Срок сдачи авансового отчета по командировке
Содержание
Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета
Для бухгалтерского учета командировочных расходов и расчетов с командируемым работником используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражаются выданные работнику суммы, по кредиту — все расходы, понесенные им в командировке.
При направлении в командировку сотруднику под отчет выдается определенную сумма денежных средств, при возвращении сотрудник обязан в течении трех дней сдать оформленный авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10, к этим документам должны прилагаться все документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные, билеты, чеки, договор аренды транспорта, договор найма жилья и прочее).
Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.
Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением приходного кассового ордера.
Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется расходный кассовый ордер.
Проводки по расходам свыше выданного аванса
Дебет |
Кредит |
Название операции |
Выданы денежные средства под отчет |
||
Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу |
||
Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве внереализационных расходов.
Если по произведенным расходам выделяется НДС и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, бланки строгой отчетности), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль).
Проводки по бухучету командировочных расходов
|
Дебет |
Кредит |
Название операции |
20 (23, 25, 26, 29) |
Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия. |
|
Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия. |
||
Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства |
||
Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов |
||
Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции |
||
Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями |
||
Выделен НДС по командировочным расходам |
||
68.НДС |
НДС направлен к вычету |
Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей заработной платы (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.
Удержаны командировочные затраты, не признанные работодателем, из заработной платы работника |
||
50 (51) |
Возмещении работником затрат, не признанных работодателем, в кассу или на расчетный счет. |
Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:
Дебет |
Кредит |
Название операции |
Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя |
||
20, 23, 25, 26, 29 (44) |
Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем. |
|
Выделен НДС по этим расходам (если выделяется) |
||
68.НДС |
НДС по командировочным расходам направлен к вычету |
Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса».
При этом выполняются следующие проводки: (нажмите для раскрытия)
Дебет |
Кредит |
Название операции |
Куплен билет командируемому работнику. |
||
Билет выдан работнику |
||
20, 23, 25, 26, 29 (44) |
Списаны расходы на покупку билета |
|
68.НДС |
НДС по командировочным расходам направлен к вычету |
Пример учета командировочных расходов
Сотрудник Иванов направляется в командировку на 5 дней, ему выдана под отчет сумма 20000 руб. Суточные у Иванова составляют 1000 руб. При возвращении он предоставляет авансовый отчет с приложенным документами:
- билеты на поезд туда и обратно на общую сумму 8000 руб. (в том числе НДС 1220 руб., как посчитать НДС из суммы смотрим , по ссылке находится онлайн калькулятор для расчета), НДС выделен отдельной строкой.
- счет от гостиницы на бланке строгой отчетности на сумму 5000 руб. (в том числе НДС 763 руб.) НДС также выделен отдельной строкой.
Проводки бухучета командировочных расходов:
Сумма |
Дебет |
Кредит |
Название операции |
Выданы денежные средства под отчет из кассы |
|||
Списаны расходы на билеты без учета НДС |
|||
Выделен НДС по расходам на билеты |
|||
68.НДС |
НДС направлен к вычету |
||
Списаны расходы на гостиницу без учета НДС |
|||
Выделен НДС по расходам на гостиницу |
|||
68.НДС |
НДС направлен к вычету |
||
Списаны суточные |
|||
Работником возвращены оставшиеся денежные средства в кассу предприятия |
Командировка – служебная поездка сотрудника фирмы, основанием для которой служит приказ руководителя. Все производимые им расходы (проезд, проживание, питание) компания берет на себя, выдавая работнику аванс по командировочным тратам. По возвращении, в трехдневный срок он обязан отчитаться о затратах, оформив авансовый отчет и представив его для утверждения главному бухгалтеру. Познакомимся с этапами учета командировочных расходов.
Проводки по авансовому отчету по командировке
Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).
Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.
Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.
Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки:
Операции |
Д/т |
К/т |
Утвержден авансовый отчет, проводками списаны затраты по командировке: |
||
— в торговой компании (если целью ее являлось продвижение товара) |
||
— в производственном предприятии (поездки рабочего характера) |
||
— общехозяйственного толка, например почтовые расходы |
||
В поездке приобретены активы или материалы |
08,10 |
|
Из суммы затрат выделен НДС |
||
НДС принят к вычету |
||
Остаток неиспользованных командировочных расходов возвращен в кассу, на расчетный счет или удержан из заплаты по согласию сотрудника |
50, 51, 70 |
|
Перерасход средств выплачен сотруднику |
Проиллюстрируем учет затрат по командировкам на примерах.
Пример 1:
Сотрудник ООО «Троя» инженер Дерябин А.Ю. в апреле 2019 получил аванс в счет командировки сроком на 5 дней в сумме 160000 руб. для поездки в другой регион. Цель поездки – приобретение оборудования для фильтра на производство. Дерябин А.Ю. вылетел на самолете 15 апреля, а вернулся 19 апреля на транспорте поставщика, сопровождая приобретенное оборудование. 23.04.2019 им предоставлен авансовый отчет, в котором перечислены расходы:
-
стоимость билетов «туда» – 18 000 руб. (в т.ч. НДС – 3000 руб.);
-
стоимость номера в отеле – 21 600 руб. (в т.ч. НДС – 3600 руб.) за 3 дня;
-
суточные — 3500 руб. (700 х 5 дн.);
-
оплата консультационных услуг производителя оборудования – 15 000 руб.;
-
приобретение установки – 108 000 руб. (в т.ч. НДС 18000 руб.).
К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т. е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие:
Дата |
Операции |
Д/т |
К/т |
Сумма |
На карту сотрудника перечислен аванс по командировке |
160 000 |
|||
Принят авансовый отчет, проводки утверждения и списания затраты: |
||||
— суточные |
||||
— за проживание в отеле |
18 000 |
|||
НДС по сч-ф отеля |
||||
— за проезд (авиабилет) |
15 000 |
|||
НДС по авиабилету |
||||
Консультация по использованию оборудования |
15 000 |
|||
Стоимость установки |
90 000 |
|||
НДС со стоимости установки |
18 000 |
|||
Расходы по приобретению установки списаны с подотчетных сумм |
105 000 |
|||
Принят к вычету НДС (3600 + 3000 + 18 000) |
24 600 |
|||
Дерябину А. Ю. выдан перерасход по авансовому отчету (166 100 – 160 000) |
В примере выдана сумма перерасхода по авансовому отчету (проводка Д/т 71 – К/т 50) из кассы. В зависимости от принятой в компании системы расчетов с персоналом, деньги ему могли быть перечислены на карту проводкой Д/т 71 К/т 51. В результате сч. 71 по выданной подотчетной сумме Дерябину А.Ю. закрылся.
Пример 2:
Оператор ПК Минина И.И. 15.04.2019 отправлена в командировку на 2 дня для повышения профподготовки и посещения семинара. Сумма аванса составила 13400 руб. Билеты на проезд были заранее заказаны компанией и выданы ей вместе с суммой командировочных. 17.04.2019 Минина И. И. возвратилась и представила на утверждение авансовый отчет, где перечислила расходы и подтвердила их документально:
-
суточные 1400 руб. (700 х 2 дн.);
-
плата за проживание в гостинице 3360 руб. (НДС 560 руб.);
-
проезд 6000 руб.:
-
оплата участия в семинаре 5000 руб.
Всего на сумму 15760 руб.
Проводки:
Дата |
Операции |
Д/т |
К/т |
Сумма |
Из кассы фирмы выдан аванс по командировке |
13 400 |
|||
В кассу поступили билеты на проезд Мининой И.И. |
||||
Проездные документы выданы Мининой И.И. |
||||
Утвержден авансовый отчет по командировке, проводки списания затрат: |
||||
— суточные |
||||
— за проживание |
||||
НДС по сч-ф отеля |
||||
— за проезд |
||||
— за участие в семинаре |
||||
Остаток неиспользованного аванса 3640 руб. (13 400 + 6000 – 1400 – 3360 — 6000 – 5000) возвращен в кассу |
Пример 3:
Менеджер отдела сбыта Лешков И.Т. 16.04.2019 получил командировочные расходы в сумме 30 000 руб. на проведение презентации в компании – потенциальном потребителе продукции, находящейся в соседнем регионе. Срок поездки – 3 дня. Лешков И.Т. вернулся 18.04.2019, представив отчет о произведенных тратах:
— суточные 2100 руб. (700 х 3);
— представительские расходы (ужин с заказчиками продукции) – 16 000 руб.;
— проведение презентации – 15 000 руб.
Проживал Лешков И.Т. у своих родственников, расходы по проживанию не подтвердил.
Всего затрат 33 100 руб.
Проводки:
Дата |
Операции |
Д/т |
К/т |
Сумма |
На карту сотрудника перечислен аванс по командировке |
30 000 |
|||
Утвержден авансовый отчет подотчетного лица, проводками списаны затраты: |
||||
— суточные |
||||
— представительские |
16 000 |
|||
— на презентацию по продвижению товара |
15 000 |
|||
Проводка возмещения перерасхода по авансовому отчету Лешкову И.Т. (33 100 – 30 000) |