Журнал регистрации приказов, образец

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  • регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
  • приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  • о приеме сотрудника на работу;
  • увольнении сотрудника;
  • переводе сотрудника на другую должность;
  • совмещении сотрудника;
  • совместительстве сотрудника;
  • заработной плате;
  • командировке;
  • отпуске, декрете;
  • награждении;
  • изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  • Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
  • Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
  • Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  • наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  • наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
  • наличие заголовка документа;
  • наличие текста приказа;
  • наличие подписи руководителя работодателя;
  • наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  • титульным листом;
  • разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

  • наименование работодателя;
  • название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  • дата начала заполнения;
  • дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  • Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  • подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  • сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

  • перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
  • дат, номеров утверждения приказов;
  • конкретных разновидностей приказов;
  • Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
  • документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Значение

Деятельность Уложенной комиссии не увенчалась успехом — дворяне не желали уступать собственных прав, купечество пыталось расширить свои привилегии, а просьбы крестьянских депутатов никто не воспринимал всерьёз. Однако, авторство такого значимого документа и его громкие заявления о необходимости справедливого правления, выгодно подчёркивали Екатерину II, как сторонника просвещения и заботливую правительницу.

Противоречия между депутатами, являлись красноречивым доказательством того, что общество Российской Империи не было готово к мирному изменению своего внутреннего строя. Последовавший бунт Емельяна Пугачёва 1773-1775 годов показал, насколько накалены отношения между сословиями.

Именно на основе «Наказа», были разработаны и выпущены такие документы как Устав благочиния 1782 года, Жалованная грамота дворянству и Жалованная грамота городам 1785 года. Последние два документа сама Екатерина II называла вершиной своего законотворчества.

Основные положения:

  • Самодержавие – наилучшая и единственная форма правления для Российской Империи
  • Общество разделено «естественным образом» на тех, кто правит (император + дворяне) и тех, кем правят (все остальные).
  • Закон должен главенствовать в государстве и одинаково применяться ко всем его гражданам. Законов не должно быть много, они должны быть неизменны и просты в понимании.
  • Свобода – это право делать все, что не запрещено законом. Абсолютная власть монарха не отнимает у людей свободу, а лишь направляет их для достижения общего блага.
  • Государь обязан заботиться о своих подданных – повышать их образованность, способствовать развитию медицины, искусств и науки.

Несмотря на кажущуюся возвышенность описанных предложений, по факту большая часть будущих реформ не только не коснулась крестьянства (составляющего около 90% населения Российской Империи), а даже усложнила его положение. Часть преобразований носили популистский характер, служили с целью представления императрицы в максимально благожелательном виде для иностранных монархов и деятелей. Екатерина II с Наказом Уложенной комиссии

Законы же, действовали исключительно в пользу дворян, а большая часть выборных и административных должностей была занята именно благородным сословием.

Основные идеи «Наказа» были не сложившимися в результате исторических событий общественными нормами, а их чрезмерно идеализированной формой.

Именно поэтому «Наказ» оказался достаточно противоречивым документом.

Причины создания «Наказа»

Манифестом от 14 декабря 1766 года Екатерина II объявила созыв депутатов для работы в Уложенной комиссии. Цель состояла в разработке нового свода законов, который был призван заменить Соборное Уложение 1649 года.

Несмотря на громадное количество нормативных правовых актов, созданных за предшествующие годы, ситуация в правовой сфере была сложной. На территории Российской империи действовали противоречащие друг другу указы, уставы и манифесты. Более того — кроме Соборного Уложения, в России не было единого свода законов.

Ещё в эпоху правления Елизаветы Петровны была сделана попытка наладить работу комиссии по составлению нового Уложения. Однако этим начинаниям помешала Семилетняя война.

Екатерина II, осознавая необходимость в законотворческой деятельности, не только объявила о созыве комиссии, но и написала для этой Комиссии свой «Наказ». В нём были изложены современные, прогрессивные принципы политики и правовой системы. Этим «Наказом» императрица направляла деятельность депутатов в нужное русло и, кроме того, декларативно подчёркивала свою приверженность идеям Дидро, Монтескьё, Д`Аламбера и других просветителей.

Источники «Наказа»

  • Значительная часть текста (ок. 350 статей) заимствована из трактатов Шарля Монтескьё «О духе законов» и Чезаре Беккариа «О преступлениях и наказаниях».
  • Остальные статьи являются компиляцией публикаций Дени Дидро и Жана Д`Аламбера из знаменитой «Энциклопедии».

Таким образом, Екатерина Великая всего лишь воспользовалась уже имеющимся материалом, что, однако, не умаляет значимости её произведения.

Аллегория на императрицу Екатерину II с текстом «Наказа», 1778

Текст «Наказа» состоял из 22 глав и 655 статей.

  1. Гл. I—V (ст. 1-38) — Общие принципы устройства государства.
  2. Гл. VI—VII (ст. 39-79) — «О законах вообще» и «О законах подробно»: основы законодательной политики государства.
  3. Гл. VIII—IX (ст. 80-141) — Уголовное право и судопроизводство.
  4. Гл. X (ст.142-250) — Концепция уголовного права с точки зрения Чезаре Беккариа.
  5. Гл. XI—XVIII (ст. 251—438) — Сословная организация общества.
  6. Гл. XIX—XX (ст. 439—521) — Вопросы юридической техники.

В 1768 году текст «Наказа» был дополнен Гл. XXI, содержавшей основы административно-полицейского управления, и Гл. XXII — о регулировании финансовых вопросов.

Монархия — идеальная форма правления

«Наказ» обосновывал политические принципы абсолютистского государства: власть монарха, сословное деление общества. Эти признаки выводились из «естественного» права одних повелевать, а других — подчиняться. Екатерина, обосновывая эти постулаты, делала ссылки на русскую историю.

Монархия признавалась идеальной формой правления. Монарх объявлялся источником неограниченной власти: он консолидирует общество, создаёт и толкует законы.

Подразумевалось наличие и так называемой «власти средней», подчинённой монарху и помогающей ему управлять обществом. Это было некое подобие исполнительной власти, «правительства», которое исполняет свои функции «именем монарха». Роль монарха во взаимоотношении с «властями средними» — надзирать за их деятельностью.

Монарх обязан обладать не только управленческими талантами, но и проявлять «кроткость и снисходительность», стремиться обеспечить в обществе «блаженство каждого и всех». Никаких ограничений, кроме этических, для верховной монаршей власти «Наказ» не предусматривал.

По мнению императрицы, абсолютная власть существует не для того, чтобы отнять у людей свободу, а для того, чтобы направлять их действия на достижение благой цели.

Понятие свободы

Под свободой «Наказ» понимал «спокойствие духа», проистекающее от сознания собственной безопасности. Свобода — право делать то, что разрешено законом.

Общее понятие свободы ассоциировалось с политической, но не личной свободой.

Сословная структура общества

Сословная структура соотносилась с «естественным» делением общества на тех, кто по праву рождения может (и должен) повелевать и тех, кто призван с благодарностью принимать заботу правящего слоя. Помимо дворянства и «нижнего рода людей», то есть крестьян, существовал ещё и «средний род», то есть мещане. Отмена сословного неравенства в обществе, по мнению Екатерины, губительна и совершенно не подходит для русского народа.

Закон — главный инструмент управления

По примеру Фридриха Великого, Екатерина II желала видеть в подвластном ей государстве торжество Закона. Закон рассматривался ею, как главный инструмент государственного управления, который необходимо сообразовывать с «духом народа», иначе говоря, с менталитетом. Закон должен обеспечивать полное и сознательное выполнение.

Екатерина отмечала, что все сословия обязаны одинаково отвечать по уголовным преступлениям.

Финансы и бюджет

В Дополнении к «Наказу» 1768 года была проанализирована система финансового управления, перечислялись основные цели государства в этой сфере. Финансы должны были обеспечить «общую пользу» и «великолепие престола». Для решения этих задач требовалась правильная организация государственного бюджета.

Уголовное право

Касаясь уголовного права, Екатерина отмечала, что гораздо лучше предупредить преступление, нежели наказывать преступника.

В Наказе отмечалось, что нет необходимости наказывать голый умысел, не причинивший реального вреда обществу. Впервые в российском законодательстве была озвучена мысль о гуманистических целях наказания: об исправлении личности преступника. И только потом — о воспрепятствовании ему в дальнейшем причинять вред. Наказание, согласно «Наказу», должно быть неизбежным и соразмерным преступлению.

Значение «Наказа»

«Наказ» Екатерины II стал основой для таких нормативных актов, как Жалованная грамота дворянству 1785 года, Жалованная грамота городам 1785 года, Устав благочиния 1782 года.

Нового Уложения Комиссия так и не создала: сказались и войны, которые вела Россия в 1770-е годы, и Пугачёвский бунт. Сыграла свою негативную роль и несогласованность действий представителей разных сословий: проявление корпоративных, сословных интересов затрудняло совместную кодификационную работу.

Однако «Наказ» был не только наставлением для депутатов. Это был тщательно разработанный философский труд человека, досконально знающего историю и все достижения современной правовой мысли.

В «Наказе» была разработана юридическая техника, ранее не известная российскому праву, выработаны новые представления о системе законодательства:

  1. Законов нужно совсем немного, и они должны оставаться неизменными. Это в значительной степени делает жизнь общества более стабильной.
  2. Законы должны быть просты и чётки в своих формулировках. Все подданные должны понимать язык законодателей для успешного исполнения предписаний.
  3. Существует иерархия нормативных актов. Указы являются подзаконными актами, поэтому могут иметь ограниченный срок действия и быть отменёнными в зависимости от изменившейся обстановки.

Цитаты

В этой статье или разделе имеется избыток цитат либо слишком длинные цитаты. Излишние и чрезмерно большие цитаты следует обобщить и переписать своими словами. Возможно, эти цитаты будут более уместны в Викицитатнике или в Викитеке.
  • Закон Христианский научает нас взаимно делать друг другу добро, сколько возможно.
  • Россия есть Европейская держава.
  • Пространное государство предполагает самодержавную власть в той особе, которая оным правит. Надлежит, чтобы скорость в решении дел, из дальних стран присылаемых, награждала медление, отдаленностию мест причиняемое. Всякое другое правление не только было бы России вредно, но и вконец разорительно.
  • Равенство всех граждан состоит в том, чтобы все подвержены были тем же законам.
  • Любовь к отечеству, стыд и страх поношения суть средства укротительные и могущие воздержать множество преступлений.
  • Человека не должно и не можно никогда позабывать.
  • Всякий человек имеет более попечения о своём собственном, нежели о том, что другому принадлежит; и никакого не прилагает старания о том, в чём опасаться может, что другой у него отымет.

> См. также

  • Грамота на права, вольности и преимущества благородного российского дворянства

Что говорит закон?

На каждом предприятии, как правило, кадровое делопроизводство ведется на основании Инструкции по делопроизводству, которая утверждается локальными актами либо отраслевыми соглашениями.

В частности, разрабатываются формы справок, уведомлений, журналов и иных бланков, форма которых не утверждена на законодательном уровне, но ведение которых является обязательной нормой, оговоренной в федеральном законодательстве.

К подобным документам относится и журнал регистрации приказов по личному составу, ведь порядок его ведения оговорен, а вот форма не утверждена.

Обязательно ли ведение документа?

В соответствии с номами закона, а именно п. 695 Перечня типовых управленческих документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ № 558, журнал регистрации приказов по личному составу является одним из обязательных документов, который следует вести в процессе кадрового делопроизводства.

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558

Также в ФЗ №125 «Об архивном деле» установлен порядок ведения документооборота на предприятиях относящихся к разным формам собственности.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ

То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке.

Зачем требуется?

Кадровое делопроизводство подразумевает не только оформление приказов, справок, уведомлений и формирования личных дел, но и ведение нескольких журналов, которые используются не столько для удобства, сколько для систематизации данных и контроля за их движением.

В частности, именно с этой целью и ведется журнал по личному составу, в котором регистрируются приказы о приеме работников на предприятие, их переводе на другие должности как в постоянном режиме, так и во временном, а также об увольнении.

Также оговоренный журнал нужен для придания распорядительным кадровым документам законности, ведь каждый приказ не только издается в той или иной ситуации в зависимости от обстоятельств, но и получает регистрационный номер.

Это автоматически исключает возможность подделок оговоренных документов либо фальсификации некоторых данных, которые служат основанием не только для выплаты заработной платы, но и впоследствии используются для подтверждения страхового стажа при начислении пенсии.

Когда, кем составляется и запускается в работу?

Учитывая, что кадровой работой занимается, как правило, менеджер по персоналу либо тот же кадровый отдел, оформляется журнал именно работниками данного отдела на основании норм локальных актов, которые собственно форму журнала и утверждают.

Хотя во многих организациях используют и Типовые формы разработанные в общем для предприятий всех форм собственности.

Оговоренный журнал оформляется в соответствии с требованиями, установленными для подобного вида документов, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, учитывая, что журнал приказов по личному составу должен будет храниться на предприятии 75 лет, на основании норм закрепленных в ФЗ №125.

И учитывая, что на основании норм законодательства оговоренный документ заводится обязательно, первый выпуск соответственно оформляется с момента образования организации.

Но в соответствии с теми же нормами ФЗ №125 журнал ведется не до полного окончания, а только в течении календарного года, то есть с наступлением нового года журнал оформляется и ведется заново.

Как правильно заверить копию трудовой книжки? Образец вы найдете в нашей статье.

Нужно ли составлять положение о приеме на работу сотрудников в организации? Читайте .

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

  • учет изданных документов;
  • контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
  • поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

  1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
  2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Правила ведения журнала

Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.

На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.

На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.

Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.

ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.

По окончании формуляр передается в архив.

Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.

Какие сведения отражать

В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:

  • порядковый номер позиции;
  • номер и дата издания приказа;
  • тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
  • основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
  • краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
  • Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
  • подпись об ознакомлении;
  • отметка об исполнении и передаче в архив.

Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.

Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство. Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника. В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия.

Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив.

ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов. Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет.

По истечении срока хранения регистр уничтожают.

Скачать образцы заполнения журнала приказов: по личному составу и по основной деятельности.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *