Соглашение об электронном документообороте

Сдача отчетности в электронном виде

До 1 января 2017 года ПФР активно практиковал электронную систему документооборота с компаниями на добровольной основе. Организациям предоставлялся выбор сдачи отчетности посредством телекоммуникационных каналов связи (ТКС) или в привычном бумажном виде. После выхода нового постановления правила изменились:

  • предприятия, среднее число работников которых равно или превышает 25 человек, обязаны сдавать отчетность только в электронной форме;
  • организации со средней численностью сотрудников до 24 человек включительно оставляют за собой право выбора формы отчета.

Если работодатель, в штате которого более 25 служащих, подает отчет в бумажном виде, ПФР признает его недействительным и устанавливает наказание в виде штрафа в установленном законом порядке.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде посредством ТКС быстрее и удобнее. Отмечаются следующие преимущества:

  • надежность учета передаваемых документов, повышенная конфиденциальность;
  • отправить отчет можно в любое время суток;
  • при обнаружении ошибок ПФР незамедлительно отправляет документ на доработку, где ответственное лицо на рабочем месте может быстро исправить неточность и тут же отправить отчет обратно;
  • бухгалтеру предприятия больше не нужно лично посещать отделения фонда;
  • после проверки отчетности уполномоченный орган присылает уведомление.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Чтобы начать пользоваться электронным документооборотом с ПФР, одного соглашения с фондом недостаточно. Необходимо пройти следующие этапы.

  1. Договор с оператором ТКС. Работодатель выбирает поставщика, осуществляющего документооборот, из опубликованного на официальном сайте ПФР списка. В него входят проверенные операторы, прошедшие аккредитацию и получившие лицензию. Далее заключается соглашение, где определяются тарифы, абонентская плата, перечень входящих услуг, гарантии и т.д.
  2. Получение электронной цифровой подписи. Она оформляется в Удостоверяющих центрах Минкомсвязи при предоставлении паспорта, правоустанавливающих документов предприятия и его устава, где прописаны лица, имеющие право на подписание отчетности.
  3. Установка программного обеспечения. Оператор самостоятельно подбирает и устанавливает необходимое для обмена данными оборудование. Оно должно быть совместимо с программами фонда, иначе оборот становится невозможным. В случае отсутствия в договоре этой услуги, работодателю следует довериться специалистам.
  4. Заявление. Заявитель заполняет бланк по образцу и подает его в уполномоченный орган вместе с другими необходимыми документами (соглашения с оператором ТКС и УЦ, правоустанавливающие документы предприятия).
  5. Соглашение. В отделении заключается безвозмездный договор между фондом и представителем компании.

Заявление на электронный документооборот с ПФР

Образец заявления на подключение электронной отчетности в ПФР находится в общем доступе на официальном Интернет-ресурсе фонда. Он состоит из трех разделов, где первые два приходятся на данные о работодателе, а третий содержит информацию о применяемых методах криптозащиты. При этом заполняется либо первый блок (для юридических лиц), либо второй (для индивидуальных предпринимателей).

Для начала заполняется шапка, где прописывается наименование отделения ПФР, куда направляется прошение. Затем блок информации о заявителе, где необходимо указать:

  • для юридических лиц: наименование предприятия, ИНН, КПП, адреса, контактная информация, ФИО директора и некоторые другие данные;
  • для физических лиц: ФИО, СНИЛС, ИНН, контактная информация, адрес и номер регистрации в ПФ РФ.

Следующий шаг – внесение информации о поставщике ТКС, с которым работодатель заключил соглашение. Здесь указывается помимо общих сведений конкретное средство криптозащиты. Последний блок остается пустым, его заполняет сотрудник ПФР. Далее ставится дата, подпись директора и печать.

Законодательное регулирование

Процедура регулируется различными нормативными актами. Среди них выделяют:

  1. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ;
  2. Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 N 27-ФЗ.

Современные средства передачи информации позволяют предприятиям осуществлять с ПФР электронный документооборот, значительно упрощающий процедуру предоставления отчетности. Такой способ надежнее, удобнее и не требует систематических посещений отделений фонда.

Предыдущая запись Особенности добровольного пенсионного страхования Следующая запись Петиция против повышения пенсионного возраста

На протяжении прошлых десятилетий основным носителем информации являлась бумага. Сейчас крупные компании и мелкие фирмы массово переводят свою документацию в цифровой формат. Государственные учреждения, в том числе и ПФР, все чаще требуют подавать отчетность в цифровой форме. Страхователям и другим представителям будет полезно знать, как быстро подключить систему цифрового оборота документов для подачи отчетов в Пенсионный фонд.

Преимущества ЭДО

Электронные документы — это информация, представленная в виде набора символов, хранящаяся на цифровых носителях (жесткий диск, USB накопитель, облачный сервер и т. д.).

Система для организованного обмена такими документами называется электронным документооборотом (ЭДО).

Если организация решила отправлять отчетность в электронной форме, она получает следующие преимущества:

  • пропадает необходимость физического посещения территориального органа ПФР, что ведет к снижению транспортных затрат;
  • процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи занимает считанные секунды;
  • распечатки и подписи отчетов больше не нужны, экономится время и канцелярские расходники;
  • редактировать и просматривать цифровую документацию могут несколько человек одновременно;
  • в цифровой форме проще найти и исправить недочеты, что минимизирует возможные штрафы.

Пользуясь электронным документооборотом, страхователь, не покидая рабочего места, высылает в ПФР нужные сведения.

Внимание! Документы нужно проверить программой (предоставляется на сайте ПФР) на предмет ошибок, после чего фонд вышлет протокол проверки.

ЭДО также позволяет получать рассылки из Пенсионного фонда, ответы на запросы и отправлять электронную почту.

ЭДО в Пенсионном фонде

ПФР старается убедить своих клиентов в необходимости перехода на электронный документооборот. Уже порядка 80% всех сотрудничающих организаций предоставляют отчетность в электронном виде. В список отсылаемых документов входят:

  • личная информация о застрахованных гражданах и личная информация за предыдущие отчетные периоды, если ее необходимо откорректировать;
  • сведения на сотрудников, которые обратились за пенсией;
  • отчеты по выплаченным взносам в виде обязательного страхования в ПФР;
  • заявления граждан, желающих осуществлять дополнительные страховые взносы;
  • реестры граждан, за которых вносились дополнительные выплаты.

Важно! Страхователь обязан лично выбрать Удостоверяющий центр и технологию отправки данных. Большинство технологий, которые использует ПФР, совместимы с аналогичными программами отправки отчетов в другие государственные учреждения (ФНС и т. д.).

При переходе на ЭДО предоставлять отчетность во все госструктуры станет проще в разы.

Кто обязан отправлять цифровые отчеты

В 2016 году страхователь сам решал, в какой форме высылать сведения. В начале 2017 года ПФР обязал работодателей, у которых трудится 25 и более сотрудников, отправлять отчеты исключительно в электронной форме.

В 2019 году требования Пенсионного фонда не изменились:

  1. Индивидуальные предприниматели и организации со штатом сотрудников в 25 человек подают отчетность в электронной форме. В случае игнорирования данного требования и предоставления бумажной документации, последняя принята не будет. Страхователь получит штраф;
  2. Если в организации трудится не более 24 работников, форма отчетов выбирается работодателем. Не смотря на то, что ПФР примет бумажные сведения, он рекомендует всем без исключения переходить на ЭДО.

Необходимо учитывать, что численность персонала рассчитывается по прошлому расчетному периоду. Если в июне в фирме работало 40 человек, а в июле 23, июльская отчетность все равно должна быть электронной.

Подключение к ЭДО

Чтобы выполнить требования Пенсионного фонда и высылать отчеты в электронном виде, страхователь обязан заключить соответствующий договор, позволяющий подключиться к системе ЭДО ПФР. Работу системы обеспечивают операторы, которых в Российской Федерации более 100.

Весь процесс можно разделить на 6 основных этапов.

Этап 1

Вначале работодателю нужно выбрать оператора — компанию, предоставляющую услуги по пересылке документов. Помимо прямых обязанностей по обмену документации, компания обеспечивает защиту данных и техническое обслуживание телекоммуникационных каналов связи.

Сотрудничать можно с операторами, которые имеют аккредитацию Пенсионного фонда.Список аккредитованных компаний имеется на сайте фонда.

Сотрудничество основывается на договоре между страхователем и оператором. При его заключении, стоит обратить внимание на такие пункты:

  • полный список услуг (гарантия безопасности, круглосуточная поддержка и т. д.);
  • стоимость услуг;
  • санкции в случае нарушения обязанностей.

Совет! Существует 4 спецоператора, контролирующих более 80% рынка. Они задают тарифы и услуги конкурентам. Это «СКБ Контур», «Такском», «Тензор», «Калуга Астрал». Рационально выбрать одну из этих компаний.

Этап 2

Цифровые сведения должны сопровождаться виртуальной подписью (ЭЦП). Для этого необходимо владеть ключом цифровой подписи. ЭЦП выдает Удостоверяющий центр, который аккредитуется Минсвязи.

На данном этапе также потребуется заключить соглашение, для которого понадобится:

  • заявление с просьбой выдать инструменты криптографической защиты;
  • нотариально заверенные копии документов ИП (компании).
  • документация, которая подтвердит право владельца ЭЦП подписывать отчетность Пенсионного фонда. Если ключ оформляется на представителя организации, а не директора, нужна доверенность.

Полный список аккредитованных компаний также можно найти на официальном портале фонда.

Этап 3

ЭДО подразумевает наличие специализированного программного обеспечения. Оптимальным вариантом является наличие соответствующего пункта в договоре с оператором. Если в соглашении с компанией такого условия нет, представителю организации следует найти специалиста.

Выбирая ПО, нужно обратить внимание на совместимость с программами Пенсионного фонда.

Этап 4

Далее страхователю необходимо подготовить соглашение о подключении электронного документооборота. Бланк заявления можно взять в территориальном органе ПФР либо на официальном ресурсе. Он включает в себя 3 блока:

  1. Данные о юридическом лице;
  2. Данные о физическом лице;
  3. Данные о применяемых инструментах криптографической защиты.

Как заполнять.

  1. Первый блок заполняется представителем или директором организации (ООО и т. д.). Он включает в себя полное название, ИНН и КПП, юридический и фактический адрес, контакты, платежные реквизиты, регистрационный номер Пенсионного фонда и данные о числе работников;
  2. Второй блок заполняют индивидуальные предприниматели (персональные данные, ИНН, контакты, регномер и информация о сотрудниках);
  3. Третий блок заполняется в обоих случаях, он включает в себя наименование оператора и ключ ЭЦП.

Внимание! Если заявление составлено с ошибками, работодатель обязан его доработать. Сроки подключения будут перенесены.

Этап 5

Подключившись к системе ЭДО, страхователь обращается в территориальный орган ПФР, где составляет соглашение на обмен электронными документами и предоставляет следующие бумаги:

  • копию соглашения с компанией, обеспечивающей пересылку цифровой отчетности;
  • копию договора;
  • регистрационные документы организации (ИП) в виде заверенных копий;
  • если заявление пишет представитель директора, необходима доверенность.

Этап 6

После обращения страхователя либо представителя в территориальный орган ПФР, последний заключает договор, подразумевающий обмен цифровыми документами. После того, как обе стороны подпишут соглашения, представитель ООО (ИП) становится официальным участником ЭДО и может предоставлять отчеты, в цифровом формате.

Как узнать регистрационный номер в ПФР: 7 лучших способов

  1. Сначала нужно обратиться к другому ресурсу «Контур.Экстерн» (подобных ресурсов в рунете несколько) по ссылке, но последние 2 цифры в адресе необходимо указать свои (код автономера своего региона). У нас в ссылке стоит число «71» — Тульский регион: http://www.kontur-extern.ru/support/ko/pfr/71
  2. Если вы не знаете этих цифр — ничего страшного, их можно узнать на сайте. Попадаете на «Контур. Экстерн» любым способом, хоть через поисковую систему, где вводите название на русском языке. На сайте, обратите внимание — с левой стороны есть опции — выбираете «Пенсионные фонды».
  3. Перед вами будет список районов с 3 первыми цифрами регистрационного номера в ПФР (региональное определение) и 3 последующими. Возможно, это будут Московские (или Тульские по ссылке — это неважно) номера, вам необходимы — первые 3 цифры вашего региона.
  4. Чтобы, наконец-то, добраться до искомого, надо нажать на маленький черный треугольник (расположен в конце поисковой строки), который выдает меню с регионами и кодами автономеров — выбрать свой (не путайте его и цифры РН — это разные вещи).
  5. Нажав на него, откроете список районов вашего региона с первыми 6 цифрами (вам нужны только 3). Возможно, что кому-то будет удобнее сразу написать искомый объект (область).
  6. Это можно сделать вручную — за словом «регион» следует строка для ввода (она сливается с фоном и незаметна). Многие, попав на сайт, не могут найти ни ее, ни треугольник.
  7. Каким бы способом вы не добирались до заветного трехзначного кода — вы его получите. Теперь возвращаетесь на сайт ПФР «Кабинет плательщика» и вводите их в чекбоксы (маленькое окошко). Попадаете на страницу, где справа есть опция «Забыли регистрационный номер в ПФР?»
  8. Жмете на нее и вам предложат ввести ИНН, далее вожделенный номер становится вам доступен. Сервисы работают бесплатно!
  1. Для составления отчета, если вам необходим только регистрационный номер, этими способами можно ограничиться. Но заверенную выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП надо официально запрашивать в ИФНС вашего региона. Для этого необходимо написать заявление-запрос (в 2 экземплярах) и ждать ответа в течение 5 рабочих дней. Возможно придется заплатить госпошлину. В заявке указываете реквизиты организации, о которой хотите получить информацию.
  2. Если вам приходится часто запрашивать выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то иногда удобно пользоваться платными интернет-услугами. Существует несколько сайтов, которые за небольшую плату предоставят вам нужный документ. Но и там вам понадобится вводить реквизиты запрашиваемой организации. Выписку пришлют на указанный электронный адрес в течение получаса. Насколько это необходимо — решите сами, но документ не дает права использовать его как официально- заверенные данные. Это чисто информативный материал. К примеру, вот один из таких ресурсов: http://egrul.com/?from=mixmarket_one
  3. Можно зарегистрироваться на сайте ПФР и создать свой кабинет, где вам всегда будет доступна информация обо всех платежах и передвижениях ваших средств в страховом фонде. Все реквизиты и данные будете получать из первых рук.
  4. Подъехать в ПФ или позвонить и узнать информацию непосредственно от инспектора. Возможно, что придется отстоять очередь. Не забудьте взять с собой ИНН и другие регистрационные документы.

Регистрационный номер в ПФР по ИНН

  1. Позвонить в Пенсионный фонд РФ. Номер телефона фонда можно найти на его сайте. В верхнем правом углу главной страницы нужно выбрать регион, в котором зарегистрирован страхователь, после чего перед вами появится страница управления ПФ вашего региона, там и найдется необходимый номер телефона. Позвонив по нему, вы узнаете регистрационный номер ПФР по ИНН.
  2. Запросить выписку ЕГРЮЛ или ЕГРИП в ИФНС. Заказать оригинал выписки, заверенной печатью налоговой службы, можно, направив в письменной форме официальный запрос в двух экземплярах о выдаче выписки ЕГРЮЛ для организаций и выписки ЕГРИП для индивидуальных предпринимателей. В письме обязательно должны быть указаны сведения об организации или ИП: юридический адрес, номер ИНН, КПП, ОГРН и прочая подобная информация. Выписку можно получить в течение пяти дней.
  3. Необходимую выписку также можно получить через интернет-сервис. Для этого запрос оформляется в электронном виде. В нем указываются наименование организации или имя индивидуального предпринимателя, адрес электронной почты, телефон номера для связи, номера ИНН и ОГРН. Эта услуга не бесплатная. Но выписку можно увидеть максимум через полчаса. Однако следует помнить, что выписка, полученная таким путем, не является оригиналом. Ее нельзя использовать на сделках или при оформлении лицензий и разрешений. Она просто содержит информацию об организации или ИП.
  4. Лично обратиться в отделение ПФ. При себе необходимо иметь свидетельство ИНН и регистрационные документы.
  5. Создать аккаунт на сайте ПФР. Чтобы осуществить вход на личную страницу, нужен пароль и код активации. Для получения подобной информации необходимо обратиться в отделение Пенсионного фонда и продиктовать номер ИНН. В «Личном кабинете» вы найдете сведения о деятельности страхователя, в нем также хранятся данные касательно графика платежей, платежных поручений и задолженности перед ПФР.
  6. Узнать можно регистрационный номер ПФР по ИНН. В любом номере ИНН первые четыре цифры указывают на принадлежность страхователя к той или иной инспекции ФНС. А позвонив в ФНС, можно узнать ваш регистрационный номер ПФР, продиктовав лишь номер ИНН.

Сегодня очень много внимания уделяется обеспечению безопасности труда. На некоторых предприятиях даже есть должность специалиста по охране труда, который обязан контролировать соблюдение всех правил для нормальной работы сотрудников. Но, к сожалению, никто не огражден от несчастных случаев. Если такая ситуация имеет место, то именно Фонд социального страхования позаботится о пострадавшем сотруднике каждого предприятия. Именно поэтому очень важно как можно скорее начать сотрудничать с ним.

Соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для того чтобы организация могла отправлять отчеты в пенсионный фонд, заполните и предоставьте в госорган документы:

  1. Заявление о подключении к электронному документообороту Пенсионного фонда РФ (ПФР) — в трех экземплярах:
    • для всех регионов, кроме г. Санкт-Петербурга, Ленинградской и Свердловской области;
    • для Санкт-Петербурга и Ленинградской области;
    • для Свердловской области.
  2. Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ — в двух экземплярах.

    Если вы отправляете отчетность напрямую

    • для всех регионов, кроме г. Санкт-Петербурга, Архангельской, Ленинградской и Свердловской областей;
    • для Санкт-Петербурга и Ленинградской области;
    • для Архангельской области;
    • для Свердловской области.

    Если сдаете через представителя

    • для всех регионов, кроме г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области;
    • для Санкт-Петербурга и Ленинградской области;
    • для Свердловской области.

После того как вы заключите соглашение с ПФР, необходимо добавить в СБИС сведения о нем: дату и номер. Если этого не сделать, при отправке отчета СБИС сообщит, что данные о соглашении не заполнены.

ONLINE.SBIS.RU В СБИС В новом интерфейсе В старом интерфейсе

  1. Перейдите в раздел «Отчетность/Куда и что сдавать» или «Учет/Отчетность/Куда и что сдавать» (в зависимости от конфигурации).
  2. В фильтре выберите отчитывающуюся организацию.
  3. Добавьте сведения о соглашении. Порядок действий зависит от того, добавлено ли в СБИС отделение ПФ, в которое вы собираетесь отправлять отчеты.

    Если ПФ еще не добавлен

    Нажмите и выберите «Инспекция ПФ». Укажите номер и дату соглашения. Выберите нужное отделение пенсионного фонда.

    Если ПФ добавлен

    В строке с названием отделения ПФ перейдите по ссылке «Укажите соглашение». Введите номер и дату соглашения. Сохраните изменения.

  1. В разделе «Отчетность» или «Учет/Отчетность» (в зависимости от конфигурации) перейдите на вкладку «Куда и что сдавать».
  2. Выберите отчитывающуюся организацию.
  3. Добавьте сведения о соглашении. Порядок действий зависит от того, добавлено ли в СБИС отделение ПФ, в которое вы собираетесь отправлять отчеты.

    Если ПФ еще не добавлен

    Нажмите и выберите «Инспекция ПФ». Укажите номер и дату соглашения. Выберите нужное отделение пенсионного фонда.

    Если ПФ добавлен

    В строке с названием отделения ПФ перейдите по ссылке «Укажите соглашение». Введите номер и дату соглашения. Сохраните изменения.

  1. Перейдите в меню «Контрагенты/Налогоплательщики» и выберите организацию.
  2. На вкладке «Гос. инспекции» откройте карточку пенсионного фонда.
  3. Укажите дату и номер соглашения. Сохраните изменения.

Внимание!

Будьте внимательны при указании даты и номера соглашения с ПФР. Если указать неверные данные, пенсионный фонд может отказать в приеме отчетности.

>Лицензия

Любой тариф сервиса «Отчетность через интернет».

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

  • заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
  • соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

  • наименование организации;
  • ИНН, КПП;
  • регистрационный номер в ПФР;
  • данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
  • юридический и фактический адрес;
  • среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Заявление стандартной формы

Соглашение с ПФР

Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

  • бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
  • исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
  • сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
  • в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.

Как правильно заполнить заявление на ЭДО

Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:

  • наименование, ИНН и ОГРН организации;
  • ее юридический и фактический адрес;
  • регистрационный номер в системе ПФР;
  • банковские реквизиты;
  • среднесписочную численность работников;
  • данные оператора связи;
  • другую необходимую информацию.

Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:

После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.

Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.

Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую отчетность в ПФР нужно отправить электронно.

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:

  • не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
  • не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
  • оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).

К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.

Для этого бюджетная организация должна представить:

  1. Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
  2. Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
  3. Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

>Заявление на электронный документооборот с ПФР

Как заполнять

Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.

Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.

Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.

Дополнительная информация указывается в заявлении по запросу представителей территориального отделения фонда: банковские реквизиты (наименование банка, его БИК, расчетный счет бюджетного учреждения, корреспондентский счет), среднесписочная численность.

Шаг 3. Вторую таблицу оставляем пустой либо ставим прочерки. Данная часть предназначена для индивидуальных предпринимателей. Заполнение сведений в обеих таблицах недопустимо.

Шаг 4. Переходим в третью таблицу. Указываем наименование организации-оператора комплексных услуг в СЭД. Иногда представители ПФ РФ требуют дополнительные сведения. Например, адрес оператора, информацию об используемом средстве криптографической защиты информации (СКЗИ).

Шаг 5. Подписываем заявление у руководителя, ставим печать, указываем дату составления.

Последняя таблица в заявлении заполняется сотрудниками ПФ РФ.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *