Восстановление утерянной трудовой книжки

Содержание

Что делать, если потерял трудовую книжку работник

Ответственность за утерю трудовой книжки возлагается на того, кто в настоящий момент ее хранил. Если инцидент произошел с сотрудником – ему и придется восстанавливать документ. Порядок действий будет отличаться в зависимости от того, трудоустроен человек в настоящий момент или нет.

Восстанавливать трудовую надо обязательно, так как при трудоустройстве она передается в кадровый отдел на новой работе (65 ст. ТК) и выдается на руки только при увольнении.

В период работы

В общих случаях трудовая книжка во время работы на предприятии не выдается на руки. Но из этого правила есть исключение – если необходимо предъявить в орган соцстраха оригинал, а не заверенную копию (62 ст. ТК). Обычно это происходит, если работник достиг возраста нетрудоспособности и начинает оформление пенсии по старости. Что делать, если потерял трудовую книжку? Вся ответственность за потерю и сбор документов ложится на сотрудника. Расскажем об алгоритме действий.

► Ошибки в трудовой книжке, из-за которых работник пойдет в суд

Шаг 1. В первую очередь необходимо сообщить о случившемся работодателю и письменно попросить оформить дубликат.

Шаг 2. Подготовить все документы о предыдущем опыте работы. Заново оформить трудовую кадровый специалист может только если предоставлен весь пакет. Сбор документов — обязанность самого работника. Что может быть предоставлено:

  • Заверенная копия трудовой (если она была ранее сделана).
  • Контракты по предыдущим работам.
  • Копии распоряжений о найме и увольнении, награждении и т.д.
  • Справки из архивов, предприятий и др.

► Инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу

Шаг 3. За более полной информацией надо обращаться к предыдущим работодателям – отправить письменный запрос. В ответ придет справка, в которой будут указаны даты работы в организации.

Обратите внимание

Иногда случается, что предприятие, на котором работал человек, уже ликвидировано. В таком случае необходимо направить запросы в Пенсионный фонд либо территориальное отделение госархива по месту деятельности. Второй вариант более удобен и чаще используется.

Помните, что это длительная процедура, занимающая не менее месяца. Если в ответ пришел отказ о предоставлении данных – работник имеет право требовать ответа через суд. Подобные иски обычно удовлетворяются, но времени это отнимет еще больше, чем ожидание ответов на запросы.

Шаг 4. Все собранные документы передаются кадровику для оформления.

После увольнения

Если трудовая потеряна в период безработицы, то действовать надо так.

Шаг 1. Принять решение, восстанавливать книжку или заводить новую. Иногда граждане считают это целесообразным – если записей было мало либо они дискредитируют работника в глазах нанимателя.

На будущую пенсию это не повлияет, так как начисление выплат зависит от страховых взносов. А они, в свою очередь, накапливаются на личных счетах в Пенсионном фонде. Но для подтверждения работы придется обращаться во все места работы. Это сложный процесс. К тому же нельзя быть уверенным, что к возрасту нетрудоспособности все организации, в которых человек работал, по-прежнему будут функционировать. Поэтому мы рекомендуем все же восстанавливать информацию полностью, не затягивая.

Обратите внимание

Бумажную трудовую книжку можно потерять, испортить, подделать. Если не сохраняется информация о работодателях, будущим пенсионерам приходится восстанавливать стаж по сложной процедуре. Эти и другие причины Правительство называет, когда объясняет будущий переход на электронные трудовые книжки. О том, когда «отменят» бумажные трудовые книжки и что делать, пока это не произошло, читайте в статье журнала “Справочник кадровика”.

Шаг 2. Если никаких подтверждающих документов у работника на руках нет, надо обратиться к предыдущему работодателю. Здесь может быть выбор из двух вариантов – обратиться по последнему месту работы либо, если новая вакансия уже найдена, то к будущему нанимателю. Это должен быть письменный запрос-заявление, содержащее просьбу оформить дубликат. Важно понимать, что документ создается на основе сведений, которые имеются. Следовательно, в новом документе будет указан только общий стаж, без наименований мест работы и дат.

Шаг 3. Ответственный кадровый специалист заполняет книжку и выдает ее на руки. На подготовку дубликата требуется время – 15 дней.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно

Работодатель потерял трудовую книжку

Случается, что виновником утраты трудовой книжки становится сам работодатель. В таком случае все действия по восстановлению документа он инициирует самостоятельно, не возлагая на сотрудника. Это же касается и финансовых затрат.

Единичная утеря

Если утрачена одна книжка, то действовать надо так.

Сообщить сотруднику, что произошел инцидент, принести извинения. Попросить его перечислить все предыдущие места работы, максимально точно и подробно.

Направить письменные запросы в эти организации с просьбой сообщить сведения о сроках работы. Важно, что если в стаж должны включаться учеба либо служба в армии, запросы направляются и туда.

Заполнить трудовую заново согласно полученным документам. При этом самая последняя запись будет об актуальном месте работы, то есть оформление идет в хронологическом порядке.

► Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками, которые не пропустит инспектор

Массовая утрата

Иногда случается, что утрачена не одна, а сразу несколько книжек. Обычно это связано с форс-мажорными обстоятельствами (пожар, затопление и т.д.). Тем не менее, поскольку работодатель принимает на себя ответственность за хранение документа, он обязан взять на себя ее восстановление и все сопряженные с этим расходы. Алгоритм действий при массовой утрате трудовых книжек будет тем же, что и в предыдущем случае.

Главная новость Сезон отпусков-2019: от чего по новым правилам придется отказаться

Тема номера Шесть поправок в ТК. Как их планирует Минтруд и что делать кадровикам

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Важно понимать, что за сам факт утраты трудовой книжки работодатель никак не наказывается. Только если он допускает нарушения при ее восстановлении либо инцидент произошел по вине или халатности конкретных сотрудников. Это будет считаться административным правонарушением трудового законодательства.

Внимание штраф

КоАП предусматривает такие штрафы за утерю трудовых работодателем:
Для физических лиц – от 1000 до 5000 р.
Для юрлиц – от 30 000 до 50 000 р.
При повторных нарушениях штраф увеличивается соответственно от 10 до 20 000 р и от 50 000 до 70 000 р. Также возможна дисквалификация уполномоченного должностного лица. Таким образом, ответственность работодателя за утерю трудовой книжки работника достаточно велика, и может быть возложена и на саму организацию, и на кадровика.

Условия хранения документов регулярно проверяются, и, если выявлено несоответствие нормам – наниматель будет оштрафован на 300-500 р. Задержка выдачи документов, если она связана с невозможностью работы, влечет обязанность работодателя компенсировать прогулы (234 ст. ТК). Если же наниматель потерял трудовую и заставил сотрудника самому заниматься восстановлением – все расходы должны быть компенсированы (поездки, ксерокопии, почтовые сборы и т.д.)

В редких случаях нарушение считается уголовным. Например, если трудовая книжка была намеренно испорчена, в ее восстановлении отказано, либо условия хранения заведомо не соблюдались, что привело к печальным последствиям. Подобные случаи предусмотрены в 325, 293 и 140 статьях УК РФ.

Восстановление трудового стажа — задача нелегкая, но выполнимая. Он фиксируется в трудовой книге — документе, предъявляемом при приеме на работу. Если книжка утеряна, необходимо обратиться в Пенсионный фонд. Как восстановить трудовой стаж?

Как восстановить трудовой стаж

Что требуется для подтверждения?

Основным документом является трудовая книга. В ней четко обозначено, где и сколько человек проработал. Даже если документ утерян, стаж подтвердят другие справки, выдаваемые на рабочем месте:

  • выписка из соответствующего приказа;
  • подтверждение факта работы на предприятии, размер оплаты трудовой деятельности;
  • ведомость;
  • трудовое соглашение с отметкой об исполнении;
  • членский профсоюзный билет;
  • прочие документы с информацией о периоде работы.

В соответствии с законодательством Российской Федерации трудовая книга — главный документ, подтверждающий стаж гражданина. Бывает, что работодатель неправильно ее заполняет, делает записи не в соответствии с законами, вносит неверные данные. Период трудовой деятельности, обозначенный таким образом, не зачислят в трудовой стаж.

Обратите внимание! Указанные неточности не должны не должны нарушать права человека на получение пенсии. Защищаются они в судебном порядке. Если Пенсионный фонд не примет эти периоды, пенсию начислят в меньшем размере.

Архивные данные

Во время начисления учитываются все места, в которых работал человек. Случается, что предприятие сменило название, распалась или присоединилось к другим структурным подразделениям. Как восстановить трудовой стаж в таком случае?
Если произошло так, что за определенный период стаж не засчитали, необходимо посетить ПФ: будет составлен запрос и отправлен в архив. В течение 1 месяца придет ответ в виде архивной бумаги. Справки достаточно для подтверждения и восстановления трудового стажа.

Свидетели

Могут ли они подтвердить трудовой стаж? Иногда по различным причинам информация в архиве не сохраняется. В этом случае обращаются к бывшим коллегам по работе, которые подтвердят, что этот человек с ними работал.

Важно! Свидетельскими показаниями подтверждаются лишь те периоды, в которые гражданин не регистрировался как застрахованное лицо согласно Федеральному закону «Об индивидуальном учете в системе пенсионного страхования».

Обращение к работодателю

Как восстановить трудовой стаж, если основной документ утерян? Выход 1 — предоставить копию трудовой книги. Если документ утерян, человеку следует обратиться на последнее место работы и получить копию. Если предприятие являлось первым и единственным, проблем не будет. Когда гражданин ранее работал в других организациях, ему необходимо предоставить копии, ссылаясь на которые вносятся записи об общей длительности трудового стажа без указания наименований предприятий.

Читайте также: Как обратиться в мировой суд

Как восстановить трудовой стаж через Пенсионный фонд?

При утере гражданином трудовой книги все вопросы по восстановлению решает ПФ. Если документ потерял владелец, заниматься процессом он должен лично. Восстановить трудовой стаж в полном объеме реально тогда, если человек начал трудовую деятельность недавно. Если мест работы было много, существует вероятность неполного восстановления сведений — система учета персональных данных в ПФ начала действовать недавно.

В пенсионном фонде сохраняются данные о работнике, поэтому выдаются дубликаты при утере трудовой книжки. Для восстановления выслуги гражданин должен обратиться в фонд по месту жительства и сделать запрос на восстановление документа и стажа по годам. Подается лично либо заказным письмом с уведомлением о получении.

Ответ поступает в продолжение 10 дней. Выдается бумага с указанием данных о местах работы заявителя. Оплата государственной пошлины не предусмотрена. Со справкой обращаются в суд.

Читайте также: Какие требования могут предъявлять граждане к Пенсионному фонду?

Как восстановить трудовой стаж в судебном порядке?

К суду обращаются тогда, когда имеются разногласия между заявителем и сотрудником Пенсионного фонда. Например, в ПФ утверждают, что человек отработал 15 лет, а он точно знает, что больше. Подобные ситуации случаются по причине того, что в трудовой книге указывают неверные данные.

Вторая причина обращения в суд — отказ бывшего работодателя выдать дубликат документа. Для восстановления трудового стажа через суд необходимо подать исковое заявление и акты, являющиеся подтверждением ведения трудовой деятельности на предприятии: договор, финансовая отчетность, билет члена профсоюза.

Основным доказательством при обращении в суд являются показатели свидетелей. Чем большей будет доказательная база, тем больше шансов выиграть дело. Процесс восстановления длительный. Чтобы не терять законные деньги (пенсию), в Пенсионном фонде необходимо взять отсрочку на несколько месяцев. Когда бумаги будут собраны, получить сумму с учетом перерасчета.

Срок исковой давности

Гражданин имеет право подавать исковое заявление в продолжение трех лет с момента отказа Пенсионного фонда включить определенный период в стаж. На практике рекомендуется сделать это быстрее, поскольку организация может прекратить существование.

Какие документы понадобятся?

Чтобы восстановить трудовой стаж через суд, заявитель должен подготовить пакет документации. В него входит:

  • справки из архива;
  • бумаги с предприятия;
  • справка с ПФ;
  • бумаги, подтверждающие трудовую деятельность — билет члена профсоюза, учетная книга и др.;
  • исковое заявление.

Для сотрудников, которые работают по гражданско – правовому соглашению, перечень документов иной: копия договора (заверенная нотариусом), выписка с лицевого счета, расчетная бумага, выписка 2 – НДФЛ.

Форма иска — письменная. Вверху обозначается название суда, личные данные обратившегося, место его проживания, данные о заинтересованном гражданине (работнике Пенсионного фонда). Основная часть искового заявления содержит описание ситуации, доводы, указание на то, что без помощи судьи не обойтись.

Просительная часть содержит просьбу установления факта рабочих отношений на основании приведенной доказательной базы, личные данные свидетелей, документы – подтверждение стажа. Снизу ставится дата и подпись заявителя.

Как долго рассматривают?

В соответствии с законом суд выдаст заключение по делу сразу после разбирательства. Об этом гласит статья 199 Гражданско – процессуального кодекса. Участники слушаний вправе обжаловать решение в продолжение 10 дней с даты оглашения: подается апелляция.

Что делать тем, кто работал неофициально?

Бывает, что человек работает без внесения данных в трудовую книжку (неофициально). В прошлом году было принято постановление Пленума, согласно которому работники могут подтвердить неофициальный стаж через суд.

Судья признает по факту трудовые наемные отношения, если будет доказано, что:

  • сотрудник лично выполнял трудовые обязанности по согласованию с работодателем;
  • работа была оплачиваемой;
  • сотрудник подчинялся руководителю.

Подтвердить перечисленные факты можно любыми справками: переписки, аудио, видео, показаниями свидетелей.

Читайте также: Как разделить имущество при разводе

Вопросы – ответы

Ходила в Пенсионный фонд, сотрудник сказал, что начисления на пенсию нет. Период с 1999 по 2001 гг. Запись в трудовой книге есть. Как восстановить стаж?

Согласно ФЗ «О трудовых пенсиях» стаж, полученный до 2002 года, устанавливается на основании информации в трудовой книжке. Если запись в документе имеется, отсутствие перечислений в ПФ — не повод отказа в начислении пенсии. Если Пенсионный фонд отказал, обращайтесь в суд.

Проработал 10 лет, получив на руки трудовую книгу оказалось, что 7 лет. Как восстановить не вписанные в документ периоды?

В этом случае утраченные записи восстанавливаются путем обращения к бывшим работодателям.

Можно ли восстановить трудовой стаж, если работодатель не делал отчислений в ПФ? Записи в трудовой книге есть.

В такой ситуации для подтверждения стажа необходимо обратиться в архив и восстановить записи. Второй вариант — обратиться в суд, привлечь к делу свидетелей (бывших коллег).

Как восстановить трудовую книгу и стаж?

Восстановление трудовой книжки невозможно — документ в единственном экземпляре. Для восстановления стажа необходимы перечисления взносов в ПФ от бывших работодателей и наличие информации в архиве. Если таковых нет, обратиться в суд.

Читайте также: Как обратиться в районный суд

Автор публикации

не в сети 4 часа

Виктория

Общественно — политическая газета «СЛОВО»

Потеря документов всегда неприятна. Это утверждение в полной мере относится к документам, подтверждающим трудовой стаж. Без трудовой книжки не пойдешь на новую работу и не выйдешь на пенсию.

Как собрать справки для восстановления трудовой книжки

Порядок оформления дубликата регламентирован в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников. Так, в Инструкции № 58 говорится, что работник, потерявший трудовую книжку, должен незамедлительно обратиться за дубликатом по месту последней работы. В свою очередь, собственник или уполномоченный им орган должен выдать работнику трудовую книжку или вкладыш к ней нового образца с надписью «дубликат» (в верхнем правом углу первой страницы). Документ выдается в течение 15 дней после подачи заявления, но срок может меняться в зависимости от разного рода обстоятельств. Такой дубликат или вкладыш к трудовой заполняется в общем порядке: в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата соответственно вносятся записи о работе, о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов и (или) распоряжений.

Если же сотрудник до этого места работал еще где-либо, то в раздел «сведения о работе» в третью графу дубликата будут внесены записи об общем стаже работы суммарно (общее количество лет, месяцев, дней без конкретизации мест работы) до трудоустройства на последнее предприятие, но при этом иметь засвидетельствованные документы. Документами, подтверждающими общий стаж, являются заверенные в определенном порядке справки о работе в других организациях, копии приказов или распоряжений о приеме/увольнении или каких-либо изменениях в штатной должности с предыдущих работ. Если же компании, в которой вы работали, уже не существует, за справкой, удостоверяющей стаж, нужно идти в архив, где хранятся документы этой организации. Также подходят справки о периодах получения пособия по безработице, трудовые договоры о найме физлицами, сведения их ПФ по форме СЗВ-К (данные о стаже за время, когда работник еще не был зарегистрирован в системе обязательного страхования пенсии) и СЗИ-5 (выписка с лицевого счета работника). Получив уточняющие справки, вы подаете заявление о выдаче дубликата трудовой книжки по последнему месту работы и подтверждаете этими же справками свой предыдущий стаж работы и занимаемую должность.

Если же документов в архиве не сохранилось, трудовой стаж можно установить по решению суда. Для этого следует подать иск об установлении факта, имеющего юридическое значение. Алгоритм действий следующий:

  1. Вам нужно обратиться в Пенсионный фонд с заявлением о предоставлении информации о том, перечислялись ли в организации социальные взносыв период вашей работы, а также уточнить, в какой период и в каком размере.
  2. В течение тридцати дней получить ответ на заявление.
  3. Обратиться в суд с заявлением об установлении факта, прикрепив в нему ответ из Пенсионного фонда.

Восстановление трудовой книжки по инициативе работодателя

В случае, когда трудовая книжка обгорела, разорвана и т.д., то работодатель по последнему месту работы самостоятельно и по собственной инициативе выдает работнику дубликат трудовой книжки. При трудоустройстве на новое место работы вы предъявляете уже новую трудовую книжку (дубликат).

Также дубликат трудовой книжки может быть выдан по новому месту работы в случае отсутствия доступа к трудовой книжке работника вследствие чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты Украины, или проведения антитеррористической операции на территории, где работал работник. Такой дубликат выдается на основании заявления (в произвольной форме) работника и полученного ответа из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации или Антитеррористического центра при СБУ.

Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ее потеря является серьезным происшествием для самого работника и для его работодателя, особенно если произошло это именно по его вине. Люди, обнаружив пропажу, начинают узнавать, как восстановить трудовую книжку и возможно ли это.

Можно ли восстановить трудовую книжку

Порядок восстановления этого документа зависит от того, по чьей вине он был утерян. Вариантов тут может быть несколько:

  • виноват сам работник;
  • виноват работодатель или ответственное за хранение трудовых книжек лицо.

От ответа на этот вопрос зависит ход дальнейших действий. Паниковать в такой ситуации не нужно, ведь восстановление трудовой книжки возможно, пусть это и потребует затрат собственных сил и личного времени.

Работник и работодатель должны помнить, что они несут ответственность за сохранность этого документа. Если кадровый специалист или другое ответственное лицо выдало трудовую книжку не по правилам, то отвечать за ее утерю придется ему, а не сотруднику организации, получившему бланк строгой отчетности на руки.

Если сам гражданин потерял свою трудовую, то затраты и заботы по ее восстановлению лягут полностью на него. Но и тут расстраиваться не нужно. На вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку, если я потерял ее сам, ответ утвердительный.

Порядок восстановления для каждого из случаев будет рассмотрен отдельно.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

При утере трудовой книжки сразу впадать в панику не нужно. Существует масса способов ее восстановления. Некоторые ситуации заставят побегать самого работника, а иногда собирать информацию приходится работодателю. Ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, зависит не только от обстоятельств. Иногда заниматься этим необязательно.

Если сотрудник только начал свою карьеру и не проработал еще более 3 месяцев (в трудовой сделана запись о приеме на работу), то делать дубликат документа не нужно. В ТК РФ (статья 65) указано, что в этом случае достаточно оформить новую трудовую книжку. Занимается этим работодатель, но только после получения соответствующего заявления от своего сотрудника.

Если же работник имеет за плечами огромный опыт и стаж, то восстановление трудовой книжки после утери является единственно возможным способом отражения информации. В этом случае необходимо обратиться к работодателю с заявлением, содержащим требование создать дубликат.

Необходимость сбора документов ложится на плечи того, по чьей вине произошла порча или утеря бланка строгой отчетности.

Простое воспроизведение старых записей в новую трудовую книжку является незаконным. За это могут привлечь к ответственности, ведь такие действия расцениваются как подделка документов. Поэтому заниматься восстановлением трудовой книжки самостоятельно категорически запрещено.

Понятие восстановления не совсем правильно. Восстановлению такой документ не подлежит. НПА дают возможность только создать его дубликат. Его оформление является легальным действием. Дубликат можно предъявить для расчета стажа в ПФР или другой надзорный орган.

Выдается новый документ в течение 15 дней после составления заявления на имя работодателю. Как восстановить трудовую книжку при утере? Ответ на этот вопрос зависит от того, кто виноват в происшествии. Идентичная процедура используется при порче бланка строгой отчетности (если он обгорит, порвется или сильно испачкается).

Способов восстановления трудовой несколько. Это и обращение к работодателю, в ПФР, Государственный архив, суд, самостоятельный сбор документов. Даже если виновен в утере трудовой книжки сам работник, то он может просить помощи у руководителя своего учреждения.

Существуют специализированные организации, занимающиеся решением проблем работника, восстановлением трудовой книжки или отстаиванием прав в суде в том числе.

Восстановление трудовой книжки при утере работником: образец

Если по каким-то причинам работник сам виноват в утере трудовой книжки, то ему необходимо написать заявление на восстановление трудовой книжки при утере работником, образец которого позволит не допустить ошибок при заполнении документа. Безработным нужно обращаться на предыдущее место работы. Трудоустроенные граждане заполняют такое заявление у кадрового специалиста.

Есть ряд моментов, которые необходимо учитывать при написании заявления:

  • оно пишется от лица работника на имя руководителя организации или просто в организацию (указание в качестве получателя работника кадровой службы является неверным);
  • обязательно указывается название компании, ФИО работодателя и обращающегося сотрудника (дополнительно можно прописать адрес организации);
  • прописывается название документа;
  • необходимо указывать, на каком основании работник просит выдать дубликат (утеря, порча, кража);
  • должна быть проставлена дата составления документа и личная подпись работника.

Если гражданин уже не является сотрудником организации, то нужно оставить свои контактные данные, чтобы ответственное лицо могло сообщить об оформлении дубликата.

Произвольная или унифицированная форма

Унифицированной формы заявления на восстановление трудовой книжки нет. Предприятия могут самостоятельно разрабатывать бланки этого документа, действующие внутри организации. Если такой есть, то лучше воспользоваться им. В противном случае писать заявление можно в произвольной форме, указывая все необходимые данные.

Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. Подпись проставляется вручную. Заявление должно быть понятным и грамотным. В нем не должно быть зачеркиваний, исправлений.

Прикладывать ли доказательства

Если сам работник виновен в утере трудовой книжки, то он самостоятельно занимается сбором подтверждающих документов. В самом заявлении указываются их названия. Выше располагаются данные об организациях (наименования, ОПФ, контактные данные, форматы подтверждающих справок), периоды работы.

Чтобы обезопасить себя от возможных недоразумений, лучше оставить себе доказательства отправки заявления. Их форма будет зависеть от способа отправки.

Способ отправки

Как обезопасить себя?

По почте

Отправить не простое, а заказное письмо.

Лично

Получить расписку в получении заявления (дополнительно можно сделать ксерокопию документа).

Через доверенное лицо

Поручить доверенному лицу получение подтверждающих документов от секретаря или специалиста кадровой службы.

Устно

Такой вариант отправки заявления невозможен. Документ принимается только в письменной форме.

Кто платит за восстановление трудовой книжки

Для заполнения дубликата требуется новая трудовая книжка. Приобретает ее сам работодатель, так как документ является бланком строгой отчетности. «Как восстановить трудовую книжку самостоятельно?» – такой вопрос часто задают граждане. Если речь идет о самостоятельном заполнении, то такая процедура является незаконной. Вносить данные может только работодатель или уполномоченное лицо.

Расходы по приобретению трудовой книжки ложатся на самого работника, если он потерял ее. Руководитель организации имеет право удержать из зарплаты только ту сумму, которую он отдал за покупку бланка, вне зависимости от текущей рыночной цены.

Если все документы и заявление заполняются работником правильно, то в течение 15 дней он получит дубликат трудовой книжки на руки.

Восстановление трудовой книжки при утере работодателем

Работодатель может сам потерять трудовую книжку своего сотрудника. Это может случиться по одной из следующих причин:

  • чрезвычайные обстоятельства (наводнения, пожары и другие разновидности стихийных бедствий);
  • халатность лиц, ответственных за хранение документов;
  • умышленная порча или уничтожение трудовой книжки.

В зависимости от ситуации определяется, как будет проходить восстановление трудовой книжки при утере работодателем. Если всему виной чрезвычайные обстоятельства, то работодатель создает специальную комиссию, занимающуюся выяснением причин уничтожения трудовой книжки. Членами собрания являются представители:

  • работодателя (сам руководитель или ответственные лица);
  • профсоюза;
  • организации (члены трудового коллектива);
  • органов исполнительной власти (на заседание отправляется сотрудник учреждения в соответствии с местоположением предприятия, на котором произошел инцидент).

По окончанию заседания составляется акт. Он является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

Если работодатель отказывается восстанавливать

Если сам работодатель никаких действий по восстановлению документа не предпринимает, а утерян он был по его вине, то сотрудник может обратиться в инспекцию по труду или прокуратуру. После можно подавать на работодателя в суд.

Если документ был утерян или испорчен из-за халатности ответственного лица или умышленно, а работодатель и ответственное лицо отказываются его восстанавливать, то они привлекаются к административной ответственности. На них могут наложить штраф. Для должностных лиц он составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).

Если работодатель готов сделать дубликат, то он сам занимается сбором необходимых документов для восстановления трудовой книжки. Сотруднику нужно только написать заявление на восстановление документа. Дубликат должен быть сделан в течение 15 дней.

Самому работнику не придется собирать справки с прошлых мест работы или за свои средства покупать новую трудовую книжку.

Иногда есть возможность не только восстановить трудовую, но и взыскать со своего работодателя ущерб, если потерян документ был по его вине. За каждый день такой задержки можно получить сумму, равную среднедневному заработку.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд

Трудовая книжка содержит информацию о трудовом стаже работника. Последний фактор влияет на размер пенсии. Любой руководитель обязан перечислять в ПФР определенный процент от зарплаты своих работников. Объем этих отчислений определяет размер пенсии. Пенсионный фонд хранит информацию о них в базах данных.

Если самостоятельно или через работодателя сделать дубликат трудовой не получается, человек начинает интересоваться, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Такой способ действительно возможен.

Документы, необходимые для восстановления

Люди обращаются в ПФР для создания дубликата, если на руках у них есть документ, содержащий информацию о работе, стаже, но он не имеет законной силы из-за наличия в нем ошибок или погрешностей. Но без документов восстановить трудовую не получится.

Потребуются бумаги, доказывающие подлинность данных. Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд возможно при наличии следующих документов:

  • трудовые договора с предприятиями, на которых гражданин трудился ранее (они принимаются только в письменном виде, с подписью руководителя и печатью организации);
  • другие трудовые;
  • справки от предыдущих работодателей, подтверждающие информацию о работе сотрудника на предприятии (их могут предоставить и различные органы, имеющие необходимые данные).

Бумаги должны быть оформлены верно – заполнены по установленной форме, подписаны руководителем. Печать на этих документах обязательна.

Для восстановления информации могут потребоваться внутренние документы организации:

  • выписки из приказов;
  • зарплатные ведомости.

Сам гражданин может предоставить информацию о движении средств на лицевом счете, если на него поступала зарплата. Все эти документы позволят восстановить трудовую в ПФР.

Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопия

Трудовая книжка может быть утеряна во время перехода с одной работы на другую. У самого сотрудника может остаться ее копия. В этом случае остается выяснить, как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия. Все будет зависеть от того, есть ли на ней отметки, заверяющие данные.

Если копия заверена

Если ксерокопия была заверена уполномоченным лицом и имеет печать, процедура восстановления трудовой книжки упрощается. Заверяются трудовые книжки кадровыми специалистами или главным бухгалтером. Сделать это могут и другие лица, имеющие на это полномочия.

В этом случае необходимо взять с собой заверенную копию и обратиться на предыдущее место работы. Потребуется заполнить заявление на восстановление трудовой книжки. Дополнительных документов не понадобится. Специалист кадровой службы сделает дубликат трудовой.

Этот способ является наиболее предпочтительным для сторон, так как не придется собирать бумаги со всех мест работы, чтобы подтвердить факт трудоустройства, перевода или увольнения.

Если есть просто копия

Если же копия не была заверена, то механизм составления дубликата несколько иной. Придется обращаться на предыдущие работы, чтобы получить подтверждающие документы. Но на вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии в таком случае, ответ будет утвердительным.

Единственным плюсом будет наличие всех дат, номеров приказов и исходных данных. Это облегчит сбор информации на предыдущих местах работы.

Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой книжки и как ее правильно заверить, читайте в статье.

Как восстановить трудовую книжку если предприятие ликвидировано

Утеря трудовой книжки может произойти неожиданно. Для ее восстановления необходимо обращаться на предприятия, где человек работал ранее. Там выдают официальные документы, требуемые для внесения записей в дубликат. Но и тут можно столкнуться с неприятными моментами. Что делать, если фирма уже закрылась? Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?

Сначала нужно убедиться, что организация была ликвидирована, а не была реорганизована, преобразована. Вариантов ее дальнейшей судьбы несколько. Необходимо понять, было ли оно ликвидировано или есть новая организация, являющаяся правопреемником старой. Во втором случае можно на реорганизованном предприятии получить документы.

Если же компания была ликвидирована, то остается только один вариант – обратиться за справкой в архив. По закону все предприятия во время закрытия сдают свои внутренние документы именно туда, в том числе приказы о приемах на работу, переводах, увольнениях. Архивная справка – документ, дающий право оформителю дубликата вносить записи в него.

Предприятия не всегда добросовестно выполняют свои обязанности. Если данных в архиве не окажется, то придется обращаться в суд. Кроме заявления нужно обеспечить явку хотя бы 2 лиц, способных подтвердить работу истца в ликвидированной организации. Решение суда станет основанием для внесения данных в дубликат.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи

Оформляя дубликат, специалист кадровой службы должен руководствоваться информацией, имеющей официальное подтверждение в виде документов, составленных в надлежащей форме (подлинники или правильно заверенные копии). Наличие на них живых подписей и печатей является необходимостью.

Список документов, принимаемых в качестве доказательства, отражен сразу в двух документах:

  • Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
  • Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Дубликат трудовой заполняется в соответствии с теми правилами, что и оригинал документа. Поэтому, отвечая на вопрос, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи, необходимо руководствоваться правилами заполнения самой трудовой.

Какие данные указываются обязательно

Работник не всегда может получить заверенные копии или выписки по всем приказам, включая различные награды, поощрения, повышения. Поэтому и были разработаны обязательные требования к тому, какие записи в дубликате трудовой должны быть отражены. Сюда относится следующая информация:

  • стаж до момента приема на работу (общий и/или непрерывный);
  • информация о поощрениях и работе на последнем месте трудоустройства, которая была записана в трудовую книжку.

Правильное указание стажа

Общий стаж указывается суммарно за все время работы в точности до количества отработанных дней. Информация о работе в конкретных организациях, временных периодах, должностях не уточняется.

Далее указывается информация о стаже работы (непрерывном, общем) по конкретным периодам. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки? Получить подтверждающие документы со всех мест работы и предоставить их предыдущему или нынешнему работодателю. В дубликат вписывается по порядку (в соответствии с периодами работы в конкретных организациях) следующая информация по каждому месту работы:

  • дата приема на работу, название организации, должность, специальность, профессия (если нужно, указывается квалификация);
  • информация о переводах внутри организации (если таковые были);
  • дата и причина увольнения (при наличии достоверных сведений);
  • наименование документа, дата его составления и номер (речь идет о документе, на основании которого вносится информация в дубликат, им может быть архивная справка, справка из ПФР, судебное решение или что-то еще).

Главным отличием от заполнения трудовой является именно основание. Если при заполнении оригинала прописываются данные приказов, то в дубликате указывается уже иной документ, в том числе содержащий информацию о приказе или трудовом договоре.

Какие документы потребуются

Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.

  • Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
  • Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
  • Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
  • Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
  • Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
  • Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.

Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.

Есть еще один вариант, при котором необязательно собирать документы. Обратитесь с просьбой восстановить трудовую книжку к последнему работодателю. При этом в новой трудовой будет указан общий стаж работы и только последняя занимаемая должность.

Для этого напишите заявление об оформлении дубликата документа взамен утерянного. В обращении укажите основание обращения (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек), проставьте дату и подпись с расшифровкой. В течение двух недель вам выдадут новый документ без пометок о прошлых трудовых заслугах. Если эти сведения вам необходимы, придется лично посетить прошлые места работы.

Восстановление через многофункциональный центр (МФЦ)

Удобство восстановления трудовой в МФЦ состоит в том, что не нужно самостоятельно обращаться к каждому бывшему работодателю. Тем более, что некоторые из юридических лиц могут быть уже ликвидированы.

За восстановление трудовой книжки не нужно платить госпошлину. Эта услуга предоставляется бесплатно вне зависимости от выбора способа.

Есть два способа посещения МФЦ с целью восстановления трудовой книжки:

  • личное посещение и ожидание в электронной очереди;
  • предварительная запись онлайн на сайте МФЦ.

Второй способ приорететнее для тех, у кого нет времени на ожидание в очереди.

При посещении МФЦ Вам выдадут бланк заявления на восстановление нужного вам документа.

Заполните пустые графы разборчивым почерком.

После чего отдайте все собранные документы и заполненное заявление специалисту. Сотрудник Центра сообщит вам ,когда прийти в следующий раз за готовым документом.

МФЦ будет делать запрос в архив, после чего записи в трудовой будут восстановлены. Это касается только тех сведений, которые официально передавались работодателями.

Сроки восстановления

Сроки восстановления документа зависят от места обращения с этим вопросом.

  • Последний работодатель передаст вам новую трудовую книжку через 15 суток после обращения.
  • В МФЦ о сроках готовности документа вам сообщит специалист Центра.
  • Пенсионный фонд выдает документ через 10 дней после посещения.
  • Разбирательство в суде может затянуться на месяцы: на получение ответа от всех бывших работодателей нужно время.
  • При обращении в государственный архив лично срок выдачи составляет до 30 дней.

Вкратце, инструкция к действию при утере трудовой книжки выглядит так:

  • Подумайте, нужно ли вам восстановить все записи о трудовом стаже. Если нет, просто попросите оформить новую трудовую книжку при приеме на работу.
  • Соберите нужные документы, если все же хотите восстановить все записи.
  • Выберите подходящий способ восстановления.
  • Обратитесь туда с заявлением и ожидайте результата.
  • Получите дубликат трудовой книжки.

Выбор способа остается за вами, ведь у каждого из них свои плюсы и минусы.

Очень часто люди теряют трудовую книжку. Это весьма серьезная проблема для работника, которому дорог стаж его работы, ведь в таком случае вся информация о стаже просто теряет свою актуальность. С другой стороны, исчезают все данные, которые подтверждали бы весь путь работника по карьерной лестнице с получением наград и повышением квалификации. О том, как восстановить запись в трудовой книжке после ее утери, важно знать каждому.

Восстанавливаем трудовую книжку

Восстановление трудовой целиком после ее утери называется дубликатом, в который будут внесены все записи, оставшиеся в утерянном документе. Первым делом, если была обнаружена утеря трудовой книжки, необходимо сообщить об этом работодателю. Это должна быть организация, на которую человек устраивался последний раз. Для этого подается письменное заявление.

Согласно действующему законодательству, в течение 15 дней работодатель выдает сотруднику дубликат трудового документа. Плюсом будет, если человек заблаговременно сделал копию данных из трудовой книжки. В таком случае восстановление трудовой книжки по копии будет занимать меньше времени, ведь работодателю проще восстановить информацию с ксерокопии, нежели поднимать архивы с нужной документацией.

Делать дубликат на последнем месте работы можно потому, что сотрудник кадровой службы или любое другое лицо, имеющее для этого полномочия, может ставить записи в трудовой, которые касаются не только его организации, но и предыдущих мест работы.

Когда будет происходить восстановление записей в трудовой книжке, нужно принимать в учет не только информацию касательно всех мест работы, награждений, получении разрядов и другой информации. Очень важно в точности восстановить стаж работы, который смог накопить человек до его последнего места службы. Если ранее в трудовой были записи, которые позже признавали недействительными, то в дубликат они не вносятся.

Перекладываем обязанности на других

Рассмотренные выше способы, как восстановить записи в трудовой книжке при ее утере, могут отнять немало времени. Особенно такая ситуация наблюдается в том случае, если предприятия и организации, в которых работал человек, находились в разных населенных пунктах. Но иногда трудовая книжка может потребоваться срочно. Чтобы реализовать возможность получения дубликата как можно быстрее, существует третий способ восстановления.

Он предполагает обращение в определенные компании, которые специально созданы для решения таких задач по восстановлению записей в трудовой. Такие организации могут восстанавливать книжки как по ксерокопии, так и при отсутствии любых подобных документов. Единственным недостатком такого варианта является его платная основа, ведь никто не будет выполнять обязанности человека бесплатно. Решать, обращаться в такие компании или нет, самому человеку. Если есть свободные средства, то можно существенно упростить свою жизнь

Итак, трудовую книжку можно восстановить тремя способами:

  • со сделанных ранее ксерокопий}
  • восстанавливая данные из архивов}
  • воспользовавшись услугой специальных компаний.

В любом случае, чтобы вернуть все записи, необходимо первым делом подать запрос на восстановление трудовой книжки и только после этого приниматься за поиски подтвержденных данных о предыдущей работе.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *