Загрузка документов

  • 27 января 2014
  • Статьи

Традиционно основу документооборота каждой организации составляют бумажные документы. Переход на электронный документооборот подразумевает постепенное уменьшение количества бумажных документов за счёт перевода их в электронный вид.

Если в организации внедрена и используется система электронного документооборота (СЭД), то все документы создаются и регистрируются в этой системе, и дальнейшая работа пользователей с этими документами также производится в СЭД. Входящие же документы из других организаций в большинстве случаев по-прежнему поступают в бумажном виде, тем не менее, они тоже должны быть переведены в электронный вид и зарегистрированы в СЭД данной организации.

До сих пор, как правило, этот процесс производится тем же сотрудником, который регистрирует документ в СЭД, непосредственно в момент регистрации (создания карточки документа и прикрепления к ней отсканированного изображения). Так происходит в большинстве не только небольших, но и достаточно крупных компаний. Но наступает момент, когда у организации-получателя количество бумажных входящих документов становится настолько значительным, что становятся ощутимыми трудозатраты сотрудников, выполняющих эту операцию, а само время ввода становится недопустимо длительным. Так возникает задача разделения составной операции регистрации на шаги, выполнения однотипных шагов параллельно разными сотрудниками и повышения степени автоматизации ввода документов в СЭД.

Потоковый ввод документов позволяет решить задачу массового ввода электронных образов бумажных документов в СЭД. Чаще всего технология основывается на использовании штрих-кодов, которые наклеиваются или печатаются на первой странице бумажного документа или на отдельном чистом листе-разделителе. Затем набор разброшюрованных бумажных документов со штрих-кодами помещается в потоковый сканер. В результате электронные образы документов в заданном формате, полученные при сканировании, автоматически прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов в СЭД. Это позволяет существенно сократить количество ручных операций и значительно ускорить перевод бумажных документов в электронный вид и сохранение их в СЭД. Происходит это благодаря распараллеливанию операций, автоматизации таких процессов как разделение потока сканируемых документов на отдельные файлы, поиск в СЭД карточки зарегистрированного документа и прикрепление к ней электронного образа документа.

Потоковый ввод документов, как правило, реализуется в виде отдельного программного модуля, интегрированного в СЭД организации. Собственно операции разделения потока отсканированных образов документов на файлы (и распознавание текста, если требуется) могут выполняться самим этим модулем или внешними программными средствами. Интеграция модуля потокового ввода с внешними средствами распознавания может осуществляться на уровне программного взаимодействия или через файлообмен.

Второй способ позволяет обеспечить поддержку широкого спектра внешних средств сканирования и распознавания по выбору заказчика. Практически любое ПО сканирования и распознавания умеет сохранять результаты своей работы в виде файлов. Флагманские модели документных сканеров содержат в своей поставке ПО распознавания штрих-кодов.

Образ документа может помещаться в папку различными способами. Например, большинство современных потоковых сканеров поддерживают встроенные средства распознавания штрих-кодов, также для этого могут быть использованы специализированные средства, например, ABBYY Scan Station. Обнаруженные в папках файлы автоматически добавляются в карточки документов СЭД, например, по следующему правилу: имя файла должно быть сформировано по заданной маске и содержать в себе значение штрих-кода, по этому штрих-коду производится поиск карточки документа. Если карточка в СЭД найдена – файл автоматически прикрепляется к этой карточке, если карточка не найдена, или в имени файла не обнаружено значение штрих-кода, – автоматически создаётся новая карточка документа заданного в настройках вида, и к этой карточке прикрепляется файл.

В большинстве случаев прикрепления отсканированного изображения документа к карточке в СЭД достаточно, так как поступившие извне документы не подлежат редактированию. В основном они нужны только для чтения и поэтому не требуется распознавания их текста. Но распознавание текста и сохранение его вместе с изображением может оказаться полезным для возможности поиска этих документов в системе. Для распознавания текста также рационально использовать внешние средства OCR (Optical Character Recognizing), например, распространенный в России ABBY Recognition Server. Это целая отрасль индустрии ПО, и в организациях могут использоваться различные программные системы этого класса, в соответствии с корпоративными ИТ-стандартами. Модуль потокового ввода СЭД должен поддерживать прикрепление распознанных текстов к карточке документа независимо от используемых средств OCR.

Как известно, в бизнесе наряду с произвольными (неформализованными) документами используются так называемые формы – формализованные по внешнему виду документы. Примеры таких форм – платёжные документы, бланки, квитанции и пр. Современные средства OCR умеют при распознавании отсканированных изображений выделять атрибуты таких документов и сохранять их в структурированных текстовых файлах (например, формата XML). Примером такого ПО является ABBYY FlexiCapture. Модуль потокового ввода должен иметь возможность при вводе таких документов в СЭД автоматически заполнять атрибуты карточки документа, используя эту информацию. Следует иметь в виду, что при этом требуется настройка как средств распознавания форм, так и модуля потокового ввода под каждую форму.

В общем случае схема организации потокового ввода бумажных документов в СЭД выглядит следующим образом:


Рис.1. Архитектура решения с использованием модуля потокового ввода

Когда же следует задуматься о том, что необходим потоковый ввод документов, и соответствующий модуль? Как правило, когда величина потока документов составляет сотни документов в день и более.

Чаще всего потоковый ввод используется такими предприятиями и организациями:

  • Крупные госучреждения – большой поток входящей корреспонденции.
  • Банки, страховые компании – большой поток клиентских документов.
  • Мелкооптовая и сетевая розничная торговля – большой поток финансовых документов (первички).

Использование потокового ввода даёт им преимущества:

  • Повышение оперативности ввода документов в СЭД.
  • Снижение затрат на ввод документов в СЭД.
  • Уменьшение количества ошибок при вводе документов в СЭД.

Ирина Петренко, ведущий консультант компании «ДоксВижн».

⇐ ПредыдущаяСтр 55 из 97

  1. ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА.
  2. Корректность документа
  3. Корректность транзакций
  4. Криминалистическое понятие подлога документа. Различие криминалистического и уголовно-правового понятий документов
  5. Лингвистические особенности документа.
  6. Панель инструментов окна документа.
  7. Политкорректность на грани абсурда
  8. Правило номер один: корректность
  9. Приєднання й видалення XML-схеми з документа. Виконаєте одну з наступних дій.

Надо (…) не добиваться точности во всем одинаково, но в каждом случае сообразовываться с предметом, подлежащим рассмотрению, и добиваться точности в той мере, в какой это присуще данному способу исследования.

Аристотель. «Никомахова этика» (I.4).

Качества корректного документа (разведывательного, проектного, концептуального):

· практическая направленность;

· минимальный объем;

· ясность формулировок;

· адекватное выражение определенности, вероятности, возможности исследуемых сущностей;

· корректное выражение достоверности и точности имеющихся данных;

· проверенность фактов;

· обоснованность выводов;

· зрелость мнений;

· своевременность и уместность, соответствие целям.

Ясность формулировок достигается прежде всего использованием распространенных однозначно понимаемых терминов. Надо избегать редких слов, особенно если они имеют более употребительные синонимы.

Факты сами по себе малополезны, если не дополняются обобщениями, оценками, практическими выводами.

Зрелое мнение — существующее уже в течение некоторого времени, выдержавшее критику и влияния, освобожденное от явно слабых мест, обросшее аргументами.

* * *

Определенность — степень четкости и устойчивости некоторого качества. Если точность — характеристика отражения некоторого качества, то определенность — характеристика самого качества. К примеру, если утверждается: «некто X идентифицирует себя по преимуществу как национал-социалиста, но иногда — как коммуниста», и так оно и есть, то имеет место малая определенность самоидентификации и высокая точность отражения ее наблюдателем.

Вероятность — характеристика повторяющихся событий: среднее количество событий, приходящихся на единицу времени.

Возможность — характеристика неповторяющихся событий.

Точность — относительная или абсолютная величина возможной ошибки в представлении некоторой количественной характеристики.

Достоверность — степень соответствия сведений действительному состоянию отражаемых ими сущностей. Достоверные сведения могут быть неточными, точные — недостоверными. К примеру, если субъект X будет в месте S в день D, то сообщение «X будет в S в день D+3» является точным, но недостоверным, а сообщение «X будет в S в один из дней в промежутке D-2..D+2» является достоверным, но неточным.

* * *

О многих важных предметах можно выражаться гладко, эрудированно, остроумно, эффектно, но не по существу.

* * *

Отношение разработчика документа к собственному продукту может значительно поменяться в течение короткого времени всего лишь из-за того, что пройдёт творческое возбуждение, препятствующее выработке адекватной оценки. С. М. Штеменко в связи с этим эффектом пишет следующее: «Если (…) позволяет время, не следует докладывать документ тотчас же, как он написан. Надо отложить его на несколько часов, а лучше — до следующего дня, если он не так срочен. В прочитанном, как говорится, на свежую голову документе вы почти обязательно сделаете поправки, часто очень существенные, а иногда (были и такие случаи) документ приходится переделывать.» («Генеральный штаб в годы войны. Книга 2-я», стр. 301)

Программа «Эффективные решения: Загрузка документов» — незаменимый инструмент современного бухгалтера, позволяющий максимально облегчить и ускорить трудоёмкий процесс ввода первичных документов в 1С с помощью сканера.

Вы просто помещаете документ в сканер, а программа автоматически распознаёт необходимые данные и помещает их в идентичные поля этого документа в 1С, после чего можно сразу провести документ. Качество обработки данных при этом будет высоким, гарантированно исключаются повторы, опечатки и пропуски.

Автоматический ввод в 1С возможен для различных документов — как бумажных, так и электронных, в том числе:

Подробнее о программе:

  • Система основана на профессиональных технологиях компании ABBYY, которая является мировым лидером в области распознавания текста. Благодаря ее использованию обрабатываются и распознаются типографские символы и даже печатный текст от руки.

  • Программа «Эффективные решения: Загрузка документов» является полностью совместимой с 1С.

  • Пользователи могут самостоятельно задавать правила ввода, вывода и контроля данных, а также настраивать сценарии проверки и контроля данных под конкретные нужды своей деятельности. Программа способна самостоятельно дополнять справочники базы данных 1С — номенклатуру, контрагенты, реквизиты.

  • Для работы с системой подойдёт любой офисный сканер с разрешающей способностью 300 точек на дюйм. При использовании потокового сканера можно одновременно сканировать много документов, которые через короткий промежуток времени будут введены в базу данных. Высокоскоростное сканирование позволит обработать от 15 до 100 копий первичной документации в минуту.

  • Также существует возможность сетевой работы программы. В первую очередь это позволяет обходиться минимальным набором оргтехники и привлекать для ввода первичной документации меньшее количество специалистов.

Программа в действии:

Специалисты бухгалтерии отметили, что требуется буквально несколько часов, чтобы ознакомиться с программой и приступить к работе. В подробном русскоязычном руководстве есть ответы на все технические вопросы.

Последовательность действий при работе с одним документом:

  1. Запускаем установленную программу.

  2. Кладём на сканер документ и сканируем.

  3. Полученные данные переводятся программой в редактируемый вид.

  4. Производится проверка информации (верификация данных).

  5. Формируется и сохраняется электронная копия документа в учётной системе.

Консультанты компании-разработчика ГК «Эффективные решения» ознакомят Вас с работой программы посредством онлайн-демонстрации, для этого достаточно оформить «Заявку на бесплатную демонстрацию продукта».

«Эффективные решения: Загрузка документов» — программа для сканирования документов в 1С.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *