Выписка из приказа

Выписка из приказа о приеме на работу: для чего составляется

Выписка из приказа о приеме на работу является одним из документов, которые подтверждают трудоустройство человека на определенном месте. Оформляется она, как правило, для сотрудников.

Например, выписку из приказа о приеме от работника могут требовать различные организации: банки при оформлении кредита, госорганы для получения различных социальных и тому подобных услуг.

Бывает, что выписки нужны совместителям: справка с места работы по совместительству может понадобиться, чтобы внести запись о нем в трудовую книжку, а с основного места работы — для оформления отпуска на неосновном (напомним, согласно ст. 268 ТК РФ отпуска внешним совместителям предоставляются одновременно с отпуском на основной работе).

Подробнее об этом читайте в статье «Отпуск по совместительству и основному месту работы».

Почему бы не выдать работнику просто копию приказа? В принципе, в некоторых случаях так и поступают. Если человеку нужно подтвердить не только место работы и дату трудоустройства, но и размер зарплаты, заверенная копия очень даже подойдет (для представления в банк, например). Но если информация о заработке организации-адресату не требуется или приказ о приеме составлен не на одного работника, а на группу, то остается только вариант с выпиской.

Давайте посмотрим, как ее правильно оформить.

Обязательные реквизиты и образец выписки о приеме на работу

Для начала определим, что же такое выписка из документа. Для этого обратимся к нацстандарту по информации, библиотечному и издательскому делу, делопроизводству и архивному делу ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. Согласно подп. 26 п. 3.1 ГОСТа выписка из документа — это копия его части, заверенная в установленном порядке. Значит, оформляя выписку, нужно выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном документе и заверить так, как вы заверяете копии. Поэтому если мы делаем выписку из приказа о приеме, в ней указываем:

  • реквизиты работодателя: наименование, адрес, др. сведения (они всегда есть на фирменном бланке);
  • наименование документа: «Выписка из приказа»;
  • дату составления и номер.

Это будет шапка документа.

В теле воспроизводится соответствующий текст из приказа о приеме на работу. Можно даже скопировать и вставить в нее фрагменты из приказа, но без лишних или конфиденциальных сведений.

Внизу проставляете обычную заверительную надпись, которая включает:

Слово «Верно».

  • Поскольку выписка представляется в другую организацию, надпись: «Подлинник документа находится в ООО ”ХХХ“ в деле № Х за ХХХХ год».
  • Сведения о составителе выписки: его должность и подпись с расшифровкой.
  • Дату, печать.

Образец выписки из приказа о приеме на работу вы можете скачать ниже.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

  • название фирмы,
  • дата и место составления выписки,
  • подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Накази

Оформлення витягу з наказу

Витяги із наказу – це засвідчена копія частини тексту наказу. Уніфіковану форму витягу з наказу з основної діяльності організації наведено у додатку 1.

У тексті наказу з особового складу може бути зафіксовано кілька пов’язаних між собою питань. Якщо ж виникає потреба долучити до певної справи розпорядчий документ, зміст якого стосується лише одного питання (управлінської дії щодо однієї посадової особи), то доцільно оформити витяг із наказу. Так, наприклад, зведе5ни наказ з особового складу може містити пункти щодо призначення , переведення, заохочення та звільнення різних працівників однієї організації, проте до особових справ кожного з цих працівників має бути долучено відповідний витяг зі зведеного наказу (додаток 2).

Витяг із наказу оформлюють на загальному чи спеціальному бланку або на аркуші паперу формату А4 чи А5 (залежно від обсягу тексту) з відтворенням таких обов’зкових реквізитів:

  • назва організації;

  • назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ);

  • дата;

  • реєстраційний індекс;

  • місце складання або видання;

  • гриф обмеження доступу до документа (за наявності цього реквізиту в наказів);

  • заголовок до тексту;

  • текст;

  • підпис;

  • відмітка про засвідчення копії;

На практиці також часто доводиться готувати витяг із наказів основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, що подаються на виконання безпосереднім виконавцям, зазначеним у розпорядчій частині.

Зверніть увагу! Констатуючу частину тексту наказу переносять до витягу цілком, а з розпорядчої частини беруть лише потрібний пункт чи кілька пов’язаних між собою пунктів (додаток 3).

Засвідчення копій та витягів з наказу

Відмітку про засвідчення копії наказу проставляють як безпосередньо на копії для підтвердження її відповідності оригіналу, так і на витягах із наказу. Цю відмітку розташовують, відступивши на два міжрядкові інтервали нижче від реквізиту «Підпис». При цьому, якщо копію виготовлено не шляхом ксерокопіювання вже підписаного керівником організації наказу, а надруковано на принтері як другий, третій чи наступні примірники, то наявність особистого підпису керівника організації на цьому примірнику документа також не потрібна; у реквізиті «підпис» зазначають лише назву посади керівника, його ініціал(и) та прізвище.

Відмітка про засвідчення копії складається з таких елементів:

  • словосполучення Згідно з оригіналом(без лапок);

  • назва посади особи, яка засвідчує копію, її особистий підпис, розшифрування підпису (ініціал(и) і прізвище);

  • дата засвідчення.

У разі потреби (для надання копії наказу юридичної сили) підпис особи, яка оформила відповідну відмітку, може бути засвідчений відбитком печатки.

Зазвичай з цією метою використовують просту круглу печатку служби діловодство (канцелярії, секретаріату, загального відділу тощо) або служби кадрів, залежно від того, з якого питання видано наказ і на кого покладено обов’язок щодо засвідчення копії документів – на працівника, відповідального, або на кадровика. Відбиток основної круглої печатки з індетифікаційним кодом організації у відмітці про засвідчення копії проставляють лише у тих випадках, коли копію наказу надсилають до сторонньої організації, особливо – до державного органу.

Відбиток печатки в жодному разі не повинен зачіпати елементів реквізиту «Підпис». Його проставляють суворо у реквізиті «Відмітка про засвідчення копії» таким чином, щоб він охоплював кілька літер назв посади особи, яка власне засвідчила відповідну копію.

Копію наказів, призначені для внутрішнього користування в організації, засвідчувати відбитком печатки необов’язково.

Слід зазначити, що аналогічним способом оформлюють і відмітку про засвідчення у витягу із наказу.

Оформлення відмітки про контроль

Наявність у наказі відмітки про контроль означає, що цей наказ взято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлених строк. Строк виконання наказу в цілому або певних управлінських дій, зафіксованих у його окремих пунктах, як правило, зазначається у тексті відповідного наказу.

Відмітку про контроль позначають великою літерою К або словом Контроль (без лапок), написаним від руки чи проставленим за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша наказу, на рівні заголовка до тексту.

Для оформлення цієї відмітки використовують чорнила яскравого кольору, як правило, червоного.

Особливості оформлення наказів з грифом ДСК

З метою захисту конфіденційної приватної, комерційної чи державної інформації, яка міститься в деяких наказах ( переважним чином наказах з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань підприємства, установи чи організації відповідної форми власності), від незаконного використання її, що може призвести до порушення прав та (чи) завдати збитків її власникові, володарю, користувачеві, іншій фізичній або юридичній особі, застосовується обмеження доступу до цих наказів.

………………………………………………………………………………………

Усі накази з обмеженим доступом повинні мати спеціальну відмітку – гриф «Для службового користування» (ДСК)

Іноді ( як правило, для захисту державної таємниці) у наказах застосовують гриф «Таємно». Належність інформації до державної таємниці визначається відповідно до закону України «Про державну таємницю» від 21 січня 1994 р. № 3855 – ХІІ ( зі змінами до нього) та наказу Служби безпеки України «Про затвердження Зводу відомостей, що становлять державну таємницю» від 1 березня 2001 р. № 52 (зі змінами до нього).

Порядок роботи з наказами, що містять конфіденційну інформацію, визначено Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 (зі змінами до неї). Зауважимо лише, що такі накази, як правило, реєструють в окремому журналі і зберігають в окремій справі. Тільки у разі коли кількість наказів з грифом «Для службового користування» за рік є незначною,

Цели и задачи выписки из приказа

Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.

Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение.

Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.

Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации.

Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт.

Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть.

В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.

Накази та розпорядження видаємо в одному примірнику, — за необхідності робимо копії або витяги

Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України (КЗпП) наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу (далі — роботодавець) про зарахування працівника на роботу оформлюють укладення трудового договору.

Після оформлення трудових відносин копію наказу про прийняття на роботу (або витяг, якщо прийняття на роботу зафіксовано у так званому зведеному наказі, яким документуються управлінські дії щодо кількох працівників) долучають до особової справи (відповідно до п. 12 гл. 2. розд.

ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

До особових справ долучають також копії (витяги) з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу посаду, звільнення працівника.

Строк зберігання особових справ керівників та працівників організації визначається відповідно до статті 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578), і становить 75 років.

Увага!

Якщо ж в особовій справі буде міститися так званий другий примірник оригіналу, то через певний час (а це можливо й через десятки років) цей «оригінал» може бути сприйнятий як незасвідчена копія документа і на його підставі архів організації чи державний архів (якщо документи при ліквідації організації будуть передані на зберігання) не зможуть видати довідку про стаж працівника (прийняття на роботу чи звільнення з роботи).

Статтею 47 КЗпП передбачено, що у разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця він зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копію наказу видають на вимогу працівника.

Як бачимо, у всіх згаданих випадках йдеться про копію наказу, а не про другий і наступні примірники.

Нормативно-правовими актами не передбачено видання розпорядчих документів у кількох примірниках.

На практиці керівник організації підписує один завізований відповідальними посадовими особами примірник розпорядчого документа (оригінал), який пройшов експертизу фахівців на відповідність нормам законодавства, локальним нормативним актам, правилам оформлення документів та містить візи (внутрішнє погодження) посадових осіб.

Читайте також: Оформлення кадрових наказів на підприємстві

За необхідності кадрова служба чи служба діловодства (відповідно до розподілу функцій, визначених у локальних нормативних актах організації) оформлює у встановленому порядку копії наказів чи витяги з наказів для зацікавлених структурних підрозділів чи інших юридичних та фізичних осіб.

Наявність в організації одного оригінального примірника наказу запобігатиме непорозумінням при виконанні запитів соціально правового характеру, що можуть надходити від колишніх працівників чи юридичних осіб (наприклад, органів Пенсійного фонду України).

Наказ та їхні копії зберігаємо окремо

Нормативні та методичні документи центрального органу виконавчої влади у сфері діловодства та архівної справи, архівних установ України передбачають вимоги щодо окремого формування та зберігання оригіналів документів та їхніх копій.

Для формування оригіналів наказів різних видів (накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання, накази з кадрових питань тривалого строку зберігання) номенклатурою справ передбачають окремі справи.

У структурному підрозділі або, за відсутності в структурі організації підрозділів, особою, відповідальною за певний напрям діяльності, надіслані для практичного використання копії наказів формують у справи, заголовки яких також повинні бути передбачені номенклатурою справ.

З метою правильного проведення експертизи цінності документів заголовок справи з наказами у цьому разі повинен містити посилання на те, що у справі зберігають копії цих документів, наприклад: «Накази з кадрових питань (копії)».

Копії наказів засвідчуємо згідно з вимогами Національного стандарту з діловодства.

Читайте також: Засвідчення копій документів: кому надається таке право

При виготовленні копії (ксерокопії) наказу (розпорядження) за допомогою копіювально-розмножувальної техніки повністю відтворюють текст документа з усіма реквізитами, окрім віз (нерідко за усталеною практикою діловодства на копії не відтворюють особистий підпис керівника, тобто при копіюванні підпис закривають клаптиком паперу).

Приклад

Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів Добренька Г. О. Добренька

За необхідності на відмітці про засвідчення копії проставляють відбиток печатки (організації або відділу кадрів, служби діловодства).

У верхньому правому куті першого аркуша копії наказу проставляють слово «Копія».

Дізнайтеся, як оформити додатки до наказів

Важливо у 2019 році

Назначение документа

Основная функция выписки из приказа – предоставить документальное доказательство того или иного факта путем дословного цитирования приказа или распоряжения. Выписка по сути представляет собой цитату того или иного фрагмента. Она предоставляется в тех случаях, когда:

  • в приказе есть конфиденциальная информация о сотрудниках, партнерах;
  • в приказе есть информация, относящаяся к коммерческой тайне;
  • исходный документ предоставлять нецелесообразно ввиду технических затруднений, его большого объема и т.п.

Таким образом, выписка дословно цитирует часть текста приказа и предоставляется по запросу должностного лица. Процедура запрашивания данных регулируется внутренним распорядком предприятия; как правило, для этого нужно составить соответствующее распоряжение, которое визируется руководителем. Исключение составляют случаи, когда документы изымаются принудительно на основании судебного решения или решения должностных лиц из правоохранительных органов.

Не следует смешивать выписку с копией приказа. В первом случае в тексте содержится только отдельный фрагмент документа (1 или несколько). Копия же снимается со всего документа и заверяется подписью руководителя, другого уполномоченного лица или нотариуса.

Образец выписки из приказа и правила ее составления

Форма составления выписки из приказа свободная – компания сама вправе разработать определенный бланк. Как правило, документ содержит такую информацию:

  1. Название компании.
  2. Дата и место составления.
  3. Название бумаги (из какого именно приказа она сделана).
  4. Собственно выписка – точная цитата из приказа.
  5. Отметка о том, куда будет предоставлена бумага (в общем случае – «по месту требования»).
  6. Подпись директора.
  7. Подпись другого сотрудника, подтверждающая корректность приведенного текста.

Выписку должен подписать сотрудник, работающий в подразделении/отделе, с которым связан соответствующий приказ. Например, если данные касаются о премировании и других финансовых операциях, подписывает бухгалтер, а если перевода сотрудника в другой отдел – представитель отдела кадров.

При составлении выписки из приказа можно ориентироваться на такой образец.

Мнение эксперта Чадова Светлана Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта Ранее мы приводили пример заполнения журнала регистрации приказов, рекомендуем вам ознакомиться с этой информацией .

Особенности оформления и форматирования текста

Важно понимать, что текст должен четко цитировать оригинальный вариант. Например, если в приказе использовался нумерованный список, и проверяющее лицо интересует информация только из пункта 2, именно его и нужно перенести (в том числе и с указанием цифры «2»).

Отметку о заверении необходимо проставить в обязательном порядке. Если соответствующие сотрудники отсутствуют, поставить подпись сможет секретарь. Это действие направлено на то, чтобы засвидетельствовать корректность цитаты, поскольку руководитель, как правило, не сверяет документ, а просто ставит подпись.

Формат документа необязательно должен идеально соответствовать исходному оригиналу. Например, если текст приказа напечатан шрифтом Times New Roman 14 размером, это не значит, что и выписка должна быть составлена в том же формате. Можно применять любое выравнивание, делать любые абзацы и т.п. Однако текст должен совпадать дословно, поскольку выписка из приказа – это прямая цитата.

Если документ используется только в пределах компании, подпись руководителя может не понадобиться. Бумагу достаточно будет подписать только тому лицу, которое непосредственно сделало выписку.

Документ составляется в 1 или нескольких оригинальных экземплярах, в зависимости от требований заявителя. При необходимости можно снять копию и с выписки, заверив ее подписью уполномоченного сотрудника или нотариуса.

Поделиться ссылкой:

Нина Капмоле,
старший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

В соответствии с СТБ П 2059-2010 выписка из официального документа — это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке. В практической деятельности часто приходится делать выписки из приказов, протоколов, распоряжений для решения тех или иных вопросов производственной деятельности.

Выписка из документа оформляется на общем бланке организации с обозначением наименования вида документа, из которого делается выписка, его номер и дата воспроизводятся полностью. Если выписка изготовляется не на бланке, то при ее оформлении полностью воспроизводятся реквизиты бланка подлинника.

В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а только та часть текста, которая нужна для практической работы. В ней связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. В начале и конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе».

Если текст подлинника приказа, например, состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов будет сохраняться, как и в подлиннике. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью.

Заверяется выписка проставлением отметки о заверении копии.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал

>Выписка из приказа

Тематика документа: Выписка Файл текстовой версии: 1,1 кб Поделиться:

>Открыть документ в галерее: ‹ ×

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *