Сведения о страховом стаже застрахованных лиц
Сведения о страховом стаже застрахованного лица представляется организацией один раз в год, по итогам отчетного периода (года). Отчетность необходимо представить в территориальные органы ПФР не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В 2020 году последней датой сдачи отчетности по форме СЗВ-СТАЖ является 02 марта 2020 года.
Страхователь ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, представляет в территориальный орган ПФР по месту регистрации сведения о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах начисляются страховые взносы) «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» по форме СЗВ-СТАЖ (далее – СЗВ-СТАЖ) в сопровождении формы ОДВ-1*.
Общие правила и порядок заполнения и представления документов:
Отчетность может быть представлена в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью страхователя или через уполномоченного представителя, при наличии соответствующих Соглашений.
Страхователи с численностью работающих застрахованных лиц 25 и более обязаны представлять отчетность только в электронном виде.
Сведения по форме СЗВ-СТАЖ формируются в пакеты документов. Один пакет содержит один файл с форами СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. В пакет могут входить документы только одного наименования и одного типа сведений.
Отчетность включает в себя:
- СНИЛС и ФИО каждого работника;
- период работы застрахованного лица в рамках отчетного периода;
- периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемые особыми условиями труда, территориальными условиями или условиями для досрочного назначения страховой пенсии.
Сведения СЗВ-СТАЖ сверяются с данными ежемесячной отчетности, которая была предоставлена страхователями в 2019 году, и вносятся в индивидуальный лицевой счет застрахованного лица в системе персонифицированного учета ПФР для дальнейшего использования при назначении пенсии.
Форма СЗВ-СТАЖ содержит следующие типы сведений:
Исходная – представляется на застрахованных лиц первый раз за отчетный период. За отчетный период по организации может быть представлен только один пакет документов «СЗВ-СТАЖ» с типом «Исходная».
Дополняющая – представляется на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом «исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за содержащихся в ней ошибок, а так же на застрахованных лиц, информация по которым отсутствовала в ранее представленных сведениях за отчетный период.
Назначение пенсии – представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил. Представляется в течение 3 календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю.
При необходимости отмены представленных форм СЗВ-СТАЖ с любым типом сведений представляется форма СЗВ-КОРР с типом «отменяющая».
* Постановление Правления Пенсионного фонда России от 11 января 2017 г. N 3п»Об утверждении формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)», формы «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)», формы «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)», формы «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)», порядка их заполнения и формата сведений»
На кого предоставляется: | Срок подачи | Штрафы |
Действующие работники |
Не позднее 1 марта СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 |
На страхователя: 500 руб. за каждого человека на которого не сдали форму (абз.3 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27); 1000 руб. за несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов (абз.4 ст.17 Федерального закона от 01.04.1996 №27). На должностное лицо: 300-500руб. (ст.15.33.2 КоАП РФ) |
Уволенные работники |
||
Подрядчики | ||
Работники выходящие на пенсию | В течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица к страхователю СЗВ-СТАЖ (назначение пенсии), ОДВ-1 | |
Все работники при ликвидации и реорганизации |
Один месяц с даты промежуточного баланса или передаточного акта СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 |
ОДВ-1 — это одна из отчетных форм, утвержденных Пенсионным фондом и применяемых при персонифицированном учете сотрудников. Как заполняется и сдается ОДВ-1, каковы правила ее формирования и предоставления, кому нужно сдавать ОДВ-1?
Содержание
- Формы персонифицированного учета
- Кто сдает ОДВ-1 в 2020 году и когда
- Определяем тип сведений
- Разделы, которые заполняются всегда
- Когда заполняется раздел 4 ОДВ-1
- Как заполнить раздел 5 формы ОДВ-1
- Образец заполнения
Формы персонифицированного учета
С 2017 года вступили в силу изменения в порядке учета страховых взносов, которые работодатели исчисляют с выплат своим работникам. Контроль за их начислением и уплатой были переданы ФНС. В связи с этим была реформирована и отчетность, сдаваемая в Пенсионный фонд. Предоставляемая в ПФР отчетность необходима для организации учета граждан в пенсионной системе, контроля страхового стажа, отслеживания права на назначение досрочной пенсии. Постановление правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018 утвердило формы персонифицированного отчета, которые применяются и в настоящее время:
- СЗВ-СТАЖ;
- СЗВ-ИСХ;
- СЗВ-КОРР;
- ОДВ-1.
Остановимся более подробно на том, каковы правила заполнения ОДВ-1 за 2019 год.
Кто сдает ОДВ-1 в 2020 году и когда
Формы персонифицированного учета предоставляются в ПФР. Обязаны это делать все организации и индивидуальные предприниматели, которые привлекают наемных работников:
- по трудовым договорам;
- по гражданско-правовым договорам.
С выплачиваемого вознаграждения работникам работодатели-страхователи обязаны исчислять и уплачивать страховые взносы в соответствии с правилами главы 34 НК РФ. Страховые взносы, в том числе, уплачиваются на обязательное пенсионное страхование.
Рассматриваемая отчетная форма не является самостоятельным документом. Она представляет собой дополнительный бланк-опись к основному отчету. Таким образом, срок сдачи совпадает со сроком сдачи основных форм, перечисленных выше, — до 01.03.2022 (в 2020 году 1 марта выпало на воскресенье, значит, срок сдачи переносится на 2 марта). Кроме того, его придется подготовить, если работник подал заявление о назначении пенсии.
Определяем тип сведений
Заполнение формы ОДВ-1 за 2019 год необходимо при предоставлении других форм персучета: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. От того, к какому из этих отчетов составляется опись, зависят правила ее заполнения. Рассмотрим отчет ОДВ-1, как заполнять, пошагово.
В любом случае заполнение отчета начинается с определения его типа. Отчетность может быть:
- Исходная — подается при первичной подаче ее в комплекте с основным документом.
- Корректирующая — предоставляется, если нужно внести исправления в раздел 5 исходной формы.
- Отменяющая — предоставляется, если нужно отменить данные, указанные в исходной форме в разделе 5.
Тип предоставляемой формы необходимо обозначить, поставив знак «Х» в соответствующем окошке.
Разделы, которые заполняются всегда
Разделы 1, 2 и 3 заполняются независимо от того, к какому основному отчету прилагается опись.
В разделе 1 отражаются сведения об отчитывающейся организации или ИП:
- регистрационный номер в ПФР: имеет 12 знаков и присваивается при регистрации компании в ПФР;
- ИНН и КПП;
- наименование страхователя.
Раздел 2 предназначен для указания периода, за который сдается отчетность. В нем необходимо указать год. И кодированное обозначение временного промежутка, за который предоставляется отчет:
- квартал;
- полугодие;
- год;
- иной временной интервал, за который предусматривалась сдача отчетности.
В настоящее время отчет СЗВ-СТАЖ сдается один раз в год, поэтому код отчетного периода в ОДВ-1 к этому отчету всегда 0. Полный перечень кодов отчетных периодов для прошлых лет можно узнать, обратившись к приложению к порядку заполнения форм персонифицированного учета.
Раздел 3 предназначен для указания числа лиц, в отношении которых поданы сведения в основном отчете. Напротив наименования соответствующей формы, указанной в графе 1, отражаем количество застрахованных лиц в графе 2. В этой табличной части заполняется только одна строка.
Когда заполняется раздел 4 ОДВ-1
Эта часть в описи заполняется только в том случае, если она подается совместно с отчетами СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР с типом «особая». В ней указываются сведения о начислении и уплате страховых взносов за отчетный период. Эти отчетные формы сдаются за периоды до 2016 года. В эти периоды страхователи передавали сведения об уплачиваемых взносах на обязательное пенсионное страхование непосредственно в ПФР. С 2017 года расчеты по страховым взносам передаются в ИФНС.
Если возникает необходимость откорректировать сведения о начисленных взносах по одному сотруднику, то это влечет за собой изменения данных о начислениях и задолженности по всему страхователю в целом. Чтобы ПФР смог корректно исправить ранее поданные компанией сведения, предназначен раздел 4.
Покажем на примере, как заполнить раздел 4 ОДВ-1. Компания сдала РСВ в ПФР за 2016 год со следующими данными:
2016 год |
Задолженность на начало отчетного периода, руб., коп. |
Начислено страховых взносов, руб., коп. | Уплачено страховых взносов, руб., коп. |
Задолженность на конец отчетного периода, руб., коп. |
||
Всего | За 2015 год | За 2016 год | ||||
На страховую часть пенсии | 100 000,00 | 2 000 000,00 | 1 950 000,00 | 100 000,00 | 1 850 000,00 | 150 000,00 |
В 2019 году было обнаружено, что сведения не были поданы на одного сотрудника. По нему за 2016 год были начислены взносы на страховую часть пенсии в размере 10 000 руб. Организация подает на этого работника сведения по форме СЗВ-ИСХ и заполняет раздел 4 к описи следующим образом:
Как заполнить раздел 5 формы ОДВ-1
Этот раздел заполняется страхователями при подаче исходной СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ только в том случае, если сведения содержат данные о работниках, у которых имеется право на досрочное назначение пенсии. К таким лицам относятся:
- занятые на работах во вредных и тяжелых условиях труда;
- водители общественного транспорта;
- сотрудники гражданской авиации;
- профессиональные спасатели, работники противопожарной службы;
- занятые на работах с осужденными;
- иные лица, поименованные в пунктах 1-18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ.
В разделе 5 указываются данные о количестве таких работников, их должностях, коды особых условий труда и соответствующие должностям коды из списков № 1 и № 2 профессий, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10).
Образец заполнения
Чтобы определить, какие разделы в отчете заполнить, воспользуйтесь нашей таблицей-шпаргалкой.
Поскольку отчеты СЗВ-КОРР и СЗВ-ИСХ применяются все реже, приведем образец заполнения описи к форме СЗВ-СТАЖ.
Предназначение этой формы – передача в Пенсионный фонд данных о полученном физическими лицами страховом стаже у конкретного страхователя.
СЗВ-СТАЖ действует с 5 марта 2017 г., утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда № 3п от 11.01.2017 г. Данная форма частично заменяет отмененную с 2017 РСВ-1, в которой ранее указывались данные о стаже работников.
Скачать форму СЗВ-СТАЖ, а также форму ОДВ-1 (сопровождающая)
Смотреть образцы заполнения бланков
Кто должен сдавать СЗВ-СТАЖ
Подавать в ПФР сведения в данном формате обязаны все страхователи (плательщики страховых взносов): коммерческие / некоммерческие организации, индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные сотрудники.
ИП, не имеющие сотрудников и не привлекавшие подрядчиков – физических лиц, форму не подают. При заполнении отчета по сотрудникам данные по себе предприниматель в форму не включает.
Сведения подаются по всем лицам, с которыми заключались трудовые или гражданско-правовые договоры, на выплаты по которым были начислены взносы на пенсионное страхование (в том числе договоры авторского заказа, об отчуждении исключительного права на произведения, о передаче полномочий по управлению правами).
Сведения подаются также и в случаях, когда договоры с физическими лицами были заключены, но выплат по ним не было. В том числе в форму включаются сотрудники, находящиеся в отпуске за свой счет, в отпуске по уходу за ребенком и т.п.
Нулевой отчет СЗВ-СТАЖ в организации – сдавать или нет?
Официальных разъяснений по вопросу – нужно ли подавать форму, когда в организации (юр. лицо) числится только руководитель (он же собственник), не получающий зарплату, и трудовой договор с ним не заключался, пока нет. Возможно, в данной ситуации подачу формы отменят, как в случае с СЗВ-М.
Сроки сдачи формы СЗВ-СТАЖ
Срок сдачи отчета со сведениями за год – 1 марта следующего года. Если 1 марта – выходной или нерабочий праздничный день, то крайний срок подачи отчета переносится на ближайший рабочий день.
Сдать отчет по форме СЗВ-СТАЖ в первый раз нужно будет со сведениями за 2017 год в срок до 01.03.2018.
До завершения года СЗВ-СТАЖ сдается, если кто-то из работников оформляет пенсию (в том числе, если сотрудник и дальше остается работать в организации), а также в случае ликвидации организации/прекращения деятельности ИП.
В случае ликвидации стажевый отчет следует представить за период с 1 января отчетного года по дату ликвидации.
Для подачи сведений по оформляющим пенсию установлен срок 3 календарных дня с момента получения от сотрудника заявления о подаче формы. Требование может быть включено в заявление о выходе на пенсию, а также быть подано отдельно. В таком заявлении должна содержаться дата, с которой планируется выход на пенсию. Именно по эту дату заполняется период работы в разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ.
Например, заявление сотрудника может содержать такой текст:
«В связи с тем, что 24 июля 2017 г. мне исполняется 55 лет, и наличием у меня необходимого трудового стажа, начиная с 24 июля, я имею право на назначение пенсии по старости.
По этой причине прошу предоставить сведения по форме СЗВ-СТАЖ в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.
Инженер Соколова Н.Н.»
Куда подавать СЗВ-СТАЖ
Организации сдают форму в территориальное отделение Пенсионного фонда по месту своего нахождения, индивидуальные предприниматели – по месту жительства.
Способ подачи формы в ПФР
Работодатели со среднесписочной численностью сотрудников более 25 человек обязаны сдавать отчетность в ПФР в электронном виде (с помощью сети Интернет) с электронно-цифровой подписью. При численности персонала менее 25 человек форму можно подать в бумажной форме.
Сотрудники Пенсионного фонда часто просят вместе с бумажным СЗВ-СТАЖ принести электронный файл отчета, сохраненный на флешке или диске (обязанностью страхователя это не является).
СЗВ-СТАЖ всегда сопровождается формой ОДВ-1, содержащей сведения по страхователю в целом, перечень передаваемых документов и количество лиц, по которым подаются сведения.
Нужно ли выдавать отчет сотрудникам
Страхователи обязаны выдавать копии сданной в ПФР формы при обращении любого сотрудника и подрядчика (исполнителя по договору). Срок выдачи – 5 календарных дней с даты обращения (письменного или устного).
Также работодатели должны выдавать СЗВ-СТАЖ всем сотрудникам и подрядчикам (исполнителям) в день увольнения/прекращения договора, на вознаграждение по которому начислялись страховые взносы. Каких-либо заявлений в таком случае не требуется.
Физическому лицу во всех случаях выдаются выписки из формы с данными только по нему самому.
Инструкция по заполнению формы СЗВ-СТАЖ
В процессе заполнения следует руководствоваться Порядком заполнения формы, утвержденным Постановлением Правления ПФР № 3п от 11.01.2017 (далее – Постановление № 3).
Данные в бумажную форму вносятся чернилами/шариковой ручкой печатными заглавными буквами или заполняются на компьютере. Нельзя использовать зеленый и красный цвета, а также допускать помарки и исправления.
Шапка
Вверху вписывается регистрационный номер в ПФР (из уведомления о постановке на учет в Пенсионном фонде), порядковый номер страницы формы, ИНН страхователя и КПП (ИП не указывают КПП).
Если под рукой не оказалось свидетельств и уведомления, посмотреть эти данные можно в выписке из ЕГРЮЛ, сформированной на сайте ФНС России (https://egrul.nalog.ru).
Раздел 1
В этом разделе повторяются сведения из шапки (рег. номер в ПФР, ИНН, КПП), и приводится краткое наименование работодателя.
Также выделяется тип формы:
- «исходная» — при первой подаче данных за период;
- «дополняющая» — если в изначально представленных данных были ошибки;
- «назначение пенсии» — при формировании сведений на оформляющих пенсию за год, за который СЗВ-СТАЖ еще не подавали.
Раздел 2 Здесь указывают год, за который формируются сведения. Раздел 3
В столбцах 2,3,4 отражают ФИО застрахованных лиц в соответствии с данными свидетельств обязательного пенсионного страхования. Т.е. если ваш работник поменял фамилию, а пенсионное свидетельство с новыми данными еще не получил, в форме следует указать ФИО из старого свидетельства.
В 5 столбце указывают СНИЛС лиц, данные которых вписаны в предыдущих графах.
В 6 и 7 столбце вписывают даты начала и окончания периодов работы в рамках года, за который готовятся сведения. Так, в форме за 2017 год даты должны быть c 01.01.2017 по 31.12.2017.
В СЗВ-СТАЖ по выходящему на пенсию сотруднику включают периоды с 1 января по день предполагаемого выхода на пенсию (берется из заявления работника). Таким образом, если сотрудник достигает пенсионного возраста 24 июля, мы указываем период с 01.01.2017 г. по 24.07.2017 г.
Аналогичным образом указывают период, когда СЗВ-СТАЖ формируется для выдачи при увольнении. В этом случае период указывают с 1 января по день увольнения.
В отдельных строках 3-го раздела указываются периоды работы и периоды, когда сотрудник не осуществлял непосредственную трудовую деятельность – был на больничном, в отпуске и т.п.
В столбце 11 для «нерабочих» периодов проставляется код из классификатора «Коды «Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения» (Приложение к порядку заполнения).
Так, для времени отпуска ставят код «ДЛОТПУСК», для больничного предусмотрен код «ВРНЕТРУД», код «ДЕТИ» используют для периодов по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет.
При этом ФИО и СНИЛС вносятся в форму только один раз.
Периоды работы по договору подряда или оказания услуг отмечаются в столбце 11 кодами «ДОГОВОР» (если работы/услуги оплачены), «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» (если оплата приходится на следующий год).
Столбцы 8-10, 12, 13 заполняются, если сотрудник работает в условиях, которые дают право выхода на пенсию раньше срока. Сюда относятся как территориальные условия (например, крайний север), так и выполнение определенных работ (например, работа на лесозаготовке). Коды для этих граф также приведены в Классификаторе параметров, прилагаемом к Порядку заполнения формы (Постановление № 3п). Данные коды указываются исключительно в случае уплаты за данные периоды страховых взносов по дополнительному тарифу или по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.
В графе 14 ставят символ «Х», если работник увольняется 31 декабря. Во всех остальных случаях столбик остается пустым.
4-й и 5-й разделы заполняются только в СЗВ-СТАЖ, предоставляемой при оформлении пенсии (если выше в графе «Тип сведений» крестиком отмечен пункт «Назначение пенсии»). В остальных случаях разделы остаются пустыми.
Раздел 4 В этом разделе знаком «X» отмечается, были ли начислены и уплачены страховые взносы за периоды, указанные в разделе 3. Раздел 5 Здесь символом «X» следует отметить, были ли уплачены пенсионные взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения (если они были заключены). Если такие взносы уплачивались, то указываются периоды уплаты.
Заполненный бланк подписывается. Ставится дата заполнения и печать работодателя (при наличии).
Приложения к инструкции по заполнению СЗВ-СТАЖ
Инструкция по заполнению формы ОДВ-1
Раздел 1 Этот раздел включает такие же реквизиты страхователя, как и СЗВ-СТАЖ: регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП, краткое наименование. Данные можно взять из соответствующих свидетельств и уведомления или из выписки по организации или ИП, сформированной на сайте ФНС России. Раздел 2
Здесь указываются:
- Код отчетного периода (в соответствии с Классификатором «Коды отчетных периодов..», утв. Постановлением № 3п) – для периодов с 2017 предусмотрен единственный вариант кода для всех случаев – «0»)
- Год, за который подаются сведения
- Тип сведений: «Исходная”, «Корректирующая” или «Отменяющая” – его обозначают символом «X» в соответствующем окошке.
В большинстве случаев подают форму ОДВ-1 с типом «исходная». В том числе – вместе с СЗВ-СТАЖ с типом «дополняющая».
Форма ОДВ-1 с типом «Корректирующая» подается в случае внесения корректировок в сведения раздела 5 формы ОДВ-1 «Исходная».
ОДВ-1 с типом «Отменяющая» подают, когда есть необходимость отмены данных раздела 5 из ОДВ-1 «Исходная». Т. е. корректирующая и отменяющая формы бывают только при корректировке/отмене сведений об основаниях для отражения данных о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочный выход на пенсию.
Раздел 3 В этом разделе напротив названия формы, которую сопровождает ОДВ-1 (в данном случае СЗВ-СТАЖ), проставляют число лиц, по которым подаются сведения в форме, подаваемой вместе с ОДВ-1. Например, если в третьем разделе СЗВ-СТАЖ перечислены ФИО трех сотрудников, в 3 разделе формы ОДВ-1 напротив наименования документа «Форма «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)» проставляется число 3. Раздел 4 Заполняется только в случае, когда ОДВ-1 сопровождает формы СЗВ-ИСХ или СЗВ-КОРР с типом «особая». При подаче формы СЗВ-СТАЖ данный раздел не заполняется. Раздел 5 Заполняется, если ОДВ-1 подается вместе с СЗВ-СТАЖ (с типом сведений – ИСХ) и СЗВ-ИСХ, в которых содержатся сведения по сотрудникам, имеющим право на досрочную пенсию. Если таких сотрудников нет – раздел не заполняется.
Штрафы по СЗВ-СТАЖ
1) За подачу формы с опозданием – 500 руб. за каждого сотрудника;
2) Если забыли включить в отчет кого-то из работников – 500 руб. за каждого не включенного;
3) Предоставленные сведения недостоверны – 500 руб. за каждое физическое лицо, в отношении которого поданы недостоверные сведения;
4) Когда подана бумажная форма, но при этом в компании числится более 25 человек – штраф 1000 руб.
За допущенные ошибки и сдачу формы с опозданием к ответственности могут быть привлечены и должностные лица по ст.15.33.2 КоАП РФ. Штраф для них составит от 300 до 500 руб.
Читайте более подробно: СЗВ-СТАЖ: что это и кто сдает