Факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете

УДК 657.22

факты хозяйственной жизни как объекты бухгалтерского учета

л. к. никандрова,

доктор экономических наук, профессор кафедры финансов, учета и анализа E-mail: lknikandrova@mail. ru

м. д. акатьева,

кандидат экономических наук, доцент кафедры финансов, учета и анализа E-mail: amdmgup@mail. ru Московский государственный университет печати имени Ивана Федорова

Действующий в настоящее время Федеральный закон «О бухгалтерском учете» в случае возникновения новых объектов в деятельности экономического субъекта создает препятствия для полноценного формирования учетной информации из-за наличия закрытого перечня объектов. В соответствии с Федеральным законом «»О бухгалтерском учете», вступающим в действие с 2013 г, факты хозяйственной жизни являются объектом бухгалтерского учета, его важнейшей категорией, элементом хозяйственного процесса. В статье рассматриваются различные аспекты этого относительно нового объекта бухгалтерского учета в практике.

Ключевые слова: факт хозяйственной жизни, классификация фактов хозяйственной жизни, юридический факт, экономическое и юридическое содержание фактов хозяйственной жизни.

Сществует ряд причин принятия Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ). Одна из них заключается в том, что отдельные положения действующего

Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 129-ФЗ) препятствуют эффективному применению Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО) многим российским организациям, другая причина связана с потребностью в положениях, грамотно и с учетом современных требований описывающих систему бухгалтерского учета в России, составляющие элементы этой системы и алгоритмы взаимодействия между ними. Проникновение правовых терминов в сферу экономики и финансов — закономерная составляющая указанной проблемы в условиях построения правового государства.

Федеральный закон № 402-ФЗ вступает в силу с 01.01.2013. Основной целью его является устранение устаревших норм, положений и пробелов действующего Федерального закона № 129-ФЗ. В частности, законодатель пересмотрел объекты бухгалтерского учета. Вместо «имущества организации, их обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых организациями в процессе их деятельности» (п. 2 ст. 1 Федерального закона

№ 129-ФЗ), Федеральным законом № 402-ФЗ установлено, что объекты — это:

1) факты хозяйственной жизни;

2) активы;

3) обязательства;

4) источники финансирования его (экономического субъекта) деятельности;

5) доходы;

6) расходы;

7) иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами (ст. 5).

Одновременно вместо понятия «хозяйственная операция» в Федеральном законе № 402-ФЗ используется более широкое понятие «факт хозяйственной жизни», под которым понимается не только операция, но и сделка, событие, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовые результаты его деятельности и (или) движение денежных средств.

Это влияние выражается в появлении, изменении или выбытии (прекращении) каких-либо видов имущества либо обязательств организации, или в изменении цены этих видов имущества либо обязательств, а также в изменении величины финансовых результатов либо в иных изменениях в хозяйственном положении организации. При этом учитываются не только внешние по отношению к организации изменения (как, например, получение кредита у банка), но и внутренние изменения (например, отпуск находящихся у организации на складе материалов для производства продукции).

С точки зрения экономики и финансов факты хозяйственной жизни являются основным объектом измерения в бухгалтерском учете, и бухгалтерский учет построен как учет изменений в хозяйственном положении организации, которые произошли в результате совершения фактов хозяйственной жизни. Изменения же в других объектах бухгалтерского учета — в имуществе и обязательствах — всегда являются следствием совершения определенных фактов хозяйственной жизни.

С точки зрения права результат осуществления фактов хозяйственной жизни — возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей организации, связанных с учетом ее имущества, обязательств или финансовых результатов. Иными словами, факт хозяйственной жизни представляет

собой юридический факт в сфере правового регулирования бухгалтерского учета. И перед тем как принять этот юридический факт к учету, его необходимо закрепить в специальной форме -форме первичного документа.

Факт хозяйственной деятельности (жизни) определяется как важнейшая категория бухгалтерского учета, являющаяся элементом хозяйственного процесса. Он означает состояние, действие или событие, приводящее к констатации имеющихся в наличии средств и источников организации или к изменению в их составе. Следовательно, факт хозяйственной деятельности составляет предмет бухгалтерского дела. Исходя из приведенных определений, представляется целесообразным выделить понятия: «состояние», «действие», «событие».

Состояние подразумевает наличие объектов учета на определенную дату и в определенном месте.

Под действием понимается факт хозяйственной деятельности, возникающий в результате целесообразной деятельности лиц и контрагентов, занятых в хозяйственном процессе.

Событие — это факт хозяйственной деятельности, возникающий в результате каких-либо случайных явлений (стихийных бедствий, нежелательных поступков материально ответственных лиц, судебных исков и др.).

Совокупность фактов хозяйственной деятельности представляет собой объекты, характеризующие процессы деятельности и результаты деятельности. Группировка фактов хозяйственной деятельности предполагает их фиксацию, отражение информации в первичных документах и регистрацию в текущем учете.

Факты хозяйственной деятельности оказывают постоянное влияние на валюту баланса, что связано с изменением величины статей как актива, так и пассива баланса. При этом существующие факты хозяйственной деятельности могут оказывать влияние одновременно и на статьи актива, и на статьи пассива баланса. Как известно, при всем многообразии отражаемых фактов хозяйственной деятельности, осуществляемых в текущей, финансовой и инвестиционной деятельности, перечень изменений, происходящих под их влиянием, сводится к четырем типам (см. таблицу, п. 8).

Определение во времени фактов хозяйственной деятельности обусловлено необходимостью установления момента его регистрации. Этому факту особое внимание уделяется при заключении договоров и контрактов с контрагентами или сторонними физическими лицами. Особое значение имеет момент перехода права собственности на товары, продукцию, выполненные работы или оказанные услуги. Важны также порядок признания в бухгалтерском учете и финансовой отчетности доходов и расходов от обычных и прочих видов деятельности и отражение их по периодам, условия получения кредитов и займов, особенности осуществления операций с иностранной валютой и др. Указанные положения должны быть описаны в учетной политике организации.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

В международной и российской практике ведения бухгалтерского учета существуют различные классификации фактов хозяйственной деятельности. Основой классификации является экономическое и юридическое содержание отражаемого на счетах факта хозяйственной деятельности. Достаточно полными и объективными выглядят подходы к данной классификации Л. Т. Гиляровской, Я. В. Соколова и других авторов, с учетом мнения которых представляется наиболее полной и актуальной группировка фактов хозяйственной жизни, представленная в таблице.

Классификация фактов хозяйственной жизни

Признак классификации Классификационная группа

1. По форме изображения Линейные. Структурные. Графические. Матричные

2. По отношению к контрагенту Двусторонние. Односторонние

3. По отношению к хозяйствующему субъекту (организации) Внутренние. Внешние

4. По уровню обобщенности Индивидуальные. Группировочные

5. По времени совершения Моментальные. Длительные. Абсолютные

6. По длительности совершения Моментальные. Длительные. Абсолютные

Окончание таблицы

Признак классификации Классификационная группа

7. По отношению к хозяйственному процессу Статические. Динамические

8. По отношению к валюте баланса Изменения в активе баланса (1-й тип). Изменения в пассиве баланса (2-й тип). Изменения в активе и пассиве баланса одновременно в сторону увеличения (3-й тип). Изменения в активе и пассиве баланса одновременно в сторону уменьшения (4-й тип)

9. По записи на счетах Простые. Сложные. Сборные. Обратные. Сторнированные. Смешанные

10. По степени влияния на финансовое положение Фактически проведенные и признанные в отчетном периоде. Условные

11. По содержанию Экономические. Юридические. Смешанные

12. По отношению к целенаправленной хозяйственной деятельности Действия. События. Состояния

13. По типу изменения обязательств Ведущие к возникновению обязательств. Ведущие к прекращению обязательств. Ведущие к изменению обязательств

14. В зависимости от правоотношений Порождающие правоотношения. Прекращающие правоотношения. Изменяющие правоотношения

15. По законности и правомерности Правомерные. Неправомерные

16. По принадлежности к отчетному периоду Отложенные факты (доходы и расходы) текущего отчетного периода

С позиций создания правового государства необходимо подчеркнуть следующее. Все факты хозяйственной жизни, отражаемые в бухгалтерском учете, могут быть охарактеризованы как с юридической, так и с экономической точек зрения.

Для описания роли этих фактов в формировании финансового положения юридического лица

одинаковое значение имеют как их юридическое содержание, т. е. отражение достоверности отчетности, так и экономическое, т. е. реальность или добросовестность отчетности. Эти факты хозяйственной жизни могут быть воспроизведены одновременно в том случае, когда экономическая и юридическая трактовки одного и того же факта совпадают. На практике же они, как правило, противоречат друг другу.

С экономической точки зрения главными факторами в признании имущества активом являются способность этого имущества приносить предприятию доход и тот факт, что оно находится (или не находится) под контролем экономического субъекта.

Юридический подход к трактовке актива предусмотрен в настоящее время в российских нормативных документах, экономический — характерен для МСФО.

Факты хозяйственной жизни, отражаемые в бухгалтерской отчетности, в состав данных бухгалтерского учета, как правило, включаются только частично в разрезе их информационного содержания: либо юридические, либо экономические характеристики.

Очевидно, что деятельность коммерческой организации сопровождается множеством разнообразных фактов хозяйственной жизни, которые представляют собой различного вида проекты, сделки, договорные отношения (устные догово-

ренности без подписания договора как отдельного документа). Порядок отражения в учете тех или иных фактов хозяйственной жизни прямо зависит от условий договора. И это отдельная, уже гражданско-правовая, особенность современной бухгалтерской практики. В то же время современная бухгалтерская информация представляет собой данные, как правило, раскрывающие только определенный информационный срез фактов хозяйственной жизни, а значит, и финансового положения организаций в целом. При этом бухгалтер должен стремиться и к достоверности информации, и к реальности ее представления.

Список литературы

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

1. АкатьеваМ. Д. Бухгалтерское дело: юридический анализ фактов хозяйственной деятельности. М.: МГУП, 2011. С. 100-103.

2. АкатьеваМ. Д. Методология бухгалтерского учета: современный взгляд. М.: МГУП, 2012. С.78-79.

3. Гиляровская Л. Т. Бухгалтерское дело. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

5. Соколов Я. В. Основы теории бухгалтерского учета. М.: Финансы и статистика, 2000.

6. Соколов Я. В., Пятов М. Л. Достоверный и добросовестный взгляд на бухгалтерскую информацию // Бухгалтерский учет. 2009. № 5.

«Поддерживай рекламу, и реклама поддержит тебя»

Томас Роберт Дьюар

РЕКЛАМНЫЙ БЛОК ТАКОГО РАЗМЕРА ОБОЙДЁТСЯ ВАМ ВСЕГО В 2 950 РУБ.

Положения по бухгалтерскому учёту (ПБУ) — это стандарты национального российского бухгалтерского учёта. ПБУ регламентируют организацию бухгалтерского учета и порядок ведения учёта активов, обязательств или событий хозяйственной деятельности. Соблюдение требований и методологических рекомендаций, изложенных в ПБУ, является обязательным.

Положения по бухгалтерскому учету разрабатываются и утверждаются Министерством Финансов РФ. В представленной таблице собраны все действующие на данный момент ПБУ (всего их 24) с изменениями, актуальными на 2019 год. ПБУ уже опубликованы с изменениями, вступающими в силу с 2019 года. В таблице указаны номер ПБУ, его наименование (по ссылке можно перейти на полный текст Положения), а также дата начала действия ПБУ и дата его последнего изменения.

В ближайшие годы предстоит очередное масштабное обновление федеральных бухгалтерских стандартов. По ссылке можно скачать Приказ Минфина РФ, в котором указаны все ПБУ и даты планируемых обновлений.

Таблица действующих в 2019 году ПБУ

Номер ПБУ Наименование ПБУ Приказ Минфина Последнее изменение
без номера Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации № 34н от 29.07.1998 № 74н от 11.104.2018

ПБУ 1/2008

Учетная политика организации

№ 106н от 06.10.2008

№ 69н от 28.04.2017

ПБУ 2/2008

Учет договоров строительного подряда

№ 116н от 24.10.2008

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 3/2006

Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте

№ 154н от 27.11.2006

№ 180н от 09.11.2017

ПБУ 4/99

Бухгалтерская отчетность организации

№ 43н от 06.07.1999

№ 142н от 08.11.2010

ПБУ 5/01

Учет материально-производственных запасов

№ 44н от 09.06.2001

№ 64н от 16.05.2016

ПБУ 6/01

Учет основных средств

№ 26н от 30.03.2001

№ 64н от 16.05.2016

ПБУ 7/98

События после отчетной даты

№ 56н от 25.11.1998

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 8/2010

Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы

№ 167н от 13.12.2010

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 9/99

Доходы организации

№ 32н от 06.05.1999

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 10/99

Расходы организации

№ 33н от 06.05.1999

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 11/2008

Информация о связанных сторонах

№ 48н от 29.04.2008

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 12/2010

Информация по сегментам

№ 143н от 08.11.2010

№ 143н от 08.11.2010

ПБУ 13/2000

Учет государственной помощи

№ 92н от 16.10.2000

№ 115н от 18.09.2006

ПБУ 14/2007

Учет нематериальных активов

№ 153н от 27.12.2007

№ 64н от 16.05.2016

ПБУ 15/2008

Учет расходов по займам и кредитам

№ 107н от 06.10.2008

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 16/02

Информация по прекращаемой деятельности

№ 66н от 02.07.2002

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 17/02

Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы

№ 115н от 19.11.2002

№ 64н от 16.05.2016

ПБУ 18/02

Учет расчетов по налогу на прибыль организаций

№ 114н от 19.11.2002

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 19/02

Учет финансовых вложений

№ 126н от 10.12.2002

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 20/03

Информация об участии в совместной деятельности

№ 105н от 24.11.2003

№ 116н от 18.09.2006

ПБУ 21/2008

Изменения оценочных значений

№ 106н от 06.10.2008

№ 132н от 25.10.2010

ПБУ 22/2010

Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности

№ 63н от 28.06.2010

№ 57н от 06.04.2015

ПБУ 23/2011

Отчет о движении денежных средств

№ 11н от 02.02.2011

№ 11н от 02.02.2011

ПБУ 24/2011

Учет затрат на освоение природных ресурсов

№ 125н от 06.10.2011

№ 125н от 06.10.2011

В России сложилась четырёхуровневая система нормативно-правового регулирования бухгалтерского учета.

Первый (законодательный) уровень – федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, устанавливающие единые правовые и методологические нормы организации и ведения бухгалтерского учета в России. Также право регулировать бухгалтерский учет предоставлено Центральному Банку РФ, Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг, другим ведомствам. Нормы, содержащиеся в других федеральных законах и затрагивающие вопросы бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, должны соответствовать Федеральному закону «О бухгалтерском учете».

Федеральный закон о бухгалтерском учете № 402-ФЗ

Второй (нормативный) уровень — положения по бухгалтерскому учету (ПБУ, российские стандарты), утверждаемые Минфином РФ, в которых излагаются принципы и основные правила национального бухгалтерского учета; положения по бухгалтерскому учету по МСФО (Международные стандарты финансовой отчетности), утвержденные Приказом Минфина от 28.12.2015 № 217н. К нормативному уровню также можно отнести План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н), Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по РСБУ и МСФО с примерами

Третий (методологический) уровень — инструкции, рекомендации и методические указания по ведению бухгалтерского учета, иные документы инструктивного или рекомендательного характера, отвечающие на практические вопросы бухгалтерского учета и не вошедшие в предыдущий уровень. Подготавливаются и утверждаются федеральными органами, министерствами, профессиональным объединением бухгалтеров на основе документов первого и второго уровней. К документам этого уровня относятся инструкции по заполнению форм бухгалтерской отчетности, методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, методические указания по учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, финансовых результатов на предприятиях.

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов

Четвертый уровень — документы, которые разрабатываются самим предприятием и определяют организацию и ведение бухгалтерского учета по отдельным видам имущества, обязательствам и хозяйственным операциям. Это рабочие документы организаций для внутреннего пользования, утверждаемые руководителем организации в рамках принятой учетной политики. На этом уровне главный нормативный документ по бухгалтерскому учету – учетная политика организации. Цель этого уровня – определить порядок ведения бухгалтерского учета операций, по которым действующими актами не предусмотрен конкретный порядок или существует вариативность. Указанные документы, их содержание, принципы построения и взаимодействия между собой, а также порядок подготовки и утверждения определяются руководителем организации.

Положение о Финансовом отделе

Положение о Бухгалтерии

  1. Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов

установленной формой и системы организации учетных сведений в масштабах области, края,

республики, страны в целом Г.А. и В.А. заполняют карточек и фондов на каждый архивный фонд и отсылают их соответствующим архивным управлениям – отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных органах создаются фондовые

каталоги. В Росархиве действует центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ.

2. Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводстве, В.А. и Г.А. Яркий пример преемственность – опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга поступлений, список фондов, карточка фондов, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в Г.А. и В.А. несколько различаются по форме, но одержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что Г.А. являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а В.А. – временными.

3. Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы

и периодически представляем сведения об изменениях в составе и объеме фондов ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах Г.А. и В.А. оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Организация учета документов АФ РФ.

Государственному учету подлежат следующие документы:

— государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

— государственных музеев и библиотек;

— научных и научно отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

— структурных подразделений организаций, хранящих документы (В.А.);

— негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу АФ РФ на основе соглашения с ФАСР.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов АФ РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организации, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы АФ РФ.

Отношение с собственниками документов негосударственной части АФ РФ скрывались в1990-е г. Не просто. Первоначально по Основам законодательства об АФ РФ и архивах все документы

государственной и негосударственной частей АФ РФ, не зависимо от места их хранения,

подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с положением об АФ РФ 1994 г. Собственники документов (негосударственные части АФ РФ) представляли сведение о своих документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с ФАСР после отнесения документов к составу АФРФ. Таким образом, собственникам документов представляется определенная свобода в определении

отношений с ФАСР и выполнение самостоятельной работы по учету документов.

Документы негосударственной части АФ РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от государственной части АФ РФ.

Практически организации представляют собой утомительный процесс составления и ведения

-учетных документов. У некоторых неопытных при первом знакомстве с юбилеем учетных показа

телей возникает «учетофобия» — профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документомпонимается документ установленный формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

Тема 2.2. Основные учетные документы.

А) книга поступлений;

Б) список фондов, дело фонда, лист фонда.

Учет документов в ведомственном архивеведется по установленным формам и правилам. Осуществляется он по основным обязательным для каждого архива. Ведение вспомогательных и их вид определяется непосредственно архивом. Основными учетными документами в В.А. являются:

· книга учета поступлений и выбытия;

· список фондов;

· лист фонда;

· опись дел;

· формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

На каждый фонд заводится дело фонда.

Учет документов в государственном архивеведется централизованно в каждом архиве.

Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательных. Основными учетными документами в Г.А. являются:

· книга учета поступлений и выбытия;

· книга учета поступлений страхового фонда;

· список фондов;

· список фондов, содержащих ОЦД;

· лист фонда;

· опись;

· опись страхового фонда;

· реестр описей ОЦД;

· паспорт архива;

· паспорт хранилища.

Кроме перечисленных основных документов составляются вспомогательные:

· реестры описей;

· карточки и книги движения описей фондов дел;

· книги учета документов, передаваемых в другие архивы.

В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы ведутся раздельно. Номера советского периода имеют букву «Р», написанную через дефис перед номером «Р-30». Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фонда один раз при поступлении в архив. Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1-е января составляется итоговая запись. Самым сложным для заполнения документом является лист фонда.

Книга учета поступлений и выбытия документов.

Книгой учета поступлений и выбытия называется официальная книга регистрации всех поступающих в архив документальных материалов, относящихся к составу АФ РФ. Она предназначена для учета всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме дел в В.А., связанных с приемом. Выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный и другой архив. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления, не зависимо от того, является ли поступление первым по данному фонду или повторным. В книге указываются основные данные о каждом поступлении:

· Когда от кого и на основании, какого документа материалы поступили;

· Каков состав, объем, составление этих документов;

· Какие номера фондов им присвоены;

Какое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведется по листу фонда.

Если документы поступают впервые, то номер фонда представляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по список фондов. Если поступившие документы имеются частью фонда уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

Эта книга служит основой для составления листов фонда, паспорта архива, ежегодных сведений об изменениях в составе объеме фонда. Ежегодно в этой книге проводится итог количества поступивших и выбывших документов.

При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик – фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Состав документов указывается на основании сдаточной описи, если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов.

Список фондов ведется в В.А., хранящем документы двух и более фондов, представляет собой печень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Фонд (объединенный), коллекция вносит в список фондов при первом поступлении их (документов) в В.А. Каждому вновь поступившему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на государственное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «ОЦ».

В случае передачи фонда в другой архив, включение в его состав объединенного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дату документа, на основании которого фонд выбыл.

Название фонда вносится в список титульного листа описи.

Его название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается: для действующих

организаций – название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидационной

организации – последнее название. Все предыдущие и последующие названия производятся в листе фонда и карточки фонда. Объединенный фонд и последующие названия приводятся в листе фонда и карточки фонда. Объединенный фонд заносится под обобщенным названием.

Пример: «Внешкольные учреждения… отдела народного образования». Названия организаций, которые вошли в данный объединенный фонд, приводились в листе фонда и карточке фонда.

Между названием фонда свободная строка. К списку фондов составляется итоговая запись на 01.01. каждого года, в которой указываются количество хранящихся фондов, количество фондов, содержащихся в ОЦД, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

На каждый фонд в архиве заводится дело фонда , в которое включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда;

акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправном повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела можно получить следующие сведения:

— о дате создания учреждения;

— подчиненности;

— функциях;

— реорганизации;

— условиях хранения материалов.

Каждому делу присваивается номер фонда и его название. Дело фондов хранятся в порядке их номеров.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и прошнурованы4 на них составляется внутренняя опись.

Лист фонда.

Самый сложный для заполнения учетным является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытия документов, их состав, крайние даты, НСА и др. сведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1.сведения о переименованиях фондообразователя

2.сведения о местонахождении фонда и его номер

3.сведения о движении документа фонда

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовым архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменением в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой учитывается неописанные документы (если они есть в архиве), во второй – описанные документы.

Рассмотрим некоторые особенности заполнение листа фонда.

Методика составления листа фонда доля всех архивов одинакова. Название фонда, состоящего из материалов одного учреждения, является названием этого учреждения. Основной раздел листа фонда содержит сведения о составе, структуре и объеме фонда, а также о его описях. Эти сведения приводят на момент взятия фонда на учет и пополняются по мере происхождения изменений. Запись делается в хронологической последовательности. Нумерация описей производится по мере их внесения в лист фонда. Опись материалов постоянного и временного хранения, а также номенклатура дел нумеруются отдельно. При этом к номерам описи временного хранения добавляется буква «В».

Номер фонда переносится из списка фонда (если архив хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенных госархивом (если документы организации уже поступали на госхранение). Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В гр. «крайние даты каждого названия фонда» указывается начальная и конечная дата функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за

этот период нет. В графе «название фонда» в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации-фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. В се последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив.

Изменения в учетных данных листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов:

· опись структурного подразделения и годовой раздел свободной описи организации;

· номенклатура дел, заменяющая головой раздел сводной описи;

· акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;

· акт о выделениях к уничтожению дел;

· акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

· акт о не исправном повреждении дел;

· акт проверки наличия состояния дел.

Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завешается заполнением гр. 10-16

«наличие (остаток)». Это дает возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям (постоянного хранения, особо ценных дел по личному составу), а также увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается: «Продолжение. Ф. №, лист 2». На первом листе делается ссылка «См. продолжение л.2 (3,4 и т.д.)». Листы-продолжения подкладываются за основанием, и хранится в папке с клапанами.

На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета.

Дело фонда – это комплекс документов, отражающих историю архивного фонда. В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе, схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда, акты о приеме документов, акты о выделении документов в уничтожение и т.д. таким образом из дела фонда можно получить следующие

сведения: о дате создания учреждения, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов, видов научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Деле фондов хранятся в порядке их номеров.

Тема 2.3. Опись дел – базовый учетный документ.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенных для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их

систематизации внутри фонда и учет дел. Одновременно опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документа, обеспечивающим оперативный поиск дело.

Опись составляется отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и иные однотипные дела, состоящие из специфических характерных только для данной организации документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.); служебные ведомственные издания.

Таким образом, описи дел как постоянного, так и временного хранения выполняют три основные функции:

1. информационная функция описи реализуется в процессе описании каждого дела на корточках при составлении заголовка дела, раскрывающего видовой состав документов и содержании единиц хранения .

2. учетная функция описи состоит в указании кол-ва единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменение объема фонда.

3. классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде.

Описи могут быть листовые и карточные, графленые и награфленные. Основной, наиболее распространенной формой описи является листовая с графлением. Опись листовой формы сопровождается НСА. Описи дел постоянного и временного хранения отличаются графлением и оформлением. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Она является основной и самой существенной частью описи и включает в себя следующие элементы:

— порядковый номер единицы хранения;

— индекс дела;

— заголовок единицы хранения;

— крайние даты единицы хранения;

— количество листов;

— примечание.

Порядковый номер единицы хранения вносится в опись в том порядке, в каком он просистематизирован в документе. Единицы хранения, состоящие из нескольких томов или частей, вносится в опись по каждому тому отдельно.

Индекс дела берется из номенклатуры дел.

Заголовки дел располагаются в описи, как правило, в той же последовательности, в какой они внесены в номенклатуру.

Крайние даты вносятся в опись в том виде, как они были обозначены на обложке единицы

хранения.

Количество листов вносится в соответствующую графу и равно количеству листов в единице хранения.

В грифе примечание делаются отметки о физическом состоянии документов.

В конце описи, составленной в архиве, пишется итоговая запись. Ее назначение – подведение общего итога о количественном составе единиц хранения, внесенных в опись, года начала и окончания описи. Опись, составленная в делопроизводстве учреждения, заканчивается завершительной надписью. Завершительная надпись подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и удостоверяется печатью учреждения.

В начале нового года работники делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении обязаны привести в порядок дела, законченные делопроизводством в минувшем

году. И подготовить их к дальнейшему хранению. Дела разбираются по срокам хранения, определение какие описи составлять и на какие материалы. После этого проводится экспертиза

ценности дел, их оформление и составление описей.

Комплекс дел одного структурного подразделения делится на группы: дела постоянного хранения, долговечного хранения, временного хранения. В ряде учреждений эти группы дробятся. Из числа дел постоянного хранения в самостоятельные группы могут быть выделены дела по личному составу, а также специальная документация, присущая конкретному учреждению (отчеты по научным темам, дипломные проекты и т.п.). Из числа дел временного хранения выделяются дела общего делопроизводства, срок хранения которых свыше 10 лет.

Из общего объема документации по кадрам выделяются личные дела или личные карточки. Личные дела некоторых категорий работников (научные сотрудники) хранятся постоянно. ЕГСД предусматривает возможность включения этих личных дел, законченных делопроизводством, в общую опись дел постоянного хранения по согласованию с архивным учреждением.

Таким образом, параллельно можно составлять самостоятельные группы на три описи дел постоянного хранения (на дела общего делопроизводства, не специальную документацию, на дела по личному составу) и на три группы дел временного хранения – свыше 10 лет (такие же группы). На дела временного хранения (до 10 лет) разрешается не составлять опись, а пользоваться вместо

описи специально оформленным экземпляром номенклатуры дел.

Составление описи структурных подразделений с временными номерами дел представляются в архив учреждения для сведения годового раздела описи по учреждению. Долее описи одного структурного подразделения, или сведенные в годовой раздел, передаются одному из членов ЭК учреждения для просмотра всех материалов структурного подразделения и определения проведения правильности ЭЦД. После завершения ЭЦД за данный год по всему учреждению и одобрения описей ЭК готовится годовой раздел описи для представления на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. Описи должны представляется на рассмотрение ЭПК не позднее чем через год после окончания делопроизводством.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *