В бумажном варианте

Многие компании перевели своих сотрудников на удаленную работу. Мы предлагаем перевести в бесконтактный режим и обмен документами с контрагентами.

Обмениваясь документами с контрагентами через программы 1С: Документооборот или 1С: ЭДО, вы не контактируете с людьми и не касаетесь бумаг. Таким образом, ЭДО помогает полноценно изолироваться и защитить себя, своих коллег и близких от вирусной инфекции.

Антикризисный комплект – набор сервисов для организации удаленной работы на 180 дней. Включает:

  • программу «1С:Документооборот КОРП» со встроенными функциями, которые нужны для удаленной работы сотрудников.
  • сервер 1С:Предприятия (x86-64);
  • 1С:Сервер взаимодействия;
  • клиентскую лицензию на 100 подключений.

Что такое — безбумажный документооборот?

Термин «безбумажный документооборот» предусматривает процесс, при котором любые операции над документами (формирование, изменение, утверждение, согласование, подписание и т.д.) производятся в электронном виде. При этом, как правило, используется ЭЦП, которая обеспечивает подлинность документа.

Традиционным и устоявшимся подходом фиксации всех операций является формирование документов в бумажном виде. Процесс бумажного документооборота практически невозможно автоматизировать, в связи с чем возникают следующие сложности:

  • проблема быстрого поиска информации. В документах (особенно большого объема) очень сложно вручную найти нужные сведения. Если необходимо из нескольких документов собрать информацию в один, задача усложняется, поскольку работа становится весьма трудоемкой;
  • проблема доступа к документам. Если предприятие имеет филиалы, представительства или отдельные офисы, быстро предоставить документы для изучения или обработки становится проблематично. Кроме того, если документы сданы в архив, для работы с ними их сначала нужно найти;
  • проблема изменения и актуализации документов. При внесении в бумажные документы каких-либо изменений нужно удостоверить правки подписью, ФИО и должностью сотрудника, а также датой исправления. Если нужно исправить достаточно множество документов, такая работа может потребовать много времени и усилий;
  • проблема с обменом информацией. Процесс работы с бумажными документами предполагает их физическое перемещение, что чревато не только длительностью, но и возможностью порчи или утери документов.

Таким образом, бумажный документооборот ограничивает процессы, происходящие в организации, замедляя их и не давая возможности быстрого осуществления.

Преимущества безбумажного документооборота

В связи со сложностями, которые возникают при использовании бумажных документов, все больше хозяйствующих субъектов внедряет в рабочий процесс безбумажный документооборот. С его помощью можно решить следующие основные задачи при ведении бизнеса:

  • снизить финансовые и трудовые затраты (экономия на бумаге, принтерах, времени, почтовых услугах);
  • уменьшить время обработки документов (быстрота подготовки, актуализации, подписания, передачи);
  • обеспечить сохранность документов (сохранение оригиналов в базе документов);
  • установить быстрый доступ к документам (установить возможность однопользовательского или многопользовательского доступа, автоматизацию доступа);
  • определить круг пользователей документов (предоставление доступа конкретным должностным лицам, инвесторам, учредителям);

Главное преимущество безбумажного документооборота заключается в том, что он позволяет отказаться от бумажных документов и перейти на их цифровую трансформацию. В этом случае изменяется качество проведения процессов обработки и хранения документов.

Что такое цифровая трансформация документов

Цифровая трансформация документов — это процесс их перевода из бумажного в цифровой вид, при котором решаются три основные задачи:

  • сокращение малоэффективного и нетворческого ручного труда;
  • сокращение времени между различными этапами обработки документов;
  • информационное сопровождение каждого процесса (сохранение сведений о том, кто и когда работал с документом).

Применяя цифровую трансформацию, можно существенно снизить затраты, и в особенности трудовые, что в конечном итоге позволяет увеличить эффективность использования персонала. Кроме того, такая трансформация позволяет весьма серьезно повысить качество проводимой работы, что также влияет на эффективность осуществления предпринимательской деятельности.

Особенности безбумажного документооборота

При организации безбумажного документооборота необходимо отметить следующие моменты:

  • безбумажный и электронный документооборот — это две разные вещи, хотя несколько похожие. В первом случае документооборот ведется строго в электронном формате с полным отказом от бумажных копий документов. Во втором случае документооборот также ведется в электронном виде, однако при этом возможно полное либо частичное дублирование документов на бумаге;
  • переход на безбумажный документооборот предполагает работу с документом в электронном виде на всех этапах его жизненного цикла — от момента создания до момента архивирования в базе данных;
  • для каждого документа нужно разработать шаблон карточки, на основании которого будут создаваться новые документы конкретного вида;
  • документы электронного формата желательно создавать в том же виде, что и бумажные для простоты и удобства работы с ними;
  • для работы с документами желательно использовать ЭЦП, даже самую простую, например, логин и пароль;
  • программу безбумажного документооборота можно настроить на автоматическую рассылку документов пользователям для ознакомления;
  • документы, хранящиеся в базе информации, можно архивировать и хранить без каких-либо проблем в течение длительного времени.

Необходимо понимать, что для перехода на безбумажный документооборот требуется ввести автоматизацию документационных процессов. Для этого можно использовать программы 1С: Документооборот или 1С: ЭДО, благодаря которым у компании появляется возможность создать централизованную базу по хранению и обработке документов и предоставить пользователям доступ к работе с ними.

Если вы хотите перейти на безбумажный документооборот, то обращайтесь к нашим специалистам. Они подберут подходящую для вашего бизнеса программу и настроят все необходимые бизнес-процессы.

Как было сказано выше, документ- информация, которая зафиксирована на материальном носителе с атрибутами, которые позволяют ее идентифицировать.

Бумажный документ — это информация, которая зафиксирована на бумажном носителе и обладает определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

В эпоху информационных технологий, когда документы создаются (либо переводятся в электронный вид), управление ими производится электронным способом. Электронный документ считается единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

Различают внутренний и внешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри информационной системы предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных выше особенностей, следует иметь в виду правила, которые определяют все особенности электронного документооборота. Причем эти правила обязаны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронный документооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот). Регламентации электронного документооборота определяются Законом «Об электронных документах и электронном документообороте», например, в Украине либо Законами об «Электронном документообороте» и «Электронной цифровой подписи» в России. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе дорогу в «жизнь».

Отсутствие атрибутов, которые аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных документов. Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП используется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается применение ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, нужно наличие органа, который будет идентифицировать владельца ЭЦП и удостоверять его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, создающиеся по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливающие и возобновляющие действие сертификатов ключей подписей, ведущие реестр сертификатов.

Как было сказано выше, под электронным документом понимается бумажный документ, который введён в память компьютера на основании установленных правил либо получен по каналам передачи данных из внешней среды.

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает более эффективное управление документов за счет автоматического контроля их исполнения, прозрачности деятельности предприятия. При этом поддерживается накопление, управление и доступ к информации и знаниям, а также ведется протоколирование деятельности предприятия в целом.

Также оптимизируются бизнес-процессы, автоматизируется механизм их выполнения и контроля, сокращается оборот бумажных документов и удешевляется их хранение.

Стр 1 из 3

Системы делопроизводства. Централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

nЭлектронный документооборот – электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний (или внутри компании) в стандартизованной форме.

Основные положения организации документооборота:

nраспределение документов по исполнителям;

nсокращение инстанций их прохождения;

nнаправление документов непосредственному исполнителю;

nрегламентация подписания.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота – 1931г. в проекте «Общих правил документации и документооборота».

Государственные стандарты 1970, 1983 г.г., «Единая государственная система делопроизводства» — установила понимание документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

1988 год, «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» — включила в понятие «документооборот» операцию «подшивка документа в дело».

ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — установил определение «документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Правила организации документооборота

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот – это информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основные правила организации документооборота:

nоперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

nмаксимальное сокращение инстанций прохождения документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

nпорядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

nОрганизация документооборота:

nэто правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов;

nобъединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

nпорядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов.

nРазделяют:

nцентрализованный документооборот;

nдецентрализованный (документооборот уровня структурного подразделения).

nТри основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

nвходящие;

nисходящие

nвнутренние.

Круг замкнулся.

Обозначить задачи, отличающие работу с документами от традиционной работы с данными:

nПонятия структуры, содержания, формы представления для документов существенно другие, чем для «данных».

nПроцедура «создания» документа вообще отсутствует в БД, где документ является понятием внешним. Для СУД это важнейший процесс.

nПонятие пересылки документа. Оно связано с сохранением времени и даты, подтверждением доставки, проверкой электронной подписи.

nСоздание больших архивов, поиск в них, обработка потока документов, выделение и классификация – типичные задачи при работе с документами. При этом могут использоваться традиционные для БД методы отбора или поиска.

nИзвлечение из документов «знаний» — содержательной структурированной информации — для дальнейшего использования.

nНеобходимость в новых методах поиска, а также в хранении графического образа документа наряду с его содержанием приводит к специфическим способам организации хранилища документов: дополнительным индексным справочникам по словам, выражениям, понятиям.

nПо-новому следует подойти и к самой традиционной части работы с документами – вводу и выводу. Когда мы вводим в компьютер «бумажный» документ, во многих случаях необходимо сохранить не только его содержание, но и графическое представление, дабы его всегда можно было воспроизвести в «первозданном виде».

nПроблема связи «старых» систем и «новых». Возникает разрыв: старые системы, нацеленные на непосредственный ввод документов в БД и вывод их из базы, явно недостаточны, а более современные, учитывающие процессы создания, передачи, хранения, исполнения, идентификации документов, непосредственно с этими базами данных не связаны.

Документы – основа управления

Работа с документами является основной частью процессов управления и принятия управленческих решений. Процесс принятия управленческого решения можно разбить на три этапа:

nполучение информации,

nпереработка и анализ информации,

nподготовка и принятие решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документооборотом.

Модели документооборота: концептуальная модель, логическая модель, модель предметного воплощения.

Концептуальная модель

Концептуальная модель базируется на модели центра хранения записей.

Логическая модель

Логическая модель также базируется на модели центра хранения записей, но она исходит не из документов, а из производимых с ними действий. В основе логической модели лежат функции, касающиеся предмета документа и пользователя.

Принципы документооборота

Документооборот — это прохождение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Принципы документооборота:

§четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты;

§однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;

§оперативность обработки документов;

§согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Вся документация делится на три документопотока:

§входящие (поступающие) документы;

§исходящие (отправляемые) документы;

§внутренние документы (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Документы, функционирующие в сфере управления, подразделяются на:

§организационные документы (Устав, Правила внутреннего распорядка, Положения о структурных подразделениях);

§распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения);

§документы по личному составу (приказы по личному составу);

§ трудовые контракты, личные дела, трудовые книжки;

§финансовые и бухгалтерские документы (Главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий и др.);

§нормативные документы от вышестоящих организаций.

Документооборот включает этапы работы с документами:

§прием;

§обработка;

§регистрация;

§распределение корреспонденции;

§передача и доставка документов;

§учет объема документооборота;

§контроль за исполнением документа.

Регистрация документов

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке.

Цель регистрации — обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность: каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:

§перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;

§перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;

§номенклатура дел.

Индексация документов

Индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

§06 — индекс структурного подразделения;

§10 — номер соответствующего дела по номенклатуре;

§96 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Сборник образцов документов

В организациях принято использовать при составлении и оформлении документов утвержденные образцы, построенные с учетом установленных требований. Такая практика позволяет:

§обеспечить наличие всех обязательных реквизитов;

§привести документы в соответствие фирменному стилю оформления;

§ограничить круг сотрудников, имеющих право инициировать те или иные документы;

§установить взаимосвязь между однородными документами;

§помочь при составлении типовых документов (заявлений, докладных, служебных и объяснительных записок, справок и др.).

Базовый набор образцов документов, встречающихся в любой организации

Системы делопроизводства. Централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

nЭлектронный документооборот – электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний (или внутри компании) в стандартизованной форме.

Основные положения организации документооборота:

nраспределение документов по исполнителям;

nсокращение инстанций их прохождения;

nнаправление документов непосредственному исполнителю;

nрегламентация подписания.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота – 1931г. в проекте «Общих правил документации и документооборота».

Государственные стандарты 1970, 1983 г.г., «Единая государственная система делопроизводства» — установила понимание документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

1988 год, «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» — включила в понятие «документооборот» операцию «подшивка документа в дело».

ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — установил определение «документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Правила организации документооборота

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот – это информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основные правила организации документооборота:

nоперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

nмаксимальное сокращение инстанций прохождения документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

nпорядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

nОрганизация документооборота:

nэто правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов;

nобъединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

nпорядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов.

nРазделяют:

nцентрализованный документооборот;

nдецентрализованный (документооборот уровня структурного подразделения).

nТри основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

nвходящие;

nисходящие

nвнутренние.

ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТООБРАЗОВАНИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Целью правовой регламентации документообразования и документооборота является закрепление оптимального количественного и качественного состава документов, необходимых и достаточных для обеспечения реализации процессов управления. При этом в нормативных правовых актах фиксируется, в каких случаях должны создаваться документы, устанавливается видовой состав этих документов, а также, по возможности, — периодичность составления документов, формы документов, требования к их структуре и содержанию.

Правовая регламентация процессов документообразования и документооборота может осуществляться на трех уровнях:

  • общегосударственном;
  • отраслевом (ведомственном);
  • локальном (на уровне организации).

Формами правового регулирования процессов документообразования и документооборота могут являться:

  • акты законодательства Республики Беларусь;
  • государственные стандарты Республики Беларусь, иные технические нормативные
  • правовые акты Республики Беларусь;
  • локальные нормативные правовые акты (далее — ЛНПА).

На общегосударственном уровне процессы документообразования и документооборота регулируются в первую очередь актами законодательства.

КСТАТИ

Пунктом 6 Инструкции о порядке осуществления обязательной юридической экспертизы нормативных правовых актов было уменьшено количество оригиналов и копий нормативного правового акта на бумажных носителях, представляемых в Министерство юстиции Республики Беларусь для проведения юридической экспертизы, с пяти до трех экземпляров, что позволило существенно сократить объем документооборота как в самом Министерстве юстиции Республики Беларусь, так и в нормотворческих органах, их подготавливающих.

К техническим нормативным правовым актам, регулирующим процессы документообразования и документооборота, относятся:

  • на общегосударственном уровне: государственные стандарты Республики Беларусь, унифицированные системы документации Республики Беларусь, общегосударственные классификаторы информации и документов и др.;
  • на отраслевом уровне: инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел, отраслевые классификаторы документов и информации и др.;
  • на локальном уровне: устав организации, инструкции по делопроизводству организаций, должностные инструкции работникам, табели унифицированных форм документов и др.

ЧТО СЛЕДУЕТ УЧЕСТЬ ПРИ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА?

В последнее время в Республике Беларусь начинают подниматься вопросы оптимизации документооборота. Так, достаточно упомянуть п. 12 действовавшего ранее Указа Президента Республики Беларусь от 24.09.2001 № 516 «О совершенствовании системы республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь», который поручал государственным органам и иным государственным организациям сократить документооборот не менее чем в два раза.

Также постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 16.05.2016 № 32 «О признании утратившими силу некоторых постановлений Национального статистического комитета Республики Беларусь и отдельного положения постановления Национального статистического комитета Республики Беларусь» была отменена форма государственной статистической отчетности «Отчет о документообороте», действовавшая с 2002 г. и обязательная для заполнения всеми государственными органами и иными государственными организациями, подчиненными Правительству.

КСТАТИ

Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь рассматривает возможность отмены в 2017 году путевых листов при осуществлении автотранспортной деятельности.

В целом при постановке задачи уменьшения документооборота следует учитывать, что документ является одним из инструментов управления деятельностью организации, он выполняет важные функции, связанные с подтверждением юридически значимых действий, совершенных деловых операций и др. В связи с этим возможности сокращения объема документооборота имеют обоснованные пределы.

Следовательно, приступая к разработке и реализации мероприятий по сокращению документооборота, прежде всего необходимо установить, в каких случаях нужно создавать документы, а в каких можно обойтись бездокументными способами решения вопросов.

Установив случаи, в которых создание документов необходимо, можно приступать к реализации мероприятий по исключению необязательных документов, а также совершенствованию форм, содержания и порядка работы с обязательными документами.

ИЗБАВЛЯЕМСЯ ОТ ИЗЛИШНИХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Мероприятия по совершенствованию документооборота и сокращению его объема можно разделить на две группы: организационные и технические.

К организационным мероприятиям относятся:

  • анализ задач, функций и направлений деятельности организации и оптимизация на его основе процессов деловой деятельности (бизнес-процессов) и их документационного обеспечения;
  • оптимизация правовой регламентации ДОУ (разработка и совершенствование инструкций по делопроизводству, регламентов работы коллегиальных органов, должностных инструкций работникам и других нормативных правовых актов по работе с документами);
  • четкое распределение ответственности руководителей и работников организации при работе с документами, контроль исполнительской дисциплины;
  • совершенствование работы с кадрами (подбор и расстановка кадров, обучение и повышение квалификации персонала и т.д.).

К техническим мероприятиям относятся:

  • оснащение рабочих мест современной оргтехникой;
  • внедрение информационных технологий в работу с документами, создание необходимой для этого инфраструктуры.

НА ЗАМЕТКУ

Эффект от реализации технических мероприятий достигается только в том случае, если они правильно сочетаются с организационными. Организационные мероприятия могут применяться как в сочетании с техническими, так и самостоятельно.

Далее мы приведем советы, которые помогут уберечь нанимателя от возникновения излишних документов в организации.

Вместо письменных запросов используйте устные и электронные.

Сокращению объема документооборота в значительной степени способствует бездокументное решение вопросов, которое осуществляется с помощью телефонной и видеосвязи, проведения личных встреч, глобальной компьютерной сети Интернет (далее — Интернет). Особенностью такого способа является возможность исключения документа как при запросе информации, так и при ответе на него.

В случае если запрос документирован и зарегистрирован в установленном порядке, то при устном представлении требуемой информации делаются соответствующие отметки об исполнении документа и направлении его в дело. Такие отметки делаются как на самом документе, так и в регистрационно-контрольных формах, в которых он учтен.

Данный порядок может применяться как в отношении документов на бумажном носителе, так и документов в электронном виде. В последнем случае отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется только в регистрационно-контрольной форме (п. 65 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях; далее — Инструкция по делопроизводству).

Может возникнуть обратная ситуация, когда запрос сделан устно, а ответ дается письменно. В этом случае в тексте документа, содержащего запрошенную информацию, указывается, что он подготовлен в ответ на устный запрос конкретного должностного лица.

К условно бездокументному способу решению вопросов можно отнести запросы и представление информации в форме сообщений электронной почты без оформления официальных документов.

Переписка по электронной почте не относится к способам бездокументного решения вопросов, так как предполагает в дальнейшем документирование коммуникаций между организациями и отдельными работниками и создание соответствующей документированной информации.

В случае же, если такая электронная переписка содержит информацию, которая в последующем может быть использована в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств организации или осуществления своей деятельности, то их необходимо оформлять соответствующим образом, в ином случае — оформление не требуется.

НАШИ СОВЕТЫ

В целях уменьшения количества запросов организации целесообразно размещать хотя бы часть необходимой информации об организации для общего пользования в глобальной сети Интернет.

Заменяйте бумажный документ электронным.

В целях уменьшения количества документов и их копий на бумажном носителе, а также ускорения обмена документированной информацией целесообразно использовать средства электронного документооборота, позволяющие создавать документы в электронном виде, имеющие юридическую силу, без вывода их на печать, а также доводить до работников в электронном виде экземпляры документов или копий документов, изначально созданных на бумажном носителе.

Внедрение в управленческий труд современной организационной и компьютерной техники способствует повышению производительности труда в управлении. Однако возможность легкого тиражирования документов с использованием множительной техники является причиной резкого роста количества дублетных экземпляров документов на бумажном носителе, создаваемых как для рассылки, так и для внутреннего пользования.

КСТАТИ

Согласно п. 236 Инструкции по делопроизводству при отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми), указанных в приложении 20 к указанной инструкции.

Внедрение компьютерной техники и современных информационно-коммуникационных технологий, в т.ч. система электронного документа (далее — СЭД), поспособствовало уменьшению количества излишних документов в деятельности организаций.

Однако отсутствие затрат на создание документов в электронном виде и их пересылку позволяет не задумываться о точном определении круга участников управления, до сведения которых необходимо довести документ.

При этом часто игнорируется тот факт, что документ в электронном виде является таким же инструментом управления, как и документ на традиционном (бумажном) носителе. Он подлежит включению в документную систему организации (регистрации, учету), требует принятия по нему управленческого решения, исполнения, в т.ч. подготовки в необходимых случаях ответного документа, организации хранения в течение установленного законодательством срока.

На практике внедрение СЭД нередко приводит к дублированию включенных в документооборот документов в электронном виде экземплярами на бумажном носителе (распечатке). Это происходит как в силу привычки работников аппарата управления работать с бумажными документами, так и в силу сохраняющейся правовой неопределенности с подтверждением юридической силы документов в электронном виде.

При этом часто игнорируется тот факт, что законодательство Республики Беларусь допускает обращение внутренних документов в электронном виде без использования электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) в случаях, предусмотренных ЛНПА организации, а исходящих — по соглашению сторон, при условии, что программные средства,

применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) — автора документа (п. 222 Инструкции по делопроизводству).

Использование этой возможности, в сочетании с применением в необходимых случаях средств ЭЦП, позволяет свести к минимуму ситуации, при которых требуется досылка документа на бумажном носителе.

Сокращайте текст документов.

Краткость изложения информации в документах не только способствует ее оперативному восприятию, сокращает временные затраты на обработку документов и их исполнение, но и позволяет уменьшить количество печатных листов документов, что является одним из показателей, учитываемых при определении объема документооборота.

НАШИ РЕКОМЕНДАЦИИ

Текст документа можно сократить за счет уменьшения различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений, выражений благодарности и т.п.

При подготовке документов необходимо максимально широко использовать типовые и унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки. В идеале документ должен содержать минимум информации, необходимой для решения задач управления. Однако при этом создаваемые документы не должны быть излишне информационно сжаты. Они должны содержать достаточный объем информации, необходимой для подготовки и принятия качественных решений, исполнения принятых решений.

Уменьшайте количество копий для рассылки.

Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их тиражировании для внутреннего пользования и (или) рассылки является важным фактором, позволяющим сократить объем документооборота.

В первую очередь организации необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной деловой необходимости, а вызвана желанием перестраховаться.

Перечень организаций (структурных подразделений), в которые рассылаются копии документа, а также количество копий, направляемых каждому адресату, необходимо фиксировать в списке на рассылку (ч. 22 п. 51 Инструкции по делопроизводству). Данные действия направлены в первую очередь на то, чтобы не направлять копию документа тем организациям, которым они не нужны.

Также сокращения рассылки дублетных экземпляров можно добиться за счет размещения принимаемых вышестоящей организацией ЛНПА в Интернете с последующей электронной рассылкой подчиненным организациям о размещении нового документа на сайте.

НАШИ СОВЕТЫ

Размещать внутренние документы организации для ознакомления целесообразно в общей папке на сервере компьютера с возможностью доступа к ним уполномоченных работников организации.

Закрепите четкую систему документации в организации.

Одной из причин создания документов, в которых нет необходимости, является неупорядоченность систем документирования и систем документации. Такая ситуация может увеличить количество избыточно создаваемых документов, а в ряде случаев приводит к дублированию одной и той же информации в инструкциях по делопроизводству организаций и стандартах предприятий на оформление документов, номенклатурах дел организаций и стандартах предприятий («документированных процедурах»), устанавливающих сроки хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, и т.д.

В результате такой неупорядоченности увеличивается видовое разнообразие документов. Однако даже если видовой состав документов установлен и нормативно закреплен, нужно исключить издание документов, которые не соответствуют их функциональному назначению (например, таких видов документов, как «порядок», «служебная записка», «процедура», «документированная процедура», «процедурный документ», документов с двойным названием типа «постановление-приказ» и др.).

Иной причиной, которая влияет на увеличение объемов создаваемой документации, является несовершенство правовой регламентации процессов документообразования и документооборота, формальное применение соответствующих норм на практике.

НАШИ СОВЕТЫ

Согласно законодательству о труде наниматель и работник обязаны предупредить друг друга о желании продолжить либо прекратить трудовые отношения не позднее чем за месяц до истечения действия срока трудового договора (контракта) (ч. 3 п. 1-1 Указа Президента Республики Беларусь от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29» (в ред. от 14.12.2016)). На практике стороны трудовых отношений оформляют предложение о продлении (прекращении) трудовых отношений с помощью заявления работника и уведомления нанимателя.

При подготовке решения по данному вопросу возможно ограничиться лишь одним из этих документов. Если инициатива в продлении трудовых отношений исходит от работника, то она письменно фиксируется в заявлении, а согласие или несогласие нанимателя отражается в резолюции. Если инициатива в продлении трудовых отношений исходит от нанимателя, то она письменно фиксируется в уведомлении, а согласие или несогласие работника оформляется им собственноручно на экземпляре этого документа, остающемся у нанимателя.

Также стоит упомянуть, что заявление о приеме на работу не является обязательным документом при приеме на работу.

Повышайте уровень исполнительской дисциплины.

Неисполнение либо некачественное исполнение поручений, содержащихся в документах, влекут за собой повторные поручения, запросы и иные документы, а также замедляют процесс их исполнения.

Например, отсутствие в ответе на обращение гражданина исчерпывающей информации, неправильное применение норм законодательства по рассматриваемому вопросу порождают повторные обращения и ответы на них. Если обращение рассмотрено ненадлежащим образом, гражданин имеет право обжаловать принятое по нему решение организации в вышестоящей организации, которая при наличии оснований для положительного решения выдает соответствующее предписание о повторном рассмотрении вопроса, уведомляет автора обращения о выданном предписании, т.е. в результате возникает дополнительная переписка.

Серьезным образом на увеличение объема документооборота влияет нарушение плановой дисциплины, что также порождает дополнительную переписку с объяснением причин невыполнения, обоснованием необходимости корректировки планов и т.п.

Объемы образующейся в деятельности организации документации увеличивает неупорядоченность сбора информации, необходимой для принятия управленческих решений, а также желание должностных лиц лишний раз перестраховаться при согласовании проекта документа.

НАШИ СОВЕТЫ

Внешнее согласование должно проводиться с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование же для «перестраховки» является одной из существенных причин необоснованного увеличения объема документооборота в организации.

И напротив, принятие несогласованных решений в случаях, когда они затрагивают интересы и компетенцию сторонних организаций, может привести в последующем к необходимости внесения изменений и (или) дополнений в документы, в которых эти решения отражены, их замене новыми, что также порождает необоснованный дополнительный документооборот.

Возможности совершенствования документационных процессов во многом зависят и от стиля и методов работы управленческого аппарата. Так, управленческое решение (поручение, документ), в котором нечетко определены задания, некорректно сформулированы поставленные задачи, не указаны либо ошибочно определены ответственные исполнители, является причиной возникновения запросов на уточнение заданий и др.

МНЕНИЕ АВТОРА

Закрепление в нормативных правовых актах непродуманных требований к документам также является причиной неоправданного возрастания видового разнообразия документов. Например, согласно ст. 152 ТК отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписывает от имени нанимателя уполномоченное им должностное лицо. Предоставление отпуска — юридически значимое действие, поэтому должно оформляться распорядительным документом, таким как приказ, распоряжение, постановление, решение.

Однако записка (докладная, объяснительная, об отпуске и др.) относится к числу информационно-справочных документов, и по определению она не может нести в себе распорядительных или иных правовых функций, поэтому норма законодательства, допускающая оформление отпуска посредством записки об отпуске, является избыточной.

Кроме того, важным является также выбор вида документа, в котором будет фиксироваться управленческое решение. В этом вопросе следует опираться на нормы гл. 2 и 7 Инструкции по делопроизводству.

Например, недопустимо по одному и тому же вопросу в организации издавать приказ руководителя и распоряжение заместителя руководителя, исходя исключительно из статуса должностного лица, подписавшего документ. Ошибочно также издание совместных распорядительных документов с двойным названием («постановление-приказ», «решение-приказ» и т.п.), т.к. совместные распорядительные документы организаций, должны приниматься в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей положения этого документа.

Дополнительный документооборот возникает и в том случае, когда устанавливаются необоснованные сроки исполнения поручения, документа (без учета сложности задания, наличия необходимого ресурсного обеспечения для его исполнения и др.), а также в случае несвоевременного доведения поручения, документа до исполнителя. Это порождает дополнительную переписку об изменении (переносе) сроков исполнения, требует внесения соответствующих изменений в регистрационно-учетные формы (подп. 146.5 п. 146 Инструкции по делопроизводству). Для решения данной проблемы наниматель также должен определить состав документов, необходимых и достаточных для решения конкретных задач управления.

В этих целях необходимо грамотно построить алгоритм принятия управленческого решения, исключить излишние инстанции рассмотрения вопроса и сбор информации, в которой нет необходимости, четко установить количественный и видовой состав информационно-справочных документов, на основании которых это решение будет принято.

Оформляйте документы надлежащим образом.

Излишний документооборот можно сократить и за счет ужесточения требований к содержанию и оформлению документов. Так, текст документа должен быть достоверным, объективным, доступным для понимания, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения. К формальным характеристикам следует отнести наличие на документе необходимых реквизитов, соответствие формы документа и включенных в нее реквизитов установленным требованиям. В этой связи в Инструкции по делопроизводству закреплено, что при отправке документов службой ДОУ проверяется правильность их оформления (наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документов количеству адресатов, правильность адресования и др.).Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

МНЕНИЕ АВТОРА

В целях повышения качества документов, соблюдения всеми работниками единого порядка их оформления при подготовке документов в электронном виде могут применяться электронные шаблоны, разрабатываемые на основе унифицированных форм документов службой документационного обеспечения управления организации.

Целесообразно для решения задачи повышения качества документов в организациях обеспечивать постоянное обучение (повышение квалификации) работников аппарата управления по вопросам, непосредственно относящимся как к их прямым должностным обязанностям, так и к сфере документирования и организации работы с документами.

В заключение отметим, что все вышеперечисленные причины неоправданного увеличения объемов документооборота тесно взаимосвязаны. Поэтому мероприятия, направленные на их устранение, должны носить комплексный и систематический характер.

Утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.09.2006 № 1244 (в ред. от 26.09.2016).

Утратил силу 05.05.2006.

Если мы хотим говорить о разновидностях документооборота, бумажного и электронного, то логично было бы сначала дать определение таким понятиям, как «бумажный носитель» и «электронный документ». Ведь вся работа с бумажным документооборотом строится на взаимодействии с бумажными носителями, соответственно, как и работа с электронным документооборотом стоится на взаимодействии с электронными документами.

Бумажный документ представляет собой бумагу, на которой находится какая-либо информация. Бумажный документ может применяться для хранения, записи, чтения, передачи или распространения какой-либо информации. Им может являться что угодно — от обыкновенной записки — до приказа высшего руководства. Бумажный документ и по сей день является важнейшим способом хранения информации — так как до сих пор существует ряд документов, которые по ГОСТу необходимо хранить в бумажном виде в архиве. Более того, по ГОСТу необходимо соблюдать множество правил: начиная от шрифта, и заканчивая форматом листа бумаги. Тем не менее, бумага является недостаточно надежным носителем информации, так как ее легко можно потерять, помять, порвать, испачкать — вследствие чего, бумажный документ может прийти в негодность.

Бумажный документооборот в организации представляет собой движение бумажных документов по какому-то фиксированному маршруту. С ростом организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и бумажный документооборот. Рост бумажного документооборота влечет за собой большое количество проблем, связанных с путаницей документов и прочими подобными проблемами. Конечно же есть и плюсы в том, чтобы вести бумажный документооборот. В первую очередь, из-за отсутствия затрат на приобретение компьютеров и программного обеспечения. Не стоит забывать и об обучении сотрудников предприятия, которое может стоить немалое количество денег. Небольшие компании просто не могут себе позволить приобрести систему электронного документооборота, не говоря уж о самих компьютерах (а они, к слову, тоже должны быть хорошо укомплектованы, чтобы система могла полноценно работать без каких-либо задержек). Во-вторых, в некоторых случаях бумажный документооборот надежнее электронного. Например, данные, которые были занесены в журнал регистрации, не могут быть взломаны и скопированы компьютерными мошенниками.

Электронный документ — это информация, представленная в электронной форме. Электронный документ может восприниматься человеком с использованием компьютеров, а также для передачи по средствам сети интернет или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.

Электронный документооборот — это своеобразное движение электронного документа в системе с момента его создания или получения до момента завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот существует как внутренний, так и внешний.

Внутренний документооборот, о котором говорится в данной работе, касается внутренних документов предприятия. Например, приказы, служебные записки, заявления или распоряжения. То есть электронный документ не выходит за пределы предприятия в ходе полного прохождения своего маршрута.

Внешний документооборот представляет собой обмен документами между предприятиями. Например, исходящие и входящие письма. В этом случае, если система электронного документооборота установлена только у одного предприятия, а у второго она отсутствует, то приходится документ из электронного вида распечатывать в бумажный, как и в обратном случае — входящее письмо сканировать или заносить в систему вручную.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *