Запись недействительна трудовая книжка

Содержание

Назначение трудовой книжки

В трудовых отношениях между работодателем и физическим лицом особое значение приобретает стаж. Данный показатель используется при назначении пенсии, выплате пособий, оплате больничных и предоставлении ежегодного отпуска.

Статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации прямо определено, что основным документом, служащим для расчета и подтверждения стажа гражданина, является его трудовая книжка.

Указанный выше формуляр ведется исключительно предприятием или индивидуальным предпринимателем, являющимся местом исполнения должностных обязанностей физическим лицом. Вся информация в такой документ вносится работодателем. Граждане лишены возможности совершать записи в трудовой книжке (за исключением отдельных случаев заверения подписью).

При ведении указанного документа предприятия обязаны строго руководствоваться Правилами, которые утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225. Несоблюдение данного положения является основанием считать запись в трудовой книжке недействительной.

Ведение трудовой книжки

Учитывая особое значение трудовой книжки и важность последней для каждого работника, законодатель предусмотрел жесткие требования по ее оформлению и ведению. Бланк формуляра и вкладыша в него утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

В соответствии с пунктом 4 Правил в трудовую книжку вносятся сведения, связанные с приемом, переводом или увольнением физического лица. Запрещается отражать информацию, не касающуюся исполнения гражданином должностных обязанностей. Такие записи в трудовой книжке недействительны.

Если гражданин оформляется на работу впервые, то соответствующий формуляр заполняется первым работодателем. Он же вносит сведения о физическом лице. Важно помнить, что не допускается наличие ошибок в трудовой книжке в части информации о гражданине.

При указании сведений о трудовом пути физического лица работодателю необходимо избегать сокращений. Каждой записи следует присваивать номер в хронологическом порядке.

Если же сотрудники организации или предпринимателя допустили какие-либо ошибки в записи в трудовой книжке (в т.ч. в 2016 году), то запись недействительна. Однако такие последствия не возникают автоматически. Для этого работодателю необходимо воспользоваться порядком, предусмотренным актами нормотворчества Российской Федерации.

Указанный выше порядок действий предусмотрен Правилами, утвержденными Постановлением Правительства России от 16.04.2003 N 225, а также Инструкцией, которая утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Признание записи в трудовой книжке недействительной и образец 2016 года

Пунктом 27 Правил определено, что все неточные или неверные сведения должны быть отредактированы и приведены в актуальное состояние. Для этого организация или предприниматель, допустившие ошибку, должны ее исправить. Текущий работодатель также может скорректировать запись. Указанное правомочие возникает при наличии официального документа, исходящего от лица, которое ошиблось.

В силу пункта 30 Правил исправление ошибок осуществляется путем проставления отметки «считать запись в трудовой книжке недействительной». Образец такой формулировки нормативными предписаниями Российской Федерации не утвержден. Не допускается внесение корректировок путем зачеркивания неточной информации. Аналогичный запрет отражен и в пункте 1.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

После признания соответствующей информации недействительной работодателю, корректирующему сведения, необходимо указать правильные данные. Они должны полностью совпадать с официальными документами. Ссылаться на свидетельские показания в этом случае нельзя.

В пункте 1.2 Инструкции содержится пример, который можно использовать как образец признания записи в трудовой книжке недействительной.

Отметку о признании ошибочных данных недействительными надо делать ниже последней записи в трудовой книжке и сразу под ней указывать верные данные. Нумерация сведений продолжается в хронологическом порядке.

Аналогичным способом в трудовую книжку вносятся исправления во все ошибочные сведения.

Для корректировки неточностей в вышеназванном формуляре можно воспользоваться прилагаемым образцом записи в трудовой книжке о недействительности записи.

В заключение необходимо отметить, что работодателю следует четко разграничивать понятия ошибочно внесенных данных от сведений, не являющихся достоверными.

Надо помнить, что из отечественных нормативных актов следует обязанность предприятия или ИП внести сведения в трудовую книжку только после начала работы гражданина. Запись о приеме лица, фактически не трудящегося в организации, является фиктивной.

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных Постановлением Правительства России от 16.04.2003 N 225, работодатель и его уполномоченные должностные лица отвечают за правильность ведения указанных формуляров.

Положениями статьи 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность за фиктивную запись в трудовой книжке в виде штрафа, который может достигать 50000 рублей.

В каких случаях запись в трудовой считают недействительной

Трудовая книжка является ключевым документом, где фиксируют этапы трудовой деятельности работника. Заполнению такого документа уделяют особое внимание. Порядок внесения всех сведений в книжку, вопросы исправлений недействительных сведений регламентируют нормативно-правовые документы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации;
  • постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению книжек»;
  • постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

С учетом постановления № 225, трудовая содержит три основных раздела: титульный лист, основной раздел, который отведен для указания сведений о работе, а также раздел, предназначенный для внесения информации о награждениях сотрудника. Как в трудовой книжке сделать «запись недействительна» зависит от того, в каких разделах допущена ошибка.

Запись недействительна в трудовой книжке: основные случаи

Рассмотрим основные причины, когда приходится запись считать недействительной в трудовой книжке. На практике наиболее распространенными ошибками, допущенными кадровиками при внесении соответствующих сведений в трудовую, являются такие неточности, как:

  1. Указание неверных дат наступления тех или иных событий, например, даты приема или увольнения с работы, перевода на другую должность — такие сведения фиксируют во второй графе.
  2. В графу третью нередко вносят неправильное наименование должности сотрудника, неверно формулируют причину его увольнения с работы.
  3. В графу четвертую включают неверную информацию о документе, на основании которого была произведена та или иная кадровая операция.

Признать запись недействительной в трудовой книжке: образец

Скачать образец документа

Как признать внесенную запись в книжку недействительной: образец

Если вы обнаружили неправильную запись в книжке, неточные, неправильные, ошибочные записи, ситуацию необходимо максимально быстро исправить. Общий порядок действий в пункте 27 Правил ведения и хранения трудовых, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Признание записи в трудовой книжке недействительной должен производить тот работодатель, в организации которого были внесены ошибочные сведения. Если сотрудник на момент обнаружения ошибки работает у другого работодателя, последний вправе провести исправления на основании подтверждающего документа, выданного работнику прежним руководителем. Если в бывшей организации отказываются предоставить такие сведения или компании уже не существует, подтверждающими документами могут служить архивные сведения или постановление суда.

Внимание! Необходимо учитывать, что на страницах документа запрещено делать какие-либо исправления. Установлен полный запрет на зачеркивания, покрытие неверных записей корректором, нанесение правильных записей поверх ошибочных и так далее.

Для внесения верной информации нужно воспользоваться принятым образцом отмены записи в трудовой в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению книжек. Если запись в трудовой книжке недействительна (образец) на титульном листе, указанные правила не используют. В такой ситуации действует особый порядок по внесению исправлений.

Признание записи недействительной в трудовой книжке проводит уполномоченный сотрудник, назначенный приказом. Чаще всего им является специалист отдела кадров.

Необходимо учитывать, что далеко не все ситуации, как написать в трудовой книжке «запись недействительна», описаны в действующих нормативно-правовых документах. Кадровики могут руководствоваться уже сложившейся кадровой практикой или воспользоваться алгоритмами, аналогичными тем, которые зафиксированы непосредственно в законодательстве. У кадровиков всегда остается возможность принять решение по своему собственному усмотрению. В этом случае нужно строго следить за тем, чтобы такие решения не противоречило положениям актуальной нормативно-правовой базы.

Как оформить запись в трудовой книжке недействительной на титульном листе

Заполнять титульный лист трудовой требуется особенно внимательно. Это нужно учитывать кадровику. На сегодняшний день вопрос исправлений недостаточно полно урегулирован действующим законодательством. В разделе 2 Инструкции предусмотрена возможность изменить сведения на титульном листе, если они изначально внесены верно, после чего в соответствующих сведениях произошли какие-то обновления. Например, сотрудница вышла замуж, на основании этого сменила фамилию, либо же документ выдали работнику с неоконченным высшим образованием, а затем он закончил высшее учебное заведение.

Инструкция предписывает кадровику аккуратно зачеркнуть на титульном листе трудовой устаревшую запись одной чертой, над ней вписать актуальные сведения. Если информацию нужно не заменить, а, к примеру, дополнить, зачеркивать прежние записи нет необходимости. В свободные поля достаточно внести актуальные сведения. На внутренней стороне титульного листа указывают реквизиты документов, на основании которых внесены изменения, дополнения, исправления.

Если ошибка допущена при первичной выдаче книжки, бланк необходимо списать в качестве испорченного и завести новый. Некоторые кадровики практикуют зачеркивание неверной информации на титульном листе, а затем вносят новые сведения с заверением соответствующих исправлений на внутренней обложке. Но в действующих правилах по оформлению трудовых не содержится специальных указаний, что такие способы внесения исправлений считаются правомерными.

Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет о профессиональных хитростях

Можно ли изменить фамилию на титульном листе с помощью штампа

Записи в трудовую можно вносить световодостойкими чернилами следующих цветов: черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции под №69). В отдельных ситуациях законом предписано использовать штамп. Например, его применяют, когда сотруднику выдают вкладыш в книжку (п. 39 Правил №225).

Таблица. Различие печатей и штампов, которые используют в работе с документами

Смотреть таблицу полностью

Организации вправе применять штамп, чтобы вносить записи в книжку. Его необходимо заправить чернилами. Готовый штамп может содержать следующий текст: «Прежняя фамилия изменена на (новая фамилия) на основании свидетельства о браке (включить графу для реквизитов)». Это допустимо, только в том случае, если для внесения старой и новой фамилий, а также серии, номера, даты свидетельства о браке предусмотрены пустые места. Штамп проставляют на внутренней стороне обложки. После чего заверяют подписью кадровика.

Как внести верные сведения взамен неправильных в основной раздел

Порядок исправлений неверно внесенных записей в разделы, посвященные сведениям о работе, награждениях сотрудника, урегулирован пунктом 1.2 Инструкции по заполнению книжек.

Алгоритм действий кадровика:

  1. Определите порядковый номер неверно внесенной записи в соответствии с нумерацией в графе 1.
  2. После последней записи, произведенной в трудовой, проставьте в графе следующий номер по порядку.
  3. В графу 2 внесите дату новой записи.
  4. В графе 3 укажите фразу «Запись за номером ___ недействительна в трудовой книжке».
  5. В графу, в которой допущена ошибка, внесите верные сведения, например, включите верную формулировку должности сотрудника или реквизиты приказа.
  6. В оставшихся графах продублируйте те сведения, которые были внесены без ошибок.

Как признать недействительной запись в трудовой книжке в других разделах

Порядок исправлений неверно внесенной информации в трудовую книжку применяют и при заполнении других разделов трудовой, дубликата и вкладыша, включая разделы, предназначенные для заполнения сведений о награждениях. Необходимо учитывать, что после внесения сведений о том, что определенную запись в книжке считать недействительной, остальные записи необходимо нумеровать по порядку, который следует после внесения записи об ошибке.

Вывод

При наличии в книжке неверных, неточных, неправильных, ошибочных записей ситуацию нужно максимально быстро исправить. Необходимо учитывать, что на страницах документа запрещено делать какие-либо исправления. Установлен полный запрет на зачеркивания, покрытие неверных записей корректором, нанесение правильных записей поверх ошибочных и так далее.

Заполняя трудовую книжку, специалист кадровой службы может допустить неточности или ошибки. В п.30 Правил ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила) прописано, что не допускается зачеркивание ошибочных записей в разделах трудовой книжки о работе и о награждении. Исправление в этих разделах возможно осуществить только таким способом, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи. Затем необходимо внести правильную запись.

Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?

В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция) определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «}Запись недействительна»}.

После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:

№1 —} последующего порядкового номера,

№2 —} даты внесения записи,

№3 —} следующего содержания: «}Запись за номером таким-то недействительна»} и строчкой ниже делается правильная запись,

№ 4 —} правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.

Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.

Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке

Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:

Закрытое акционерное общество
«}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
экономиста 10.02.2014 № 4-к
9 10 02 2014 Запись за номером 8 недействительна Приказ от
Принят в маркетинговый отдел на должность 10.02.2014 № 4-к
инженера

Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу

1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:

Закрытое акционерное общество
«}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 12.02.2014 № 6-к
9 12 02 2014 Запись за номером 8 недействительна Приказ от
Принят в маркетинговый отдел на должность 12.02.2014 № 6-к
инженера

2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:

Закрытое акционерное общество
«}Алвиго-Транс «} (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
8 10 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 10.02.2014 № 4-к
9 12 02 2014 Запись за номером 8 недействительна
12 02 2014 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 12.02.2014 № 6-к

Пример 3. Изменение формулировки увольнения

Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:

Закрытое акционерное общество
«}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
8 11 02 2013 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 11.02.2013 № 6-к
9 05 02 2014 Уволен по собственному желанию, пункт 3 Приказ от
статьи 77 Трудового кодекса Российской 05.02.2014 № 8-к
Федерации
Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
Печать
Закрытое акционерное общество
«}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
10 05 02 2014 Запись за номером 9 недействительна, Приказ от
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 05.02.2014 № 8-к
статьи 77 Трудового кодекса Российской
Федерации
Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
Печать

Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения

Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:

Закрытое акционерное общество
«}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
8 11 02 2013 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
экономиста 11.02.2013 № 6-к
9 05 02 2014 Уволен по собственному желанию, пункт 3 Приказ от
статьи 77 Трудового кодекса Российской 05.02.2014 № 8-к
Федерации
Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
Печать
Закрытое акционерное общество
«}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»})
10 06 02 2014 Запись за номером 8 недействительна,
11 02 2013 Принят в маркетинговый отдел на должность Приказ от
инженера 11.02.2013 № 6-к
Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина
Печать

Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.

Кто может внести

Работник не наделен полномочиями по самостоятельному внесению записей (далее также – отметок, надписей), их исправлению или дополнению.

Внесение, изменение или дополнение осуществляются работодателем по основному месту трудовой деятельности.

В этих целях руководитель организации посредством вынесения приказа назначает ответственное лицо (как правило, это специалист отдела кадров).

После определения лица, управомоченного вносить соответствующие корректировки, гражданину нужно определить конкретного работодателя, имеющего право признать отметку недействительной.

Все необходимые сведения приведены в п. 26 – п. 28 Постановления:

Что нужно изменить/исправить/признать недействительным

Куда нужно обращаться работнику

ФИО, дату рождения, добавить или изменить образование, профессию, специальность К работодателю по текущему месту трудовой деятельности, предъявив ему соответствующий основательный документ – паспорт, свидетельство о рождении, о заключении или расторжении брачных отношений и др.
Неправильную отметку, содержащуюся в разделе “Сведения о работе” или “Сведения о награждении” По желанию труженика – либо к нанимателю, который внес эту неправильную запись, либо к нанимателю по текущему (последнему) месту работы. В последнем случае нужно предоставить официальный документ от работодателя, допустившего ошибку
Неправильную отметку в случае, если работодатель, внесший ее, был реорганизован К правопреемнику реорганизованной фирмы
Неправильную запись в случае, если работодатель, внесший ее, был ликвидирован К работодателю по текущему (последнему) месту трудовой деятельности, предъявив ему официальный документ, подтверждающий ликвидацию

В каких случаях запись признают недействительной

Форма ТК включает в себя:

  • титульный лист;
  • раздел “Сведения о работе”;
  • раздел “Сведения о награждении”.

При первичном поступлении на работу наниматель выдает труженику ТК в течение 1 недели, с уже занесенными сведениями на титульном листе (п. 8 Постановления), а в течение 1 недели после вынесения приказа по форме Т-1 – заносит отметку о поступлении на рабочее место в раздел “Сведения о работе”.

По мере заполнения все большего количества граф, увеличивается вероятность, что кадровиками будут допущены какие-либо ошибки или неточности. Оставлять все без изменений нельзя – необходимо дополнить или исправить недействительные данные в порядке, утвержденным Инструкцией. Инструкция гласит о возможности признания недействительными только надписей, которые содержатся в разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждении”.

На титульном листе записи не аннулируются – вместо этого, производятся исправления. Исправления вносятся, к примеру, если гражданин заключил брак и изменил свою фамилию.

В таком случае, исправления вносятся в следующем порядке:

  • одной чертой зачеркивается старая фамилия;
  • рядом с зачеркнутой фамилией пишется новая;
  • внутри обложки ТК делается ссылка на документ, на основании которого вносятся изменения (например, свидетельство о заключении брака), после чего ссылка на документ заверяется подписью кадровика и печатью организации (аб. 2 п. 2.3. Инструкции).

Если же, к примеру, гражданин получил еще одно образование или профессию, то производится дополнение ранее осуществленной записи, то есть просто рядом в соответствующем поле после запятой пишется новое образование или профессия (п. 2.4. Инструкции).

В остальных разделах, кроме титульного листа, какие-либо исправления запрещены (п. 1.2. Инструкции), поэтому процедура проводится несколько по-другому (подробности см. ниже).

Как сделать запись недействительна и ееобразец

На основании п. 30 Постановления, отметки во всех разделах, кроме титульника, изменяются следующим образом:

  • старая отметка признается недействительной;
  • вносится правильная.

На увольнение

Все надписи об увольнении должны производится согласно п. 5.1. – п. 5.6. Инструкции в следующем порядке:

Графа

Что сюда нужно вносить

1 Порядковый номер записи (например, если последняя имеющаяся в ТК запись – 8, то следующая будет 9)
2 Дата увольнения (расторжения трудовых отношений) согласно приказу по форме Т-8
3 Запись в точном соответствии с формулировками Кодекса о причине увольнения, со ссылкой на соответствующие пункт, часть и статью Кодекса
4 Документ, на основании которого произведено увольнение (то есть слово “Приказ”, дата его вынесения и номер)

Изменить ранее занесенную надпись понадобится в следующих случаях:

  • если увольнение было признано незаконным судом или трудовой комиссией, и работник был восстановлен по прежнему месту работы;
  • если работодатель допустил ошибку при указании формулировки (например, указал не ту статью или пункт) и в других случаях.

Чтобы аннулировать отметку, необходимо руководствоваться положениями п. 1.2. Инструкции, то есть:

  • найти последнюю надпись в ТК;
  • начать внесение “исправляющей” записи в строчку ниже в следующем порядке:

Графа

Что вносить сюда

1 Порядковый номер “исправляющей” записи. Например, если последняя надпись в ТК – 15, то “исправляющая” будет 16
2 Дата фактического внесения “исправляющей” надписи
3 Обязательным является написание формулировки этого содержания: “Запись за номером N недействительна, ТЕКСТ”, где N – номер “исправляемой” надписи, ТЕКСТ – правильная запись
4 Реквизиты старого приказа об увольнении, на основании которого была внесена “исправляемая” запись

Образец недействительной записи в трудовой книжке в 2019 году об увольнении:

Прием на работу

Отметка о поступлении труженика к новому работодателю осуществляется в соответствии с п. 3.1. – п. 3.4. Инструкции, а именно:

Графа

Что сюда заносить

1 Номер записи по порядку
2 Дата поступления на работу согласно приказу по форме Т-1
3 Отметка о принятии, содержащая указание на должность, конкретную специальность, уровень квалификации, а также на структурное отделение (если условие о труде в конкретном отделении включено в трудовой контракт в качестве существенного)
4 Реквизиты приказа по форме Т-1 о назначении (дата, номер)

Исправить отметку о приеме потребуется, к примеру, если не были указаны обязательные данные – например, название структурного подразделения или должность. Либо же эти данные были указаны неверно – к примеру, работник по факту трудится на одной должности, а в ТК указаны сведения о другой.

Порядок аннулирования записи о приеме практически такой же, как и отметки об увольнении:

Графа

Что сюда вносить

1 Порядковый номер “исправляющей” записи
2 Дата внесения изменений
3 Формулировка “Запись за номером N недействительна, ТЕКСТ”, где ТЕКСТ – правильная надпись о приеме, например, “Принят на работу в управление корпоративных финансов на должность ведущего экономиста”
4 Реквизиты старого приказа о назначении

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *