Восстановить трудовую книжку

Содержание

Как восстановить трудовую книжку работника

Восстановление трудовой книжки после утери — это процедура, алгоритм которой выглядит просто: 1) оформить дубликат; 2) внести в него известные сведения. Но обстоятельства утраты или порчи могут быть разными, в зависимости от них меняется и последовательность действий. КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Получить доступ

Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто. Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.

Процедура регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Изначальный документ восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю или порчу.
Если такая неприятность произошла, человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Затем он пишет заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

Генеральному директору

ООО «Пример»

И.И.Иванову

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислава Константиновича

Заявление

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,

утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки

15 сентября 2019 года

Подпись /В.К.Антропов/

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящимся в организации (приказам, распоряжениям и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

«Общий стаж работы составляет 10 лет 7 месяцев 14 дней».

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

  • надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
  • сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
  • сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
  • сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так:

«Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня».

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Основания выдачи дубликата трудовой книжки. Заявление работника

Трудовая книжка (далее — ТК) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Как и любой документ на бумажном носителе, она может быть утрачена или приведена в негодность, что влечет за собой невозможность ее дальнейшего ведения и использования.

Правительством РФ (пп. 31–33 постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, далее — постановление № 225) предусмотрено право работника на получение ее копии, равной по своей юридической силе оригиналу (дубликата), в таких случаях, как:

  • потеря ТК работником (если она находилась у него, например, в период между трудоустройством у различных работодателей) или по вине работодателя;
  • массовая утрата ТК на предприятии в случае пожара, аварии и других стихийных бедствий;
  • порча бланка ТК (испачкан, порван и т. д.);
  • признание недействительной какой-либо записи (например, об увольнении или переводе).

Для оформления дубликата работник должен обратиться к своему нынешнему работодателю либо последнему работодателю (если на момент утраты или порчи ТК он не работал) с соответствующим заявлением. Образец заявления на дубликат трудовой книжки можно скачать по ссылке: Заявление на получение дубликата трудовой книжки.

Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки. Действия работодателя по заполнению копии (дубликата)

Руководство обязано предпринять все необходимые действия для того, чтобы в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 постановления № 225), а именно:

  1. Подготовить новый бланк ТК.
  2. Правильно внести записи в ТК.
  3. Издать приказ о выдаче дубликата. Образец приказа о выдаче дубликата трудовой книжки можно скачать по ссылке: Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.

Прочитать о том, как правильно внести записи в дубликат, а также найти образец заполнения копии трудовой книжки можно в нашей статье «Образец заполнения дубликата трудовой книжки на 2018 год».

Если работодатель заполнил дубликат ТК с ошибками, например не внес тот или иной период работы в трудовой стаж, хотя располагал соответствующими сведениями, это может повлечь проблемы для работника при оформлении пенсии. В таком случае работник будет вынужден обращаться в суд с требованием включить пропущенный период в страховой стаж (см., например, решение Нижегородского районного суда г. Н. Новгорода от 20.02.2018 по делу № 2-15915/2017).

Работодатель несет ответственность за несвоевременную выдачу дубликата ТК (дольше 15 дней). В частности, работник вправе требовать компенсации морального вреда за такую задержку, а также возмещения заработка за период задержки выдачи дубликата, если докажет, что не мог трудоустроиться вследствие задержки (см. определение Приморского краевого суда от 02.02.2016 по делу № 33-757/2016).

Порядок оформления дубликата в случае массовой утраты ТК

Массовая утрата ТК на предприятии вследствие чрезвычайных обстоятельств, пожара, аварии и других стихийных событий в силу исключительности ситуации не требует заявлений на дубликат трудовой книжки от работников.

В таких случаях дубликаты выдаются всем сотрудникам по инициативе работодателя.

Должна быть создана специальная комиссия, в состав которой входят представители работодателя, профсоюзов, иных заинтересованных организаций (п. 34 постановления № 225). Данная комиссия занимается установлением и подтверждением трудового стажа работников, в том числе истребует и получает все необходимые подтверждающие документы с предыдущих мест работы сотрудников, а также собирает и анализирует сохранившиеся на предприятии приказы, договоры, ведомости, опрашивает свидетелей и т. д.

В наиболее сложных случаях трудовой стаж доказывается в судебном порядке. На основании акта, который выносится комиссией по итогам такой работы, работодатель оформляет дубликат ТК.

***

Как видим, процесс восстановления утраченной ТК довольно трудоемок. Планируемый Правительством РФ постепенный переход на электронные трудовые книжки с 2019 года полностью решит проблему сохранности данных работников о трудовом стаже.

***

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Не спешите паниковать, если столь важный документ безвозвратно утерян: даже в этом случае утраченные сведения восстанавливаются. Пошаговое руководство для кадровика и список документов, подтверждающих трудовой стаж, вы найдете в статье.

Скачайте комплект документов по теме:

Оформление дубликата при утере оригиналаИспользуйте готовый образец Оформление дубликата, если оригинал испортилсяИспользуйте готовый образец Заявление на выдачу дубликатаИспользуйте готовый образец Справка, которая подтвердит стаж сотрудникаИспользуйте готовый образец

Документы, упрощающие восстановление трудовой книжки при утере

Подтверждение стажа — задача, с которой неизбежно сталкивается работник. Если потеряна трудовая книжка: как восстановить информацию о периодах трудовой деятельности, сказано в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №1015 от 2.10.2014, изаконе №400-ФЗ от 28.12.2013. Периоды занятости после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования (как правило, после 1997 года) подтверждаются документами персонифицированного учета, выданными территориальным органом ПФР. Периоды, в течение которых сотрудник еще не был застрахован и не имел индивидуального лицевого счета в системе ПФР, подтверждаются бывшими работодателями.

Стаж подтверждают:

  • копии и оригиналы трудовых договоров;
  • справки с прежних мест работы;
  • выписки из приказов о приеме на работу и увольнении;
  • копии авторских и лицензионных договоров;
  • лицевые счета и расчетные ведомости на выдачу зарплаты.

Выписки из документов по личному составу оформляйте только по письменному запросу, поступившему от бывшего сотрудника или его нового работодателя. Прежде чем предоставить информацию, убедитесь, что работник согласен на передачу персональных данных.

Если работодатель не сохранил запрашиваемые документы, и восстановить их невозможно, прибегают к альтернативным методам подтверждения, например, к свидетельским показаниям. Но в современной кадровой практике такое случается редко. Обычно с поиском и получением информации о прежних местах работы проблем не возникает. Когда все необходимые данные собраны, возникает следующий вопрос: как восстановить трудовую книжку при утере, чтобы на руках у работника снова был полноценный документ, а не разрозненные справки и выписки?

Читайте в «Системе Кадры»:

Восстановление трудовой книжки: пошаговая инструкция

Итак, что же должен предпринять сотрудник, который потерял трудовую книжку, как восстановить записи, чтобы избежать проблем при трудоустройстве и назначении пенсии? Первое, что нужно сделать — обратиться в кадровую службу. Если на момент утери документа его владелец нигде не работал, заявление о выдаче дубликата подается по последнему месту работы. А если пропажа обнаружилась в момент трудоустройства в другую компанию, у сотрудника есть два варианта: получить дубликат у бывшего работодателя или заново оформить трудовую книжку по новому месту работы. В первом случае подается заявление на выдачу дубликата:

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Скачать образец вы можете в начале статьи.

Внимание! Оформить дубликат трудовой книжки следует в течение 15 дней после получения заявления от бывшего сотрудника.

Дубликат выдается не только в случае утери трудовой книжки. Если она испорчена, например, залита кофе или попала под дождь, либо содержит запись об увольнении, признанную недействительной самим работодателем или в судебном порядке, оформление дубликата — логичный и правильный шаг. В такой ситуации справки с прежних мест работы можно не собирать, поскольку основанием для выдачи дубликата и источником сведений о периодах занятости служит оригинал, имеющийся в распоряжении кадровика.

Читайте в журнале «Кадровое дело»

Для выдачи новой трудовой книжки тоже необходимо заявление. К нему прилагают справки с предыдущих мест работы и другие официальные документы, подтверждающие стаж. Что обязан сделать кадровик, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи и оформить дубликат или новый документ?

Восстановим трудовую книжку за 7 шагов

Шаг 1. Зарегистрируйте заявление

Особых требований к его форме закон не предъявляет, достаточно следовать общим правилам составления и заверки деловой документации.

Шаг 2. Ознакомьтесь с документами, подтверждающими стаж

Если нужно, окажите работнику содействие в их получении: объясните общий порядок, составьте запросы бывшим работодателям или в архивные учреждения. Документы, не содержащие полных сведений о трудовой деятельности, к рассмотрению не принимайте. Не вносите данные о стаже со слов сотрудника, если они не подкреплены документально!

Образец справки, подтверждающей период занятости сотрудника

Скачать образец вы можете в начале статьи.

Шаг 3. Заполните титульный лист

Если с момента пропажи оригинала персональные данные его владельца изменились, не следует отражать в дубликате или новом документе всю историю изменений. Просто впишите актуальные данные.

Внимание! Оформляя дубликат, не забудьте сделать соответствующую пометку в правом верхнем уголке титульного листа и поясняющую надпись на внутреннем стороне обложки. Укажите дату и причину выдачи дубликата, а чуть ниже распишитесь и поставьте печать.

Шаг 4. Заполните раздел «Сведения о работе»

Сначала укажите суммарный стаж, накопленный на момент оформления новой трудовой книжки или дубликата (общее количество лет, месяцев и дней). Затем распишите все подтвержденные периоды работы, не нумеруя записи. Ориентируйтесь на раздел III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, и раздел 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Затем под первым порядковым номером сделайте запись о приеме на текущую работу, если речь идет о штатном, а не бывшем сотруднике предприятия.

Если оформляете дубликат сотруднику, который ранее уволился из организации, порядковые номера присваивайте только записям о трудоустройстве, переводах и увольнении, сделанным в период работы у данного работодателя.

Оформление дубликата: общий стаж и записи об отдельных периодах работы

Скачать образец вы можете в начале статьи.

Шаг 5. Выдайте дубликат на руки работнику

Если оформляете новую трудовую книжку действующему сотруднику организации, попросите его расписаться в документе и подтвердить, чтоб все записи внесены верно. Затем заберите трудовую для хранения.

Шаг 6. Отразите движение бланка в учетных книгах

Движение отразите сначала в приходно-расходной, а затем в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Укажите серию и номер израсходованного бланка, сведения о его владельце, дату оформления и другие обязательные данные. Работник должен расписаться в книге, тем самым подтверждая, что получил документ.

Шаг 7. Удержите с работника стоимость бланка

Оплатить бланк можно любым удобным способом, например, наличными через кассу организации, или написать заявление о вычете необходимой суммы из первой зарплаты. Нельзя вычитать стоимость бланка из зарплаты, не получив такое заявление от работника.

Совет. Используйте только новые бланки, закупленные у законного распространителя. Каждый работодатель должен постоянно иметь небольшой запас чистых бланков трудовых книжек и вкладышей. Не принимайте и не заполняйте формы, принесенные самими работниками или купленные в магазинах канцтоваров, иначе компанию могут оштрафовать.

Как восстановить потерянную трудовую книжку, если работодатель ликвидирован

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, документов, подтверждающих стаж, у ее владельца на руках не оказалось, а его прежний работодатель реорганизован или ликвидирован? Даже из такой непростой ситуации есть законный выход. Для начала обратитесь к правопреемникам компании, если они есть, с запросом о подтверждении стажа.

Когда организация ликвидируется полностью и правопреемников не остается, важные документы по личному составу передаются на хранение в государственный или муниципальный архив. Поэтому следующий шаг — оформление письменного запроса в местное архивное учреждение (ст. 23, 26 закона №125-ФЗ от 22.10.2004). Если и это не поможет, придется подтверждать стаж в судебном порядке с привлечением свидетелей.

Вывод

Восстановить утерянную трудовую можно двумя способами: оформить дубликат или выдать новый документ при приеме на работу. И в первом, и во втором случае от работника потребуется письменное заявление и пакет документов, подтверждающих стаж. Это могут быть справки, выданные ПФР или прежними работодателями, выписки из приказов, трудовые и авторские договоры. Новый бланк заполняйте по инструкции. Если оформляете дубликат, не забудьте поставить соответствующую пометку на титульном листе.

Значение книжки

Этот документ представляет собой строго установленную форму книжки. В настоящее время действительными признаются несколько ее образцов, так как раньше они выпускались Советским союзом, а теперь Российской Федерацией. Последнее изменение было произведено в 2003 году. Книжка отражает следующие сведения о человеке:

  1. Его образование, оно указывается на первой странице документа.
  2. Количество отработанных лет. Каждый рабочий период записан в книжке. Согласно этим сведениям работодатель производит подсчет общего стажа человека. От этой суммы зависит расчет отпускных и больничных дней.
  3. Должности, занимаемые человеком. При оформлении человека на работу, в книжке обязательно прописывается назначенная должность. Если впоследствии она изменяется, об этом также делается соответствующая запись.
  4. Причины увольнения. Сотрудника нельзя уволить просто так, потому что его права защищены Трудовым законодательством. По этому причине существует несколько основных причин, которыми могут стать основаниями для увольнения. Они обязательно указываются в этом документе.
  5. Название работодателя. Обязательно указывается полное наименование организации, в которой был устроен на работу ее владелец.
  6. Поощрения и взыскания. В случае присуждения каких-либо наград, делается запись в этом документе. Все выговоры также обязательно записываются, так как при нарушении дисциплины и прочих нарушениях работодатель имеет право расторгнуть трудовой контракт с сотрудником.

Все эти сведения могут потребоваться в различных жизненных ситуациях. Трудовую книжку запрашивают при обращении в банк за кредитом, при оформлении различных пособий, льгот, пенсий. А также она обязательно пригодится при новом трудоустройстве. Зачастую на собеседованиях руководители принимают решение по поводу выбора кандидата, исходя из его опыта. А его подтверждает в большинстве случаев этот документ.

Восстановление

По законодательству книжка должна храниться в организации, где работает ее собственник. Основанием для этого является заключение с ним трудового соглашения. Выдаваться оригинал книжки может только, когда она требуется для Соцстраха. Во всех остальных случаях делается выписка или копия книжки. После расторжения контракта человеку возвращается его книжка. С этого момент он должен хранить ее сам. Восстановить ее можно в следующих случаях:

  • если она испорчена;
  • если утеряна ее владельцем или работодателем;
  • если она потеряна в ходе массового уничтожения документов.

Каждый человек имеет право выбора, покупать ему новую книжку, либо получать дубликат. В новой книжке сведения о стаже человека содержаться не будут. Ее оформление начнется только тем работодателем, у которого человек будет устроен в настоящий момент. И вся хронологическая последовательность трудового стажа начнется именно с этого периода.

В случае получения дубликата, в книжку будут внесены все записи, которые сотрудник сможет подтвердить документально. Этот вариант более сложный, зато он дает возможность восстановить все сведения о стаже.

Документы

Чтобы получить дубликат книжки вам потребуется определенный пакет документов:

  1. Личный паспорт человека. Он обязателен для подтверждения вашей личности.
  2. Новая книжка. Она продается в любом магазине канцтоваров. Средняя стоимость составляет 180 рублей. Этот документ должен иметь специальные водяные знаки, проверьте их, чтобы вам не попалась подделка.
  3. Копия старой книжки, при наличии. Вспомните, может быть, вы заказывали копию у работодателя. Обычно она требуется при запросе заявки на получение кредита, при подаче декларации и во многих иных случаях.
  4. Трудовые контракты. При трудоустройстве обязательно подписывается такой договор. Один бланк всегда выдается обратно работнику. Эти документы надо хранить, чтобы в дальнейшем было легко восстановить необходимые записи.
  5. Бумаги, подтверждающие перевод. Измениться может департамент, цех или должность работника. Все изменения обязательно прописываются в книжке.
  6. Информация о стаже. Ее можно получить в форме выписки, которая запрашивается в ПФР или в архив города. Теперь на сайте ПФР можно увидеть весь трудовой стаж, а также информацию обо всех организациях, где был трудоустроен человек.

В зависимости от перечня документов, который вы подготовите, будут зависеть записи, которые вам впишут в книжку. Без документальных доказательств определенного события никто не сможет вписать вам это событие.

Если вы имели до этого незначительный стаж и не особо важные для вашей карьеры должности, вы можете просто приобрести новую книжку, либо подать заявление последнему работодателю. Тогда он впишет вам сведения о вашем наработанном стаже и последние события, которые происходили, когда вы работали у него.

Более подробно об этом вы можете узнать из предложенного видео.

Способы восстановления

Существует несколько вариантов получения нового документа:

  • через МФЦ, это специализированный центры, работающие в качестве посредников между государственными органами и обычными гражданами;
  • через ПФР, вся информация о стаже обязательно отражается в Пенсионном фонде, поэтому он может в любое время предоставить вам необходимую информацию;
  • через суд, в случаях, когда нет доказательной базы, суд может принять решение об установлении факта трудоустройства в определенной компании;
  • через архив, все работодатели обязаны хранить документацию даже об уволенных сотрудниках, которую легко восстановить, направив соответствующий запрос.

Каждый человек в праве выбрать самостоятельно, каким способом оформлять дубликат. Мой муж обращался в МФЦ, и этот способ показался ему наиболее удобным.

МФЦ

Данная услуга предоставляется гражданам бесплатно, поэтому за нее не надо платить пошлину. Удобство этого способа – отсутствие необходимости самостоятельного обращения к предыдущим вашим работодателям, особенно с учетом того, что некоторые из них могут быть уже закрыты.

Попасть в МФЦ на прием к специалисту можно 2 способами:

  • записаться заранее на прием через интернет в удобное для вас время;
  • лично посетить центр и дождаться приема в порядке электронной очереди.

Обычно электронная очередь проходит быстро, поэтому посещение МФЦ не занимает много времени. Сотрудник центра выдаст вам специальный бланк заявления. Вам понадобится его заполнить понятным почерком и перечислить все места, где вы когда-либо работали.

Специалист МФЦ отправит запрос в ПФР или архив, в зависимости от давности этого события. Ему предоставят ответы, на основании которых вам внесут записи в чистую книжку.

ПФР

Для подачи заявлению сюда вам понадобится СНИЛС, так как все сведения хранятся на индивидуальном счете, отраженном на номере этого документа. Попасть к специалисту можно по записи. Она осуществляется также на официальном сайте ПФР или по электронной очереди. Специалист предоставит вам бланк для заполнения.

Восстановление книжки займет определенное время, поэтому вам назначат день, когда нужно будет подойти за готовым результатом.

Важно знать, что здесь хранится информация в электронном виде, начиная примерно с 2000-ых годов. Поэтому предыдущий трудовой стаж восстановить таким способом не получится.

Суд

Основным недостатком такого способа является необходимость оплаты госпошлины. Однако этот способ поможет вам восстановить сведения любой давности. Для этого надо отправить исковое заявление, где вы укажете причину восстановления документа, и перечислите всех ваших работодателей.

Суд самостоятельно разошлет запросы каждой организации, чтобы они явились на суд. В ходе судебного процесса вы сможете доказать факт трудоустройства в эти организации при помощи свидетелей, если у вас нет никаких документов, подтверждающих данные факты.

Архив

В каждом населенном пункте есть архив, где хранятся сведения обо всех организациях города. Вы можете самостоятельно обратиться за сведениями в это заведение, но вам придется заплатить определенную сумму, так как частные запросы являются платной услугой.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.

В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:

  • была повреждена;
  • украдена;
  • утеряна;
  • утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.

Заниматься восстановлением приходится стороне, допустившей утрату. Действовать можно самостоятельно или искать поддержку по организациям и ведомствам или обратиться в суд.

Чего делать нельзя категорически: самовольно пытаться воспроизводить прежние записи. Подобная лихая самодеятельность подпадает под малоприятную квалификацию подделки документации и ни к чему, кроме немалых неприятностей, не приведёт.

Восстановление трудовой книжки при утере работником

Зная о своей причастности к утере, заявление на восстановление трудовой адресуется, глядя, как обстоят дела:

  • в бывшую фирму, будучи безработным;
  • работодателю, оформляя документ у кадровика.

Чтобы ускорить процесс возобновления потерянной книжки, заявление нужно подать как можно быстрее. Чтобы поскорее вернуть, нужно представлять, как восстанавливаются сведения. В заявлении сотрудника обязательно должны быть указаны:

  • основание, сославшись, что оригинал был потерян, похищен, пришёл в негодность из-за механических повреждений и т. п.;
  • свои контакты, чтобы обеспечить и возможность заполнения книжек, изготовления дублированного экземпляра, и передачи его заявителю.

Восстановление трудовой книжки при утере работодателем

Случается, воссоздавать приходится, так как:

  • работодателем не были созданы должные условия хранения;
  • его ответственные лица небрежно исполняли обязанности или умышленно привели в негодность, уничтожили.

Что нужно сделать непосредственно после выявления факта утери, определяется конкретными причинами, её вызвавшими. Но схема остаётся неизменной.

Когда работодателю нужно восстановить трудовые книжки утерянных при чрезвычайных обстоятельствах (природных бедствиях или техногенных катастрофах), предписывается создать спец. комиссию. В её состав войдут:

  • глава компании или лица, уполномоченные выступать от его имени;
  • представители местной администрации, профкома и коллектива тружеников.

Задачей специальной комиссии становится вопрос, не то, как восстановить трудовую книжку при утере в сложившихся обстоятельствах, а выяснение, почему она была уничтожена. По результатам расследования составляют акт. Он послужит правовым основанием оформить дубликаты утерянных документов.

Отказ руководства компании предпринять действия по заявлению можно обжаловать, обратившись в:

  • трудовую госинспекцию;
  • органы прокуратуры.

Должностных и юридических лиц привлекут к ответственности, основываясь на ст. 5.27 КоАП. Величина штрафа составит, соответственно, 1 000 – 5 000 и 30 000 – 50 000 рублей.

Восстановить основной документ работника, не имевшего других мест занятости, проще. Достаточно обратиться к документации, которой располагает отдел кадров. А также попросить работника предоставить удостоверение личности.

В дубликат полагается заносить только документально подтверждённую информацию.

Несколько отличающимися правилами предлагается руководствоваться, заполняя дубликат работнику, который сменил несколько мест занятости. Информацию разбивают на два блока:

  • по предшествующему периоду, пользуясь имеющимися документами. Ставится продолжительность общего стажа;
  • по периоду пребывания в нынешней организации.

Нормативные акты трудового законодательства предписывают работодателям всячески содействовать сотрудникам, которым понадобилось получить дублированный экземпляр.

Произвольная или унифицированная форма

Заполнять дубликат трудовой книжки и заносить утраченные сведения предполагается, основываясь на поданном заявлении. Конечно, это положение применимо лишь в случаях, когда именно заявитель допустил утрату. Иначе соответствующие действия предпринимаются работодателями без запроса от сотрудника.

Пишут заявку так, как это установлено внутриорганизационными требованиями. Здесь могут разработать бланк специального образца или пользоваться произвольной формой. Главное, чтобы при этом соблюдались правила кадрового документооборота.

Прикладывать ли доказательства

Потеряв основной документ работающего, приходится принять на себя ответственность за правильное заполнение дубликата. Поэтому понадобится запрашивать необходимые данные с предыдущих мест работы.

Чтобы не допустить проволочек с восстановлением, работнику желательно убедиться, что его заявление приняли. Вручая лично, удостовериться, что кадровики его зарегистрировали или/и предложить расписаться на ксерокопии в получении. При почтовой отправке – воспользоваться уведомлением. Передавая через доверенного представителя – объяснить ему необходимость заручиться подтверждением вручения.

Кто платит за восстановление трудовой книжки

Сторона, которой была допущена утеря трудовой книжки, обязана нести расходы на приобретение нового бланка.

Сумма, потраченная организацией на покупку, будет вычтена из заработка работника, который умудрился потерять трудовую.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи

Нормативными актами российского законодательства предписано, как восстановить записи, если трудовая книжка утеряна или повреждена. Это происходит так же, как и при заполнении оригинала.

Предписаний относительно того, на какую информацию в кадровом документообороте можно опираться для изготовления дубликата, когда трудовая книжка утеряна, нет. Общие требования сводятся к тому, что используемые справки должны соответствовать требованиям кадрового документооборота. Более конкретных указаний нет.

Проверить, сгодится ли полученная копия для оформления выдачи дубликата просто. На ней полагается поставить вживую печати и подписаться.

Какие данные указываются обязательно

Зачастую удаётся заполучить не всё, что требуется, в виде копий приказов или выписок из них, чтобы воссоздать все записи в трудовой книжке. Предусматривая значительную вероятность такого развития событий, инструктивные предписания, по нормам которых заполняются и оригинальные, и продублированные документы, ограничиваются указаниями относительно отображения:

  • продолжительности стажа к моменту, когда приняли на работу в нынешнюю организацию;
  • данных с последнего места работы. Там обязательно будут содержаться все нужные сведения по предыдущей деятельности труженика.

Правильное указание стажа

Требование указать стаж при утере трудовой книжки не может не соблюдаться и является обоснованным. Иначе интересы работника пострадают, а причинённый ему ущерб будет и значительным, и долговременным. Особенно это скажется при наступлении пенсионного возраста. Поэтому приходится решать, как восстановить стаж. Нужно вплотную заниматься запросами на предоставление различной документации, подтверждающей занятость.

Принято, что общий трудовой стаж проставляется в целом. Сведения по его продолжительности, учитывающие, сколько было проработано, не конкретизируются. Эти данные не затрагивают:

  • ни организаций;
  • ни временных рамок пребывания в них;
  • ни должностного положения.

Полагается вписать в продублированный экземпляр сведения, относящиеся к каждому из мест занятости работника:

  • по приёму, на какую должность и т. п.;
  • по внутриорганизационным перемещениям;
  • по увольнению.

По каждой справке необходимо упоминание:

  • наименования;
  • даты, когда была составлена;
  • порядкового номера.

Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия

У людей, которым приходилось неоднократно поменять работу, частенько остаются копии таких документов. Когда возникает необходимость получить дубликат, не помешает поинтересоваться, как можно использовать имеющуюся копию. Ведь по ней можно восстановить всё утраченное запросто, со стопроцентной точностью и без дополнительных хлопот.

Что ж, пользу из сохранившихся копий извлечь можно, но оформлять по ним дубликат не позволяется категорически.

Если копия заверена

Официальная ксерокопия трудовой книжки выдаётся заверенной.

Располагая такой сравнительно недавно выполненной копией, владелец значительно упрощает для себя процесс получения запрашиваемой информации. С нею связываются с организацией, где заверили экземпляр. По получении заявления будет оформляться и выдаваться дубликат.

В кадровом отделе проведут процедуру значительно быстрее. Ведь отпадает необходимость поднимать многочисленные документы.

Если есть просто копия

Незаверенная ксерокопия также послужит отличным подспорьем в процедуре восстановления. По ней легко проверить, правильно ли отобразили в восстановленном основном документе работника ту или иную информацию. Ведь в копии указаны и занимаемые должности, и организации, и реквизиты нужных приказов.

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано

Выполняя восстановление утерянной трудовой, приходится посылать запросы в организации, где приходилось работать ранее. Некоторые из них продолжают существовать по-прежнему. От них запрашиваемые данные обязательно поступят в необходимом объёме.

Другие организации претерпели значительные изменения, преобразовались, приняв иную форму, или были ликвидированы. Тогда придётся разыскивать правопреемника или обращаться в госархив. С этим могут возникнуть сложности, если руководители ликвидированной организации не выполнили своих обязанностей по передаче кадровой документации. В таком случае придётся восстанавливать сведения, подав исковое заявление в суд, и подыскав свидетелей по этому месту занятости.

В запросе, адресованном госархиву, необходимо отобразить данные относительно:

  • личности и контактных данных заявителя;
  • периода деятельности ликвидированной организации;
  • сути;
  • цели, которой послужат запрашиваемые сведения.

Ответ будет получен в виде архивной справки, позволяющей внести записи в дубликат.

При утрате работающим своего основного документа восстановление нужных записей происходит настолько быстро, насколько:

  • оперативно было подано заявление об утрате и необходимости получить дубликат;
  • сжатые сроки установлены для инстанций, куда подаётся запрос.

Справку из ПФР можно получить в 10-дневном промежутке после обращения. Организациям-работодателям на предоставление ответа даётся 15-дневный период. Вдвое больше времени отводится на подготовку архивной справки, запрошенной в соответствующем государственном учреждении.

Сотрудники МФЦ сами сообщают, когда прийти за ответом. Составить представление о сроках можно потому, что они будут запрашивать информацию в госархивах.

Продолжительность судебного процесса предположить сложно. На неё повлияет количество организаций, куда будут отправлять запросы из суда.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *