Каковы сроки хранения документов

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Вид документа

Срок хранения, лет (минимальный)

Кадры

Документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года
  • созданные с 01.01.2003

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

1–5

Подробнее об этом см. в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

См. статью «Какие сроки хранения документов по охране труда?».

Бухгалтерия и налоги

Годовая бухотчетность

Постоянно (пока фирма существует)

Отчетность в ФСС:

  • годовая

Постоянно (пока фирма существует)

  • квартальная

Отчетность в ПФР:

  • сводная
  • сведения персучета

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

Кассовые документы

Подробнее см. материал «Какой срок хранения кассовых документов?».

Счета-фактуры

По ним читайте публикацию «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Сроки хранения документов в организации: это важно знать

«Слушай, давай все это выкинем», — сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза — когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения – 1 год, максимальный – 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

  • штатные расписания – постоянно;
  • подтверждающие происшествие несчастного случая – 45 лет;
  • подтверждающие возникновение профессионального заболевания – 75 лет;
  • личное дело работника – 75 лет;
  • все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда – 75 лет.

Финансовые документы:

  • имеющие информацию об исчислении и уплате налогов – 4 года;
  • подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника – в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
  • подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков – в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
  • подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды – 6 лет;
  • сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата;
  • принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении – 5 лет;
  • бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность – 5 лет;
  • кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами – 5 лет;
  • паспорт версии ККТ – в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Сроки хранения документов в организации в некоторых случаях могут определяться юридическим лицом самостоятельно, но они не могут быть меньше сроков, указанных в законодательных актах.

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

  • подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
  • документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
  • которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
  • бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 (далее – Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников – 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, – до замены новыми и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:

  • документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности:
  • организация труда и служебная деятельность;
  • нормирование труда, тарификация, оплата труда;
  • охрана труда;
  • документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности:
  • прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
  • установление квалификации работников;
  • повышение квалификации работников;
  • награждение.

В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения – до востребования.

Кадровой документации в Перечне отведены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 г. № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6.02.02 г.).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

Виды документов и сроки их хранения

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, – четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 5.07.05 г. № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.10 г. № ВАС-5/10.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 68 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.02 г. № 26-12/43411).

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ.

Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.

Например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 4.08.04 г. по делу № А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в постановлении от 23.09.08 г. № КА-А40/8513-08-2 по делу № А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

>Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

ВАЖНО!

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Период хранения

Наименование

1 год

данные лиц, не принятых на работу

графики отпусков

3 года

учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника

записи о трудовой дисциплине

5 лет

акты, предписания, отчеты по технике безопасности

выписки по улучшению условий и охраны труда

документы, по технике безопасности и ее соблюдению

документы о командировках

50 лет (до востребования владельцем)

личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)

75 лет

характеристики и личные карточки сотрудников

трудовые договоры

Постоянно

коллективные договоры

личные дела руководителей

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Постоянный срок хранения

Положение о защите персональных данных

п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ

Правила внутреннего трудового распорядка

ч.4 ст. 189 ТК РФ

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

ст. 21 ТК РФ

Положение об аттестации

Положение о системе обучения

ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Длительное хранение

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст. 81 ТК РФ

75 лет

Личные карточки работников (Т-2)

Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1

75 лет

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

75 лет

Табели учета рабочего времени

ч.3 ст. 91 ТК РФ

75 лет

Трудовые договора, соглашения к ним

ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ

75 лет

Ограниченный срок хранения

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

15 лет

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Ст 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ

5 лет

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

ст. 135, 144, 147 ТК РФ

5 лет

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 лет

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5 лет

Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников

ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

5 лет

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

3 года

Журналы учета рабочего времени

1 год

Графики предоставления отпусков

ст. 123 ТК РФ

1 год

Перечень профессий с вредными условиями труда

ст. 221 ТК РФ

до замены новыми

Перечни профессий

до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

  • по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
  • «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

ВАЖНО! Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

В помощь — Регистрация и хранение исходящей корреспонденции по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам: типичные ошибки

РЕГИСТРАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ: ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ

Ситуация

В номенклатуру дел организации включены следующие дела с перепиской:

Индекс дела Заголовок дела
(тома, части)
Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню Примечание
01-06 Переписка с органами государственного управления, организациями, предприятиями и др. по основной деятельности Постоянно
ст.25
01-07 Переписка с органами государственного управления, организациями, предприятиями и др. по административно-хозяйственным вопросам 3 года
ст.26
01-08 Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции 3 года
ст.106″б»

Допускается ли регистрация и хранение исходящей корреспонденции по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам в одном журнале? Какие исходящие индексы должна иметь исходящая корреспонденция, если это не ответ на запрос, а инициативные или информационные письма?

Хранение в одном деле входящих и исходящих документов под одним индексом вносит путаницу и ухудшает поиск нужных писем.

Правильно ли проставлены входящие и исходящие индексы:

— по основной деятельности:

Вх. № 01-06/25 ОАО «Свет» 30.12.2007

— по административно-хозяйственным вопросам:

Вх. № 01-07/57 ОАО «Свет» 30.12.2007

— исходящие индексы на всю исходящую корреспонденцию:

30.12.2007 № 01-08/158
На № _____ от ________

В данной организации при формировании дел допущена одна из наиболее существенных ошибок, связанных с регистрацией и хранением документов: входящая и исходящая корреспонденция сформирована в отдельные дела. При этом входящая документация сформирована в два дела (по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам), а исходящая — в одно. Такой порядок недопустим.

Необходимо отметить, что общим правилом является формирование дел с перепиской по принципу «запрос-ответ», поэтому все входящие и исходящие документы по основной деятельности, независимо от того, являются они ответными или инициативными, должны формироваться в одно дело. Также в одно дело должна формироваться вся входящая и исходящая переписка по административно-хозяйственным вопросам. В организации может быть заведено и большее количество дел с перепиской, формируемых по такому же принципу.

Регистрацию всех входящих документов необходимо вести в одном журнале независимо от того, по каким вопросам ведется переписка. Регистрация всех исходящих документов тоже должна осуществляться в одном журнале. В связи с этим в номенклатуре дел следует предусмотреть два дела с журналами, например:

01-08 Журнал регистрации входящих документов;

01-09 Журнал регистрации исходящих документов.

Регистрационный индекс любого исходящего документа включает в себя индекс дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа, и его порядковый регистрационный номер (присваивается в пределах делопроизводственного года).

Предложенные выше варианты регистрации документов являются неправильно оформленными с точки зрения законодательства, а также полностью дезориентируют в сложившейся системе регистрации корреспонденции в организации.

Давно заметила, что в последнее время среди различных слоев населения стало популярным выражение «меня это бесит». Услышать его можно как от взрослых, так и от детей, подростков, при этом «взбеситься» все готовы из-за любого пустяка. Лично меня бесит только две вещи: выражение «меня это бесит» и еще, когда войдя в офис какой-либо организации, вижу у секретаря на полке папки с надписями «Входящие документы» и «Исходящие документы».

Сразу видно — а секретарь-то не настоящий! Точнее, не профессионал, не имеет человек в делопроизводстве ни малейшего понятия.

А еще сразу понимаешь, что в организации нет основы основ делопроизводства того — без чего вообще невозможно вести документооборот надлежащим образом и обеспечить сохранность документации. Речь идет о номенклатуре дел. Более подробно о том, зачем нужен этот документ и как он составляется, можно прочитать в предыдущем номере электронного журнала «Сакратар.by», и мы здесь распространяться сильно об этом не будем, лишь подчеркнем еще раз — нужен! А вот те, кто формирует корреспонденцию по принципу «входящие-исходящие», явно этого не понимает, как и не представляет себе последствий такого формирования дел.

Именно для таких попробуем популярно объяснить, в чем дело и где здесь, как говорил один известный политик «собака порыла».

Вначале напомним, что общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция). Для любителей «входящих-исходящих» объясним популярно: Инструкция обязательна к применению для всех! К слову, п. 4 этого документа устанавливает, что организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству, но в соответствии с требованиями Инструкции.

Согласно п. 13 Инструкции организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами, в том числе ИП в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций. Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

Почему же так важно формировать эту переписку правильно?

Все дело в том, что согласно Закону Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов. В свою очередь, сроки хранения документов устанавливает Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее — Перечень). Именно на этот документ следует опираться при составлении номенклатуры дел организации, и не только при указании сроков хранения в номенклатуре, но и при внесении в номенклатуру заголовков дел ¾ ведь в последующем эти заголовки должны в точности совпадать с заголовками на обложках!

Никаких «входящих» и «исходящих» документов вы в Перечне не найдете, относительно данной категории применяется термин «переписка». При этом встретить этот термин можно в разных заголовках дел, например, «Переписка о разработке, применении и разъяснении регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций» (п. 31); «Претензионная переписка» (п. 73); «Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности» (п. 67); «Переписка об аренде, субаренде недвижимого имущества, безвозмездном пользовании недвижимым имуществом» (п. 445) и т.д. Это, однако, более актуально для больших организаций с разветвленной организационной структурой. Но там-то как раз, нужно отметить, и с делопроизводством, как правило, все в порядке, поскольку им занимаются люди с соответствующей подготовкой и опытам, их учить не нет необходимости.

Если вы отвечаете за документооборот в небольшой организации, то вам будет достаточно обратить внимание на п. 33 Перечня — переписка по основной деятельности (срок хранения — постоянно) и п. 34 — переписка по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения — 3 года после проведения налоговой проверки). Именно такие две папки должны стоять у вас на полке, именно с такими наименованиями (правда, с уточнением: «Переписка с организациями и учреждениями…»).

Вот журналы регистрации будут называться «Журнал регистрации входящей корреспонденции» и «Журнал регистрации исходящей и внутренней корреспонденции». Ведутся они по форме, установленной Инструкцией (приложения 8 и 9 соответственно). В первой графе каждого из них проставляется дата и индекс документа.

Пунктом 47 Инструкции установлено, что регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

То есть при поступлении, например, к вам письма, вы регистрируете его в Журнале регистрации входящей корреспонденции, проставляя порядковый номер и, через значок /, номер по номенклатуре дел, и, после того как это письмо будет обработано, помещаете его в одну из папок «Переписка…» в зависимости от содержания. Если это письмо требовало ответа, то ваш «ответ Чемберлену» регистрируете точно таким же образом в Журнале регистрации исходящей и внутренней корреспонденции, но свой экземпляр (копию) этого исходящего документа помещаете в туже папку «Переписка…». Несовпадающие номера документов, находящихся в этой папке, при этом вас не должны смущать, главное здесь — хронология, чтобы документы в этой папке шли один за одним строго по датам.

Именно так и именно в таком порядке следует все делать потому, что Перечнем, заметьте, установлены разные сроки хранения документов: для переписки по основной деятельности ¾ постоянно, а от переписки по административно-хозяйственным вопросам вы можете избавиться по истечении трех лет после налоговой проверки. А вот если вы не разделяете эти документы, а точнее, разделяете по принципу «входящие-исходящие» (что, собственно, все-таки означает, не разделяете), то вам придется все это хранить вечно!

Если же организация будет ликвидироваться, вообще сложно представить, как это все будет сдаваться в госархив: эти две папки «Входящие» и «Исходящие» придется объединять в одну, при этом каждую бумажку придется складывать в хронологической последовательности, а если еще организация просуществовала много лет и папок таких у вас «…надцать» (ведь каждый год сшивается в отдельной папке)… В общем, будет очень сложно!Ликвидатор, поверьте, будет проклинать вас последними словами. Приблизительно та же лексика прозвучит в ваш адрес и, если, к примеру, вы уволитесь, а на ваше место придет специалист, хорошо разбирающийся в делопроизводстве и документообороте.

Итак, вы прочитали эту статью, и у вас на полке еще стоят папки с заголовками «Входящие документы» и «Исходящие документы»? Так чего же вы ждете? Чтобы о вашем непрофессионализме узнало еще большее количество людей? Ведь на дворе только январь, и как раз самое время начать «новую жизнь».

Впрочем, дело, конечно, ваше. Но тогда, по крайней мере, хотя бы после этого, пожалуйста, никому и никогда не признавайтесь, что вы читаете «Сакратар.by».

Установлены сроки временного хранения документов по личному составу

Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

Согласно Федеральному закону, документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся:

в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

в иных организациях — не менее 75 лет со дня создания.

Документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся:

в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

в иных организациях — не менее 50 лет со дня создания.

Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, — в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, — с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу.

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

  • созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

  • созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

  • образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу, созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г., хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
  • в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?

К этой категории относятся граждане, находящиеся на:

  • военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

  • правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

  • федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

Из истории вопроса

В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (далее – Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».

У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения? Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?

Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер. Архивы не справлялись с тем объемом документов по личному составу, который должен быть поступить к ним на хранение. Встал вопрос об оптимизации и сокращении физических объемов документов, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций. Предполагалось, что сокращение объемов хранящихся в архиве организации документов позволит уменьшить объем документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы. Проблему архивной полки еще никто не отменял, ведь архивы не резиновые, многие не имеют свободных площадей.

Следует отметить, что примерно в это же время начали увеличиваться сроки хранения документов по личному составу.

Ранее, в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988; далее – Перечень 1988), срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст. В указаниях по применению Перечня 1988 можно найти такую информацию: «Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет – «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет – «В», где «В» – возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать. Например, в 2000 г. можно было уничтожать документы, работников 1925 г. рождения, в 2000 г. им исполнилось 75 лет. Предполагалось, что к этому возрасту человек уже оформил себе пенсию, ему не требуется подтверждение стажа работы, заработной платы и т.п.

В 2000 г. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), и срок хранения документов по личному составу изменился. Новый срок – 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).

Увеличение сроков хранения документов по личному составу в новом Перечне аргументировалось тем, что надо сохранять историю страны на примере истории жизни отдельных граждан, а также сохранить историю семьи отдельного человека.

В 2010 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.

Проблему хранения, на наш взгляд, необходимо было решать путем оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. На данный момент есть предпосылки для оптимизации состава документов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, ее сведения пополняются в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности.

Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности. Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения.

При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет. Однако к третьему чтению законопроект увеличил этот срок до 50 лет. Полагаем, это можно рассматривать как победу здравого смысла над сиюминутным желанием сэкономить деньги на социальных расходах.

Итак, с момента вступления в силу Федерального закона № ФЗ-43 архивисты при формировании дел и передаче их в архив организации должны указывать на делах новый срок хранения. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.

Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

И.В. Журавлева,

научный редактор журнала «Кадровые решения»

Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания». В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.

Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003–2015 гг. переделывать, разумеется, не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 г., как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.

Напомним, что срок хранения трудовых книжек в 2010 г., напротив, был увеличен с 50 до 75 лет (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Причем трудовые книжки не относятся к документам по личному составу, создаваемым работодателями, так как являются «подлинными личными документами» работников (см. Перечень). Следовательно, срок их хранения остается 75-летним.

В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ.

Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 – новые (измененные).

Обратите внимание

Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г. и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *