Заказ поставщику

Данный функционал помогает детально отслеживать состояние заказов в разные моменты времени. При этом создать документ поступления можно только по заказу со статусом Подтвержден. Рядом также видим поле Приоритет — это поле предназначено для визуальной сортировки заказов в списке (по произвольным признаками можем устанавливать одним заказам низкий приоритет, а другим высокий).

Из документа можем распечатать форму заказа:

Если какие-то позиции со временем из заказа необходимо вычеркнуть, то заполняем колонку Отменено по причине (можем конечно просто удалить строку, но тогда не будет никакой истории):

Впоследствии можно формировать сводные отчеты по причинам отмены позиций в заказах поставщику.

Оформление прихода по заказу поставщику

Теперь на основании заказа создадим документ поступления (делается в два клика):

Открылся полностью заполненный документ поступления, остается только провести его:

Теперь убедимся, про приемка совершена корректно. Для этого сформируем сначала карточку расчетов с поставщиком:

И теперь убедимся, что товар поступил на склад:

В списке заказов видим изменение текущего состояния, но почему то не видим отражение суммы поступления. Это все из-за того, что детализация взаиморасчетов у нас в разрезе договоров (а колонки списка заказов с суммой оплаты и поступления заполняются только при позаказных взаиморасчетах).

Для управления закупками предусмотрены различные возможности:

  • подбор поставщиков товаров;
  • различные условия закупок;
  • поддержка различных схем приема товаров от поставщика;
  • различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения;
  • корректировка и закрытие заказов поставщикам;
  • мониторинг цен поставщиков;
  • оформление поставки товаров;
  • составление графиков поставок и графиков платежей;
  • корректировка поступлений и возвраты поставщикам.

Процесс оформления закупок

В данной схеме представлены все этапы оформления закупок — начиная с момента регистрации условий закупок (цен поставщика, условий оплаты и т. д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.

Регистрация информации по поставщикам

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т. д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения данной ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.

Указание номенклатуры в заказе поставщику По каждому поставщику можно зарегистрировать действующие цены (прайс-лист поставщика):

  • прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком;
  • предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы. Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку. Также можно регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.

Условия закупок

Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения — Соглашение об условиях закупок, использование которого позволяет:

  • указать поставщика;
  • определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
  • указать срок поставки товаров — используется для расчета предполагаемой даты поставки;
  • указать склад поставки товаров от поставщика и др.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.

Управление соглашением об условиях закупок

Оформление заказов поставщикам

Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщикам — инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т. д.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т. д.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную. Состояние — информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т. д.).

Состояние — информация о заказе

Оформление поставок товаров от поставщика

При оформлении поставок товаров от поставщика можно отражать различные операции:

  • Закупка товаров у поставщика;
  • Закупка товаров через подотчетное лицо;
  • Прием товаров на комиссию;
  • Закупка импортных товаров;
  • Ввоз товаров из стран ЕАЭС.

Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом Приобретение товаров и услуг.

Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.

Приобретение товаров и услуг

Зарегистрировать поступления товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.

Оплата на поставку товаров может производиться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:

  • предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
  • оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.

Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад, только после оформления приходного ордера на товары.

Корректировка и возврат товаров поставщику

После оформления документов поставки может возникнуть необходимость их корректировки. Например, товары могут быть получены фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик пришлет исправленные документы с другой ценой за единицу.

Для обеспечения корректного ведения регламентированного учета предусмотрен документ Корректировка приобретения, использование которого позволяет оформить следующие операции:

  • исправление ошибок — регистрация полученного счета — фактура;
  • корректировка по согласованию сторон — регистрация полученного корректировочного счета –фактуры.

В корректировке приобретения вводится информация о товарах по данным новых документов поставщика.

В зависимости от типа расхождений между новым и старым документом:

  • возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую необходимо перепроверить при инвентаризации;
  • принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком;
  • учесть изменение цен как прочий доход.

Для отражения операции возврата поступивших товаров предусмотрен документ — Возврат товаров поставщику, использование которого изменяет состояние расчетов с поставщиком и отражает переход прав собственности на товар. Возврат товаров от поставщика может быть оформлен на основе данных о поступлении товаров и услуг.

Закупка импортных товаров

Доступны различные варианты отражения поставки импортных товаров:

  • поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления;
  • поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления;
  • поставка товаров из стран ЕАЭС.

Ведется автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения. Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, оформляется как обычная поставка.

Поставка импортных товаров

Если поставка импортного товара не требует декларирования, то она оформляется как обычная поставка с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения. Все расходы, связанные с доставкой такого груза, оформляются как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т. д.

При варианте закупки импортных товаров, которые требуют таможенного оформления, регистрируется не только факт поставки товаров, но и факт прохождения его через таможню. При таком варианте поставки товаров поддерживается возможность отслеживать все этапы прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.

При поступлении и продаже (списании, перемещении, сборке) импортных товаров предусмотрена возможность контроля указания номеров ГТД. Таможенная декларация может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Предусмотрена также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.

Оплата таможенных расходов может производиться как перечислением аванса, так и по факту после прохождения таможни. Услуги таможне можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера.

При оформлении процесса закупки товаров из стран ЕАЭС обеспечивается отражение следующих операций:

  • поставка товаров из стран ЕАЭС;
  • регистрация заявления на оплату налогов в ФНС;
  • оплата налогов на расчетный счет ФНС;
  • подтверждение факта оплаты от ФНС;
  • оплата поставщику.

Прием товаров на комиссию

Для отражения процесса приема товаров на комиссию прикладным решением предоставляются следующие возможности:

  • поддержание актуальной информации о комитентах;
  • хранение, анализ и сопоставление условий работы с комитентами;
  • регистрация заключенных с комитентами договоров;
  • планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту;
  • оформление поступления и возврата товаров и их обособленный учет;
  • оформление продажи и списания комиссионных товаров;
  • расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению;
  • регистрация полученных от комитентов счетов- фактур.

Операция приема товаров на комиссию оформляется в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, использование которого позволяет задать размер комиссионного вознаграждения.

Прием на комиссию

Порядок ведения расчетов с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны следующие варианты: по договору и по отчетам по комиссии.

Для регистрации хозяйственных операций при приеме товаров на комиссию используется тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи. Прикладное решение позволяет оформлять отчет комитенту (принципалу) о продажах, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.

Отчет комитенту формируется на основе данных о проданных или списанных товарах.

Отчет комитенту (принципалу) о продажах

Списание комиссионных товаров фиксируется автоматически в момент оформления операций, которые не относятся к продажам: списание товаров, передача товаров на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.

В программе 1С Управление торговлей версия 11.2 Заказ поставщику является элементом планирования системы закупок. Возможность использования заказов поставщику включается в разделе «Нормативно-справочная информация и администрирование». В «Настройке разделов» — «Закупки» в группе «Заказы поставщикам» есть соответствующий флаг, отвечающий за использование данного механизма.

Там же есть несколько дополнительных флагов, относящихся к «заказам поставщикам». Например, запрет на закрытие частично поступивших заказов и запрет на закрытие частично оплаченных заказов. Если эти флаги установлены, соответственно, не получится заказ перевести в состояние «Закрыт», если по нему отсутствует полное поступление либо полная оплата.

Сами же заказы поставщикам находятся в разделе «Закупки». В группе «Закупки» есть одноименная команда «Заказы поставщикам».

В текущем окне, в верхней его части, есть несколько быстрых отборов. Например, заказы можно отобрать по их состоянию, по сроку выполнения, по приоритету, либо по ответственному менеджеру.

Создание заказа поставщику в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Попробуем создать первый заказ.

По кнопке «Создать» нам доступны две команды: создать новый и по потребностям.

По потребностям — это отдельный механизм, который будет рассмотрен в отдельном видеообзоре, позволяющий сформировать «заказ поставщику» по сформированным в системе потребностям дефицита товаров.

Мы же, вручную, сейчас создадим новый заказ. Статус у него будет «согласован». При необходимости статус можно изменять. Например, статус «не согласован» может использоваться в момент подготовки «заказа поставщику», пока он еще не согласован в рамках нашей компании. Статус «подтвержден» соответствует заказу, по которому поставщик подтвердил готовность к отгрузке. Статус «к поступлению» соответствует заказу, по которому поставщик уже произвел отгрузку и мы ждем поступления товарно-материальных ценностей на склад. И состояние «закрыт» соответствует полностью исполненному закрытому заказу.

Также для дополнительной детализации заказов может использоваться приоритет – «низкий», «средний» либо «высокий».

На вкладке «Основные» указывается дата документа (обычно это текущая дата). Номер система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 присвоит автоматически.

Необходимо выбрать нашего поставщика. Как только мы выбрали поставщика, конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 автоматически заполнила контрагента нашего поставщика и соглашение с ним, если оно было указано.

Проверяем, что операция у нас «закупка товара». Если мы осуществляем прием товара на комиссию, необходимо выбрать соответствующий пункт.

Организация наша — от имени которой будет вестись закупка товара.

Склад, на который планируется поступление.

На вкладке «Товары» мы можем добавить товары вручную, заполнить их по сканеру штрихкода. Также есть две кнопки – копирование и вставка табличных частей из других документов. Возможно воспользоваться подбором товара, загрузить его из внешнего файла либо обработать строки другим образом.

Также из команды «цены и скидки» на данную позицию можно скорректировать цены, назначить либо отменить скидки.

Добавим первую позицию. Укажем количество и цену. Если поставщик предоставил нам скидку, в соответствующем поле можно отразить данную информацию.

Также, если продвинуться дальше вправо в данной табличной части, то можно увидеть информацию о подразделении получателя, о необходимости списания на расходы и аналитики расходов. Данная опция используется при приобретении услуг и отнесении соответствующих сумм сразу на расходы.

Добавим еще одну позицию. Пусть это будет холодильник Siemens. Закупать мы его будем в количестве 3-х штук. Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 также воспользовалась уже установленными ценами на данные позиции и автоматически подставила их в документ.

Добавим еще один холодильник. Его мы будем закупать также в количестве 3-х штук. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 опять же заполнила цены по данному холодильнику.

Необходимо обязательно указать желаемую дату поступления товара –у меня это будет конец данной недели. И флаг «Поступление одной датой». Он говорит о том, что мы планируем все данные позиции к поступлению одним числом. Если же они планируются к поступлению разными датами, данный флаг необходимо снять, и тогда в табличной части заказа поставщику, напротив каждой позиции закупаемой номенклатуры необходимо будет указать предполагаемую дату поступления. На основании этой информации система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 будет планировать движение товаров, строить график поступления товаров на склад.

На вкладке «Дополнительно» указывается ответственный менеджер; подразделение, в котором работает ответственный менеджер. При необходимости можно указать контактное лицо нашего поставщика, с которым мы общались в части данного заказа; дату согласования внутри нашей организации.

Убедимся, что у нас выбрана валюта «рубли», установлен флаг «цена включает НДС». Режим налогообложения – «закупка облагается НДС». На основании нашего соглашения, автоматически установлен флаг «регистрировать цены поставщика автоматически». Здесь же, в документе, можно указать номер заказа и дату по данным поставщика для дополнительной аналитики, если придется с нашим поставщиком дополнительно общаться по данному заказу, чтобы легче было его найти, и мы сразу могли поставщику сказать, под каким номера, от какого числа он зарегистрирован в системе поставщика.

Информация для печати: вспомогательная информация — вспомогательное поле, в котором можно указать любую дополнительную информацию.

Попробуем такой заказ записать и провести.

При проведении заказа программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 автоматически заполнила нам поле «Оплата» на основании данных из нашего соглашения. Перейдя по соответствующей ссылке, можно убедиться, что у нас указана информация по авансу, предоплате и кредиту. При необходимости данную информацию можно отредактировать, она не контролируется системой на соответствие данному соглашению.

Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется формирование заказов поставщикам.

Если специфика работы вашей организации предусматривает прием заказов на товар от покупателей, тогда можно воспользоваться удобным функционалом программы 1С Розница, чтобы контролировать формирование заказов, резервирование товаров на складе, реализацию их через РМК, либо курьером, который может сдавать деньги в отдельную кассу, отмену заказа, учет остатков товара на складе и т.д. Итак, сегодня мы с вами пошагово оформим заказ от покупателя в программе 1С Розница 2.2.

Для начала, заходим в раздел Администрирование и открываем Продажи.

Далее мы в разделе Заказы покупателей, отмечаем следующие пункты.

  • Заказы покупателей;
  • Резервирование по заказам покупателей;
  • Использовать причины отмены заказов покупателей;
  • И, открываем справочник Причины отмены заказов покупателей.

Где мы нажимаем Создать, чтобы добавить возможные причины для отмены заказа.

Вводим причину для отмены, например Отказ и нажимаем Записать и закрыть.

После небольшой настройки, приступим к непосредственному созданию заказа.

Для этого, заходим в раздел Продажи и открываем Заказы покупателей.

Нажимаем Создать.

И заполняем новый документ Заказа покупателя, следующим образом.

  • Укажем Контрагента (можно создать новое физ. лицо);
  • Оставляем статус заказа: Согласован;
  • Выбираем Магазин и Склад сборки;
  • Дисконтная карта и продавец (необязательно);
  • Желаемая дата продажи (необязательно);
  • Добавляем товар и сразу отметим Резерв, чтобы его зарезервировать;
  • На вкладке Дополнительно, можно настроить учет НДС и работу курьера;
  • Немного ниже, можно настроить вид Цены, учет Скидки и Резерв товаров;
  • После внимательного заполнения, перепроверяем всё и проводим документ.

После проведения документа, можно распечатать заказ покупателя и счет на оплату.

Итак, новый заказ от покупателя готов и находится в состоянии Ожидается продажа.

Чтобы продавец мог найти заказ и пробить его через РМК, нужно добавить ему доп. кнопку в нижнюю панель. Для этого, открываем Настройку РМК и в разделе Кнопки нижней панели, жмем Добавить, чтобы найти и добавить кнопку Продажа по заказу.

Затем, откроем непосредственно РМК, проверяем наличие новой кнопки и жмем ее.

Находим и выбираем предварительно сформированный заказ.

Далее мы проводим стандартную оплату и, собственно, отдаем заказ покупателю.

Затем, возвращаемся к документу заказа и видим, что его статус Готов к закрытию.

Открываем его, выбираем статус Закрыт и нажимаем Провести и закрыть.

В целом все, заказ был успешно создан, проведен через РМК и по окончанию закрыт.

Но что делать, если у покупателя что-то изменилось и нужно отменить заказ? Сделать это можно, следующим образом. Заходим в раздел Продажи и откроем пункт Работа с заказами покупателя.

Выбираем нужный заказ и в колонке О (отмена) нажимаем на зеленый кружок.

Выбираем созданную ранее причину для отмены заказа.

И всё, заказ сброшен. Присваиваем статус Закрыт и нажимаем Провести и закрыть.

Вернувшись в окно Работы с заказами покупателя можно увидеть, что второй заказ у нас прошел стадию Согласования, Отмены и Закрытия.

На этом пожалуй все. Увидимся на следующих страницах блога. А пока.. пока.

В этом уроке показана работа с заказами клиента при оформлении оптовой продажи юридическому лицу.

Документ заказ клиента в системе предназначен для фиксации намерения покупателя (юридическое лицо) приобрести у нас какой-либо товар, работу или услугу. В разрезе этих документов можно вести взаиморасчеты с клиентами, а также собирать различные дополнительные затраты.

Для начала напомню где включается функционал заказов клиента в программе:

Помимо включения использования собственно самих заказов, нужно выбрать тип использования заказов (просто как счет, как возможность резервирования товаров на складе, или дополнительно как возможность создания заказов поставщику на основе заказов клиента). Также включен контроль отгрузки при закрытии заказов (т.е. нельзя будет закрыть заказ, если по нему на завершена отгрузка) и контроль оплаты (нельзя будет закрыть заказ, если он не оплачен полностью):

Создание заказа клиента

Теперь создадим заказ клиента, для этого откроем список заказов:

В списке документов создаем новый заказ:

Форма документа очень похожа на форму документа реализации товаров:

На первой закладке указываем организацию, клиента, подтягивается контрагент, соглашение и договор:

Подбор товаров в документ

На второй закладке подбираем товары:

В форме подбора видим, что цены на номенклатуру у нас есть (используется вид цен, выбранный в соглашении), однако совсем нет складского остатка:

Потому что не выбран склад:

Исправляюсь, теперь появился складской остаток:

Подбираем нужную номенклатуру, при двойном клике на строке списка товаров появляется такое окно:

В нем нужно выбрать количество товара для продажи и действие по данному товару, на выбор несколько вариантов. Нас интересует только вариант Отгрузить (только по этому варианту можно оформить продажу данного товара). Детально о данных настройках и об обеспечении потребностей в программе будет говорить позднее в отдельном уроке.

После подбора нужных товаров переносим их в документ:

Табличная часть товаров в заказе полностью заполнилась:

В нижней части формы видим дату отгрузки товаров (именно эта дата будет считаться датой отгрузки при формировании графика оплаты по договору). При необходимости (если разные товары по заказу будут отгружаться в разные даты) можем снять эту галку и тогда нужно будет заполнить дату отгрузки во всех строках табличной части Товары.

На закладке Дополнительно указывается валюта заказа, вариант налогообложения, номер и дата входящих данных (по данным клиента). Обязательно нужно заполнить Подразделение (оно по умолчанию подтягивается из подразделения, к которому относится пользователь, оформивший заказ), иначе не проведется потом документ реализации:

Для того, чтобы можно было оформить реализацию, нужно установить статус К выполнению. После этого проводим документ. Заполнился график оплаты заказы:

По умолчанию график берется из соглашения. Если в соглашении он не заполнен, то график устанавливается как стопроцентная постоплата в день отгрузки:

На основании заказа можно ввести следующие документы:

Для того, чтобы оформить продажу по заказу, оформим реализацию товаров и услуг:

Документ заполнился автоматически, осталось провести.

По заказу можно формировать следующие печатные формы:

И различные отчеты:

Посмотрим, например, отчет по состоянию выполнения:

В нем мы видим, что заказ отгружен полностью, но не оплачен.

В списке заказов появляется строка документа, в текущем состоянии указано «Готов к закрытию»:

Те заказы, по которым состоялась отгрузка и принята оплата от покупателя, рекомендуется закрывать. Несмотря на то, что оплату мы не получили и установили в настройках системы контроль оплат при закрытии заказов, попробуем все-таки заказ закрыть:

Повляется такое окно:

Видим, что заказ успешно закрылся:

Не нужно думать, что это системная ошибка. Просто дело в том, что контроль отгрузок и оплат при закрытии заказов работает только в том случае, если взаиморасчеты с покупателем ведутся в разрезе заказов (а у нас в данном случае по договорам). Ровно по этой же причине в списке заказов не отобразился процент отгрузки по заказу и процент долга.

Про взаиморасчеты поговорим подробно в отдельном уроке.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *