Нумерация приказов в организации правила

Posted On 14.05.2018

Содержание

Исходящая нумерация писем и приказов

Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ). Об особенностях заполнения журнала кассира операциониста читайте в этой статье. Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — очередной порядковый номер; В некоторых случаях, когда срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Отметка может проставляться от руки: о переводе и перемещении; о совмещении должностей , расширении зон обслуживания, увеличении объема работ; об увольнении.

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением.

Следовательно, регистрация преследует три цели :

  1. справочная работа по документам.
  2. учет документов;
  3. контроль за их исполнением;

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Нумерация писем в делопроизводстве с нового года

Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит:

  1. облегчить процедуру поиска нужного приказа;
  2. систематизировать значительную часть документооборота;
  3. усилить контроль за оформлением решений руководства.

Каждая организация, устанавливая собственную систему документооборота, в том числе порядок нумерации приказов, исходит из структуры предприятия, численности трудового коллектива и видов издаваемых документов.

Все приказы по предприятию могут быть условно разделены на 3 вида:

  1. по основной деятельности;
  2. по административно-хозяйственной деятельности.
  3. по личному составу;

К по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрация документов строится на следующих основных правилах. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов. Прошивка – один из атрибутов оформления строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения.

Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде.

Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Хорошо продуманная система нумерации приказов позволит:

  1. усилить контроль за оформлением решений руководства.
  2. систематизировать значительную часть документооборота;
  3. облегчить процедуру поиска нужного приказа;

Каждая организация, устанавливая собственную систему документооборота, в том числе порядок нумерации приказов, исходит из структуры предприятия, численности трудового коллектива и видов издаваемых документов.

Все приказы по предприятию могут быть условно разделены на 3 вида:

  1. по административно-хозяйственной деятельности.
  2. по основной деятельности;
  3. по личному составу;

К по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т.

Нумерация кадровых приказов позволяет упорядочить их как хронологически, так и тематически.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

А как правильно осуществлять нумерацию кадровых приказов на прием и увольнение служащих? Ответ на данный вопрос вы можете узнать из следующей статьи.

Необходимость нумерации издаваемых приказов

Ни одна фирма не сможет обойтись в своей деятельности без кадрового делопроизводства. Оно представляет собой действия сотрудников кадрового отдела по:

• Формированию личных дел служащих компании;

• Внесению записей в их книжки о труде;

• Разработке должностных инструкций;

• Созданию приказов по штату фирмы (трудоустройству, увольнению, переводу);

• Разработке организационных бумаг.

Особое внимание в кадровом деле отводится нумерации приказов о приеме и увольнении. Это объясняется тем, что кадровики занимаются только их оформлением. Очень важно разделять их с двумя другими видами приказов, которые издаются в фирме (административно-хозяйственного характера и приказы по основной осуществляемой деятельности).

Присвоить приказу собственный номер – это значит:

• Упорядочить процесс регистрации кадровых бумаг;

• Сделать более быстрой процедуру нахождения приказа при потребности отыскать его в общей кипе кадровых бумаг;

• Облегчить классификацию приказов при передаче бумаг на хранение.

Потребность нумеровать все издаваемые приказы состоит в следующем:

• Разделение приказов по срокам их хранения – продолжительные (пятьдесят и семьдесят лет) и краткосрочные (от одного года до пяти лет);

• Присвоение сложных номеров (состоящих и из букв, и из цифр) при большом объеме различных приказов.

Как нумеровать приказы

Порядок нумерации кадровых приказов на прием и увольнение должен закрепляться соответствующей инструкцией, благодаря которой не составит труда понять, как в фирме организованы контроль и учет. Чтобы было удобнее, можно ввести буквенно-цифровую нумерацию кадровых документов, которая поможет разобраться, к какой категории относится приказ.

Буквенная нумерация может быть такой:

• П – специалист принят на работу;

• У – специалист уволен;

• ПР – на работу были приняты рабочие;

• К – рабочие поездки специалистов;

• ВК – внутренние командировки служащих;

• ЗК – рабочие поездки сотрудников за рубеж;

• ОТД – отпуск за счет самого работника;

• ОТК – отпуск, оплачиваемый за счет нанимателя;

• Н – нарушение сотрудником трудовой дисциплины;

• К – прочие кадровые приказы.

Используется ли новая нумерация с каждого нового года

Нумерацию приказов о приеме и увольнении следует вести, начиная с каждого нового года, обновляя порядок исчисления. С первого трудового дня нового года приказу будет присваиваться первый номер, и далее по порядку. Исключениями являются только организации образования и культуры. Для них обновление нумерации осуществляется с первого сентября.

Данная система позволяет упорядочивать приказы, а также подготавливать их к сдаче в архив на хранение.

Журнал для регистрации издаваемых приказов

Поскольку порядок присвоения приказам номеров не регламентируется на законодательном уровне, кадровые работники должны вести спец. журналы регистрации издаваемых приказов.

Процесс регистрации представляет собой перенесение реквизитов с приказа в журнал.

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. Вданной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

— поиска необходимого приказа;

— установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);

— организации хранения документации;

— систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа.

Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

— 75 лет – вынесенные до 2003 года;

— 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

Основные принципы нумерации

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр– порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

«лс» — приказы по личному составу;
«п» — о приеме на работу;
«у» — о расторжении трудового договора;
«к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов – их регистрация.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ихотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

— номер приказа (с индексом);

— дата его издания;

— Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;

— структурное подразделение, в котором он числится;

— должность;

— табельный номер;

— реквизиты трудового договора;

— суть приказа – кратко;

— расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

— дату исполнения приказа;

— ответственных лиц и их подписи.

Внесение изменений в приказ

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

— реквизиты изменяемого приказа;

— суть и основания изменений;

— действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;

— лица, ответственные за исполнение нового приказа.

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

Все новости Респекта

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Хорошо продуманная система нумерации позволит:

  • систематизировать значительную часть документооборота;
  • облегчить процедуру поиска нужного;
  • усилить контроль за оформлением решений руководства.

Каждая организация, устанавливая собственную систему документооборота, в том числе порядок нумерации, исходит из структуры предприятия, численности трудового коллектива и видов издаваемых документов.

Виды приказов

Все по предприятию могут быть условно разделены на 3 вида:

  • по личному составу;
  • по основной деятельности;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

К по личному составу относятся такие, с помощью которых документируются трудовые отношения, то есть прием, увольнение сотрудников, приказы об отпусках и командировках и т. п.

От вида приказа зависит не только его место в системе документооборота, нумерация, но и сроки хранения. На сроках может быть построена вся система организации хранения приказов и их нумерация.

Варианты организации кадровой нумерации приказов

Разновидностей схем нумерации множество.

Рассмотрим некоторые из них.

Журнал учета приказов

Таким образом, строгих законодательных рамок по внедрению системы нумерации в организациях нет.

Каждая компания определяет такую схему самостоятельно, исходя из целесообразности и удобства использования.

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

• предоставление отпусков без сохранения заработной платы; • предоставление отпусков по уходу за ребенком; • изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и др.); • присвоение классного чина государственным (муниципальным) служащим; • повышение классности (разряда) работника; • расследование несчастных случаев с работниками; • направление в загранкомандировки (выезд на работу в другую страну); • направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны; • прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).

Нумерация приказов в организации правила закон

Добрый день. На сегодняшний день специальных правовых актов по нумерации приказов по кадрам не существует.

В организации могут быть самостоятельно разработаны правила ведения кадрового делопроизводства зависимости от ее структуры, численности сотрудников и видов издаваемых. На сегодняшний день, основным руководящим документом является постановление

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

о переводе и перемещении; о совмещении должностей , расширении зон обслуживания, увеличении объема работ; об увольнении. При этом основания увольнения в данной ситуации не имеют значения; о проведении аттестации работников; о повышении квалификации и обучении работников; другие виды распоряжений, изданные в рамках осуществления трудовых отношений.

Порядок учета приказов в организации образец журнала учета

Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации: Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую в соответствии с датой регистрации (дата по основной деятельности – 14.07.17, пронумерован 140717 – ОД). Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации: сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов; индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.

Этот вид приказов подразделяется на 2 группы: Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии); Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

    , оформляющие трудовые отношения и их значительные условия (увольнение, перевод на другую должность, смена фамилии и др.) и подлежащие хранению в течение 75 лет; распоряжения, носящие кратковременный характер (отпуск, командировка, выговор и др.) и подлежащие хранению в течение 5 лет.

Соответственно, целесообразно эти бумаги хранить в разных папках.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *