Журнал командировок, образец

Обязательно ли ведение журнала учета командировок

Сами командировки регламентируются приказами руководителя. Поэтому логичным будет вопрос, обязательно ли ведение журнала учета командировок? Нужно ли дублировать информацию из приказов в общем журнале? С недавнего времени вести журнал учета командировок необязательно. Требование к наличию такого журнала было отменено Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 года.

Однако, многие компании сохранили такие журналы добровольно. Такое право по-прежнему есть у всех работодателей, и в некоторых случаях учет командировок может помочь. Для чего может пригодиться журнал учета рабочих поездок? Он может служить косвенным доказательством в разрешении спорных вопросов:

  • В налоговой сфере, если нужно подтвердить расходы на командировки сотрудников
  • При расчетах с сотрудниками, а также между филиалами и главным подразделением компании, если нужно проверить обоснованность затрат
  • В работе с фирмами-партнерами, заказчиками и подрядчиками: для подтверждения затрат на выполнение той или иной работы, проверки присутствия сотрудника в месте, куда он был командирован

Вся эта информация содержится и в других документах. Сроки и место командировок указываются в приказах, подтвердить их могут проездные документы и чеки из гостиниц. Но журнал учета командировок позволяет обобщить эти данные. При необходимости можно будет быстро сделать выборку данных по конкретным сотрудникам, выбранному периоду или по компании-партнеру.

Подробнее о журнале учёта командировок читайте здесь:

  • Все об изменениях в учете командировок
  • Обязательно ли вести журналы учета командированных работников
  • Нужно ли оформлять журнал учета приказов о направлении сотрудников в командировку

Внесение информации в журнал учета командировок

Форма журнала по учету рабочих поездок была установлена приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009. Тогда он предусматривался как обязательный. Сейчас нет необходимости иметь журнал установленного образца. Если предприятие хочет обобщить данные по поездкам, внесение информации в журнал учета командировок можно организовать в свободном порядке. Но, чтобы журнал мог использоваться как документ в спорных случаях, лучше вести его по ранее установленному образцу. Что нужно отмечать в журнале:

  • Фамилию, имя и отчество сотрудника
  • Номер и дату выдачи командировочного удостоверения
  • Место командировки (название организации и населенный пункт, где она находится)
  • Подразделение и должность сотрудника, направленного в командировку
  • Номер и дату приказа о командировке
  • Даты отъезда и возвращения
  • Дату подачи отчета о командировке
  • Дополнительную информацию в графе «Примечание»

Нужно помнить, что сейчас отменены и некоторые документы, данные которых раньше нужно было указывать в журнале учета. Это командировочное удостоверение и отчет о командировке. Если организация отказалась от их оформления, то в соответствующих графах журнала можно ставить прочерки. Так специалисты по кадрам поступали с января по август 2015 года, когда командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты уже были отменены, а журналы учета командировок все еще были обязательными.

Напомним, такие журналы можно вести как для учета командировок своих сотрудников, так и для учета прибывших командированных из других организаций.

Образцы журналов учета командировок

В форме журнала, установленной в Постановлением № 739н, было предусмотрено 11 столбцов для внесения различных данных. Далее представлены образцы журналов учета командировок.

№ п/п

Фамилия, имя и отчество командированного работника

Дата и номер командировочного удостоверения

Место командирования

Наименование организации

Пункт назначения

Андреев Антон Сергеевич

01.03.2016 № 116

ООО «Запчасти для оборудования»

Санкт-Петербург

Бахметьева Алина Антоновна

Центр семинаров для бухгалтеров

Москва

Дополнительная информация

Примечание

Подразделение и должность командированного

Дата и номер приказа

Дата выбытия

Дата прибытия

Отчет сдан

Отдел комплектующих, менеджер по закупкам

№ 101 от 20.02.2016

Бухгалтерия, бухгалтер по зарплате

№ 102 от 25.02.2016

Хранить такие журналы нужно было в течение пяти лет. Сейчас сроки хранения остаются на усмотрение руководства организации в связи с отменой обязательного ведения журналов. Заполнять журналы удобнее сотрудникам отдела кадров, ответственным за оформление рабочих поездок.

Журнал регистрации командировок ­– это документ, в котором фиксируется информация о работниках организации, направляющихся в служебные поездки. Указывается дата отбытия и прибытия, наименование предприятия-принимающей стороны, прописываются основные задачи и т.д. Это не обязательный документ: компании могут использовать его на свое усмотрение.

Правила ведения журнала учета командировок

Для ведения журналов существуют правила, установленные приказом Министерства здравоохранения №739н. Он определяет минимальный срок хранения отчетов в архиве документации предприятия в 5 лет.

Руководитель назначает ответственного за ведение своим приказом. В большинстве случаев это обязательство возлагается на сотрудников кадровой службы.

Особых требований по использованию унифицированных форм не существует. Организации могут использовать как типовой бланк, регламентированный Трудовым кодексом, так и самостоятельно разработанный, утвержденный локальными актами предприятия.

Документ состоит из двух частей: сведения об отбытии и о прибытии. В него вносятся сведения обо всех служебных отправлениях в другие города продолжительностью более одного дня в таком виде:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания и номер командировочного удостоверения;
  • сведения о принимающей стороне.

Дополнительно могут указываться:

  • должность командированного;
  • дата издания и номер приказа о направлении работника в служебную командировку;
  • дата прибытия и отбытия, срок пребывания;
  • краткое описание задания.

Вам может быть интересно: Как оформить приказ на командировку?

В части сведений о прибытии указывается следующая информация:

  • порядковый номер вносимой записи;
  • Ф. И. О. и должность работника, выбывающего в командировку;
  • полное наименование предприятий (отправляющей и принимающей стороны);
  • дата прибытия работника по месту назначения.

ВАЖНО! Если работодатель отменил командировку, эта информация тоже регистрируется в журнале с указанием реквизитов соответствующего приказа.

Образец журнала учета

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *