Введение в описание бизнес-процессов. Часть 1 — Бэкмология

Posted On 07.03.2018

Принципы всегда осуществляются медленно, но люди всегда торопятся. (О. Бальзак)

Золотые правила описания бизнес-процессов

Ковалев Сергей Михайлович
Ковалев Валерий Михайлович

(Журнал "Консультант директора", № 12, Июнь, 2004 г.)

Семь "золотых" правил описания бизнес-процессов

Сама по себе методология описания бизнес-процессов довольно проста, но ее эффективное применение на практике не является простой задачей. Подводные камни, появляющиеся при описании бизнес-процессов компании могут свести эффективность этой работы на нет. Возникновение подводных камней связано с человеческим фактором, так как большинство сотрудников компании не заинтересованы в проведение подобных работ в их организации.

Описание бизнес-процессов дает ответы на вопросы, кто чем занимается в компании и кто за что отвечает. Это делает компанию прозрачной и подконтрольной руководству. Прозрачность в первую очередь выгодна руководителям организации, при этом она заставляет всех сотрудников работать на цели организации в ущерб их личным интересам. Более того описание бизнес-процессов и повышение прозрачности позволяет выявить излишки финансовых и временных ресурсов, которые "припасли" сотрудники" на крайний случай. Поэтому основная часть сотрудников не заинтересована в этой работе и при описании деятельности компании постоянно возникают сопротивления, препятствующие получению реальной информации о том, кто чем в компании занимается и кто за что отвечает.

Что бы уменьшить сопротивления незаинтересованных сторон описанию бизнес-процессов нужно использовать "золотые" правила, которые были выведены из практического опыта проведения подобных работ.

Правило 1. Составляйте, уточняйте, подтверждайте схемы вместе с "владельцами"/"участниками" бизнес-процессов.

К работе по описанию бизнес-процессов нужно активно привлекать специалистов, которые участвуют в этом процессе и отвечают за эффективность их выполнения. Во первых, это ускорит работу и повысит качество результатов, так как кроме самих участников процесса никто другой лучше не знает как бизнес-процесс происходит на самом деле. Во вторых, на основании разработанный описаний в дальнейшем будет проводится оптимизация и проведение изменений бизнес-процессов. Одним из главных правил эффективного проведения изменений является вовлечение на ранних стадиях в эти работы сотрудников участвующих в процессе и чья деятельность будет затронута изменениями.

Правило 2. Используйте визуальные подходы описания бизнес-процессов, способствующие повышению эффективности работы в группе.

При описании бизнес-процессов нужно оперативно фиксировать и визуализировать полученную информацию. Работая в группах, можно использовать флипчарт или доску, на которых в процессе работы рабочей группы будет разрабатываться и фиксироваться описание бизнес-процесса. Большой эффективностью обладает подход, связанный с использование мультимедийного проектора при помощи которого изображение схемы бизнес-процесса разрабатываемого с помощью специализированного программного обеспечения выводится на экран в режиме реального времени.

Правило 3. Используйте язык, понятный "владельцам"/"участникам" бизнес-процесса.

При описании бизнес-процессов нужно использовать тот язык, ту терминологию, которые приняты в организации. В каждой компании есть своя специфика, есть свои устоявшиеся названия бизнес-процессов, функций, документов и отделов. Поэтому рекомендуется использовать устоявшуюся терминологию. Это сделает схемы бизнес-процессов понятными для всех участников процесса, что с экономит много времени при их согласовании, анализе и оптимизации.

Правило 4.

Визуальное моделирование бизнес-процессов

Создавайте схемы деятельности, а не организационных структур.

При описании бизнес-процессов нужно "забыть" про существующую организационную структуру и не использовать ее как средство выделения бизнес-процессов и работ. Бизнес-процессы строятся на основе стратегии, а организационная структура подстраивается под них, но не наоборот.

Именно поэтому организационная структура описывается и накладывается на бизнес-процессы в последний момент. Факт того что, она будет не состыковываться с процессами говорит об ее неоптимальности. Если пренебречь этим правилом и в качестве средства выделения бизнес-процессов и работ использовать действующую оргструктуру, то вероятность того, что разработанные описания бизнес-процессов будут искажены в случае неоптимальной организационной структуры достаточно велика.

Давайте рассмотрим пример одной компании, в которой сотрудники описывали бизнес-процесс "Поставка товара от поставщика". При проведении этих работ встал вопрос, что является границей этого бизнес-процесса. Одна группа специалистов предложила в качестве конечной границы бизнес-процесса "Поставка" рассматривать факт того, что поставленный товар находится в свободной продаже, и сбытовые подразделения могут его продавать. Специалисты отдела закупок, которые в большей степени участвовали в этом бизнес-процессе пытались "натянуть" этот бизнес-процесс под организационные границы ответственности своего отдела и доказывали, что границей процесса "Поставка" является факт того, что товар закуплен и доставлен к воротам склада.

Во втором варианте определения границы бизнес-процесса "Поставка" в качестве средства использовалась действующая организационная структура, что является не правильным, так как на данном этапе ничего не известно о степени ее оптимальности.

Правило 5. Избегайте излишней детализации бизнес-процессов, особенно на схеме "как есть".

Одной из проблем возникающих при описании бизнес-процессов является нарушение оптимального уровня детализации, которое приводит к значительному увеличению объема работ. При этом излишняя детализация не только не дает дополнительного эффекта согласно закону Парето 20 на 80, она приводит к отрицательным последствиям, связанным с информационной перегруженностью участников проекта, снижает качество результатов работ и часто приводит к не успеху всего мероприятия.

В данном случае нужно помнить еще об одном правиле — чем большие изменения планируется провести при оптимизации бизнес-процесса, тем менее детальное описание бизнес-процесса "как есть" должно быть разработано.

Правило 6. Избегайте составления схемы бизнес-процесса ради схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и действиям.

Инструментарий по описанию бизнес-процессов, который был рассмотрен, является всего лишь инструментом для достижения более высоких целей оптимизации и улучшения бизнес-процессов. При проведении данных работ постоянно нужно помнить о настоящих целях, а не зацикливаться на инструментарии и разработке схем.

Довольно часто встречается следующая ситуация. В компании начинают описывать бизнес-процессы, всем эта работа очень нравится, все строят схемы бизнес-процессов и организационной структуры и никому не хочется прекращать это интересное и приятное занятие. В данном случае акцент смещается с решения проблем на разработку схем. Поэтому нужно постоянно помнить, что конечная цель — оптимизация, а описание — это инструмент, который нужно рассматривать как средство достижения цели.

Давайте рассмотрим пример описывания бизнес-процессов в одной компании c целью подготовки предприятия к внедрению интегрированной информационной системы. При описании бизнес-процессов использовалась методология IDEF0. Специалисты, занимающиеся описанием бизнес-процессов долго выясняли между собой отношения решая, возникший спорный вопрос — к чему отнести накладную, пришедшую с товаром от поставщика при описании окружения бизнес-процесса "Приемка товара".

Одни считали, что накладная является входом для бизнес-процесса, другие считали, что управлением. На спор ушло две недели рабочего времени, при этом каждый остался при своем мнении.

Правило 7. Не смешивайте понятия "как есть", " как должно быть", "как будет".

При описании бизнес-процессов нельзя смешивать понятия "как есть", "как должно быть" и "как будет". Согласно технологии оптимизации бизнес-процессов первым шагом является это описание процесса "как есть". Поэтому нужно описывать только те работы, только ту организационную структуру, которая существуют на самом деле, невзирая на их "кривизну". Часто при интервьюировании сотрудники, чья деятельность описывается, начинают фантазировать и рассказывать вещи, сильно отличающиеся от реальной действительности. Когда их спрашиваешь почему они поступают таким образом, они отвечают, потому что именно так должно быть, по их мнению.

В результате этого построенные схемы бизнес-процессов не соответствуют действительности, что искажает информацию и уменьшает возможность проведения эффективной оптимизации бизнес-процессов.

Также на сайте:
Идентификация процессов СМК
Интеграция реинжиниринга и системы менеджмента качества

Подготовлено при поддержке:

О проекте

quality.eup.ru — один из самых старых в рунете ресурсов, посвященных менеджменту качества во всем его разнообразии.

Нам более 7 лет, и все это время ресурс пополняется новыми и новыми материалами, почти ежедневно. Если вы ищете информацию о менеджменте вообще и управлении качеством в частности, скорее всего, вы найдете эту информацию здесь.

Кроме отличной и действительно большой подборки статей, действует живой форум по менеджменту качества.

Добавить в "Избранное"

Рекомендуем

Наш новый проект:
Все о качестве менеджмента
Избранные книги

Реклама на сайте

Как сюда попасть?

Методы описания бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы, создаёт ценность и выдаёт результат. В международном стандарте ISO 9000:2000 принят термин "процесс", однако в настоящее время эти термины можно считать синонимами. Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, позволяющее определить, как компания работает в целом и как организована деятельность на каждом рабочем месте. Под методологией (нотацией) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Для каждого объекта и связей характерны ряд параметров, или атрибутов, отражающих опредёленные характеристики реального объекта (номер объекта, название, описание, длительность выполнения (для функций), стоимость и др.).

Основу многих современных методологий моделирования бизнес-процессов составили методология SADT (Structured Analysis and Design Technique – метод структурного анализа и проектирования), семейство стандартов IDEF (Icam DEFinition, где Icam — это Integrated Computer-Aided Manufacturing) и алгоритмические языки.

Основные типы методологий моделирования и анализа бизнес-процессов:

  • Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling). Наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов – стандарт IDEF0. Модели в нотации IDEF0 предназначены для высокоуровневого описания бизнеса компании в функциональном аспекте.
  • Описание потоков работ (Work Flow Modeling). Стандарт IDEF3 предназначен для описания рабочих процессов и близок к алгоритмическим методам построения блок-схем.
  • Описание потоков данных (Data Flow Modeling). Нотация DFD (Data Flow Diagramming), позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами.
  • Прочие методологии.

IDEF0

Модель состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы — главные компоненты модели, все функции и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса:

Тип интерфейса:

  • Управляющая информация входит в блок сверху.
  • Входная информация входит в блок слева.
  • Результаты выходят из блока справа.
  • Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, входит в блок снизу.

Каждый компонент модели может быть декомпозирован (расшифрован более подробно) на другой диаграмме. Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень детализации модели удовлетворяет ее цель. Общее число уровней в модели не должно превышать 5-6.

Построение диаграмм начинается с представления всей системы в виде одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы.

На таких диаграммах не указаны явно ни последовательность, ни время. Метод обладает рядом недостатков: сложность восприятия (большое количество дуг на диаграммах и большое количество уровней декомпозиции), трудность увязки нескольких процессов.

IDEF3

Этот метод предназначен для моделирования последовательности выполнения действий и взаимозависимости между ними в рамках процессов. Модели IDEF3 могут использоваться для детализации функциональных блоков IDEF0, не имеющих диаграмм декомпозиции.

Диаграммы IDEF3 отображают действие в виде прямоугольника. Действия именуются с использованием глаголов или отглагольных существительных, каждому из действий присваивается уникальный идентификационный номер (номер действия обычно предваряется номером его родителя, например, 1.1.). Все связи в IDEF3 являются однонаправленными и организуются слева направо.

Типы связей IDEF3:

  • Временное предшествование (Temporal precedence), простая стрелка. Исходное действие должно завершиться, прежде чем конечное действие сможет начаться.
  • Объектный поток (Object flow), стрелка с двойным наконечником. Выход исходного действия является входом конечного действия. Исходное действие должно завершиться, прежде чем конечное действие сможет начаться. Наименования потоковых связей должны чётко идентифицировать объект, который передается с их помощью.
  • Нечеткое отношение (Relationship), пунктирная стрелка.

Завершение одного действия может инициировать начало выполнения сразу нескольких других действий, или наоборот, определенное действие может требовать завершения нескольких других действий до начала своего выполнения (ветвление процесса).

Ветвление процесса отражается с помощью специальных блоков:

  • "И", блок со знаком &.
  • "Исключающее ИЛИ" ("одно из"), блок со знаком Х.

    Что такое бизнес-процессы предприятия

  • "ИЛИ", блок со знаком О.

Если действия "И", "ИЛИ" должны выполняться синхронно, это обозначается двумя двойными вертикальными линиями внутри блока, асинхронно — одной.

Метод IDEF3 позволяет декомпозировать действие несколько раз, что обеспечивает документирование альтернативных потоков процесса в одной модели.

DFD

Цель такого представления — продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные. Может отражать не только информационные, но и материальные потоки.

Также, как и в других моделях, поддерживается декомпозиция.

Основными компонентами диаграмм потоков данных являются:

  • Внешние сущности (материальный объект или физическое лицо, являющиеся источником или приёмником информации, например, заказчики, персонал, поставщики, клиенты, склад).
  • Системы и подсистемы (например, подсистема по работе с физическими лицами).
  • Процессы (преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом; физически это может быть, например, подразделение организации (отдел), выполняющее обработку входных документов и выпуск отчетов, программа, аппаратно реализованное логическое устройство и т.д.).
  • Накопители данных (абстрактные устройства для хранения информации).
  • Потоки данных (на диаграмме — стрелки).

Необходимо размещать на каждой диаграмме от 3 (меньше нет смысла) до 7 (больше — не воспринимаемо) процессов, не загромождая диаграммы несущественными на данном уровне деталями. Первым шагом при построении иерархии DFD является построение контекстных диаграмм. Обычно при проектировании относительно простых систем строится единственная контекстная диаграмма со звездообразной топологией, в центре которой находится так называемый главный процесс, соединенный с приемниками и источниками информации. Для сложных систем (десять и более внешних сущностей, распределенная природа и многофункциональность системы) строится иерархия контекстных диаграмм. При этом контекстная диаграмма верхнего уровня содержит не единственный главный процесс, а набор подсистем, соединенных потоками данных.

Каждый процесс на DFD может быть детализирован при помощи DFD или (если процесс элементарный) спецификации. Спецификации представляют собой описания алгоритмов задач, выполняемых процессами. Языки спецификаций могут варьироваться от структурированного естественного языка или псевдокода до визуальных языков моделирования.

При моделировании бизнес-процессов диаграммы потоков данных (DFD) используются для построения моделей "AS-IS" и "AS-TO-BE", отражая, таким образом, существующую и предлагаемую структуру бизнес-процессов организации.

ARIS

В настоящее время наблюдается тенденция интеграции разнообразных методов моделирования, проявляющаяся в форме создания интегрированных средств моделирования. Одним из таких средств является программный продукт, носящий название ARIS (Architecture of Integrated Information Systems), разработанный германской фирмой IDS Scheer.

ARIS поддерживает четыре типа моделей (и множество видов моделей в каждом типе), отражающих различные аспекты исследуемой системы.

Поддерживаемые типы моделей в ARIS:

  • Организационные модели, представляющие структуру системы — иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений.
  • Функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей.
  • Информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы.
  • Модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов в рамках системы.

Для построения перечисленных типов моделей используются как собственные методы моделирования ARIS, так и различные известные методы и языки моделирования, в частности, UML. Процесс моделирования можно начинать с любого из типов моделей.

Основная бизнес-модель ARIS — eEPC (extended Event-driven Process Chain, расширенная модель цепочки процессов, управляемых событиями). Нотация ARIS eEPC является расширением нотации IDEF3. Бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой поток последовательно выполняемых работ (процедур, функций), расположенных в порядке их выполнения. Реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально не отражается. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например, MS Project.

Модели в ARIS представляют собой диаграммы, элементами которых являются разнообразные объекты — "функции", "события", "структурные подразделения", "документы" и т.д. Между объектами определённых видов могут быть установлены связи определённых видов ("выполняет", "принимает решение", "должен быть проинформирован о результатах" и т.д.). Каждому объекту соответствует определенный набор атрибутов, которые позволяют ввести дополнительную информацию о конкретном объекте.

Основные объекты нотации eEPC:

  • Функция. Служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия. Каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием; в каждую функцию не может входить более одной стрелки, "запускающей" выполнение функции, и выходить более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

  • Событие. Служит для описания реальных событий, воздействующих на выполнение функций.
  • Организационная единица. Например, управление или отдел.
  • Документ. Отражает реальные носители информации, например, бумажные документы.
  • Прикладная система.
  • Кластер информации. Характеризует набор сущностей и связей между ними.
  • Связь между объектами. Тип отношений между объектами, например, активация выполнения функции некоторым событием.
  • Логический оператор. Оператор "И", "ИЛИ" или исключающее "ИЛИ", позволяет описать ветвление процесса.

Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих документов и информации, полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования.

Для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Предусмотрены различные функции по администрированию базы данных, например, управление доступом. База данных представляет из себя иерархическое хранилище моделей.

Работа по созданию модели должна регламентироваться жёсткими и объёмными соглашениями по моделированию (стандартами), ARIS поддерживает механизм методологических фильтров, позволяющих пользователю использовать только определённый набор схем и объектов. Разработка таких соглашений требует значительного времени и высококвалифицированных специалистов. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, очень высока.

Подробная информация

Указанные нижепримеры бизнес-процессов компании используются в ознакомительных целях и не применяются на практике без дополнительной доработки. В качестве учебной модели бизнес-процесса будет представлен процесс «Управление проблемами».

    Прописаны ли бизнес-процессы в вашей компании? Используетели вы приведенные ниже модели? Как данные модели могут помочь вам устарнить проблемы в вашем бизнес-процессе?

    Процесс управления проблемами предприятия имеет цель устранения ошибок, своевременного обнаружения проблем и формирования комплекса мер по их решению. Здесь приведена общая схема работ для получения эффективного результата бизнес-процесса.

     В начале бизнес-процесса поступает информация о зафиксированных ошибках по двум каналам:

  • Система наблюдения.
  • Service desk.

   Процесс выполнения бизнес-процесса:

  1. Информационная «Система принятия решений» собирает данные о зафиксированных ошибках, присваивает категорию, выставляет приоритет и сохранят в базе данных.
  2. Администратор, отвечающий за информационную систему, назначает ответственный персонал за заявку о возникшей проблеме.
  3. Ответственный работник проводит меры по устранению проблемы и фиксирует в заявке конечный результат.

   Окончание бизнес-процесса. Качественным результатом устранения проблемы является зафиксированное исполнение бизнес-процесса.

   На данных примерах бизнес-процессов компании можно уловить связь используемых объектов моделирования, например, связи и общий функционал между ними. Однако есть и отличия, которые связаны с различным использованием в областях применения управления процессами предприятия.

    IDEF

   При помощи графического инструмента gliffy.com можно смоделировать бизнес-процесс в IDEF нотации. В этом случае модель читают слева направо. По моделям в IDEF0 и IDEF3 удобно проводить анализ процессов изменений (трансформации) состояния объектов и субъектов в бизнес-процессах. Однако, нотация IDEF0 практический никак, не отражает реакцию участников на события внешней среды в процессе. Из-за этого не получается оценить риски, связанные с изменениями во внешней среде и  смоделировать варианты отката. 

 

   EPC

    Обычно модель бизнес-процесса устранения проблем моделируют в визуальной EPC-совместимой нотации, в таком случае, чтение модели проходит сверху-вниз. По данной модели составляются не только требования к рабочему бизнес-процессу, но и формируется организационная структура для выполнения нескольких бизнес-процессов в компании. Широкий набор графических элементов является скорее недостатком, что оказывается сложным для понимания, в отличии от других нотацияий.

Примеры бизнес-процессов

Для разработки и чтения процессов в этой нотации необходима предварительная подготовка сотрудников.

      BPMN

    При моделировании бизнес-процесса в BPMN нотации с помощью сервиса bpmn.io, чтение модели происходит слева направо. Такую модель легко имплементировать в уже существующую информационную систему управления потоком работ (workflow tool). Нотация BPMN слишком сложная для восприятия , и даже специалистыс опытом ARIS/IDEF-моделирования вынуждены ее предварительно изучать.

ИС Дракон

 С помощью языка ДРАКОН можно построить целостную модел бизнесс-процессов в компании. Основой ДРАКОН-схемы является простой и понятный чертеж. С помощью ДРАКОН возможно изобразить процесс в ясной и доходчивой форме. Такая форма позволяет сократить умственные усилия, необходимые для восприятия, понимания и принятия решения относительно характеристик процесса по заданным требованиям. Так же облегчается понимание описываемых процессов и обеспечивается их однозначное толкование.

Чем язык ДРАКОН для описания бизнес-процесса лучше, нежели другие схемы?

  • Он понятный – легко воспринимается.
  • Он простой –  реально используется 5 значков, которые позволяют описывать всю  логику.
  • У других нотаций нет средств, которые  хранят код разработки.

    Данные нотации помогают заказчику принимать последовательные действия, позволяющие достичь идеального результата. Но самым простым и эффективным является Дракон, из-за простоты его восприятия, наглядностью действий и способностью получения запланированного результата.

     Остались вопросы? Хотите достичь положительных результтов для вашей компании? Звоните по номеру 290-92-14, напишите нам на strateg@dar-link.ru или свяжитесь с нами по скайпу tubr221

Читайте также:

Схема бизнес-процессов: просто о сложном

Как оптимизировать бизнес-процесс в компании и заставить ее работать по-новому?

Как проанализировать бизнес-процессы?

Моделирование информационных систем. Позадачный и процессный подходы к моделированию информационных систем

В настоящее время существуют два подхода к построению информационных систем: позадачный и процессный. Эти подходы отражают различные взгляды на систему управления предприятием, организацией, корпорацией, офисом. Первый подход, исторически появившейся ранее, базируется на функциональной модели управления предприятием, отражающей выполнение сотрудниками своих должностных обязанностей согласно целям и функциям управления. В структуре таких ИС выделяют функциональную часть, отражающую цели и задачи управления, и обеспечивающую часть, содержащую средства решения задач

В соответствии с данным подходом ИС создается как инструмент, предназначенный для автоматизации функций управления, типовыми среди которых являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, регулирование.

Для реализации одной функции или ее части создаются функциональные подсистемы.

Позадачный подход в управлении обладает рядом недостатков:

— размытость, а иногда и отсутствие ответственности на различных стадиях производства и реализации продукции за конечный результат управления;

— сложность увязки всех функций производства и управления в единую технологию.

В настоящее время постепенно развивается новый подход к управлению – процессный. Этот подход ориентирует на управления не отдельными структурными подразделениями предприятия, выполняющими свои функциональные обязанности, а сквозными бизнес-процессами. Эти процессы связывают воедино деятельность определенных структурных подразделений, предназначенных для производства конкретного конечного продукта или услуги. Процессный подход к управлению изменяет структуру ИС. Функциональная часть не исчезает, но принимает форму бизнес-процессов, которые поддерживаются обеспечивающими подсистемами.

Под бизнес-процессом понимается совокупность действий, выполнение которых позволяет получить конечный результат (товар или услугу). Поэтому важнейший шаг при создании ИС на основе данного подхода – выделение бизнес-процессов, которые делятся на следующие классы: основные, вспомогательные, сопутствующие.

Основные бизнес-процессы – это процессы, которые создают то главное, ради которого и существует предприятие (товар, услуга). В большинстве случаев они отражают выпуск продукции и обслуживание конечных потребителей, материально-техническое снабжение, производство, сбыт готовой продукции, послепродажные услуги и т.д.

Вспомогательные бизнес-процессы, как правило, соответствуют управленческой деятельности: планирование, учет, процессы на складе, маркетинг, финансовая деятельность и т.д.

Сопутствующими бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и вспомогательных процессов.

Введение в бизнес-процессы. Часть 2

Например, процессы обеспечения кадрами, юридическое обеспечение и т.д.

Бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, выполняемых с помощью АРМ. Каждый бизнес-процесс характеризуется определенными во времени началом и концом, интерфейсом с другими процессами, последовательностью выполнения бизнес-операций, а также владельцем бизнес-процесса, т.е. лицом, которое несет ответственность за его выполнение. Их выделение и их увязка позволяют получить единую многоуровневую бизнес-модель предприятия, под которым понимается структурированное графическое описание сети процессов и операций, связанных документами, информационными потоками и организационными предписаниями. Такая информационная сеть отражает деятельность структурных подразделений предприятия.

Моделирование бизнес-процессов состоит в последовательном отражении всех бизнес-операций. Управление бизнес-процессами называется инжинирингом бизнеса. Исследования последних лет показали, что повышение производительности за счет использования информационных технологий достигается очень редко. Главная причина в том, что новые информационные технологии часто являются зеркальным отображением предыдущих методов и процессов. Осознание того привело к появлению нового направления в области управления – реинжиниринга бизнес-процессов, под которым понимается улучшение или совершенствование уже существующего бизнес-процесса за счет использования информационных технологий с параллельным фундаментальным осмыслением радикальной переориентацией деловых процессов для достижений резких улучшений важных показателей (повышение производительности, улучшение качества, снижение себестоимости).

12Следующая ⇒

Дата добавления: 2014-01-04; Просмотров: 676; Нарушение авторских прав?;

Читайте также:

Бизнес-процесс

Бизнес-процесс(Business Process) – установленная последовательность действий, требующая определенного входа, достигающая определенного выхода и использующая определенные ресурсы, которая служит для реализации работы или услуги для клиента.

Бизнес-процессы предприятия — схемы

В англоязычной литературе бизнес-процесс представляется как множество из одной или нескольких связанных операций или процедур, в совокупности реализующих некоторую цель производственной деятельности, осуществляемой обычно в рамках заранее определенной организационной структуры, которая отражает отношения между участниками.

Схема 1. Общее представление бизнес-процесса. 

Понятие бизнес-процесса

Понятие получило распространение в связи с переходом к процессно-ориентированной организации и процессно-ориентированному менеджменту предприятия. Характерными для компаний бизнес-процессами являются выполнение заказа, разработка продукта, управление компанией, доставка продукции. На практике в каждой компании существуют типичные для их сферы и взаимосвязанные друг с другом бизнес-процессы, имеющие своей целью создание и реализацию стоимости продуктов и услуг. Обязательно ознакомьтесь со статьей «Как построить бизнес-процесс в компании – инструкция в 4 шага«, чтобы понять, как создаются бизнес-процессы на практике. Сложное станет наглядным и понятным.

В соответствии со стандартом ENISO 9001:2000 процесс – это набор взаимосвязанных средств и действий, преобразующих вход в результат. Процессы вызывают изменения соответствующего объекта.

В компаниях существуют процессы различных видов, которые могут зависеть друг от друга и в то же время различаться по многим параметрам. Такими параметрами являются:

  • Вид деятельности: производственные процессы или оказания услуг. Результатом производственного процесса является материальный продукт (например, станки), оказания услуг – нематериальный (например, информация).
  • Вид выполнения: оперативные, т.е. выполняемые процессы, такие как обработка, расчет, или диспозитивные процессы, как планирование, управление.
  • Создание стоимости: прямые, изменяющие объект (монтировать), или косвенные процессы создания стоимости, подготовительные, или поддерживающие процессы (проверять, транспортировать).
  • Комплексность: макропроцессы или микропроцессы.

    Макропроцессы описывают общие процессы на предприятиях (производство легковых автомобилей). Микропроцессы – их составные части (производство кузова).

  • Коммерческий успех: ключевые, управленческие и поддерживающие процессы. Ключевые процессы являются специфическими для компании и имеют особое значение для достижения общей цели компании.

Бизнес-процессы часто представляют собой комбинацию ключевых, управленческихи поддерживающих процессов (см. схему 2).

Ключевые процессы (создания стоимости) объединяют задания и работу для выполнения определенных требований клиента с применением ключевых производственных компетенций. Они являются стратегически важными и в то же время специфическими (уникальными, так как, например, вследствие применения фирменных знаний их сложно скопировать). К ним относятся:

  • обработка и выполнение заказа;
  • разработка, проектирование и дизайн продукта;
  • производство и монтаж и др.

Управленческие процессы содержат в себе задачи и деятельность, направленные на долгосрочное развитие компании и реализацию целей компании. К ним относятся:

  • стратегическое развитие компании;
  • долго- и среднесрочное планирование в компании;
  • развитие персонала;
  • инвестиционное планирование;
  • мотивация персонала и др.

Поддерживающие процессы содержат необходимые задания и работы для поддержания ключевых процессов, но не приводящие к непосредственной ценности для клиента, например:

  • обработка данных;
  • техническое обслуживание;
  • логистика;
  • административные процессы и др.

На схеме дана основная типология бизнес-процессов на предприятии, а также представлена их взаимосвязь.

Схема 2. Взаимосвязь бизнес-процессов предприятия 

Формирование и структурирование предполагает рассмотрение не только типологии, но и учет уровня процесса (см. схему).

Схема 3: Уровни бизнес-процессов.

Уровни процессов

Примеры

Процессы 1 уровня

Цепочка предприятий

Организация внешних процессов, например, цепочка производственной кооперации.

Пример: процесс логистики поставок по предприятиям производственной сети

Процессы 2 уровня

Предприятие

Организация прохождения заказа на предприятии.

Пример: процесс закупок на предприятии

Процессы 3 уровня

Структурное подразделение

Организация прохождения заказа в структурном подразделении:

Пример: разработка заказа в отделе закупок

Процессы 4 уровня

Рабочая система

Организация прохождения заказа в отдельной рабочей системе:

Пример: согласование сроков поставки заказа сотрудником N.

Для описания процесса с качественно-количественной, пространственно-организационной и технически-технологической точек зрения используются характеристики (параметры), которые заданы стандартом ENISO 9001:2000. Параметры процесса – данные для обозначения результативности и эффективности, например, затраты, время выполнения, качество, точность.

Схожие термины:

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *