1 с платежный календарь

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Чем платежный календарь предприятия отличается от БДДС?
  • Каковы преимущества платежного календаря?
  • Как составить платежный календарь?
  • Как выбрать программы для его автоматизации?

Контроль движения денежных средств представляет собой главную задачу финансовой службы любой компании. Наглядно управлять потоками средств позволяет платежный календарь предприятия, иначе он называется графиком платежей организации. Далее мы расскажем, для чего нужен данный инструмент, каковы правила его подготовки.

Содержание

Отличия платежного календаря от бюджета движения денежных средств

Читайте также: Методы бережливого производства

Платежный календарь предприятия – это основной инструмент управления потоками финансов на ежедневной основе, позволяющий оптимизировать движение средств, сократить риск неплатежеспособности компании.

Он входит в систему бюджетирования, так как используется при планировании поступающих и расходуемых финансов. В укрупненном виде данные статьи представлены в бюджете движения денежных средств (БДДС).

Основное отличие платежного календаря от БДДС состоит в том, что в первый ежедневно вносятся поправки с учетом актуальных сведений о фактическом наличии денег на счетах предприятия и в кассе.

Отметим, что во время подготовки платежного календаря расходы прогнозируются при помощи действующих договоров и первичных документов на оплату. А при прогнозе поступлений денег во внимание принимаются фактически совершенные отгрузки товара покупателям и кредитные средства, полученные по кредитным договорам. Поэтому данный документ обычно составляется на месяц.

Тогда как в БДДС указываются обобщенные запланированные поступления и расходы средств, связанные с планами бюджета доходов, расходов компании. Благодаря этой особенности удается спланировать движение финансов предприятия на срок от квартала до года.

Другое немаловажное отличие БДДС состоит в отсутствии необходимости разделять финансовые потоки на операционную, финансовую, инвестиционную деятельность.

Если вы хотите эффективно управлять денежными средствами, необходимо, чтобы платежный календарь устанавливал приоритетность выплат предприятия. Поясним: если недостаточно свободных ресурсов, в первую очередь погашают те обязательства, которые являются наиболее существенными для продолжения работы компании.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

  • Финансовый контроль на предприятии
  • Чистая рентабельность предприятия
  • Как выстроить финансовую структуру компании

Преимущества платежного календаря для предприятия

Платежный календарь предприятия представляет собой плановый финансовый документ, благодаря которому удается ежедневно управлять потоками поступающих, расходуемых средств.

Он необходим для решения целого ряда задач:

  • Сведение прогнозируемых объемов (оптимистического, реалистического и пессимистического) поступающих и затрачиваемых средств в единое задание по оформлению финансовых потоков компании на один месяц.
  • Максимальная синхронизация соответствующих денежных потоков, что позволяет увеличить эффективность оборота средств.
  • Обеспечение приоритетности платежей с учетом воздействия на работу компании.
  • Обеспечение необходимой абсолютной ликвидности денежного потока компании, иными словами, ее платежеспособности в краткосрочный период.
  • Возможность своевременного контроля и текущих проверок деятельности в сфере управления финансами.

Благодаря внедрению платежного календаря предприятия:

  • становится возможным прогнозирование финансового положения компании;
  • приобретают прозрачность процессы управления прибылью, затратами;
  • повышаются гибкость и логичность решений в случае изменения экономических условий работы предприятия;
  • оптимизируется кредитная политика;
  • повышается надежность, а значит, возрастает доверие кредиторов, инвесторов, головного офиса.

Несмотря на все преимущества, главная цель введения данного документа – создание графика денежных потоков на несколько рабочих дней – месяц. За счет этого инструмента погашаются все необходимые обязательства, сокращается объем избыточных средств на счетах и не удается столкнуться с кассовыми разрывами.

Содержание платежного календаря бывает разным – все зависит от особенностей компании и потребностей работающих с данным документом специалистов. Но в нем обязательно должны учитываться поступления, выбытия, плановые остатки финансов. Отметим, что наиболее распространена разбивка по дням и источникам.

Читайте также: Как считать коэффициент текущей ликвидности: основные формулы

Основные виды платежных календарей предприятия

Платежные календари делятся на виды по направлениям работы предприятия, его подразделений и отделов. Выделают такие типы данного документа:

  • Налоговый платежный календарь, который также называют графиком налоговых платежей, где фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.

  • Календарь инкассации дебиторской задолженности. Все необходимые данные вносятся в документ в сроки, указанные в соглашениях с контрагентами. В качестве даты поступления денег используется дата зачисления на расчетный счет, поскольку таким образом удается представить действительный оборот средств.
  • Календарь обслуживания кредитов. Все сведения по выплатам указываются в данном документе на основе условий кредитных/лизинговых соглашений.
  • Календарь выдачи зарплаты. Используется в компаниях, работающих с многоступенчатым графиком выплаты зарплат.
  • Бюджет формирования производственных запасов. Сведения по данным платежам вносятся согласно планам закупок либо договорам, заключенным с контрагентами. Этот же документ должен содержать данные в случае выплаты долгов поставщикам.
  • Бюджет управленческих расходов. В него вносятся затраты на приобретение лицензий, оргтехники, то есть все, что не относится к внеоборотным активам, а также расходы на деловые поездки, почтовые отправления, прочие виды затрат, необходимые для управления компанией. Отметим, что сюда не входит оплата труда административно-управленческого персонала, она фиксируется в календаре выплат зарплаты. Сумму в этом случае устанавливает соответствующая смета, а сроки согласовываются со службами управления.

  • Бюджет реализации товара. Здесь предусмотрено два раздела: «График поступления платежей за реализованную продукцию», а также «График расходов, обеспечивающих реализацию продукции».
  • Бюджет формирования портфеля долгосрочных финансовых инвестиций. Данный документ также включает в себя два раздела: «График затрат на приобретение долгосрочных финансовых инструментов инвестирования» (таких, как акции, долгосрочные облигации, пр.) и «График поступления дивидендов и процентов по долгосрочным финансовым инструментам инвестиционного портфеля».
  • Капитальный бюджет реализации программы реальных инвестиций. При его составлении учитываются два раздела: «График капитальных затрат» (на оплату основных средств и нематериальных активов) и «График поступления инвестиционных ресурсов» (по отдельным источникам).
  • Капитальный бюджет реализации инвестиционных проектов. Эта разновидность похожа на предыдущий документ.
  • Бюджет эмиссии акций. Документ включает в себя «График платежей, обеспечивающих подготовку эмиссии акций и обеспечивающих их продажу» (комиссионное вознаграждение, пр.) и «График поступления денежных средств от эмиссии акций».
  • Бюджет эмиссии облигаций схож с предыдущим типом документа.
  • Календарь амортизации основного долга по финансовым кредитам. Сведения о платежах фиксируются отдельно для всех видов кредита и в соответствии с условиями кредитных договоров.

Читайте также: Очевидные последствия повышения ставки НДС на финансы предприятия

Данные для составления платежного календаря

При разработке данного документа используется реальная информационная база денежных потоков предприятия. В нее должны входить такие сведения:

  • договоры с контрагентами, банками, иными организациями;
  • акты сверки расчетов с контрагентами; акты сдачи-приема товара (работ, услуг);
  • счета (инвойсы) на оплату товара (работ, услуг); счета-фактуры (выданные и полученные);
  • банковские документы, фиксирующие поступление денег на счета;
  • таможенные декларации;
  • платежные поручения;
  • документы о согласовании цен;
  • графики отгрузки продукции;
  • графики выдачи зарплаты персоналу;
  • информация по расчетам с дебиторами, кредиторами;
  • законодательно установленные сроки выплат по финансовым обязательствам (перед бюджетом, внебюджетными фондами, контрагентами);
  • приказы, распоряжения внутри компании.

Как составить платежный календарь (+ пример в Excel)

Формирование бюджетного календаря предполагает три основных этапа:

  1. Бюджетирование в рамках БДДС.
  2. Установление правил выплат.
  3. Автоматизация составления данного документа.

При подготовке БДДС разрабатывается структура бюджета, определяются объемы и сроки поступления средств и расходов. Во время этого этапа работы необходимо тесное взаимодействие с представителями ЦФО, допускается использование сценарного планирования. Отметим, по каждому направлению работы проводится отдельный расчет чистого денежного потока (ЧДП).

В результате данного этапа вы получаете сбалансированный график поступлений и выплат, благодаря которому исключены «кассовые разрывы». В то же время требуется выявить резервы незадействованных средств и определить сферу их использования. В этом случае опираются на имеющиеся возможности и оценку рисков работы компании.

На втором этапе создания платежного календаря предприятия необходимо определить полномочия и компетенции инициаторов платежей, систему подачи, утверждения и отклонения заявок. Также устанавливается процедура составления реестра платежей на день, неделю, перечень «защищенных» статей, принцип согласования превышающих лимиты затрат.

При осуществлении платежа обычно действует такой алгоритм:

  1. Подача заявки инициатором.
  2. Проверка соответствия платежа платежному календарю – это делает руководитель ЦФО или финансовая служба.
  3. Согласование отклонений от бюджета, если они имеются.
  4. Согласование платежа с финансовой службой.
  5. Передача в бухгалтерию указания на проведение платежа.

На третьем этапе происходит автоматизация информационных потоков, имеющих отношение к составлению данного календаря, платежам, финансовым поступлениям. С этой целью изучаются базы данных 1С, также необходимо регламентировать внутренние аналитические формы и режимы доступа к информации предприятия. При небольших масштабах деятельности для этих целей достаточно корпоративной электронной почты и Excel.

Приведем пример создания платежного календаря предприятия в Excel. Компания «Х» ведет свою деятельность в нескольких крупных городах, поэтому может похвастаться обширной филиальной структурой. Руководство решило провести централизацию управленческого учета, чтобы обосновать перераспределение финансов между филиалами. В результате чего потребовалось изменить систему контроля движения денежных потоков.

Для этого были сделаны такие шаги:

  • Налажено поступление информации от региональных офисов при подготовке БДДС, балансировке поступлений и выплат. Получившийся образец платежного календаря предприятия вы видите ниже:

  • Созданы унифицированные формы заявок для платежей и платежных реестров.
  • Установлена процедура согласования платежей при помощи электронного документооборота.
  • Ответственные специалисты получили персональный доступ к информации.
  • Все процедуры закреплены в соответствующих положениях.
  • Проанализировано совпадение реальных доходов и расходов составленному ранее платежному календарю, выявлены причины отклонений.
  • Наложены взыскания на руководителей ЦФО, допустивших необоснованные существенные отклонения.

Для скачивания есть вариант разработки платежного календаря на примере рекламного агентства

Читайте также: Оптимизация управления затратами

Нюансы составления платежного календаря предприятия

1. Реестр платежей.

Реестр запланированных выплат является важной частью данного календаря. Обычно именно он идет на подпись финансовому или генеральному директору предприятия. Отметим, что в идеале в реестре платежей предусмотрены как стандартные колонки, например, дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, так и ряд дополнительных полей. Последние могут помочь руководителю департамента казначейства (либо финансовому директору, если в компании отсутствует отдельная казначейская функция) сформировать платежный календарь.

К дополнительным полям относятся:

  • Наименование статьи бюджета, в рамках которой планируется произвести платеж. Дело в том, что проверка на соответствие бюджету входит в число самых распространенных процедур при согласовании заявок на платеж. Вы значительно упростите проверку, если будете осуществлять ее не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого наименование статьи бюджета указывается по каждому заявленному платежу.
  • Источник оплаты. То есть необходимо обозначить, с какого расчетного счета (из какой кассы) будут выплачены деньги по заявке. Без этого сложно спланировать остатки на начало и конец дня по расчетным счетам компании во время составления платежного календаря предприятия.
  • Авторизация. Это дополнительный признак, позволяющий отследить согласована ли заявка. Для большего удобства можно разбить это поле на несколько, допустим, по должностям лиц, от которых зависит согласование. Таким образом финансовый директор, получив на подпись реестр платежей, сможет понять, какие заявки уже одобрены на предыдущих этапах, а какие еще ждут согласования и у кого.
  • Факт исполнения заявки. Данное поле включает в себя пометку относительно того, оплачена заявка или нет, и дату платежа. Благодаря этому полю, инициатор быстро получает сведения о состоянии своей заявки, а финансовый директор без труда актуализирует платежный календарь, внося в него оплаты, имевшие место на текущей неделе.

2. Правила сбора и прохождения заявок.

Подготовка достоверного платежного календаря на ближайшую неделю невозможна, пока на предприятии отсутствует регламент платежей. Дело в том, что всегда есть руководители отделов, которым кажется, что именно их счет требует скорейшей оплаты. И это несмотря на то, что практически всегда можно предвидеть необходимость выплат хотя бы за неделю. Обычно причиной такой спешки является забывчивость, простая халатность отдельных специалистов. В финансовых вопросах это недопустимо.

Регламент платежей устанавливает правила заполнения заявок, порядок согласования, сроки подачи, время исполнения заявки. Допустим, инициатор платежа может подать заявку по понедельникам до 16:00. А время выдачи наличных по согласованным заявкам – по средам, четвергам, пятницам с 11:00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета осуществляется строго по четвергам до 14:00, пр.

Утвердить данный регламент можно только приказом генерального директора предприятия. После утверждения информация об изменениях доводится до сотрудников. Крайне важно уделить особое внимание в регламенте платежей таким темам, как нарушение сроков предоставления заявки, превышение лимита по бюджетной статье. Таким образом вы сразу решите все вопросы, возникающие в непредвиденных ситуациях, и сможете мотивировать работников следовать регламенту.

При несоблюдении сроков формирования заявки регламент может предусматривать личное согласование с финансовым или генеральным директором. Единожды попав в такую ситуацию, многие сотрудники решат впредь не нарушать сроков. Вы можете скачать готовый регламент проведения платежей под статьей.

3. Поступление средств.

Наибольшую сложность из всех описываемых задач, как показывает практика, представляет собой планирование объемов средств, поступающих в течение дня. Обычно действуют таким образом: запланированные в бюджете поступающие средства делят на количество рабочих дней, после чего результат заносят в платежный календарь. Таким образом получается входящий денежный поток одного дня. Это единственный вариант расчетов, если компания торгует в розницу без предварительных договоров.

Но необходимо учитывать степень приблизительности расчетов при планировании выплат. Допустим, на начало дня на счетах компании 150 тыс. рублей, в течение дня ожидается поступление 300 тыс. рублей. Поэтому специалисты финансового отдела планируют оплатить счета на 450 тыс. рублей. Но до конца банковского дня поступило только 200 тыс. рублей, вместо ожидавшихся 300, а значит, запланированные суммы придется пересчитывать.

Хотя это не самое страшное, проблема в том, что остатки на расчетных счетах спланированы в ноль, а по договору с банком неснижаемый остаток на счете предприятия равен 10 тыс. рублей. Ниже вы найдете пример платежного календаря.

Рекомендуется заблаговременно определить, какая часть запланированных к поступлению средств пойдет на оплату счетов. Обычно это делается на основе опыта работы или анализа движения финансов. Также стоит заранее определить в регламенте платежей страховой остаток средств на конец рабочего дня – этот показатель необходимо принимать во внимание при подготовке платежного календаря предприятия, даже простого.

Советуем включить в данный документ информацию о существующих невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Эти данные указывайте рядом со сведениями о входящих остатках. Тогда в платежном календаре будут как можно более полно представлены сведения о финансовых возможностях предприятия, а значит, у финансового директора появится возможность эффективнее использовать ресурсы.

4. Определение приоритетов, если нет денег для оплаты всех счетов.

Сегодня у многих предприятий нет средств на оплату сразу всех акцептованных заявок. В результате приходится собирать совещание руководителей подразделений, чтобы решить, какие из платежей можно отложить на некоторый срок. Все это требует дополнительных временных затрат и вложения сил.

Для более быстрого управления рекомендуется указывать в заявках приоритет платежа и срок оплаты по договору. С помощью этой информации финансовый директор единолично примет решение о том, выплату каких сумм можно временно отложить. В первую очередь компании стараются расправиться с долгами по заработной плате, перед бюджетом, банками. Далее в очереди следуют ключевые контрагенты, непосредственно влияющие на возможность продолжения работы компании, или договор с которыми предусматривает серьезные штрафы. И в конце вносятся все прочие платежи.

Вы почувствуете, насколько проще следить за неоплаченными заявками, если указывать факт исполнения/неисполнения. Также рекомендуется, помимо классического деления платежей по статьям, предусмотреть аналитику по контрагентам. В этом случае самым удобным инструментом является Excel – вам нужно только ввести дополнительный столбец с названием получателя. Вы получите возможность при необходимости видеть список дебиторов, которые ждут перечисления в ближайшее время.

5. Исполнение платежного календаря.

Данный документ требует проведения актуализации – эту процедуру выполняют в конце рабочего дня на основе выписки из системы «банк – клиент». Для этого вместо плановых данных вносят информацию о фактических оплатах, поступлениях, оставшихся средствах, то есть наиболее существенные для компании показатели. Также возможен ежедневный анализ расхождения изначально запланированных цифр и фактических данных. Но практика показывает, что рассматривать показатели с этой позиции лучше по завершении недели.

Также рекомендуем сделать на ближайший месяц укрупненный план поступлений и выплат, в котором предусмотрено деление по неделям (не по дням). Так вам будет проще ориентироваться в ближайших платежах, особенно если некоторые из них ранее приходилось переносить из-за недостаточного количества средств на счетах.

Читайте также: Методы управления валютными рисками: кратко и по делу

Выбор программы для составления платежного календаря предприятия

При подготовке платежного календаря предприятия, помимо его значения и содержания, нужно также учитывать такие моменты:

  1. Задачу важно поставить и выполнить оперативно – у вас нет времени на подготовку техзадания, поиск исполнителей вне компании, отладку ПО.
  2. Существующая программная система не позволяет отладить этот процесс простой надстройкой, даже когда сведения находятся в разных системах.
  3. Есть заказчик/владелец, отвечающий за дальнейшую работу с файлом Excel, который будет проверять корректность, полноту, достоверность и своевременность данных. Вероятно, эти действия будут привязаны к его личной системе мотивации по зарплате.
  4. Цена незначительных ошибок в цифрах невелика, а значит, нет высоких требований к точности.
  5. Можно загружать в Excel контрольные данные из учетных систем без их долгого трансформирования.
  6. Необходимо гибкое и легко изменяемое средство, а не подробная и «жесткая» программа.
  7. У компании может не быть возможности оплатить дорогую автоматизацию платежного календаря.

Исходя из всего сказанного, рекомендуем внимательнее присмотреться к знакомому средству и найти ему более эффективное применение:

  • Экономный способ – ведение сводной таблицы с привязкой выписок из «Клиент-банка» в Excel в БДДС. Он позволяет быстро и без серьезных затрат организовать ряд процессов управления финансами.
  • Средний по цене способ – внедрение прикладных решений для бухгалтерского учета в связке с Excel таблицами. Система «Клиент-банк» и электронная цифровая подпись уже успели проявить себя с лучшей стороны в банковском обслуживании предприятий различных уровней.
  • Дорогой способ – покупка комплексного решения на платформе 1С для автоматизации финансового, управленческого учета, бюджетирования и казначейства, его внедрение и пробная эксплуатация с помощью специалистов специализирующихся компаний. Однако выбор обширен, поэтому вам понадобится хорошо подумать, чтобы остановиться на конкретном ПО и поставщике.

Выбрать программу для составления платежного календаря, которая действительно подошла бы компании на текущий момент и в среднесрочной перспективе, помогут такие вопросы:

1. В чем главная цель автоматизации платежного календаря?

  • обеспечение устойчивой платежеспособности предприятия;
  • максимально эффективное расходование финансов;
  • оперативные сбор и предоставление данных.

2. Что нужно сделать для достижения поставленных целей?

  • создать систему оперативного отражения данных о плановых и фактических поступлениях/выплатах по источникам денежных средств, контрагентам, договорам и прочим пунктам за определенный период;
  • контролировать поступления и платежи с учетом запаса ликвидности в разрезе форм денежных средств (ликвидные ценные бумаги, акции, облигации, займы), при условии, что последние есть на предприятии;
  • спланировать и сосредоточить средства на банковских счетах и депозитах, продать/купить валюту, пр.;
  • спланировать кредитную деятельность компании, учитывать движение кассовых разрывов и кредитных/заемных средств;
  • создать взаимосвязь между производственными, текущими, управленческими и финансовыми планами компании, основой которых является стратегия развития предприятия;
  • создать механизм внутреннего контроля и взаимодействия персонала, несущего ответственность за решения в области расходования финансов;
  • своевременно получать информацию о состоянии расчетов предприятия;
  • контролировать появление слишком больших остатков денежных средств на счетах и в кассе предприятия.

Автоматизация платежного календаря потребует автоматизирования соответствующих бизнес-процессов. Помните, что выбранная или уже используемая компанией программа платежного календаря должна давать такие возможности:

  • создавать заявки на оплату или реестры платежей;
  • формировать отчеты, которые дают возможность следить за исполнением платежей, выполнять нормы платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
  • поддерживать контроль и согласование бюджетов, заявок на оплату, пр. – допустим, участники бизнес-процесса не видят заявки, утвержденные начальником соответствующего ЦФО и заявки на оплату, но сразу после утверждения заявка попадает на рассмотрение финансисту;
  • разграничить доступ к сведениям о финансовой деятельности по уровням ответственности в компании – каждый руководитель ЦФО должен видеть лишь собственные заявки и их исполнение.

Успешность внедрения и автоматизации платежного календаря зависит от того, насколько корректно и полно во время создания была продумана внутренняя структура процесса. Немаловажными факторами в этом случае становятся дисциплина и желание сотрудников предприятия принять участие в создании, внедрении и исполнении регламентов.

В программе 1С-Рарус: Бухгалтерия для некоммерческой организации 5 реализована возможность финансового планирования. Рассмотрим возможности данного модуля.

Виды бюджетов

Структуры планирования (бюджетов)

Смета поступлений и расходов

Отчеты

Виды бюджетов

Для хранения перечня имеющихся бюджетов предназначен специальный справочник «Виды бюджетов».

Можно создать произвольное количество видов бюджета, для каждого из которых заполняется ряд характеристик:

  • наименование;

  • периодичность планирования поступлений и расходов. Это может быть день, неделя, месяц, квартал и год;

  • срок действия бюджета: дата начала и дата окончания действия бюджета, то есть период, на который будет составляться смета.

При этом реализована проверка соответствия срока действия бюджета выбранной периодичности:

Структуры планирования (бюджетов)

В справочнике «Структуры планирования(бюджетов)» указываются статьи расходов и поступлений, которые затем войдут в смету:

Статьи поступлений и статьи расходов вводятся в соответствующих табличных частях:

При создании новой статьи открывается форма расшифровки статьи сметы:

Расшифровка статьи необходима для того, чтобы собрать фактические данные по поступлениям и расходам, а также детализировать статьи в самой смете и в отчетах. Фактические данные будут выводится в отчетах, при этом будут анализироваться обороты по счету 86 в разрезе источников финансирования, назначений целевых средств и статей затрат указанных в соответствующей расшифровке статьи сметы. Поступления – обороты по Кт 86, расходы – по Дт 86.

В форме расшифровки статьи сметы нужно указать:

  • наименование статьи;

  • вид статьи – определяется автоматически, в соответствии с тем, из какой табличной части Структуры планирования была добавлена статья.

Расшифровку статей сметы можно выводить на двух уровнях. Первый уровень нужно указывать обязательно, второй уровень можно не указывать.

Для статьи поступления детализация первого уровня может быть по источнику финансирования или по проекту (назначению целевых средств), соответственно если выбрана детализация первого уровня по источнику финансирования, то на втором уровне детализация будет по проекту и наоборот, если на первом по проекту, то на втором по источнику:

Для статьи расходов детализация может быть задана одним из следующих вариантов:

1 уровень по источнику финансирования,

2 уровень по статье затрат;

или

1 уровень по проекту,

2 уровень по статье затрат;

или

1 уровень по статье затрат,

2 уровень по источнику финансирования;

или

1 уровень по статье затрат,

2 уровень по проекту.

Первый уровень так же указывать обязательно, второй при необходимости.

Флажки «Не показывать детализацию первого уровня в документах» и «Не показывать детализацию второго уровня в документах» предназначены для того, чтобы определить, нужно или нет показывать детализацию в документах «Смета поступлений и расходов», «Корректировка сметы поступлений и расходов» и отчетах по смете. Если флажок установлен, детализация будет использоваться только для получения фактических данных при формировании отчетов.

Смета поступлений и расходов

На основании созданного вида бюджета и заданной структуры планирования можно сформировать Смету поступлений и расходов. При выборе бюджета и структуры планирования табличная часть автоматически заполнится статьями сметы и периодами, за которые необходимо указать суммы поступлений и расходов:

Для поступлений и расходов выделены отдельные закладки, на которых вносятся планируемые суммы поступлений и расходов по каждой отдельной статье. При этом если в структуре планирования были указаны статьи с детализацией первого или второго уровня, суммы по верхним уровням рассчитываются автоматически.

На основании документа можно распечатать Плановую смету поступлений и расходов, содержащую информацию из сметы:

Внести корректировки в уже запланированные документом поступления и расходы можно отдельным документом «Корректировка сметы поступлений и расходов». Для этого в шапке документа необходимо выбрать смету, требующую изменений:

Состав статей поступлений и расходов остается неизменным и корректируются суммы в нужной строке.

Отчеты

Для анализа соответствия запланированных сумм фактическим поступлениям и расходам предназначены специальные отчеты.

План-фактный анализ представлен в виде отчета «Отчет об исполнении сметы поступлений и расходов»:

В отчет выводятся плановые данные по выбранной структуре планирования и виду бюджета и собираются фактические данные в соответствии с составом статей поступлений и расходов, заданных в указанной структуре.

Фактические данные поступлений собираются по Кредиту счета 86 за выбранный период по указанному источнику финансирования ( или проекту), например, из документов «Начисление целевых средств» или «Целевое поступление наличных»/ «Целевое поступление на счет» (с установленным флагом «Кассовый метод»).

Например:

Статья поступления «Вступительные взносы» собирается в соответствии со структурой планирования по источнику «Членские взносы» и нескольким проектам:

Фактические суммы расходов собираются по Дебету счета 86.

Например:

Исходя из полученных данных рассчитываются относительное и абсолютное отклонение между запланированными и фактическими суммами:

Кроме этого реализован уже упомянутый ранее отчет «Плановая смета поступлений и расходов»:

А также отчет «Смета фактических поступлений и расходов», включающий информацию только о фактических суммах по статьям выбранной структуры планирования:

Во всех отчетах данные можно выводить с периодичностью вида бюджета или только итоги:

Распространенная ситуация, с которой сталкиваются практически все бизнесмены: пришло время платить по счетам, а свободных денег для перечисления зарплаты, налогов и других обязательных сборов в бюджет, платежа по кредиту, аренды и др. не оказалось. Все задачи и проекты бросаются, собственникам уже не до стратегических планов – судорожно начинается поиск денег, отправляются запросы на очередные кредиты, перекредитование и так далее.

Всех этих текущих проблем с деньгами и «горячки» с их поиском можно легко избежать, если есть платежный календарь. Так удастся избавиться от ситуации, когда в целом по месяцу у компании с деньгами все в порядке, но в конкретный день месяца не оказалось нужной суммы для перечисления каких-то обязательных и неотвратимых платежей.

Для чего нужен платежный календарь?

Платежный календарь – один из основных инструментов оперативного финансового планирования. Для его составления используются как безналичные денежные средства, так и наличные. Период определяется для каждой компании индивидуально, в соответствии с периодичностью основных платежей.

Обычно платежный календарь составляется ежедневно с прогнозом на один или несколько месяцев. Особенностью формирования платежного календаря является его постоянная актуализация, в соответствии с фактическими данными.

Основной целью составления платежного календаря является балансирование денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления гарантировали оплату грядущих расходов, что позволяет избежать кассовых разрывов. Важно отметить, что составление платежного календаря не будет оправдано, если в компании нет обязательного регламента по платежам.

Кассовый разрыв – это временный недостаток денежных средств, необходимых для оплаты текущих расходов в полном объеме и точно в срок. Главные причины возникновения – неумение планировать (или полное отсутствие планирования) движение денежных потоков. Избежать кассовых разрывов поможет составление платежного календаря.

Планирование платежного календаря организации

Как составить платежный календарь? Для эффективного планирования платежного календаря мы предлагаем воспользоваться новым сервисом управления финансами в компании – «Управленка».

Все данные стекаются в «Управленку» автоматически. В сервисе клиент может видеть:

  • готовую аналитику текущих расходов;
  • календарь обязательных платежей;
  • прогноз кассовых разрывов;
  • отчетность по проектам.

Доступ к сервису осуществляется круглосуточно в режиме онлайн в личном кабинете клиента 1С-WiseAdvice.

Для целей прогноза платежей в «Управленке» есть специальный инструмент – «Платежный календарь», который позволяет планировать потоки денежных средств в наглядной и удобной форме.

В календаре можно задать два вариант отображения: «по дням» и «по неделям».

Вариант «по дням» удобен для оперативного планирования на несколько недель, вариант «по неделям» подходит для среднесрочного планирования.

В платежном календаре «Управленки» могут отображаются текущие регулярные платежи компании и рассчитанные налоговые платежи из «1С:Бухгалтерия». Добавление планируемых операций списания и поступления денежных средств осуществляется, не выходя из календаря. Операция автоматически заполнится данными выбранной строки (дата, наличные/безналичные, счет/касса, статья движения денежных средств).

Использование платежного календаря позволяет сбалансировать денежные потоки в компании простым перемещением платежей мышкой между датами и счетами.

Анализ платежного календаря организации

Проводить анализ платежного календаря в сервисе «Управленка» удобно с помощью сводного графика по денежным средствам.

Диаграмма отображает текущий по всем счетам и кассам остаток с учетом данных планирования. Если график опускается ниже нуля, запланированных поступлений недостаточно для покрытия всех выплат по организации. Прогнозирование движения денежных средств способствует оперативному принятию мер по недопущению кассового разрыва. Также, если на счете долгое время хранится крупная сумма денежных средств, можно запланировать ее более оптимальное использование.

Для корректировки итогового сальдо движения денежных средств в платежном календаре можно:

  • перенести платеж, перетащив значение суммы операции на нужную дату;
  • открыть операцию, и внести правки непосредственно в документ – для это достаточно дважды нажать правой клавишей мыши на сумму;
  • не открывая документа, изменить дату или счет/кассу, с которых будет проведена оплата, с помощью контекстного меню.

Важно!

Результатом формирования платежного календаря является сбалансированный план движения денежных средств, позволяющий функционировать компании без кассовых разрывов.

Исполнение платежного календаря

После подготовки платежного календаря казначей формирует реестр платежей, в соответствии с запланированными операциями. Его исполнение происходит на основании платежных поручений, отправленных в банк.

При выполнении платежа операция исключается из платежного календаря, изменяя текущий остаток денежных средств. В платежном календаре сервиса «Управленка» выводятся только запланированные суммы.

При недостатке денежных средств для выполнения всего плана платежей возможно:

  • Изменить дату планируемых платежей на более поздний срок;
  • Разделить крупные расходы на несколько платежей;
  • Запланировать получение дополнительного банковского краткосрочного кредита;
  • Использовать прочие возможности осуществления расчетов, например, расчет с помощью векселей и товарного кредита.

Автоматизация платежного календаря предприятия

Платежный календарь проще всего составить с помощью таблиц Excel. Такой вариант формирования платежного календаря позволяет реализовать базовые инструменты для информирования собственников и принятия управленческих решений. При этом настройка платежного календаря становится более трудоемкой задачей при росте количества платежей, поэтому Excel используется в основном для базового финансового планирования.

После автоматизации составления платежного календаря компания может полностью использовать все возможности оперативного управления денежными средствами. Внедрение специализированных систем позволяет планировать денежный поток с необходимой детализации, внесение оперативных изменений и существенного сокращения срока подготовки реестра платежей.

Для составления платежного календаря и достижения вышеописанных целей можно использовать сервис «Управленка», функционал которого включает интерактивное управление платежным календарем.

Причем использовать его можно сразу, без настроек.

Если необходим более широкий функционал для управления денежными средствами, можно использовать различные программы, разработанных на базе «1С Предприятие». Их функционал подбирается для каждой организации в процессе внедрения.

Одной из таких систем является продукт группы компаний WiseAdvice «WA Финансист» с модулем «Управление денежными средствами».

«Платежный календарь WA:Финансист» позволяет сформировать данные оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств в виде графика платежей в наглядной форме с возможностью настройки аналитики любой глубины.

Настройки платежного календаря позволяют:

  • Установить период формирования, задать его периодичность;
  • Быстро переключиться между уровнями группировок выводимых данных
    Одним кликом можно вывести либо сводную информацию, либо детализировать ее до документа оперативного планирования движением денежных средств;
  • Выбрать тип платежного календаря
    В системе можно сформировать платежный календарь предприятия двух типов:
    • обычный – формируется по данным документов оперативного планирования;
    • предварительный – составляется согласно плану (бюджету) движения денежных средств.
  • Настроить группировки вывода информации;
  • Установить отборы.

Платежный календарь формируется на основании согласованных заявок на расход денежных средств и заявок на их поступление. Для каждой заявки можно указать:

  • приоритет, с помощью которого заявки можно ранжировать, если денежных средств недостаточно для оплаты всех заявок;
  • вид оплаты (наличные/безналичные).

Данная система позволяет автоматически проверять заявки на соответствие бюджетам компании, бюджету договора и выполнять согласование заявки по настроенным маршрутам.

Заказать услугу

  • Что такое платёжный календарь и кому он нужен
  • Как составить платёжный календарь
  • Кассовый разрыв в платёжном календаре
  • Как сделать платёжный календарь в Excel

Что такое платёжный календарь и кому он нужен

Платёжные календари представляют собой план на будущее в виде таблицы со всеми поступлениями и платежами. По календарю видно, в какие дни не хватит денег, чтобы покрыть расходы. Вы сможете заметить это заранее и придумать, где взять средства для оплаты или как её перенести. Так календарь помогает избегать кассовых разрывов и сохранять репутацию надёжного партнёра, который не допускает просрочек.

Этот инструмент используют не только те, кто регулярно сталкивается с кассовыми разрывами из-за нехватки денег, но и крупный прибыльный бизнес.

Например, развитие нового направления требует больших вложений. Нужно арендовать производственное помещение, склад, закупить оборудование и сырьё для производства, нанять hr-менеджера для поиска сотрудников и выделить деньги на зарплату. Бездумно тратить деньги со счёта нельзя. Каждый крупный платёж подбивайте под поступление от контрагента — планируйте покупку оборудования на следующий день после получения оплаты от крупного заказчика.

Как составить платёжный календарь

Разработать форму платёжного календаря не сложно. В ней должна быть следующая информация:

  • статья доходов или расходов;
  • название проекта, в рамках которого идут поступления и платежи.
  • наименование контрагента;
  • дата поступления или списания денег;
  • сумма платежа или поступления;
  • комментарий.

Список можно дополнять или урезать. Например, в поступлениях выделить особо крупных покупателей, а при наличии нескольких производственных участков разбить их по цехам. Можно дополнить информацией о центрах ответственности, ставках НДС, номере счета и так далее.

Обычно платёжный календарь составляется на месяц — по каждому дню. Это связано с тем, что любой платёж нужно совершить до конкретной даты. Например, платить проценты за кредит по графику. Даже один день просрочки ведёт к начислению пени и ухудшению кредитной истории.

Пример платёжного календаря:

Статья движения денежных средств 03.08.2020 04.08.2020 05.08.2020

Поступления

от покупателей

500 000

300 000

400 000

от сдачи имущества в аренду

50 000

кредиты и займы

100 000

Платежи

за сырьё и материалы

400 000

выплата заработной платы

500 000

оплата взносов во внебюджетные фонды

150 000

оплата процентов по кредитам

20 000

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА

100 000

-250 000

430 000

САЛЬДО ДЕНЕЖНОГО ПОТОКА С УЧЁТОМ ОСТАТКА (допустим остаток — 200 000)

300 000

50 000

480 000

Самое сложное в планировании платёжного календаря — наполнить его информацией. Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании:

  • ОМТС — сырьё;
  • инженеры — ремонт оборудования;
  • маркетологи — рекламные акции, продвижение;
  • бухгалтерия — налоги и сборы;
  • отдел продаж — поступления от покупателей и клиентов.

Сумма платежей может быть больше, чем сумма поступлений. Это не страшно, пока вы можете погашать эту разницу остатком денег на расчётном счёте и в кассе. Но если не следить за этим, то рано или поздно остаток исчерпается, и возникнет кассовый разрыв. А календарь помогает выявить его заранее.

Сформируйте платёжный календарь за три шага.

Шаг 1 — собрать информацию о поступлениях

Выясните, кто и сколько должен вам заплатить. Для этого поищите информацию у себя в бухгалтерии, обратитесь в отдел продаж, к юристу и руководителю:

  1. Обратитесь в отдел продаж, чтобы узнать, когда ожидается оплата от контрагентов. У продажников должен быть готовый план на ближайший месяц, вам он нужен в ежедневном разрезе.

  2. Узнайте у руководителя, планирует ли он получать кредиты, займы или субсидии. Это не ваш доход, но тоже поступление денег, которое нужно записать в платёжный календарь.

  3. Уточните у юристов или найдите у себя документы по предстоящим поступлениям, ведь они формируются не только от продаж. Может быть, вы сдаёте помещение в аренду, выдали заём под проценты, ожидаете возмещения ущерба, ждёте возврата аванса от сотрудника и пр.

В платёжном календаре можно ввести систему «цветовой индикации». Например, вы знаете, что покупатель А точно заплатит деньги 10-го числа, а вот покупатель Б постоянно допускает просрочки. Поступление от А можно выделить зеленым, а поступление от Б — красным, чтобы чётко понимать, насколько высока вероятность получить деньги.

Шаг 2 — собрать все предстоящие платежи

На втором шаге ещё раз пройдитесь по отделам компании и аккумулируйте информацию о всех платежах: налогах, зарплате, взносах, оплате поставок, аренде, коммуналке и т.д. Разбейте их по контрагентам и статьям затрат.

Чтобы распределить налоги, пользуйтесь налоговым календарём, так вы точно не пропустите обязательные платежи. Даты выплаты зарплаты зафиксированы в коллективном соглашении или положении о выплате зарплаты.

После этого разнесите платежи по дням. Дату оплаты устанавливайте на последний возможный день. Если по договору за аренду нужно заплатить до 15-го числа, в платёжном календаре поставьте платёж на 15-е число. Обратите внимание на платежи, день уплаты которых приходится на выходные. Например, зарплату нужно будет заплатить в пятницу, а налоги можно отложить до понедельника.

Бухгалтеры малого бизнеса обычно все расходы прогнозируют сами. Для этого формируют оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 за предыдущие и аналогичные периоды и смотрят, какая сумма была там. Чтобы узнать, в какой срок совершили платёж, формируют карточку счетов 50 или 51.

Пример. В компании временные проблемы с инженерной службой, поэтому все коммунальные расходы приходится прогнозировать бухгалтеру. Чтобы спланировать платёж в августе 2020 года, он сформировал ОСВ по счёту 60 и посмотрел, какую сумму начислили в июле 2019 года. Результат прошлого года бухгалтер дополнительно скорректировал на объём производства и годовую инфляцию.

Использовать данные прошлого периода — удобно, но не всегда правильно. Ведь там могли просрочить платеж или перевести неверную сумму. Хорошо, если вы давно работаете в компании и знаете все эти нюансы, но новичок этого знать не может. Самый надёжный источник информации — договор. Здесь всегда прописывают крайний срок оплаты.

По итогу этого шага вы сможете сопоставить поступления с платежами и заметить, в какие дни не хватает денег. В таком случае переходите к третьему этапу.

Шаг 3 — проанализировать расходы

Разделите все платежи на две группы: что нужно оплатить строго в срок, а что можно отложить. Просрочка может вести к неустойкам и штрафам. Поэтому переносите только те платежи, получатели которых предъявят неустойку не сразу.

Например, зарплату, налоги и проценты по кредитам перенести практически невозможно. Просрочка — путь к пеням и штрафам, то есть новым расходам. Так же и с услугами связи: если провайдер сказал, что надо заплатить до 20-го числа, значит уже в день оплаты (вернее, неоплаты) интернет и связь выключат.

Есть расходы, которые можно двигать, но осторожно. С оплатой аренды или сырья можно подождать пару дней. Конечно, у поставщика есть возможность сразу выставить пеню за просрочку со ссылкой на статью 395 ГК РФ, но если вы сотрудничаете давно, он может пойти на уступки.

Кассовый разрыв в платёжном календаре

Нельзя потратить деньги, которых у вас нет. Посмотрите в свой платёжный календарь. Если в какой-то день остаток денег отрицательный, значит, намечается кассовый разрыв. Чтобы его закрыть, нужно пересмотреть порядок платежей или привлечь дополнительные поступления.

Пример. Бухгалтер ООО «Экспресс» начал вести платёжный календарь с августа. Остаток денег на 1 августа — 75 000 рублей. Каждый платёж уменьшает этот остаток, каждое поступление — увеличивает.

Вот пример несбалансированного платёжного календаря: у ООО «Экспресс» явно назревает кассовый разрыв.

Движение денег 03.08.2020 04.08.2020 05.08.2020 06.08.2020 07.08.2020

Поступления

+ 200 000

+ 500 000

+ 50 000

от продажи

+ 200 000

+ 500 000

от сдачи в аренду

+ 50 000

Платежи

– 75 000

– 300 000

– 150 000

за поставку сырья

– 75 000

– 300 000

на выплату зарплаты

– 150 000

САЛЬДО

– 75 000

+ 200 000

– 300 000

+ 350 000

+ 50 000

Остаток денег на конец периода (с учётом остатка 75 000 рублей)

+ 200 000

– 100 000

+ 250 000

+ 300 000

Остаток на 7 августа положительный. Но ещё 5 августа появился минус. Компания не сможет потратить деньги, которых нет, поэтому ей нужно что-то придумать с оплатой сырья. Например попросить поставщика разбить счёт на две равные части.

Движение денег 03.08.2020 04.08.2020 05.08.2020 06.08.2020 07.08.2020

Поступления

+ 200 000

+ 500 000

+ 50 000

от продажи

+ 200 000

+ 500 000

от сдачи в аренду

+ 50 000

Платежи

– 75 000

– 150 000

– 300 000

за поставку сырья

– 75 000

– 150 000

– 150 000

на выплату зарплаты

– 150 000

САЛЬДО

– 75 000

+ 200 000

– 150 000

+ 200 000

+ 50 000

Остаток денег на конец периода (с учётом остатка 75 000 рублей)

+ 200 000

+ 50 000

+ 250 000

+ 300 000

Это простой пример, на практике всё сложнее. Не всегда можно спасти положение, просто разделив один платёж на два. Для закрытия разрыва берут кредит, заключают договор факторинга, подключают овердрафт и т.д. Мы собрали реальные ситуации в статье «Как справиться с кассовым разрывом: опыт бизнеса».

Как сделать платёжный календарь в Excel

Программ ведения платежного календаря очень много. Часто такая возможность есть в бухгалтерских сервисах. Но можно вести его и в Excel.

Календарь платежей — это матрица. Составлять её вручную неудобно, а читать можно только на компьютере. На экране телефона или планшета она слишком мелкая. Мы сделали свой вариант.

В Excel файле создаём два листа. Первый лист — реестр платежей. Здесь все поступления и платежи записываются по строкам. Есть колонки: вид, контрагент, статья движения денег, дата платежа, сумма.

Для удобства реестр форматируем как таблицу через кнопку «Форматировать как таблицу». Это нужно, чтобы сводная таблица подтягивала данные полностью, а не только из заданного диапазона.

Второй лист — платёжный календарь. Но заполняется он не вручную, а через функцию «Сводная таблица» на вкладке «Вставка».

Далее настраиваем, какую информацию выводить в столбик, а какую — в строки. Например, столбики создаются на основании даты платежа, а строки по виду операции, статье и наименованию контрагента. Для настройки сводной таблицы достаточно перетаскивать наименования столбцов реестра в соответствующие колонки:

  • дату платежа или поступления — в «Столбцы»;
  • вид, контрагента и статью — в «Строки»;
  • сумму — в «Значения».

Так как все приходы записаны с «+», а платежи с «–», сводная таблица автоматически считает сальдо. Расчёт сальдо с учётом остатка нужно настроить вручную. Создайте ячейку с суммой остатка и прибавьте его к сальдо по самой первой дате. В нашем случае это 400 тыс. рублей плюс 100 тыс. рублей. Дальнейшее сальдо считается так:

Сальдо с учетом остатка предыдущего дня + Сальдо текущего дня

Например, на 4 августа остаток посчитали так:

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *