Факсимиле подпись

Можно ли ставить факсимиле в договорах?

К сожалению, факсимиле имеет два существенных недостатка: этот штамп может использовать кто угодно и не все документы можно заверить таким образом.

Договор – это письменная форма оформления сделки между физическими и юридическими лицами, либо только между юрлицами. Этот документ должен быть заверен подписями всех сторон. Гражданский кодекс не определяет полностью возможность использования факсимиле во время оформления юридических бумаг, однако, в 160 статье ГК есть упоминание об использовании такой подписи. Согласно этой статье факсимиле для заверки любых бумаг можно использовать только если до этого стороны заключили соглашение, которое разрешает право использования факсимильной подписи, и оно должно быть подписано сторонами соглашения собственноручно.

Таким образом, просто составить договор и заверить его факсимиле невозможно, требуется дополнительное соглашение.

Обычно факсимиле очень помогает в сотрудничестве с постоянными партнерами. Для этого достаточно составить первоначальный договор сотрудничества и в тексте договора указать возможность использования факсимиле в процессе сотрудничества. Например, это пригодится для оформления актов выполненных работ, актов приема-отгрузки и других документов, сопровождающих долгосрочное сотрудничество двух контрагентов. Также можно оформить отдельное соглашение об использовании факсимильной подписи, подписанное обеими сторонами, участвующими в сотрудничестве.

В случае если предварительный договор не был заключен, а факсимиле использовалось, суд признает документ недействительным, поскольку он не соответствует 160 статье ГК РФ.

Можно ли ставить факсимиле в трудовые договора?

Законодательство не имеет ничего против использования факсимильной подписи в трудовых договорах работников предприятия. Но, чтобы такое оформление было законным, руководителю нужно разрешить использование факсимиле собственным приказом по организации.

Какие документы нельзя заверять факсимильной подписью?

Нельзя использовать оттиск факсимиле на налоговых документах (например, декларациях); финансовых документах (векселя, доверенности, платежные поручения, банковские карты). Также факсимиле не сделает законными заявки на гранты, участие в торгах или тендерах и документы, для этих заявок оформленные.

А вот любые документы, которые не требуют движения финансов на счетах компании, можно заверять факсимильной подписью. Например, факсимиле намного упростит оформление приглашений или грамот и похвальных листов. Также факсимиле подойдет, если Вы упомянули о его использовании при составлении договора с контрагентом.

Как оформить приказ о возможности использования факсимиле в работе организации?

Если Вы решили использовать факсимиле в работе, то это необходимо узаконить путем создания приказа по организации. Руководитель должен оформить соответствующий документ в любой удобной форме, вписать возможность использования факсимильной подписи в локальные нормативные акты компании.

В приказе обязательно должны быть отражены сроки изготовления факсимиле, назначен ответственный за штамп, перечислены случаи, когда возможно использовать оттиск. Также необходимо подготовить инструкцию по использованию факсимиле и заверить подписью руководителя компании.

Для чего нужна факсимильная подпись

Механический аналог собственноручной подписи руководителя или другого ответственного должностного лица – факсимильная подпись – используется в делопроизводстве многих предприятий и организаций. Она может потребоваться в случае отсутствия самого владельца подписи при необходимости оформления какого-то срочного документа, и, кроме того, ею может пользоваться и сам владелец, которому на подпись приносят целые кипы бумаг. Тем не менее в силу ряда причин, широкое использование факсимильной подписи в финансовых, экономических, юридических и налоговых правоотношениях достаточно рискованно.
Случаи, когда факсимильная печать руководителя попадала в руки недобросовестных сотрудников, частое явление, поэтому в 2004 г. письмом Министерства по налогам и Сборам №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» было четко определены случаи, когда ее использование строго запрещено. Согласно этому письму, факсимильная подпись не ставится и не считается действительной на разного рода доверенностях, счетах-фактурах, платежных и иных финансовых документах. В письме оговорены и случаи, когда использование факсимиле считается допустимым. Если в организации предусмотрено использование факсимиле, необходимо назначить ответственного за ее хранение сотрудника и закрепить эту обязанность в его должностной инструкции.

Когда факсимильную подпись можно использовать

Факсимильный оттиск подписи можно использовать в гражданско-правовых отношениях, в этом случае ее использование регламентируется п.2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. В нем оговаривается, что условием правомочности такой подписи может быть, кроме случаев, предусмотренных законом, простое соглашение сторон. Это означает, что когда при заключении сделки планируется использование факсимиле, стороны должны также заключить дополнительное соглашение об этом. В соглашении, предусматривающем возможность использования факсимильных подписей, необходимо обязательно оговорить срок его действия.
Это соглашение может касаться только одной конкретной сделки или оговаривать все последующие сделки, которые организация планирует заключить с данным контрагентом. Обязательно в этом соглашении должны быть перечислены типы документов, на которые распространяются его нормы. В дополнение к соглашению руководитель организации должен позаботиться о строгом учете и контроле над этим факсимильным штампом. Своим приказом он назначает лиц, имеющих право пользоваться факсимильной подписью, оговаривает виды документации, где она может использоваться, и приводит перечень мероприятий и мер, обеспечивающих ее сохранность.

С целью ускорить оформление документов организации нередко используют факсимиле подписи руководителя и других должностных лиц. Зачастую оттиск факсимиле проставляет не тот, чью подпись оно воспроизводит, а другой сотрудник. Как минимизировать риск несанкционированного использования факсимиле? Каким образом можно регламентировать его применение в организации?

В каком документе закрепить порядок использования факсимиле

Законодательством процедура использования факсимиле не урегулирована, поэтому организации целесообразно разработать внутренний порядок его применения. Это позволит в том числе ограничить круг лиц, которые вправе проставлять факсимиле, утвердить перечень документов, на которых оно может быть использовано.

Установить порядок использования факсимиле можно в приказе или локальном нормативном правовом акте организации (далее — ЛНПА), например положении, инструкции об использовании факсимиле. Либо нормы о применении факсимиле можно включить в общую инструкцию по делопроизводству в организации.

На заметку
ЛНПА — это нормативный правовой акт, который содержит обязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. При этом действие ЛНПА распространяется на одну или несколько организаций <*>.

Что предусмотреть в ЛНПА

Рекомендуем включить в ЛНПА об использовании факсимиле следующие положения.

Как организовать учет факсимиле

По нашему мнению, учет факсимиле может быть организован по аналогии с учетом печатей и штампов в организации. Такой учет можно вести в отдельном журнале учета факсимиле либо в журнале учета печатей и штампов.

Пример формулировки:
«Учет факсимиле подписей должностных лиц ООО «Заря» ведется в Журнале учета факсимиле подписей по следующей форме:

Журнал учета факсимиле подписей
N п/п Наименование факсимиле Оттиск факсимиле Должность, фамилия, инициалы лиц, ответственных за хранение и использование факсимиле Отметка об уничтожении факсимиле

Ведет учет факсимиле подписей должностных лиц секретарь ____________ (фамилия, инициалы)».

Журнал учета факсимиле подписей должен быть включен в номенклатуру дел подразделения, которое отвечает за его заполнение, например секретариата, бухгалтерии <*>.

Где хранится факсимиле

Целесообразно хранить факсимиле в месте, которое недоступно широкому кругу лиц и позволяет ограничить несанкционированный доступ. Например, местом хранения может быть запираемый шкаф или сейф.

Примеры формулировок:

«Местом хранения факсимиле директора ООО «Заря» определить сейф в кабинете главного бухгалтера».

«Факсимиле директора ООО «Заря» хранится в запираемом шкафу в канцелярии организации».

Кто обеспечивает сохранность факсимиле

Полагаем, ответственным за сохранность факсимиле можно назначить работника, который имеет доступ к месту хранения и ключ от него. Целесообразно также определить сотрудника, который будет отвечать за сохранность факсимиле в период временного отсутствия ответственного лица.

Пример формулировки:

В ЛНПА целесообразно указать конкретные меры по сохранности факсимиле, которые должно принимать ответственное лицо. Такие обязанности можно включить в должностную инструкцию работника *(ч. 4 п. 10 Общих положений ЕКСД).

Пример формулировки:

«Лицо, ответственное за сохранность факсимиле директора, обязано не допускать:
— хранения факсимиле в неустановленном месте (на столе, в незапертом ящике стола и т.п.);
— доступа других работников к месту хранения факсимиле;
— передачи ключей от места хранения другим сотрудникам».

Кто вправе проставлять факсимиле

Это может быть как лицо, которое отвечает за сохранность факсимиле, так и другой сотрудник или несколько. Полагаем, наиболее безопасно предоставить право проставлять факсимиле руководителя только одному из сотрудников. Это позволит избежать передачи клише разным работникам из разных подразделений и минимизировать возможность его несанкционированного использования. Желательно также предусмотреть порядок использования факсимиле в случае отсутствия работника, которому предоставлено право проставления факсимиле.

Примеры формулировок:

«Проставлять на документах факсимиле подписи руководителя вправе главный бухгалтер __________ (фамилия, инициалы). В случае временного отсутствия главного бухгалтера на работе проставлять факсимиле подписи вправе непосредственно руководитель».

На каких документах разрешено проставлять факсимиле

При разработке перечня таких документов следует учитывать требования законодательства. Так, использовать факсимиле вместо собственноручной подписи при совершении сделок можно, если об этом есть соглашение сторон <*>.

Обратите внимание!
С 01.02.2019 поставить на договоре оттиск факсимиле при подписании договора можно будет, если нет соглашения о его неприменении <*>.

По нашему мнению, список документов, на которых можно проставлять факсимиле, должен быть исчерпывающим, без возможности расширенного понимания. При необходимости это позволит доказать, что проставление факсимиле на документе, который не включен в список, является несанкционированным и выполнено сотрудником самовольно.

Примеры формулировок:

«Проставление факсимиле подписи директора допускается на следующих документах:
— гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— исходящих письмах, если их текст предварительно согласован с директором или заместителем директора. Согласование должно быть оформлено визой директора (его заместителя) на проекте письма;
— поздравительных открытках и письмах;
— благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах, дипломах.

Проставлять факсимиле подписи директора на других документах запрещено».

«Проставление факсимиле подписи директора допускается на следующих документах:
— гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— поздравительных открытках и письмах.

Проставление факсимиле подписи заместителя директора допускается:
— на договорах поставки на сумму не более 20 000 бел. руб., дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах, дипломах».

Как действовать в случае утраты факсимиле

По нашему мнению, в этом разделе ЛНПА нужно регламентировать действия работников при обнаружении, что факсимиле похищено или утеряно.

Пример формулировки:

«Лицо, ответственное за хранение факсимиле, обязано немедленно сообщить директору (при его отсутствии — заместителю директора) об утрате факсимиле. Директор (заместитель директора) принимает решение об обращении в правоохранительные органы и/или проведении внутреннего расследования. Для проведения внутреннего расследования может быть создана комиссия».

Если факсимиле утеряно или похищено, целесообразно обратиться в правоохранительные органы. Это поможет доказать факт незаконного использования факсимиле, например для подделки договоров от имени организации. По такому пути идет и судебная практика.

Судебная практика

От имени хозобщества был заключен договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. На договоре был проставлен оттиск факсимиле подписи управляющего хозобщества. В процессе перевозки груз был похищен, хозобщество было вынуждено выплатить его стоимость. Хозобщество обратилось в суд с иском о взыскании с управляющего выплаченной суммы.

Управляющий утверждал, что решение о заключении договора не принимал, факсимиле его подписи самовольно без его ведома использовал менеджер. При этом управляющий представил документы, подтверждающие, что он обращался в правоохранительные органы с просьбой проверить факт возможной подделки документов менеджером. Суд отказал в иске.

Постановление судебной коллегии по экономическим делам
Верховного Суда Республики Беларусь от 23.08.2016
(дело N 195-13/2015М/660А/914К)

Как уничтожается факсимиле

Необходимость уничтожить факсимиле может возникнуть, например, при его деформации или увольнении должностного лица, чью подпись оно воспроизводит. С учетом того что порядок уничтожения факсимиле законодательством не урегулирован, целесообразно подробно регламентировать его в ЛНПА организации.

На заметку
Полагаем, при увольнении должностного лица факсимиле его подписи можно не уничтожать, а реализовать этому лицу.

Для уничтожения факсимиле целесообразно создать комиссию. Ее персональный состав можно утвердить приказом руководителя. Комиссия проведет уничтожение факсимиле и составит об этом акт.

Пример формулировки:

«Пришедшее в негодность факсимиле, а также факсимиле уволенных работников подлежат уничтожению путем измельчения. Уничтожение факсимиле проводит комиссия, назначенная для этого приказом директора. Об уничтожении факсимиле комиссия составляет акт, который должен быть подписан членами комиссии и представлен для утверждения директором организации.

В акте на уничтожение факсимиле должно быть указано:
— наименование факсимиле и его регистрационный номер по журналу учета факсимиле;
— оттиск уничтожаемого факсимиле;
— основание уничтожения;
— способ, время и место уничтожения».

Дополнительно организация вправе урегулировать в ЛНПА и другие вопросы, например:
— установить порядок изготовления факсимиле;
— определить список должностных лиц, факсимиле подписи которых могут быть использованы на документах.

Относительно использования факсимильной подписи российским законодательством установлены как допущения, так и ограничения. В договорах между юридическими лицами допускается использование сторонами факсимильной подписи при наличии отдельного указания в данном договоре об использовании сторонами либо стороны договора факсимильной подписи и соответственно подписание договора является согласием с использованием данного вида подписи и отсутствие возможности дальнейшего обжалования действительности данного договора по причине того, что он подписан факсимильной подписью, в связи с наличием согласия на его подписание именно факсимильной подписью одной из сторон договора.

Закон допускает использование в сделках факсимильных подписей, но только в тех случаях, когда данная возможность и порядок прямо предусмотрены законом, иными правовыми актами или соглашением сторон сделки (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Примером случая возможного использования факсимильной подписи, прямо предусмотренного в нормативных актах, может служить п. 3 ст. 75 АПК РФ: документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Есть и нормы, прямо запрещающие использование факсимиле. Например, письмом Минфина России от 13.04.2015 N 03-03-06/20808 установлен прямой запрет на подписание первичных документов, устанавливающих вычеты и расходы, факсимиле.

В письме МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» указано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Этим же документом запрещено использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности. Не допускает НК РФ использования факсимиле и при обжаловании актов налоговых органов ненормативного характера, действий или бездействия их должностных лиц (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.10.2016 N Ф 06-13814/2016 по делу N А 55-30317/2015).

Стороны вправе договориться о том, что в их правоотношениях будет применяться факсимильная подпись определенного вида. Так, в договоре может содержаться условие о том, что письменная форма будет соблюдена с момента обмена сторонами факсимильными копиями договора, где подписи, как и текст, будут отражены с помощью аппарата. В договор может быть включено условие о возможности подписания договора с помощью факсимиле.

Министерством экономического развития РФ в письме от 02.09.2016 N Д 28 и-2252 разъяснено, что факсимильное воспроизведение подписи можно использовать в сфере контрактных отношений в соответствии с Федеральными законами от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке, приняты заказчиком.

Таким образом, однозначно выраженные и закрепленные договоренности сторон о возможности подписания документов с помощью факсимильной подписи делают ее использование легальным. Документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Основным моментом при решении вопроса о возможности подписания того или иного документа факсимильной подписью или о действительности подписанного такой подписью документа будет установление такой возможности специальными нормами законодательства или договоренность об этом сторон сделки.

Используя такой подход, можно прийти к выводу, что, например, доверенность от юридического лица, подписанная с помощью факсимиле подписи руководителя, не будет являться действительной. Законодательством прямо не установлена возможность использования факсимиле при выдаче доверенности, а соглашением сторон использование факсимиле в данном случае не может быть предусмотрено, т.к. выдача доверенности является односторонней сделкой (Апелляционное определение Томского областного суда от 22.11.2016 по делу N 33-4823/2016, Определение Ивановского областного суда от 26.12.2016 по делу N 33-3556/2016).

Однако в судебной практике существует и противоположный подход, согласно которому допускается такое заверение, в том числе в силу сложившейся практики в правоотношениях с контрагентами (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 30.11.2016 N Ф 06-15581/2016 по делу N А 65-28215/2015; Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 04.05.2017 N 05 АП-2191/2017, 05 АП-2193/2017, 05 АП-2194/2017, 05 АП-2195/2017, 05 АП-2196/2017 по делу N А 51-12878/2016). Не будет действительным вексель, на котором подпись векселедателя выполнена факсимильными методами, поскольку вексельные отношения регулируются специальным законодательством, где предусмотрено, что обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. Поскольку специальным законодательством о векселях иной, кроме собственноручной, подписи не предусмотрено, вексель без обязательного реквизита в виде собственноручной подписи не имеет юридической силы (п. 7 ст. 75 Положения о переводном и простом векселе, утв. Постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.1937 N 104/1341). В абз. 2 п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 33, Пленума ВАС РФ N 14 от 04.12.2000 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с обращением векселей» акцентировано внимание на собственноручную подпись векселедателя как условие подлинности векселя.

Следует также помнить, что при использовании в практике штампа факсимиле имеется риск, что он попадет третьим лицам, что, в свою очередь, может повлечь неблагоприятные последствия финансового характера (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 05.09.2016 N Ф 05-6617/2014 по делу N А 40-22605/13-142-220).

Факсимиле в договоре

Факсимиле является одним из видов воспроизведения собственноручной подписи, и на него распространяется порядок использования таких подписей, установленный ст. 160 ГК РФ. Из данной нормы следует, что для использования факсимиле на договоре стороны должны прийти к соглашению об этом. Соответственно, чтобы у контрагентов была возможность подписывать договоры и иные документы с использованием факсимиле, об этом должно быть заключено соглашение с проставлением обычных собственноручных подписей сторон (их представителей).

Подписание договора с использованием факсимиле при отсутствии в нем условий, предусматривающих возможность его заключения путем факсимильного воспроизведения подписи, а также отсутствие отдельно заключенного соглашения между сторонами об использовании при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи свидетельствуют о составлении договора с нарушением требований действующего законодательства и не свидетельствуют о возникновении договорных отношений между сторонами (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.04.2016 N Ф 04-1544/2016 по делу N А 81-1243/2015).

Однако в другом споре довод стороны о том, что договоры следует признать незаключенными, поскольку они не подписаны уполномоченным представителем акционерного общества, в них от имени исполнительного директора акционерного общества проставлены факсимиле подписи, не был принят судом. Суд с учетом всех обстоятельств дела отметил, что согласно положениям этих договоров договор, приложения, дополнения и изменения к нему, акты, счета, подписанные уполномоченным лицом и переданные противоположной стороне посредством факсимильной связи (электронной почты), признаются сторонами полноценными юридическими документами, имеющими простую письменную форму (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10.08.2016 N Ф 08-4428/2016 по делу N А 32-31080/2015).

Таким образом, если в договоре стороны установили возможность использования факсимильных подписей, то указание стороны на не заключенность договора по данному основанию без учета фактических действий сторон не будет принято судом.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *