ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ | Образцы, шаблоны

Posted On 30.05.2018

Как написать должностную инструкцию, чтобы она работала?

Ни для кого не секрет, что в основе грамотного подхода к управлению персоналом лежит планирование деятельности компании и четкое распределение целей, задач, функций и ответственности за результат между сотрудниками организации. Поэтому при отсутствии инструмента, способного обеспечить эффективное распределение обязанностей и ответственности, управление персоналом осуществляется по принципу «сходи туда, не знаю куда, сделай то, не знаю что».

На самом деле базисный инструмент управления персоналом присутствует практически в каждой организации — это пакет должностных инструкций. Но, к сожалению, часто возможности этого инструмента недооцениваются: папка с должностными инструкциями лежит в забытом всеми месте и никак не способствует постановке эффективной работы в компании.

Как разработать должностную инструкцию, чтобы она стала реальным инструментом, помогающим в постановке системы управления персоналом? Об этом поговорим с нашими экспертами, на своем опыте они убедились в эффективности должностных инструкций и знают ответ на данный вопрос.

«СД»: Почему в некоторых компаниях должностные инструкции не работают?

Елена Макарова, директор консалтинговой компании «Эдванс»:

— Часто имеющиеся в организации должностные инструкции не соответствуют действительности, они составлены формально для случаев проверки внешними инстанциями, и, как правило, инструкции составляют работники служб, далекие от реального функционала, выполняемого специалистами.

В условиях современного бизнеса нет смысла пользоваться подобными инструкциями, потому что любая компания имеет свою специфику, что отражается на задачах и функциональных обязанностях персонала. Каждое действие, описанное в должностной инструкции, должно давать определенный результат. Если в должностной инструкции не отражены особенности бизнеса, нет понимания, что является результатом, не понятно, кто пользователь такой инструкции и кто отвечает за показатели работы, соответственно, инструкция не работает.

Михаил Толстогузов, директор ООО «Сади Рус» (FiatGroup):

— В иностранных компаниях очень активно используются прописанные к должности требования по функционалу и компетенциям сотрудников. Причем в иностранных крупных компаниях требования должностных инструкций соблюдаются строго. Настолько строго, что могут возникать ситуации, как в анекдоте, в котором вдоль улицы идут два рабочих с лопатами, один из них яму роет, второй зарывает, на вопрос: «Зачем один роет, второй тут же зарывает?» — следует ответ: «Я не второй, я третий, второй заболел, он должен был деревья сажать».

То есть в крупных иностранных компаниях люди строго следуют инструкциям, и это даже иногда мешает. Нельзя ставить должностные инструкции в «абсолют», думать только о выполнении прописанных обязанностей, не учитывая результат. Когда за соблюдением процесса теряется нацеленность на результат, возникают проблемы.

Чаще всего проблема даже не в самих должностных инструкциях, а в тех людях, которые ими пользуются, в отношении исполнителей к выполнению своих обязанностей, в отношении руководителей, которые должны отвечать за результат и следить за соблюдением инструкций.

Ольга Ладина, директор по персоналу компании Kaskad-Forever:

— Если организация использует типовые инструкции, которые не отражают основные задачи работников данной должности, направленные на достижения главной цели (миссии) организации, такие инструкции не работают в полном объеме.

Елена Пятаева, начальник балахнинского отделения ОАО «НТЭК»:

— Должностные инструкции не работают, когда не совпадают с системой мотивации или вообще к ней никак не привязаны. Иногда они попросту не доведены до сотрудников, наивно ожидать в таких случаях, что должностные инструкции будут работать.

Елена Царькова, исполнительный директор ООО «Компания Бонек», премиум-партнер концерна Henkel:

— На мой взгляд, это происходит по нескольким причинам:

1. Потому что должностная инструкция должна быть живой, а не типовой, как чаще всего это бывает. Она должна отражать реальные зоны ответственности сотрудника, его полномочия и ограничения в принятии решений, а также в виде приложений содержать основные алгоритмы действий сотрудника. Тогда и для сотрудника, и для компании это становится хорошим инструментом в работе, а не мертвым, подписанным для галочки документом.

2. Должностная инструкция, так же как и бизнес-процессы в компании, должна претерпевать периодические изменения. А чаще всего компания, разработав инструкцию один раз и подписав ее с сотрудником, не отражает в ней в дальнейшем внесенные в бизнес-процессы изменения, и, следовательно, должностная инструкция перестает работать.

Евгений Егоров, кандидат экономических наук, заведующий кафедрой менеджмента ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный университет им. К. Минина», директор ООО «Сталкер Нижний Новгород»:

— Формальный подход к составлению должностных инструкций, когда работодатели пользуются типовыми инструкциями, не соответствующими внутренней и внешней среде компании, приводит к тому, что инструкции не работают. Хочется отметить, что многое зависит и от отношения к должностным инструкциям самого работодателя. Если работодатель хочет, чтобы инструкции работали, он сделает все возможное и они будут работать; если работодатель относится формально, инструкции работать не будут.

«СД»: Как часто в Вашей компании обращаются к должностным инструкциям? В каких случаях, с какой целью они используются?

Елена Макарова:

— Должностные инструкции позволяют нам оценивать эффективность бизнес-процессов компании и своевременно реагировать на нарушения. Кроме этого, мы опираемся на должностные инструкции при принятии кадровых решений — например, решений о приеме сотрудника в штат, о премировании и депремировании работников.

Михаил Толстогузов:

— Должностная инструкция — это в первую очередь инструмент эффективного распределения обязанностей, кроме того, должностная инструкция помогает стимулировать деятельность и делегировать полномочия в случаях отсутствия основного работника.

Ольга Ладина:

— В нашей компании обращаются к должностной инструкции при подборе персонала, учитывая знания, навыки и умения претендента, при разработке локальных нормативных актов (регламенты работы, положения о структурных подразделениях и т. п.), с целью решения трудовых споров, при адаптации работника к новой должности. Цель разработки должностной инструкции — максимально использовать потенциал работника для решения задач организации.

Елена Пятаева:

— У нас должностная инструкция — это основа для оценки результатов работы сотрудников, при помощи должностной инструкции мы можем принять решение о продвижении работника по должностной лестнице или необходимости повышения уровня его квалификации. Должностная инструкция помогает разрешать дисциплинарные проблемы, мы опираемся на нее для обоснования мер демотивации и поощрения, избегая при этом субъективного подхода в оценке действий сотрудника.

Елена Царькова:

— Чаще всего мы используем должностные инструкции с целью коррекции поведения при невыполнении и (или) недобросовестном выполнении сотрудником своих должностных обязанностей. Также мы опираемся на положения должностных инструкций при подборе персонала и принятии решений о необходимости в обучении.

Евгений Егоров:

— В государственных структурах к должностным инструкциям обращаются нечасто, отсутствует эффективная система установленных взаимоотношений между работодателем и работником через документы, соответственно, возникает мало поводов для использования инструкций. В основном об инструкциях вспоминают, когда появляются спорные ситуации по поводу должностных обязанностей сотрудников. Это не совсем правильно, должностная инструкция должна быть базисом для системной работы с сотрудниками.

В нашей компании должностные инструкции включены в решение задач большинства процессов работы с персоналом, начиная от процесса поиска нужных сотрудников и заканчивая процессами мотивации. Мы дополнили должностные инструкции «Профилем должности», подробно раскрывающим требования к компетенциям и показателям работы персонала на разных временных этапах деятельности в организации. Должностные инструкции и профили должности легли в основу системной работы с людьми в компании.

«СД»: В связи с чем Вам пришлось заниматься разработкой должностных инструкций?

Елена Макарова:

Полная статья в печатной версии журнала Секретарское дело и на сайте через 3 месяца



Должностная инструкция.

Должностные инструкции

Форма, структура, шаблон, пример, образец, текст

Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием. (10+)

Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, образец

‘);

Оглавление :: Поиск

Наличие должностной инструкции сотрудников — признак зрелости компании. Не стоит относиться к этому документу как к пустой формальности. Мне всегда было приятно четко знать требования, которые будут ко мне предъявляться на должностной позиции. Здесь я привожу шаблон должностной инструкции, который я разработал для своей консультационной деятельности.

Прочтите также: Нераспространение секретной деловой и торговой информации. Положение

Утверждено

Должностная инструкция

Общие положения

Полное официальное наименование компании / организации:

Полное официальное наименование должностной позиции: .

Краткое (сокращенное) наименование должностной позиции :

. Например, Эксплуатационный отдел, Административно — хозяйственного департамента. Сотрудник подчиняется начальнику эксплуатационного отдела. Принимается на работу по конкурсу. Назначение на должность оформляется приказом генерального директора. Увольнение оформляется приказом генерального директора.

. Сотрудника замещает: например, другой сотрудник в аналогичной должностной позиции, назначаемый начальником отдела в случае отсутствия сотрудника. Сотрудник может быть назначен замещать другого сотрудника в аналогичной должностной позиции распоряжением начальника отдела.

Сотрудник в своей деятельности руководствуется: законодательством РФ, уставом компании (организации), нормативными документами компании (организации), поручениями и распоряжениями непосредственного руководителя, настоящей должностной инструкцией.

Квалификационные требования

. Например, сотрудник должен иметь допуск к работе с электричеством напряжением до 1000 V.

. Например, сотрудник должен иметь высшее или среднее техническое образование.

Сотрудник должен знать: . Например, нормативные правовые акты в области защиты и безопасности труда, государственные и отраслевые стандарты в области электротехники.

Сотрудник должен уметь: . Например, ремонт силового электрического оборудования, подключение и отключение электропитания.

Сотрудник должен владеть и соблюдать правила техники безопасности.

Сотрудник должен иметь опрятный внешний вид, поддерживать порядок на рабочем месте. Находясь на рабочем месте, сотрудник должен быть здоров, трезв, в хорошей физической форме и устойчивом эмоциональном состоянии.

Цели и задачи

Целью сотрудника является : Например, обеспечение надежного функционирования электрической сети и электроприборов и оборудования компании (организации).

Задачи сотрудника : обслуживать электрическую сеть и оборудование компании (организации), выполнять работы, требующие специальной квалификации электрика, проводить профилактику, вести журнал электротехнических работ.

Функциональные обязанности

Например, подключать или отключать электрооборудование, следить за допустимым уровнем нагрузки, поддерживать в актуальном состоянии схему электропроводки компании, ежемесячно докладывать начальнику отдела о проделанной работе.

Права

Для выполнения служебных обязанностей сотруднику предоставляются следующие права: Например, получать доступ в помещения компании (организации) для выполнения электротехнических работ, давать обязательные для исполнения рекомендации по использованию электроприборов, информировать непосредственное руководство о сложностях и проблемах в своей работе, ежегодно проходить обучение, повышение квалификации по своей специальности, обращаться к вышестоящему руководству в случаях трудовых конфликтов.

Взаимодействие

Сотрудник взаимодействует: например, со всеми сотрудниками и подразделениями компании по их запросам касательно электрооборудования, энергообеспечения, электропроводки, с отделом обеспечения по вопросам закупки оборудования, расходных материалов и инструментов, необходимых для выполнения служебных обязанностей.

Ответственность

Сотрудник за свои действия или бездействие в рамках своих полномочий несет ответственность в соответствии с законодательством РФ. За некачественное выполнение своих обязанностей, нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений и поручений, других нормативных документов компании (организации) сотрудник может быть депремирован или подвергнут другим наказаниям в соответствии с правилами компании (организации).

График работы

Сотрудник должен соблюдать трудовой распорядок, принятый в компании (организации). Сотрудник имеет право на выходные, отпуск и оплату больничного листа в соответствии с законодательством РФ. Для данной должностной позиции предусмотрены два личных дня в месяц, в которые сотрудник по согласованию со своим непосредственным руководителем может отсутствовать на работе.

Оплата

Сотруднику устанавливается оплата в соответствии со штатным расписанием. В случае выполнения своих обязанностей, отсутствия замечаний по качеству работы, сотруднику выплачивается ежемесячная премия в размере оклада.

С инструкцией ознакомлен .

(читать дальше…) :: (в начало статьи)

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос.

Обсуждение статьи.

Пример должностной инструкции советника Должностная инструкция советника руководителя, директора. Читать дальше…

Должностная инструкция куратора студенческой, учебной группы, тьютора Образец должностной инструкции куратора, тьютора учебных студенческих групп. Примеры, шаблоны. Права, обязанности, подчинение, оплата, ответственность. Варианты написания термина: тьютор, тьютер, тютор, тютер Читать дальше…

Еще статьи

Пример должностной инструкции советника…
Должностная инструкция советника руководителя, директора….

Бизнес план компании, организации, проекта, фирмы, планирование, разра…
Как написать бизнес-план. Советы. Для каких целей разрабатываются бизнес-планы. …

Планирование. Пошаговый план мероприятий — структура. Составить, напис…
Как составить план. Планирование мероприятий, шагов…

Сбор и получение достоверных сведений….
Приемы получения и проверки надежности информации для принятия решения. Источник…

Рейдерский захват бизнеса, компании, предприятия, рейдерство, рейдеры….
Как защититься от рейдерского захвата? Антирейдерские меры…

Мозговой штурм. Проведение, технология, провести, метод, сценарий, мет…
Проведение мозгового штурма. Приемы. Эффективность. Практические рекомендации. М…

Как заинтересовать человека его работой…
Как мотивировать работников. В чем секрет эффективного сотрудника….

Информационный интернет журнал, ресурс, сайт, портал. Практический опы…
Практический опыт создания прибыльных информационных сайтов. …

Должностная инструкция — это внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий полномочия, ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой должности в определенной организации.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами (юридическим отделом). Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела (подразделения), третий — у работника.

Оглавление

Директора
Инженера
Бухгалтера
Менеджера
Водителя
Воспитателя
Учителя
Администратора
Техника

Директора

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с директором, и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

Скачать

Как составить письмо поздравление с днем рождения.

Письмо рекламация образец доступен по ссылке.

Договор оферты образец http://delo-up.ru/dp/oferta.html#t3.

Инженера

Ниже представлен текст должностной инструкции на должность «инженер». Вы можете скачать эту должностную инструкцию, распечатать или скопировать для дальнейшего редактирования. Если текущая должностная инструкция – это не совсем то, что вы искали, посмотрите другие должностные инструкции рубрики «Инженеры, рабочие специальности».

Бухгалтера

Должностная инструкция бухгалтера нужна любой организации, ведь этот специалист есть в каждой компании.

Должностные обязанности бухгалтера варьируются в зависимости от сферы деятельности компании (многое зависит, например, от того ведет ли она торговые операции), структуры финансово-экономического департамента, и, конечно же, от участка, который предстоит вести конкретному специалисту. Поэтому образец должностной инструкции бухгалтера, взятый из одной компании, может совершенно не подойти для другой.

Должностная инструкция бухгалтера скачать

Менеджера

Должностная инструкция менеджера

Водителя

Разработанный юридической службой образец Должностной инструкции водителя можно бесплатно использовать в любых коммерческих, государственных и общественных организациях.

Вы можете исправлять, удалять, добавлять любые пункты инструкции в соответствии со спецификой своей Компании (фирмы, предприятия).

Скачать

Воспитателя

Настоящая должностная инструкция разработана на основании «Единого квалификационного справочника должностей руководителей,специалистов и служащих» (приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от26.08.2010 г. № 761 н)

Должностная инструкция воспитателя детского сада скачать

Учителя

Приведенный образец должностной инструкции учителя – лекало, которое поможет вам создать свой уникальный документ. Дополните должностные обязанности учителя (с учетом специфики работы вашего учреждения), уточните требования к кандидатам на должность и т.д . Главное, чтобы получившаяся должностная инструкция учителя была рабочим документом, а не лишней бумагой в архиве.

Скачать

Администратора

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции администратора 2016 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий средним профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или начальным профессиональным образованием и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Должностные инструкции

Не забывайте, каждая инструкция администратора выдается на руки под расписку.

Скачать

Техника

Технический персонал любого предприятия обладает определенными правами и обязанностями.

Определим такие полномочия трудящихся и предложим для бесплатного использования типовые формы необходимых должностных документов.

Оставшиеся вопросы и проблемы можно решить на бесплатной консультации у ведущего специалиста по составлению таких инструкций.

Присылайте оформленные онлайн заявки на бесплатную помощь и эксперт поможет в сложившейся ситуации.

Должностные обязанности техника

Далее мы более подробно изложим типовые функции техника, которые следует указать в инструкции. Такой документ будет хорошим дополнением к иным соглашениям по трудовым правоотношениям сторон, включая трудовой договор с работником и другие.

В документе дополнительно устанавливается структурная подчиненность трудящегося, в том числе непосредственное руководство, подконтрольность структурного подразделения — места работы, наличие контролирующих должностных работников и надзорных инстанций.

Такой инструкцией вправе закрепляться предъявляемые к работнику повышенные требования, в том числе по наличию необходимого специального и дополнительного образования, трудового опыта и стажа работы по профессии, специальных допусков и других требований.

Должностные функции техника:

Пределы ответственности работника, в том числе:

Отвечает за выполнение поставленных руководством задач, установленных трудовых функций и обязанностей.
Гарантирует исполнение правил трудового распорядка предприятия, а также иных внутренних распорядительных актов работодателя, а также действующего в стране законодательства.
Отвечает за соблюдение правил по охране труда на своем рабочем месте, а также осуществляет исполнение установленных правил техники безопасности, правил противопожарной безопасности.
При наличии подчиненных работников, контролирует их трудовую деятельность, в том числе надлежащее соблюдение ими правил поведения на производстве, включая технику безопасности и другие условия безопасного труда.
Отвечает за сохранность вверенного оборудования, специальных технических средств, а также иных материальных ценностей. В том числе обеспечивает рациональный расход применяемых на производстве материалов.
Отвечает за соблюдение технологических норм и правил, включая регламенты и технические стандарты производства тех или иных изделий и оборудования. В том числе соответствие конечных изделий предъявляемым заказчиком требованиям, а также государственным стандартам и правилам.

Дополнительные трудовые функции техника изложены в прикрепленных к странице типовых должностных инструкциях.

Должностная инструкция техника

Сергей Мазурик

КАК ПРАВИЛЬНО ПИСАТЬ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

В этой относительно простой теме сразу возникает множество вопросов:

    — когда приниматься за написание;
      — что в них должно быть;
      — кто должен их писать;
      — и самое главное, как их правильно написать.

Наверное, могут быть и другие вопросы, но в статье будут рассмотрены только эти.

Итак:

1.       КОГДА НАЧИНАТЬ ПИСАТЬ

Как только лидер (основатель) отходит от прямого и непосредственного управления какими-то функциями в бизнесе, эти функции должны быть четко описаны и за кем-то закреплены.
Например, основатель перестал писать код, оставив за собой все остальные функции. В этом случае новому программисту должна передана подробная, насколько это возможно, инструкция. И так далее: любая новая должность в компании должна получать инструкцию.
А, вообще, должностные инструкции нужно писать всегда. Не в том смысле, что постоянно, а в том, что при любых изменениях в компании ДИ нужно корректировать.

Возникает проблема если ДИ включена в трудовой договор: тогда без согласия работника и переподписания договора не обойтись, поэтому в трудовой договор, в большинстве случаев, включать должностную инструкцию не имеет смысла. Может только отдельные пункты, которые точно не будут меняться во время действия контракта.

2.       СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

В общем случае должностные инструкции могут состоять из следующих разделов:

А. Общие положения

Здесь описываются требования к работнику, занимающему данную должность, профессиональными навыкам, перечисляются нормативные документы, которые сотрудник должен знать и использовать в своей работе. Может быть также описано место в организационной структуре и определена подчиненность, а также порядок замещения им других сотрудников.

Этот раздел является желательным если должностная инструкция является частью трудового договора. 

Б. Должностные обязанности

Обычно в должностных обязанностях указывают основную цель должности, зоны ответственности и перечень обязанностей.
Подробность описания должностных обязанностей зависит от того, насколько стабильной является эта функция. Если функция в какой-то ее части изменяется от случая к случаю, нужно использовать общие формулировки. Детальное и точное описание имеет смысл только для неизменных функций.

Если ДИ является частью трудового договора желательно включить сюда общие обязанности всех работников: соблюдать трудовое законодательство, правила внутреннего распорядка, техники безопасности, технологические карты процессов и т.д. и т.п.

В. Права сотрудника

Описываются права, которыми наделяется работник для выполнения работы. Могут быть указаны права, установленные нормативными актами: приостанавливать работу, отстранять от работы и т.д. Нужно понимать, что права – это возможное, а не обязательное поведение работника.

Онлайн журнал для бухгалтера

Поэтому если нужно, например, обязательно останавливать работу в определенных ситуациях, это нужно писать в разделе обязанностей. Не использование своих прав – это решение работника, и он не несет ответственности за то, что он не воспользовался ими. Все, за что вы хотите в будущем привлекать сотрудника к ответственности должно быть указано в обязанностях.

Г. Ответственность

Здесь фиксируется сфера ответственности работника. Указываются меры дисциплинарной и административной ответственности в случае невыполнения им должностных обязанностей.
Этот раздел также является желательным если ДИ включена в состав трудового договора. В других случаях зоны ответственности можно указать в разделе обязанностей, как в нижеприведенных примерах. А меры воздействия можно детально прописать в других общекорпоративных документах.

Д. Замещение отсутствующего

В этом разделе отражается кого и в каких случаях заменяет сотрудник. Какие ему передаются фунции, права, обязанности и зоны отвественности на время замещения. Здесь также описывается кому передаются дела в случае запланированного отсутствия: отпуск, командировка  и т.д.

Е. Действия в критических ситуациях

Описывают действия сотрудников при возникновении ситуаций чрезвычайного характера. Обычно в ДИ описываются обязанности только тех людей, которые принимают непосредственное участие в чрезвычайных ситуация. Действия остальных сотрудников могут быть описаны в общих инструкциях и положениях.
Определяется в течение какого времени сотрудник должен прибыть к месту ЧП, кого известить, что делать, какие ресурсы может задействовать, какие убытки может нанести без последующей компенсации и т.д.

3. КТО ДОЛЖЕН ПИСАТЬ

Безусловно, лучше всего поручить написание должностных инструкций опытному профессионалу. Но будем реалистами: в самом начале бизнеса это, зачастую, непозволительная роскошь. Поэтому, в начале деятельности — писать должен тот, кто передает их другой должности. И не важно, что передали уже давно, а инструкцию не написали.
Но как только бизнес-процессы стабилизируются, лучше заказать эту работу специалисту, который знает как это делается.
Поручать руководителям, HR-ам или самим работникам писать ДИ точно не стоит — обычно это заканчивается кое-какой адаптацией скачанных из интернета малопригодных образцов.

4. КАК ПРАВИЛЬНО

Перед написанием должностных обязанностей нужно составить общую схему бизнес-процессов и движения информации в компании. Делать это можно на большом листе бумаги или с помощью специализированных программ, это не важно. Главное, не пропустить ни одного процесса. 
Иногда эти документы бывают очень большими, но эта работа стоит того, потому что при ее составлении бизнес-процессы, как правило, оптимизируются.
Образец простой схемы бизнес-процессов приведен на рис.1

Рис.1

Готовую схему бизнес-процессов желательно обсудить со всеми руководителями служб. А еще лучше, со всеми причастными сотрудниками. Гарантирую, узнаете очень много нового о вашей компании.

После этого можно идти одним из двух основных путей:

А. Составление функциональной матрицы

Теперь каждый бизнес-процесс нужно разложить на шаги процесса. Каждый шаг — это задача, которая должна быть за кем-то закреплена.
Упрощенный вариант части такой функциональной матрицы приведен на рис.2 для должности корпоративного юриста.

Рис.2

 

После того, как все задачи распределены, они группируются по зонам ответственности. Описывается цели и продукты должности. Некоторые руководители указывают в должностной инструкции KPI.

Образец должностных обязанностей, разработанных при помощи функциональной матрицы приведен на рис.3.

 Рис.3

 
После этого должностные обязанности дополняются другими разделами и должностная инструкция готова.
На самом деле, при достаточно большом количестве бизнес-процессов, это довольно объемная и сложная работа и ее зачастую целесообразно совместить со стандартизацией и оптимизацией бизнес-процессов. Но это имеет смысл только если бизнес-процессы в компании устоялись, и не планируется их радикальное изменение. 
Правило простое: стандартизировать можно только повторяющиеся процессы.

Б. Составление должностных инструкций на основе бизнес-процессов

Само по себе описание обязанностей ничем не отличается от описания из функциональной матрицы. Вся сложность, собственно, в стандартизации и оптимизации бизнес-процессов, но это отдельная большая тема. Написанные на основании стандартизированных и оптимизированных бизнес-процессов должностные обязанности отличаются точностью, зоны ответственности гарантированно не пересекаются и ни одна функция не упущена. Ведь, как известно, большинство проблем в управлении вызвано как раз пропусками и пересечениями в зонах ответственности.

Работа это большая, трудная и дорогая, но она стоит того: бывали случаи, что стандартизация и оптимизация бизнес-процессов давала до 30% экономии себестоимости продукта. А если еще автоматизировать и диспетчеризировать бизнес-процессы, то можно значительно снизить требования к персоналу и зависимость от компетенций конкретных людей. Для стандартизации бизнес-процессов можно использовать любое доступное ПО, но желательно, чтобы оно позволяло автоматизировать и диспетчеризировать процессы, готовить нужные отчеты в режиме on-line, автоматически учитывать объемы работ каждого сотрудника, считать KPI, контролировать документооборот и включала в себя CRM. Такие системы позволяют эффективно управлять бизнесом, не отвлекая сотрудников от повседневной деятельности.

В любой момент времени руководитель видит над какой задачей работает сейчас любой сотрудник в компании, в регламенте он или что-то уже пошло не так. При наличии веб-сервиса управлять компанией можно с Канарских островов.
А уж писать должностные обязанности в такой системе одно удовольствие — что-то вроде дополнительного бонуса.
Образец такого бизнес-процесса в редакторе приведен на рис.4

Рис.4

 Образец должностных обязанностей подготовленных на основании автоматизированных бизнес-процессов приведен на рис.5

Рис.5

5. ИТОГИ

5.1. Должностные инструкции должны быть — они упорядочивают отношения компании и сотрудника и облегчают ему вхождение в должность;

5.2. Должностные инструкции должны появляться как только руководитель отходит от прямого управления бизнесом;

5.3. Включать должностные инструкции в состав трудового договора в большинстве случаев нецелесообразно — изменить ее в одностороннем порядке компания не сможет. В трудовом договоре имеет смысл отражать только требования к квалификации и императивные функции, типа, «приостановить работу…», «отстранить от работы…» и т.д.;

5.4. Поручать составление должностных инструкций нужно сотруднику, который передает их в другую должность. Как только появляется такая возможность, нужно заказать эту работу профессионалам. Поручать эту работу самим сотрудникам или кадровым службам не имеет смысла — получится пустой, формальный документ, который никакой пользы не принесет.

5.5. Лучше всего составлять должностные инструкции на основании стандартизированных бизнес-процессов. Если же нет такой возможности, на основе функциональной матрицы. Описывать функции «из головы» очень непросто, а «из интернета» — бесполезно.

Надеюсь эта статья поможет вам в этом непростом деле. Если нужна дополнительная помощь — обращайтесь, наши координаты в шапке сайта.

Должностные инструкции: Что? Как? Зачем?

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *