Легализация документов это

Posted On 28.12.2017

Легализация документов

В статье описывается порядок легализации документов иностранных граждан либо проставления на них апостиля.

Помимо обязательных уведомлений, разрешений и прочих документов, оформление которых в отношении иностранных работников строго обязательно для работодателя, кадровику приходится работать и с обычными документами иностранных граждан об образовании, браке, трудовом стаже. Для того чтобы такие документы признавались и принимались к рассмотрению в России, как правило, их необходимо легализовать.

Словарь кадрового делопроизводства. Легализация — это подтверждение того, что документ, исходящий от властей государства или составленный при участии этих властей, соответствует законодательству этого государства. Она заключается в удостоверении подлинности подписи должностного лица, подписавшего документ, и печати уполномоченного государственного органа.

Обращаем внимание на то, что копия иностранного документа или его перевод на русский язык могут быть заверены в нотариальных конторах на территории России только после легализации данного документа в установленном порядке.

В соответствии с международной практикой не требуется легализация паспортов и заменяющих их документов, а также документов, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям (счетов, документов о перемещении товаров через границу, соглашений о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и расчетов, таможенных деклараций и т.п.).

Не подлежат легализации документы, противоречащие законодательству Российской Федерации или способные своим содержанием нанести ущерб интересам РФ.

Процедура легализации может быть отменена положениями международных договоров, в которых участвует Российская Федерация.

Легализация российских документов для использования за границей

Предназначенные для использования за границей документы, составленные официальными органами Российской Федерации, должны быть легализованы, если иное не предусмотрено положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых являются Россия и государство, на территории которого эти документы будут использоваться.

Легализация российских документов для использования за границей обычно осуществляется по следующей схеме:

  1. нотариальная контора на территории Российской Федерации заверяет копию документа и верность его перевода на иностранный язык;
  2. Министерство юстиции Российской Федерации (Москва, Б. Каретный пер., 10, официальный сайт: http://www.minjust.ru) свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса;
  3. КД МИД России (Москва, 1-й Неопалимовский пер., 12, официальный сайт: http://www.mid.ru) подтверждает подлинность печати Минюста России и подписи должностного лица.

После легализации в КД МИД России документы легализуются в консульстве того государства, где они будут использоваться. При этом иностранный консул подтверждает на основании имеющихся у него образцов подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника КД МИД России.

Если легализация в иностранном консульстве обусловлена представлением перевода документа с русского языка на иностранный язык, документ может быть легализован в КД МИД России одновременно с его переводом.

Российские документы легализуются, как правило, в нотариально заверенных копиях. Исключение составляют документы об образовании образца, установленного для использования за границей, которые легализуются в КД МИД России в подлинниках.

Документы об образовании, выданные до 1996 г., легализуются в нотариально заверенных копиях. В копиях могут быть также легализованы документы об образовании, выданные на территории бывших союзных республик до декабря 1991 г.

Трудовые книжки, военные билеты и удостоверения личности не подлежат вывозу и пересылке за границу и в установленном порядке на легализацию ни в оригиналах, ни в копиях не принимаются.

Документы, исходящие от российских юридических лиц, подлежат легализации при условии их государственной регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например, устав акционерного общества легализуется в нотариально удостоверенной копии при условии, что данный документ зарегистрирован в российском государственном органе и на нем имеются соответствующие отметки и печати о регистрации. Сертификат происхождения продукции может быть легализован в нотариально удостоверенной копии, если он выдан уполномоченным на то государственным органом, но не самим производителем на собственную продукцию.

За совершение легализации в КД МИД России взимаются государственная пошлина и сборы в счет возмещения фактических расходов.

Срок рассмотрения документов, представляемых на легализацию, составляет три дня.

Легализация иностранных документов

Иностранные документы, предназначенные для использования в Российской Федерации, легализуются в российских консульствах за границей после легализации их в министерстве иностранных дел либо ином уполномоченном на то официальном учреждении государства происхождения документа в порядке, предусмотренном законодательством этого государства.

Документы, составленные или надлежащим образом заверенные консульствами иностранных государств на территории Российской Федерации, легализуются в КД МИД России.

Отмена легализации — апостиль

В соответствии с Гаагской конвенцией от 05.10.1961, отменяющей требование легализации иностранных документов, к которой Россия присоединилась 31 мая 1992 г., документы, предназначенные для представления в официальные органы государств — участников Конвенции, удостоверяются в особом упрощенном порядке. В таких случаях прохождения обычной легализационной "цепочки", заканчивающейся в посольствах (консульствах) государств, где документ будет использоваться, не требуется. Вместо этого уполномоченный орган государства, в котором документ был совершен, проставляет специальный штамп — апостиль.

Словарь кадрового делопроизводства. Апостиль — специальный знак, проставляющийся на официальных документах некоммерческого характера, исходящих от учреждений и организаций стран — участниц Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов. В Российской Федерации апостиль чаще всего имеет форму штампа, проставляемого на документ.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает должностное лицо, подписавшее документ, и подлинность печати и штампа, которыми он скреплен.

Подпись, печать и штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дополнительного заверения.

Каждое государство — участник Гаагской конвенции само определяет и назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля.

В Российской Федерации апостиль проставляют:

  • органы юстиции администраций субъектов Российской Федерации — на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в тех же субъектах Федерации;
  • органы ЗАГС администраций субъектов Российской Федерации — на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов ЗАГС;
  • отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов Российской Федерации — на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации;
  • архивные органы субъектов Российской Федерации — на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;
  • Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации — на документах, оформляемых по линии прокуратуры.

Указанная Конвенция не распространяется на документы, совершенные в дипломатических представительствах или консульских учреждениях, а также документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Аккредитованные в Российской Федерации консульства государств — участников Гаагской конвенции не проставляют апостиль и не должны осуществлять легализацию документов, составленных властями или при участии властей представляемого государства.

Ряд двусторонних договоров о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенных Российской Федерацией, а также Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная 22 января 1993 г. в Минске государствами — членами СНГ, определяют порядок, в соответствии с которым документы, выданные официальными властями одной договаривающейся стороны, рассматриваются как официальные и пользуются на территории другой договаривающейся стороны доказательной силой официальных документов без какого-либо дополнительного удостоверения, то есть без легализации.

Список государств, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи, предусматривающие отмену легализации

  1. Азербайджанская Республика
  2. Республика Албания
  3. Алжирская Народная Демократическая Республика
  4. Республика Болгария
  5. Босния и Герцеговина
  6. Венгерская Республика
  7. Социалистическая Республика Вьетнам
  8. Королевство Испания
  9. Республика Кипр
  10. Киргизская Республика
  11. Корейская Народно-Демократическая Республика
  12. Республика Куба
  13. Латвийская Республика
  14. Литовская Республика
  15. Республика Македония
  16. Республика Молдавия
  17. Монголия
  18. Республика Польша
  19. Румыния
  20. Словацкая Республика
  21. Республика Словения
  22. Тунисская Республика
  23. Республика Хорватия
  24. Чешская Республика
  25. Эстонская Республика
  26. Союзная Республика Югославия

Список государств — участников Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам

  1. Азербайджанская Республика
  2. Республика Армения
  3. Республика Белоруссия
  4. Грузия
  5. Республика Казахстан
  6. Киргизская Республика
  7. Республика Молдавия
  8. Российская Федерация
  9. Туркменистан
  10. Республика Таджикистан
  11. Республика Узбекистан
  12. Украина

Список государств — участников Гаагской конвенции 1961 г., отменяющей требования легализации иностранных официальных документов

  1. Австралия
  2. Австрия
  3. Андорра
  4. Антигуа и Барбуда
  5. Аргентина
  6. Армения
  7. Багамские острова
  8. Барбадос
  9. Белоруссия
  10. Белиз
  11. Бельгия
  12. Ботсвана
  13. Босния и Герцеговина
  14. Бруней
  15. Великобритания
  16. Венгрия
  17. Германия
  18. Греция
  19. Израиль
  20. Испания
  21. Ирландия
  22. Италия
  23. Кипр
  24. Латвия
  25. Лесото
  26. Либерия
  27. Литва
  28. Лихтенштейн
  29. Люксембург
  30. Маврикий
  31. Македония
  32. Малави
  33. Мальта
  34. Маршалловы острова
  35. Мексика
  36. Нидерланды
  37. Норвегия
  38. Панама
  39. Португалия
  40. Россия
  41. Сальвадор
  42. Сан-Марино
  43. Сент-Китс и Невис
  44. Свазиленд
  45. Сейшельские острова
  46. Словения
  47. США
  48. Суринам
  49. Тонга
  50. Турция
  51. Фиджи
  52. Финляндия
  53. Франция
  54. Хорватия
  55. Швейцария
  56. Югославия
  57. Япония

Библиографический список

  1. За справедливый подход к трудящимся-мигрантам в глобальной экономике, доклад VI, Международная конференция труда, 92-я сессия, июнь 2004, С. 7.
  2. Stalker P. Workers without Frontiers — the impact of globalisation on international migration, МОТ. Женева, 2000.
  3. Linard A. Migration and Globalisation — The New Slaves, МКСП. Брюссель, июль 1998.
  4. Inter-American Court of Human Rights: Juridical condition and rights of the undocumented migrants, Advisory Opinion OC-18/03 of 17 Sept. 2003, requested by the United Mexican States.
  5. Эта конференция предшествовала принятию МОТ Конвенции 1975 г. N 143 о трудящихся-мигрантах (дополнительные положения).
  6. Веб-сайт МКП . URL: www.ituc-cis.org. Около 200 размещенных там статей и материалов посвящаются профсоюзам и трудящимся мигрантам; поиск по ключевому слову "мигранты".

С.Черненко

Зам. генерального директора

ООО "СтандартМакс"

Москва

Легализация документов

Хоть это и очевидная вещь, но не упомянуть её нельзя.

Ставить апостиль на паспорт категорически невозможно! Апостиль для легализации документа разрешено ставить только на заверенную нотариусом копию паспорта, а также на его перевод на иностранный язык, также заверенный нотариусом. Нотариальная копия должна быть сделана специально под апостиль, и содержать в себе все страницы, включая и пустые.

Апостиль ставят на документы только в том случае, если вы переезжаете в страну, которая является членом Гаагской конвенции. В ином случае вам требуется консульская легализация документов, а этот процесс уже намного дольше. Получить апостиль паспорта можно в Министерстве Юстиции Российской Федерации (МинЮст РФ). Для этого вам потребуется копия паспорта или перевод, заверенные нотариусом.

Поставить апостиль на заграничный паспорт также возможно. Для этого нужно снять обычную копию паспорта, включая все страницы, и даже пустые. После, сделать перевод всех имеющихся виз, поставленных штампов и текста на иностранном языке. Перевод должен осуществляться на русский язык и быть подшит к копии загранпаспорта. После следует сделать нотариальное удостоверение перевода, а в конце уже проставить апостиль на копию паспорта с переводом.

Апостиль на паспорт нужен для того, чтобы вы могли открыть банковский счет в другой стране, заключать юридические сделки, открыть свою компанию и представлять в суде. Наше бюро апостилей предлагает быстрое и качественное оформление всего пакета необходимой документации, их перевод, нотариальное заверение и проставление апостилей на паспорт и не только. Все необходимые процедуры теперь можно пройти в нашем офисе, доверившись нашим специалистам. Мы дадим ответы на любой ваш вопрос, а также подскажем, как правильно собрать и оформить документы, необходимые для прохождения легализации.

Бюро проставления апостиля на паспорт

В статье описываются особенности легализации документов.

Для выданных государственными учреждениями Российской Федерации  документов, предъявляемых в компетентные государственные органы  и коммерческие организации иностранных государств, например, для оформления разрешения на работу, в сфере семейных отношений, в связи с участием в деятельности юридических лиц, требуется проведение процедуры легализации.

Такое же правило установлено в отношении  документов, изготовленных компетентными органами иностранных государств и представляемых в Российскую Федерацию для установления прав: о владении на праве собственности недвижимостью за рубежом, свидетельства о рождении, стаже трудовой деятельности , регистрации организации  и в других случаях.

Под легализацией понимается факт подтверждения того, что документ, исходящий от властей  государства или составленный при их участии, соответствует законодательству этой страны. Процедура легализации заключается в удостоверении подлинности  подписи должностного лица на документе и печати уполномоченного государственного органа, а также соответствия содержания документа требованиям законодательства выдавшего его государства, что подтверждает его юридическую силу.

Необходимость и порядок легализации правоустанавливающих документов в мировой практике можно условно разделить на четыре категории:

  • Документы, требующие обязательной консульской легализации;

  • Документы, признаваемые действительными на территории иных государств после прохождения упрощенного порядка легализации – проставления апостеля;

  • Документы, взаимно признаваемые на территории иностранных государств, участников международных соглашений,  в отсутствие легализации;

  • Документы, которые могут быть легализированы в Торгово-пормышленной палате РФ.

Порядок консульской легализации документов в России регламентируется Административным регламентом исполнения государственной функции по консульской легализации документов, утвержденным приказом МИД РФ от 26 мая 2008 г.

Как легализовать документ

N 6093. (далее «Регламент»), Консульским Уставом СССР от 25 июня 1976 г. и Инструкцией о консульской легализации, утвержденной МИД СССР  6 июля 1984 г.

На основании пунктов 2 и 26 указанного Регламента, легализация документов, выданных уполномоченными органами Российской Федерации, для предъявления за границей, на территории России поручена Министерству иностранных дел РФ. Ответственным за исполнением обязанности по легализации документов является Консульский департмент МИД РФ.

За границей полномочиями по удостоверению документов, составленных при участии официальных органов на территории страны пребывания, наделены консульские  учреждения Российской Федерации в этих иностранных государствах (пункт 27 Регламента).

На основании пп. «а» п. 1) ст. 1  Венской конвенции «О консульских сношениях» 1963 года, «консульское учреждение» означает любое генеральное консульство, консульство, вице-консульство или консульское агентство».

В соответствии с общепризнанными нормами международного права документы, составленные на территории одного государства, принимаются к рассмотрению на территории другого государства, только при условии легализазии их в установленном порядке, если иное не предусмотрено законодательством государств либо положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации.

К основным международным актам об отмене легализации документов, выданных иностранных государством, является Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года. Россией указанная Конвенция ратифицирована 31.05.1992 г. Соответственно, для всех документов, предназначенных для предоставления в официальные органы государств-участников Конвенции, установлен упрощенный порядок заверения соответствия составленного документа законодательству страны, выдавшей такой документ.

На основании статья 3 Гаагской Конвенции от 5.10.1961 г., «единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление … апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был выдан».

На основании статьей 2 и 5 Гаагской Конвенции,  процедура легализации документа путем проставления апостеля,  используется  для «удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ». Достоверность содержания самого официального документа апостиль не подтверждает. Органы, обладающими полномочиями по проставлению апостеля, назначаются госудраствами-участниками Конвенции самостоятельно.

Однако, Конвенция указывает на необходимость проставления апостиля  только в случаях, если отсутствует договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами об отмене, упрощении или отмены процедуры легализации документа, в том числе путем скрепления документов удостоверяющим штампом — апостилем.

С рядом государств Россия заключила договоры о взаимном признании официальных документов. Это значит, что оформленный надлежащим образом на территории одной из сторон договора документ признается другим государством, стороной такого договора, без прохождения процедуры легализации и каких-либо формальностей. Необходимо только заверение перевода документа на  государственный язык страны, в которую предоставляется документ.

К таким соглашениям относятся ряд двусторонних договоров о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенных Российской Федерацией:

  • Минская Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам 22 января 1993 г.;

  • Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов,  от  05.10.1961 г.;

  • Договор между РФ и Арабской Республикой Египет о взаимной правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, коммерческим и семейным делам от 23.09.1997 г.

Для ряда документов, исходящих от коммерческих организаций  и связанных с внешнеэкономической деятельностью (договора, инвойсы, коносаменты, товарораспоряжительные документы), прохождения процедуры консульской легализации и апостирования не требуется.

На основании Закона РФ «О торгово-промышленных палатах в Российской Федерации» от 07.07.1993 г. №5340-I, для них предусмотрена специальная процедура установления подлинности и соответствия законодательству выдавшего государства – легализация в Торгово-промышленной палате Российской Федерации.

Однако, проведение данной процедуры не является обязательным, и такого вида легализация может быть проведена только по требованию иностранной организации-контрагента, в которую документ в последствии предоставляется. Легализация в ТПП РФ осуществляется в два этапа — удостовение в Торгово-промыленной палате РФ, затем в консульстве  страны назначения документа на территории РФ.

ЧТО ТАКОЕ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ?

Легализация документа — это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другого государства.

Какие бывают виды легализации?

 

Существует два основных вида легализации документов, это

— проставление штампа «Апостиль»

консульская легализация.

Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т.е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

 

Проставление штампа «Апостиль» применяется для представления документа в странах, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации — проставление штампа «Апостиль».

 

ДЛЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ РОССИЙСКИХ ДОКУМЕНТОВ ВО ФРАНЦИИ И ФРАНЦУЗСКИХ ДОКУМЕТОВ В РОССИИ

 

ТРЕБУЕТСЯ  ПРОСТАВЛЕНИЕ  НА  НИХ  ШТАМПА  «АПОСТИЛЬ»

 

Для сведения! Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию.

Легализация. Консульская легализация документов.

В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура — легализация документа в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения.

 

Дополнительно обратите внимание на следующие обстоятельства:

Некоторые страны, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, тем не менее, в ряде случаев принимают документы, содержащие штамп «Апостиль»;

 

Иногда, в случае присоединения новой страны к Гаагской конвенции, ряд стран-участниц не признают такого присоединения и не принимают документы, исходящие из вновь присоединившейся страны и содержащие штамп «Апостиль». Присоединение России к Гаагской конвенции признано всеми странами-участницами.

В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую, в конечном счете, документ будет представлен. Всегда выясняйте требования заранее. 

По вопросу легализации документов на сайте консульского департамента МИД России даны все необходимые разъяснения. Пройти по ссылке: http://www.kdmid.ru

 

 

НА КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ АПОСТИЛЬ?

— на документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

— на административные документы;

— на нотариальные акты;

— на официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Апостиль проставляется как на подлинниках официальных документов, так и на копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

АПОСТИЛЬ НЕ СТАВИТСЯ НА:

— документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами (легализация вообще не требуется);

— административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Удостоверение документов, связанных с осуществлением внешнеэкономической деятельности, производится Торгово-промышленной палатой Российской Федерации или Торговой палатой Франции.

 

ДЕЙСТВИЕ ГААГСКОЙ КОНВЕНЦИИ (АПОСТИЛЬ) РАСПРОСТРАНЯЕТСЯ НА:

 

ДОКУМЕНТЫ О ГРАЖДАНСКОМ СОСТОЯНИИ (ЗАГС): свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о разводе, свидетельство о смерти, свидетельство об усыновлении и др., а также на справки из органов ЗАГС.

ПРОСТАВЛЯЕТСЯ В ЗАГС ПО МЕСТУ ВЫДАЧИ ДАКУМЕНТА.

 

ДОКУМЕНТЫ ОБ ОБРАЗОВАНИИ: дипломы с приложениями, аттестаты с приложениями и пр. ПРОСТАВЛЯЕТСЯ МИНИСТЕРСТВЕ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ.

ДОКУМЕНТЫ, ИСХОДЯЩИЕ ОТ МИНЮСТА РОССИИ И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ИМ ОРГАНОВ в том числе из соответствующих судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. ПРОСТАВЛЯЕТСЯ В МИНЮСТЕ РОССИИ И ЕГО РЕГИОНАЛЬНЫХ ОРГАНАХ.

МИД РОССИИ И КОНСУЛЬСКИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ АПОСТИЛЬ НЕ ПРОСТАВЛЯЮТ

 

Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа либо на его оборотной стороне или же на отдельном листе бумаги. Он производится путем оттиска штампа апостиля с последующим заполнением, на котором проставляется печать. Заполнение штампа апостиля совершается в соответствии с Гаагской конвенцией и Методическими рекомендациями Минюста России.

Орган, уполномоченный проставлять апостиль, на штампе апостиля проставляет свою печать.

Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации.

 

72. Легализация официальных документов: понятие, способы.

Тема легализации документов (подтверждение подлинности и юридической силы документа), выданных на территории одного государства для использования на территории другого государства, представляет интерес как для юридических лиц (предоставление сертификата, подтверждающего статус иностранного налогоплательщика, документа, который планируется использовать в качестве доказательства в суде, пр.), так и для физических лиц (предоставление  документа об образовании, гражданском состоянии и прочее).

Сразу нужно оговорить такой важный момент, что легализации подлежат только ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, к которым с точки зрения международного права (в сфере реализации норм о легализации документов) относятся:

— документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

— административные документы;

— нотариальные акты;

— официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

К официальным документам в данном случае не относятся административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

В основном говорят о двух путях легализации Документа: «консульская легализация» и «апостилирование».

Кратко остановимся на первом из них.

1. Консульской легализацией иностранных официальных документов является процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочия лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ, и соответствия данного документа законодательству государства пребывания.

2. Консульское должностное лицо легализует официальные документы, которые предназначены для представления на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются Российская Федерация и государство пребывания. (прим.: Гаагская  Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов 1961 года, Минская Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная в Минске 22 января 1993 г. будет рассмотрено далее).

3. Консульской легализации не подлежат иностранные официальные документы, которые противоречат законодательству Российской Федерации или содержание которых может нанести вред интересам Российской Федерации.

(ч.1.,2,3 ст. 27 Федерального закона от 05.07.2010 N 154-ФЗ «Консульский устав Российской Федерации»).

Консульская легализация иностранных официальных документов, предназначенных для использования на территории РФ, может быть осуществлена как на территории того государства, где эти документы выданы, так и непосредственно в Российской Федерации.

В первом случае документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел (МИД) либо ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализируется в консульском учреждении РФ в данном государстве.

Во втором случае иностранный документ сначала заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан документ, а затем легализуется в Департаменте консульской службы МИД России.

Такой документ оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала.

В целом можно охарактеризовать данную процедуру как продолжительную по времени, многоступенчатую и дорогостоящую.

Наиболее важным и актуальным представляется второй способ легализации документа, который был утвержден международным сообществом в целях упрощения процесса признания иностранных документов,  а именно: в 1961 г. в Гааге была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов иопределяющая порядок проставления апостиля для стран-участниц Конвенции.

Упрощения легализации в соответствии с вышеназванной Конвенцией заключается в следующем:

-Каждое из договаривающихся государств освобождает от консульской легализации документы, на которые распространяется Гаагская Конвенция и которые должны быть представлены на его территории.

-Единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен.

— Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа (прим.: В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ за проставление апостиля взимается государственная пошлина в размере 1500 рублей за каждый документ).

— Документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран — участниц Гаагской конвенции (!).

— Каждое договаривающееся государство назначает с учетом их официальных функций те органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля, о чем уведомляет министерство иностранных дел Нидерландов (В РФ к числу таких органов относятся Министерство обороны; Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки; Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии; Министерство юстиции и его территориальные органы; органы записи актов гражданского состояния).

— ВАЖНО, чтобы форма и содержание апостиля соответствовали утвержденным Конвенцией, а именно: апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом; он должен иметь форму квадрата со стороной не менее 9 сантиметров и полностью соответствовать образцу:

Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см.

                                                APOSTILLE                             

│                                                                

│            (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)           

│                                                                

│ 1.

Страна …………………………………………….

│    Настоящий официальный документ                              

│ 2. был подписан (фамилия) ………………………………

│ 3. выступающим в качестве ………………………………

│ 4. скреплен печатью / штампом (название учреждения)           

│    …………………………………………………..

│    Удостоверено                                                

│ 5. в ………………………. 6. (дата) ……………..

│ 7. (название удостоверяющего органа) …………………….

│ 8. за N ………………………………………………

│ 9. печать / штамп  10. подпись ………………………….

* он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

В том случае,  если проставленный апостиль не отвечает вышеописанным требованиям, то документ с таким апостилем не будет считаться надлежащим образом легализованным (см.: Определение ВАС РФ от 20.07.2009 N ВАС-7426/09 по делу N А40-7480/08-68-127)).

— Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения и легализации (!).

Легализация и проставление апостиля могут не потребоватьсяесли международным договором предусмотрена отмена или упрощение этих процедур между договорившимися странами. Так Минской Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22 января 1993 г. предусмотрено, что документы, которые на территории одной из договаривающихся сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным органом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены официальной печатью, не требуют на территории другой договаривающейся стороны какого-либо удостоверения (легализации). В отношении таких документов может быть потребован только их нотариально заверенный перевод. Минская Конвенция действует в отношении России со странами СНГ.

ЭТО ИНТЕРЕСНО:

Пункт 27. Информационного письма Президиума ВАС РФ от 09.07.2013 N 158

<Обзор практики рассмотрения арбитражными судами дел с участием иностранных лиц>

Доверенность от имени иностранного лица, выданная на территории иностранного государства, не является официальным документом и по общему правилу не требует обязательного удостоверения в виде консульской легализации или проставления апостиля.

Изложенное не препятствует суду в случае сомнений в отношении подлинности подписи, статуса лица, подписавшего доверенность, запросить дополнительные доказательства, подтверждающие полномочия лица, участвующего в деле. К числу таких доказательств может быть отнесена выданная иностранным лицом своему представителю нотариально удостоверенная доверенность с проставленным апостилем или легализационной надписью консула.

  •          Письмо ФНС России от 16.09.2013 N ОА-4-13/16590@

Сертификаты, подтверждающие статус налогоплательщика в качестве резидента соответствующей страны, подлежат апостилированию, если иное прямо не предусмотрено международным договором, регулирующим вопросы налогообложения.

Большинство международных договоров РФ об избежании двойного налогообложения подобных положений не содержит. В этой связи в последние годы при проработке проектов протоколов к договорам об избежании двойного налогообложения Россией предлагается включение пункта о том, что сертификат о резидентстве или любой иной документ, выданный компетентным органом Договаривающегося государства или его уполномоченным представителем, не требует легализации или апостиля для целей применения в другом Договаривающемся государстве.

Согласно положениям ст. ст. 232 и 312 Налогового кодекса РФ обязанность по представлению упомянутых выше сертификатов возлагается на иностранных налогоплательщиков. Поэтому отсутствие апостиля на таких документах не может служить основанием для привлечения налогового агента — российской организации к ответственности, предусмотренной частью первой НК РФ.

(Прим.: данное письмо содержит лишь информацию о позиции ФНС,  в то время как в судах пока преобладает другой подход. Представляется целесообразным предварительно выяснить позицию своего налогового органа по данному вопросу).

  •          <Письмо> УФНС России по г. Москве от 10.02.2012 N 16-15/011596@

В рамках статьи 3 Гаагской конвенции, в соответствии со статьями «Взаимосогласительная процедура», «Обмен информацией» действующих международных договоров об избежании двойного налогообложения, заключенных РФ с иностранными государствами, руководствуясь сложившейся международной налоговой практикой, компетентный орган по смыслу договоров об избежании двойного налогообложения (в России — Минфин России), в том числе в лице его уполномоченного представителя (в России — ФНС), на взаимной основе согласовал с компетентными органами (их уполномоченными представителями) ряда иностранных государств процедуру принятия официальных сертификатов, подтверждающих постоянное местопребывание (резидентство) без легализации или апостилирования.

К таким государствам относятся Республика Беларусь, Украина, Республика Молдова, Республика Казахстан, Республика Узбекистан, Киргизская Республика, Республика Таджикистан, Республика Армения, Азербайджанская Республика, Соединенные Штаты Америки, Республика Кипр, Словацкая Республика, Федеративная Республика Германия. (Прим.: В постановлении ФАС МО от 06.12.2012 №А40-25216/12-19-226 суд дополнил список Республикой Польшей).

Учитывая изложенное, не требуют апостилирования только те документы, подтверждающие постоянное местопребывание (резидентство) иностранных организаций, которые выданы уполномоченными органами указанных государств.

(Основание: письма Минфина России от 25.08.2006 N 03-03-04/4/141 и ФНС России от 04.09.2008 N 3-7-06/277@.)

«Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов» (Заключена в г. Гааге 05.10.1961)(вступила в силу для России 31.05.1992)

Федеральный закон от 05.07.2010 N 154-ФЗ «Консульский устав Российской Федерации»

Налоговый кодекс РФ

Информационные письма ФНС

Судебная практика

Правовая система «Консультант+»

_______________________________

Автор статьи:

Вера Шалыпина — юрисконсульт компании Alta Via

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *