Командировка за счет принимающей стороны

Содержание

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ

Жалоба Отмена

По мнению чиновников, высказываемому в частных разъяснениях, ни ст. 168 ТК РФ, ни Положение о служебных командировках не содержат положений, которые препятствовали бы оплате командировочных расходов сотрудников за счет принимающей стороны. Таким образом, возмещение командировочных расходов возможно за счет принимающей стороны по договору между работодателем и принимающей стороной. Заключение договора не обязательно, но рекомендуем его заключить.

Если между работодателем и принимающей стороной заключен договор, в котором предусмотрена оплата расходов на командировку за счет принимающей стороны, то указанные в договоре расходы работодатель работнику не возмещает. При этом за работодателем сохранятся обязанность по оформлению командировки и выплате работнику командировочных расходов, не возмещаемых принимающей стороной, а также по выплате работнику суточных (ст. 168 Трудового кодекса РФ, Письмо Минфина России от 29.10.2009 N 03-04-06-01/274).

Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения о командировках).

Обязательность наличия оправдательного документа на сумму дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места жительства (суточных), законодательными и нормативными актами не установлена. Организация вправе закрепить внутренним локальным актом, что рассматриваемые расходы оформляются путем составления документа, который может быть назван, например, расчетом размера суточных, или же сумма суточных может быть просто указана в авансовом отчете в размере, рассчитанном командированным работником (форма N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55)).

Расходы, произведенные работником во время командировки, которые возмещает сотруднику Ваша организация, подтверждаются соответствующими первичными документами: билетами, квитанциями, кассовыми чеками, путевыми листами и т.д.

В Письме Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-06/30062 чиновники не поясняют, как документально подтвердить обоснованность расходов на командировку. В более раннем Письме Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/271 указано, что для учета расходов на командировку в целях налога на прибыль организации в целях подтверждения необходимо подтвердить:

— производственный характер командировки (приказ, служебное задание);

— продолжительность нахождения работника вне места постоянного жительства (командировочное удостоверение, ксерокопии страниц загранпаспорта, проездные документы);

— расчет размера суточных (например, справка бухгалтера);

— получение работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие расходы, произведенные им в связи с командировкой (п. 26 Положения о командировках). Если оправдательные документы составлены на иностранных языках, они должны иметь перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202, Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 07.12.2011 N 06АП-5190/2011, оставлено в силе Постановлением ФАС Дальневосточного округа от 20.03.2012 N Ф03-912/2012).

В данном случае подтверждающими документами для признания суточных в целях исчисления налога на прибыль будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами, в копии страниц с загранпаспорта с отметками о пересечении границы РФ. Авиабилеты и посадочные талоны сотрудник может Вам не предоставлять, т.к. эти расходы ВЫ ему не возмещаете.

>Командировка за счет принимающей стороны

  • Командировки

  • Разъездной характер работы

Обязанность возместить сотруднику все расходы, связанные со служебной поездкой, закреплена ст.167 и 168 Трудового кодекса РФ. В большинстве случаев финансированием занимается непосредственный работодатель специалиста, отправляющегося в командировку, но иногда поездка оплачивается принимающей стороной.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как происходит оформление командировки за счет принимающей стороны;
  • какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны;
  • нужно ли выплачивать суточные работнику, если командировку оплачивает принимающая сторона.

Командировка за счет принимающей стороны предполагает, что все расходы, связанные с трансфером и проживанием командированного сотрудника берет на себя компания, в которую он направляется для выполнения служебного задания.

Сотрудник в данном случае может отказаться от поездки, поскольку такая работа не будет отображена в личном деле. За счет принимающей стороны Командировка генерального директора или обычного сотрудника может оплачиваться принимающей стороной.

Важно

Для этого две компании заключают договор, и принимающая сторона перечисляет деньги на отправляющую сторону. Это может быть конкретная сумма, названная руководителем командировочного сотрудника.

Если же остаются излишки, то возможно два варианта:

  • отправляющая сторона перечисляет остаток обратно;
  • отправляющая сторона перечисляет излишки на свой счет.

Отправляться в командировку за свой счет, ожидая оплаты на месте пребывания, сотрудник не обязан.

Данная статья будет полезна и работнику, и бухгалтеру или руководителю предприятия. Ниже подробно рассказано о том, какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны, как правильно оформить эти документы, как рассчитать сумму выплат.

Нормативная база Служебной командировкой считается поездка работника по указанию руководства для выполнения поставленных производственных задач за пределами места постоянной работы на определенный срок (подробнее в ст. 166 Трудового кодекса). Трудовой кодекс РФ Поездка не будет считаться командировкой, если:

  • проходит в рамках одного дня;
  • имеет регулярный характер.

Первый документ, который составляют для отправки сотрудника в командировку, – это соответствующий приказ.

Кадровое оформление всей необходимой документации при должностных поездках подобного рода выполняется в общем порядке с учетом целого ряда особенностей.

Как оформить командировку за счет принимающей стороны?

Данная статья будет полезна и работнику, и бухгалтеру или руководителю предприятия.

Ниже подробно рассказано о том, какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны, как правильно оформить эти документы, как рассчитать сумму выплат.

Нормативная база

Служебной командировкой считается поездка работника по указанию руководства для выполнения поставленных производственных задач за пределами места постоянной работы на определенный срок (подробнее в ст. 166 Трудового кодекса).

Такой порядок оформления предписан третьим пунктом Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749.

Постановление Правительства РФ от 29 декабря года №1595 отменяет обязательную выдачу командировочного удостоверения и фиксацию служебного задания в приказе.

Статьи Трудового кодекса 167-168 закрепляют право работника получить от компании возмещение всех расходов, связанных с поездкой, а именно:

  • проезд до места назначения;
  • аренда жилья;
  • другие потребности, связанные с пребыванием в командировке (кроме затрат на еду).

Питание в отъезде не признается расходом компании (письмо Минфина России от 9 октября г. №03-03-06/57885).

Также работнику начисляют суточные.

Расходы на командировку и суточные не облагают страховыми взносами (ПФР, ФСС, ФОМС – п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ) и с них не высчитывают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК), если они не превышают лимит.

Оно необходимо для подтверждения времени, которое сотрудник будет находиться вне основного места работы. С 2015 года оформлять удостоверение и вовсе не обязательно, согласно поправкам в Трудовом кодексе.

Особенности:

  • документально оформляется командировка только в том случае, если с работодателем заключен трудовой договор;
  • за работником сохраняется его рабочее место, независимо от срока командировки;
  • если работа сотрудника заключается в постоянных разъездах, то командировки не назначаются;
  • командировочное удостоверение не выдается при оформлении командировки за границу;
  • если сотрудник получает травмы во время выполнения заданий в командировке или заболевает, он имеет права на получение суточных и оплату больничного листа после предъявления документов;
  • отправлять сотрудника можно сразу в несколько стран.

Порядок выплаты суточных работникам

В таких случаях работник обеспечивается авансом в валюте.

Ответ: За счет принимающей стороны возможно по договору между работодателем и принимающей стороной возмещение командировочных расходов. При этом обязанность по оформлению командировки, приему отчетов о командировке, выплате командировочных расходов возлагается на работодателя.

Обоснование: В соответствии со ст.

Командирование сотрудников всегда связано с текущей служебной необходимостью или прохождением обучения. При служебной поездке, перед командированным сотрудником ставятся определенные задачи, которые он должен выполнить. Соответственно, продолжительность такой поездки может быть в несколько недель или даже месяцев.

Получается так, что сотрудник проводит в поездке несколько выходных дней, а вероятно и некоторые праздничные дни. Они считаются нерабочими, что вызывает немало весьма острых вопросов.

Следует сказать, что командировка в нерабочий день включает исключительно такие дни или же они будут включены в общий период наряду с рабочими днями. Вне зависимости от данного обстоятельства, выплата суточных и заработной платы за командировку в выходной день выполняется на одних и тех же условиях.

  • должностная поездка отмечается как отработанный день. В качестве отработанного времени учитываются выходные и праздничные периоды, проведенные в данной поездке. Оплата совершается по правилам вознаграждения за труд в нерабочее время. Единственным вариантом, является выплата обычного среднесуточного вознаграждения в двойном объеме. При этом не имеет значения, что служащий может и не работать в выходной. Эти дни все равно засчитываются и отмечаются как фактически отработанные и оплачиваются вдвойне;
  • двойной размер расчета основывается на вычислении среднего дохода за один день. Для этого бухгалтерия берет сумму всех выплат и разделяет данное значение на число проведенных за работой дней. Выходит среднее значение. Его следует умножить на число суток, проведенных в отъезде. Как следствие, полученная сумма умножается на два. Указанный двойной показатель и означает объем денежных средств, которые будут оплачены сотруднику.

Таким образом, с финансовой точки зрения, служебная поездка является более выгодным рабочим временем, чем проведенное на служебном месте.

Еще одним видом выплат при служебном отъезде, является зачисление суточных. Они предназначаются для текущих расходов сотрудника. Зачастую, суточные расходуются на питание и другие текущие нужды.

Размер суточных законодательно не установлен. Они могут быть любыми. Однако закон содержит ограничение, с которого суточные начинают облагаться подоходным налогом. Когда их объем не переваливает значение в 700 рублей при отъезде в пределах Российской Федерации, суточные не считаются доходом и налог на них не начисляется.

Но если в учреждении установлены более внушительные суточные, то исчисление налога начинается с 700 рублей. Например, размер составляет 1000 рублей. До 700 рублей и включая это значение, налог платить не надо. А с 300 руб., которые превышают установленный предел, следует заплатить подоходный налог.

Суточные зачисляются и за будни и за дни, когда сотрудник имеет право отдыхать. Они зачисляются в качестве содержания работника ежедневно за весь период.

При этом закон не предусматривает двойное перечисление суточных за нерабочий период. Их объем остается неизменным в течение всего отъезда.

Данный отъезд оформляется приказом. Приказ о командировке в выходной день является единственной формой выражения решения нанимателя. Так как отъезд будет занимать только нерабочий день, то приказ должен включать именно этот период.

При данном документе помимо срока командировки в выходной день следует указать и порядок выплат. Здесь имеется существенная особенность. Если выполнение задачи займет всего лишь один день, пусть и нерабочий, то суточные не начисляются и не выплачиваются.

Соответственно, сотрудник получит только оплату в двойном объеме за указанное время, проведенное за работой.

Такой приказ может быть издан вместе с приказом об объявлении выходного рабочим временем. После издания данного акта, следует издание приказа об отправке сотрудника в командировку.

Для этого специально предусмотрен бланк Т-9. Согласно данному шаблону и требуется оформлять документ о поездке. Представленный ниже образец — это универсальная общая форма, которая подойдет для всех компаний и учреждений.

При работе в выходной на основном месте, служащий может получить отгул или двойную выплату. Однако данное правило не применяется в условиях поездки по служебным делам.

Это устанавливает, что сотрудник может получить только двойной размер вознаграждения за труд. А рассчитывать еще и на отгул он не может.

Каждому бухгалтеру рано или поздно приходится сталкиваться с потребностью оформлять командировку для работников предприятия, на котором он сам работает. Вроде бы все ясно – издается приказ руководителя по организации, где в тексте указываются полные Ф. И. О. сотрудника и период, на который последний уезжает.

Но иногда случаются непривычные ситуации, к примеру, когда командировка длится всего один день. Не такое распространенное событие, но тоже имеет место.

Как поступить в этом случае? Как правильно оформить документацию, что говорит об этом действующее трудовое законодательство? Каковы тонкости оформления подобной поездки, и как она оплачивается?

Сроки командировки

Работник может направляться в другой населенный пункт для сотрудничества с другой организацией, чаще всего это временная работа, которую нужно сделать самому или проконтролировать процесс.

Как таковых минимальных временных ограничений по сроку пребывания в командировке в Трудовом кодексе и других нормативных актах не заявлено. Рекомендаций, которых стоит придерживаться, юристы тоже не дают, поэтому командировка может длиться всего один-единственный день.

А вот относительно максимального периода все четко и понятно. В данном случае законодатель установил границы – в 2018 году командировка не должна превышать обозначенных 40 дней, куда входят как рабочие, так и выходные дни, если в выходные трудящийся тоже работал.

Причем оплачивается выходной день в двойном окладе. Исключения составляют лишь те случаи, когда сотрудник сам выявляет желание взять по приезду дополнительный выходной день. Тогда оплата идет в обычном тарифе, с ориентиром на среднюю заработную плату этого работника.

Но что делать, если продолжительность рабочей поездки длится дольше 40 дней? В законе описывается следующий порядок оформления командировочных: одна командировка прекращает свое действие, а вторая возобновляется и вступает, когда издается новый приказ.

Теперь об отъезде по рабочим делам в один день – это тоже служебная командировка, какой бы короткой она ни была.

Однодневная поездка по работе тоже считается командировкой, поэтому в отношении нее действуют идентичные продолжительной поездке положения и правила. Как руководство, так и бухгалтер должны знать, что далеко не каждого сотрудника разрешено направлять в другой населенный пункт для выполнения рабочих задач. В отношении трудящихся, которые могут уехать, действует целый список ограничений.

  • беременных женщин;
  • несовершеннолетних сотрудников;
  • женщин, у которых есть дети в возрасте до 3-х лет, разрешается отправлять в поездку, если получено их письменное согласие, прилагающееся к приказу;
  • если у ребенка до 3-х лет нет матери, но есть только отец, в отношении отца действует предыдущее правило;
  • нельзя оформить командировку на сотрудника, который ухаживает за больным членом семьи или инвалидом, подтверждение тому – медицинское заключение или документ о присвоении инвалидности;
  • запрещено законодательством направлять в поездку по работе сотрудников, которые трудятся по ученическому соглашению.
  • должностные лица получат штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
  • для юридических лиц наказание составляет 30 000 — 50 000 рублей, а возможно, и приостановление работы на период вплоть до 90 дней;
  • если должностные лица и раньше нарушали трудовое законодательство, их могут дисквалифицировать с должностей от 1 до 3 лет.

Несмотря на короткий срок рабочей поездки, командировка, длящаяся один день, тоже требует оформления надлежащим образом. Пошаговая инструкция по составлению документов выглядит так:

  1. Начальник отдела объясняет директору организации необходимость отправить сотрудника в рабочую поездку, в связи с чем заполняется служебное задание по утвержденной законодателями форме № Т–10а. Должностное лицо обязательно описывает цели и задачи предстоящей поездки.
  2. Исходя из текста служебного задания, формируется приказ руководителя по фирме. Когда в назначенный конечный пункт едет 1 работник, действует форма № Т-9, если их двое и больше – воспользуйтесь формой № Т-9а.

Раньше много вопросов вызывало оформление командировочного удостоверения. Насколько целесообразно выписывать документ, если работник отправляется в дорогу всего на один день? Чтобы не происходило путаницы, в 2016 году чиновники отменили выписывание удостоверения, теперь оформлять его нет надобности.

Еще один немаловажный нюанс при оплате командировочных – это предоставление работником авансового отчета. Документ насчитывает 3 листа:

  1. В шапке указывается сокращенное наименование предприятия, кодировка по ОКУД и ОКПО. Ниже подсчитывается сумма потраченных денежных средств, на которые составлен отчет, проставляется дата заполнения бумаги. Обязательно утверждается должность руководителя организации и записывается Ф. И. О. подотчетного лица. На 1-м титульном листе бухгалтер вписывает сведения по остатку из предыдущих авансов и реально потраченную сумму, получившуюся путем суммирования средств по представленным чекам. Что касается бухучета, проводки затрагивают дебет 26 и кредит 71 счета.
  2. Второй лист представляет собой расписку, где указана величина по отчету, также запись о проверке бухгалтером делает сам бухгалтер.
  3. На 3-м и последующих страницах расписывается детализация затрат, обязательно фиксируются с чеков даты и нумерация документов по расходам, на какие нужды и в каком количестве были потрачены деньги. Ниже подотчетное лицо расписывается, тем самым подтверждая собственные траты и выданные ему суточные.
  4. К авансовому платежу прикладываются чеки, билеты за проезд, оплата ужина в кафе, оплата гостиничного номера.

Вебинары в Контур.Школе

Разбор практических ситуаций. Изменения законодательства.

Зарегистрироваться

Образец договора на командировку между отправляющей и принимающей стороной

Расходы данных должностных лиц не могут погашаться за счет посторонних физических или юридических лиц. Члены Правительства имеют право пользоваться только командировочными средствами, выделенными в соответствии с законодательством. Кроме того, невозможно запретить членам правительства пользоваться личными сбережениями (хотя в такую бескорыстность слабо верится).

Исключением из данного правила могут служить только предусмотренные законодательством Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации командировки за счет принимающей стороны или на взаимной основе по договоренности федеральных органов государственной власти с государственными органами иностранных государств, международными и иностранными организациями.

В последней ситуации российские члены Правительства могут пользоваться в служебных командировках средствами, предоставленными иностранным государствам. А должностные лица этого государства, в свою очередь, направляются в служебную командировку в Россию, и командировочные расходы оплачиваются за счет российских средств.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Выдача аванса

Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано. Но выдать из кассы денежные средства под отчет на командировочные расходы необходимо до выезда работника в командировку. Возможно перечисление на банковскую карту.

Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из продолжительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.

Если денежные средства выдаются наличными из кассы предприятия, то проводка при выдаче аванса на командировочные расходы будет:

Дт71 Кт50

Если осуществляется перечисление на карту работника:

Дт71 Кт51

В том случае, если возникли дополнительные расходы, согласованные с работодателем, или был продлён срок командировки, работнику необходимо перечислить денежные средства, что следует из п. 10 Положения, так как работник не обязан тратить личные средства для выполнения служебного поручения.

В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса.

Суточные

За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.

Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.

Для целей налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей в день при командировках по России;
  • 2500 рублей в день при командировках за границу.

До конца 2016 года страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте. Но с 2017 года не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти изменения внесены Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ.

Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки.

Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки. Форма такого документа не установлена, он представляется в произвольной форме, форме служебной записки или иного документа. Это указано и в письме Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1.

Иные командировочные расходы

Помимо установленных в ст. 168 ТК РФ расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы.

Например, в качестве командировочных расходов возможно возмещение затрат на упаковку багажа. Но в этом случае надо учитывать, что возможность компенсации таких расходов лучше указывать в локальном акте организации, а кроме того, подтвердить, что это производилось в производственных целях – чтобы обеспечить сохранность документов, имущества организации. В том случае, если будет подтверждено, что речь идёт об упаковке личного имущества работника, эти расходы надо будет включить в доход работника с последующим удержанием НДФЛ.

Ещё один актуальный и частый вопрос – оплата питания в командировке. Выдача суточных направлена на покрытие дополнительных расходов работника в командировке, в том числе и на питание. В связи с этим дополнительно оплачивать питание организация не обязана. Например, даже в отношении однодневных командировок Минфин РФ в Письме от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 указывает, что возмещение стоимости питания не является расходами, связанными со служебной командировкой.

Но организация вправе предусмотреть в локальном акте оплату питания и выплачивать ее работникам дополнительно к суточным. Но это будет выплатами в рамках трудового договора, которые облагаются страховыми взносами и включаются в доходы для целей удержания НДФЛ.

Однако в некоторых случаях стоимость питания рассматривается в ином порядке. Например, в том случае, если в гостинице цена номера включает стоимость завтрака, при перелёте или проезде стоимость питания включена в цену билета, то страховыми взносами это не облагается (Приложение к Письму ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985).

Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976).

Командировочные расходы в договоре с заказчиком

Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.

Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому указание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может отразить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя. В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете. При этом надо учитывать, что если исполнитель применяет общую систему налогообложения, то на стоимость возмещаемых услуг необходимо начислять НДС (Письмо Минфина от 22 апреля 2015 г. N 03-07-11/22989).

Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не облагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно п. 3 ст. 148 НК РФ.

Особенности учета расходов в зарубежной командировке

При направлении работника в заграничную командировку необходимо учитывать несколько особенностей.

Существенное отличие – определение размера суточных. Размер суточных меняется за период командировки (п. 17 Положения): при проезде по России суточные выплачиваются в размере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных государств – в размере, установленном для командировок в это государство. В локальном акте суточные могут быть установлены как в едином размере для всех загранкомандировок вне зависимости от страны, так и в зависимости от государства.

Суточные и иные расходы могут быть выданы в валюте. Учет командировочных расходов в валюте ведётся в рублях.

За день выезда из России суточные надо выплачивать по нормам для проезда по заграничной территории, при возвращении – по нормам для внутрироссийских командировок (п. 18 Положения). Дата пересечения границы определяется по штампам в паспорте. Если работник уезжает и возвращается в один день, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, установленной для командировки в это государство.

С точки зрения бухгалтерского учета и для определения, на какой счет относят затраты на командировку, неважно, командировка по территории РФ или за границу.

Кроме того, при командировке за границу дополнительно возмещаются расходы на оформление загранпаспорта, визы, других необходимых для командировки документов, платежи и сборы (п. 23 Положения).

Отражение результатов заграничной командировки в учете будет аналогично командировке по РФ, и списаны командировочные расходы будут также проводкой в зависимости от цели командировки. Но в связи с тем, что расходы произведены в валюте, будут особенности в отношении признания и пересчета валюты в рубли.

Если командировочные выданы в рублях, то расходы, произведённые в валюте в безналичном порядке (рублёвой картой работника), надо пересчитывать в рубли по курсу, который действовал на дату платежа. Если командировочные выдавались наличными, то принимается курс конвертации рублей по справке о покупке валюты. В случае отсутствия такой справки курс принимается на дату выдачи работнику аванса в рублях (Письмо Минфина России от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059).

В целях налогового учета командировочных расходов датой осуществления расходов будет дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если аванс выдан в валюте, то задолженность пересчитывается в рубли по курсу на дату выдачи аванса и пересчет средств не производится (п. 10 ПБУ 3/2006).

Авансовый отчет работника

Срок предоставления отчета о суммах, потраченных в командировке, уставлен п. 26 Положения о командировках – это три рабочих дня после возвращения из командировки.

Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1. Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету. На основании предоставленных документов производится учет командировочных расходов в 2016 году.

Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход.

Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия. Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

При возврате неизрасходованного аванса на командировочные расходы проводки выглядят следующим образом:

Дт 50 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса в кассу;

Дт 51 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса на расчетный счет;

Дт 70 Кт71 – удержан из заработной платы работника остаток аванса.

Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания. В противном случае работодателю для возврата аванса надо будет обращаться в суд.

Учет командировок: основные процедуры

Участие сотрудника в командировке — процесс, который состоит из следующих основных процедур:

1. Выдача сотруднику авансов и суточных.

Точный срок выдачи авансовых средств, как и порядок их расчета, законодательно не установлен. Но они в любом случае выдаются перед командировкой. Если аванс не выдан, сотрудник вправе отказаться от поездки, и это не будет нарушением трудовых обязанностей.

2. Проверка авансового отчета и установление конкретных статей командировочных расходов.

Данная процедура осуществляется после командировки по факту представления авансового отчета работником. В зависимости от результатов проверки осуществляется классификация денежных сумм по тем или иным категориям (далее мы изучим, как именно).

3. Возмещение перерасхода, осуществленного за счет личных средств сотрудника, или, наоборот, удержание с него недостачи (при наличии перерасхода либо недостачи).

Неподтвержденные расходы, а также расходы, превышающие лимит суточных, подлежат возврату предприятию. В свою очередь, если работник совершает какие-либо траты в командировке за свой счет, фирма должна возместить их.

4. Выплата зарплаты сотруднику, находящемуся в командировке.

Во время командировки сотрудник продолжает числиться в штате фирмы и получает зарплату. Но начисляется она по особой схеме (ее особенности рассмотрим далее).

Теперь изучим подробнее специфику указанных учетных операций, а также то, какие бухгалтерские проводки применяются в целях отражения данных операций в регистрах учета.

Бухгалтерский учет при командировках: выдача авансов и суточных

Сотрудник перед выездом в командировку получает:

1. Аванс.

Данную сумму командируемый использует для покрытия плановых, наиболее вероятных (и чаще всего хорошо просчитываемых) расходов, например: на проезд, проживание. Расчет авансовых сумм к выдаче осуществляется на основании приказа руководителя о направлении в командировку.

2. Суточные.

Сотрудник получает суточные в целях покрытия повседневных, не всегда плановых и рассчитываемых расходов. Так или иначе, суточные работник в любом случае тратит по своему усмотрению, и отчитываться по ним он не обязан.

Минимальный и максимальный размеры суточных (лимит расходов, которые командируемый совершает за счет предприятия) устанавливаются работодателем в локальных нормативах. Суточные в размере 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при поездках за рубеж не облагаются НДФЛ и соцвзносами.

Несмотря на то что аванс и суточные — разные по существу выплаты с точки зрения налогового учета, в бухгалтерских регистрах их выдача прописывается с применением одной и той же проводки:

  • Дт 71 Кт 50 — если аванс и суточные выдаются из кассы;
  • Дт 71 Кт 51 — если выплаты перечисляются сотруднику на карту.

Сотрудник, таким образом, получает на руки или на свой банковский счет сумму, по которой он обязан отчитаться с приложением документов. Бухгалтерия, изучив отчет и документы, примет решение по возмещению работнику тех или иных сумм или, наоборот, истребованию недостачи с него.

Проводки по командировочным расходам: возврат неизрасходованных сумм и возмещение перерасхода

В течение 3 рабочих дней после завершения командировки работник направляет работодателю авансовый отчет и дополняющие его документы, по которым будут сверяться расходы, выданные сотруднику в рамках аванса (п. 26 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749).

По итогам изучения отчета и документов, которые сданы с ним, бухгалтерия определит 3 типа денежных сумм:

1. Израсходованные работником и подтвержденные авансовым отчетом и дополняющими его документами.

2. Суммы, соответствующие лимитам по суточным.

3. Сумма, изначально выданная работнику перед командировкой.

Далее из показателя по пункту 3 вычитается сумма показателей по пунктам 1 и 2.

Если результат будет положительным, то соответствующую ему сумму работник должен будет вернуть в кассу предприятия.

В бухгалтерских регистрах фиксируется следующая проводка:

  • Дт 50 Кт 71 — при возврате денежных средств в кассу; или
  • Дт 51 Кт 71 — при возврате денежных средств на расчетный счет предприятия.

Если результат отрицательный, предприятие должно возместить эту сумму, поскольку будет считаться, что работник потратил свои денежные средства.

В данном случае транзакция будет отнесена к командировочным расходам — проводки по ней такие же, как и в случае с выплатой авансов и суточных: Дт 71 Кт 50.

Проверка авансового отчета: проводки по расходам

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

Основные виды командировочных расходов:

1. Суточные.

Для их списания в командировочные расходы применяется следующая проводка:

  • Дт 26 Кт 71.

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

  • 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
  • 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
  • 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

  • Дт 70 Кт 68;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

  • Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

  • Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
  • Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Итоги

Бухгалтерский учет операций, характеризующих отправку работника в командировку, осуществляется в несколько этапов. Сначала работнику выдается сумма аванса и суточных, а после его возвращения из командировки определяются — на основании отчета и дополняющих его документов — взаимные финансовые обязательства сотрудника и работодателя. Любые движения денежных средств между кассой (расчетным счетом) предприятия и работником (его банковским аккаунтом) фиксируются в проводках, содержание которых определяется целью командировки.

Узнать больше о порядке ведения бухгалтерского и налогового учета при командировках вы можете в статьях:

  • «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?»;
  • «Платим НДФЛ с командировочных расходов в 2017 году».

К документам, которые используются для направления работника в командировку, относятся:

1) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. В приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку должны быть указаны место командировки (название страны и населенного пункта), фамилии и должности командируемых работников, цель и срок командировки. Помимо этого, составляется смета командировочных расходов. Ниже приведен образец приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку.

Приказ

(распоряжение)

О направлении работников в командировку

Направить в командировку:

Фамилия, имя, отчество _______________________________________________

Табельный номер ______________________________________________________

Структурное подразделение ____________________________________________

Должность (специальность, профессия) _________________________________

Командировка:

место назначения _____________________________________________________

страна _______________________________________________________________

организация __________________________________________________________

дата:

начала _______________________________________________________________

окончания ____________________________________________________________

срок (календарные дни) _______________________________________________

цель _________________________________________________________________

Командировка за счет средств (указать источник финансирования) _______

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен.

Личная подпись работника _____________________________________________

Дата _________________________________________________________________

Основание (документ, номер, дата): ___________________________________

служебное задание,

другое основание (указать)

Руководитель организации:

Должность ___________________ личная подпись _________________________

расшифровка подписи __________________________________________________

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку может составляться на несколько человек одновременно, поэтому чаще всего он используется крупными предприятиями, где приказы о командировках издаются в большом количестве. Распоряжение руководителя о выезде в командировку является обязательным для работника. Отказ от поездки работником в служебную командировку без уважительных причин будет являться нарушением трудовой дисциплины;

2) командировочное удостоверение. Оно выписывается работнику на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку кадровой службой организации в одном экземпляре. Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (или из них)). В командировочном удостоверении в месте командировки должны быть сделаны отметки о прибытии и убытии, скрепленные печатью организации, в которую был командирован работник;

3) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, в нем указываются цель, время и место направления командировки.

Н.А. Алимова
Большой справочник кадровика
Источник: Консультант+

оформление командировки

Рубрика:

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Ключевые слова:

  • Командировка

Опубликовано 2007-03-19 17:17 пользователем HRTrud

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

  • Главная
  • Об авторе
  • Услуги
  • Все статьи
    • Зарплата и кадры
      • Оплата труда, отпускные
      • Пособия
      • Прочие расчеты с персоналом
      • Кадровый учет
      • Охрана труда
    • Учет хозяйственных операций
      • Капитал и резервы
      • ОС и НМА
      • Материалы, ГСМ
      • Касса, наличные расчеты
      • Расчеты с контрагентами, участие в закупках
    • Налоги и взносы
      • Налог на прибыль
      • НДС
      • НДФЛ
      • УСН
      • ЕНВД
      • Патентная система
      • Страховые взносы
    • Отчетность и проверки
      • Налоговая отчетность
      • Отчетность в фонды
      • Проверки
      • Заявления, уведомления
  • Предпринимателям
  • Полезная информация
    • Полезные сайты
    • Бесплатные программы
      • Программа подготовки документов для государственной регистрации
      • Программа Налогоплательщик ЮЛ
      • Программа подготовки налоговой декларации о доходах физических лиц (3-НДФЛ и 4-НФДЛ)
      • Программа Документы ПУ 5
      • Программа CheckXML-UFA
      • Программа подготовки расчетов для ФСС
      • Программа Бизнес Пак
    • Видео

24 Февраль 2015 · admin

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам. С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации. Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой. Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией. Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок. Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Образец служебного задания для направления в командировку (с 08.01.2015 заполнение не обязательно)

Форма служебного задания для направления в командировку Т-10а (с 08.01.2015 заполнение не обязательно)

2. Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку

Основанием для служебной командировки сотрудника является распоряжение работодателя, которое, как правило, оформляется приказом. Приказ о направлении работника в командировку может составляться как по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а для нескольких работников), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем. В приказе указывается:

  • реквизиты работодателя;
  • ФИО, должность работника, структурное подразделение;
  • место назначения;
  • срок командировки;
  • цель командировки.

Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа. Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание. Если же служебное задание не составляется, то в качестве основания можно указать, например, реквизиты договора с контрагентом, предусматривающего выезд работника на территорию контрагента, или реквизиты приказа руководителя о проведении рабочего совещания с руководителями обособленных подразделений и т.д.

Образец приказа о направлении работника в командировку

Форма приказа о направлении в командировку Т-9

Форма приказа о направлении в командировку Т-9а

3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке

До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

  • проездные документы (авиа-, ж/д- билеты и т.д.), или
  • служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки, квитанции и т.д.) – в случае проезда на личном транспорте.

Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример.

Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных.

! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример.

Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 марта в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 марта в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 марта, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 марта.

Форма командировочного удостоверения Т-10

4. Продление срока служебной командировки

В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить первоначально установленный срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках. В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:

  • Запрос согласия на продление срока командировки у сотрудников, которые могут быть направлены в служебные командировки только с их письменного согласия;
  • Издание приказа о продлении срока служебной командировки (в произвольной форме) с указанием причины такого продления и новой даты окончания командировки;
  • Перечисление работнику денежных средств на оплату дополнительных командировочных расходов, связанных с увеличением срока командировки;
  • Уведомление работника о продлении срока служебной командировки (например, направление скана приказа о продлении командировки по электронной почте).

Образец приказа о продлении командировки

5. Отражение служебных командировок в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки. На основании приказа о направлении в служебную командировку дни командировки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в дни командировки не указывается.

! Обратите внимание: Если дни командировки приходятся на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени такие дни должны отмечаться кодом «РВ» или «03» (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Либо указываются два кода «РВ» и «К» или «06» и «03» (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также оплата труда в выходной или нерабочий праздничный день за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ).

6. Ведение журнала учета командированных сотрудников

Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. До тех пор пока такие журналы официально не отменены (как, например, командировочное удостоверение), лучше не пренебрегать их ведением, поскольку при проверке Трудовой инспекцией отсутствие журнала регистрации командированных сотрудников может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

7. Отчет о выполненном в служебной командировке задании

Как уже говорилось в этой статье, с 8 января 2015 года оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно. Однако отсутствие необходимости представлять письменный отчет о выполненном в командировке задании не освобождает работника от выполнения своих трудовых обязанностей в период командировки. Поэтому за работодателем сохраняется право:

  • требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
  • требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением. Например, если сотрудник головной организации командирован в обособленное подразделение для проведения процедур внутреннего контроля, то работодатель вправе требовать от него предоставления результатов такого контроля;
  • привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.

***

С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в следующей статье рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным». Не пропустите!

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Кодекс об административных правонарушениях РФ
  3. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
  4. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
  5. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  6. Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
  7. Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

♦ Рубрика: Все рубрики, Зарплата и кадры, Кадровый учет.

Навигация

Предыдущая статья: ← Сокращение работников организаций и ИП: порядок действий

Следующая статья: Оплата служебных командировок и командировочные расходы →

Посетите наши страницы в социальных сетях!

Оформление командировочного удостоверения

Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой. На практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются.

Ст.168 ТК РФ

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Существуют определенные ограничения на направление в служебные командировки. Направлять в служебные командировки запрещается:

• беременных женщин (ст. 259 ТКРФ);

• работников в возрасте до 18 лет (ст.

Документы, необходимые для оформления командировки

268 ТКРФ). Направление в служебные командировки:

• женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,

• работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет,

• работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ). Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в командировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи.

Дальше рассмотрим, как происходит процедура оформления командировки.

Оформление начинается с подготовки служебного задания (унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»).

Образец заполнения формы № Т-10а

Скачать унифицированную форму № Т-10а

Этот документ является основанием для издания приказа (унифицированная форма № Т-9 (о направлении работника в командировку) или № Т-9а (о направлении работников в командировку)).

В приказе указывается:

— место назначения,

— цель командировки,

— срок в календарных днях,

— источник финансирования.

Образец заполнения формы № Т-9

Скачать унифицированную форму № Т-9 и Т-9а

Самый последний документ – командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10)

Командировочное удостоверение оформляется каждому работнику, направленному в командировку.

После подписания руководителем организации и ознакомления работника под роспись с данными документами, командировочное удостоверение выдается работнику.

На оборотней стороне формы № Т-10 необходимо оформить первую отметку о выбывании работника и проставить оттиск печати организации.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Образец заполнения формы № Т-10

Скачать унифицированную форму № Т-10

Во время командировки необходимо сохранить все посадочные талоны и билеты, квитанции.

После возвращения из командировки в организацию работником составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и в трехдневный срок предоставляется в бухгалтерию, вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Направление работников предприятий в командировку производится руководителями этих предприятий.

Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых предусмотрена форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», которая применяется для оформления и учета служебного задания при направлении в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Для оформления и учета направления работника(ов) в командировку применяются формы № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», которые заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом.

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, в котором указывается время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)) является «Командировочное удостоверение» (форма № Т-10). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте и заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Работником (подотчетным лицом), прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе в форме №Т-10а, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Service Temporarily Unavailable

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Унифицированная форма N° Т-Юа

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 06.04.2001 №26

Форма по ОКУД

ЗАО «Ревизор» по ОКПО

наименование организации

Номер документа Дата составления
10 01.02.2002

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ

Для направления в командировку

И отчет о его выполнении

Хлестаков Иван Александрович

фамилия, имя, отчество

Структурное подразделение Профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации Командировка Основание
место назначения дата срок (кален-дарные дни) организация плательщик
страна, город организация начала окончания
Кон-трольно-реаизион-ный отдел аудитор г. Периферия ооо»Услуга» 03,02. 2002 12.02. 2002 10 дней 000″Услуга» Договор№ 11 от 10.01.2002
Содержание задания (цель) Краткий отчет о выполнении задания
аудиторская проверка Проведена аудиторская проверка.Составлено аудиторское заключением 4 от 11.02.2002

Руководитель нач контрольно-

Структурного ревизионного

подразделениеотдела Хлопов Л.Л. Работник Хлестаков

должность подпись расшифровка подписи подпись

Заключение о выполнении задания:

аудиторская проверка проведена

Руководитель

Руководитель структурного

организации Сквозник-Дмухановский подразделенияХлопов

должность подпись расшифровка должность подпись расшифровка

подписи подписи

«14» февраля 2002 г.

Унифицированная форма № Т-9

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 06.04.2001 №26

Форма по ОКУД

ЗАО «Ревизор» по ОКПО

наименование организации

Номер документа Дата составления
10 01.02.2002

ПРИКАЗ

(распоряжение)

Не нашли то, что искали?

Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:

>Командировка за счет собственных средств работника

Для чего нужно

Командировочное удостоверение — документ, который подтверждает срок пребывания работника в командировке. В нем указываются и заверяются подписями и печатями даты отъезда и возвращения сотрудника из командировки.

Не обязательно оформлять командировочное удостоверение в 2018 году, отменили эту обязанность еще в 2015. Причина в том, что срок командировки подтверждают также и другие документы: проездные билеты, чеки гостиниц.

Несмотря наотмену командировочных удостоверений (ПостановлениеПравительства от 29.12.2014 № 1595), многие продолжают его оформлять. Однако нередко на практике возникают ситуации, когда сотрудник добирается до места назначения на личном транспорте, а проживает у родственников, знакомых, в арендованной квартире. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в редакции от 29.12.2014, предписывает в таких случаях указывать фактический срок командировки в служебной записке.

Степень доверия к таким документам аудиторов, налоговых и других контролирующих органов существенно выше. Бумага с отметками организаций, в которые направляют сотрудников, повышает степень эффективности внутреннего контроля и снижает налоговые риски в части документального подтверждения расходов, а также положительно влияет на выражение мнения аудиторов при определении последними достоверности бухгалтерской отчетности.

Как заполнять

Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы № Т-10:

  • наименование организации: ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»;
  • код ОКПО: 12345678;
  • регистрируем бумагу в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н; указываем дату и номер: 24.11.2018;
  • Ф.И.О. и табельный номер (при наличии) командируемого работника: Петров Петр Петрович, табельный номер 4;
  • структурное подразделение и должность: учебная часть, преподаватель верховой езды;
  • куда направляется сотрудник: Всероссийский научно-исследовательский институт коневодства, п. Дивово Рыбновского района Рязанской области;
  • цель поездки: обучение на курсах повышения квалификации тренера;
  • количество календарных дней, дата начала и окончания командировки: 4 календарных дня с 27 по 30 ноября 2018 года;
  • паспортные данные работника: серия 1234 номер 123456;
  • подписываем у руководителя;
  • ставим отметку о выбытии: выбыл из г. Москвы 27.11.2018;
  • отдел кадров учреждения, куда направлен сотрудник, ставит отметки о прибытии в день приезда и выбытии в день отъезда: прибыл в п. Дивово 27.11.2018, выбыл 30.11.2018;
  • делаем отметку о прибытии: прибыл в г. Москву 30.11.2018.

Как в рамках Федерального закона № 44 ФЗ заказчик должен приобретать билеты для направления работников в командировки?

Как в рамках Федерального закона № 44 ФЗ заказчик должен приобретать билеты для направления работников в командировки? 21.03.2017 06:52

Минфином в Письме от 05.08.2014 № 42‑7.4‑05/3.3‑485 разъяснено, как покупать билеты для направления в командировку сотрудников в рамках Федерального закона от 05.04.2013 № 44‑ФЗ.

В письме сделаны следующие выводы:

1) если билеты покупаются непосредственно у перевозчика, то применяются положения о закупке у единственного поставщика. При этом нет необходимости заключать контракт как отдельный письменный документ;

2) если билеты приобретаются у организации‑посредника и при этом билеты стоят не более 100 тыс. рублей, то с учетом п. 4 ч. 1 ст. 93 Федерального закона № 44‑ФЗ допускается заключать контракт в любой форме, предусмотренной гражданским законодательством, в том числе и посредством выставления счета заказчику;

3) если же билеты приобретаются на сумму более 100 тыс. рублей, то также допустимо заключение контракта с единственным поставщиком, но при этом необходимо составить контракт как отдельный письменный документ.

По распоряжению руководителя организации работник направлен в служебную командировку в Республику Беларусь с целью заключения договоров на поставку товара. На командировочные расходы ему выдано под отчет из кассы 8000 руб. По возвращении из командировки р

По распоряжению руководителя организации работник направлен в служебную командировку в Республику Беларусь с целью заключения договоров на поставку товара. На командировочные расходы ему выдано под отчет из кассы 8000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложением счета, подтверждающего расходы по оплате проживания в гостиничном номере на сумму 5500 руб. (сумма исчислена по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета). В счете гостиницы сумма НДС выделена отдельной строкой. Как отражаются в учете расходы по найму жилого помещения и как учитывается предъявленная сумма НДС? КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Получить доступ Трудовые отношения При направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения . Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 Трудового кодекса РФ ) . Бухгалтерский учет Командировочные расходы (в данном случае подтвержденные расходы по найму жилого помещения) являются расходами по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н ). Командировочные расходы признаются в бухгалтерском учете на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99). Командировочные расходы в рассматриваемой ситуации отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н ). Налог на добавленную стоимость (НДС) Сумму НДС, выделенную в счете за проживание в гостинице, организация не имеет права принять к вычету, поскольку услуга по предоставлению жилья (гостиничные услуги) оказана не на территории РФ (п. 2 ст. 148 Налогового кодекса РФ ). В связи с этим считаем, что в бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются в полной сумме, включая предъявленную сумму НДС. Налог на прибыль организаций Расходы по оплате гостиничного номера учитываются для целей налогообложения прибыли в качестве командировочных расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ) . Что касается суммы НДС, выделенной отдельной строкой в счете гостиницы, то руководствуясь последними разъяснениями Минфина России (см. Письмо от 09.02.2007 N 03-03-06/1/74), организация учитывает ее для целей налогообложения прибыли в составе командировочных расходов. Ранее по разъяснениям Минфина России указанная сумма НДС также учитывалась для целей налогообложения прибыли, но не в составе командировочных расходов, а отдельно в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ) (см. Письмо от 04.04.2005 N 03-03-01-04/1/148). При признании для целей налогообложения прибыли расходов методом начисления датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ). НДФЛ, ЕСН и страховые взносы Фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения (в пределах, установленных коллективным договором) признаются компенсационными выплатами и, соответственно, не подлежат обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ ), ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ ), страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» ) и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 ).

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Первичный документ

Выданы денежные средства на командировочные расходы

8 000

Расходный кассовый ордер

Отражены расходы по найму жилого помещения

5 500

Авансовый отчет

В данной схеме не рассматриваются иные расходы, связанные с командировкой. Направление работника в служебную командировку оформляется первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 . Отметим, что ранее Минфин России (см. Письмо от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 ) указывал, что при направлении в служебную командировку достаточно одного документа — либо Приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) либо Командировочного удостоверения (форма N Т- 10), так как параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является необязательным. В то же время в Письме от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89 Минфин России указывает на необходимость оформления командировочного удостоверения для признания командировочных расходов для целей налогообложения прибыли. Для признания в налоговом учете расходов по найму жилого помещения во время служебных командировок на территории иностранных государств не применяются нормы, установленные Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н, поскольку они предназначены исключительно для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

Н.А.Якимкина, Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *