность (CTR);
• стоимость посетителя и лида;
• коэффициент брошенных корзин – сорвавшихся сделок.

Но наиболее важным показателем является посещаемость интернет-ресурса и изменения трафика. Данные можно получать из Google Analytics, Яндекс.Метрики, иных систем сквозной аналитики.

Применение KPI в работе над продвижением сайта пока еще остается нераспространенной практикой. Однако при верном подходе для digital-маркетинга внедрение системы ключевых показателей принесет множество преимуществ, сделав работу над проектом максимально четкой и прозрачной. Примеры грамотно сформулированных целей и КПЭ подробно расписаны в тематической статье на интернет-ресурсе livepage.pro.

KPI в торговле

В розничной торговле применяются как универсальные показатели, так и особые индикаторы. К первым из них относят:

• объем продаж;
• линейку товаров;
• качество работы с покупателями;
• пути минимизации ущерба;
• начисление заработной платы;
• обучение персонала.

Однако в зависимости от направления магазина его владелец может найти особенные ключевые моменты, влияя на которые реально повысить рентабельность, увеличить долю чистой прибыли.

Важно! Показатель эффективности в розничном магазине увеличится, если организована бонусная система оплаты KPI.

Допустим, на складе есть большая партия люстр определенного бренда. Каждому продавцу устанавливается план продаж на четыре таких осветительных приборов. Если кому-то удается перевыполнить его, за каждый дополнительный светильник он получает процент от стоимости.

Как и в других сферах деятельности, для каждого из сотрудников определяются свои КПЭ. Так, для продавца это может быть уровень ежемесячных продаж, средний чек, число жалоб и постоянных покупателей. Чтобы не нагружать специалистов, индикаторов в рознице не должно быть больше восьми.

Чтобы эффективно работать с KPI, нужна подходящая CRM-система для автоматизации функционирования магазина. Нужна возможность в любой момент выгрузить и проанализировать данные.

KPI в управлении персоналом

Помимо наиболее важного для кадровиков показателя – текучести кадров, в управлении персоналом используют и другие специфические индикаторы. К ним можно отнести:

• число пропусков и стоимость отсутствия сотрудников;
• удовлетворенность условиями труда;
• уровень вовлечения персонала в рабочий процесс;
• коэффициент продвижения по карьерной лестнице;
• количество увольнений по инициативе работодателя и сотрудника;
• качество набора новых специалистов;
• эффективность обучения.

Реальный бизнес-кейс создания шаблона KPI для отдела по подбору персонала описан на сайте edwvb.blogspot.com

Ключевые показатели эффективности и система мотивации

Показатели KPI позволяют не только оценивать работу специалистов, отделов и предприятия в целом, но и мотивировать работников к повышению эффективности. Причем методики мотивации используются разные. Это могут быть и материальные поощрения, премии для тех, кто превысил нормативы. Такой вариант, к примеру, используют в госкорпорации «РОСАТОМ».

Однако выполнение KPI поощряют не только премией. Это может быть:

• продвижение по карьерной лестнице;
• предоставление скидок на товары и услуги, социальных льгот;
• возможность взять внеплановый отпуск;
• отправка в командировки за рубеж.

При введении КПЭ становится четкой и прозрачной мотивационная система. Так как запланированные и результативные данные зафиксированы, директор знает, за что поощрять, а за что критиковать каждого работника. И специалист прекрасно понимает, может ли он рассчитывать на премирование либо его ждет взыскание. В итоге к высоким результатам стремится не только руководство компании, но и весь персонал.

Дополнительно система мотивации способствует привлечению новых сотрудников, обладающих высоким уровнем квалификации. А за счет прозрачного лишения премий организация сможет добиться повышения качества труда и сокращения зарплатных издержек.

Примеры KPI-метрик

Видов KPI-метрик множество, но все их можно распределить в четыре основные группы. К наиболее часто используемым КИПИАЙ относят следующие индикаторы:

Продажи	Финансы	Управление проектами	Маркетинг
Ежемесячный рост продаж	Маржа чистой прибыли	Плановая, фактическая и заработанная стоимость	Стоимость посетителя и лида
Количество реальных и потенциальных клиентов	Операционный денежный поток	Производительность и эффективность затрат на проект	Конверсия и изменения трафика
Ресурсы, потраченные на одного клиента	Коэффициент учета заработной платы	Просроченные проектные задачи/сжатые сроки	Кликабельность (CTR)
Средний объем продаж на одного клиента за определенное время	Дебиторская и кредиторская задолженность	Процент проектов, завершенных в срок, и отмененных	Количество переходов из социальных сетей и от PR-кампаний
Скорость клиентооборота	Оборотный капитал	Стоимость управления процессами	Среднее время на странице
Стоимость возвращаемых товаров и гарантий	Затраты на расчеты с поставщиками	Рентабельность инвестиций	Ежемесячные новые лиды/перспективы

Конечно, каждая организация подбирает подходящие индикаторы в зависимости от специфики работы, создает новые – как для постановки и достижения целей всей компании, так и для отдельных групп и специалистов.

Как создается карта KPI

Карта ключевых показателей – это что-то вроде системы координат. Она позволяет понять, какое место на рынке занимает компания, определить стратегические и краткосрочные цели. При ее составлении наглядно видно, в каком направлении двигаться для улучшения позиций. Обычно такая карта составляется на год, и в нее вносятся самые важные, приоритетные цели.

В таких картах для каждого отдела или для предприятия в целом указываются основные ключевые индикаторы с формулами, алгоритмами и методиками расчета, рекомендуемыми значениями, а также данные ответственного специалиста.

Как пример, можно привести карту КПЭ директора по персоналу:

Если удастся следовать намеченному маршруту, то можно добиться эффективного выполнения всех поставленных целей.

Что такое цель, факт, база, норма, вес KPI?

Для расчета КПЭ создается специальная матрица, куда вносятся требуемые данные по ключевым маркерам:

• Вес KPI – показывает приоритетность и значимость индикатора для компании. Он выражается в процентном либо числовом интервале (максимум – единица). Наибольшее значение всегда отдают наиважнейшему показателю.
• База – допускаемый минимум. Если работник не добрал до базового уровня, это приравнивается к отсутствию результата.
• Норма – обязательный плановый уровень. Если цифра оказывается ниже, работник не справился с обязанностями.
• Факт – реальные результаты деятельности.
• Цель – сверхнормативное значение, к которому следует стремиться.

Все эти данные позволяют вычислить индекс KPI, который показывает, что заслужил сотрудник или даже отдел – поощрения или депремирования.

Пример такой матрицы:

В матрицу обычно включают четыре-пять наиболее важных индикаторов эффективности для рядовых сотрудников и шесть-семь для представителей руководства.

Что такое индекс KPI?

Это коэффициент результативности. Рассчитывается показатель довольно просто:

Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) х 100 процентов.

Допустим у специалиста фактический уровень продаж за расчетный период – 600 000 рублей, базовый – 100 000 и нормативный – 500 000. Коэффициент результативности получается: (600 – 100)/(500 – 100) × 100 процентов = 125 процентов. Индекс KPI выше 100 процентов, норматив по данному показателю перевыполнен.

Есть и другая формула расчета: Индекс KPI = Вес KPI х Факт/Цель х 100 процентов.

Цель и факт здесь берутся в процентном соотношении. Например, если взять единственный показатель с весов в единицу при фактическом уровне в 30 процентов и целевом в 20 процентов, то работник выходит передовиком труда, перевыполнившим норму в полтора раза.

Расчет результативности идет в зависимости от всех индексных значений. Если коэффициент больше 100 процентов – специалист хорошо справляется с работой. Если меньше, то сотрудник работает хуже, чем от него требует руководство.

Как рассчитать зарплату по шкале KPI?

Проще всего сделать это, используя коэффициент результативности. Допустим, фиксированная часть заработной платы от планового дохода специалиста в 40 000 рублей равна 30 процентам, то есть 12 000 рублей. Переменная, следует, 70 процентам – 28 000 рублей.

Трудолюбивый работник перевыполнил план на 50 процентов. В итоге он получит не только полностью запланированный доход, но и премию в размере 50 процентов от переменной части. Его зарплата выросла с 40 000 до 54 000 рублей. Если же коэффициент результативности был меньше 100 процентов, соответственно, уменьшалась бы и продуктивная часть вплоть до полного исчезновения.

Есть и еще один способ высчитывать заработную плату, основываясь на КПЭ:

1. Определите индикаторы и их вес для каждого специалиста в зависимости от поставленных целей.
2. Упорядочьте расчет метрик.
3. Уточните процентный диапазон исполнения норматива.
4. Рассчитайте, как соотносятся все части заработной платы – бонусная, беременная и фиксированная.

Важный нюанс в измерении показателя – соотношение реального результата и запланированного. Оно рассчитывается достаточно просто. К примеру, в плане продаж установлена финансовая цель – 400 000 рублей в месяц. По факту индикатор (KPI) показал 370 000 рублей. Чтобы рассчитать процент соответствия плану, необходимо разделить второе число на первое и умножить на сто. Получается 92,5 процента.

Далее расчет идет по процентному диапазону. Условно он может быть таким:

Процент выполнения	Коэффициент	Уровень мотивации
Меньше 50		Недопустимый
До 90	0,5	Низкий
До 100		Достижение цели
До 120	1,5	Лидерство
Свыше 120		Существенная мотивация

Установка коэффициентов во многом зависит от целей и возможностей компании, а также специфики рынка.

Чтобы проиллюстрировать расчет зарплаты в зависимости от KPI сотрудника, можно использовать условную схему, где фиксированная часть составит 40 процентов от планового дохода, а переменная – 60. В качестве объекта выступит продавец с усредненным окладом в 20 000 рублей. Для него установлены такие ключевые метрики, как проценты выполнения плана работы и продаж – KPI1 и KPI2. Вес каждого из них будет равен 0,5, чтобы в целом получалась нужная единица.

Фиксированная часть оклада – 8 000 рублей у него остается, а вот переменная (изначально 12 000 рублей) может либо значительно увеличиться, либо исчезнуть совсем.

Варианты расчета зарплаты продавца в зависимости от КПЭ:

№	Критерии выполнения планов	Значение KPI	Вычисление переменной части	Месячная выплата
	Около 100 процентов		Плановая сумма переменной части х (вес KPI1 х коэффициент KPI1 + вес KPI2 х коэффициент KPI2) = 12000 (0,5х1+0,5х1) = 12 000 рублей	20 000 рублей
	Более 100 процентов	1,5	12000 (0,5х1,5+0,5х1,5) = 18 000 рублей	26 000 рублей
	Более 50, но меньше 90 процентов	0,5	12000 (0,5х0,5+0,5х0,5) = 6 000 рублей	12 000 рублей
	Менее 50 процентов		12000 (0,5х0+0,5х0) = 0 рублей	8 000 рублей

Эти расчеты утрированы, поскольку показателей может быть больше, и их вес также способен различаться. Дополнительно в некоторых компаниях вводится и бонусная часть. Но в целом понятно, что при выполнении планов менее 50 процентов, продавец получит только фиксированную часть зарплаты. А при перевыполнении переменная становится заметно выше – появляются премиальные. Важно то, что их размер четко исчислим, а не зависит от расположения начальства или иных эмоциональных факторов.

О системе оплаты труда на основе КПЭ – на видео:

Внедрение системы KPI

Система формируется сверху вниз. Вначале разрабатываются стратегические цели организации, затем создаются матрицы для сотрудников. Но нельзя делать так, чтобы только руководители выбирали ключевые показатели. Необходимо учитывать мнение и опыт ведущих специалистов.

Принципы KPI

При подготовке к внедрению обязательно учитываются четыре основных принципа КПЭ:

1. Партнерство. Чтобы с успехом повысить производительные показатели, необходимо установить партнерские отношения между сотрудниками. При совместной разработке стратегических возможностей проще достичь понимания необходимости перемен.
2. Акцент на основных направлениях. С ростом производительности потребуется расширить полномочия, специалистов компании. Сотрудников нужно будет обучать, направлять на тренинги и курсы повышения квалификации.
3. Интеграция процессов оценки индикаторов, отчетной документации и повышения производительных показателей. Объединение всех этих пунктов должно подтолкнуть работников к конкретным действиям и принятию ответственности. Для этого проводят отчетные совещания при возникновении спорных вопросов.
4. Координация производственных показателей со стратегией. Подобные KPI не имеют смысла, пока их не привязали к стратегическим целям предприятия и критическим факторам успеха, собранным в сбалансированную систему показателей.

Подробнее о принципах КПЭ можно прочитать в книге Дэвида Парментера «Ключевые показатели эффективности». Также, чтобы изучить вопрос углубленно, можно ознакомиться с книгами Уэйна У. Эккерсона «Панели индикаторов как инструмент управления» и Алексея Клочкова «KPI и мотивация персонала».

Поэтапное введение системы в работу

В первую очередь необходимо определить основные индикаторы. Это не так просто, как кажется. Чтобы показатели четко соответствовали бизнес-целям, необходимо составить перечень вопросов и ответить на них, посоветовавшись с ведущими специалистами:

Вопрос	Возможный ответ
Каков ваш желаемый результат?	Увеличение выручки от продаж на 20 процентов в этом году.
Почему он имеет значение?	Это повысит прибыльность бизнеса.
Как можно повлиять на результат?	Доукомплектовать штат отдела продаж, направить выгодные предложения постоянным клиентам.
Как выяснить, есть ли прогресс?	Оценить увеличение дохода.
Кто несет ответственность за результат бизнеса?	Директор по продажам.

Стоит сосредоточиться на разработке целей как для краткосрочной, так и для долгосрочной перспективы.

После создания списка индикаторов до внедрения системы осталось пять шагов:

1. Составьте матрицу КПЭ с учетом необходимых временных показателей.
2. Сформируйте мотивационную программу для персонала.
3. Объясните необходимость нововведения сотрудникам.
4. Переналадьте подход к контролю.
5. Рассчитайте нормативы KPI.

По завершению хорошо бы было собрать фокус-группу из нескольких сотрудников и испытать новую стратегию на них.

Планирование по времени связано с общей стратегией компании. Обычно критерием является месяц, полгода и год. Но можно для контроля выбрать любые временные отрезки. К примеру, вы хотите получить 1500 подписчиков в первом квартале года. Но для простоты контроля проще разделить цели поровну в соответствии с каждым месяцем: 500 подписок в январе, 500 в феврале и 500 в марте. Или распределите желаемые данные неравномерно. Возможно, в связи с типом вашего бизнеса, в какой-то из месяцев можно рассчитывать на большее число подписчиков.

Одним из важных факторов успешности работы KPI является автоматизация процесса. Разработано множество инструментов для оптимизации технологического обслуживания системы, чтобы внедрение прошло без проблем, а стратегия эффективно работала. Так, для этих целей применяют разнообразные CRM-системы, мотивационные доски.

Плюсы и минусы системы

Использование показателей KPI имеет свои положительные и отрицательные стороны.

Достоинства системы следующие:

• выявление эффективности текущей деятельности;
• постановка стратегических целей с видимым результатом;
• своевременное определение и устранение проблем;
• прозрачность и объективность оценки работы организации и сотрудников;
• соотнесение результатов деятельности работников с уровнем их вознаграждения;
• коррекция бизнес-процессов на любом этапе;
• контроль входящего денежного потока и инвестиций.

Фонд оплаты труда станет средством мотивации персонала, а не главным источником расходов. Это позволит организации удержать ценные кадры.

К недостаткам можно отнести расходы на внедрение, техническое обслуживание, а также сложность объяснения сотрудникам необходимости менять сложившуюся систему.

Внимание! Если работники не поймут суть стратегии, могут возникнуть конфликты интересов и значительная предвзятость. А это способно повлечь за собой негативные последствия: от понижения трудовой результативности труда до массового увольнения ценных кадров.

Применение КПЭ будет наиболее полезно, если коммерсант собирается масштабировать свой бизнес, ведь на крупном предприятии отследить эффективность деятельности без применения ключевых показателей крайне сложно.

Возможные проблемы

Чтобы избежать недопонимания, отсутствия желания персонала идти на контакт и массового увольнения, нужно постараться избежать ошибок. Для этого:

• Не понижайте зарплату. Оклад работников должен резко упасть. Стратегия внедрения КПЭ предполагает возможность повышения заработка и улучшения эффективности, а не урезания оплаты труда. Иначе никакая мотивация не сработает.
• Не завышайте целевые значения. Если работники будут понимать, что показатели недостижимы, то смысл в улучшении труда исчезнет. Оценивайте способности специалистов реально и предлагайте задачи, которые действительно можно решить.
• Не выставляйте КПЭ наобум. Если не будет тщательного анализа ключевых метрик, то контролировать эффективность работы станет крайне сложно. А траты на внедрение и технологическое сопровождение окажутся напрасными.
• Не доверяйте расчет ключевых индикаторов тем, кто в этом не разбирается. Непрофессиональный подход приведет к обострению обстановки в коллективе и лишним расходам. Если квалифицированного специалиста нет, лучше нанять приходящего аналитика.

Важно четко наладить внутреннюю систему отчетности, иначе точное измерение и представление индикаторов станет сложным или даже невозможным.

Метрики обязаны быть измеримыми, достижимыми, а формулы – не чересчур сложными. Важен индивидуальный подход к каждому работнику, иначе чужие действия способны повлиять на KPI работника, что приведет к конфликту.

Когда КПЭ неэффективны

Далеко не каждой организации необходимо внедрение KPI. Если фирма недавно открылась, а объемы деятельности невелики, смысла в использовании ключевых индикаторов нет. Руководство и так знает, кто из работников трудоголик, а кто – нет. А поскольку отделов в такой компании немного, и зачастую руководитель сам занимается финансовым планированием и работой с персоналом, то и целеформирование ему пока еще проще взять на себя.

Важно! Задуматься о внедрении системы КПЭ стоит тогда, когда управляющий аппарат сформировался, а бизнес стремится к масштабированию.

Также не желательно использовать ключевые показатели для специалистов, сфера деятельности которых связана с творчеством. Очень сложно рассчитать ключевые показатели представителям IT-профессий: дизайнерам, программистам. Особый склад ума, нонконформизм и неполная зависимость достижения критерия от работника создают трудности с введением системы КПЭ для таких сотрудников. Но все же это возможно. Личным опытом по подсчету KPI разработчика делятся на vc.ru.

Опытные руководители не советуют включать в систему ключевых показателей системного администратора. Его работа – быстро починить сломанную технику, иначе может остановиться деятельность целого отдела. А при работе с КПЭ такому специалисту нужно подавать заявку на устранение поломки руководителю отдела, которого может не оказаться на месте. То же самое касается электрика или сантехника на предприятии. В некоторых случаях ожидание одобрения заявки не только не рентабельно, но и представляет опасность для жизни.

При выборе ключевого показателя основным критерием является его полезность. Если он изжил себя, без колебания заменяйте его новым, который лучше соответствует бизнес-целям, актуален и эффективен.

Большинство предпринимателей в определенный момент переживают этап перехода от позиции «сделаю все сам” к позиции «найму людей и делегирую”.

Так было и в моем случае. Стал замечать, что в один месяц хорошая прибыль, а в другой выходили в ноль.

Так вот, чтобы понять, в чем была проблема, я решил внедрить ключевые показатели эффективности KPI и отслеживать работу каждого продавца по наиболее важным показателям. Об этом и расскажу в статье.

KPI (ключевые показатели эффективности) – это бизнес-индикаторы, отражающие полноту достижения тех или иных целей, поставленных перед конкретным сотрудником или подразделением.

О том, что это такое, разобрались. И чем ближе реальные значения индикаторов к целевым, тем более качественно была выстроена работа персонала на производстве, и тем она рентабельнее для владельца компании.

преимущества и недостатки

Изначально KPI применялись в большей степени в сфере торговли. Продажи было легко интерпретировать количественно, а их анализ давал возможность экономить.

Однако, если правильно подойти к данному инструменту, он будет одинаково полезен в самых разных направлениях – от продаж до личностного роста.

Поэтому на сегодняшний день можно встретить использование данного механизма в самых разнообразных сферах и отраслях.

Соответственно, вопрос здесь стоит не в том, какому бизнесу он подходит, а в том, как правильно его настроить именно под Вашу компанию. А как правильно это сделать, я расскажу далее.

Лайфхак. Если Вы хотите держать руку на пульсе, то очень рекомендую сервис аналитики Comagic.ru. К тому же там есть супер-фишки по генерации лидов.

Применение системы KPI дает компании ряд весомых преимуществ. В особенности, если предприниматель планирует масштабировать свой бизнес.

Так как в больших объемах возможности «визуально” отслеживать динамику развития просто невозможно.

Плюсы:

• Определение результативности текущей деятельности;
• Формирование планов, стратегий и прогнозов.
• Своевременное выявление проблем и устранение их;
• Корректирование всех бизнес-процессов в целом.

Совокупно все описанные преимущества позволяют контролировать входящий денежный поток и регулировать его вес. Но и негативные аспекты при внедрении KPI имеют место быть.

Минусы:

• Затратность, дороговизна;
• Чрезмерная стандартизированность;
• Сложность правильного внедрения;
• Формирование у сотрудников тенденции к индивидуализму.

Кроме того, ключевые показатели эффективности могут оценивать только количественные, но не качественные результаты работы.

А значит, в погоне за нужными цифрами рабочие могут пренебрегать должным уровнем обслуживания или стандартами сервиса.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ вконтакте facebook

Виды KPI

Существуют широко распространенные метрики эффективности, которые используются в огромном количестве компаний. Перечислим примеры показателей KPI сферы розничной торговли:

Количественные:

1. Средний чек;
2. Трафик (например, звонки или посещаемость сайта);
3. Конверсия продаж;
4. Количество продаж.

Денежные:

1. Объем продаж на продавца;
2. Маржинальный доход;
3. Денежный поток на продавца.

Клиентские:

1. Наличие постоянных клиентов;
2. Привлечение новых клиентов;
3. Количество положительных отзывов.

Корпоративные:

1. Объем продаж на подразделение;
2. Денежный поток на подразделение;
3. Доля клиентов на подразделение.

Кроме перечисленных, выделяют показатели KPI индивидуальные, командные и проектные. Встречаются варианты специфичных показателей KPI, например:

1. Доля объема работ на сотрудника (оценивается по количеству и сложности задач на сотрудника в команде);
2. Скорость выполнения типичной задачи (например, относительно набора текста – число символов в минуту);
3. Поток задач на одного сотрудника (оценивается по количеству задач, выполненных сотрудником в течение дня);
4. Время работы за оборудованием (чаще используется для аналитики процесса создания какого-либо продукта).

И вообще, универсальных KPI для всех видов бизнеса не существует. Каждая организация самостоятельно устанавливает индивидуальные метрики, соответствующие особенностям бизнеса, а также определяет, как рассчитать KPI.

как посчитать

Расчет показателей KPI можно осуществлять как индивидуальный, по каждому показателю, так и общий.

Также можно рассчитывать значение ключевых показателей эффективности как по одному сотруднику, так и по отделу в целом.

KPI для отдела является суммарным значением KPI сотрудников в соответствии с их количеством.

Поэтому, для того, чтобы посчитать KPI отдела, необходимо просто просуммировать полученные значения ключевых показателей по каждому сотруднику и найти отношение полученного значения к плановому показателю.

Теперь давайте разбираться на конкретном примере, как рассчитать KPI. За пример возьмем KPI для продавца в магазине электроники.

№	Показатель за 1 мес.	Плановое (нормативное) значение (Y план)	Фактическое значение (Y факт)	Значение KPI
1	Объем продаж, руб.	1 500 000	1 740 000	116.7%
2	Сумма продажных дополнительных услуг, руб	100 000	93 000	93%
3	Количество продаж, ед.	80	86	107.5%
4	Количество проданных дополнительных услуг, ед.	50	41	82%
5	Конверсия продаж, %	60	64	106.7%
6	ИТОГО ОБЩИЙ KP			95.18%

В столбце «плановых” значений руководителем указывается величина показателя, которая должна быть достигнута сотрудником в определенный промежуток времени (в данном случае – по итогам месяца).

В столбце «фактических” значений, соответственно указываются показатели, которые были реально достигнуты сотрудником за обозначенный отрезок времени.

Индивидуальные значения KPI по каждому показателю рассчитываются как отношение плановых показателей к фактическим, помноженные на 100%:

Формула расчета индивидуального значения KPI

Общий KPI сотрудника рассчитывается как среднее значение индивидуальных величин KPI по каждому показателю:

Формула расчета общего значения KPI

Пошаговая инструкция внедрения

При внедрении в бизнес показателей KPI, важно учитывать, что на них будут завязаны многие аспекты.

Например, на этих показателях будут строиться требования к персоналу и формироваться планы финансово-хозяйственной деятельности.

Также необходимо будет выстраивать дополнительную систему мотивации работников.

Поскольку в противном случае, новый инструмент не только не будет восприниматься всерьез, но подвергнется всяческому отторжению.

Кроме того, нужно подготовить менеджеров фирмы к тому, что мониторинг производительности персонала будет производиться иначе.

Это нужно для того, чтобы они своевременно отладили некоторые бизнес-процессы, касающиеся контроля и принятия тактических решений.

Поэтому, чтобы процесс ввода технологии KPI в компанию был оптимизированным и принес свой максимум, имеет смысл сделать его последовательным и осуществлять в соответствии с шагами, описанными ниже.

Да, точно

Шаг 1. Определите основные метрики бизнеса

Обсудите с менеджерами и бухгалтером основные количественные показатели, которые оказывают наиболее значимое влияние на Ваш бизнес и соотнесите их с работой сотрудников или подразделений.

Если наблюдается прямая взаимосвязь, смело определяйте этот индикатор как ключевой показатель эффективности KPI.

Наиболее часто руководители устанавливают ключевыми следующие показатели:

1. Финансовый объем продаж;
2. Количественный объем продаж;
3. Финансовый объем проданных доп.услуг;
4. Количественный объем проданных дополнительных услуг;
5. Трафик (фактическое посещение точки продаж, звонки, письма, консультации и проч.);
6. Конверсия продаж;
7. Конверсия консультаций;
8. Количество привлеченных клиентов;
9. Оценка уровня обслуживания (через сервисы «Flamp”, «Отзовик” и другие);
10. Средний чек.

Обратите внимание, что не стоит перегружать систему метрик их огромным количеством. Это только усложнит жизнь высшему менеджменту предприятия и растратит Ваши ресурсы.

Действительно… И как это все считать

Шаг 2. Сформируйте матрицу KPI

Вы выявили оптимальные показатели эффективности, теперь определите индикаторы «успешности” работы сотрудников.

Другими словами, необходимо определить, какие численные значения станут целью для персонала на определенный период.

Такие плановые показатели связаны с общей стратегией организации и обычно дифференцируются на месячные, полугодовые и годовые.

Однако, Вы можете установить любой период времени, который будет соответствовать именно Вашему бизнесу или задачам.

Важно, чтобы плановые значения не выходили за рамки разумного и были реально достижимы.

Здесь крайне важно соблюдать баланс, иначе работники просто проигнорируют заоблачные цели и не приложат совершенно никаких усилий к их достижению.

Эксперты отмечают, что рационально привлекать к данному процессу конечных продавцов в Вашей фирме, поскольку они могут объективно оценить реальность утвержденных плановых целей.

В сфере B2B обычно применяются следующие ключевые показатели эффективности:

1. Трафик обращений (заявок/звонков);
2. Конверсия обращений (заявок/звонков);
3. Денежный поток на одного сотрудника или подразделение;
4. Прибыль на одного сотрудника или подразделение;
5. Число новых привлеченных клиентов;
6. Доля клиентов предыдущих периодов в заказах нового периода (удержание клиентов) и другие.

В сфере B2C широко распространены следующие показатели KPI:

1. Число и объем продаж;
2. Уровень обслуживания (определяется обратной связью покупателей и тайными аудиторскими проверками);
3. Соответствие рабочего процесса скриптам (определяется тайными аудиторскими проверками);
4. Средний чек;
5. Конверсия консультаций/обращений;
6. Время обработки возражений и прочие.

Все вышеперечисленные показатели для B2B и B2C сфер могут рассчитываться как для одного сотрудника, так и для отдела или подразделения. И наконец, строим матрицу KPI.

Ссылка для скачивания матрицы: Excel с подготовленной формой и формулами -> matrica-KPI

Матрица

Шаг 3. Составьте программу мотивации персонала

Заставить сотрудников работать активнее можно только одним способом – предложив им за это что-то весомое.

Система мотивации должна соответствовать стилю управления в фирме и может совмещать элементы материальной и нематериальной мотивации.

Например, помимо премирования, Вы можете предлагать работникам звание «лучший работник месяца”, предоставление бесплатного обучения, корпоративные выезды лучших продавцов и др.

Поддержать интерес к новой технологии можно с помощью геймификации этого процесса.

На западе широко распространена практика, при которой все достижения рабочих отражаются в мобильном приложении-онлайн игре. Таким образом, поддерживается дух соперничества и вовлеченность в улучшении результатов.

Также можно использовать следующие методы стимулирования работников, демонстрирующих высокие показатели эффективности:

1. Предоставление дополнительного соц.пакета, страховок и льгот;
2. Предоставление дополнительных скидок на товары и услуги компании, в которой работают сотрудники;
3. Приглашение лучших сотрудников к участию в собраниях руководящего состава;
4. Предоставление внеочередных отпусков и выходных;
5. Обеспечение детей лучших сотрудников бесплатными путевками в лагеря и санатории;
6. Организация зарубежных командировок и отпусков.

Все вышеперечисленные методы не только способствуют росту заинтересованности сотрудников в достижении высочайшей эффективности, но и сформируют благотворную среду для роста лояльности работников к своему работодателю.

Да, да, совершенно верно

Шаг 4. Объясните нововведение работникам

Очень важным этапом в процессе внедрения системы KPI является коммуникация с подчиненными. Чётко и ясно объясните рабочим новую систему контроля производительности их труда.

Обязательно разъясните, как именно будет рассчитываться та или иная метрика и расскажите о новых мотиваторах их работы.

Необходимо закрепить нововведение на физических носителях. Например, Вы можете разместить таблицу плановых показателей KPI в помещении персонала и ежемесячно вписывать туда фактические значения сотрудников по каждому показателю.

Другим вариантом может стать общий чат менеджера с персоналом, где он будет отвечать на возникающие у сотрудников вопросы.

Также можно публиковать еженедельные отчеты об эффективности работы каждого работника.

Так-так, как же объяснить

Шаг 5. Внедрение

После того, как Вы прошли все вышеописанные шаги, можно приступать к переналадке подхода к контролю.

Задокументируйте нововведенные контрольные метрики для менеджеров (например, в формате положения о ключевых показателях эффективности), утвердите плановые показатели для персонала.

В идеале – сформировать фокус-группу из 2-3 работников и в течение недели ежедневно контролировать результативность нового инструмента на ней.

Так Вы сможете в первые дни после ввода технологии KPI устранить типичные проблемы и сделать моментальную переналадку проблемных зон, что сэкономит ресурсы в будущем.

Внедряем, внедряем!

Шаг 6. Расчет

После утверждения KPI и их нормативных значений, необходимо составить табель, где они будут отражены.

В этот же табель необходимо заносить значения реальных показателей по каждому сотруднику (пример на картинке).

Заносим реальные показатели

Вести расчеты мы будем в Microsoft Excel – это удобно и быстро. Настроим автоматический расчет эффективности работы сотрудников формулами. В ячейке D4 пишем формулу расчета выполнения KPI: =C4/B4*100%.

Пишем формулу

Затем необходимо потянуть ячейку за нижний правый угол до конца списка показателей (в нашем случае – до ячейки D8). Таким образом, мы скопировали формулу в ячейки D4:D8.

Тянем формулу

После этого модернизируем формулу в ячейке D4, приводя ее к виду: = C4/B$4$*100%.

Далее достаточно просто выделить ячейку D4, скопировать ее комбинацией клавиш Ctrl + C и вставить в ячейки F4, H4, J4 и т.д. комбинацией клавиш Ctrl + V. При этом формула в каждой ячейке будет иметь необходимый нам вид:

Модернизация формулы

Далее в каждой из ячеек F4, H4, J4, L4 удаляем из формулы значки «$” и протягиваем ячейки вниз до окончания списка показателей KPI.

Чтобы рассчитать общее значение эффективности сотрудников, в ячейку D9 впишем формулу: =СРЗНАЧ(D4:D8), которая соответствует количеству используемых нами показателей KPI.

Пишем формулу

Далее продублируем ячейку D9 в ячейки F9, H9, J9 и так далее сочетанием клавиш Ctrl + C, Ctrl + V.

Таким образом мы получаем табель, который автоматически рассчитывает эффективность работников, когда мы вводим фактические значения показателей KPI, достигнутые каждым сотрудником.

Ссылка для скачивания табеля: Excel с подготовленной формой и формулами -> raschet-KPI

Шаг 7. Контроль

Но и после успешного запуска системы KPI в организации нельзя отпускать ее работу из поля своего ведения.

Регулярно контролируйте отлаженность его работы на протяжении всего использования, и тогда ключевые показатели эффективности принесут бизнесу исключительно прибыль.

Осуществлять контроль достижения показателей KPI можно с различным временным интервалом (ежедневно, еженедельно), но не реже одного раза в месяц.

Контроль осуществляется путем расчета эффективности сотрудников, процесс которого описан выше.

В случае, если показатели KPI не достигаются большей долей сотрудников, необходимо проанализировать причину данного явления.

Это может быть спровоцировано завышенными значениями показателей KPI, в другом – недостаточное усердие сотрудников.

В обоих случаях необходимо предпринять определенные меры, чтобы новая система работала более эффективно.

Таак..контролируем эффективнее

помощники kpi

На сегодняшний день существует достаточно широкий инструментарий, позволяющий оптимизировать техническое внедрение KPI и сделать его более удобным.

Выше мы приводили пример того, как использование KPI упрощает Microsoft Excel.

В данном разделе мы рассмотрим другие инструменты, упрощающие жизнь бизнесменам и управленцам, решившим внедрить систему ключевых показателей эффективности.

Мотивационные доски

Могут быть представлены в виде физической доски или большого листа формата А1, где в форме таблицы будут отражаться результаты работы каждого сотрудника.

Использование мотивационных досок позволяет подогревать дух соперничества и стимулировать сотрудников на достижение более высоких результатов.

Мотивационная доска

Доска Trello

Доска, на которой в форме карточек отражены достижения каждого сотрудника.

Данные доски широко распространены в отраслях проектной деятельности, поскольку благодаря им легко определять, какие задачи выполнял каждый работник в реализации того или иного проекта.

Таким образом, можно рассчитать вклад в проект каждого сотрудника и выявить неэффективных работников.

Трелло

Системы CRM

Автоматизированное программное обеспечение, позволяющее рассчитывать KPI каждого сотрудника в режиме онлайн. Например, Битрикс 24, Мегаплан и SalesapCRM.

Кстати. Если Вы решили использовать CRM, то рекомендую Мегаплан (промокод «Megastart” скидка 10% + еще 14 дней бесплатно) или S2 CRM (промокод «pjzmbw” скидка 50% на тариф «Корпорация+”).

Всё основное взаимодействие с заказчиками/покупателями и заключение сделок происходит сотрудниками через данное ПО. Это минимизирует временные затраты на расчет индивидуальных ключевых показателей эффективности и обеспечивает наглядное представление результатов каждого сотрудника.

CRM система

Ошибки внедрения

Многие предприниматели совершают типичные ошибки при внедрении KPI в своей компании.

Это влечет за собой самые разнообразные негативные последствия, начиная от снижения результативности труда и заканчивая увольнением сотрудников по собственному желанию.

Дабы Вы обошли эти грабли стороной, кратко опишем в пяти пунктах, чего нельзя делать при внедрении данной технологии. Итак, поехали. Нельзя:

1. Снижать заработную плату. Даже если Вы повысили процент выплаты от продаж, нельзя урезать оклад рабочих. Новая система сбалансированных показателей эффективности должна давать возможность заработать больше, чем сейчас. В противном случае, это демотивирует рабочих;
2. Ставить завышенные показатели. Ни один сотрудник не захочет стремиться к недостижимым значениям, и его текущие результаты могут также ухудшиться. Нужно объективно оценивать физические и моральные возможности рабочего и ставить такие плановые цели, выполнение которых реально;
3. Внедрять случайные KPI. Расчет не подходящих для Вашей организации ключевых метрик эффективности не только усложнит процесс контроля результатов труда персонала, но и бесполезно потратит значительную долю Ваших ресурсов;
4. Поручать задачу рассчитать KPI неквалифицированным сотрудникам. Неправильные расчеты могут нанести урон компании и обострить ситуацию в трудовом коллективе. Поэтому гораздо рациональнее предоставить эту задачу менеджерам высшего звена или аналитикам;
5. Делать слишком сложные формулы. Нельзя внедрять формулы, которые невозможно запомнить исполнителю. Так как в таком случае при расчетах можно легко допустить ошибку и тем самым спровоцировать конфликтую ситуацию среди работника и исполнителя.

Вот, пожалуй, и все. Рекомендую перед внедрением ключевых показателей эффективности пробежаться по основным ошибкам и убедиться в том, что Вы их точно не допустили.

Нужен маркетинговый консалтинг? Свяжитесь с нами для улучшения маркетинга в Вашем бизнесе Маркетинг, продажи
и персонал Индивидуально
под Ваш бизнес Опыт в Вашей
сфере

Коротко о главном

Ключевые показатели эффективности KPI – это проверенный инструмент мониторинга эффективности бизнес-процессов и результативности работы сотрудников.

Однако, внедрение данной системы – это продолжительный и кропотливый процесс, который требует финансовых, трудовых и временных затрат.

Зато в случае успешной его реализации, технология KPI даст значительные преимущества управления компанией, а также поспособствует ее росту и удовлетворит коммерческий интерес.

К тому же, Вы сможете проявить дополнительное внимание к работникам, выполняющих свою деятельность качественно и устранить рабочих, которые являются балластом.

Так что не бойтесь совершенствовать свой бизнес. Внедряйте новые инструменты и преумножайте!

Ключевой показатель эффективности (KPI) – это показатель деятельности организации, который помогает компании достигать стратегические и тактические цели.

KPI является одним из инструментов, с помощью которого можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей компании.

Используя ключевые показатели эффективности, организация получает возможность управлять процессом и вносить в него изменения, а также ставить цели перед персоналом и мотивировать сотрудников фирмы к достижению поставленных целей.

Для чего нужен KPI

В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.

Выделяют несколько видов KPI в связи со следующими результатами деятельности:

• статья затрат – объем затраченных ресурсов в стоимостном выражении;

• статья производительности – процент загрузки задействованных мощностей;

• статья эффективности – показатели, характеризующие отношение одного показателя к другому (например, отношение выручки к затратам);

• статья итогов – количественное выражение результата деятельности компании.

Также ключевые показатели эффективности можно разделить на два вида – оперативные и стратегические.

Оперативные показатели используются в текущей деятельности предприятия и его подразделений. Оперативные показатели позволяют компании ставить цели и задачи в зависимости от изменяющихся условий.

К оперативным показателям можно отнести показатели, характеризующие эффективность организации производства, объемы поставки сырья, качества изготавливаемой продукции.

Стратегические показатели отражают результат деятельности предприятия за текущий период. Стратегические показатели дают возможность компании скорректировать планы на следующий период. Стратегические показатели используются , например, при анализе денежных потоков, на основе которых рассчитываются основные стратегические показатели компании.

К стратегическим показателям можно отнести показатели эффективности деятельности предприятия (например, рентабельность).

Правила и принципы внедрения KPI

Правила и принципы внедрения KPI заключаются в следующем:

• Правило «10/80/10» . Это означает, что компания должна иметь около 10 ключевых показателей результативности, до 80 производственных показателей и 10 ключевых показателей эффективности;

• Принцип управляемости и контролируемости. Подразделению, ответственному за определённый показатель, должны быть выделены необходимые ресурсы на управление им, и полученный результат может быть проконтролирован;

• Принцип партнерства. Для успешного решения задачи повышения производительности требуется установление эффективного партнерства между всеми заинтересованными лицами;

• Принцип перенесения усилий на главные направления. Для повышения производительности труда требуется расширение полномочий сотрудников организации, повышение квалификации персонала, проведение тренингов, эффективное взаимодействие подразделений компании;

• Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Должна быть создана интегрированная схема оценки показателей и отчетности, стимулирующая конкретные действия сотрудников компании. Для этого следует регулярно проводить совещания, которые по срокам зависят от сложности решаемых вопросов;

• Принцип согласования производственных показателей со стратегией. Показатели производственной деятельности должны быть привязаны к текущим факторам успеха, составляющим сбалансированную систему показателей, и соответствовать стратегическим целям организации.

Преимущества KPI

К основным плюсам применения KPI можно отнести:

• мотивация сотрудников;

• справедливость, прозрачность и сопоставимость результатов (руководству и персоналу становится ясно, кто из сотрудников предприятия сколько работает и сколько зарабатывает);

• корректировка работы сотрудника по полученным низким показателям;

• участие персонала в достижении поставленных целей организации;

• контроль качества выполнения обязанностей.

Таким образом, преимуществом системы KPI является активная мотивация персонала на основе рассчитанных сопоставимых показателей.

Ключевые показатели эффективности в продажах

Ключевые показатели эффективности в продажах рассчитывают, исходя из следующих показателей:

• выручка;

• прибыль от продаж;

• себестоимость продукции;

• процент бракованных изделий;

• сумма оборотных активов;

• стоимость запасов.

Ключевые показатели эффективности в производстве

Ключевые показатели эффективности в производстве рассчитываются, исходя из следующих показателей:

• расход сырья;

• производительность труда рабочих;

• объем незавершенного производства и запасов;

• ремонт оборудования;

• прочие производственные расходы;

• хранение готовой продукции.

Примеры KPI для представителей различных специальностей

Должность	Показатель
Руководитель отдела продаж	План продаж (процент от выполнения плана)
Главный бухгалтер	Отсутствие штрафных санкций со стороны налоговых органов
Налоговый консультант	Количество оказанных консультаций
Интернет-маркетолог	Численность посетителей сайта, привлеченных специалистом
Руководитель юридического отдела	Число выигранных дел в суде (процент от общего числа дел)

Итоги

Ключевые показатели эффективности (KPI) — это система оценки работы и мотивации персонала компании.

Ключевые показатели эффективности основаны на измерении количественных результатов сотрудников, прямым образом влияют на оплату труда сотрудников организации и помогают мотивировать персонал компании.