Журнал путевых листов

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

ВАЖНО! Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Порядок учета

Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

  1. Название документа.
  2. Номер документа в хронологическом порядке.
  3. Срок действия.
  4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
  5. Тип и модель автомобиля.
  6. Государственный регистрационный знак авто.
  7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
  8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
  9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  10. Ф.И.О. водителя.
  11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
  12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
  14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2019 году».

>Пример заполненной путевки

Нужен журнал

В целях контроля за движением путевых листов на предприятии нужно делать записи в соответствующем журнале. В нем, в частности, отражается факт выдачи путевых листов раздела водителям (п. 17 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Обычно организации и предприниматели используют унифицированный бланк – форму № 8, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако если у компании есть такая потребность, то можно разработать собственный бланк. Это законом не запрещено.

К сведению

Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности, а также индивидуальные предприниматели. Эти субъекты должны использовать транспорт для перевозки людей и грузов (багажа) в предпринимательской деятельности и для собственных нужд.

Бывает, что в журнал учета закрадываются ошибки. Допущенную ошибку нужно исправить по общим правилам (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • зачеркнуть одной чертой неправильную запись так, чтобы она оставалась читаемой;
  • сделать отметку «Исправлено» и указать правильную запись;
  • указать дату внесения исправлений;
  • поставить подпись и Ф.И.О сотрудника, ответственного за ведение журнала учета путевых листов

Сколько хранить

Теперь расскажем про хранение путевых листов. Срок, в течение которого компания должна обеспечить их сохранность – 5 лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода. Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Также нужно понимать, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

При этом специального порядка хранения этих документов законодательство не устанавливает.

Путевые листы нужно прошить. Сделать это можно при помощи степлера, ниток или специального оборудования. Главное, чтобы после сшива была возможность без затруднений ознакомиться с документами и в случае необходимости сделать копии. Компания может взять за основу инструкции из приказа Росархива от 23.12.2009 № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 и устроить хранение путевых листов по рекомендованным правилам.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Сколько времени необходимо хранить путевые листы, определено в нормативно-правовых документах. Именно законодательная база является основополагающей в уточнении этого параметра в 2019 году. То есть предприятие не может определить временной отрезок времени на свое усмотрение.

Для чего предназначен путевой лист

Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом, а также помогает учесть, проконтролировать работу автомобиля и водителя. Если транспортное средство состоит на балансе предприятия, сесть за руль может только тот человек, на которого выписан путевой лист. Действия, не учитывающие эту норму закона, являются противозаконными.

Обязательными реквизитами документа являются:

  1. Название и номер официальной бумаги.
  2. Время, в течение которого она действует.
  3. Информация о владельце автомобиля, то есть наименование организации. По какому адресу она находится, контактный номер телефона и ОГРН.
  4. Информация о транспортном средстве, в этом пункт относят и дату, время прохождения предрейсового техосмотра (эти данные являются достоверными, если они подтверждены подписью контролера, осуществлявшего проверку лично). Также фиксируются инициалы и фамилия контролера.
  5. Информация о том, кто управляет авто.

Если транспортное средство принадлежит предприятию, не относящееся к категории организаций, владеющих множеством машин, путевой лист выписывают ежедневно или на срок, который не может превышать установленный законом 1 месяц.

Что касается атвотранспортных организаций, законодатели обязуют их оформлять документ каждый день. Исключением из правил может стать отъезд работника фирмы в командировку.

Как уничтожить путевые листы

Процедура уничтожения путевых листов зависит от решения экспертной комиссии. Она созывается по истечении срока хранения документации. Проведенная экспертиза помогает понять, какие документы необходимо оставить для дальнейшего хранения, а от каких можно избавиться с чистой совестью.

Если предприятие не передает путевые листы в государственные службы и муниципальные учреждения, комиссию создают в организации самостоятельно. Членами комиссии могут стать сотрудники экономического отдела, бухгалтерии и руководствующее звено организации.

По результатам проведенной экспертизы составляют протокол. Если документацию уничтожают, заполняются акты выделения документов для списания. Это решение всегда утверждается руководством организации.

Так, лучше, если списанные документы уже успела проверить налоговая служба. Тогда в будущем их точно не затребуют. Если вдруг такое и произойдет повторно, у вас всегда есть объяснение отсутствия путевых листов – их списали по причине предварительной проверки и истечения срока давности хранения. Конечно, налоговым инспекторам это может не понравиться, но по закону предъявить претензии они вам не смогут.

>Систематизация бухгалтерии

01.10.2018 | Комментариев нет

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевого листа

Всего обязательных реквизитов пять. Первый неизменный атрибут любого документа — его наименование и номер, и путевой лист не исключение из общего правила. В его наименовании должен быть указан тип транспортного средства (легковой автомобиль, трамвай и т.д.). Номер путевого листа указывается в хронологическом порядке согласно принятой владельцем ТС системе нумерации. Вместе с наименованием и номером в заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп компании (предпринимателя), использующей ТС в своей деятельности на соответствующем праве (собственности, аренды и т.д.) (п. 12 Порядка).

Второй реквизит — сведения о сроке действия путевого листа. Подразумевается, что здесь будет указан период, в течение которого путевой лист может быть использован. Это актуальнее всего, когда путевой лист оформляется более чем на один день: максимальный период, на который может быть выписан документ, — один месяц (п. 10 Порядка). Таким образом, путевой лист оформляется на срок от одного дня до одного месяца, на каждое ТС, используемое юридическим лицом (ИП) в предпринимательской деятельности (п. 9 Порядка). Кроме того, Порядком предусмотрена ситуация, когда в течение срока действия путевого листа (не более месяца) транспортное средство используется посменно несколькими водителями. Согласно п. 11 в этом случае на одно транспортное средство выписывается несколько путевых листов (на каждого водителя персональный путевой лист).

Третий реквизит — сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Для организации в их числе названы наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона. Предпринимателю в этом поле вместе с номером телефона следует указывать фамилию, имя, отчество и почтовый адрес.

Четвертый реквизит — сведения о транспортном средстве. Здесь фиксируются:

  • тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай);
  • модель транспортного средства (если грузовой автомобиль используется с прицепом или полуприцепом, то и их модель нужно указать в числе сведений о ТС);
  • государственный регистрационный знак автомобиля (автобуса, троллейбуса), а также прицепа или полуприцепа;
  • показания одометра <3> (в полных километрах пробега) при выезде ТС и его заезде в гараж (депо);
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с места постоянной стоянки и его заезда на эту стоянку.

<3> Прибор для определения пройденного расстояния (Методические рекомендации по проведению независимой технической экспертизы транспортного средства при ОСАГО (N 001МР/СЭ), утв. НИИАТ Минтранса России 12.10.2004, РФЦСЭ при Минюсте России 20.10.2004, ЭКЦ МВД России 18.10.2004, НПСО «ОТЭК» 20.10.2004.

Указанные даты, время и показания одометра проставляют уполномоченные лица предприятия и предпринимателя (или сам предприниматель, если он выполняет обязанности водителя) и заверяют их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий (п. п. 13, 14 Порядка). Если на одно ТС выписано несколько путевых листов (на разных водителей), они заполняются особым образом (п. 15 Порядка). Дата, время и показания одометра при выезде ТС проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки. Соответственно, дату, время и показания одометра при заезде ТС следует фиксировать в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

Пятый обязательный реквизит — сведения о водителе. Указываются его фамилия, имя, отчество, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Сведения о медосмотрах проставляются, заверяются штампом и подписью медицинских работников, проводивших их (п. 16 Порядка).

Примечание. Согласно п. 8 Порядка на путевом листе допускается размещать дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности предприятия (предпринимателя). Это означает, что транспортное предприятие (предприниматель) может самостоятельно разработать форму путевого листа с учетом особенностей своей деятельности.

Унифицированную форму никто не отменял

Как видим, перечень обязательных реквизитов путевого листа невелик, а специфические детали отдаются на откуп перевозчику. Но есть ли смысл отказываться от применения традиционной, унифицированной формы путевого листа? Неспециализированным организациям, эксплуатирующим автотранспорт в процессе своей деятельности (торговой, производственной), чиновники уже давно рекомендовали самостоятельно разработать удобный путевой документ в целях организации учета отработанного водителем времени и расхода ГСМ. Однако перенять опыт непрофильных компаний транспортным организациям могут помешать банальные формальности. Мы уже отмечали, что унифицированные формы первичной учетной документации на автомобильном транспорте утверждены действующим и сейчас Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. В нем сказано, что все юридические лица, оказывающие транспортные услуги, ведут первичный учет согласно утвержденным унифицированным формам. Так, при осуществлении пассажирских перевозок путевой лист легкового автомобиля (такси, автобуса) является первичным документом по учету работы ТС и основанием для начисления заработной платы водителю. При грузовых перевозках путевой лист назван основным документом первичного учета, определяющим совместно с ТТН при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Кстати, журнал учета движения путевых листов (форма N 8) также утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 и согласно ему применяется организацией для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию. Теперь непосредственно о бухгалтерии. Напомним прописную истину (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <4>): все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только если форма необходимого документа не предусмотрена в этих альбомах, к учету принимается документ, разработанный самостоятельно, причем по определенным правилам. Таким образом, получается, что организации ограничены Законом о бухгалтерском учете и Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в возможности разработки собственных форм путевой документации, а индивидуальные предприниматели — нет. Ведь действие бухгалтерского Закона на них не распространяется, а Приказы Минтранса, утверждающие путевые листы для предпринимателей, отменены. Однако свобода предпринимателя в части разработки путевых документов может обернуться для него неприятностью. Какой? Сейчас поясним.

<4> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

Что не вошло в состав обязательных реквизитов?

В связи с тем что унифицированные формы путевых листов все еще действуют, мы сочли нелишним обозначить те реквизиты, которые, по мнению Минтранса, имеют второстепенное значение, а информация в которых не обязательна к раскрытию. Например:

  • номер водительского удостоверения;
  • сведения о сопровождающих лицах;
  • задание водителю (наименование и адрес заказчика, время прибытия и убытия);
  • информация о фактическом выполнении задания, маршруте движения, времени прибытия и убытия от заказчика, заверенного его штампом;
  • движение горючего (марка, выдано, сдано, время работы спецоборудования и двигателя);
  • расход горючего (марка, по норме и фактически);
  • отметки о техническом состоянии ТС, проставляемые механиком при выезде и возвращении автомобиля в парк.

Особо хотелось бы остановиться на двух необязательных атрибутах путевых листов: сведениях о движении и расходе ГСМ, информации о техническом состоянии ТС. Начнем с последнего. В журнале N 4 за 2008 г. (с. 27) мы поднимали вопрос проверки пассажирских перевозчиков на предмет соблюдения ими лицензионных требований и обращали внимание читателей на то, что в обязанности организаций и водителей-предпринимателей входит обеспечение ежедневного контроля технического состояния ТС перед выездом на линию и по возвращении к месту стоянки. Должностные лица, ответственные за техническое состояние ТС, обязаны выполнять в путевом листе отметки о технической исправности транспортных средств. На это указано в п. 4.3 Положения об обеспечении безопасности дорожного движения в предприятиях, учреждениях, организациях, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов, которое, кстати, утверждено Приказом Минтранса России от 09.03.1995 N 27. Иначе — штраф. Получается, что один документ Минтранса не согласуется с другим документом того же ведомства, поскольку в Порядке такой обязательный реквизит путевого листа, как отметка механика о техническом состоянии ТС, не назван. Поэтому предпринимателям, осуществляющим деятельность в сфере пассажирских перевозок, необходимо быть предельно внимательными при разработке соответствующих форм и учитывать наличие определенных лицензионных требований, в том числе и к содержанию путевых документов.

Второй утраченный атрибут — движение горючего и его расход. Споры о том, является ли путевой лист документом, подтверждающим расход топлива, ведутся достаточно давно. Справедливости ради отметим, не является, причем для целей как бухгалтерского учета, так и налогообложения. На это указывают несколько признаков. Во-первых, согласно назначению путевых листов, закрепленному в Постановлении Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, они являются «первичкой» по учету работы ТС и начислению заработной платы водителю. Первичная документация по движению материалов (формы М-4 и М-11) утверждена другим статистическим документом (Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а). Это бухгалтерские аргументы. Для списания стоимости ГСМ в расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли в качестве первичного документа может быть принят кассовый чек АЗС (Письмо Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22), а наличие путевого листа вовсе не обязательно (Постановление ФАС ПО от 14.05.2008 N А06-1544/07-13). Получается, что информация о движении ГСМ в путевом листе достаточно бесполезна, однако при самостоятельной разработке форм путевой документации все же следует помнить, что налоговики достаточно тщательно ее проверяют, как и расход ГСМ. Поэтому лучше позаботиться о разработке специальных регистров движения запасов заранее, не дожидаясь требования проверяющих о расшифровке расходов на топливо.

М.О.Денисова

Главный редактор журнала

«Транспортные услуги:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

8.1 БП + УАТ (нумерация путевых листов)

Я
Medved_1 Один из пользователей залез в номер и отредактировал их так, что длина номера стала вместо 11 символов 6.

Отругал. С начала года перенумеровал документы.

Последний номер стал «00000036463», но почему-то при создании нового документа становится номер «00000024429», а после выполнения кода:

уатОбщегоНазначенияТиповые.уатУстановитьНомерДокумента(ЭтотОбъект);

(там вызывается функция ДокументОбъект.УстановитьНовыйНомер(«00»); )
номер перепрыгивает на «00000024430» Форум просмотрел/поискал…
Процедурку-то «ОбновитьНумерациюОбъектов» я вызову, но вот поведение нумератора (нумератор автоматический, собственного нумератора на документ не назначено, тип номера — строка) мне не нравится…

что можно сделать, что бы «привести в чувство» нумератор путевого листа??

Steel_Wheel

На 7.7 помогала смена типа (строка — число — строка), но если в номере хранится серия, то она будет потеряна

Medved_1

(1) Не могу такое сделать. Там документы аж с 2009 года хранятся. Были и префиксы.

Medved_1

Меня именно «перепрыгивание» номера смущает.
Автосчетчик учитывает выданный номер и перепрыгивает на 1-чку.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *