Все о кадровом делопроизводстве

ПРЕИМУЩЕСТВА ОБУЧЕНИЯ

  • Экономия времени: Вам не нужно ездить на занятия, обучайтесь в удобном для Вас месте и без отрыва от работы и основных дел. Для участия в занятиях, нужен только компьютер с выходом в интернет.
  • Высококвалифицированные преподаватели- практики: лекции читают преподаватели, которые являются практикующими специалистами.
  • Индивидуальные консультации преподавателя: во время обучения преподаватель отвечает на Ваши вопросы, помогая подготовиться к итоговой аттестации.
  • Поддержка выпускников: после прохождения обучения в течение года, выпускники нашего центра могут обращаться с вопросами к нашим экспертам.
  • Грамотные консультации юриста по выбору курса: наши юристы помогут с выбором курса, исходя из требований законодательства и Вашего работодателя.

Традиционное обучение Дистанционное обучение
Вы платите за проезд к месту обучения и за проживание Нет дополнительных расходов
Вы обучаетесь строго по установленному графику Выбор графика и темпа обучения (с отрывом, без отрыва от работы)
Занятия проходят на территории образовательной организации Возможность заниматься дома в комфортной обстановке

УЧЕБНЫЙ ПЛАН ПРОГРАММЫ «КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

Программа разработана с учетом профстандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного приказом Минтруда РФ № 691н, принятого 06.10.2015 года и действующего с 01.07.2016 года

Наименование разделов и дисциплин

1. Трудовое право (38 ак.ч.):

1.1. Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права.
1.2. Законодательство Российской Федерации о персональных данных.
1.3. Ключевые нормативные правовые акты, регулирующие трудовые правоотношения.
1.4. Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу.
1.5. Правовое регулирование рабочего времени, режима рабочего времени. Отпуска.
1.6. Оплата и нормирование труда.
1.7. Гарантии и компенсации.
1.8. Трудовой распорядок. Дисциплина труда.
1.9. Ученический договор.
1.10. Материальная ответственность сторон трудового договора.
1.11. Особенности регулирования труда отдельных категорий работников.
1.12. Защита трудовых прав и свобод. Рассмотрение и разрешение трудовых споров. Ответственность за нарушение трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.
1.13. Функции кадровой службы организации.
1.14. Кадровая политика.

2. Кадровое делопроизводство (36 ак.ч.):

2.1. Разработка, утверждение, введение в действие локальных актов предприятия.
2.2. Прием на работу (установление трудовых правоотношений).
2.3. Пошаговая процедура оформления приема на работу .
2.4. Изменение трудового договора. Перевод и перемещение.
2.5. Трудовая книжка, документы по учету кадров, организация кадрового делопроизводства
2.6. Прекращение трудовых правоотношений, документирование. Сокращение.
2.7. Пошаговая процедура и документирование увольнения в зависимости от оснований прекращения трудового договора.
2.8. Порядок формирования, ведения банка данных о персонале организации и предоставления отчетности

3. Архив. Номенклатура дел организации (16 ак.ч.):

3.1. Требования к составлению номенклатур дел.
3.2. Сроки хранения дел. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
3.3. Экспертиза ценности документов в организации.
3.4. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации и подготовка передачи дел в
ведомственный архив.
3.5. Составление и оформление годовых разделов сводных описей дел организации и законченных описей дел фонда.

4. 1С:Управление персоналом (24 ак.ч.):

4.1. Введение.
4.2. Кадровый учёт.
4.3. Управление персоналом.

ОСОБЕННОСТИ ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ

Как уже говорилось ранее, с 01.07.2016 года действует Приказ Минтруда об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Программа курса повышения квалификации для кадровиков была разработаны с учетом данного профессионального стандарта. В профстандарте описаны виды профессиональной деятельности и основные трудовые функции.

Обобщенные трудовые функции:

  • Документационное обеспечение работы с персоналом
  • Деятельность по обеспечению персоналом
  • Деятельность по оценке и аттестации персонала
  • Деятельность по развитию персонала
  • Деятельность по организации труда и оплаты персонала

Более подробно ознакомиться с Приказом об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» можно .

В учебном центре «ВКС» курсы повышения квалификации для кадровиков проводятся методом дистанционного обучения. А так же проводятся и другие дистанционные курсы по кадровому делопроизводству.
Обучение на курсах повышении квалификации кадровиков проводят опытные преподаватели, специалисты-практики в области кадрового делопроизводства.

Другие курсы по кадровому делопроизводству:

Специалист по управлению персоналом

Специалист (менеджер) по подбору персонала, HR- менеджер

Специалист по оценке и аттестации персонала

Специалист по развитию и обучению персонала

Специалист по организации труда и оплаты персонала

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

  1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

  • Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
  • постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
  • правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
  • методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
  • приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье .

  1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

  1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

  1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

  • правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
  • кадровая структура организации;
  • штатное расписание;
  • график отпусков;
  • документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

  • трудовые контракты;
  • книга по учету движения трудовых книжек;
  • книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
  • табель по учету времени работы;
  • персональные карточки сотрудников;
  • кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
  • должностные инструкции и другие документы;
  • журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Также могут издаваться следующие документы:

  • коллективный договор;
  • положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
  1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

  1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

  1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

А о порядке их уничтожения читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

В ВЫПУСКЕ:
ИНФОРМАЦИОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ:

  • МРОТ В ФИЛИАЛАХ. ПИСЬМО РОСТРУДА.
  • СПИСОК РАБОТОДАТЕЛЕЙ, У КОТОРЫХ ГИТ ПРОВЕДЕТ ПЛАНОВЫЕ ПРОВЕРКИ В 2012 ГОДУ. НАШИ СКИДКИ ДЛЯ ТЕХ, КОГО ПРОВЕРЯЕТ ГИТ.
  • БЕСПЛАТНЫЕ МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ КАДРОВИКОВ

ТОВАРЫ ДЛЯ КАДРОВИКОВ, СКИДКИ, АКЦИИ НЕДЕЛИ

  • ДО 04.03.2012. ПОДАРКИ ПРИ ЗАКАЗЕ «ПАКЕТА КАДРОВИКА» — КНИГИ ПО КАДРАМ.
  • ЖУРНАЛ «КАДРОВИК-ПРАКТИК» ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ «ПАКЕТА КАДРОВИКА» И БЫВШИХ ПОДПИСЧИКОВ СО СКИДКОЙ!
  • ПРОГРАММЫ 1С — СКИДКИ ОТ 25 ДО 50%
  • ОН-ЛАЙН ПОДДЕРЖКА ОТ КОЛЛЕГ ВСЕЙ СТРАНЫ


МРОТ В ФИЛИАЛАХ. ПИСЬМО РОСТРУДА.

Редакция электронной библиотеки «Пакет Кадровика» (базы данных) обратилась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать разъяснения по ряду сложных спорных вопросов пользователей «Пакета Кадровика».

В частности, нами были направлен в Роструд следующий вопрос.

«Наша организация находится в г. Москве и имеет разветвленную филиальную сеть по всей России. В г. Москве с 1 июля 2011 года установлен минимальный размер оплаты труда в размере 11 100 рублей. Во многих регионах России, где есть наши филиалы, минимальный размер оплаты труда меньше. Наша организация должна обеспечивать работникам, работающим в филиале другого региона, выплату МРОТ какого размера: того, который установлен в регионе, где они работают, или в г. Москве?»

Мы получили следующие разъяснения Роструда (письмо от 08.09.2011 №2648-6-1) по данному вопросу.

«В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено Ваше обращение от 09.08.2011. Сообщаем следующее.

Согласно статье 133 Трудового кодекса Российской Федерации месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Статья 133.1 Трудового кодекса РФ регулирует установление размера минимальной заработной платы в субъекте Российской Федерации. Положения данной статьи предусматривают установление минимальной заработной платы в субъекте Российской Федерации путем заключения регионального соглашения. Размер минимальной заработной платы в субъектах устанавливается для всех работодателей, действующих в данном субъекте.

В случае непредставления работодателем в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования предложения о присоединении к региональному соглашению о минимальной заработной плате в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации мотивированного письменного отказа присоединиться к нему данное соглашение считается распространенным на них со дня официального опубликования этого предложения и подлежит обязательному исполнению.

В соответствии с частью 11 статьи 133.1 Трудового кодекса Российской Федерации месячная заработная плата работника, работающего на территории соответствующего субъекта Российской Федерации и состоящего в трудовых отношениях с работодателем, в отношении которого региональное соглашение о минимальной заработной плате действует в соответствии с частями третьей и четвертой статьи 48 Кодекса или на которого указанное соглашение распространено в порядке, установленном частями шестой – восьмой статьи 133.1 Кодекса, не может быть ниже размера минимальной заработной платы в этом субъекте Российской Федерации при условии, что указанным работником полностью отработана за этот период норма рабочего времени и выполнены нормы труда (трудовые обязанности).

Таким образом, заработная плата работников организаций, в том числе филиалов и представительств, не может быть ниже размера минимальной заработной латы, установленной на территории субъекта Российской Федерации, на территории которого работник осуществляет свою трудовую деятельность.

Заместитель начальника Правового управления

А.П.Емельянов».

Многие письма Роструда из «Пакета Кадровика» на нашем сайте в свободном доступе (скачать) — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/PismaRostruda/

СПИСОК РАБОТОДАТЕЛЕЙ, У КОТОРЫХ ГИТ ПРОВЕДЕТ ПЛАНОВЫЕ ПРОВЕРКИ В 2012 ГОДУ

Важная информация для работодателей! Гострудинспекция может прийти с проверкой, как предупредив работодателя, так и не предупредив, и даже если Ваша компания не включена в план проверок.
Проверки по плану.
На сайте Генеральной прокуратуры РФ размещен Сводный план проверок субъектов предпринимательства на 2012 год. Также на официальных сайтах Гострудинспекций размещены планы проверок, которые будет проводить ГИТ в каждом субъекте РФ.

Так, например, эти планы можно посмотреть:

  • Москва — http://git77.rostrud.ru/plan.shtml
  • Московская область — http://git50.rostrud.ru/plan.shtml
  • Санкт-Петербург — http://git78.rostrud.ru/plan.shtml
  • Свердловская область — http://git66.rostrud.ru/
  • Смоленская область — http://git67.rostrud.ru/plan.shtml
  • Тамбовская область — http://git68.rostrud.ru/plan.shtml
  • Тверская область — http://git69.rostrud.ru/plan.shtml
  • Томская область — http://git70.rostrud.ru/plan.shtml
  • Тульская область — http://git71.rostrud.ru/plan.shtml
  • Тюменская область — http://git72.rostrud.ru/plan.shtml
  • Ульяновская область — http://git73.rostrud.ru/plan.shtml
  • Челябинская область — http://git74.rostrud.ru/plan.shtml
  • Ярославская область — http://git76.rostrud.ru/plan.shtml
  • Еврейская автономная область — http://git79.rostrud.ru/plan.shtml
  • Ханты-Мансийский автономный округ – Югра — http://git86.rostrud.ru/plan.shtml
  • Ямало-Ненецкий автономный округ — http://git89.rostrud.ru/plan.shtml
  • Ненецкий автономный округ — http://git29.rostrud.ru/plan.shtml
  • Чукотский автономный округ — http://git87.rostrud.ru/plan.shtml
  • ДРУГИЕ РЕГИОНЫ здесь -http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/forum3/topic16890/

Внеплановые проверки без предупреждения.
Согласно ст.360 ТК РФ, по ряду оснований инспектор проводит внеплановые выездные проверки не уведомляя работодателя! Считаем необходимым сообщить, что за нарушение трудового законодательства санкции могут последовать очень серьезные, в том числе большие штрафы, дисквалификация руководителя до трех лет и уголовная ответственность.
Навести порядок в кадрах самостоятельно Вам помогут:
1. Инструкция по восстановлению кадрового делопроизводства. Скачать бесплатно здесь — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Poshagovye/VosstanovlenieKDP.php
2. «Пакет Кадровика» Профессиональной версии — http://www.kadrovik-praktik.ru/PAKETKADROVIKA/
3. Книга №3 «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах» — http://www.kadrovik-praktik.ru/books/gostrudinspekcija_na_poroge_navodim_porjadok_v_kadrah.php.
Всем организациям, попавшим в планы проверок ГИТ, предоставляется дополнительная скидка 10% на «Пакет Кадровика» и книгу «Гострудинспекция на пороге…». Чтобы получить скидку, необходимо в разделе заявки «Введите код скидки» указать следующий код: ГИТ-2012, если заказ делается на проверяемую организацию. Информация будет проверена.

БЕСПЛАТНЫЙ ВИДЕО СЕМИНАР

Тема семинара: «Продление и перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска».

В течение 7 дней данный семинар в открытом доступе для ВСЕХ — http://www.kadrovik-praktik.ru/PAKETKADROVIKA/seminar1.php


ДРУГИЕ БЕСПЛАТНЫЕ МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ КАДРОВИКОВ
Для Вас на сайте www.kadrovik-praktik.ru:

  • Пошаговые процедуры по кадровому делу скачать — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Poshagovye/
    • Прием работника на работу: пошаговая процедура
    • Предоставление работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска: пошаговая процедура
    • Увольнение работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей: пошаговая процедура
    • Сокращение численности и штата: пошаговая процедура
    • Установление неполного рабочего времени по соглашению сторон: пошаговая процедура
  • Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Poshagovye/Kadry_s_0.php
  • Восстановление кадрового учёта: пошаговое руководство — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Poshagovye/VosstanovlenieKDP.php
  • Образцы документов по кадрам – http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/ (трудовые договоры, допсоглашения, приказы, акты, уведомления и др.)
  • Консультации и статьи по кадрам — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/
  • Таблицы и схемы (кадровое дело) — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/TablicyShemy/
  • Письма Роструда — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/PismaRostruda/
  • Трудовые книжки — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/TrudKnijki/ — консультации и образцы заполнения
  • Нормативные правовые акты для кадровика — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Zakony/
  • Форумы, онлайн консультации — http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/
    • форум «Кадровое дело» — http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/forum3/ — онлайн консультации без авторизации,
    • форум «Обмен документами» по кадровому делу — http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/forum4/,
    • форум «Управление персоналом» онлайн консультации — http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/forum8/,
    • форум по 1С, онлайн консультации — http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/forum7/
  • Тесты онлайн по кадровому делу — http://www.kadrovik-praktik.ru/test_site/ — проверьте свои знания.
  • Опросы по сложным вопросам кадровой практики — http://www.kadrovik-praktik.ru/site_polls/polling.php и статистика ответов на них кадровиков РФ
  • Производственный календарь-2012 и фотообои на рабочий стол — http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Proizv_kalendar.php

ПОЛЕЗНОЕ И НУЖНОЕ

  • Электронная библиотека «Пакет Кадровика» — http://www.kadrovik-praktik.ru/PAKETKADROVIKA/ — гигантская база нужных Вам материалов для ведения кадровой работы: книги и тексты семинаров по кадровой работе и трудовому праву, база форм документов (более 2700) и образцов их заполнения, должностных инструкций, база 130 пошаговых процедур кадровых операций, база практических консультаций, статей (более 1500), 150 образцов записей в трудовые книжки, база официальных разъяснений (Роструда, Гострудинспекции), таблицы и схемы, база нормативных актов, база реальных решений и обзоров судов по трудовым спорам, и др. До 04.03.2012. – СКИДКИ И ПОДАРКИ. При заказе «Пакета Кадровика» — книга в подарок.
  • Книги по кадровому делу — http://www.kadrovik-praktik.ru/kadrovik_books.php
    • «Кадровое дело. Пошаговые инструкции», от 217 руб.
    • «Сокращение численности и штата работников. От А до Я», от 197 руб.
    • «Гострудинспекция на пороге: наводим порядок в кадрах», от 257 руб., до 04.03.2012 скидки,
    • «Практика увольнений…», от 110 руб.
  • Журнал «Кадровик-практик» — http://www.kadrovik-praktik.ru/Kadrovik-praktik/ Подписка – от 400 руб./год (журналы + методички (перевертыши) + доступ к онлайн семинарам по кадрам). Пользователи «Пакета кадровика» и подписчики журнала «Кадровик-практик» могут оформить подписку на журнал со скидкой.
  • Онлайн учебный центр по кадровому делу (видеосеминары онлайн) — http://www.kadrovik-praktik.ru/UC/index.php
  • Программы 1С — скидки от 25 до 50% — http://www.1c-vdruk.ru/price-list/


ОН-ЛАЙН ПОДДЕРЖКА

У Вас возникли вопросы по кадровому делу? Вам окажут он-лайн поддержку Ваши коллеги со всей страны — http://www.kadrovik-praktik.ru/communication/forum/forum3/ Можно ознакомиться с обсуждением следующих проблемных вопросов, по которым уже оказана помощь.

  • Больничный во время срока предупреждения об увольнении
  • Оформление премий
  • Переименование организации
  • Декрет и срочный трудовой договор
  • Основной ежегодный оплачиваемый отпуск
  • Генеральный директор и трудовая книжка
  • Как исправить ошибку в трудовой
  • Нужно ли прошивать и сургучить Книгу учета трудовых книжек?
  • Учеба включается ли в трудовой стаж?
  • Организация медосмотра сотрудников
  • ЗАПИСИ в трудовой
  • ПРИНЦИПИАЛЕН ЛИ ЦВЕТ ЧЕРНИЛ ПРИ ВЕДЕНИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И КАРТОЧЕК Т-2???
  • ПОМОГИТЕ Трудовые договора
  • Как составлять график отпусков, подскажите знатоки в кадрах, как, что, с чего начинать?
  • Увольнение в связи со сменой места жительства
  • Вредный» стаж
  • Как правильно писать: допсоглашение к ТД или соглашение об изменении условий ТД?
  • Где хранить труд.книжки и всю остальную кадровую документацию у ИП, у которого нет офиса?

Необходимые кадровые документы для ООО

Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.

Что должно быть:

  • Протоколы о том, что Общество было создано.
  • Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
  • Заключения от органов по контролю.
  • Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
  • Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
  • Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
  • Положения о созданных филиалах организации.
  • Список аффилированных лиц.
  • Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
  • Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.

Группы кадровых документов

Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:

  1. Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
  2. Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).

Виды

Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:

  • Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
  • Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
  • Переписки по службе (внутренние).
  • Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
  • Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).

Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.

Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:

  • Положение о структуре предприятия.
  • Установленные стандарты в работе.
  • Цель создания ООО.
  • Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
  • Указание о командировках.
  • Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
  • Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
  • Инструкции по работе.
  • Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
  • Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

  1. Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
  2. Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
  3. Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
    • Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
    • График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
    • Книга по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
    • Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
    • Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
  4. Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
  5. Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
  6. Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
  7. Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
  8. Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу».

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

  1. Графика сменности.
  2. Положения об оплате труда.
  3. Правил внутреннего трудового распорядка.
  4. Положения о премировании.

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

  1. Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор — обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
  2. Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
  3. График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
  4. Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
  5. Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
    • уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
    • трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
    • документы об образовании;
    • документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
    • документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
    • иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.

Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.

Раздел «Оформление приема на работу»

В разделе пропишите, какие документы кандидат представляет при приеме на работу. Кадровой службе запрещено требовать сведения, не предусмотренные законодательством (ст. 65, 283 ТК РФ). Но можно попросить кандидата сообщить ИНН.

Если работник только ознакомился с приказом, то это нельзя признать письменным согласием на перевод. Согласие получают в виде подписи на уведомлении или дополнительном соглашении к трудовому договору до издания приказа (ст. 72, ч. первая ст. 72.1 ТК РФ).

Закрепите порядок оформления нового работника. Регламентируйте процедуру ознакомления с локальными актами. Укажите, какие документы составляет кадровая служба. Обязательные – трудовой договор и приказ о приеме на работу (ст. 56, 68 ТК РФ). Многие компании устанавливают дополнительные процедуры при оформлении нового сотрудника. Например, получают у кандидата заявление о приеме на работу, предлагают заполнить анкету, написать автобиографию. Иногда предусматривают внесение записи о приеме в журналы регистрации трудовых договоров и приказов о приеме на работу, оформление личного дела. Чтобы упростить делопроизводство, от дополнительных процедур можно отказаться.

Раздел «Оформление увольнений»

В разделе закрепите, в каком порядке сотрудник предупреждает об увольнении. Отразите требования к заявлению об увольнении. Разработайте бланк такого заявления. Однако основание и дату увольнения работник должен указать самостоятельно и заверить подписью (ст. 80 ТК РФ). Для этого закрепите в инструкции, что заявление об увольнении заполняют от руки.

Независимо от основания расторжения трудового договора, издают приказ об увольнении, вносят запись в трудовую книжку и личную карточку. В инструкции опишите порядок и сроки оформления этих документов. Важно, чтобы в них была подпись работника. Также сотрудник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ст. 84.1 ТК РФ, п. 35, 41 Правил ведения и хранение трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Можете предусмотреть, что работник перед увольнением подписывает обходной лист. Ведь работодателю нужно проконтролировать, чтобы сотрудник сдал материальные ценности, спецодежду и т. п. Обратите внимание, что закон не требует оформлять обходной лист. Поэтому, если работник не успел получить все подписи в нем, нельзя переносить дату увольнения.

Раздел «Кадровое делопроизводство в филиалах»

Важный образец: скачать инструкцию по кадровому делопроизводству вы можете

Закон не регулирует, как вести кадровое делопроизводство в филиалах или обособленных структурных подразделениях. Этот вопрос решите в инструкции. Отдельно пропишите, где оформляют переводы из головной организации в филиалы и наоборот, а также из одного филиала в другой.

Делопроизводство бывает централизованным, децентрализованным или смешанным. При централизованном документы по личному составу составляют и хранят в кадровой службе головной организации. При децентрализованном делопроизводстве кадровые документы на сотрудников филиалов оформляют и хранят в этих подразделениях. При смешанном часть документов составляют в головной организации, а часть – в филиалах.

Нормативная база

Документ Поможет вам
Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ,
постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
Подготовить шаблоны кадровых документов для своей организации
Статьи 56, 57, 65, 68 ТК РФ Разработать раздел инструкции об оформлении приема на работу
Статья 84.1 ТК РФ,
п. 35, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225
Составить раздел инструкции об оформлении увольнений

Важные выводы

1. Инструкцию по кадровому делопроизводству составьте в произвольной форме с учетом специфики деятельности организации.

2. В структуру инструкции включите общие положения и разделы, которые регулируют отдельные кадровые процедуры: прием, перевод, увольнение и т. д.

3. Если в компании есть филиалы, закрепите в инструкции способ ведения в них делопроизводства: централизованное, децентрализованное, смешанное.

Звезда
за правильный ответ Неправильно Правильно! Сколько разделов должна содержать инструкция по кадровому делопроизводству: не менее 10; по количеству кадровых процедур, предусмотренных Трудовым кодексом; по усмотрению работодателя.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *