Служебка о возмещении денежных средств

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

В бюджет предприятия, как правило, заложены основные расходы по различным направлениям деятельности. Однако, иногда возникают ситуации, когда работником из собственных средств оплачиваются товары и услуги для работодателя. В данной статье будут изучены основные из них. Также будет рассмотрен процесс возмещения расходов работнику управленцем и требуемые для этого документы.

Содержание

Понятие возмещения расходов предприятием

Действующее законодательство не запрещает покупать работнику товары, а также оплачивать услуги в интересах работодателя. Более того, законодательством России предусмотрен ряд обстоятельств, обязывающих администрацию организации возместить расходы, связанные с затратами штатной единицы на служебную деятельность.

Основанием для такой операции будет являться заявление или мотивированная служебная записка на возмещение денежных средств.

К слову, с подобной необходимостью управленец может столкнуться, едва приняв нового работника к себе в штат. Причиной тому может стать переезд лица на работу в новую для него местность (ст. 169 ТК РФ).

Главным условием возмещения предприятием затраченных средств является заранее оговоренное намерение работника использовать свои доходы и имущество для достижения рабочих целей.

В индивидуальном порядке каждой организацией разрабатывается единый порядок возмещения расходов и он оформляется, как правило, приказом или положением. Поэтому всевозможные траты работников в интересах производства должны регламентироваться такими документами заранее.

Особенности компенсации затрат: основные виды и основания

Как известно, специфика деятельности организаций широко дифференцируется, и вопросы, связанные с покрытием тех или иных расходов, могут возникнуть по самым разнообразным причинам. К основным из них относится:

  • Возмещение командировочных расходов. Это одна из самых распространённых ситуаций, возникающих между работником и работодателем в данном разрезе. Зачастую, ввиду срочности и неотложности поставленных задач, организация не успевает заплатить направляемому работнику необходимую сумму отпускных. В этом случае работником пишется служебная записка на возмещение денежных средств. Важной особенностью является то, что служебная записка на возмещение расходов составляется не раньше, чем по возвращении работника из командировки. К документу сотрудник должен приложить чеки и проездные документы.
  • Трата собственных средств при покупке товаров и оплаты услуг компании. Типичным примером такой ситуации может служить приобретение работником канцелярских товаров из собственных средств. Из подтверждающих документов к служебной записке следует прилагать счёт-фактуру (если сделка совершена от имени предприятия) или же квитанцию. В этом случае обязательным будет являться наличие доверенности предприятия работнику, осуществляющему приобретение товара.
  • Пользование личным автомобилем и имуществом для решения служебных задач. На практике, нередко работники используют свой автотранспорт для выполнения тех или иных задач, поставленных работодателем. В данном случае им положена компенсация топлива и амортизации транспортного средства. К слову, это может быть не только автомобиль, но и собственный телефон (удалённая работа с клиентами, «холодные» звонки и т.д.).

Более того, если юридическое лицо расположено в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к ним, то перечень затрат, подлежащих компенсации, расширяется. Работник такой организации может рассчитывать на возмещение работодателем расходов, связанных с проездом к месту проведения отпуска.

Кроме этого, заключив трудовой договор с предприятием, находящимся в указанной местности, вновь прибывший работник может также получить денежные средства от работодателя (ст. 326 ТК РФ).

Регион страны не влияет на право сотрудника получить деньги за расходы, связанные с использованием личного автотранспорта в служебной деятельности. О данной возможности свидетельствует ст. 188 ТК РФ.

Компенсация работнику расходов, понесённых в интересах организации, не облагается налогом. Следует отнестись внимательно к каждому факту траты денежных средств подчинёнными, поскольку несоблюдение процедуры возмещения может иметь негативные последствия при проверке контролирующими органами.

В перечисленных ситуациях законом гарантируется компенсация таких расходов при условии, что работником будет подготовлен необходимый перечень документов и, конечно же, написана служебная записка (или заявление).

Служебная записка на возмещение денежных средств

Как известно, служебная записка предназначается для информирования руководства о тех или иных фактах, требующих вмешательства и принятия административных решений. В данном случае перед работником стоит задача кратко и качественно преподнести информацию о понесённых убытках.

Законом прямо не указывается необходимость составлять именно служебную записку. Для начала процедуры возмещения денежных средств достаточно письменного заявления работника.

В любом случае, даже правильно составленный документ не будет являться достаточным основанием для выплаты. К нему должны быть приложены документы, подтверждающие, что расходы были обусловлены производственной необходимостью.

Положительный исход рассмотрения ситуации будет зависеть не только от наличия подтверждающих документов, но и от правильно составленной служебной записки.

Сам по себе документ не имеет унифицированной формы, поэтому при его оформлении составителю следует отталкиваться от нормативной базы предприятия, регламентирующей процесс делопроизводства.

Служебная записка на возмещение расходов в обязательном порядке должна содержать дату и номер, реквизиты адресата документа (Ф.И.О. и должность), наименование и краткую преамбулу.

Чтобы выделить денежные средства, работодателю необходимо чётко понимать, при каких обстоятельствах и в каких целях работником были или будут потрачены деньги. Поэтому в тексте записки следует максимально ёмко и кратко изложить основные факты, подтверждающие необходимость такой траты.

Учитывая данные рекомендации, пример служебной записки на возмещение расходов будет иметь следующий вид:

№165-сз от 02.10.2018 г. Директору ООО «Рассвет»

Петрову О.П.

Служебная записка

«На возмещение расходов»

Прошу возместить расходы, понесённые мной в интересах ООО «Рассвет» в размере 15500 руб., в связи с приобретением мной двух автомобильных шин для служебного автомобиля Daewoo Lanos, г.н. А***АА.

Указанный товар приобретён мной на основании доверенности № 17 от 19.09.2018 г., выданной в соответствии с приказом директора ООО «Рассвет» № 3 от 19.09.2018 г.

Приложение: квитанция к приходному кассовому ордеру №1515 от 30.09.2018 г.

Водитель автотранспортных средств

транспортного отдела ООО «Рассвет» Васильев С.В

СОГЛАСОВАНО:

Ведущий бухгалтер ООО «Рассвет» Сидорова А.С.

Начальник автотранспортного отдела

Составленная служебная записка, попадая на рассмотрение директору, проверяется на соответствие действительности. Если указанные в бумаге факты находят своё подтверждение, директором ставится соответствующая резолюция, позволяющая выплатить работнику необходимую сумму.

Из вышесказанного следует, что работниками довольно-таки часто могут быть оплачены расходы, связанные со служебной деятельностью. Подобная необходимость зависит от интенсивности и специфики работы предприятия. Если они были обусловлены производственной необходимостью, администрация должна их компенсировать. Впрочем, для стабильности работы следует как можно меньше прибегать к помощи работников и грамотно распоряжаться заработанными деньгами.

Мирошниченко Валерий Андреевич

C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.

Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.

Выдача денег подотчетнику

Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его заявления, на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).

Авансовый отчет и подтверждающие документы

Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877).

Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Заявление на возмещение денежных средств сотруднику: образец

Пред. / След. Форма заявления на возмещение потраченных средств Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

> > > 04 марта 2020 хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним с теми, когда под отчет деньги выдавались. Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании , который составляется при наличии , одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Просим возместить расходы

Содержание Особенности служебной записки в том, что она призвана:

  1. отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
  2. ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).
  3. инициировать принятие какого-либо решения;
  4. донести до сведения получателя определенную информацию;

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах.

Служебная записка на компенсацию оплаты проезда Внимание Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке.

Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком. Служебная записка, основания для изложений Немаловажным фактором будет то, каким именно образом и в какой форме будут изложены конкретные основания в записке.

Служебная записка на возмещение денежных средств: образец

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Документы —  В бюджет предприятия, как правило, заложены основные расходы по различным направлениям деятельности.

Однако, иногда возникают ситуации, когда работником из собственных средств оплачиваются товары и услуги для работодателя. В данной статье будут изучены основные из них. Также будет рассмотрен процесс возмещения расходов работнику управленцем и требуемые для этого документы. Оглавление: 1. Понятие возмещения расходов предприятием 2. Особенности компенсации затрат: основные виды и основания 3. Служебная записка на возмещение денежных средств Понятие возмещения расходов предприятием Действующее законодательство не запрещает покупать работнику товары, а также оплачивать услуги в интересах работодателя.

Более того, законодательством России предусмотрен ряд обстоятельств, обязывающих администрацию организации возместить расходы, связанные с затратами штатной единицы на служебную деятельность.

Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы

В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Но поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно.

Чтобы возместить сотруднику расходы, достаточно его письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Документ необходим, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходами работника, с которых нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли найти повод предъявить претензии к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.

При возмещении сотруднику расходов, которые он понес за свой счет в интересах и с согласия компании, доходов у работника, а значит и объекта налогообложения по НДФЛ, не возникает (ст. 209 НК РФ).

Возмещение денежных средств

Содержание Директору МБОУ СОШ № ___ (ФИО) проживающего по адресу:_______________ конт.

Заявление на возмещение потраченных денежных средств

Содержание На основании этих документов работник сможет принимать объективные решения относительно допустимых лимитов перерасхода.

Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством.

Основанием для выплаты является сам авансовый отчет.

Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.

Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:

  • документальное подтверждение каждого расхода;
  • соответствие АО принятой у работодателя форме;
  • утверждение АО руководителем.
  • обоснованность расходов;

О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».

Служебная записка о возмещении расходов образец Прошу компенсировать расходы связанные

Директору МБОУ СОШ № ___ проживающего по адресу:_______________ конт.

тел.: ____________________________ ЗАЯВЛЕНИЕ Мной, родителем _____________________________________, ученика(цы) (ФИО ребенка) «____» класса были сданы денежные средства на приобретение учебников, предусмотренных учебной программой на 2013-2014учебный год в размере ____________ (________________________________________________) рублей. (сумма прописью) Учебники были приобретены и выданы нам на руки в __________ 2013г.

________________ /__________________ (подпись) (расшифровка подписи)

Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)

71-й счет «Расчеты с подотчетными лицами»– это излюбленное «поле деятельности» для инспекторов ИМНС. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги.

При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода. До 2001 г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В 2001 г. налог на доходы у резидентов РФ не удерживается, однако сведения о выплаченном доходе должны представляться в налоговый орган.

Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия .

Руководитель организации

Прошу вас возместить мне расходы.

Заявление о возмещении потраченных на нужды компании личных средств

15.06.2020 О важности правильно оформленной служебной записки на возмещение расходов не понаслышке знают опытные бухгалтеры. Тем, кто впервые столкнулся с образцом оформления документов по 71-му счёту («Расчёты с подотчётными лицами») трудно разобраться в сухих строчках письма Минфина.

Однако, ничего сложного в этом нет, следует лишь неукоснительно придерживаться нескольких простых правил. Существует множество ситуаций, при которых работники расходуют денежные средства:

  1. Оплата услуг связи (сотовая, городская телефонная, телеграмм, писем, посылок);
  2. Покупка канцелярских принадлежностей;
  3. Траты, произведённые во время командировки (оплата проживания в отеле, приобретение бензина, проезд на транспорте, питание);
  4. Представительские расходы.

Финансы могут быть как выданные авансом, так и собственные.

Если деньги были выданы авансом, то сотрудник должен грамотно отчитаться за потраченные средства.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов

Документы бухгалтерского учета Раскрыть список рубрик Подпишитесь на специальную бесплатную еженедельную рассылку, чтобы быть в курсе всех изменений в бухгалтерском учете: Присоединяйтесь к нам в соц. сетях: НДС, страховые взносы, УСН 6%, УСН 15%, ЕНВД, НДФЛ, пени Отправляем письма с главными обсуждениями недели > > > 11 июля 2017 Заявление на командировочные расходы — образец его вы сможете найти в нашей статье — необходимо для осуществления выплат сотруднику, который осуществил командировочные траты за свой счет.

Рассмотрим, как оно оформляется. В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.

Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы. Заявление о возмещении потраченных на нужды компании личных средств Прошу компенсировать денежные средства

г.

Москвы, проживающий по адресу: 101000, г.

Москва, ул. Коломенская, д. 2, кв.

2, с другой стороны заключили настоящий договор займа. 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Заимодавец передает в собственность, а Заемщик принимает денежные средства в размере 100 000 (Сто тысяч) руб., которые обязуется возвратить Заимодавцу в срок и на условиях, предусмотренных настоящим договором. 1.2. Вышеуказанный заем является беспроцентным.

1.3. Заемщик обязуется возвратить Заимодавцу указанную в пункте 1.1 сумму займа в срок до 20 декабря 2015 года. 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН 2.1. Заимодавец обязуется предоставить указанные в пункте 1.1 настоящего договора денежные средства в течение одного дня с момента подписания настоящего договора путем оплаты товара со своего лицевого счета №100 101 101 101 101 01 101 по Счету № 2 от 17.01.2015 к Договору № 001 от 10.01.2015, заключенному Заемщиком с ООО «Запад». 2.2.

Возмещение денежных средств. Заявление о возмещении расходов сотрудника

проживающего по адресу:_______________ конт.

Учебники были приобретены и выданы нам на руки в __________ 2013г.

Однако это неправомерно, поскольку сотрудник в данной ситуации, по сути, не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

Gvmp

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники.

Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию.

Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Случается, что работнику приходится тратить собственные деньги для нужд организации, и работодатель должен возместить ему эти траты. Такое, к примеру, возможно, если работник оплачивал из собственных средств стоимость проезда к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ). В целях возмещения денег составляется служебная записка на компенсацию денежных средств.

Служебная записка на возврат денежных средств

Служебная записка на возмещение расходов пишется на имя руководителя организации работником, который потратил собственные средства. В служебной записке на возмещение денежных средств нужно указать, на какие цели работником были потрачены деньги, а также сумму, которую он просит возместить.

К записке следует приложить документы, подтверждающие понесенные работником расходы (например, распечатку электронного билета, распечатку с банковской карты и т.д.).

На служебной записке руководитель ставит визу, а затем служебная записка на возмещение расходов передается в бухгалтерию.

В качестве примера служебной записки на возмещение расходов приведем служебную записку о возмещении расходов на транспорт.

Служебная записка для налоговых целей

Служебная записка на возмещение расходов потребуется компании в числе прочих документов для подтверждения обоснованности включения расходов в базу по налогу на прибыль или по налогу при УСН.

Кроме того, в большинстве случаев суммы, возмещаемые работодателем работнику, не являются доходом последнего, облагаемым НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому такая записка нужна будет для подтверждения того, что суммы, уплаченные работником, потрачены на нужды организации.

Сколько времени нужно хранить служебную записку на возмещение денежных средств

Хранить записку нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 400 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *