Сортировка документов по папкам

Здравствуйте и приятного вам времени суток!

Решила поделиться с вами своим способом организации документов, к которому шла несколько лет и который подстраивала под себя и в конце концов пришла к системе, которую обожаю и всем-всем знакомым рекомендую.

Много-много букв и фото под катом….

Живу с мужем, поэтому документы храним вместе. Стран проживаний и национальностей на нас двоих больше 5, поэтому количество документов из-за этого естественно увеличивается.

Общие методы хранения

1. Во-первых, все документы я храню таким образом:

в папке куча прозрачных файлов, разделенных по категориям с цветными разделителями. В каждом файле находится ОРИГИНАЛ + несколько копий (тк копии очень часто нужны, дома не у всех есть копировальная машина, да и не всегда есть время если надо что-то срочно). Таким образом у нас никогда не возникает проблем с копиями и где искать оригинал.
Когда нужно куда-то идти — просто берем соответствующую папку с собой (тк очень часто не знаешь какую еще бумажку у тебя попросят), а так все в одном месте + есть копии и не придется бегать если что.
2. Во-вторых, внутри каждой категории, документы разделены по принципу «что получили раньше — то и первое лежит», то есть сначала свидетельство о рождении, потом паспорт, потом когда-то будет пенсионный и тд и тп.
3. В-третьих, в папке с документами у нас есть наши фото, а то очень часто нужны фото, а бежать делать куда-то нет времени или желания. Ну и ничего страшного что я поменяла цвет волос :))

4. В-четвертых, все-все документы у нас уже отсканированы и хранятся в общей папке в Dropbox, к которой мы оба имеем доступ в любое время, в любом месте. В Дропбоксе все разделено по такому же принципе что и оригиналы, поэтому даже муж уже не спрашивает где что лежит.

Хранение
Купила мильон разноцветных одинаковых папок размером А4.

Разделила на категории и подписала на прозрачной пленке мелко внизу. Во-первых не привлекает внимание, во-вторых, для посторонних это остается просто цветными папками.

Ну а дальше все документы разделила по папкам. И вот что получилось.
Черная — дома всегда есть стратегический запас прозрачных файлов.

Наши с мужем документы сначала были в одной папке, но из-за количества стран проживаний и гражданств, количество документов увеличилось поэтому решила разделить:

Бордовая — документы мужа. Внутри по странам.

Розовая — мои документы, также по категориям

Красная — наши общие документы (свид. о браке, квартиры, потом детки будут). Здесь же есть категория копий документов ближайших родственников, ну мало ли что.

Оранжевая — медицина. Не знаю как у вас, а у нас, живя на несколько стран, собралось мильон всяких результатов анализов и тд и тп. Нет медицинских карточек, поэтому я все храню на всякий случай. Разделено на 2 части: моя и мужа, и внутри каждая часть по врачам (ОРЛ, гастролог и тд)

Желтая — контрольный журнал

Светло-зеленая папка — документы об учебе. Дипломы об окончании, проф.сертификаты и тд

Зеленая — документы из банка мужа

Темно-зеленая — мои банковские документы

Темно-синяя — рабочие контракты мужа (а также всякие справки с работы)

Синяя — мои документы с мест работы

Голубая — рецепты. Но ей совсем не пользуюсь, поэтому в скором времени заменю на что-нибудь, правда пока не придумала на что

Бонусы, кто дочитал до этого места :))
Хранение ком. платежей
Ну и бонусом покажу как храню коммунальные платежи (хотя мы бумажные не получаем и все автоматизировано и ежемесячно снимается с карточки, но иногда какие-то годовые/итоговые приходят).
Папка-аккордеон с разделением на тип платежей:

Хранение инструкций, гидов и гарантий
Разделила по категориям (красота, кухня, общее, компьютеры, мебель и тд), нашла папки, подписала и распределила. Красота! Даже муж знает где что :))

В работе секретаря важна не только аккуратность, но и своевременная сдача бумаг в архив. При формировании папки возникает немаловажная проблема: оформление обложки дела. Именно ей и посвятим эту статью. Мы ответим на самые распространенные вопросы: должна ли обложка быть чистой, Должны ли быть на ней реквизиты, если да, то какие, обложку можно распечатать и наклеить или все записи должны быть от руки написаны на самой папке?

Перечислим последовательность при формировании дела: собираем документы (например, приказы «по личному составу» или же по «основной деятельности»), сшиваем их в картонную папку, а заканчиваем главным – оформлением обложки дела. Подробно об этом написано в статье Полное оформление дел. Кстати, и о титульном листе дела мы уже тоже говорили, но сегодня разберем эту тему, что называется, углубленно.

Внимание! Если дело готовится к сдаче в государственный архив, то не занимайтесь самодеятельностью, даже если эта самодеятельность строится на государственных правилах архивного дела! Обратитесь непосредственно в архив, который будет принимать документы, и возьмите в нем образец оформления обложки дела – такой, с которой именно этот архив примет у вас документы. Правила правилами, но от перегибов на местах никто не застрахован.

От руки или можно приклеить?

Если дело не подлежит сдаче в государственный (муниципальный, областной или федеральный) архив, и папки с документами вы хранить будете у себя на предприятии, то существующие нормы и правила дают относительную свободу при её изготовлении. Вы её можете сформировать в электронном виде, а потом распечатать на листе формата А4 и наклеить на папку.

Так полюбившийся вам клей-карандаш или силикатный канцелярский клей категорически не советуем. Первый «карандашный» вариант слишком ненадежный, обложка не только может отклеиться, но и быть безвозвратно потеряна. Второй – пачкает обложку неприятными желтоватыми пятнами. От этого обложка выглядит совсем не эстетично. А вот старый, добрый «клей ПВА», консистенцией похожий на жидкий йогурт – самое подходящее средство. Крепко, надежно, эстетично и никаких пятен.

Если обложку будете заполнять от руки, то можно использовать темные чернила или тушь. Они долговечны и не теряют яркости на протяжении 20-50 лет. Допустимо заполнять данные на обложке дела шариковой ручкой с черной пастой. Категорически запрещены: любые цветные чернила (синие, красные, фиолетовые и так далее), любые фломастеры, любые маркеры. Любым гелевым ручкам на обложке архив говорит категорично: «НЕТ!». Еще немаловажный момент, если текст от руки пишется на обложке, соблюдаем отступ от краев не менее 5 сантиметров.

Оформление обложки дела, регламент и примеры

Процесс регламентируется несколькими документами, перечислим их:

  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, они утверждены Приказом №526 Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 (Правила-2015).
  2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Они, например, не уточняют последовательность вынесения информации на обложку, однако в своем тексте используют слова «на обложке указывается…», «основными реквизитами обложки дела являются…» (смотрите подробности в п. 3.6.18).

Правила-2015 — основной нормативный документ по архивному делу в России на сегодня. Он обязателен для всех организаций.

Обложка дела, оформленная в соответствии с Правилами-2015

Продолжим перечислять документы, обратите внимание на перечисленные ниже. Они все тоже содержат примеры обложек дел, но а) являются обязательными только для тех ведомств, для которых разработаны, и б) в двух слчаяхиз трех утверждены раньше, чем появились Правила-2015:

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, (утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76, могут быть полезны в работе приложение №11, №12, №13, №24).
  • Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2016 г. N 556, Приложение №17);
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (утверждена приказом Федеральной таможенной службы от 09.07.2014 №1331, п. 10.2.15).

Обычному ООО или АО лучше следовать Правилам-2015.

Заканчиваем тему «оформление обложки дела» и приводим второй, заключительный пример. Он составлен на основе Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (одобрены решением Научно-методического совета архивных учреждений Центрального федерального округа Российской Федерации, протокол от 17-18 октября 2006 г. 2 и решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006 г. № 2). Строго говоря, эти рекомендации обязательны только для Москвы, но и в регионах им с удовольствием следуют, либо составляют на их основе свои правила.

Обложка дела, оформленная в соответствии с Методическими рекомендациями

Вывод

Если документы будут однозначно храниться только в вашем архиве, оформление обложки дела происходит по Правилам-2015, распечатывая и наклеивая на картон. Если дела готовятся к сдаче в архив, то прежде, чем заниматься оформлением томов, лучше проконсультироваться с этим архивом.

Подолгу ищете нужные документы? Возможно, вам следует пересмотреть принципы их сортировки. И не столь важно, о каком архиве идет речь – о традиционном бумажном или электронном, в любом случае грамотная классификация корреспонденции на входе впоследствии заметно облегчает жизнь.

Что такое сортировка?

Для начала дадим определение самому совершаемому действию. Сортировка документов — это расположение их в определенной последовательности согласно выбранному критерию. В соответствии с базовыми критериями – датой составления документа и его видом – выделяются основные методы сортировки.

Сортировка в хронологическом порядке

При выборе этой методики документы объединяются в массивы по дате их поступления. Таким образом, в одной подшивке хранятся все бумаги от 1-го числа определенного месяца, в следующей подшивке – от 2-го числа и так далее. Если бумаги за определенный временной промежуток подшиваются в общую папку, то они раскладываются в порядке, начиная с наименьшей даты и заканчивая текущей. Неудобство такого подхода очевидно. Если вы хотя бы примерно не помните дату платежного поручения или договора, то на его поиск в массиве другой разнородной документации за тот же период уйдет непозволительно много времени.

Сортировка по видам документов

Тут все просто. В одну папку вы складываете договоры купли-продажи, в другую – счета-фактуры, а в третью – банковские выписки и платежные поручения. Для удобства поиска родственные виды документов рекомендуется группировать в более крупные категории. Тогда в одном отделении архивного шкафа будут храниться папки с первичными учетными документами, а в остальных – банковские документы и документы по личному составу. На большинстве предприятий используются обе рассмотренные выше методики. В данном случае говорят о комплексной сортировке документов по папкам с разделением на виды, в хронологическом порядке. Документы одного вида подшиваются в общую папку по мере поступления.

Формирование реестров

При интенсивном документообороте для каждого вида документов формируются реестры по месяцам. Поток документации относительно невелик? Создавайте реестры по годам в больших папках-накопителях, для систематизации бумаг используя пластиковые разделители с номерами месяцев. И последние несколько слов – о срочности перехода к комплексной сортировке. Если вы действуете «по старинке» и при этом быстро ориентируетесь в бумагах, то вопрос о немедленной оптимизации работы с документами может немного обождать. Иное дело, если неразбериха в документации реально мешает работе – тогда чем раньше вы грамотно систематизируете архив, тем лучше для всех.

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Какие нормы регулируют эту процедуру

Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

  • Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  • Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
    • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

Оформляем обложку

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

  • Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
  • Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
  • И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Посмотреть правила и образец заполнения расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 можно в этой статье.

Если вас интересует, что такое ОКАТО – ознакомьтесь с этим материалом.

Нумерация листов

Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом.

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  • Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  • В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  • В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
  • Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
  • Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
  • Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
  • Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Опись на документ

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

  • название данного документа;
  • дата составления описи;
  • аннотация;
  • непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
  • в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

Процесс сшивания

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.

Алгоритм прошивки на 3 дырки:

  1. Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
  2. Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
  3. Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
  4. Снова пускаем нить в среднее отверстие.
  5. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:

Заверение документа

После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась.

Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Какие документы и для чего нужно сшивать

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой.

Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.

Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *