Учет библиотечных фондов

Также подлежит списанию литература, выбывшая в результате пропажи из фондов открытого доступа, утери читателями, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).

В соответствии с п. 5.1.2 Приказа N 590 библиотекам разрешено распоряжаться списанными из фонда документами, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Таким образом, списанные книги можно реализовать как макулатуру. Порядок сдачи макулатуры должен быть предусмотрен положением или уставом библиотеки (п. 9.10 Приказа N 590).

Обязанность согласования списания учебной литературы с вышестоящей организацией

Согласно ст. 298 ГК РФ бюджетные учреждения не вправе распоряжаться имуществом, закрепленным за ним собственником, без его согласия.

Учредителями государственного образовательного учреждения являются органы государственной власти, органы местного самоуправления (п. 1 ст. 11 Закона «Об образовании» от 01.01.2001 N 3266-1 (далее — Закон об образовании)).

Имущество, закрепленное за образовательным учреждением учредителем, находится в оперативном управлении этого учреждения (п. 2 ст. 39 Закона об образовании). Так как учредитель является собственником этого имущества, порядок и условия списания государственного или муниципального имущества установлены законодательством РФ, субъектов РФ и правовыми актами органов местного самоуправления, принятыми в пределах своих полномочий (п. 4 ст. 39 Закона об образовании).

Таким образом, рекомендуем согласовывать списание учебной литературы с учредителем учреждения, органами государственной власти, уполномоченными регулировать имущественные отношения между образовательными учреждениями и их учредителями.

Списание библиотечного фонда в бухгалтерском учете

Далее рассмотрим, как отражается выбытие библиотечного фонда по причине морального и физического износа и вследствие недостачи.

Списание по причине морального и физического износа

Бухучет списания библиотечного фонда в государственных образовательных учреждениях ведется в соответствии с Инструкцией N 25н Приказ Минфина России от 01.01.2001 N 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету». Выбытие литературы из библиотечного фонда, согласно п. 21 названной Инструкции, осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков. В библиотеках образовательных учреждений акты на списание утверждаются ректором, проректором, директором учебного заведения (п. 9.8 Приказа N 2488). При этом в Акте указывается одна из перечисленных выше причин списания.

Согласно п. 22 Инструкции N 25н учет выбытия библиотечных фондов осуществляется на счете «Библиотечный фонд», так как их относят к объектам основных средств. Учет ведется в рублях и копейках. В соответствии с п. 43 Инструкции N 25н библиотечные фонды не являются амортизируемым имуществом.

Рассмотрим на примере бухгалтерский учет операций по выбытию библиотечных фондов.

Пример 1. Школьная библиотека, на основании утвержденного директором школы Акта о списании материальных запасов, списала учебники на суммуруб. Из них:

-руб. — по причине морального износа содержания;

— 4590 руб. — по причине физического износа.

Оприходована макулатура, полученная от списания учебников, по рыночной цене — 8000 руб.

В бухгалтерском учете операции по списанию учебников отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списаны учебники из-за физического и морального износа

16 590

Оприходована макулатура

8 000

Справочная и специальная литература не включается в библиотечные фонды. Она учитывается на счете «Прочие материальные запасы» (п. 66 Инструкции N 25н).

Согласно п. 6 Приказа N 2488 документы временного хранения, содержащие информацию краткосрочного значения, не ставятся на баланс и через некоторое время подлежат списанию. К ним относятся:

— брошюры (до 48 с.);

— листовки (до 4 с.);

— календари, плакаты;

— методические разработки;

— материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам.

Конкретный перечень документов библиотеки определяют самостоятельно.

При выбытии справочной литературы составляется Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Пример 2. На основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании материальных запасов списаны 100 брошюр на сумму 2000 руб., 20 справочников для поступающих в вузы на сумму 3000 руб.

В бухгалтерском учете данная операция будет отражена проводкой:

Дебет

Кредит

Сумма,
руб.

Списана стоимость брошюр, справочников

Списание по причине недостач

Причиной списания документов из библиотечного фонда может быть выявленная недостача при проведении инвентаризации.

Согласно п. 10 Приказа N 590 проверка библиотечных фондов осуществляется в соответствии с Письмом Минфина России от 01.01.2001 N 8 «Об инвентаризации библиотечных фондов» в следующие сроки:

— наиболее ценных фондов, хранящихся в сейфах, — ежегодно;

— редчайших фондов — один раз в 3 года;

— ценных фондов — один раз в 5 лет;

— фондов библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;

— фондов библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;

— фондов библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц — один раз в 10 лет;

— фондов библиотек свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды, приравнивается к очередному сроку.

В соответствии с п. 2 Приказа Минфина России от 01.01.2001 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» для проведения инвентаризации создается комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Сведения о фактическом наличии имущества вносятся в инвентаризационные описи. По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения в учетных данных, составляются сличительные ведомости. В них отражаются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы недостач относят на виновных лиц (п. 5.1 упомянутого Приказа).

Выявленные в ходе инвентаризации недостачи материальных ценностей отражаются проводкой (п. 159 Инструкции N 25н):

Дебет счета «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам»,

Кредит счета «Доходы от реализации активов».

Так как материально ответственными лицами за сохранность библиотечных фондов являются определенные сотрудники библиотеки, в соответствии со ст. 243 ТК РФ на них возложена обязанность по возмещению причиненного ущерба в полном размере.

Поступление средств в возмещение недостач отражается проводкой:

Дебет счета «Поступления в кассу»,

Кредит счета «Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств».

Затем эти денежные средства подлежат перечислению в бюджет:

Дебет счета «Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации основных средств»,

Кредит счета «Выбытия из кассы».

В случае если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы ущерба, она списывается с баланса следующей проводкой:

Дебет счета «Доходы от реализации активов»,

Кредит счета «Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств».

Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1% от объема книговыдачи (п. 9.8 Приказа N 2488).

Если книги утеряны по вине читателей, то в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 01.01.2001 N 78-ФЗ «О библиотечном деле» они должны компенсировать причиненный библиотеке ущерб в размере, установленном правилами пользования библиотекой. При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 159 Инструкции N 25н).

В случае если по какой-либо причине невозможно взыскать задолженность с читателя, в качестве основания списания такой задолженности принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате книг, направленные в адрес читателя заказные письма или открытки с уведомлением (п. 9.6 Приказа N 590).

Учет учебной литературы, утерянной читателями

Когда читатели заменяют утерянные книги равноценными изданиями, то такая литература фиксируется в Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных. На основании записей в этой Тетради составляются акты на поступление и выбытие библиотечного фонда (Приложение 8 к Приказу N 2488). Затем указанные акты регистрируются в Книге суммарного учета библиотечного фонда. В первой части Книги записываются акты о поступлении книг, во второй — о выбытии.

Сведения о списанной литературе также отражаются во второй части Книги суммарного учета с указанием причины выбытия (п. 9.1 Приказа N 590).

К сведению: для библиотек образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы Книги суммарного учета библиотечного фонда дифференцированно:

— для библиотек высших учебных заведений (Приложение 1 к Приказу N 2488);

— для библиотек средних специальных учебных заведений (Приложение 2 к Приказу N 2488);

— для библиотек общеобразовательных учреждений (Приложение 3 к Приказу N 2488).

Книги, в которых фиксируется литература, утерянная читателями и принятая взамен, следует хранить 3 года, акты на списание книг и периодических изданий, учетные карточки, книжные формуляры списанных изданий — 10 лет (п. 11 Приказа N 2488).

Отражение в учете операций по сдаче макулатуры

В соответствии со ст. 321.1 НК РФ бюджетные учреждения, финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, признаются плательщиками налога на прибыль. За исключением доходов, не подлежащих налогообложению согласно ст. 251 НК РФ, налогом облагаются доходы, полученные от иных источников финансирования, то есть доходы от реализации товаров, работ, услуг юридическим и физическим лицам. В целях налогообложения бюджетные организации обязаны вести раздельный учет доходов и расходов, полученных в рамках целевого финансирования и за счет коммерческой деятельности. Таким образом, полученные средства от реализации макулатуры учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Для образовательных учреждений, в том числе дополнительного образования, освобождение от уплаты НДС предусмотрено пп. 4, 5, 10, 14 п. 2 ст. 149 НК РФ. В этот перечень включены услуги, освобождаемые от налогообложения, а реализация товаров, работ, услуг, как собственного производства, так и приобретенных на стороне, подлежит налогообложению, даже если доход от этой реализации направляется на развитие и совершенствование образовательного процесса. Таким образом, если учреждение не получило освобождение от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, то доходы от продажи макулатуры облагаются НДС.

Пример 3. Дополним условия примера 1. Макулатура реализована на сумму 9000 руб., в том числе НДС — 1372 руб. 88 коп.

В бухгалтерском учете операции отразятся следующим образом:

В процессе пополнения документного фонда особое внимание уделяется формированию оптимальной системы документоснабжения.

Документоснабжение — это организационная деятельность по обеспечению поступления в документный фонд новых документов. На практике она заключается в выявлении некоторого количества надежных поставщиков документов, работающих с документными потоками по профилю фонда и предлагающих приемлемые условия их поставки.

Цель документоснабжения — сформировать такой круг поставщиков, который бы в совокупности обеспечил полноту поступления в фонд необходимых профильных документов при оптимальных затратах на их приобретение.

Эффективность системы документоснабжения обеспечивает разумное использование различных способов пополнения фонда, которые иногда называют способами комплектования.

Способы пополнения документного фонда — это различные варианты взаимодействия с поставщиками с целью приобретения документов для фонда на тех или иных условиях.

Основными способами пополнения библиотечных фондов печатными и другими документами являются:

Главным отличием современного состояния документоснабжения библиотек является:

  • * расширение путей комплектования за счет:
    • — расширения круга источников документоснабжения;
    • — создания корпоративных центров по документоснабжению библиотек;
    • — изменения традиционной технологии комплектования в связи с появлением новых технологий и возможностей использования информационных ресурсов сети Интернет;
    • — появления способов дополнительного комплектования с использованием экономического партнерства библиотек с издательствами и книготорговыми организациями в условиях ограниченного бюджетного финансирования;
  • * самостоятельный и осознанный выбор библиотеками источников комплектования. В соответствии со ст. 13 (п. 10) Федерального закона Российской федерации «О библиотечном деле» библиотеки имеют право самостоятельно определять источники комплектования.

Устанавливая новые контакты с книготорговыми фирмами, библиотека руководствуется определенными критериями. К ним относятся оперативность, полнота, качество и спектр представленной продукции, надежность, комфортность обслуживания (предоставление библиотекам льгот по оплате, отсрочка платежей, возможность хранения заказа, доставка и т.д.

В условиях нестабильного финансирования и экономии средств библиотеки устанавливают экономические партнерские отношения с другими участниками книжного рынка: издательствами, книготорговыми фирмами и т.д. В сложный переходный период становление отечественного книжного рынка издателей и книготорговцев привлекает определенная стабильность библиотек как государственных учреждений по сравнению с другими партнерами. Однако в основном их взаимодействие с библиотеками сегодня строятся так же, как и с другими обычными клиентами. Библиотеки же во многом оказались заложниками государственной системы и в первую очередь страдают от отсутствия финансирования, поскольку принятые государством законы не выполняются. Так, в статье 15 п. 2 Закона РФ «О библиотечном деле» записано: «Органы государственной власти Субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления обеспечивают: гарантированное финансирование комплектования и обеспечения сохранности фондов государственных и муниципальных библиотек», что должно обеспечить «реализацию прав граждан на библиотечное обслуживание». Таким образом, привлекательность библиотек как государственных учреждений одновременно является существенным тормозом для установления продуктивных отношений, если строить их по традиционной модели. Подход к библиотекам не как к пассивным потребителям, а как к полноправным партнерам предоставляет издательствам и фирмам широкий выбор возможностей для взаимовыгодного сотрудничества. Библиотека в таком случае выступает не просто как заказчик, но и как полноправный партнер. Это предполагает оказание библиотекой фирме встречных услуг (например, по изучению спроса, сбору заказов, презентации новинок, реализации продукции и т.д.). За эти услуги фирма расплачивается с библиотекой книжной продукцией. Таких способов дополнительного комплектования библиотек существует достаточно много. Можно упомянуть арендные (субарендные) договора, маркетинговые исследования книжного рынка и читательского спроса, посреднические услуги, подготовку и проведение рекламных компаний, совместную издательскую деятельность, оказание представительских услуг в регионе и. д.

Библиотеки широко используют способы, позволяющие им обходиться без перечисления денежных сумм. Это использование «взаимозачетов», векселей и книгообменных (бартерных) договоров, организация региональных книжных ярмарок, использование арендных (субарендных) договоров для получения дополнительных средств на комплектование.

В числе гибких форм организации текущего комплектования платные абонементы и взаимозачеты получили наибольшее распространение. При этом взаимозачеты, неизбежный симптом своеобразного экономического положения страны, не могут рассматриваться как перспективная форма текущего комплектования.

Один из способов пополнения фондов является покупка. Покупка — приобретение у поставщика документов с оплатой документа по установленной цене. Отношения с поставщиком регулируются законодательно, так как покупка относится к числу двусторонних возмездных договоров. Неисполнение или ненадлежащее исполнение сторонами договора купли-продажи влечет за собой применение соответствующих санкций: взыскание неустойки, уплата пени, замена некачественного товара или безвозмездное устранение его недостатков, возмещение убытков и др.

Такой способ пополнения документного фонда как покупка имеет свои преимущества. Это отлаженность технологии купли-продажи, законодательная защита прав потребителя, а также свобода выбора документов и поставщиков, которой обладает покупатель. Благодаря этому процесс приобретения документов становиться управляемым и обеспечивает возможность отбора документов из обширного потока документов. К сожалению, такой способ имеет главный недостаток как ограниченность финансовых средств, выделяемых на комплектование фонда.

Другой способ пополнения фондов подписка. Подписка — оформление права получения документов с выплатой заранее предусмотренной суммы. Технологию подписки издатели используют для того, чтобы собрать средства для выпуска многотомных изданий, серий, а также периодических изданий. Главным недостатком подписки является то, что заранее оплачиваются документы, еще не вышедшие в свет, и потому невозможно оценить их содержание. И конечно, при отборе документов, распространяемых по подписке нужны гаранты качества будущего документа, которыми являются авторитетность издателя, автора, главного редактора, журналистского коллектива и т.п. Вместе с тем преимуществом подписки является гарантированность доставки каждого выпуска или тома по мере их выхода, а стало быть, и обязательное поступление данного документа в фонд.

Следующий способ пополнения фондов — книгообмен. Книгообмен — это передача документов в постоянное пользование их одних документных фондов в другие безвозмездно или на заранее оговоренных условиях.

Возможны следующие виды обмена документами:

  • v обмен собственными изданиями и информационными продуктами, это и сборники, периодические издания, базы данных и другие;
  • v передача малоиспользуемых, непрофильных или излишне дублетных документов в те документные фонды, где они необходимы, путем прямого обмена или через обменные фонды;
  • v обмен комплектами национальной издательской продукции (международный книгообмен).

Книгообмен традиционно использовался в основном между библиотеками. С 1960 г. в структуре центральных библиотек различных министерств и ведомств развивалась сеть обменно-резервных фондов.

В 1950-е годы принят ряд правительственных постановлений, направленных на создание единой централизованной системы научно-технической информацией. Пик интереса к работе книгообменных фондов приходиться на 1960-1970-е годы, когда активно работал Центральный книгообменный фонд, а вся деятельность подкреплялась директивными документами в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР «Об использовании книжных фондов библиотек» /1959. Деятельность в стране координировалась Центральным книгообменным фондом, подготавливались инструктивно-методические материалы и отчеты по внутрисоюзному книгообмену и отбору изданий в обменные фонды (ОФ), информационные списки библиотек, имеющих книгообменные фонды (вне зависимости от их ведомственной принадлежности, с адресной и содержательной информацией). При организации обменных фондов возможны два подхода. Первый — обменный и резервный фонды объединены в общую структуру (как правило, с выделением резервной части) и являются в библиотеке самостоятельным подразделением или частью какого-либо отдела. Второй — обменный и резервный фонды являются отдельными структурами. Именно, так сложилось в РНБ: обменный фонд, включающий и отечественную, и иностранную литературу, находится в отделе комплектования, а русский запасной фонд, который содержит только отечественную литературу — в отделе фондов.

В крупной библиотеке национального статуса в разделении обменного и резервного фондов есть определенный смысл, проистекающий из принципиальных различий основных задач фондов: резервный фонд — это некий страховой запас, предназначенный, прежде всего для пополнения собственных фондов; обменный фонд — это то, что выбывает из библиотеки.

В 1998-1999 гг. в рамках «Национальной программы сохранения библиотечных фондов РФ» неоднократно подчеркивались возможности восстановительного комплектования библиотек через ресурсы ОФ. Здесь можно выделить два направления: докомплектование фондов собственных и других библиотек дополнительными экземплярами имеющихся изданий в случае повышенного спроса или взамен утраченных, пострадавших по разным причинам; комплектование библиотек ранее отсутствующей иностранной и отечественной литературой.

В последние годы ОФ — канал, через который библиотеки получают хоть и небольшие, но все же дополнительные средства. ОФ библиотек России — ценный, но пока слабо используемый национальный информационный ресурс.

Современное состояние ОФ отечественных библиотек характеризуется следующим:

ь в последнее десятилетие не проводилось специального, комплексного изучения проблемы обменно-резервного фонда России, динамики формирования и их развития;

ь потребности и задачи ОФ не учитываются в программах автоматизации библиотек. В результате ОФ располагает слабым информационным сервисом, как традиционным, так и основанном на новых технологических возможностях;

ь литература обменно-резервных фондов библиотек России, как составная часть библиотечных фондов страны, должна подлежать единому учету и быть доступной через Интернет.

Плюс обмена как способа пополнения фонда состоит в том, что он позволяет экономить финансовые средства на комплектование, организуя взаимозачеты через натуральный эквивалент, в качестве которого выступают документы, имеющиеся в достаточном количестве. Но такой канал не может и не должен быть единственным способом комплектования, так как он не способен обеспечить надежное поступление в документный фонд всех необходимых документов.

Репродуцирование документов — это создание копий документов, приобрести которые в оригинале не представляется возможным. Сейчас с век информационных технологий этот способ пополнения фонда обретает более широкую область применения, чем когда либо. При создании копий документов используются технологии оцифрования, микрофильмирования и микрофиширования, фото- и ксерокопирования, а также копирование («скачивание») сетевого ресурса и др. Один из главных факторов, который ограничивает использование данного канала — это правовая защита авторских прав от несанкционированного создания полной версии документа без согласия автора.

Еще одним способом пополнения фондов является получение пожертвований от дарителей — учреждений и частных лиц.

Дар — безвозмездная передача библиотеке изданий, других документов отдельным лицом или организацией.

Развитие традиции меценатства дарения существовали и в России. Императорская публичная библиотека (ныне РНБ) с первых дней своего существования пополнялась за счет пожертвований. Она возлагала большие надежды на книжные дары, которые стали поступать в нее еще до официального ее открытия. Первый из них отмечен 18 марта 1811 года, проживавший в Москве богатый грек З. Зосима выделил библиотеке 87 томов на греческом языке.

Среди дарителей было много известных личностей: поэт Державин, декабристы А. Тургенев, В. Кюхельбекер и др. Помимо даров от частных лиц, случались многочисленные поступления и от учреждений — таких, как Императорская Академия наук, Министерство иностранных дел, Императорская военная Академия, а также от университетов и научных обществ.

Значительное количество книжных даров библиотека получила из-за границы. Книги дарили и ученые, профессора, и европейские монархи: французский король Людовик XVIII, английский король Вильгельм IV и другие.

Традиция дарения продолжается и в наши дни. Значительно вырос в последнее время процент изданий, поступающих в «дар». Особенно много книг в «дар» поступает в фонды крупных региональных и национальных библиотек. В современных условиях библиотека должна выделить работу с «дарами» и «дарителями» в особое направление комплектования.

«Дар» не просто один из источников пополнения фондов библиотеки, это особое социально-экономическое и психологическое явление, социально-личностный феномен. Он порождает внутри библиотеки специфический поток документов, требующих иных, нежели другие потоки (ОЭ, покупка) способов и технологических процессов прохождения литературы. В РНБ с 1994 года существует, в составе сектора отечественного комплектования, специализированный участок «Дары». Технологический путь прохождения даров следующий. Издания поступают на участок, заносятся в Регистрационную книгу, отмечаются штампом «Дар библиотеке», затем группируются по научной значимости, наиболее ценные направляются на читательскую выставку. Потом на каждое издание составляется библиографическое описание. Если подарено несколько экземпляров издания, два идут в основные фонды, остальные направляются в группу дополнительного текущего комплектования и в зависимости от потребностей и количества экземпляров предлагаются в подсобные фонды библиотеки для оперативного обслуживания читателей, в МКО или обменный фонд.

Важным элементом работы с дарами и дарителями являются информационное сопровождение: постоянно действуют выставки поступивших даров. Сведения о новых дарах каждый месяц публикует бюллетень «РНБ. Информация», а с 1998 года, списки наиболее ценных даров ежемесячно представляются в Интернете на сайте РНБ.

Дарят абсолютно все: книги, журналы, ноты, пластинки, газеты, рукописи, изопродукцию и многое другое. Политика работы с дарами заключается в том, что, с одной стороны, «дарителей» следует поощрять и стимулировать, а с другой стороны — четко определить критерии, по которым будут приниматься «дары». В противном случае это может привести к засорению фонда неиспользуемыми, дублетными, непрофильными документами.

Основное преимущество данного способа пополнения фонда — бесплатность новых поступлений. Также через дарение поступают редкие, ценные, уникальные документы.

Работа с дарами — творческий и многогранный вид библиотечного труда, тесно связанный с основными технологическими процессами библиотеки, дополнительный и весьма ощутимый источник пополнения фондов.

Получение документов от пользователей взамен утерянных или поврежденных в процессе использования (замена) — это возмещение ущерба, нанесенного документному фонду из-за халатности и недобросовестности пользователя, путем замены на документ, равноценный утерянному по стоимости или значимости. Данный способ комплектования не является предпочтительным для библиотек, так как пользователь зачастую не имеет возможности заменить утраченный документ идентичным. Приобрести документ по профилю самостоятельно он также не может, потому что не владеет информацией по составу фонда и его использованию. Однако данным процессом можно управлять через ознакомление провинившегося пользователя со списком дезидерат, приобретение которых восполнит нанесенный им ущерб фонду. В этом случае поставщиком документов является пользователь, нарушивший правила пользования документным фондом, а важным средством управления отбором документов выступает библиографическая модель дезидерат.

Все способы комплектования, приведенные выше вполне приемлемы для большинства документных фондов и, конечно, должны использоваться в комплексе. Одни способы более экономичны, другие обеспечивают надежность поставки, третьи позволяют вести целенаправленный отбор документов по профилю. При разумном сочетании всех перечисленных способов пополнения фонда, есть возможность комплектовать качественный документный фонд на основе рационального использования финансовых ресурсов.

«Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение», 2010, N 5
БИБЛИОТЕЧНЫЙ ФОНД: ПОРЯДОК УЧЕТА
Библиотечный фонд образовательных учреждений — это совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях обеспечения учебного процесса и (или) научной деятельности образовательного учреждения. Особенности бухгалтерского и налогового учета библиотечного фонда рассмотрим в данной статье.
Общие положения об учете
Учет библиотечного фонда в образовательных учреждениях осуществляется в соответствии со следующими документами:
— Федеральным законом от 29.12.1994 N 78-ФЗ «О библиотечном деле»;
— Инструкцией об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 (далее — Инструкция N 590);
— Методическими рекомендациями по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений, утвержденными Приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488 (далее — Методические рекомендации);
— Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее — Инструкция N 148н).
Существует два вида учета библиотечного фонда: так называемый внутрибиблиотечный и бухгалтерский.
Внутрибиблиотечный учет
Такой учет осуществляется непосредственно в самих библиотеках образовательных учреждений в порядке, определяемом Инструкцией N 590 и Методическими рекомендациями.
Одной из основных особенностей организации библиотечной работы в образовательных учреждениях является то, что для обеспечения учебного процесса учебные издания ими приобретаются в больших количествах экземпляров одного вида (наименования).
Внутрибиблиотечный учет фонда включает в себя прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
При поступлении документы не делятся на документы постоянного и длительного хранения. Из них подлежат выделению только документы временного хранения, которые не ставятся на баланс. К ним относятся: брошюры (объем — до 48 с.); листовки (объем — до 4 с.); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно) (п. 6 Методических рекомендаций).
В соответствии с п. 5.1.1 Инструкции N 590 учет поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него документов в установленных единицах учета библиотекой осуществляется как суммарно, так и индивидуально.
Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы (п. 4.1 Инструкции N 590).
Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт). При отсутствии такого документа составляется акт приема (п. 7.1 Инструкции N 590).
Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Независимо от характера материального носителя учетной формы сведения о движении фонда фиксируются в трех частях Книги суммарного учета библиотечного фонда или другой форме суммарного учета:
— ч. 1 «Поступление в фонд»;
— ч. 2 «Выбытие из фонда»;
— ч. 3 «Итоги движения фонда».
Набор показателей, отражающих распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях такой книги или другой форме суммарного учета.
Для ведения суммарного учета в библиотеках образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы Книги суммарного учета библиотечного фонда дифференцированно: для библиотек высших учебных заведений, для библиотек средних специальных учебных заведений, для библиотек общеобразовательных учреждений. Формы книг приведены в Приложениях 1, 2, 3 к Методическим рекомендациям (п. 7 Методических рекомендаций).
Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету (п. 7.8.2 Инструкции N 590).
Согласно п. 8.1 Инструкции N 590 индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации без присвоения инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.
При этом стоит учитывать, что индивидуальный учет многоэкземплярных документов (учебников, учебных пособий, справочников, словарей и других изданий), предназначенных для использования студентами и учащимися в учебном процессе, осуществляется безынвентарным способом. При таком методе учета предусматривается суммарная запись документов по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки (п. 8 Методических рекомендаций).
Стоит отметить, что многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше десяти экземпляров. Причем два-три экземпляра таких документов записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.
Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД) (п. 8.2 Инструкции N 590).
Документами, которыми оформляется учет библиотечного фонда при безынвентарном методе, являются учетная карточка документа (издания) и регистрационная книга учетных карточек. Их формы приведены в Приложениях 4, 5 к Методическим рекомендациям (п. 8 Методических рекомендаций).
Бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет осуществляется в бухгалтериях (централизованных бухгалтериях) образовательных учреждений на счетах бюджетного плана счетов и в регистрах бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией N 148н.
Согласно п. 16 данной Инструкции объекты библиотечного фонда относятся к основным средствам, так как их срок полезного использования более 12 месяцев. Учитываются такие объекты на счете 101 07 000 «Библиотечный фонд» (п. 20 Инструкции N 148н).
В соответствии с ОКОФ к объектам библиотечного фонда относятся (код 19 0001000): книги и брошюры; издания периодические; издания продолжающиеся; издания нотные; издания картографические; изоиздания; издания листовые текстовые; виды специальной научно-технической литературы и документации; материалы неопубликованные; рукописи; рукописи и издания редкие и уникальные; киноматериалы и документы в форме видеозаписи; фотодокументы; фонодокументы (звукозаписи); кинофотофонодокументы редкие и уникальные.
Объекты библиотечного фонда принимаются к учету по их первоначальной стоимости, которой признается сумма фактических вложений в их приобретение, сооружение и изготовление с учетом сумм НДС, предъявленных поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 11 Инструкции N 148н).
Первоначальной стоимостью библиотечных фондов, полученных по договору дарения, признаются их рыночная стоимость на дату принятия к бюджетному учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования (п. 13 Инструкции N 148н).
Аналитический учет объектов библиотечного фонда ведется в инвентарных карточках группового учета основных средств (ф. 0504032), открываемых:
— на группу объектов библиотечного фонда стоимостью каждого не более 20 000 руб. или по решению главного распорядителя бюджетных средств, руководителя учреждения в разрезе подгрупп объектов учета библиотечного фонда;
— на группу объектов библиотечного фонда стоимостью каждого более 20 000 руб.
В соответствии с п. 19 Инструкции N 148н объектам библиотечного фонда инвентарный номер не присваивается.
Поступление и внутреннее перемещение библиотечного фонда оформляются следующими первичными документами:
— Актом о приме-передаче групп объектов основных средств (ф. 0306031);
— Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);
— Требованием-накладной (ф. 0315006).
Поступление объектов библиотечного фонда отражается в бухгалтерском учете следующими проводками:
— формирование первоначальной стоимости библиотечного фонда:
Дебет счета 106 01 310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства»
Кредит счетов 302 00 730 «Увеличение кредиторской задолженности по принятым обязательствам», 0 208 00 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»;
— принятие библиотечного фонда к учету:
Дебет 101 07 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда»
Кредит 106 01 410 «Уменьшение капитальных вложений в основные средства».
В случае принятия к учету объектов библиотечного фонда, стоимость которых уже сформирована (например, при безвозмездном получении), производится следующая бухгалтерская запись:
Дебет счета 101 07 310 «Увеличение стоимости библиотечного фонда»
Кредит счетов 304 04 310 «Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств», 401 01 100 «Доходы учреждения» (то есть в этом случае счет 106 01 310 не используется).
Амортизация
Согласно п. 43 Инструкции амортизация на библиотечный фонд начисляется в следующем порядке:
— в размере 100% балансовой стоимости на объекты библиотечного фонда стоимостью до 20 000 руб. включительно при выдаче в эксплуатацию;
— в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами на объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 20 000 руб. начиная с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бюджетному учету. Норма ежемесячной амортизации определяется линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы амортизации с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.
С учетом п. 15 Инструкции N 148н, а также Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы , срок полезного библиотечного фонда устанавливается в диапазоне от 15 до 20 лет (код 190001000, 7-я группа). При этом в Письме Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505 рекомендуется начиная с 2009 г. срок полезного использования библиотечного фонда принимать равным 15 лет.
———————————
Утверждена Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1.
Учитывая все вышесказанное, по мнению автора, амортизацию по библиотечным фондам следует начислять исходя из срока полезного использования — 15 лет.
Сумма начисленной амортизации по объектам библиотечного фонда учитывается на счете 104 07 410 «Амортизация библиотечного фонда».
Порядок отражения операций по начислению амортизации на такие объекты рассмотрим на примере.
Пример. В библиотеку образовательного учреждения в марте 2010 г. поступили, приняты к учету и выданы в эксплуатацию следующие издания:
— учебники, приобретенные за счет бюджетных средств, — 12 500 руб. (50 шт. по 250 руб.);
— дорогостоящая энциклопедия, купленная за счет средств от приносящей доход деятельности, — 25 000 руб.
Учреждением установлен срок полезного использования объектов библиотечного фонда, равный 15 лет (180 месяцев). Необходимо рассчитать ежемесячную норму амортизации для объектов и начислить амортизацию.
Сумма ежемесячной амортизации по энциклопедии составит 138,89 руб. (25 000 руб. / 180 мес.).
————————————-T————T————T———-¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Начислена амортизация: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- на учебники в размере 100% ¦1 401 01 271¦1 104 07 410¦ 12 500,00¦
¦балансовой стоимости в апреле ¦ ¦ ¦ ¦
¦2010 г.; ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦- на энциклопедию ежемесячно начиная¦ ¦ ¦ ¦
¦с апреля 2010 г. исходя ¦2 106 04 340¦2 104 07 410¦ 138,89¦
¦из рассчитанной нормы амортизации ¦ ¦ ¦ ¦
L————————————+————+————+————
Выбытие библиотечного фонда
Причинами списания библиотечного фонда могут быть:
— ветхость (физический износ);
— дефектность;
— устарелость по содержанию;
— пропажа из фондов;
— утеря читателями;
— хищение;
— утрата в результате бедствий стихийного и техногенного характера;
— утрата по неустановленным причинам (недостача).
Выбытие библиотечных фондов оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков этой литературы. В акте в обязательном порядке прописываются причины и обоснования исключения литературы из фондов библиотеки. В библиотеках образовательных учреждений акты на списание документов утверждаются ректором (проректором), директором учебного заведения.
В соответствии с п. 9 Методических рекомендаций списание фондов из открытого доступа образовательные учреждения вправе производить не более 0,1% от объема книговыдачи. Исключение документов из фондов библиотек общеобразовательных учреждений производится по причине устарелости не реже одного раза в два года.
Операции по списанию библиотечных фондов отражаются в бухгалтерском учете следующей бухгалтерской записью:
Дебет счетов 104 07 410 «Уменьшение стоимости библиотечного фонда за счет амортизации», 401 01 172 «Доходы от реализации активов»
Кредит счета 101 07 410 «Уменьшение стоимости библиотечного фонда».
Особенности учета периодических изданий,
составляющих библиотечный фонд
В соответствии с п. 263 Инструкции N 148н для учета периодических изданий (газет, журналов и тому подобного), приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда, в бюджетном учете предназначен забалансовый счет 23 «Периодические издания для пользования». Периодические издания учитываются за балансом в условной оценке 1 руб. за один объект учета — номер журнала, годовой комплект газеты. Списание периодических изданий оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144). Аналитический учет по счету

Фонд библиотеки формируется как единый библиотечный фонд в соответствии с учебными и научными планами, с учётом данных картотеки книгообеспеченности, по заявкам кафедр университета. Целью формирования фонда является полное и оперативное обеспечение учебно-воспитательного процесса и научно-исследовательской деятельности всеми видами изданий: печатными, неопубликованными (диссертации) и электронными изданиями.

На 1.01.2020 г. фонд библиотеки составляет:

  • Всего документов: 1 233 415

Их них:

  • Печатные и неопубликованные документы 957 471
  • Электронные документы, всего: 275 944
    • на съемных носителях 3 188
    • сетевые локальные 4 869 (с учетом статей 11 268)
    • сетевые удаленные 267 887

В том числе:

  • учебных документов 245 386
  • учебно-методических документов 207 217
  • научных документов 528 822
  • художественных документов 28 660

Структура фонда

Единый фонд библиотеки имеет сложную структуру. Он состоит из основного фонда, а также специализированных и подсобных фондов подразделений библиотеки, фондов кафедральных библиотек.

Основной фонд библиотеки

Находится в главном корпусе университета, занимает первый и цокольный этажи книгохранилища. Содержит печатные издания по всем отраслям знания: учебные, учебно-методические, научные, художественные, на иностранных языках. Издания из основного фонда выдаются читателям на дом во временное пользование на абонементе N 1 ежедневно (кроме воскресенья) с 9-00 до 17-00. Внедрен «удалённый заказ», позволяющий отправить заявку на необходимое издание со своего компьютера, планшета или телефона непосредственно в фонд.

Из основного фонда формируются по заявкам кафедр фонды кафедральных библиотек.

Специализированные фонды

Фонд ценной и редкой книги. Электронный читальный зал Президентской библиотеки им. Б. Н. Ельцина

Фонд ценной и редкой книги и электронный читальный зал Президентской библиотеки им. Б. Н. Ельцина доступны пользователям в главном корпусе университета (второй этаж, за помещением читального зала №1). Помимо старинных изданий (с 1800 г.), в фонде хранится довольно большая коллекция миниатюрных изданий, современные издания, отличающиеся полиграфическим оформлением, книги с автографами авторов, диссертации.

С 2012 г. открыт электронный читальный зал Президентской библиотеки им. Б. Н. Ельцина – одной из трех национальных библиотек Российской Федерации, которая собирает и хранит в электронно-цифровой форме печатные и архивные материалы, аудиозаписи, видео- и иные материалы, отражающие многовековую историю российской государственности, теории и практики права, а также русского языка, как государственного языка Российской Федерации.

Ресурс, доступный пользователям библиотеки нашего вуза, включает в себя более 500 000 документов. Это электронные копии старинных рукописей, карт, фотоальбомов, газет и монографий. На портале Президентской библиотеки в настоящее время представлено 200 коллекций электронных документов, объединенных по тематическому принципу. На каждую коллекцию дается краткое ее описание.

Справочно-информационный фонд

Находится в Отделе сопровождения исследовательской деятельности (главный корпус, второй этаж, каб. 27, вход из зала каталогов). Фонд содержит энциклопедии, словари, справочники (по всем отраслям знания), библиографические издания, реферативные журналы, «Летописи…». Издания из фонда на дом не выдаются, ими можно воспользоваться во время работы отдела ежедневно (кроме воскресенья) с 9-00 до 17-00, перерыв: с 12-30 до 13-30.

Фонд изданий по библиотековедению

Часть изданий по библиотековедению хранится в кабинете заместителя директора библиотеки (главный корпус, первый этаж библиотеки, каб.18). Время работы: с 8-30 до 17-00, выходные дни: суббота, воскресенье

Подсобные фонды

Создаются из числа изданий, пользующихся повышенным спросом, для оперативного выполнения запросов читателей путём приближения данной части фонда к пунктам выдачи. Эти фонды подвижны по своему составу: постоянно пополняются новыми изданиями, а издания, потерявшие актуальность и спрос читателей, возвращаются в основной фонд.

Подсобный фонд читального зала № 1

Фонд открытого доступа, находится в главном корпусе университета (второй этаж), доступен читателям ежедневно с 9-00 до 18-00, в субботу с 9-00 до 17-00, выходной — воскресенье. Фонд содержит издания повышенного спроса (или поступившие в библиотеку в небольшом количестве), справочно-энциклопедические, периодические и электронные издания.

Подсобный фонд абонемента № 2

Создан при Институте искусств (ул.Советская — 79, второй этаж). Содержит издания (в том числе изоиздания, периодические, электронные издания) по профилю изучаемых в институте дисциплин, справочно-энциклопедические издания, учебные издания по общеобразовательным дисциплинам. Фонд доступен читателям ежедневно, кроме субботы и воскресенья, с 10-00 до 14-00.

Подсобный фонд читального зала № 3

Создан при Институте филологии, массовой информации и психологии (ул.Вилюйская, 28, учебный корпус №3, второй этаж). Содержит издания (в том числе периодические и электронные издания) по профилю изучаемых в институте дисциплин, справочно-энциклопедические издания, учебные издания по общеобразовательным дисциплинам, художественную литературу.
Фонд доступен читателям ежедневно с 10-00 до 17-00, перерыв с 12-30 до 13-30, выходные дни: суббота, воскресенье

Фонды кафедральных библиотек

Кафедральные библиотеки создаются по инициативе кафедр в выделенных для этой цели помещениях. Фонды формируются из основного фонда библиотеки по заявкам кафедр в основном учебными, учебно-методическими, учебно-практическими изданиями в целях обеспечения учебного процесса кафедры в соответствии с её профилем. Издания выдаются в основном на учебные занятия. В настоящее время в университете организовано 12 кафедральных библиотек. Фонды подвижны по составу, постоянно пополняются необходимыми кафедре изданиями, а издания, не пользующиеся спросом, возвращаются в основной фонд библиотеки.

Фонды доступны в соответствии с режимом работы кафедр.

Дата последнего обновления:

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *