Как правильно оформлять документы по делопроизводству

Posted On 27.02.2018

» Как правильно составлять

Правильно составлять документы делопроизводству

В практической деятельности выписка из приказа (как и из любого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности. Во всех других случаях проще просто сделать копию необходимого документа. Выписку из приказа по основной деятельности обычно оформляют по следующему образцу: полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа,

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов. Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения: местонахождение подлинника документа

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье. Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов. Согласование приказа Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз. Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило,

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться. Для оформления решения нормативно-распорядительного характера

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем. Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства. Бланк письма Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства. установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе Общие положения устанавливают:

  • сферу распространения инструкции (например, инструкция распространяется на все документы организации , инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных и др.);
  • ответственность за ее несоблюдение;
  • подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
  • нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела Правила составления и оформления документов , где определяются:

  • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • общие правила подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
  • порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

  • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
  • правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
  • основные инстанции движения документов;
  • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • порядок учета объема документооборота.
  • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • сроки, формы и методы регистрации;
  • правила индексации документов.

Раздел Организация справочной работы (ИПС) закрепляет:

  • принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
  • включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
  • порядок систематизации и классификации справочной информации;
  • технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству Контроль за исполнением документов устанавливаются:

  • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
  • порядок их постановки на контроль;
  • технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
  • обязанности исполнителей;
  • типовые сроки исполнения;
  • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
  • порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
  • правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
  • устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
  • правила формирования в дела отдельных категорий документов;
  • порядок разработки и использования номенклатуры дел;
  • порядок систематизации и индексации дел.

В раздел Подготовка документов к сдаче в архив включают:

  • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
  • правила подготовки дел к хранению;
  • требования к описанию и оформлению дел;
  • порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

  • Правоведение

    Если вы должны провести проверку организации и состояния ее делопроизводства. мы поможем вам грамотно к ней подготовиться. Если проверять будут вас, то вы будете во всеоружии к приезду гостей.

    Основные действия при проведении проверки:

    #8212; Подготовьте и держите на флешке и в распечатанном виде нормативные документы, которыми вы будете руководствоваться при проведении проверки.

    #8212; Если работает система электронного документооборота. посмотрите удаленно и заранее базы проверяемой организации. Основные базы #8212; это Входящие , Исходящие , Документы ДСП ОРД . Сделайте выборку, например, 50 документов за квартал. Скопируйте документы с ошибками, посчитайте процент ошибок. Так, вы сэкономите время на месте.

    #8212; В первый день проверки запросите нормативные документы по делопроизводству: инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел. должностные инструкции работников отдела, положение об отделе. Их наличие #8212; это уже плюс. Затем смотрим оформление документов и их соответствие реальности: как составлены дела, распределены ли обязанности сотрудников в соответствии с инструкциями и т.д.

    #8212; Затем проверяем регистрацию документов. Если регистрация ведется только на бумаге, смотрим наличие журналов регистрации документов и правильное заполнение всех граф. Если документооборот в организации электронный, то проверяем правильность заполнения регистрационных карточек, вложение файлов, оформление исходящих писем.

    #8212; Обязательно проверяем регистрацию документов #171;Для служебного пользования#187;. присвоение грифа ДСП, отдельное хранение документов ДСП, заведение дел с грифом ДСП, отправку по закрытому каналу связи, вложение файла (вернее его отсутствие) документа в регистрационную карточку, наличие приложений, ведение журналов регистрации ДСП-документов.

    #8212; На очереди #8212; оформление организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы). Здесь смотрим наличие и правильность заполнения журналов регистрации, совпадение номеров в журналах и на бумаге, наличие подписей и виз, хранение в делах.

    #8212; Далее проверяем соблюдение сроков исполнения документов: своевременность отправки, закрытия документов, чем они закрываются (дата и номер ответного письма), установление и расчет сроков.

    #8212; Заканчиваем проверку оценкой состояния архива: оформление дел, наличие описей к документам, соблюдение условий хранения.

    Это минимальный объем ведения делопроизводства, который должен быть в каждой организации. Все виды проверяемых документов вы должны найти в номенклатуре дел.

    Старайтесь оказать помощь тому, кого вы проверяете, разъяснить вопросы ведения делопроизводства. Это облегчит вашу работу в дальнейшим и поможет людям избегать ошибок и не тратить на них время. Последним этапом проведения проверки является написание справки или акта.

    Комментариев пока нет!

  • Реферат, в отличие от дипломных или курсовых работ, может быть задан несколько раз за семестр. С одной стороны, это тренировка перед серьезным итоговым трудом семестра или года, с другой стороны это хоть и маленькое, но серьезное научное исследование. Поэтому к оформлению реферата предъявляют особые требования.

    Существуют и определенные требования к оформлению листа СОДЕРЖАНИЕ.

    Вот пункты, входящие в блок содержание:

    • Оглавление или содержание
    • Введение
    • Основная часть. Состоит не менее, чем из трех частей. Можем иметь глава, параграфы и подпункты
    • Заключение
    • Список литературы, которую использовали для написания реферата
    • Приложение. Список нормативных актов, документов или иллюстраций

    Обратите внимание на то, что реферат не должен содержать орфографических, пунктуационных, грамматических, стилистических и иных ошибок. Стиль шрифта на протяжении всего реферата, как и его размер не должны меняться. Использовать необходимо научный, а не, например, разговорный стиль написания. Согласно госстандарту, не допускаются сокращения в тексте. Исключение делается только для ссылок.

     Оформление текста. Стандарты.

    Традиционно используется шрифт Times New Roman размера 14 или 12. Интервал между строк 1 или 1.5. Все заголовки необходимо выделить жирным шрифтом и увеличить размер на один кегль от основного текста. Все подзаголовки в размерах не увеличивают, но выделяют полужирным курсивом. Все страницы должны быть пронумерованы. Не нумеруются только «титульный лист» и «содержание». Однако по умолчанию это первая и вторая страницы реферата. Каждый новый раздел реферата рекомендуется начинать с нового листа.

    Содержание. Как оформляется

    Оглавление или содержание оформляется на отдельном листе, вторым после титульного листа. Стандарты в разных ВУЗах могут разниться. Поэтому проконсультируйтесь с научным руководителям.

    Первый пункт это ВВЕДЕНИЕ. В нем раскрывается актуальность, важность выбранной темы. Также во введении идет постановка вопросов, дается краткая характеристика работы и литературных и иных источников. В реферате собственный анализ студента не является самоцелью. Скорее эта работа – изложение известных фактов. Хотя не редко реферат дает старт научным изысканиям.

    Далее следует ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ.

    Правильно составлять документы делопроизводству

    Состоит не менее чем из трех частей. Необходимо указать название каждой части и номер страницы. Название части (параграфа, главы) должно отражать суть изложенной в ней информации. Не давайте общие понятия. Конкретизируйте мысль. Каждый параграф (глава, часть) основной части имеют свою нумерацию. Но обязательно должны быть отмечены в содержании.

    Далее обязательные пункты содержания – ЗАКЛЮЧЕНИЕ, СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ПРИЛОЖЕНИЕ.

    Оптимальным считается реферат объемом 10-20 страниц.

    Вот пример содержания реферата:

    СОДЕРЖАНИЕ:
    Введение…………………………………………………………………….. 3
    Название основной части…………………………………………………… 5
        1.1 Подглава 1……………………………………………………………. 6
        1.2 Подглава 2 …………………………………………………………… 8
        1.3 Подглава 3 …………………………………………………………… 10
    Заключение ………………………………………………………………… 13
    Список литературы ………………………………………………………… 15
    Приложения ………………………………………………………………… 17

    перейти в раздел Реферат

    ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

    ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

    «АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

    ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ

    Кафедра информационных систем управления и информатики

    Специальность 350800

    «Документоведение и документационное обеспечение управления»

    КУРСОВАЯ РАБОТА

    по дисциплине «Документоведение» на тему:

    «ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ РАЗВИТИЕ

    В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ»

    Выполнила: студентка гр. ДФД-22

    Калинина Н.Н.

    Проверила ст. преподаватель кафедры

    Сарсенова Ж.Ж.

    АСТРАХАНЬ 2009

    Введение. 3

    I. Виды документов, применяемые в управленческой деятельности. 5

    1.1. Организационные документы.. 5

    1.2. Распорядительные документы.. 9

    1.3. Информационно-справочные документы.. 15

    1.4. Документы по личному составу. 33

    II. Развитие видов документов в современных условиях. 50

    2.1. Требования к видам документов на современном этапе. 50

    2.2. Развитие нормативной правовой базы документационного обеспечения управления. 56

    2.3. Меры по дальнейшему развитию видов документов. 63

    Заключение. 66

    Список литературы.. 68

    Приложения.

    Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

    ПРИКАЗ. 69

    Руководитель организации. 70

    С приказом (распоряжением) ознакомлен. 70

    ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. 71

    Руководители структурных подразделений. 72

    Главный бухгалтер. 72

    Введение

    Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

    Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы.

    В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются десятки различных видов документов.

    Вид документа следует отличать от его разновидности. Вид документа объединяет ряд разновидностей. Так, например, протокол — вид документа.

    Разновидности его: протокол собрания, протокол заседания, протокол допроса, протокол разногласий и др. Или: акт — вид документа, его разновидности — акт приема-передачи дел, акт инвентаризации, акт недостачи и др.

    Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). В составе ОРД различаются три группы:

    организационные,

    распорядительные,

    справочно-информационные документы.

    К организационным относятся уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания, к распорядительным — постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.д. К ОРД относится также документация по личному составу, или кадровая документация. Это заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы.

    Таким образом, каждая функция управления отражается в определенных документах, служащих способом и средством реализации управленческих решений.

    Целью курсовой работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о видах документов, применяемых в управленческой деятельности, их развитии.

    Для реализации цели необходимо решить следующие задачи:

    — анализ видов документов, применяемых в управленческой деятельности;

    — исследование их развития.

    Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованной при написании курсовой работы литературы.

    I . Виды документов, применяемые в управленческой деятельности

    1.1. Организационные документы

    Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

    Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.

    Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

    Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д.

    Уставы – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.

    Текст устава состоит из разделов:

    — общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);

    — организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);

    — регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

    — финансово-материальная база (определение размеров основных оборотных средств, источники, порядок распоряжения средств и ценностями);

    — отчетная и ревизионная деятельность;

    — порядок ликвидации и ответственность по делам государственной власти.

    Уставы общественных организаций по делам организации.

    Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).

    Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

    Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

    Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

    Все инструкции можно разделить на две основные группы:

    — инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

    — должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

    Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

    Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

    Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

    Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

    Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

    Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.

    Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

    Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.

    Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.

    Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

    Если инструкция предусматривает введение в практику документа формы (карты учета, акта, плана задания и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использования документа (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ, количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какой период времени).

    Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ.

    Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

    Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.

    Положение – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

    Положения бывают:

    — индивидуальные – об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

    — типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.

    Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

    Исполнитель составляет текст положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

    Поиск Лекций

    Тема 17. Документационное оформление поставки

    Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются условиями поставки, договорами купли – продажи, техническими условиями и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплектности. Порядок формирования договора купли-продажи, договора поставки регулируется главой 30 "Купля-продажа" ГК РФ

    Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями договоров поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарной накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом и счетом-фактурой).

    Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

    Общие нормы и правила оформления документов

    В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

    При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.

    Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

    Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно — транспортной накладной, счете — фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

    Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров установлен "Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно — материальных ценностей и отпуска их по доверенности"

    Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д.

    Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности — требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

    Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

    Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) скрепляются подписями лиц, получивших ценности, штампами (печатями) с указанием даты приемки, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. По результатам приемки может составляться акт о приемке товаров по форме № ТОРГ-1

    При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

    В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику (форма № ТОРГ-2 для отечественных товаров, форма № ТОРГ-3 для импортных товаров). В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

    При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

    При поступлении товаров от поставщиков без сопроводительных документов составляется акт о приеме товара по форме № ТОРГ-4.

    Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления товарной накладной по форме № ТОРГ-12. Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

    Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

    Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме. Здесь вы можете ознакомится с порядком учета поступления товаров по договору поставки.

    ©2015-2018 poisk-ru.ru
    Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
    Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

    Документирование информации в организации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

          Формы и виды документов организации

    Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов.
    Только в одной службе персонала их огромное количество. Приказы, акты, справки, заявления, договоры — все эти документы проходят через кадровую службу компании.

    Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

    Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы.

    Локальные нормативные акты устанавливают общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством.
    Локальные нормативные акты подразделяются на:
    1) документы обязательного характера (предусмотренные Трудовым кодексом (ТК)):

    • коллективный договор;
    • структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • должностные инструкции;
    • график предоставления отпусков (форма Т-7);
    • положение об оплате труда;

    2) документы рекомендательного характера:

    • положение о персонале;
    • положение об аттестации персонала;
    • положение о структурном подразделении;
    • план работы кадровой службы;
    • прогноз потребности в кадрах;

    3) документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:

    • инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
    • табель форм документов по работе с персоналом;
    • альбом форм документов по работе с персоналом;
    • регистрационные книги.

    Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

    Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия:

    • письмо о переводе;
    • заявление;
    • докладная записка;
    • объяснительная записка;
    • протокол;
    • представление:
    • представление о переводе;
    • представление о поощрении;
    • представление об увольнении;
    • акты;
    • распорядительные документы.

    Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России:

    • приказы по личному составу;
    • унифицированные формы (Т-1, Т5, Т-6, Т-8 и др.);
    • приказы, имеющие произвольную форму (о вынесении взысканий; о присвоении разряда; о совмещении профессий (должностей); об установлении надбавки; о дежурстве);
    • первичные учетные документы (личная карточка работника (форма Т-2), табель учета использования рабочего времени, акт о приеме работ (форма Т-73));
    • трудовая книжка;
    • уведомление;
    • документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования;
    • документы, необходимые для привлечения иностранных работников.
          Правила оформления документов

    При оформлении любой информационно-справочной документации необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

    Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, а также требования к оформлению реквизитов и бланкам документов. Требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

    Для документов, изготовляемых на бланках, устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

    • 20 мм — левое поле;
    • 10 мм — правое поле;
    • 20 мм — верхнее поле;
    • 20 мм — нижнее поле.

    Для предприятия, его структурного подразделения или должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

    • общий бланк. Используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, дату документа, место составления или издания документа;
    • бланк письма. В зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), код предприятия, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование предприятия, справочные данные о предприятии;
    • бланк конкретного вида документа. В зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб РФ (герб субъекта РФ, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, наименование вида документа, место составления или издания документа.

    Для организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъекта РФ, целесообразно использование продольного бланка. При этом наименование предприятия, справочные данные о предприятии, место составления или издания документа печатают на двух языках — русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

    При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

          Особенности оформления писем

    Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 01.04.2009.

    При этом допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2006 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2006.06.05.

    Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

    Правила оформления документов

    А ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

    Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование предприятия" и "Справочные данные о предприятии". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно включает в себя только общепринятые сокращения.

    В качестве адресата могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование предприятия и его структурного подразделения указывают в именительном падеже.

    При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

    Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одного предприятия, то их следует указывать обобщенно.

    Смотрите также: "Правила оформления документов в организации: часть 2".

    Тема 1.2 Общие правила оформления управленческих документов

    Необходимость и важность грамотного составления и соблюдения правил оформления документов.

     
    «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!»  
       
           

    Формуляр документа, понятие, история, задачи. Пять основных реквизитов, без которых документ будет недействительным: автор документа, дата создания, регистрационный индекс, текст, подпись.

    Понятие юридической силы документа.

       
    Юридическая сила документа определяется и содержанием и формой документа! Одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю:  
       
           

    Вид документа, типология (классификация) документов (по происхождению, по способу документирования, в зависимости от отношения к аппарату управления, по количеству затронутых вопросов, по ограничению доступа, по способу изложения текста, по степени подлинности, по срокам хранения, по назначению и т.д.).

    Форматы бумаги (наиболее применяемые — А4, А5)и поля(правое — ≥10мм, остальные — ≥20мм).

    Общие требования к составлению и оформлению документов. Оформление документов в соответствии с нормативной базой, в т.ч. с использованием информационных технологий.

    Каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) на основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях.

    Бланки документов. Виды бланков документов, устанавливаемые ГОСТ. Угловые (как правило, для писем) и продольные бланки (в основном, для распорядительных) документов. Унифицированные формы документов.

       
    Бланк вклю­чает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создате­ля официального письменного документа На бланках изготавливают только первую страницу документа!

    Правила оформления документов

     
       
           

    Установленный ГОСТ набор реквизитов (30 реквизитов делятся на три группы: реквизиты бланка и ограничительные отметки; реквизиты, определяющие юридическую силу документа; реквизиты, отражающие обработку и движение документа, т.е. делопроизводственные отметки). Виды бланков организации: общий бланк и бланк для писем, бланк конкретного вида документа, бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц.

    Правила оформления реквизитов. Реквизиты бланка, определяющие юридическую силу, и ограничительные отметки: государственный герб РФ, герб субъекта РФ или эмблема организации, справочные данные (почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации), место составления или издания, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, гриф утверждения, подпись, гриф согласования, оттиск печати. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки): Ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, Резолюция, Заголовок к тексту, Отметка о контроле, Отметка о наличии приложений, Визы согласования, Отметка о заверении копии, Отметка об исполнителе, Отметка об исполнении документа и направлении его в дело, Отметка о поступлении документа в организацию, Идентификатор электронной копии документа

    Требования к тексту документов, требования к изготовлению документов.

    Контрольные вопросы

    1. Дайте определение реквизита и формуляра.

    2. Назовите обязательные реквизиты документа.

    3. От чего зависит набор реквизитов конкретного документа?

    4. Каковы основные требования, предъявляемые к управленческим документам, при наделении их юридической силой?

    5. Чем определяется юридическая сила документа?

    6. Что такое «вид документа» и изменялся ли этот реквизит с течением времени?

    7. Назовите основания классификаций видов документов.

    8. Какие вы знаете личные и официальные документы?

    9. Как подразделяются виды документов по способу документирования?

    10. Чем отличаются друг от друга входящие, исходящие и внутренние документы?

    11. Как подразделяются виды документов по ограничению доступа?

    12. Опишите индивидуальные, трафаретные и типовые документы.

    13. Как подразделяются виды документов по степени подлинности?

    14. Каковы установленные нормативными документами сроки хранения документов?

    15. Как подразделяются виды документов по назначению?

    16. Где закрепляются требования к составлению и оформлению управленческих документов?

    17. Что такое бланк документа?

    18. Реквизиты бланка письма.

    19. Реквизиты общего бланка организации.

    20. Опишите правила оформления реквизитов бланка, определяющих юридическую силу, и ограничительные отметки.

    21. Опишите правила оформления реквизитов, отражающих обработку и движение документа (делопроизводственные отметки).

    22. В чем заключаются требования к тексту документа?

    23. В чем заключаются требования к изготовлению документа, и как они изменились с появлением современных информационных технологий?

    Дата добавления: 2016-11-18; просмотров: 216 | Нарушение авторских прав

    Похожая информация:

    Поиск на сайте:

    Add a Comment

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *